Thực trạng tổ chức kế toán và quản lý TSCĐ

Thực trạng tổ chức kế toán và quản lý TSCĐ
Thực trạng tổ chức kế toán và quản lý TSCĐ
tại công ty vật t
tại công ty vật t
vận tải xi măng
vận tải xi măng
2.1 Khái quát thực trạng tổ chức bộ máy quản lý SXKD và tổ chức công tác
2.1 Khái quát thực trạng tổ chức bộ máy quản lý SXKD và tổ chức công tác


kế toán tại Công ty:.
kế toán tại Công ty:.
2.1.1.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển:
Tiền thân của Công ty Vật t vận tải xi măng là Xí nghiệp cung ứng vật t vận tải
thiết bị xi măng, trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xi măng Việt Nam (viết tắt là:
LHCXNXMVN). Xí nghiệp đợc thành lập ngày 1/5/1981 với nhiệm vụ cung ứng
các loại nguyên vật liệu, thiết bị, phụ tùng cho dây truyền sản xuất của các nhà
máy sản xuất xi măng.
Để đáp ứng nhu cầu sản xuất của các nhà máy xi măng, Bộ Xây dựng đã ban
hành quyết định số 824/BXD- TCLĐ (ngày 3/12/1990) về việc sắp xếp lại tổ chức
cung ứng và vận tải, cho phép hợp nhất hai đơn vị: Công ty vận tải xây dựng và Xí
nghiệp cung ứng vật t vận tải thiết bị xi măng, thành lập một doanh nghiệp Nhà n-
ớc, hạch toán độc lập, lấy tên là Công ty Kinh doanh vật t vận tải xi măng (trực
thuộc LHCXNXMVN). Đến ngày 12/2/1993, theo quyết định 002A/BXD-TCLĐ,
công ty đợc đổi tên thành Công ty Vật t vận tải xi măng (viết tắt là công ty
VTVTXM). Hiện nay, công ty đặt trụ sở tại 21B Cát Linh- Hà Nội , lấy tên giao
dịch là COMATCE.
Tháng 4/2000, theo quyết định 97/XMVN-HĐQT (ngày 21/3/2000), công ty
chuyển giao nhiệm vụ kinh doanh xi măng sang Công ty Vật t kỹ thuật xi măng
và thực hiện các hoạt động chủ yếu sau:

- Kinh doanh (mua, bán) các loại vật t đầu vào nh: than, xỉ pirit, quặng bôxit,...
phục vụ cho sản xuất của các công ty xi măng thành viên.
- Kinh doanh vận tải hàng hoá (vận tải và thuê vận tải xi măng, clinker, chuyển
tải than)
- Sản xuất và kinh doanh các loại phụ gia cho sản xuất xi măng nh: xỉ tuyển, xỉ
chất lợng cao (chỉ tập trung tại chi nhánh Phả Lại).
Trớc những thay đổi đó, Công ty càng phải nỗ lực phấn đấu để đạt kế hoạch
mà Tổng công ty giao phó: cung ứng đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lợng cho yêu
cầu sản xuất xi măng. Công ty VTVTXM luôn khẳng định vai trò quan trọng của
mình đối với các nhà máy xi măng trực thuộc Tổng công ty. Dới đây là một số kết
quả mà công ty đã đạt đợc trong ba năm qua:
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty VTVTXM
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
Tổng doanh thu 358 755 480 294 464 111 546 997 330 855 011681
Doanh thu thuần 354 347 634 403 464 111 546 997 330 855 011 681
Giá vốn hàng bán 289 324 190 343 343 382 684 517 202 680 468 669
Lãi gộp 65 023 444 060 120 728 862 480 128 174 543 012
Chi phí bán hàng và quản lý DN 67 930 933 447 119 625 471 716 125 995 847 840
Lợi nhuận (LN) từ hoạt động
(HĐ) kinh doanh
-2 917 489 387 1 103 390 764 2 178 695 172
LN từ HĐ tài chính 548 760 130 374 100 250 109 097 070
LN từ HĐ bất thờng - 1 159 297 206 506 226 136
LN trớc thuế -2 358 729 257 2 636 788 220 2 794 018 378
Thuế TNDN - 843 772 230 894 085 881
LN sau thuế -2 358 729 257 1 793 015 990 1 899 932 497
Nhìn chung hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần
đây có chiều hớng đi lên, mặc dù do tác động của rất nhiều yếu tố khách quan
xong công ty vẫn tạo đủ công ăn việc làm cho đa số cán bộ công nhân viên, phát
huy đợc tiềm năng, tạo đợc uy tín trên thị trờng.

2.1.2. Khái quát thực trạng tổ chức bộ máy quản lý SXKD của Công ty:
2.1.2. Khái quát thực trạng tổ chức bộ máy quản lý SXKD của Công ty:
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty
Vật t vận tải xi măng.
Giám đốc
Phó giám đốc
kinh doanh
Phó giám đốc
kỹ thuật - vận tải
Phòng kế hoạch
Phòng kinh doanh phụ gia
Phòng kinh doanh
xi măng
Văn phòng
Phòng tổ chức
lao động
Phòng Kế toán
tài chính
Phòng vận tải
Phòng kỹ thuật
Phòng điều độ
Các chi nhánh kinh doanh vật t đầu vào
Trung tâm
kinh doanh VLXD
Đoàn vận tải
Chi nhánh Phả Lại
Bộ máy quản lý đợc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Giám đốc đợc
sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng và bộ phận tham mu để nghiên cứu, bàn
bạc, tìm ra giải pháp tối u cho những vấn đề phức tạp. Tuy nhiên, quyền quyết
định vẫn thuộc về thủ trởng. Cơ cấu này giúp giám đốc giải quyết đợc số lợng lớn

công việc, đồng thời, phát huy đợc năng lực và trí tuệ của các phòng ban.
Đứng đầu bộ máy quản lý này là giám đốc. Là ngời đại diện của công ty, giám
đốc quản lý điều hành mọi hoạt động SXKD theo đúng pháp luật, điều lệ của đơn
vị mình, chịu trách nhiệm toàn diện về các nhiệm vụ, kế hoạch SXKD của công ty
và nhận báo cáo trực tiếp về kết quả hoạt động SXKD.
Giúp việc Giám đốc có hai Phó giám đốc :
- Phó giám đốc phụ trách kế hoạch kinh doanh.
- Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật , xây dựng cơ bản và vận tải.
Các công việc cụ thể do các phòng ban chuyên môn thực hiện. Các phòng ban
này đợc phân công theo chức năng, nhiệm vụ nh sau:
+ Phòng kế hoạch:
Phòng kế hoạch chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch, lập các phơng án kinh
doanh, phơng án giá cả, theo dõi việc thực hiện kế hoạch của các bộ phận, phòng
ban chi nhánh.
+ Phòng kinh doanh xi măng:
Phòng kinh doanh xi măng tham mu, giúp việc cho giám đốc những vấn đề
liên quan đến hoạt động SXKD của công ty, đặc biệt trong quá trình tìm kiếm đối
tác và ký kết các hợp đồng kinh tế để mở rộng thị trờng.
+ Phòng kinh doanh phụ gia:
Phòng kinh doanh phụ gia lập phơng án và triển khai thực hiện kinh doanh các
chất phụ gia, ký hợp đồng kinh tế về vận tải và mua bán phụ gia.
+ Phòng điều độ:
Phòng điều độ tổng hợp số liệu hàng ngày để báo cáo giao ban các buổi sáng
về tình hình vận tải, mua bán hàng hoá, từ đó phối hợp điều hành phơng tiện vận
tải, thông tin sản xuất giữa công ty và các nhà máy xi măng, các cơ quan có liên
quan, đảm bảo thông tin cho toàn công ty.
+ Phòng tổ chức lao động:
Phòng tiến hành xây dựng quy hoạch cán bộ, tiếp nhận, đào tạo, sa thải, điều
động cán bộ, giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách của ngời lao động, lập kế
hoạch lao động tiền lơng, thởng theo từng thời kỳ, quản lý công tác quân sự và an

