lý luận chung về hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại

lý luận chung về hạch toán quá trình tiêu thụ và xác
định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp
kinh doanh thơng mại
I. lý luận chung về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu
thụ hàng hoá
1. Khái niệm, ý nghĩa, vai trò hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ
hàng hoá.
Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh. Thông
quan tiêu thụ thì giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện, hàng hoá
chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ (T - H - T), doanh nghiệp thu
hồi đợc vốn bỏ ra, vòng luân chuyển vốn đợc hoàn thành, đẩy nhanh tốc độ chu
chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụng vố nói chung, đồng thời góp phần thoả
mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Tình hình tiêu thụ hàng hoá và thu lợi nhuận
phản ánh năng lực kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp.
Tiêu thụ nói chung bao gồm;
Tiêu thụ ra ngoài đơn vị: Là việc bán hàng cho các đơn vị khác hoặc cá
nhân ngoài doanh nghiệp.
Tiêu thụ nội bộ: Là việc bán hàng cho các đơn vị trực thuộc trong cùng một
công ty, tổng công ty hạch toán toàn ngành.
Quá trình tiêu thụ là quá trình chuyển giao hàng hoá, dịch vụ cho khách
hàng. Hàng hoá đợc coi là tiêu thụ khi đợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận
thanh toán tiền. Nh vậy, hạch toán tiêu thụ hàng hoá đồng thời là quá trình ghi
nhận doanh thu bán hàng và thực hiện hạch toán kết quả tiêu thụ. Hoạt động kinh
doanh thơng mại đặc biệt chú trọng đến công tác tiêu thụ và do đó, nghiệp vụ tiêu
thụ hàng hoá cùng với việc hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá có ý
nghĩa vô cùng quan trọng đối với công tác quản lý và công tác kế toán của doanh
nghiệp.
Đối với công tác quản lý doanh nghiệp, việc hạch toán tiêu thụ và kết quả
tiêu thụ hàng hoá cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho việc quản lý hoạt động
sản xuất kinh doanh
Đối với công tác kế toán trong các doanh nghiệp thơng mại, việc hạch toán

nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa có ý nghĩa quan trọng, nó tính toán và kiểm tra việc
sử dụng tài sản, tiền vốn ... nhằm cung cấp thông tin đảm bảo cho hiệu quả, quyền
chủ động kinh doanh và tự chủ về tài chính của doanh nghiệp. Tổ chức hợp lý quá
trình hạch toán nghiệp vụ này còn sẽ giúp tiết kiệm chi phí hạch toán mà vẫn đảm
bảo đầy đủ các nội dung, yêu cầu của công tác kế toán và hơn nữa có thể tránh đ-
ợc những sai sót có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Yêu cầu và nhiệm vụ của việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu
thụ hàng hoá
Nhằm nâng cao hiệu quả của nghiệp vụ tiêu thụ nói riêng và kết quả kinh
doanh nói chung, các doanh nghiệp phải thực hiện tốt các nghiệp vụ tiêu thụ đảm
bảo những yêu cầu đặt ra là:
- Tổ chức hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng
từ hợp lý. các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học,
tránh bỏ sót, ghi chép trùng lắp, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản
lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ kế
toán để phát huy đợc u điểm của chùng và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu quản lý đơn giản và tiết kiệm.
- Xác định đúng thời điểm hàng hoá đợc coi là tiêu thụ để kịp thời ghi nhận
doanh thu và lập báo cáo bán hàng. Báo cáo thờng xuyên kịp thời tình hình bán
hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại hàng, từng hợp đồng
kinh tế.
- Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình
tiêu thụ hàng hoá cũng nh chi phí quản lý doanh nghiệp, phân bổ chi phí còn lại
cuối kỳ và kết chuyển chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh
doanh.
Để tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời, chình xác cho nhà quản lý có
những quyết định hữu hiệu và đánh giá dợc chất lợng hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện những yêu cầu trên, hạch toán nghiệp vụ tiêu
thụ hàng hoá có những nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời và chi tiết sự biến động hàng bán ở

trạng thái: hàng đi đờng, hàng trong kho, trong quầy, hàng gửi bán
- Phản ánh chính xác, kịp thời khối lợng hàng tiêu thụ và ghi nhận doanh thu
bán hàng và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lợng hàng bán (giá vốn, doanh
thu thuần).
- Phân bổ chi phí mua hàng hợp lý cho số lợng hàng đã bán và tồn cuối kỳ.
- Lựa chọn phơng pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo
độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp.
- Xác định kết quả bán hàng, thực hiện chế độ báo cáo hàng hoá và báo cáo
bán hàng, cung cấp kịp thời tình hình tiêu thụ để phục vụ cho doanh nghiệp điều
hành hoạt động kinh doanh.
- Theo dõi và phán ánh kịp thời công nợ với khách hàng.
- Báo cáo kịp thời, thờng xuyên tình hình tiêu thụ, tình hình thanh toán đảm
bảo đáp ứng yêu cầu quản lý và giám sát chặt chẽ hàng bán
- Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tại khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán
phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
Kế toán tiêu thụ thực hiện tốt những nhiệm vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả
thiết thực cho hoạt động của doanh nghiệp, giúp cho ngời sử dụng thông tin kế
toán nắm đợc toàn diệm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho nhà
quản lý chỉ đạo kinh doanh kịp thời, phù hợp với tình hình biến động thực tế của
thị trờng và việc lập kế hoạch kinh doanh trong tơng lai của doanh nghiệp.
3. Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá
Các doanh nghiệp có thể tiêu thụ hàng hoá dới theo nhiều phơng thức khác
nhau nh bán buôn, bán lẻ, gửi bán.... Trong đó, mỗi phơng thức bán hàng lại có
thể đợc thực hiên dới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng chờ chấp
nhận ...).
3.1. Bán buôn hàng hoá
Bán buôn hàng hoá là bán cho mạng lới bán lẻ, cho sản xuất, tiêu dùng, xuất
khẩu.
Đặc điểm của bán buôn hàng hoá là:
- Đối tợng bán hàng hoá là doanh nghiệp thơng mại, doanh nghiệp sản xuất

và các tổ chức kinh tế khác.
- Hàng hoá có thể là vật phẩm tiêu dùng hoặc t liệu sản xuất.
- Khối lợng hàng bán ra mỗi lần thờng là lớn.
- Thanh toán tiền hàng chủ yếu không dùng tiền mặt mà thông qua ngân
hàng và các hình thức thanh toán khác.
Các hình thức bán buôn hàng hoá:
- Bán buôn qua kho: Là hình thức bán hàng mà hàng hoá đợc đa về kho
doanh nghiệp rồi mới trực tiếp chuyển đi bán.
+ Bán buôn qua kho theo hình thức bên mua lấy hàng trực tiếp tại kho
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa bên bán và bên mua thì bên mua
phải cử cán bộ nghiệp vụ (ngời đợc uỷ quyền) đến nhận hàng tại kho của bên bán.
Bên bán giao chứng từ cho bên mua gồm hoá đơn giá trị gia tăng,hoá đơn kiêm
phiếu xuất kho. Khi ngời nhận hàng đã nhận đủ số hàng và ký xác nhận trên
chứng từ bán hàng thì số hàng đó không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và
đợc coi là hàng tiêu thụ.
+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký giữa đơn vị bán buôn và đơn vị mua hàng
thì bên bán phải chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm đã ghi trong hợp đồng
bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Bên bán gửi hoá đơn GTGT, hoá
đơn kiêm phiếu xuất kho trong đó ghi rõ số lợng và giá trị thanh toán của hàng dã
chuyển đi. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào
nhận đợc tiền hàng hoặc bên mua xác nhận là đã nhận đợc hàng và chấp nhận
thanh toán thì mới đợc coi là tiêu thụ. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu
hoặc do bên mua phải trả tuỳ theo quy định trong hợp đồng ký giữa hai bên.
- Bán buôn không qua kho (bán buôn vận chuyển thẳng): Đây là trờng
hợp tiêu thụ hàng hoá bán cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp mà
giao thẳng từ bến cảng nhà ga hoặc từ nơi mua hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng
là phơng pháp bán hàng tiết kiệm đợc chi phí lu thông và tăng nhanh sự vận động
của hàng hoá. Tuy nhiên phơng thức này chỉ đợc thựchiện trong điều kiện cung
ứng hàng hoá có kế hoạch, hàng hoá không cần có sự phân loại, chọn lọc hay bao

gói của đơn vị bán. Bán buôn không qua kho có hai hình thức: + Bán buôn
vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này bên bán buôn căn
cứ vào hợp đồng mua hàng để nhận hàng của nhà cung cấp bán thẳng cho khách
hàng theo hợp đồng bán hàng không qua kho của doanh nghiệp. Nghiệp vụ mua
và bán xẩy ra đồng thời. Bên bán buôn vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp
về hàng mua vừa tiến hành thanh toán với bên mua về hàng bán. Nếu hàng hoá
giao thẳng do doanh nghiệp chuyển đến bên mua theo hợp đồng thì số hàng đó
vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chỉ đợc coi là tiêu thụ khi bên mua
trả tiền hoặc thông báo đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán. Còn nếu bên
mua cử ngời đến nhận hàng trực tiếp thì khi giao xong, hàng hoá đợc coi là tiêu
thụ theo hình thức này bên bán giao cho bên mua là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn
bán hàng và chi phí vận chuyển bên bán buôn phải chịu.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Doanh nghiệp
bán buôn là đơn vị trung gian trong quan hệ giữa bên cung cấp và bên mua. Công
ty uỷ nhiệm cho bên mua nhận hàng và thanh toán tiền hàng với bên cung cấp về
số hàng trong hợp đồng mà công ty đã ký kết với bên cung cấp. Trong nghiệp vụ
này, công ty không phát sinh nghiệp vụ mua hàng, bán hàng. Tuy nhiên, tuỳ theo
điều kiện đã ký kết trong hợp đồng mà bên bán buôn đợc hởng một khoản hoa
hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. Sau đó, bên cung cấp gửi cho doanh
nghiệp bán buôn hoá đơn bán hàng để theo dõi việc thực hiện hợp đồng đã ký.
Theo hình thức này, doanh nghiệp không ghi nhận nghiệp vụ mua hàng cũng nh
bán hàng.
3.2. Bán lẻ hàng hoá
Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng của sự vận động hàng hoá từ nơi sản
xuất đến nơi tiêu thụ, hàng hoá đợc bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng, kết thúc
nghiệp vụ này hàng hoá đợc chuyển từ lĩnh vực lu thông sang lĩnh vực tiêu dùng.
Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện. Bán lẻ hàng hoá là bán trực
tiếp cho ngời tiêu dùng, cho cơ quan xí nghiệp phục vụ nhu cầu sinh hoạt không
mang tính chất sản xuất kinh doanh. Đặc điểm của phơng thức bán hàng này là
hàng hoá bán ra với khối lợng ít, thanh toán ngay và hình thức thanh toán thờng là

tiền mặt nên không lập chứng từ cho từng lần bán.
Các hình thức bán lẻ hàng hoá
- Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này nhân viên bán hàng chịu trách
nhiệm vật chất về số hàng nhận bán tại quầy, trực tiếp thu tiền và giao cho khách
hàng đồng thời ghi chép vào thể quầy hàng. Thẻ quầy hàng có thể mở cho từng
mặt hàng, phản ánh cả số lợng và giá trị. Cuối ca, cuối ngày nhân viên bán hàng
kiểm kê tiền bán hàng và kiểm kê hàng tồn quầy để xác định lợng hàng đã bán ra
trong ca, trong ngày rồi sau đó lập báo cáo bán hàng. Tiền hàng đợc nhân viên bán
hàn kê vào giấy nộp tiền nộp cho thủ quỹ của doanh nghiệp hoặc ngân hàng. Báo
cáo bán hàng là căn cứ để ghi nhận doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp theo
giấy nộp tiền.
Hình thức này giúp cho việc bán hàng đợc nhanh hơn. tuy nhiên, nó lại bộc lộ nh-
ợc điểm:
+ Nếu quản lý không chặt chẽ thì sẽ xẩy ra hiện tợng lạm dụng tiền bán hàng.
+ Do ngời bán hàng vừa thu tiền vừa bán hàng nên trong những giờ cao điểm
dễ gây nhầm lẫn, mất mát.
- Bán lẻ thu tiền tập trung
Đối với thu tiền tập trung thì thì việc thu tiền và bán hàng tách rời nhau. Mỗi
quầy hàng, cửa hàng có một nhân viên thu ngân viết hoá đơn và thu tiền của
khách hàng, sau đó giao cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng tại quầy
hàng. Nhân viên bán hàng chỉ có nhiệm vụ căn cứ vào hoá đơn hoặc tích kê để
giao hàng cho khách và chịu trách nhiệm về số hàng đã xuất ra. Báo cáo bán hàng
do nhân viên bán hàng lập, còn giấy nộp tiền do nhân viên thu ngân lập rồi nộp
lên phòng kế toán. Báo cáo bán hàng đợc lập căn cứ vào hoá đơn hoặc tích kê giao
hàng hoặc kiểm kê hàng tồn cuối ca, cuối ngày để xác định lợng hàng bán ra. Báo
cáo bán hàng đợc coi là căn cứ để hạch toán doanh thu và đối chiếu với số tiền đã
nộp.
Phơng pháp này tách giữa ngời bán hàng và ngời giữ tiền, do đó tránh đợc
những nhầm lẫn, sai sót,mất mát và phân định rõ trách nhiệm.
Tuy nhiên hình thức này cũng còn có nhợc điểm gây phiền hà cho khách hàng. Do

vậy hiện này phơng pháp này ít áp dụng, chủ yếu là áp dụng với những mặt hàng
có giá trị lớn.
3.3. Phơng thức gửi hàng đại lý hay ký gửi hàng hoá
Đây là phơng thức bán hàng trong đó doanh nghiệp thơng mại giao hàng cho
cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý , ký
gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và đợc hởng hoa hồng đại lý. Số
hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
thơng mại cho đến khi cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền, chấp nhận thanh toán
hoặc thông báo về số hàng đã bán đợc.
Trong điều kiện kinh tế thị trờng ngày càng phát triển, một doanh nghiệp
muốn tồn tại và lớn mạnh thì phải không ngừng vơn ra chiếm lĩnh thị trờng. Vì
vậy, việc đa dạng hoá phơng thức và hình thức bán hàng là điều vô cùng cần thiết.
II- hạch toán tiêu thụ trong các doanh nghiệp thơng mại
áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên.
1. Tài khoản sử dụng.
Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên, để hạch toán tiêu thụ, kế toán sử dụng các tài khoản sau: