Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Quản lý chi phí - Nguyễn Anh Hào

QUẢN LÝ CHI PHÍ

Nguyễn Anh Hào
Khoa CNTT – HV CNBCVT II
2005 - 2006


Khái niệm

2

~ Quản lý chi phí là để bảo đảm cho dự án hoàn
thành trong khoản kinh phí cho phép (và trong thời
hạn cho phép)
1. Hoạch định (ước tính) chi phí thực hiện dự án
2. Đánh giá hiệu quả sử dụng kinh phí trong các kế
hoạch thực hiện và dự báo kết quả của dự án


1.Tiến trình ước tính kinh phí
• Là ước tính mức độ kinh phí cần thiết để trang bị
đủ nguồn lực cho dự án.
• Cần cân đối giữa kinh phí cấp cho dự án và lợi ích
mà sản phẩm của dự án sẽ tạo ra để dự án có sức
thuyết phục các nhà tài trợ.
1. Tính giá trị lợi ích mà dự án tạo ra cho tổ chức
2. Tính các loại chi phí cho dự án
3. Dự báo các giá trị bằng các mô hình

3

4

Chi phí vs Lợi ích
∑ lợi ích

Mức kinh phí

Điểm
hòa vốn

∑ chi phí
Thời gian có lãi

t1
Thời gian ứng dụng

t2


Thiết lập MOV
1. Xác định các lĩnh vực cần hổ trợ trong tổ chức:
 Kinh doanh: đa dạng hóa sản phẩm, đáp ứng nhanh,…
 Tài chính: tăng doanh thu & lợi nhuận,…
 Vận hành: giảm chi phí/tăng năng suất/giảm rework,..

2. Xác định giá trị mà dự án cung cấp cho tổ chức,
làm cho tổ chức tốt hơn, nhanh hơn, rẽ hơn hay
nhiều hơn ở vài lĩnh vực nào đó, bằng cách trợ
giúp giải quyết các vấn đề về năng suất

(efficiency) và hiệu quả (effectiveness) của tổ
chức.

5


Thiết lập MOV

6

3. Xác định các tiêu chuẩn để đánh giá MOV: là để hướng
dẫn cho các tiến trình dự án, để xác định mức kỳ vọng về
các kết quả chuyển giao (= mức nổ lực cần thiết của dự
án), và để đánh giá mức độ thành công của dự án.
4. Xác định thời hạn đạt được MOV: là xác định tất cả các
chuyển giao cụ thể của dự án, mỗi chuyễn giao gồm có sản
phẩm/dịch vụ và điểm tới hạn (deadline) phù hợp với yêu
cầu của tổ chức.
5. Xem xét và xác nhận từ các tác nhân, để bảo đãm rằng
giá trị MOV được nêu ra là đúng và thực tế.
6. Phát biểu tóm lược MOV một các rõ ràng, chính xác, để
bảo đãm cho mọi người có liên quan đều hiểu chính xác về
MOV.


Tính chi phí dự án (1)

7

1. Chi phí trực tiếp

• Ví dụ: Dự án có 1 công việc tốn 1 ngày để hoàn tất,
và cần 1 người thưc hiện.
• Chi phí để trả cho người thực hiện là $20/giờ, đó là
khoản tiền công mà người đó sẽ nhận được.
• Ngoài tiền công trả cho người thực hiện, dự án cần
phải trả thêm chi phí cho các tiện ích, vd:
– Điện, nước, thuê máy,…: tính theo giờ,
– Bảo hộ lao động (nón, quần áo,…): tính theo tháng,
– Tập huấn, bảo hiểm: tính theo quý hoặc năm.

• Nếu chi phí tiện ích = $5 / giờ thì chi phí thực cho
công việc là 8 giờ / ngày * $25 / giờ = $200 / ngày.


Cách tính chi phí trực tiếp

8

1. Xác định chủng loại nguồn lực cho công việc
– Vd: Nhân lực, Máy tính, Thiết bị, Tiền,…

2. Xác định mức độ của mỗi loại nguồn lực cho cv
– Vd: Người/ngày x số ngày công, Giờ máy,…

3. Xác định đơn giá (chi phí) của mỗi loại nguồn lực
– Vd: Đơn giá tiền công người/ngày

4. Tính chi phí cho từng công việc, và dự án
5. Cân đối nguồn lực để nguồn lực không bị sử dụng
quá mức

– Một người không thể làm nhiều công việc cùng một
lúc.


Tính chi phí dự án (2)
2. Chi phí gián tiếp. Là chi phí cho các hoạt động
quản lý, như số giờ viết báo cáo mỗi tuần, số giờ
họp mỗi tháng.
– Dự án càng phức tạp, chi phí quản lý càng cao.

3. Learning Curve. Chi phí thử nghiệm, thường gắn
kèm với chi phí làm mẫu thử (sẽ bị bỏ).
4. Reserve. Chi phí dự phòng cho các rủi ro, nhằm
cung cấp sự linh động cần thiết cho dự án để khắc
phục rủi ro khi nó xảy ra.

9


10

Ví dụ

Một dự án có 3 công việc A,B,C và 2 thành viên X,Y; thời
gian hoàn tất và chi phí thực hiện từng công việc của mỗi
người được cho ở bảng sau. Hãy phân công cho dự án để nó a)
hoàn thành nhanh nhất, b) ít tốn kém nhất.
CV

X

thời gian

X
chi phí

Y
thời gian

Y
chi phí

A

2 ngày

30 $

3 ngày

27 $

B

4 ngày

40 $

4 ngày

36 $

C |A→C

4 ngày

40 $

2 ngày

42 $


11

a) DA hoàn thành nhanh nhất
A

C

A

fcv

B

C
fnl

B

max(TE|fcv,TE|fnl)

X→A(2,2)
Y→B(4,4)

Y→A(3,3)
X→B(4,4)

X→C(4,
max{2,2}+4)

Y→C(2,
max{2,4}+2)

X→C(4,
max{3,4}+4)

Y→C(2,
max{3,3}+2)

TE= 6 ngày

TE= 6 ngày

TE= 8 ngày

TE= 5 ngày


b) DA có chi phí nhỏ nhất

CV

X

Y

A

30 $

27 $

Y→A : 27$

B

40 $

36 $

Y→B : 36$

C

40 $

42 $

X→C : 40$

Vậy ta có thêm phu thuộc nguồn lực Y → (A,B), ie: A và
B không thể thực hiện đồng thời, kế hoạch có thể là:
A (3)
B(4)
Y
C(4)
X
thời gian

12


Crashing

13

• Đôi khi dự án cần tốn thêm tiền để làm nhanh hơn
bình thường, vì:
– Nó đang bị chậm tiến độ; Có thời điểm rủi ro cần tránh;…

• Crashing: rút ngắn thời gian thực hiện dự án, để :
– Dự án hoàn thành sớm hơn: Tmới ≤ Tcủ - Δt
– Với tổng chi phí tăng thêm là tối thiểu: ΔCost = min
• Vấn đề 1: Cần làm gấp những công việc nào, để thời gian thực
hiện dự án giảm được một lượng Δt ?
– Các công việc cần rút ngắn phải là các công việc quyết định
thời gian làm dự án (critical tasks)
– Rút ngắn thời gian thực hiện của 1 critical task X có thể làm
nó không còn là critical task nữa; và tập critical task ban đầu
cũng có thể thay đổi.

• Vấn đề 2: ΔCost =min = ∑ Ci | Ci là chi phí rút ngắn cv i


Crashing
• Ví dụ: rút ngắn Δt = 2 tuần cho dự án sau:

Các phụ thuộc: A→BC; B→D; BC→E

14


15

Crashing
(4,7,8,1)
(3,3,3,0)

B

A
C
(5,8,8,0)

(3,10,12,2)
D

T=12
E
(4,12,12,0)

CT {A, C, E}, T=12 →Tmới=10
Crashed

T mới

ΔCost

A:3 →2
C:5 →2
E:4 →2

11
11
10

+6000
+4000
+5000

Crash { E } : khả thi vì Tmới = 10
• CT= { A,C,E } cho ta 3 phương án crash có chi phí tăng thêm
tương ứng là 6000,4000 và 5000; trong đó p.án crash E thỏa
thời gian rút ngắn Tmới=12-2=10. Liệu p.án này có chi phí
thấp nhất không ?
• Chi phí rút ngắn cv C = 4000; C < chi phí rút ngắn E (5000) →
Các p.án crash {C,A}, crash {C,E},… cũng có thể khả thi với
chi phí thấp hơn ?


16

Crashing
(4,7,8,1)
B

(3,3,3,0)

(3,10,12,2)
D

T=12

A
C
(5,8,8,0)

E
(4,12,12,0)
Crash C

(4,7,7,0)
(3,3,3,0)

B

A
C
(2,5,7,2)

(3,10,11,1)

D

T=
11
E
(4,11,11,0)

CT= {A, C, E}
P.án crash

T mới

ΔCost

{A}
{C}
{E}

11
11
10

+6000
+4000
+5000

Cr { E } khả thi với
CT= {A, B, E} chi phí tăng ít nhất
p.án crash

T mới

Cost

{C,A}
{C,B}
{C,E}

10
10
10

+10000
+7000
+9000

Crash CA, CB và CE đều khả thi


Ví dụ crashing
• Dự án có các cv mô tả là:
CV(Tbt,Cbt,Tcr,Ccr, pthuộc)
• Dự án có các cv sau:
A(2, 40, 1, 56, -)
B(3, 20, 1, 28, -)
C(5, 30, 4, 48, B)
D(2, 30, 1, 54, -)
E(5, 40, 3, 68, -)
F(3, 20, 1, 26, CA)
G(2, 30, 1, 60, F)

Tìm phương án thực hiện
dự án này trong thời hạn
9 tháng với chi phí tăng
tối thiểu ?

17


18

Crashing-1
(2,2,8,6)

(3,11,11,0)

A

{}

F
(5,8,8,0)

B

G
(2,13,13,0)

(2,2,13,11)
(5,5,13,8)

Cr T

+30

+8

C

+18

F+6

Các p.án crash:
{B},{C},{F},{G}

D
E

G

B

C

(3,3,3,0)

T=13 > 9
CTs={B,C,F,G}

TE=13
Lấy TL=TE
C

B: 3 →1

28 – 20 = +8

C: 5 →4

48 – 30 = +18

F: 3 → 1

26 – 20 = +6

G: 2 → 1

60 – 30 = +30

Chọn F để thử, vì nó
có ∆C bé nhất (+6)
trong số các p.án


19

Crashing-2 {F}
(2,2,8,6)

(1,9,9,0)

A

{} T=13 > 9

F

B

C

(3,3,3,0)

D
E

G
(2,11,11,0)

Cr T

+6

C+18 {F}1 T=11 > 9

CTs={B,C,F,G}

FG

FB

(2,2,11,9)
(5,5,11,6)

G+30

B+8

(5,8,8,0)

6+8=14
TE=11
Lấy TL=TE
C

B: 3 →1

28 – 20 = +8

C: 5 →4

48 – 30 = +18

F: 3 → 1

26 – 20 = +6

G: 2 → 1

60 – 30 = +30

6+30=36

FC
6+18=24

Các p.án crash mới:
{B},{C},{F,B},{F,C},{F,G},{G}
Chọn B để thử vì nó có
∆C bé nhất trong số các
p.án mới


20

Crashing-3 {B}
(2,2,6,4)

(3,9,9,0)

A

F

{} T=13 > 9

+8

{B}2 T=11 > 9

(5,6,6,0)

G

B

C

(1,1,1,0)

D
E

{F}1 T=11 > 9

G
(2,11,11,0)

+30

+6

CTs={B,C,F,G}

BC

BG

C+18

FG

+36

8+18=26 8+30=38
(2,2,11,9)
(5,5,11,6)

Cr T

FC
TE=11
Lấy TL=TE
C

B: 3 →1

28 – 20 = +8

C: 5 →4

48 – 30 = +18

F: 3 → 1

26 – 20 = +6

G: 2 → 1

60 – 30 = +30

BF

(bỏ đi, vì bị trùng)

FB

+24

+14

Các p.án crash mới:
{B,C}, {B,G}, {C}, {F,B}, {F,C}, {F,G}, {G}
Chọn {F,B} để thử vì nó có
∆C bé nhất (+14)


21

Crashing-4 {F,B}
(2,2)

(1,7)

A

{} T=13 > 9

F

+8

{B}2

(5,6)

B

C

(1,1)

D

G

C
BG

BC

Cr T

+38

+24

(2,2)
TE=9

C

B: 3 →1

28 – 20 = +8

C: 5 →4

48 – 30 = +18

F: 3 → 1

26 – 20 = +6

G: 2 → 1

60 – 30 = +30

+30

{F}1 T=11 > 9

G
(2,9)

E (5,5)

+6

T=11 > 9

BF

FG

+18

+36

+14

{FB}3

FC

+24

T= 9
Cr{F,B} là lời giải cần
tìm, chi phí tăng 14.


Financial models

22

1. Payback. Xác định bao lâu thì sẽ thu hồi được vốn
đầu tư.
– Vd: dự án đầu tư $100,000 để phát triển và ứng
dụng, và tiền lời từ dự án là $20,000 mỗi năm, thì

thời gian thu hồi vốn là $100000 / $20000 = 5 năm.
– Phương pháp này đơn giản, nhưng không xem xét
đến giá trị của đồng vốn theo thời gian

2. Break-Even. Xác định điểm hòa vốn của dự án
dựa trên số lượng.
– Vd: Website mua bán cần chi phí $100,000 và mỗi lần
bán được một mặt hàng, Website thu được $5 tiền lời.
Như vậy, số lượng mặt hàng cần phải bán được để thu
hồi vốn là 100,000 / 5 = 20,000 mặt hàng.


Financial models

23

3. Return On Investment. Xác định mức độ lợi
nhuận thu hồi được so với vốn đầu tư, tính bằng tỉ
số tiền lời thu về trên vốn đầu tư ban đầu.
– Vd: dự án cần $100,000 để tạo ra lợi nhuận $115,000,
thì ROI sẽ là ($115,000 – $100,000) / $100,000 = 15%

4. Net Present Value. Thể hiện giá trị của tiền theo
thời gian:
 NetCashFlow 

NPV  I   
t
(1  r )



I : tổng tiền vốn đầu tư ban đầu cho dự án
NetCashFlow = $ thu mỗi năm – $ chi mỗi năm.
r : tiền lãi suất ngân hàng (discount rate) mỗi năm
t : thời gian, tính theo năm.


24

Net Present Value

Vd: discount rate = 8 % năm, vốn đầu tư ban đầu I = $200,000
Thời hạn Thu được

Net
CashFlow

Chi phí

0 năm

0

$200,000

1 năm

$150,000

$85,000

2 năm

$200,000

3 năm
4 năm

Công thức

Discount
CashFlow

I = - $200,000

- $200,000

$65,000

$65000 / (1 + 0.08)1

$60,185

$125,000

$75,000

$75000 / (1 + 0.08)2

$64,300

$250,000

$150,000

$100,000

$100000/(1 + 0.08)3

$79,383

$300,000

$200,000

$100,000

$100000 / (1 +
0.08)4

$73,503

Net Present Value (NPV) năm thứ 4

$77,371


2.Tiến trình kiễm soát kinh phí dự án

25

~ Là xem xét các yếu tố thay đổi kinh phí của dự án để
1. Dự báo trước về tình hình ngân sách của dự án
2. Điều chỉnh kế hoạch sử dụng kinh phí
• Reviews. Là kết quả họp (hình thức hoặc phi hình
thức) về các chuyển giao, milstones, hoặc yêu cầu
của dự án tính đến thời điểm họp.
• Status reports. Các báo cáo tiến độ công việc so
với yêu cầu nêu trong BPP.
• Forecast reports. Các báo cáo dự báo về xu hướng
của các công việc đang thực hiện so với các yêu
cầu nêu trong BPP.