toàn lao động.
+ Phòng kỹ thuật:
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm theo dõi và giám sát về kỹ thuật, chất lợng
sản phẩm, quản lý hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, quản lý máy móc thiết bị,
cải tiến kỹ thuật.
+ Phòng vận tải:
Phòng lập phơng án kinh doanh vận tải, tổ chức khai thác phơng tiện vận tải,
vận chuyển vật t, hàng hoá, vận chuyển clinker theo kế hoạch và ký kết hợp đồng
kinh tế về vận tải.
+ Phòng kế toán - tài chính:
Phòng kế toán - tài chính chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính hàng
năm, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng quy định của pháp lệnh kế
toán thống kê của Nhà nớc, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, tổ chức khai thác,
sử dụng, quản lý mọi nguồn vốn phục vụ cho SXKD.
+ Văn phòng:
Bộ phận này đảm bảo điều kiện vật chất, đảm bảo công tác hành chính hậu
cần, an ninh trong cơ quan, lu trữ, văn th, chăm lo đời sống ngời lao động và quản
lý tài sản của cơ quan.
+ Các chi nhánh, đoàn vận tải, trung tâm kinh doanh vật liệu xây dựng:
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc về toàn bộ hoạt động SXKD. Bộ phận này
khai thác dịch vụ vận tải, tiếp nhận, bảo quản, cung ứng các loại hàng hoá phục vụ
cho sản xuất xi măng; giao dịch, thực hiện các hợp đồng kinh tế đợc công ty giao
cho.
2.1.3.Khái quát về tổ chức công tác kế toán của công ty:
Hoạt động SXKD của công ty đợc tiến hành trên nhiều địa bàn khác nhau. Do
đó, Công ty VTVTXM tổ chức mô hình kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Hình
thức này đợc biểu hiện nh sau:
Kế toán tại các chi nhánh hạch toán báo sổ đợc uỷ quyền lập các chứng từ ban
đầu và tập hợp các chứng từ liên quan, nộp về phòng kế toán công ty để phân loại
và hạch toán theo từng phần hành. Kế toán tại các chi nhánh hạch toán phụ thuộc

trực tiếp tổ chức hạch toán vào các sổ sách có liên quan theo quy định và gửi về
phòng kế toán công ty để tổng hợp vào quyết toán chung toàn công ty. Phòng kế
toán tài chính của công ty tổ chức hạch toán toàn bộ phần việc của các chi nhánh
hạch toán báo sổ và phần nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại Văn phòng công
ty, tổng hợp lập báo cáo quyết toán tài chính những phần việc hạch toán trực tiếp
này; tổng hợp quyết toán toàn công ty trên cơ sở báo cáo quyết toán của các chi
nhánh hạch toán báo sổ, của Văn phòng công ty và báo cáo quyết toán của các chi
nhánh hạch toán phụ thuộc. Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức nh sau:
- Kế toán trởng:
Kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế
toán thống kê của công ty; phụ trách phòng kế toán tài chính; tổ chức hớng dẫn,
chỉ đạo công tác kế toán của công ty; xây dựng quy chế quản lý tài chính, chỉ đạo
công tác lập kế hoạch tài chính và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính;
tổ chức công tác lập báo cáo quyết toán tại văn phòng công ty và các đơn vị trực
thuộc; phân tích hoạt động kinh tế theo chỉ đạo của giám đốc công ty; chỉ đạo
công tác kiểm kê, đánh giá tài sản theo quy định của Nhà nớc, và công tác quản lý
chi tiêu tại đơn vị.
- Kế toán tổng hợp:
Kế toán tổng hợp kiểm tra toàn bộ hệ thống phiếu hạch toán của toàn bộ các
cán bộ kế toán có liên quan trớc khi nhập số liệu trên máy tính; đôn đốc các kế
toán phần hành thực hiện các công việc để bảo đảm tiến độ tổng hợp; lập báo cáo
kế toán theo quy định; kiểm tra việc ghi chép, hạch toán kế toán tại các đơn vị cơ
sở; thực hiện công tác kế toán cuối kỳ; chủ trì đối chiếu và thông báo kết quả đối
chiếu hàng tháng; họp giao ban thay trởng phòng nếu trởng phòng đi vắng.
- Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Kế toán nguyên vật liệu, công cụ theo dõi theo dõi chi tiết và phản ánh tình
hình nhập- xuất- tồn của từng loại vật t, công cụ lao động, nguyên vật liệu phục vụ
cho SXKD của toàn công ty; trực tiếp quản lý, theo dõi và tổ chức ghi chép, hạch
toán hoạt động SXKD của trung tâm kinh doanh vật liệu xây dựng.
- Kế toán lơng:

Kế toán lơng theo dõi và tính, trích nộp các quỹ: Bảo hiểm xã hội, kinh phí
công đoàn, bảo hiểm y tế; tính và theo dõi các nguồn lơng, phân bổ tiền lơng hàng
tháng cho cán bộ công nhân viên trong Văn phòng công ty; quản lý chi tiêu các
quỹ khen thởng, phúc lợi theo đúng quy định của công ty.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng:
Kế toán tiền gửi ngân hàng theo dõi và phản ánh các khoản tiền gửi, tiền vay,
khoản phải thu khác, phải trả khác và các khoản tạm ứng bằng tiền gửi ngân hàng.
- Kế toán tiền mặt:
Kế toán tiền mặt theo dõi các tài khoản tiền mặt, tạm ứng, đôn đốc thu hồi các
khoản công nợ tạm ứng theo nhiệm vụ phân công
- Kế toán bán hàng:
Kế toán bán hàng theo dõi các tài khoản phải trả ngời bán, giá vốn hàng bán,
tài sản thừa thiếu chờ xử lý; định kì 6 tháng đối chiếu công nợ với từng khách
hàng bán hàng cho công ty; tổng hợp số liệu đối chiếu định kì hàng tháng theo
quy định của công ty.
- Kế toán mua hàng:
Kế toán mua hàng theo dõi các tài khoản phải thu của ngời mua, định kì 6
tháng đối chiếu công nợ với từng khách mua hàng của công ty; tổng hợp số liệu
đối chiếu định kỳ hàng tháng theo quy định của công ty.
- Kế toán theo dõi chi phí vận chuyển:
Kế toán theo dõi chi phí vận chuyển theo dõi toàn bộ khách hàng vận tải, bốc
xếp, thuê bảo vệ, thuê kho bãi, ... thuộc những hợp đồng đợc công ty uỷ nhiệm
cho chi nhánh ký, thực hiện và đợc thanh toán trực tiếp; định kỳ 6 tháng đối chiếu
công nợ với từng khách hàng vận tải của công ty.
- Kế toán quản lý chi tiêu tại các chi nhánh:
Kế toán phần hành này theo dõi, quản lý, kiểm tra, thanh quyết toán toàn bộ
tình hình chi tiêu tài chính tại các chi nhánh: Quảng Ninh, Hoàng Thạch, Hải
phòng, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Phả Lại, Đoàn vận tải; hàng tháng tổ chức đối chiếu với
từng chi nhánh để xác định nguồn kinh phí cuối kỳ.
- Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản:

Kế toán TSCĐ và XDCB theo dõi các tài khoản TSCĐ, hao mòn TSCĐ, XDCB
dở dang, nguồn vốn kinh doanh và nguồn vốn XDCB; theo dõi công tác XDCB,
sửa chữa tài sản và tham gia khảo giá khi mua sắm TSCĐ.
- Thủ quĩ:
Thủ quỹ tiến hành thu chi tiền mặt, lập báo cáo quỹ hàng ngày theo qui định
của Nhà nớc và của công ty; cuối tháng, cùng kế toán tiền mặt kiểm kê quỹ tiền
mặt.
Cách tổ chức bộ máy kế toán của công ty rất hợp lý và tuân thủ nguyên tắc bất
kiêm nhiệm. Có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán của công ty trên sơ đồ sau:
Kế toán quản lý chi tiêu các chi nhánh
Kế toán TSCĐ và XDCB
Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
Kế toán tiền mặt, TGNH
Kế toán bán hàng
Kế toán mua hàng
Kế toán theo dõi chi phí vận chuyển
Kế toán tổng hợp
Kế toán lơng
Kế toán các đơn vị chi nhánh
Kế toán trởng
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Vật t vận tải xi măng.
Là một công ty có qui mô tơng đối lớn nên các nghiệp vụ phát sinh nhiều và
khá phức tạp. Để góp chơng đảm bảo chính xác thông tin kế toán, công ty đã áp
dụng kế toán máy vào công tác quản lý kế toán. Bộ phận máy vi tính đợc sử dụng
để lên Nhật ký chung và vào sổ cái các tài khoản .
Chu trình sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán của công ty đợc khái
quát nh sau:
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Xử lý nghiệp vụ (Định khoản, kiểm tra tính hợp lệ chính xác và phân loại chứng từ
Nhập chứng từ

