THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN QUA

THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY
TRONG THỜI GIAN QUA
2.1 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY.
2.1.1 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty.
Sơ đồ 2: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công ty cổ phần hệ thống thông
tin FPT.
Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu.
Xin giấy
phép
nhập
khẩu
Thuê phương tiện vận tải
Làm thủ tục hải quan
Nhận hàng từ tàu chở hàng
Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu
Làm thủ tục thanh toán
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Mua
bảo
hiểm
hàng hoá
Lập phương án mua hàng.
Nghiên cứu thị trường.
Trong phần này em chủ yếu tập trung vào nội dung quy trình tổ chức thực hiện hợp
đồng nhập khẩu, các nội dung khác như nghiên cứu thị trường, lập phương án mua hàng,
giao dịch và đàm phán sẽ được trình bày kỹ trong phần 2.1.2 “Thực trạng hoạt động nhập
khẩu của công ty”
Thuật ngữ:
- PO man CTTV: Cán bộ đặt hàng Công ty thành viên.
- PO man: Cán bộ đặt hàng tại phòng Xuất nhập khẩu.

- AM: Cán bộ phụ trách khách hàng
- XNK: Phòng Xuất nhập khẩu (thuộc Ban tài chính kế toán FIS).
- Cán bộ XNK: Cán bộ Xuất nhập khẩu của FBP HO
- FIS BP( hoặc BP) : Ban Kế hoạch kinh doanh.
- iPO: đơn đặt hàng nội do Poman Công ty thành viên lập gửi lên BP hoặc phòng Xuất
nhập khẩu.
- ePo: đơn đặt hàng với nhà cung ứng( đơn đặt hàng ngoại).
- AF: phòng tài chính kế toán.
- NCU: Nhà cung ứng
Sơ đồ 3:Quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty.
Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu.
 Đặt mua hàng.
Bước 1: Lập kế hoạch đặt hàng: Cán bộ đặt hàng công ty thành viên( PO man CCTV)
kết hợp với quản trị dự án lập kế hoạch đặt hàng phục vụ triển khai mua hàng.
Bước 2: Làm đơn đặt hàng nội (iPO):
PO man CCTV làm đơn đặt hàng theo yêu cầu hợp đồng. Đơn đặt hàng cần
được tách riêng đối với từng Nhà cung ứng. Đơn hàng cần được Quản trị Dự án kiểm
tra về nội dung/cấu hình trước khi chuyển lên cho ban kế hoạch kinh doanh (BP). Quản
trị Dự án có trách nhiệm tự kiểm tra hoặc xin hỗ trợ nguồn lực kiểm tra từ các bên (Tư
vấn....). Sau đó cán bộ đặt hàng công ty thành viên chuyển đơn đặt hàng lên BP, kèm
theo đơn đặt hàng cần có giá mua được thông qua Deal ID, Claim code, Bid No( nếu
có)
* Với các hợp đồng có yêu cầu đặc biệt cần thêm:
• Bán FOB/CIF: Tên/địa chỉ khách hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán
• Miến thuế (nếu có thì đóng dấu “hàng miễn thuế”): Cần có thông tin đánh giá về
nhà cung ứng (nếu NCU mới), trường hợp không có thông tin thì BP sẽ đưa ra
nhà cung ứng phù hợp.
Bước 3: Nhận và kiểm tra đơn đặt hàng
Trong bước này, các cán bộ BP cần:
• Nhận đơn đặt hàng từ các Po man CCTV

• Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ
• Kiểm tra giá, cấu hình…
• Phê duyệt đơn hàng
Bước 4: Kiểm soát đặt hàng
Đơn hàng sau khi được cán bộ BP ký được chuyển tới phòng xuất nhập
khẩu( XNK ). Tại đây, cán bộ phòng xuất nhập khẩu sẽ kiểm tra rà soát lại đơn hàng,
nếu đơn hàng sai so với phụ lục hợp đồng thì trả lại cho POman CCTV. Nếu phù hợp
thì tiến hành ký duyệt, synchronize để hàng về đồng bộ trong vòng 15 ngày( hoặc theo
kế hoạch từng đợt triển khai )
Bước 5: Làm đơn đặt hàng ngoại( ePO):
Cán bộ phòng XNK tiến hành làm đơn đặt hàng ePO (hoặc load ePO theo quy
định của các nhà cung ứng)
Kiểm tra lần 2 đối với các đơn đặt hàng, nếu có sai sót thông báo cho PO man,
thời gian PO man phản hồi không quá 24 tiếng.
Trưởng phòng XNK ký phê duyệt đối với những đơn hàng có giá trị nhỏ hơn
500 triệu đồng, đối với những đơn hàng lớn hơn phải trình ban giám đốc phê duyệt.
 Chuẩn bị hồ sơ.
Sau khi đặt hàng cán bộ XNK cần chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu gồm hợp đồng
ngoại, chứng từ giao hàng (hoá đơn, phiếu đóng gói, C/O…), khai tờ khai hải quan, cập
nhật thông tin lên trang dữ liệu PO man.
 Theo dõi vận tải và bảo hiểm
• Theo dõi vận tải
Bước 1: Hãng giao hàng
Cán bộ theo dõi vận tải nhận thông báo hãng giao hàng qua email, telephone,
fax…
Bước 2: Chuyển hàng đến forwarder
Cán bộ theo dõi vận tải nhận thông báo của forwarder là hàng đã nhận được tại
kho, nhận chứng từ từ hãng, kiểm tra chứng từ đối chiếu với đơn đặt hàng.
Bước 3: Chỉ định và theo dõi vận chuyển
Cán bộ theo dõi vận tải xác nhận phương thức, điều kiện vận chuyển với

forwarder. Thông tin đầy đủ về lô hàng (ngày hàng đi, ngày hàng đến, số lượng hàng
được vận chuyển, số vận đơn, số hiệu của phương tiện vận tải,các thông tin liên quan
khác)
Bước 4: Thu thập chứng từ và chuyển cho các bên liên quan
Cán bộ theo dõi vận tải nhận chứng từ vận tải (bao gồm vận đơn của lô hàng,
phiếu đóng gói, chứng từ xuất xứ nếu có) từ nhà cung ứng vận tải, tiến hành kiểm tra
chứng từ sau đó chuyển cho nhóm hoàn thiện hồ sơ XNK và cung cấp các thông tin liên
quan.
• Bảo hiểm
Căn cứ nội dung và các điều khoản của hợp đồng ngoại thương và L/C nếu
điều kiện mua hàng là FOB, C&F, EXW thì tiến hành mua bảo hiểm.
Tiến hành mua bảo hiểm khi bắt đầu có thông tin về lô hàng, tốt nhất khi hàng
bắt đầu rời cảng (những thông tin chi tiết nếu chưa đầy đủ, chính xác có thể báo sau)
Sử dụng mẫu Đơn yêu cầu bảo hiểm (các công ty khác nhau thì sẽ có các thông
tin khác nhau về: tền công ty, mã số thuế, tài khoản ngân hàng...) để yêu cầu các công ty
mua bảo hiểm cho hàng hóa của FIS. Điền thông tin vào các điều khoản chính của Đơn
yêu cầu bảo hiểm như sau:
+ Số vận tải đơn: Dùng số vận tải đơn của lô hàng cần mua bảo hiểm.
+ Số kiện: Thể hiện trên vận đơn hàng hóa.
+ Trọng lượng: Thể hiện trên vận đơn hàng hóa.
+ Số hợp đồng mua bán: Số hợp đồng ngoại của lô hàng cần mua bảo hiểm.
+ Tên hàng hoá được bảo hiểm: Tuỳ thuộc vào mô tả hàng hoá trên Hợp đồng
+ Số tiền bảo hiểm: Thể hiện trên hoá đơn.
+ Các thông tin khác: Dựa vào vận đơn.
- Ký, fax và thông báo cho công ty bảo hiểm biết những thông tin đã điền đầy đủ
vào Đơn yêu cầu bảo hiểm.
- Theo dõi, đốc thúc việc cung cấp Đơn bảo hiểm hàng hóa trong thời gian nhanh
nhất đảm bảo cho lô hàng vận chuyển được mua bảo hiểm giảm rủi ro đến mức
tối thiểu.
- Nhận Đơn bảo hiểm hàng hóa từ Nhà bảo hiểm chứng minh hàng hóa kê khai đã

được bảo hiểm.
Khi được báo hàng hoá có dấu hiệu bất thường hoặc bị tổn thất. Ngay lập tức
cán bộ phụ trách phải báo cho nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm đến hiện trường để xác
nhận; đồng thời tập hợp toàn bộ hồ sơ và lập đơn kiếu nại gửi cho nhà cung cấp dịch vụ
bảo hiểm trong thời gian không quá 30 ngày kể từ ngày phát hiện tổn thất. Hồ sơ gồm:
- Đơn yêu cầu bồi thường tổn thất
- Hồ sơ hải quan (tờ khai hải quan, vận đơn, invoice, packing list....)
- Chứng thư giám định hàng hoá
FIS thường mua bảo hiểm tại công ty cổ phần bảo hiểm Bảo Việt.
 Giao nhận hàng hoá
Bước 1: Làm thủ tục hải quan
Cán bộ giao nhận đăng ký và mở tờ khai tại cửa khẩu nhận hàng, kiểm hoá
theo bộ hồ sơ hàng hoá đã kê khai.
Bước 2: Làm thủ tục giám định hàng hoá
Cán bộ giao nhận thuê cơ quan giám định nếu có vấn đề sai lệch về hàng
hoá( số lượng, chất lượng, quy cách…), tiến hành thủ tục giám định hàng hoá dưới sự
chứng kiến của các bên liên quan, ký xác nhận vào biên bản giám định có sự chứng
giám của các bên tham gia.
Bước 3: Nhận và chuyển hàng.
Cán bộ giao nhận tiến hành nhận hàng các lô hàng đã kiểm hoá đầy đủ.
Bước 4: Kiểm tra văn hoá
Cán bộ giao nhận làm công văn xin giấy phép từ sở Văn hoá. Sau khi hàng đã
được chuyển tới sở văn hoá để kiểm tra ,cán bộ giao nhận lấy kết quả kiểm tra và thông
báo cho các bên liên quan để tiến hành xử lý.
Bước 5: Nhập kho
Tiến hành phân bố và nhập đùng hang vào kho của các đơn vị, ký nhận biên
bản bàn giao hàng hoá
Bước 6: Chuyển hồ sơ cho các nhóm
Cán bộ giao nhận chuyển hồ sơ nhập cho nhóm nhập liệu, phòng AF( đối bới
hàng uỷ thác), nhóm theo dõi thuế và ký nhận.

 Thanh toán
Hình thức thanh toán cho hoạt động nhập khẩu tại công ty chủ yếu là T/T (toàn
bộ hoặc 1 phần) hoặc phương thức tín dụng chứng từ (L/C)
Bước 1: Tiếp nhận và phân loại phương thức thanh toán.
Cán bộ thanh toán dựa váo các hợp đồng để phân loại các phương thức thanh
toán, lên lịch thanh toán và chuyển kế hoạch thanh toán cho bộ phận AF
Bước 2: Làm đề nghị thanh toán
• Thanh toán trước toàn bộ hoặc 1 phần( theo phương thức TT) bộ hồ sơ gồm:
đơn đề nghị thanh toán, hợp đồng ngoại.
• Thanh toán sau khi nhận hàng, gồm: đơn đề nghị thanh toán, hợp đồng ngoại,
TK hải quan, hoá đơn thương mại, vận đơn đường biển/ hàng không.
• Thanh toán bằng L/C, gồm: hợp đồng ngoại, đơn xin mở L/C theo mẫu của
ngân hàng.
Tiến hành chuyển bộ hồ sơ thanh toán tới phòng AF để thực hiện thanh toán,
thông báo cho nàh cung ứng biết đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán.
Bước 3: Kiểm soát việc thực hiện trả tiền
Cán bộ kiểm soát thanh toán kiểm tra lại số tiền của chứng từ thanh toán khi
nhận được chứng từ thanh toán từ phòng kế toán, lưu trữ hồ sơ giấy tờ cần thiết liên
quan đến việc thanh toán.
Bước 4: Kiểm tra chứng từ hàng hoá .
cán bộ kiểm soát thanh toán kiểm tra sự phù hợp giữa hoá đơn và PO, giữa hoá
đơn và hàng nhập thực tế, giải quyết phát sinh nếu có.
Bước 5: Xem xét các nguyên nhân
Phối hợpvới người theo dõi vận tải thông báo cho nhà cung ứng về tình hình
hàng hoá thực tế sai với hoá đơn để xử lý đồng thời phối hợp với cán bộ đặt hàng liên
hệ với nhà cung ứng làm phụ lục cho hợp đồng hoặc sửa chứng từ thanh toán cho phù
hợp với điều kiện mới.
 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Sau khi kiểm hàng nếu thấy hàng thiếu hụt hay chất lượng không đảm bảo theo
yêu cầu của hợp đồng, công ty sẽ tiến hành thủ tục khiếu nại, khởi kiện nhà cung cấp và

các đối tượng có liên quan khác như công ty bảo hiểm, công ty vận chuyển...
Công ty thường căn cứ vào các nguyên nhân khác nhau gây ra tổn thất để giải
quyết đòi bồi thường, từ đó các đối tượng phải bồi thường và mức bồi thường cũng
khác nhau.
Thông thường, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà các đối tượng phải bồi
thường cho công ty bao gồm:
* Đối tượng bồi thường là nhà cung cấp:
Đối với những hàng hoá thiếu sót về mặt chất lượng, xếp hàng không đủ, hay
quy cách của bao bì không phù hợp với hợp đồng...Nếu như căn cứ vào hợp đồng mà
hàng hoá không có sai sót gì thì lỗi không thuộc về nhà cung cấp nữa.
* Đối tượng bồi thường là công ty vận chuyển:
Trong hầu hết các trường hợp do nhập khẩu theo điều kiện giao hàng CIF (nhà
cung cấp phải thuê tàu và mua bảo hiểm). Nên nếu có sai sót gì đối với hàng hoá thì nhà
cung cấp sẽ phải giải quyết trực tiếp với công ty vận chuyển và mọi chi phí, phí tổn do
nhà cung cấp chịu.
Nhưng trong một số ít trường hợp công ty ký hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện
giao hàng FOB, công ty sẽ ký hợp đồng vận chuyển và mua bảo hiểm cho hàng hoá, lúc
này nếu như hàng ít hơn số lượng ghi trong vận đơn (vận đơn sạch), hơn nữa lỗi có thể
do chủ tầu gây ra, tổn thất hàng hoá theo điều khoản hữu quan trong các hợp đồng thuê
tầu thì công ty sẽ yêu cầu chủ tầu bồi thường, tuỳ theo thực trạng của hàng hoá và mức
độ thiệt hại mà công ty vận chuyển sẽ thanh toán, bồi thường, ngoài ra còn căn cứ vào
các điều khoản ở trong hợp đồng vận chuyển của công ty ký với công ty vận chuyển.
* Đối tượng bồi thường là công ty bảo hiểm:
Giống như đối với công ty vận chuyển, quyền đòi bồi thường với công ty bảo
hiểm cũng có khi thuộc về nhà cung cấp căn cứ vào hợp đồng bảo hiểm của công ty bảo
hiểm ký với nhà cung cấp, sau đó nhà cung cấp sẽ tiến hành bồi thường cho công ty,
theo như đã cam kết trong hợp đồng nhập khẩu.
Trường hợp công ty trực tiếp mua bảo hiểm cho hàng hoá, khi có sự cố xảy ra
như thiên tai, lũ lụt, cháy,... các loại rủi ro mà công ty mua bảo hiểm và được quy định
trong hợp đồng bảo hiểm.

Khi đưa ra yêu cầu đòi bồi thường thì trước hết công ty phải viết đơn đòi bồi
thường, kèm theo giấy chứng nhận do cơ quan thương kiểm cấp, bản sao hợp đồng bảo
hiểm, hoá đơn, bản sao của vận đơn, báo cáo xử lý hàng hoá của hải quan, cơ quan cảng
vụ, chứng nhận dỡ thiếu hay hư hỏng hàng hoá thường do thuyền trưởng ký xác nhận
và có kiểm nghiệm của công ty bảo hiểm, tất cả đều phải có dấu xác nhận của các cơ
quan có thẩm quyền. Công ty thường căn cứ vào các nguyên nhân khác nhau gây ra tổn
thất để giải quyết đòi bồi thường, từ đó các đối tượng phải bồi thường và mức độ bồi
thường cũng khác nhau.
Nói chung thì hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp đều phải tuân theo một
quy trình nhất định, tuy nhiên do có sự khác nhau nên mỗi công ty lại thực hiện quy
trình đó theo đặc điểm riêng biệt của mình.
Trên đây là toàn bộ quy trình nhập khẩu tại công ty hệ thống thông tin FPT, mặc
dù đã có rất nhiều cố gắng hoàn thiện và nâng cao hiệu quả nhưng hiện tại công ty cũng
đã xuất hiện những mặt hiệu quả và chưa hiệu quả trong hoạt động nhập khẩu của
mình.
2.1.2 Thực trạng hoạt động nhập khẩu của công ty.
2.1.2.1 Tổ chức bộ máy hoạt động nhập khẩu.