CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI ĐÁNH GIÁ
THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
I. Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường
Peter Drucker, một trong những chuyên gia quản lý hàng đầu đương đại,
tác giả của “Quản lý cho tương lai; thập kỷ 90 và xa hơn nữa.” đã đề xuất tiêu
chuẩn về tính hiệu nghiệm (effectiveness) – tức là khả năng làm những việc
“đúng” (do “right” things ) và tính hiệu quả (efficiency) – tức là khả năng làm
đúng việc (do things “right”). Ông cho rằng tính hiệu nghiệm là quan trọng hơn,
bởi vẫn có thể đạt được tính hiệu quả khi chọn sai mục tiêu. Hai tiêu chuẩn nói
trên song hành cùng với hai khía cạnh của kế hoạch hóa: Xác định các mục tiêu
“đúng” và chọn lựa những biện pháp “đúng” để đạt được các mục tiêu này. Cả
hai khía cạnh đó đều có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp.
1
1. Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa
1.1. Khái niệm
Kế hoạch là sự thể hiện ý đồ phát triển của chủ thể quản lý với đối tượng
quản lý thông qua các giải pháp. “Kế hoạch nằm trong những chức năng cơ bản
của qui trình quản lý, là thể hiện ý đồ của chủ thể về sự phát triển trong tương
lai của đối tượng quản lý và các giải pháp để thực hiện. Nó xác định xem một
quá trình phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm và ai sẽ làm?”.
2
Như vậy kế hoạch là một văn bản định hướng phát triển gồm hai phần
chính là mục tiêu (ý đồ) và giải pháp. Theo đó thì làm kế hoạch là phải xác định
được các mục tiêu cần đạt tới và đưa ra những cách thức để có thể đạt được
những mục tiêu đó.
1 Nguồn: Đại cương lý luận quản lý.
2 Nguồn: Giáo trình kế hoạch hóa phát triển kinh tế xã hội.
Theo “Từ điển bách khoa Việt Nam 2” thì: Kế hoạch hóa là hoạt động của
con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các qui luật của xã hội và tự nhiên,
đặc biệt là các qui luật kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh tế - kĩ thuật,
các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản xuất xã hội theo những mục tiêu

thống nhất.
Theo cách hiểu đó thì rõ ràng kế hoạch đựơc lập trên mọi lĩnh vực của đời
sống xã hội. Kế hoạch hóa là một chức năng quản lý. Kế hoạch hóa có nghĩa là
xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con
đường, biện pháp, cách thức để đạt được mục tiêu, mục đích đó. Theo đó, có ba
nội dung chủ yếu của kế hoạch hóa là: (1) Xác định, hình thành mục tiêu
(phương hướng) đối với tổ chức, doanh nghiệp; (2) Xác định và bảo đảm (mang
tính chắc chắn, cam kết) về các nguồn lực cần thiết để có thể đạt được những
mục tiêu đó; (3) Quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt được
các mục tiêu đã đề ra.
Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp cũng không nằm ngoài những ý nghĩa
đó. “Kế hoạch hóa doanh nghiệp là một qui trình ra quyết định cho phép xây
dựng một hình ảnh mong muốn về trạng thái tương lai của doanh nghiệp và quá
trình tổ chức triển khai thực hiện mong muốn đó”.
3
1.2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp
Kế hoạch đã tỏ ra rất hiệu quả trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung
nhưng không phải là khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì kế hoạch không
còn là công cụ quản lý hữu hiệu.
3 Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh.
Bản thân hoạt động sản xuất kinh doanh là hoạt động có mục tiêu, đó là lợi
nhuận. Thông qua một loạt hoạt động đầu tư, sản xuất, phân phối, trao đổi trên
thị trường nhằm tạo ra của cải vật chất cho xã hội, tạo việc làm và tạo giá trị.
Mà hoạt động có mục tiêu đã bao hàm trong đó tính chất kế hoạch: Biết mục
đích hành động là gì và vạch ra được con đường để đạt mục tiêu.
Doanh nghiệp hoạt động là một qui trình kết hợp giữa các yếu tố sản xuất
(yếu tố đầu vào): Tài lực, nhân lực, vật lực, thông tin nhằm tạo đầu ra và đạt
mục tiêu lợi nhuận. Và quá trình phối kết hợp đó để hiệu quả cần phải có nhân
tố quan trọng là quản lý. Quản lý là chức năng không thể thiếu trong doanh
nghiệp và lần đầu tiên đã được nhà kinh tế học H.Fayol nghiên cứu và khẳng

định với 14 nguyên tắc trong kinh doanh, trong đó có nguyên tắc kế hoạch.
F.W.Taylor – cha đẻ của thuyết quản lý khoa học đã nói: “Quản lý là biết chính
xác điều bạn muốn, người khác làm và sau đó là hoàn thành công việc một cách
tốt nhất và rẻ nhất.”
4
. Gulich và Urwich cũng đã nói, công tác quản trị có 6 chức
năng chủ yếu đó là: Kế hoạch, tổ chức, nhân sự, phối hợp, tài chính.
Tính chất của nền kinh tế thị trường là không có chỉ tiêu pháp lệnh, không
có sự phân bổ nguồn lực nhưng lại có qui luật thị trường – Qui luật cạnh tranh
và sự biến động không ngừng đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự dự báo, lường
trước để phản ứng, xử lý kịp thời.
2. Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp
Qui trình kế hoạch hóa hay nói cách khác đó là các bước cho phép vạch ra
các mục tiêu, dự tính các phương tiện cần thiết, tổ chức triển khai thực hiện
nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Trong nền kinh tế thị trường kế hoạch
được sử dụng linh hoạt hơn nhằm thích nghi với điều kiện thị trường biến động
không ngừng. Kế hoạch không chỉ là một văn bản duy nhất mà theo nó là cả
một quá trình hoạt động khoa học của doanh nghiệp. Một trong những qui trình
được áp dụng rộng rãi là Qui trình PDCA. Trong đó các hoạt động liên quan đến
4 Nguồn: Đại cương lý luận quản lý.
kế hoạch hóa doanh nghiệp chia làm một số giai đoạn cơ bản và được thể hiện
qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1-1: Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp (PDCA).
Tổ chức thực hiện (DO)
Xác định mục tiêu, qui trình, thủ tục… cần thiết để thực hiện mục tiêu.
Triển khai thực hiện các qui trình, thủ tục… đã dự định.
Lập kế hoạch (PLAN)
- Điều chỉnh thực hiện các qui trình, thủ tục.
- Điều chỉnh mục tiêu
- Kiểm tra, so sánh thực tế với kế hoạch.

- Đánh giá sai lệch
Điều chỉnh (ACT)
Kiểm tra (CHECK)
(Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh.)
2.1. Lập kế hoạch
Quá trình soạn lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên trong qui trình kế hoạch
hóa mà nội dung chủ yếu là: Xác định mục tiêu và soạn lập giải pháp. Đây là cơ
sở giúp doanh nghiệp định hướng được họ cần phải làm những gì và làm như
thế nào?
Có thể tóm tắt qui trình tổng quát để soạn lập kế hoạch bằng sơ đồ sau:
Đánh giá thực trạng
Xác định mục tiêu, chỉ tiêu
Xác định các phương án
Chuẩn bị
Lựa chọn phương án
Xây dựng KH hành động
Xây dựng KH giám sát, đánh giá
Sơ đồ 1-2: Qui trình soạn lập kế hoạch.
(Nguồn: Bài giảng kế hoạch hóa phát triển kinh kế xã hội)
Bước 4 và 5 có thể gộp lại thành một bước: Xây dựng các phương án kế
hoạch, đánh giá và lựa chọn phương án.
2.2. Tổ chức thực hiện
Là bước tổ chức triển khai các hoạt động thực hiện kế hoạch. Khi đó doanh
nghiệp đã thực sự hành động nhằm đạt được các chỉ tiêu kế hoạch, đảm bảo các
yêu cầu cả về tiến độ, hiệu quả sử dụng nguồn lực, qui mô, chất lượng công
việc…
2.3. Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch
Doanh nghiệp sẽ tiến hành tổ chức công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế
hoạch. Đây là bước cần thiết vì giữa mục tiêu đề ra (P) và thực hiện (D) tồn tại
những sai lệch. Bởi trong quá trình thực hiện kế hoạch, kết quả có thể bằng, có

thể cao hơn hoặc thấp hơn kế hoạch doanh nghiệp đã đặt ra. Những sai lệch đó
có thể có hại hoặc vô hại, có thể phù hợp hoặc không phù hợp với mục tiêu đề
ra và thực trạng phát triển của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp cần phải tổ
chức theo dõi nhằm phát hiện những phát sinh bất lợi, cần phải kịp thời nắm bắt
những sai lệch đó và quan trọng là phải tìm ra những nguyên nhân để có những
hành động kịp thời, phù hợp.
Trong quá trình thực hiện kế hoạch còn có thể phát sinh những yếu tố mới,
doanh nghiệp cần phải nắm bắt kịp thời và tiến hành phân tích lợi, hại, những
tác động có thể có tới việc thực hiện mục tiêu.
2.4. Điều chỉnh
Cần phải điều chỉnh thực hiện các qui trình, thủ tục, hành động… nhằm đạt
được mục tiêu đã đề ra. Muốn điều chỉnh phải dựa vào bước theo dõi và đánh
giá ở trước đó. Sự điều chỉnh chỉ cần thiết khi: Có những chênh lệch dương,
chênh lệch âm hoặc không có chênh lệch nhưng xuất hiện các nhân tố mới tác
động. Khi nhận thấy tồn tại những sai lệch đủ lớn để ảnh hưởng tới việc thực
hiện mục tiêu thì nhất thiết phải có những điều chỉnh kịp thời. Nếu sai lệch quá
lớn hoặc đánh giá khả năng về nguồn lực không thể đạt được kế hoạch thì có thể
thay đổi mục tiêu. Khi xuất hiện các yếu tố mới cần nắm bắt và cảnh báo. Điều
chỉnh hay chính là quá trình ra quyết định của người quản lý. Khi đã ra quyết
định đương nhiên không chỉ dựa vào kết quả theo dõi thực hiện kế hoạch, so
sánh với kế hoạch và rút ra kết luận mà phải dựa vào thực trạng khách quan của
môi trường như chính trị, pháp luật, kinh tế, thị trường…
3. Vai trò của theo dõi, đánh giá trong qui trình kế hoạch hóa
Trong qui trình kế hoạch hóa thì bước kiểm tra hay theo dõi, đánh giá là
bước thứ ba, sau bước lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch. Sau khi theo
dõi, đánh giá là bước ra quyết định của nhà quản lý. Có thể nói theo dõi, đánh
giá lấy kế hoạch làm cơ sở, thực trạng làm đối tượng và nhiệm vụ chủ yếu là hỗ
trợ quá trình ra quyết định của nhà quản lý và góp phần chuẩn bị cho bản kế
hoạch tiếp theo.
Theo dõi, đánh giá là trung gian, là cầu nối giữa kế hoạch và thực tiễn. Nếu

không có theo dõi, đánh giá mà chỉ có kế hoạch và tổ chức các hoạt động thực
hiện thì sẽ có hai trường hợp xảy ra. Hoặc là các hoạt động đó làm giống như
con đường và biện pháp mà bản kế hoạch đã vạch ra mà không cần quan tâm tới
sự khác biệt giữa dự báo, mong muốn và thực tế, điều này có thể tạo ra kết quả
là thực hiện đúng hành động mà có thể vẫn không đạt được mục tiêu. Hoặc là kế
hoạch và hoạt động tổ chức kế hoạch là hai việc làm hoàn toàn tách rời nhau,
khi đó kế hoạch chỉ mang tính hình thức, không thực sự trở thành một công cụ
phục vụ đắc lực cho công tác quản lý.
Theo dõi, đánh giá là một trong những công cụ để thực hiện kế hoạch, phát
huy tính thực tiễn của kế hoạch, làm cho kế hoạch không chỉ là bản kế hoạch
duy nhất mà đó là một quá trình hay còn gọi là qui trình kế hoạch hóa. Nếu như
không có bước theo dõi, đánh giá ta chỉ thấy được kết quả thực hiện cuối cùng
mà không thấy được con đường, biện pháp, qui trình để đạt được mục tiêu đó.
Như vậy không khác gì hành động không có kế hoạch vì bản chất của kế hoạch
là xác định mục tiêu và vạch ra con đường để đạt được mục tiêu đó. Có thể nói
nếu không có theo dõi, đánh giá đồng nghĩa với không có kế hoạch và đã là qui
trình kế hoạch hóa thì nhất thiết phải có theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch.
Theo dõi, đánh giá là cơ sở cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý.
Nhà quản lý muốn có quyết định hợp lý cần phải dựa trên cơ sở thực trạng
SXKD của doanh nghiệp. Theo dõi để thu thập thông tin và đánh giá chính là để
xử lý thông tin. Khi đó thông tin đã trở thành dữ liệu, là cơ sở cho việc nhận
định tình hình và ra quyết định.
II. Công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch trong doanh nghiệp
1. Các khái niệm cơ bản
1.1. Theo dõi (giám sát)
Theo dõi (giám sát) là một chức năng liên tục sử dụng việc thu thập, tổng
hợp thông tin một cách có hệ thống để cung cấp số liệu và tình hình hoạt động
SXKD cho các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý về một kế hoạch đang và đã được
triển khai.
Trong khâu theo dõi (giám sát) thực hiện kế hoạch, có thể giúp trả lời các

câu hỏi như:
• Bản kế hoạch có được triển khai hay không?
• Tiến độ triển khai như thế nào?
• Tiến độ và việc đảm bảo cung cấp nguồn lực như thế nào?
• Kết quả, hiệu quả thực hiện?
1.2. Đánh giá
Đánh giá là quá trình thu thập thông tin, chứng cớ về đối tượng; tiến hành
đánh giá và đưa ra những nhận xét, nhận định về mức độ đạt được theo các tiêu
chí đã được đưa ra.
Theo đó có thể định nghĩa đánh giá là đưa ra nhận xét và kết luận về một
bản kế hoạch đang và đã được triển khai. Mục đích là để xác định mức độ phù
hợp, khả năng đạt được mục tiêu, tính hiệu quả và hiệu lực trong phát triển.
Đánh giá phải cung cấp thông tin đáng tin cậy, hữu ích, cho phép rút ra bài học,
kinh nghiệm cho các kỳ kế hoạch tiếp theo.
Trong khâu đánh giá cho phép trả lời các câu hỏi như:
• Khả năng đạt được các chỉ tiêu kế hoạch như thế nào? Người quản lý có
trách nhiệm như thế nào khi có các chỉ tiêu kế hoạch không đạt được? Những
giải pháp ra sao?