- Lên các loại sổ sách báo cáo, Nhật ký chung
- Sổ cái, các sổ chi tiết
- Bảng cân đối kế toán
- Các Báo cáo tài chính
Khoá sổ chuyển sang kỳ sau
Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng:
Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản việc xây dựng nên hình thức sổ sách kế
toán thích hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hoá và xử lý thông tin
ban đầu. Từ đặc điểm hoạt động SXKD của công ty, khối lợng ghi chép lại các
nghiệp vụ phát sinh là rất lớn, nên tổ chức hệ thông sổ hợp lý càng có vai trò quan
trọng để cung cấp kịp thời thông tin và báo cáo định kỳ.
Với hình thức tổ chức sổ kế toán là Nhật ký chung, các sổ kế toán sử dụng tại
công ty đều là những sổ sách theo biểu mẫu qui định trong hình thức Nhật ký chung.
Đó là các sổ Nhật ký chung, Bảng tổng hợp chi tiết, Sổ chi tiết, Sổ cái.
Trình tự ghi sổ của công ty vật t vận tải xi măng tuân theo trình tự của hình
thức sổ Nhật ký chung cụ thể:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận đợc, kế toán tiến hành kiểm tra tính
hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ đó đồng thời tiến hành phân loại chứng từ.
Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán định khoản ghi vào Nhật ký chung . Những
chứng từ liên quan đến những đối tợng cần thiết phải kế toán chi tiết để ghi vào
các sổ chi tiết liên quan. Đồng thời căn cứ vào Nhật ký chung kế toán ghi vào sổ
cái của các tài khoản. Mỗi tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết đều đợc mở
riêng một sổ cái.
Cuối kỳ căn cứ vào các số liệu trên sổ cái kế toán lập bảng cân đối tài khoản
để kiểm tra và theo dõi số phát sinh, số d của các tài khoản đồng thời tiến hành
ghi các bút toán điều chỉnh từ đó lấy số liệu để lập các báo cáo kế toán.
Khái quát trình tự ghi sổ kế toán tại công ty Vật t vận tải xi măng
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ cái
Sổ nhật ký chung

Chứng từ gốc
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối kỳ
: Quan hệ đối chiếu
Trên cơ sở Nhật ký chung và các sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập ba
báo cáo sau: - Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
2.2. kế toán TSCĐ tại Công ty vật t
2.2. kế toán TSCĐ tại Công ty vật t
vận tải Xi măng:
vận tải Xi măng:
2.2.1. Đặc điểm và vai trò của TSCĐ trong sản xuất của Công ty:
2.2.1. Đặc điểm và vai trò của TSCĐ trong sản xuất của Công ty:
Xuất phát từ đặc trng hoạt động của Công ty là cung ứng và vận tải tức là mọi
hoạt động của Công ty phần lớn gắn liền với nhà cửa kho bãi và phơng tiện vận tải
Công ty vật t vận tải Xi măng có nhiều chi nhánh, kèm theo là hệ thống kho
tàng, bến bãi trải rộng ở các địa phơng khác nhau, vì vậy khả năng quản lý tập
trung đối với TSCĐ là rất khó, không thực hiện đợc, mà phải quản lý phân tán.
Một đặc điểm nổi bật nữa là TSCĐ có vai trò đặc biệt quan trọng trong sản
xuất kinh doanh của Công ty, quyết định chất lợng sản phẩm, dịch vụ, năng suất
lao động, sự chủ động của Công ty trong việc cung ứng vật t đầu vào cho các công
ty thành viên của Tổng công ty và qua đó phần nào quyết định sự tồn tại của Công
ty trong cơ chế thị trờng. Nắm bắt đợc vấn đề đó, Công ty coi việc không ngừng
đổi mới TSCĐ là công việc quan trọng, đồng thời coi kế toán là một công cụ đắc
lực trong việc giám sát chặt chẽ sự biến động của TSCĐ, quá trình sửa chữa, bảo
dỡng, trích khấu hao cơ bản, để tăng cờng quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng

TSCĐ, để TSCĐ phát huy hết vai trò của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh
của Công ty.
2.2.2. Kế toán TSCĐ tại Công ty Vật t vận tải xi măng:
Đến nay, kế toán TSCĐ tại Công ty vật t vận tải xi măng cha phát sinh các
nghiệp vụ kế toán liên quan đến TSCĐ vô hình và TSCĐ thuê tài chính và cha sử
dụng các tài khoản kế toán phản ánh TSCĐ vô hình và TSCĐ thuê tài chính
Toàn bộ nội dung công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại Công ty VTVTXM đợc
khái quát trên sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán TSCĐ hữu hình theo hình thức Nhật kí chung
tại Công ty VTVTXM.
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Chứng từ gốc
(Kể cả bảng tính và phân bổ khấu hao)
Nhật kí chung
Sổ chi tiết
TSCĐ hữu hình
Sổ cái TK 211, 214
(chi tiết Tài khoản cấp 3)
Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ hữu hình
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán
Đối chiếu kiểm tra
2.2.2.1 Kế toán chi tiết Tài sản cố định hữu hình tại Công ty Vật t vận tải
xi măng:
Với chức năng và nhiệm vụ cơ bản là cung ứng vật t đầu vào và vận tải, TSCĐ
của công ty (mà toàn bộ là TSCĐ hữu hình) có quy mô tơng đối lớn, chủ yếu là
nhà cửa, kho bãi và phơng tiện vận tải. Chất lợng vật t cung ứng cũng nh hiệu quả
công tác cung ứng bị chi phối phần lớn bởi chất lợng TSCĐ, đồng thời quyết định
đến sự tồn tại và phát triển của công ty. Chính vì vậy, để quản lý tốt về cả giá trị và

hiện vật, cũng nh kế hoạch đổi mới TSCĐ, kế toán TSCĐ tại công ty luôn theo dõi
và phản ánh kịp thời mọi biến động tăng giảm TSCĐ, cũng nh cung cấp đầy đủ
thông tin có liên quan tới TSCĐ theo yêu cầu của các cấp quản lý (công ty hoặc
Tổng công ty).
Khi có TSCĐ tăng thêm, công ty thành lập ban nghiệm thu, kiểm nhận TSCĐ
và cùng với đại diện bên giao TSCĐ lập Biên bản giao nhận TSCĐ cho từng đối t-
ợng tài sản. Sau đó, phòng kế toán sao cho mỗi đối tợng một bản để lu vào hồ sơ
riêng cho từng TSCĐ. Mỗi bộ hồ sơ TSCĐ bao gồm: Giấy đề nghị mua, Phiếu báo
giá, Quyết định thành lập tổ mua sắm, Hợp đồng mua bán, Biên bản thanh lý hợp
đồng, Hoá đơn, Phiếu kiểm tra chất lợng, Phiếu thu (của Phòng thuế trớc bạ và
thuế khác giao cho), Biên bản giao nhận hoặc Biên bản nghiệm thu công trình sửa
chữa lớn hoàn thành, Quyết định tăng TSCĐ, Biên bản kiểm nghiệm và các chứng
từ khác có liên quan. Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán công ty ghi các phiếu hạch
toán và sổ TSCĐ (không theo mẫu của Bộ Tài Chính). Sổ này lập theo từng năm
và lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển (trừ chi nhánh Phả Lại hạch toán
phụ thuộc thì theo dõi riêng).
Trong các trờng hợp giảm tài sản, căn cứ vào nguyên nhân cụ thể mà doanh
nghiệp lập chứng từ nh: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý,... Trên
cơ sở các chứng từ đó và một số chứng từ khác có liên quan, kế toán ghi giảm
TSCĐ trên sổ TSCĐ.
Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình
tại Công ty Vật t vận tải xi măng
Chứng từ TSCĐ
(Hồ sơ giao nhận)
Phiếu
hạch toán
Sổ TSCĐ
Sổ
cái
Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ

Trong quá trình hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình, kế toán công ty không lập
thẻ TSCĐ mà ghi vào phiếu hạch toán, sổ TSCĐ và tổng hợp trên bảng tổng hợp
tình hình tăng giảm TSCĐ hữu hình.
Lấy trờng hợp mua ôtô của Công ty LD Toyota Giải Phóng trong năm 2003
làm ví dụ. Sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục cần cần thiết để mua sắm TSCĐ
nh: ký kết hợp đồng kinh tế, kiểm tra chất lợng tài sản,... hai bên mua và bán lập
Biên bản giao nhận TSCĐ nh sau:
Số:
Biên bản giao nhận xe ôtô Nợ:
Có:
Căn cứ quyết định số : 1342 ngày 05/01/2003 của tổng giám đốc Công ty Liên
doanh TOYOTA Giải Phóng Hà Nội về việc bàn giao TSCĐ.
Ban giao nhận TSCĐ:
- Ông Trần Tùng Quân. Chức vụ: Tổng giám đốc Đại diện bên giao.
- Ông Nguyễn Tấn Thành. Chức vụ: Phó giám đốc Đại diện bên nhận.
- Ông (Bà): Chức vụ: Đại diện:
Địa điểm giao nhận TSCĐ: 21B phố Cát Linh-Hà Nội.
Xác nhận việc giao nhận TSCĐ nh sau:
S
T
T
Tên,
Kí
Mã hiệu, quy
cách (cấp
Hạng TSCĐ)
Nớc
SX,
XD
Năm

SX
Năm
đa
vào
sử
dụng
Tính nguyên giá TSCĐ Tỉ
lệ
hao
mòn
%
Tài
liệu
kèm
theo
Giá
mua
Cớc
phí
v/c
Chi
phí
chạy
thử
Nguyên giá
TSCĐ
1 Xe ôtô Toyota
Zace DX 1.8
LD 2003 2003 278.240.571
Dụng cụ phụ tùng kèm theo:

S
T
T
Tên, quy cách dụng cụ
phụ tùng
Đơn vị
tính
Số lợng Giá trị
A B C 1 2
1.
2.
3.
4
.
5.
6.
7.
Kích+tay quay kích
Cờ lê
Tuýp tháo lốp
Kìm
Tuýp bugi+tay công
Đệm chèn lốp
Lốp dự phòng
Chiếc
-
-
-
-
-

-
01
02
01
01
01
01
01
Thủ trởng đơn vị
(Kí, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trởng
(Kí, họ tên)
Ngời nhận
(Kí, họ tên)
Ngời
giao
(Kí, họ
tên)

Tiếp đó, kế toán phải tập hợp hoá đơn do bên bán gửi tới và các chứng từ liên
quan khác nh: Hợp đồng mua bán, Phiếu thu tiền (do Phòng thuế trớc bạ và thuế
khác giao cho), Phiếu báo giá, tờ khai nguồn gốc xe ôtô nhập khẩu, phiếu kiểm tra
chất lợng xuất xởng (do Cục đăng kiểm Việt Nam phát hành), biên bản thanh lý
hợp đồng. Từ đó, kế toán ghi phiếu hạch toán và các sổ kế toán chi tiết.
Tổng công ty xi măng Việt Nam
Công ty VT-VT XM Phiếu hạch toán
Số: /HTA
Ngày phát sinh: 15 / 4 /
2003
Căn cứ ghi: Hợp đồng kinh tế số 506/HĐKT-2003.

Nội dung kinh tế: Mua ôtô của Công ty LD TOYOTA Giải Phóng
Định khoản kế toán:
S
T
T
Nội dung
Mã
khách
hàng
Kí
hiệu
TK
Nợ Có
1 Mua ôtô Toyota Zace DX
1.8 trả bằng TGNH
LDQC 211
1332
1121
284.083.571
13.912.029
297.995.600
Trởng phòng KTTC
Trịnh Văn Chơng
Ngời lập phiếu
Huỳnh Trung Hiếu

Sổ Tài sản cố định. Năm: 2003
Loại: Thiết bị, dụng cụ quản lý.
Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi
chú

SH NT Nợ Có
Số d đầu kỳ: Xx
QC00
0425
15/4
...
Mua ôtô Toyota Zace
DX 1.8 trả bằng
TGNH
...
...
284.083.571
...
...
...
Số d cuối kỳ: Xx
Sổ Tài sản cố định Năm: 2003
Đơn vị sử dụng: Văn phòng công ty.
Chứng từ Diễn giải Số phát sinh Ghi
chú
SH NT Nợ Có
Số d đầu kỳ: Xx
QC00
0425
15/4
...
Mua ôtô Toyota Zace
DX 1.8 trả bằng
TGNH
...

...
284.083.571
...
...
...
Số d cuối kỳ: Xx

Trên cơ sở sổ chi tiết, hàng tháng, kế toán vào bảng tổng hợp tình hình tăng
giảm TSCĐ hữu hình.
Bảng tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ hữu hình. Năm 2003
GhiChú
Bàn giaoGiảm khác
Theo sổ sách
Giá trịcòn lại
2.058.458.977
...265.144.6671.731.069.354...
4.747.267.855
...21.490.5889.450.000 ...
Hao mònluỹ kế
151.231.416
...18.938.904123.914.040...
5.952.988.446
...2.992.35932.550.000...
Nguyên giáTSCĐ
2.209.690.393
...284.083.5711.854.983.394...
12.148.628.954
...24.482.94742.000.000...
Số lợng vàđơnvị tính
...01 cái4 XL + 01 tàu đẩy...

...24 m
2
01 chiếc...
Thời gian đavào sửdụng
...T4/2003T4/2003...
......
Nơi sử dụng
...Văn phòngĐoàn vận tải...
...Lào CaiThái Nguyên...
Nơisản xuất
...Liên doanhViệt Nam...
...Việt NamLiên Xô...
Têntài sản
Tăng TSCĐ:
...-Xe Toyota Zace
DX1.8
-Đoàn xà lan 02...
Giảm TSCĐ:
...-Nhà làm việc Lào
Cai.
-Ôtô Zin20K0497...
STT
I
II
2.2.2.2 Kế toán tổng hợp TSCĐ hữu hình tại công ty Vật t vận tải xi
măng
1- Tài khoản sử dụng hạch toán TSCĐ hữu hình:
Hệ thống tài khoản của công ty đợc chi tiết đến tài khoản cấp 3 trên cơ sở hệ
thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính. Để hạch toán TSCĐ hữu hình,
công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

Số hiệu tài khoản Tên tài khoản
211
2112
2113
2114
2115
2116
2118
214
2141
21412
21413
21414
21415
21416
21418
411
414
441
Tài sản cố định hữu hình
Nhà cửa, vật kiến trúc
Máy móc, thiết bị
Phơng tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn
Thiết bị, dụng cụ quản lý
Cây lâu năm, súc vật làm việc và/hoặc cho sản phẩm
Tài sản cố định khác
Hao mòn tài sản cố định
Hao mòn tài sản cố định hữu hình
Nhà cửa, vật kiến trúc
Máy móc, thiết bị

Phơng tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn
Thiết bị, dụng cụ quản lý
Cây lâu năm, súc vật làm việc và/hoặc cho sản phẩm
Tài sản cố định khác
Nguồn vốn kinh doanh
Quỹ đầu t phát triển
Nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản
Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản khác để hạch toán TSCĐ hữu
hình nh: tài khoản 111, 112, 133 (1332), 141, 331, 641, 642,..
2. Kế toán tổng hợp tình hình biến động tăng TSCĐ hữu hình tại công
ty VTVTXM:
TSCĐ của công ty đợc hình thành chủ yếu từ hai nguồn cơ bản: nguồn vốn
ngân sách (chiếm tỷ lệ nhỏ) và nguồn vốn tự bổ sung. Trong quá trình hình thành
TSCĐ hữu hình, các khoản chi phí phát sinh đợc theo dõi, tập hợp đầy đủ trên các
chứng từ làm căn cứ xác định nguyên giá TSCĐ. Kế toán phản ánh tăng nguyên
giá TSCĐ hữu hình lên phiếu hạch toán và ghi bút toán kết chuyển nguồn vốn t-
ơng ứng rồi tiến hành ghi các sổ tổng hợp: Nhật kí chung và Sổ cái TK 211.
TSCĐ hữu hình của Công ty VTVTXM tăng chủ yếu do những nguyên nhân
sau: tăng do mua sắm (kể cả mua mới và mua cũ), xây dựng mới, nhận bàn giao.
Các trờng hợp khác nh: đánh giá lại, nhận cấp phát, nhận bàn giao, điều chỉnh
quyết toán... ít khi xảy ra.
TSCĐ hữu hình tăng do mua sắm:
Căn cứ vào tình hình TSCĐ và nhu cầu sử dụng hiện tại, đầu năm, công ty lập
kế hoạch đầu t. Kế hoạch này nêu rõ danh mục TSCĐ xin đầu t, hình thức đầu t,
dự toán và nguồn vốn đầu t để trình tổng công ty phê duyệt. Sau khi có ý kiến phê
duyệt, công ty mới triển khai thực hiện.
Đối với trờng hợp mua sắm, công ty thành lập tổ khảo sát để xác định giá thị
trờng. Hội đồng đánh giá của công ty xem xét và đề xuất phơng án mua sắm tối u
nhất để trình giám đốc phê duyệt. Sau khi đợc duyệt, bộ phận mua sắm tiến hành
các thủ tục mua sắm cần thiết nh: ký kết hợp đồng kinh tế, kiểm tra chất lợng tài

sản, lập biên bản giao nhận... Giao nhận TSCĐ xong, hoá đơn đợc chuyển đến.
Công ty làm thủ tục thanh toán với nhà cung cấp. Đồng thời, giám đốc ký quyết
định ghi tăng nguyên giá TSCĐ đó và giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng. Kế toán
căn cứ vào các chứng từ liên quan TSCĐ hữu hình để ghi tăng nguyên giá TSCĐ:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ hữu hình.
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 141,...: Tổng số tiền phải thanh toán.
và ghi bút toán kết chuyển nguồn tơng ứng:
Nợ TK 441: Nếu đầu t bằng nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản
Nợ TK 414: Nếu đầu t bằng quỹ đầu t phát triển.
Có TK 411: Nếu TSCĐ hữu hình đợc sử dụng vào hoạt động SXKD.
Hàng năm, công ty thờng tiến hành đầu t TSCĐ mới phục vụ cho hoạt động
kinh doanh của đơn vị. Lấy trờng hợp mua ôtô năm 2003 làm ví dụ.
Sau khi thực hiện những thủ tục ban đầu (theo quy định của công ty và tổng
công ty nh đã nói ở trên), công ty ký hợp đồng mua xe ôtô của Công ty Liên
doanh Toyota Giải Phóng . Cùng ngày, hai bên lập biên bản giao nhận xe ôtô (xem
phần hạch toán chi tiết). Đến ngày 10 tháng 04 năm 2003, bên bán gửi hoá đơn tới
công ty chờ thanh toán: