Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1

Luận văn tốt nghiệp
Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn
thiện công tác quản lý ngân quỹ tại
Bu điện trung tâm 1
3.1 Định hớng phát triển của Bu điện trung tâm 1 trong thời
gian tới
3.1.1 Môi trờng kinh doanh bu chính viễn thông- Cơ hội và thách thức
Trong bối cảnh hiện nay, toàn cầu hoá nền kinh tế đã trở thành xu thế
khách quan, lôi cuốn hầu hết các nớc trên thế giới. Hội nhập nền kinh tế thế
giới và khu vực, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Bu điện trung tâm 1
nói riêng sẽ đợc hởng lợi từ việc thu hút vốn đầu t và chuyển giao công nghệ,
đồng thời cũng sẽ vấp phải một thách thức lớn về cạnh tranh trong lĩnh vực
cung cấp dịch vụ bu chính viễn thông thông qua hoạt động đầu t nớc ngoài.
Doanh nghiệp bu chính viễn thông không thể giữ mãi vị thế độc quyền nh hiện
nay. Các dịch vụ bu chính phát triển đa dạng, đan xen với các dịch vụ viễn
thông, tin học, cụ thể nh việc tin học hoá các dịch vụ chuyển tiền nhanh và
chuyển tiền truyền thống, chuyển phát bu phẩm, bu kiện; phát hành báo chí; tiết
kiệm bu điện..Bên cạnh đó, công nghệ mới và tiên tiến sẽ tạo điều kiện cho bu
chính khai thác dịch vụ thơng mại điện tử nh bán hàng qua bu chính, Datapost,
th điện tử.. với chất lợng ngày càng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách
hàng. Xu hớng phát triển dịch vụ viễn thông sẽ phát triển mạnh với chất lợng
cao và di động hoá.
Trong chiến lợc của mình, Bu điện trung tâm 1 đã phân tích về khách
hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh.
Những cơ hội và thách thức chủ yếu đặt ra cho Bu điện trung tâm 1 trong
thời gian tới là:
Thị trờng bu chính-viễn thông là thị trờng có nhiều cơ hội kinh doanh đem
lại lợi nhuận cao. Nhu cầu thông tin liên lạc đang dần dần trở thành nhu cầu
thiết yếu của xã hội. Xu thế phát triển của xã hội khiến cho khuynh hớng
1
Dơng Thu Hơng - TCDN 43E

1
Luận văn tốt nghiệp
tiêu dùng các dịch vụ nói chung, dịch vụ thông tin liên lạc nói chung ngày
càng lớn.
Chi phí cho việc thành lập cơ sở hạ tầng mạng lới rất lớn. Đây là một rào cản
khiến cho các doanh nghiệp đi sau không thể dễ dàng xâm nhập vào toàn bộ
thị trờng kinh doanh dịch vụ bu chính viễn thông.
Bu điện trung tâm 1 hoạt động trên địa bàn có dân c đông, nhu cầu thông tin
liên lạc cao. Đây là thị trờng hấp dẫn đối với các đối thủ cạnh tranh. Hiện
nay, đã có 4 doanh nghiệp gồm: Công ty cổ phần Bu chính-Viễn thông Sài
Gòn, Công ty Điện tử viễn thông Quân đội, Công ty viễn thông Hàng hải,
Công ty Viễn thông Điện lực tham gia kinh doanh trong lĩnh vực bu chính
viễn thông ở một số thành phố lớn. Các doanh nghiệp này đang tích cực mở
rộng mạng lới và đa dạng hoá dịch vụ để cạnh tranh với bu điện tỉnh, thành
phố.
Trong lĩnh vực bu chính và phát hành báo chí, mới xuất hiện thêm nhiều đối
thủ cạnh tranh nh: DHL kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh; các ngân
hàng thơng mại kinh doanh dịch vụ chuyển tiền điện tử và nhận tiền gửi tiết
kiệm, các hội t nhân kinh doanh báo chí, chuyển hàng hoá, chuyển điện
hoa..
3.1.2 Kế hoạch hoạt động năm 2005
Trong những năm qua, nhu cầu về dịch vụ bu điện phát triển rất nhanh
trong giai đoạn tới. Nhu cầu này đòi hỏi Bu điện trung tâm 1 không những đáp
ứng đủ các dịch vụ cơ bản với chất lợng cao mà phải mở thêm nhiều dịch vụ gia
tăng, dịch vụ mới để thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Từ đó
mới có lợi nhuận để tiến hành sản xuất kinh doanh và có nguồn để bù đắp cho
các sản phẩm truyền thống. Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm
2005, Bu điện trung tâm 1 gặp không ít khó khăn, nhng dới sự lãnh đạo của
Đảng bộ công ty, đợc sự giúp đỡ của Bu điện Hà Nội, công ty phấn đấu đạt và
vợt mục tiêu năm 2005 nh phấn đấu đạt giá trị sản lợng doanh thu trên 70 tỷ

đồng,tăng lợi nhuận, tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong trung tâm.
2
Dơng Thu Hơng - TCDN 43E
2
Luận văn tốt nghiệp
Với những mục tiêu trên đòi hỏi Bu điện trung tâm 1 phải dự báo đợc
tình hình phát triển để có định hớng đầu t kịp thời, đúng đắn. Đồng thời nâng
cao hiệu quả công tác quản lý tài chính nh quản lý vốn, tài sản.. trong đó không
thể thiếu đợc quản lý ngân quỹ. Việc phối hợp đồng thời các biện pháp sẽ giúp
Bu điện trung tâm 1 thực hiện đợc các mục tiêu đề ra.
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại
Bu điện trung tâm 1
3.2.1 áp dụng mô hình quản lý ngân quỹ thích hợp
Việc lựa chọn kỳ quản lý phù hợp đóng vai trò hết sức quan trọng, phải
phù hợp với đặc điểm thu chi của mỗi doanh nghiệp. Với đặc điểm sản phẩm
của ngành bu điện, các nguồn chi chủ yếu là chi trả lơng công nhân viên, chi
phí bán hàng, trong khi chi mua nguyên vật liệu không đáng kể. Các nghiệp vụ
bu điện phát sinh hàng ngày, tác động đến dòng tiền vào và ra của Bu điện trung
tâm 1. Do vậy, kỳ quản lý ngân quỹ phù hợp với Bu điện trung tâm 1 là theo
tháng.
Dự báo thu nhập và chi phí
Để có thể dự báo đợc thu nhập và chi phí trong tháng tới, trung tâm cần
xác định đợc nhu cầu của thị trờng về sản phẩm của doanh nghiệp trong tháng
sau là bao nhiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tháng
sau nh thế nào, từ đó doanh nghiệp có thể dự đoán lợng tiêu thụ trong từng
tháng.
Trung tâm phải phân tích môi trờng kinh doanh một cách có hệ thống,
phân tích sự biến động của giá cả thị trờng, khối lợng sản phẩm dịch vụ trong
tháng tới để dự tính đợc các chi phí mà trung tâm sẽ phải bỏ ra. Hàng tháng, Bu
điện trung tâm 1 phải trả nhiều cho các loại chi phí và các khoản chi khác. Việc

dự báo trớc giúp cho công ty chủ động hơn và chuẩn bị kế hoạch chi trả. Vì vậy,
công tác kế toán thống kê có vai trò rất quan trọng, qua đó giúp cho nhà quản lý
có thể biết đợc có đợc bao nhiêu loại chi, bao gồm những loại chi nào nh chi
mua nguyên vật liệu, chi trả lơng cho cán bộ công nhân viên...Ngời quản lý
3
Dơng Thu Hơng - TCDN 43E
3
Luận văn tốt nghiệp
doanh nghiệp sẽ biết đợc lịch trình và chu kỳ của từng loại chi, từ đó sẽ giúp
cho nhà quản lý dự báo chu kỳ phát sinh các khoản thanh toán trong tháng tới.
Tơng tự nh phân tích các khoản chi ngân quỹ, ta sẽ lập dự báo các khoản
thu ngân quỹ trên cơ sở xác định nguồn thu chủ yếu của Bu điện trung tâm 1.
Nguồn thu chủ yếu của Bu điện trung tâm là thu từ kinh doanh dịch vụ bu
chính, viễn thông, phát hành báo chí. Đây là nguồn thu khá lớn và tơng đối ổn
định. Việc dự báo thu nhập của đơn vị mình chủ yếu là dựa vào việc dự đoán
nhu cầu của khách hàng, tiếp đó là việc cân đối tiềm năng sẵn có và khả năng
phát triển của trung tâm. Để làm tốt công tác dự báo, trung tâm cần phân tích
tốc độ phát triển của từng loại dịch vụ trong thời gian tới, đánh giá khả năng
mạng lới hiện có và xu hớng phát triển trong tơng lai.
Dự tính nhu cầu tiền
Sau khi đã dự báo đợc các thu nhập và chi phí trong kỳ sau, dựa trên
các dự báo đó, nhà quản lý cần dự tính nhu cầu tiền của doanh nghiệp. Việc
dự tính nhu cầu tiền giúp cho Bu điện trung tâm 1 nắm đợc nhu cầu tiền trong
tơng lai và cho biết khả năng thu đợc tiền để đáp ứng nhu cầu chi tiêu trong
tháng tới.
Nguồn tiền của doanh nghiệp là những khoản doanh nghiệp thực thu đ-
ợc trong kỳ và mức tồn quỹ của kỳ trớc. Việc sử dụng nguồn tiền chính là việc
chi trả trong kỳ. Nh đã đề cập ở chơng hai, Bu điện trung tâm 1 cha tiến hành
đánh giá và phân tích diễn biến nguồn tiền và sử dụng nguồn tiền. Vì vậy,
nhiệm vụ của các nhà quản lý tài chính trong doanh nghiệp là phải dự đoán đ-

ợc nguồn tiền và việc sử dụng nguồn tiền.
*Dự báo nhu cầu chi tiền
Việc dự báo đợc chi ngân quỹ sẽ giúp Bu điện trung tâm 1 chủ động
trong việc lập kế hoạch quản lý ngân quỹ. Các khoản chi chủ yếu của trung
tâm: Các khoản phải trả nội bộ (trả cho các đơn vị trực thuộc Bu điện Hà Nội
cùng kinh doanh dịch vụ bu chính viễn thông), chi trả ngân vụ và tiết kiệm bu
điện, chi trả lơng công nhân viên, chi dịch vụ mua ngoài, chi mua nguyên vật
4
Dơng Thu Hơng - TCDN 43E
4
Luận văn tốt nghiệp
liêu..Vì vậy, nhà quản lý cần phải thống kê đầy đủ và chi tiết các loại chi
trong tháng. Với đặc thù của ngành bu điện, dự trữ nguyên vật liệu chủ yếu
phục vụ cho khai thác các nghiệp vụ bu chính viễn thông, không phải nguyên
vật liệu chính tạo ra thực thể sản phẩm nên đối với Bu điện trung tâm 1 chi
mua nguyên vật liệu không đợc vợt quá định mức tiêu hao đã đợc tính trớc,
đây chính là căn cứ để nhà quản lý dự trù khối lợng cho khoản chi này. Khoản
chi cho hoa hồng đại lý của Bu điện trung tâm 1 (bao gồm đại lý tem, đại lý
điện thoại công cộng, đại lý thẻ..) chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng khoản chi
của công ty trong tháng. Hàng tháng, Bu điện trung tâm 1 sẽ phải trích
khoảng xấp xỉ 7% doanh thu thực hiện của các đại lý này. Khi dự báo đợc số
lợng chi, nhà quản lý còn phải độ dài chu kỳ trả tiền trung bình và cách thức
chi trả các khoản chi phát sinh. Các khoản nào trung tâm phải chi trả ngay,
khoản nào đợc trả chậm, chi phí cho việc trả chậm là bao nhiêu, thời gian trả
chậm có thể là bao lâu..Từ đó nhà quản lý sẽ xác định chu kỳ chi trả và số l-
ợng chi trả trong tháng.
*Dự báo tiền thu vào ngân quỹ
Cũng nh xác định nhu cầu chi tiền, nhà quản lý cần phải nắm rõ các
khoản thu và tỷ lệ từng loại thu, đâu là nguồn thu chủ yếu của trung tâm. Các
khoản thu của Bu điện trung tâm 1 phát sinh hàng ngày, hàng giờ. Nguồn thu

chủ yếu của công ty là thu từ các dịch vụ nh tiền bán tem, tiền bán phong bì,
th chuyển tiền, điện chuyển tiền..; thu từ các đại lý bu điện; thu từ phát hành
báo chí dài hạn, thu từ dịch vụ tiết kiệm bu điện. Song quan trọng hơn trung
tâm phải dự báo đợc con số thực thu trong tháng của đơn vị mình. Để dự báo
đợc số tiền thực tế trong tháng đòi hỏi Bu điện trung tâm phải dựa vào các
khoản phải thu có khả năng thu đợc và mối quan hệ với khách hàng của mình-
vốn là khách hàng có quan hệ lâu dài với công ty. Dựa vào số liệu thực thu
trong các tháng trớc từ đó dự báo bao nhiêu phần trăm các khoản phải thu sẽ
thu đợc bằng tiền và bao nhiêu phần trăm tạm thời cha thu đợc. Đồng thời qua
số liệu có đợc trong tháng trớc sẽ giúp cho trung tâm có thể dự báo đợc đúng
5
Dơng Thu Hơng - TCDN 43E
5
Luận văn tốt nghiệp
số tiền thu đợc từ doanh thu kinh doanh dịch vụ bu chính viễn thông trong
tháng là nhiều hay ít.
Từ những dự báo về thực thu, thực chi ngân quỹ mà nhà quản lý sẽ dự
báo đợc nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp trong tháng tới. Để đảm bảo quản
lý ngân quỹ có hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định mức tồn quỹ tối u mà
dựa vào đó nhà quản lý sẽ điều chỉnh khoản thực thu thực chi của mình sao
cho trong mọi trờng hợp trung tâm vẫn đảm bảo đợc khả năng thanh toán với
khách hàng song không để ngân quỹ nhàn rỗi quá nhiều.
Xác định mức tồn quỹ tối u hoặc khoảng dao động của mức tồn quỹ
Tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy định về tài chính, quan hệ
với bạn hàng mà từng doanh nghiệp sẽ xác định mức tồn quỹ tối u hay khoảng
dao động của mức tồn quỹ. Nếu quản lý theo mức tồn quỹ tối u thì sẽ đảm
bảo đợc khả năng thanh toán nhng hạn chế về mặt lợi nhuận, ngợc lại quản lý
theo khoảng dao động của mức tồn quỹ sẽ giúp cho doanh nghiệp linh hoạt
trong việc tìm các biện pháp tối u để xử lý các tình trạng bất lợi của ngân quỹ.
Với tình hình thu chi ngân quỹ nh hiện nay, Bu điện trung tâm 1 nên quản lý

ngân quỹ theo khoảng dao động vì thế tạo nên sự linh hoạt trong quản lý, phù
hợp với đặc điểm thu chi của doanh nghiệp. Để xác định đợc mức tiền dự trữ
thì phải:
Căn cứ vào mức tiền mặt bình quân trong một số kỳ gần đây bằng cách dựa
vào số d tài khoản tiền gửi và tiền gửi ngân hàng, từ đó tính số d bình quân.
Ngoài ra, nhà quản lý cần phải tính toán các chỉ tiêu tài chính nh khả năng
thanh toán, khả năng hoạt động của các kỳ đó. Từ đó, có thể xem xét đợc
mức cân đối tiền trong các kỳ trớc đó đã hợp lý hay cha, nếu cha thì cần phải
điều chỉnh nh thế nào. Sau khi xem xét mức tồn quỹ tối u của các kỳ trớc,
nhà quản lý sẽ lấy mức tồn quỹ đó làm tham khảo để xác định mức tồn quỹ
tối u cho kỳ sau.
Nhà quản lý phải nắm đợc tình hình hoạt động sản xuất trong tháng tới có gì
thay đổi lớn hay không (cần phải chú ý đến những thời điểm có lợng khách
6
Dơng Thu Hơng - TCDN 43E
6
xi xi
n
x =
Luận văn tốt nghiệp
hàng đến sử dụng các dịch vụ bu điện nhiều nh các ngày lễ, tết,..) những
thay đổi trong sản xuất kinh doanh tác động nh thế nào đến ngân quỹ của
trung tâm, nhu cầu chi trả tiền có khả năng tăng hay giảm. Kết hợp với mức
tồn quỹ tối u đã xác định ở tháng trớc, nhà quản lý sẽ đa ra mức cân đối tiền
hợp lý cho tháng sau.
Đồng thời , nhà quản lý cũng xem xét mối quan hệ của đơn vị mình với
ngân hàng, mối quan hệ với khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán,
công việc này giúp nhà quản lý tìm ra giới hạn dới của khoảng cách dao động
mức tồn quỹ.
Theo mô hình Miller Orr, nhà quản lý tính toán mức tồn quỹ tối u và

khoảng dao động tiền nh sau:


Phơng sai của thu chi ngân quỹ đợc tính toán nh sau:
- Lấy số liệu thu chi của ngân quỹ một vài tháng trớc, đảm bảo số liệu đó
phản ánh tình hình thu chi thờng xuyên của doanh nghiệp.
- Phơng sai đợc tính theo công thức:
xi x)2
n
2 =


Với
Trong đó: x
i
: là khoản thu (chi )thứ i ; x
i
<0 nếu đó là khoản chi; x
i
> 0 nếu
đó là khoản thu.
Khi đó mức tiền tối u nằm giữa giới hạn trên và giới hạn dới. Ngời ta
thờng thiết kế mức cân đối tiền ở khoảng 1/3 khoảng dao động tính từ mức
7
Dơng Thu Hơng - TCDN 43E
3
1
Khoảng cách của giớ
i hạn trên và giới
hạn dới của mức cân

đối tiền
Chi phí giao dịch x phơng sai của thu chi ngân quỹ
4
3
= 3
Lãi suất
7
Luận văn tốt nghiệp
tồn quỹ tối thiểu. Trung tâm cũng không nên cứng nhắc trong việc xác định
mức tồn quỹ tối u này mà có thể chọn một mức nào đó miễn là nó nằm trong
khoảng dao động.
Trên cơ sở dự báo nhu cầu tiền mặt, tính toán đợc mức cân đối tiền và
khoảng dao động tiền tối u, doanh nghiệp sẽ quản lý ngân quỹ theo nguyên
tắc: Khi nào dự trữ tiền nằm ngoài khoảng dao động tiền, trung tâm phải có
biện pháp đa mức dự trữ về đúng mức cân đối tiền tối u. Khi lợng tiền dự trữ ở
dới giới hạn dới thì nhà quản lý cần phải nhanh chóng tìm kiếm các nguồn tài
trợ để đa lợng tiền dự trữ về mức tiền tối u. Vì vậy, trung tâm phải lập bảng dự
báo để theo dõi tình hình biến động ngân quỹ trong kỳ.
Phơng pháp theo dõi và xử lý ngân quỹ cho cả thời kỳ giúp cho nhà
quản lý dự tính đợc tổng số tiền cần huy động hay cần đầu t trong kỳ để đảm
bảo tồn quỹ của công ty ở mức thiết kế, để từ đó nhà quản lý lên kế hoạch huy
động hay đầu t khoản tiền đó.
Bảng 3.1: Bảng theo dõi tình hình thu chi ngân quỹ tháng...
Đơn vị:
Ngân quỹ Số tiền Biện pháp
Đầu kỳ Tồn quỹ
Trong kỳ Tổng thu:
+Thu từ dịch vụ bu chính
+Thu từ dịch vụ viễn thông
+Thu từ phát hành báo chí

+Thu tiền nợ kỳ trớc
+Lãi ngân hàng
......
Tổng chi
+Chi nguyên vật liệu
+Chi trả lơng
+Chi hoa hồng đại lý
..................................
Chênh lệch thu chi
8
Dơng Thu Hơng - TCDN 43E
8