TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CHO VAY TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG ĐT

TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CHO VAY TẠI CHI NHÁNH NGÂN
HÀNG ĐT&PT HÀ TÂY.
1 . Tình hình cho vay và thu nợ chung
Trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của Ngân hàng thì hoạt động tín
dụmg chiếm trên 80% tổng hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Chi nhánh
Ngân hàng ĐT&PT Hà Tây luôn thực hiện chiến lược mở rộng, tìm kiếm khách
hàng: ưu đãi lãi suất tiền vay, thưc hiện chính sách Ngân hàng đến với khách
hàng, quan tâm giúp đỡ cùng khách hàng tháo khó khăn “lấy hiệu quả kinh
doanh của khách hàng làm mục tiêu hoạt động kinh doanh của chi nhánh”. Do
vậy, năm 2000 chi nhánh đã ký được các hợp đồng lớn tầm cỡ quốc gia, như:
Dự án trung tâm thương mại Tràng tiền, Dự án đầu tư thi công của Công ty
xây dựng công trình ngầm Sông Đà và nhiều dự án đầu tư trong những lĩnh
vực mới như Bưu chính viễn thông... , đã góp phần tạo thêm sức mạnh cho chi
nhánh.
Thông qua việc cán bộ tín dụng đi sâu phân tích tình hình tài chính
doanh nghiệp, tính khả thi của các dự án làm cơ sở cho việc quyết định cho vay
được đúng đắn. Thường xuyên kiểm tra sử dụng vốn vay, vật tư đảm bảo nợ
vay, đảm bảo 100% các món vay đều được kiểm tra trước, trong và sau khi
cho vay.
Hàng quý, Ngân hàng tổ chức xét duyệt hạn mức vốn lưu động cho
những đơn vị có quan hệ tín dụng thường xuyên với Ngân hàng. Do vậy, Ngân
hàng luôn chủ động nguồn vốn, đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng vốn hợp lý của
mọi khách hàng.
Trong cho vay ngắn hạn tập trung chủ yếu phục vụ cho khách hàng
truyền thống trong lĩnh vực XDCB, đặc biệt là các đơn vị làm ăn hiệu quả.
Ngân hàng tranh thủ sự phối hợp giúp đỡ của tổng công ty, doanh nghiệp địa
phương, thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển.
Song song với việc cho vay thì vấn đề thu hồi nợ đã được Ngân hàng đặc
biệt quan tâm và luôn coi trọng chất lượng tín dụng đảm bảo đồng vốn được
đầu tư ra bất kì dưới hình thức nào cũng thu hồi được cả gốc và lãi. Khi món
nợ phát sinh lãi treo cán bộ tín dụng phải đến tận nơi kiểm tra để nắm bắt

tình hình và có biện pháp xử lý thích hợp. Trường hợp phát sinh nợ quá hạn,
cán bộ tín dụng xác định rõ nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn để có biện pháp
xử lý thích hợp. Cán bộ kế toán cho vay có nhiêm vụ theo dõi sát sao kỳ hạn trả
nợ của khách hàng để đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn.
Việc thu hồi nợ của Ngân hàng được tiến hành như sau:
+ Đối với khách hàng có tài khoản tiền gửi thanh toán tại Ngân hàng khi
đến hạn nợ, Ngân hàng đôn đốc khách hàng làm thủ tục để trích tài khoản tiền
gửi trả nợ vay Ngân hàng. Nếu khách hàng không chủ động trả nợ thì Ngân
hàng sẽ chủ động trích tài khoản tiền gửi của khách hàng để thu hồi nợ.
+ Nếu khách hàng không có tài khoản tiền gửi thanh toán tại Ngân hàng
mà có tài khoản tiền gửi thanh toán tai ngân hàng khác thì đến hạn thanh
toán khách hàng phải trích tài khoản tiền gửi đó để trả nợ Ngân hàng, khách
hàng không trả nợ đúng hạn thì Ngân hàng sẽ chủ động lập uỷ nhiện thu để
thu nợ của khách hàng sau đó báo cho khách hàng biết.
2. Thủ tục giấy tờ trong cho vay:
Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn phải gửi cho Ngân các tài liệu sau:
- Giấy đề nghị vay vốn.
- Tài liệu về năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự, trách nhiệm
dân sự của khách hàng gồm:
+ Đối với pháp nhân doanh nghiệp tư nhân: quyết định thành lập,
giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép hành nghề (nếu có), giấy quyết định bổ
nhiện giám đốc, kế toán trưởng.
+ Đối với hộ gia đình, tổ hợp tác, cá nhân: đăng kí kinh doanh
(trường hợp pháp luật qui định phải đăng ký kinh doanh), hợp đồng hợp tác
(đối với hợp tác), chứng minh thư nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy phép hành nghề
(nếu có).
- Tài liệu báo cáo về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng
tài chính của khách hàng và của người bảo lãnh (nếu có)gồm:
+ Bảng cân đối tài sản, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh
báo cáo tài chính của những năm gần nhất.

+ Các tài liệu để thuyết trình khả năng tài chính
- Dự án đầu tư, phương án sản xuất kinh doanh và các tài liệu liên quan
khác theo yêu cầu của Ngân hàng.
- Các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản làm đảm bảo khoản nợ
vay.
Các khách hàng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính pháp lý
và tính chính xác của các thông tin và tài liệu gửi cho Ngân hàng.
Sau quá trình xem xét đánh giá, nếu Ngân hàng chấp thuận và duyệt cho
khách vay vốn thì ngân hàng và khách hàng ký kết hợp đồmg tín dụng và lập
giấy nhận nợ tiền vay. Trong trường hợp Ngân hàng qui định phát tiền vay
nhiều lần thì mỗi lần phát tiền vay phải lập giấy nhận nợ vay tiền. Sổ chi tiết
cho vay của từng khách hàng do kế toán viên giữ và theo dõi. Giấy nhận nợ vay
tiền, HĐTD của khác hàng cũng do kế toán viên lưu giữ.
Các món vay có giá trị tài sản thế chấp cầm cố thì kế toán ghi nhập vào
tài khoản ngoại bảng “Tài sản thế chấp cầm cố”.
3 . Chứng từ dùng trong quá trình cho vay, thu nợ.
3.1 Chứng từ gốc.
Chứng từ gốc đó là giấy đề nghị vay vốn, HĐTD, giấy nhận nợ, hợp
đồng thế chấp, cầm cố tài sản cho vay. Trong các loại chứng từ này thì giấy
nhận nợ và HĐTD là những chứng từ có giá trị pháp lý cao do đó phải bảo
quản chặt chẽ vì nó là căn cứ để cho vay và thu nợ của Ngân hàng, đồng thời
còn là cơ sở để kế toán căn cứ hạch toán nội bảng.
Trong giấy nhận nợ phải có đầy đủ chữ ký của cán bộ tín dụng, trưởng
phòng kinh doanh, giám đốc Ngân hàng, dấu của Ngân hàng. Ngoài ra còn
phải có dấu và chữ kí xác nhận của đơn vị vay vốn (chữ ký và dấu này phải
được đăng kí tại Ngân hàng).
Căn cứ vào các chứng từ gốc nói trên, kế toán kiểm tra tính hợp pháp,
hợp lệ của chứng từ, nếu đủ điều kiện thì phát tiền vay cho khách hàng, có thể
cấp tiền vay một lần hoặc nhiều lần là tuỳ thuộc vào sự thoả thuận giữa Ngân
hàng và khách hàng vay .

3.2 Chứng từ ghi sổ nội bảng.
Chứng từ ghi sổ nội bảng: giấy lĩnh tiền mặt, các loại chứng từ thanh
toán khác như UNT, UNC...
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ thích hợp kế toán cho vay hạch toán trên cơ
sở chi tiết của khách hàng vay vốn. Nhìn chung, các loại chứng từ ghi sổ rất đa
dạng và phù hợp với từng nghiệp vụ, từng loại vốn, từng hình thức thanh toán.
3.3 Chứng từ ghi sổ ngoại bảng.
Chứng từ ghi sổ ngoại bảng để kế toán hạch toán theo dõi những tài sản
cầm cố thế chấp dùng làm đảm bảo cho khoản tiền vay của khách hàng trên
tài khoản ngoại bảng.
Hiện nay Ngân hàng dùng phiếu xuất nhập làm chứng từ ghi sổ tài
khoản ngoại bảng, phiếu này là cơ sở pháp lý để kế toán cho vay hạch toán
ngoại bảng phần giá trị tài sản cầm cố thế chấp dùng làm đảm bảo cho khoản
tiền vay. Kế toán sẽ mở cho mỗi khách hàng vay một tiểu khoản trong tài
khoản ngoại bảng mang mã số khách hàng theo mã số trên tài khoản nội bảng
của khách hàng và được mở chi tiết cho từng loại tài sản.
Quá trình hạch toán được được ghi như sau:
Khi khách hàng vay vốn thì kế toán ghi nhập sổ ngoại bảng giá trị tài
sản thế chấp đã ghi trong hợp đồng vay vốn.
Khi khách hàng trả hết nợ thì kế toán ghi xuất ngoại bảng.
Khi hồ sơ hiện vật được đưa vào bảo quản tại kho cũng như xuất ra
khỏi kho trên phiếu nhập - xuất vật tư phải có đầy đủ chữ ký của người giao,
người nhận, kế toán, giám đốc thì mới được coi là chứng từ có giá trị.
4. Quá trình hạch toán cho vay, thu nợ, thu lãi và chuyển nợ quá hạn
4.1 Hạch toán giai đoạn cho vay.
Cán bộ tín dụng sau khi xem xét kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ tính đầy
đủ của giấy tờ như chữ ký, sự khớp đúng về số tiền và đặc biệt là đối chiếu với
mức cho vay mà Ngân hàng đã duyệt thì sẽ tiến hành lập tờ trình xin vay vốn
cùng 3 liên khế ước để trình giám đốc. Tờ trình và khế ước sau khi được giám
đốc duỵệt thì một liên khế ước do cán bộ tín dụng lưu giữ còn 2 liên khế ước

chuyển sang bộ phận kế toán để kiểm soát lại, sau đó hướng dẫn người vay lập
chứng từ để phát tiền vay.
Hai liên này được sử lý như sau:
- Một liên kế toán giữ để theo dõi thu nợ.
- Một liên người vay giữ để theo dõi trả nợ Ngân hàng.
Đối khách hàng lần đầu tiên vay vốn, tại Ngân hàng chưa có tài khoản
tiền vay thì Ngân hàng sẽ mở cho khách hàng một tài khoản tiền vay. Khi
khách hàng nhận tiền vay kế toán căn cứ vào chứng từ ghi sổ đối chiếu chứng
từ gốc nếu đủ điều kiện thì kế toán hạch toán để phát tiền vay cho khách
hàng.
Khi phát tiền vay kế toán hạch toán như sau:
NỢ: Tài khoản cho vay
CÓ : Tài khoản tiền mặt. (nếu cho vay bằng tiền mặt)
CÓ : Tài khoản người thụ hưởng ( nếu cho vay bằng chuyển khoản )
CÓ : Tài khoản thanh toán giữa các ngân hàng
(nếu thanh toán khác ngân hàng)
4.2. Hạch toán thu lãi.
Tại phòng kế toán của Ngân hàng ĐT&PT Hà Tây mọi việc tính toán và cập
nhật các số liệu phát sinh hàng ngày đều được thực hiện bằng máy vi tính
cho nên tất cả các món vay đều được lưu trữ trong bộ nhớ của máy vi tính.
Việc tính lãi được quy định vào một ngày cụ thể trong tháng (thường là ngày
25 ) máy sẽ in ra phiếu tính lãi cho tất cả các món vay cho dù chưa đủ thời
gian một tháng, việc tính lãi căn cứ vào ngày vay, ngày trả và tiền gốc khách
hàng nợ Ngân hàng. Hàng tháng số tiền lãi được tính theo phương pháp tích
số, theo công thức sau:

30
Lãi phải thu = Σ (di . ni) . lãi suất tháng
i=1 30
Trong đó: di: số dư nợ

ni: số ngày của dư nợ
Thu lãi được thực hiện theo nguyên tắc thu lãi trước, thu gốc sau. Do đó,
số cho vay lớn nhưng kế toán cho vay vẫn làm tốt, đáp ứng nhu cầu của công
tác tín dụng không có sai sót.
Khi khách hàng trả lãi cho Ngân hàng kế toán cho vay hạch toán vào tài
khoản như sau: