CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MS-WINDOWS VÀ WINWORD

Chương 1
TỔNG QUAN VỀ MS-WINDOWS VÀ WINWORD
§ 1. HỆ ĐIỀU HÀNH MS - WINDOWS
1.1 GIỚI THIỆU - KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT MS-WINDOWS
1.1.1 Khởi động WINDOWS :
WINDOWS sẽ được khởi động từ đĩa cứng của máy tính khi nhấn nút POWER (công
tắc nguồn), kết thúc khởi động là giao diện đồ hoạ (desktop):
1
Biểu tượng của một
chương trình (shortcut)
Biểu tượng của chương
trình Shortcut
Biểu tượng cực tiểu của
một cửa sổ
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD
___________________________________________________________________________
1.1.2 Thoát khỏi MS-Windows :
 Nhắp chuột vào nút START để vào trình đơn.
 Kích đơn phím chuột trái vào Shut down. xuất hiện hộp đối thoại.
 Nhắp chọn SHUT DOWN rồi nhắp vào nút OK .
1.2 DESKTOP
Màn hình làm việc của WINDOWS được gọi là DESKTOP, các thành phần trong
DESKTOP được giới thiệu ở màn hình khởi động Windows.
1.3 CÁC THAO TÁC VỀ MOUSE
Cách sử dụng Mouse trong windows
Công cụ để thao tác trong WINDOWS chủ yếu là chuột ( MOUSE ), ta có thể sử dụng
nút trái hay nút phải của MOUSE.
• Sử dụng nút trái chuột :
o Nhắp đơn (click single): Bấm nhanh nút trái và thả ra , trường hợp này sử dụng
khi mũi tên chuột đang ở trên một đối tượng (hình tượng) để chọn đối tượng
đó.

o Nhắp đúp (double click): Bấm nhanh nút trái 2 lần liên tiếp trên đối tượng để
mở của sổ của nhóm hay cho thi hành một trình ứng dụng.
o Kéo rê (drag mouse): Bấm và giữ nút trái mouse sau đó kéo rê đến vị trí khác
• Sử dụng nút phải của chuột :
Nhấn nút phải của chuột để hiện ra một MENU (Shortcut Menu), MENU này thay đổi
theo tình huống và thường có những lệnh thông dụng nhất như OPEN, COPY, CUT, DELETE.
Trong tập tài liệu này chúng ta dùng nhắp chuột tức là nhắp đơn nút trái, nhắp đôi tức là
nhắp đôi nút trái chuột.
2
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD
___________________________________________________________________________
§ 2. GIỚI THIỆU HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD
2.1 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WORD
2.1.1 Khởi động :
- Start → Programs → Microsoft Word
- Cũng có thể khởi động Word bằng
cách nhắp chuột vào biểu tượng
(SHORT CUT) của Microsoft word trên
Desk top của windows
- Nhắp chuột vào biểu tượng Word trên
thanh office bar.
2.1.2 Thoát khỏi word :
Có thể dùng các cách sau:
- F ile → Exit
- Nhắp chuột vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ Word.
- Nhắp đôi vào biểu tượng word ở góc trên bên trái cửa sổ Word.
- Nhấn tổ hợp ALT – F4
Nếu văn bản chưa được ghi (Save) thì xuất hiện hộp hội thoại và có 2 khả năng:
• Nếu chưa có tên mà muốn lưu lại thì nhấn YES và tiến hành đặt tên
• Nếu đã có tên, muốn ghi lại những thay đổi kể từ lần ghi cuối cùng thì nhấn YES,

Nếu nhấn NO là không muốn lưu lại, nhấn CANCEL huỷ bỏ tác vụ ghi.
3
Khởi động Word nhắp
chuột vào đây
Word
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD
___________________________________________________________________________
2.2 MÀN HÌNH LÀM VIỆC
• Cách chọn một mục trên thanh Menu ngang :
- Nhắp mouse vào tên mục chọn trên thanh menu ngang, hay nhấn F10 rồi dùng
phím mũi tên di chuyển vệt sáng đến mục chọn và nhấn ENTER.
- Hoặc nhấn ALT+Ký tự đại diện trên mục chọn.
Khi một mục trên thanh Menu lệnh được chọn thì xuất hiện một Menu dọc , Muốn
chọn một mục trên thanh Menu dọc chỉ cần nhắp chuột vào tên mục chọn hay di vệt sáng đến
vào gõ ENTER.
2.3 NHẬP VĂN BẢN
2.3.1 Sử dụng tiếng Việt
Microsoft word chạy trên môi trường windows, nên bộ Font chữ nào được cài đặt trong
windows đều dùng được trong văn bản của word. Hiện nay đang lưu hành nhiều bộ Font chữ
tiếng Việt khác nhau, nhưng trong giáo trình này giới thiệu những bộ Font chữ tiếng Việt phổ
dụng là ABC và Việtware. Bộ Font ABC chỉ gõ được theo kiểu Telex, bộ Font Việtware gõ
được cả kiểu telex và kiểu VNI:
- Kiểu gõ VNI : Dùng các phím ở phía trên các chữ cái để thể hiện dấu được qui định
như sau : sắc(1), huyền (2), hỏi (3), ngã (4), nặng (5), dấu mũ â , ê (6), dấu móc ư, ơ
(7), dấu liềm ă (8), dấu ngang đ (9). Cần bỏ dấu tại các nguyên âm ( O,Y,E,U,A,I)
- Kiểu gõ Telex, nghĩa là ta có thể bỏ dấu ngay sau chữ cái mang dấu, hoặc sau
cùng của 1 từ. Cách bỏ dấu như sau :
4
Các thanh công
cụ

Menu ngang
Menu dọc
Popup
Thanh cuộn
Vùng soạn thảo
Thanh
trạng thái
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD
___________________________________________________________________________
Dấu (‘ ) : tương đương với chữ S
Dấu (`) : tương đương với chữ F
Dấu (?) : tương đương với chữ R
Dấu (~) : tương đương với chữ X
Dấu (.) : tương đương với chữ J
Chữ ô : tương đương với chữ oo
Chữ Ô : tương đương với chữ OO
Chữ Ơ : tương đương với chữ OW
Chứ Ơ : tương đương với chữ OW
Chữ â : tương đương với chữ aa
Chữ Â : tương đương với chữ AA
Chữ ă : tương đương với chữ aw
Chữ Ă : tương đương với chữ AW
Chữ ư : tương đương với chữ uw
Chữ Ư : tương đương với chữ UW
Chữ ê : tương đương với chữ ee
Chữ Ê : tương đương với chữ EE
Chữ đ : tương đương với chữ dd
Chữ Đ : tương đương với chữ DD
Ví dụ : Để gõ được dòng chữ “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa “ thì ta phải gõ trên
bàn phím như sau :

“ Coongj hoaf xax hooij chur nghiax “
Muốn gõ tiếng Việt theo bộ Font nào thì phải khởi động chương trình
điều kiển tiếng Việt theo bộ Font đó, Thông thường khi khởi động
windows người ta đã cài đặt để chương trình điều khiển tiếng việt tự
động khởi động, nếu chưa khởi động ta phải tìm biểu tượng của chương trình điều
khiển tiếng Việt để khởi động (Nhắp chuột vào nút START rồi vào mục Programs
để tìm, cũng có thể nhắp vào biểu tượng của chương trình này trên màn hình chính của
windows nếu đã được tạo shortcut)
2.3.2 Cách nhập văn bản trong word :
Khi nhập một văn bản tiếng Việt cần định dạng:
- Kiểu chữ (Font): các Font chữ tiếng Việt của hệ Font ABC có dạng .Vn....
ví dụ: .Vntime, Fon Vietware có dạng VN..... , ví dụ: VNtimes new roman, Font
Unicode : Times New Roman.
- Cở chữ: ( size )
- Nhập văn bản bình thường, khi chạm lề phải của văn bản word sẽ tự động cuốn chữ
xuống dòng dưới.
- Khi muốn xuống dòng nhấn Shift – Enter.
- Để tạo một đoạn nhấn Enter.
2.4 CÁC PHÍM VÀ TỔ HỢP PHÍM DI CHUYỂN TRONG VĂN BẢN
• Di chuyển điểm chèn (con trỏ) trong văn bản :
- Sử dụng chuột: Nhắp chuột vào vị trí muốn đến
- Sử dụng bàn phím:
↑↓: Lên hay xuống một dòng
← →: Sang trái hay phải một ký tự
Home: Về đầu dòng
End: Về cuối dòng
Ctrl – Home: Về đầu văn bản
Ctrl – End: Về cuối văn bản
• Xóa ký tự :
Delete : Xóa ký tự tại vị trí con trỏ

Backspace (←) Xóa ký tự bên trái con trỏ
5
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD
___________________________________________________________________________
• Chuyển đổi giữa chế độ chèn và đè ký tự: Insert
6
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD
___________________________________________________________________________
§ 3. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG VĂN BẢN
3.1 TẠO MỘT VĂN BẢN MỚI
Khi khởi động WORD luôn tự động mở sẵn một tài liệu mới với tên ngầm định là
Document1. Trường hợp đang soạn thảo, muốn mở thêm một tài liệu mới có thể chọn một
trong các cách sau:
• F ile → New, hộp hội thoại xuất hiện chọn Blank Document.
• Nhắp chọn OK
hoặc:
• Nhấn Ctrl – N hoặc:
• Nhắp vào nút NEW  trên thanh công cụ chuẩn (standard toolbar)
3.2 LƯU 1 VĂN BẢN
• F ile – Save
• Nhắp vào biểu tượng  trên thanh công cụ chuẩn
• Nhấn Ctrl - S
Xuất hiện hộp hội thoại SAVE:
7
TM sẽ ghi tập
tin vào
Ghi tên tập
tin vào
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD
___________________________________________________________________________

- Nếu ghi lần đầu tiên thì phải đặt tên vào khung File Name rồi nhắp vào nút SAVE,
nếu muốn ghi vào thư mục nào thì phải chọn thư mục trong danh sách các thư mục.
- Nếu đã có tên WORD sẽ tự động ghi lại những thay đổi mới nhất.
- Tên file có thể đặt tùy ý không khống chế độ dài như DOS 6.x
- Muốn ghi file với tên khác FILE – SAVE AS các bước xử lý tương tự
như trên. Trường hợp này ứng dụng khi muốn dùng một tài liệu đã có để sửa lại tạo
thành một tài lệu khác nhưng vẫn muốn bảo toàn tài liệu gốc
3.3 MỞ 1 VĂN BẢN ĐÃ CÓ
Mở 1 tập tin sẵn có trên đĩa có thể chọn một trong các cách sau :
• F ile → Open...
• Nhấn Ctrl – O
• Nhắp vào nút  trên thanh công cụ chuẩn
Hộp hội thoại OPEN mở ra ta nhắp chọn file cần mở rồi nhấn nút OPEN hay nhắp đôi
vào file đó. Ta cũng có thể tìm các file cần mở ở ổ đĩa khác hay thư mục khác
8
Nút trở lên thư mục
phía trên ( Cha )
Thư mục hiện thời
Các tập tin chứa
trong tthư mục hiện
thời
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD
___________________________________________________________________________
3.4 ĐÓNG 1 VĂN BẢN
• Khi đóng 1 văn bản, ta không thoát chương trình Word. Bạn vẫn có thể tiếp tục làm
việc với các tư liệu khác. Thao tác: File → Close.
• Chú ý: Nếu văn bản khi đóng chưa được lưu (save) thì chúng ta sử dụng thao tác
lưu file ở mục 3.2.
3.5 CÁC THAO TÁC VỀ KHỐI
3.5.1 Chọn khối

Có thể dùng bàn phím hay chuột để chọn
• Dùng bàn phím : Đưa con trỏ đến ký tự đầu cần chọn giữ phím Shift dùng phím
mũi tên di chuyển về ký tự cuối cùng rồi thả Shift ra ta được khối cần chọn.
• Dùng chuột : Nhắp chuột tại ký tự đầu khối, nhấn giữ phím trái và rê cho đến ký
tự cuối khối thả chuột ra ta được khối cần chọn.
+ Các phương pháp chọn đặc biệt:
• Chọn một từ : Nhắp đôi chuột vào từ đó
• Chọn một dòng: Nhắp chuột vào khoảng trống bên trái dòng đó.
• Chọn một đoạn: Nhắp đôi chuột vào khoảng trống bên trái đoạn
• Chọn toàn bộ văn bản: Giữ Ctrl và nhắp chuột vào khoảng trống bên trái văn
bản hay nhấn Ctrl – A
• Chọn khối hình chữ nhật: Chọn một vùng hình chữ nhật giữ ALT và rê chuột
trong khi chọn khối.
• Để hủy việc chọn khối chỉ cần nhấn 1 trong 4 phím mũi tên điều khiển con trỏ
hoặc nhấn phím trái chuột vào bất cứ nơi nào trong vùng soạn thảo.
3.5.2 Sao chép khối
Sử dụng chức năng cắt, dán, sao chép, xóa một đoạn văn bản, một hình ảnh, một đối
tượng bằng cách sau:
9
Khối được chọn
Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD
___________________________________________________________________________
+ Chọn nội dung cần copy:
• Nếu là văn bản thì chọn khối.
• Nếu là đối tượng thì nhấn nút trái chuột vào đối tượng để chọn.
+ Sao chép:
• Sử dụng menu: Edit – Copy hay
• Nhắp chuột vào biểu tượng copy trên thanh công cụ chuẩn, hay
• Sử dụng phím tắt: nhấn Ctrl – C
+ Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán:

• Sử dụng Menu: Edit – Paste, hay
• Nhắp chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ, hay
• Sử dụng phím tắt: Nhấn Ctrl – V.
3.5.3 Di chuyển khối
+ Chọn nội dung cần di chuyển
+ Cắt khối:
• Dùng menu: Edit – Cut, hay
• Sử dụng thanh công cụ: nhắp chuột vào biểu tượng CUT trên thanh công cụ
chuẩn, hay nhấn Ctrl – X
+ Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán
• Menu: Edit – Paste, hay
• Thanh công cụ: nhắp chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ hay
• Nhấn Ctrl – V
3.5.4 Xoá khối
+ Chọn khối cần xóa
+ Nhấn phím Delete.

10
Chương 2
ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
§ 1. CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ VĂN BẢN
1.1 CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ VĂN BẢN
Có thể sử dụng 4 chế độ khác nhau để hiển thị tài liệu trên cửa sổ màn hình:
Vào menu VIEW và chọn một trong 4 lệnh sau:
- Normal: Kiểu xem này giản lược văn bản để ta có thể nhanh chóng nhập, hiệu
chỉnh và định dạng văn bản. Kiểu xem này không hiển thị các lề đỉnh và chân trang,
tiêu đề đầu và cuối trang, số trang và các đối tượng đồ hoạ khác.
- Print layout: Tài liệu được hiện lên giống như lúc in ra, muốn vẽ các thao tác đồ
họa phải ở chế độ này.
- Web layout: Kiểu xem này hiển thị tư liệu như thể xuất hiện trên trang Web

- Outline: Kiểu xem này giúp ta xem lại và làm việc với cấu trúc của tư liệu. Ta có
thể tập trung vào các đề mục chính bằng cách che dấu phần văn bản còn lại.
Ta cũng có thể chọn các chế độ này ở dàn nút góc dưới bên trái màn hình:
1.2 HIỂN THỊ VÀ CHE DẤU THƯỚC
Có thể dùng thước để định vị văn bản trên trang. Bất kỳ lúc nào ta cũng có thể hiển thị
hay che dấu thước.
Khi lần đầu tiên khởi động Word, thước [ruler] hiện ra trên màn hình. Việc che dấu thước
thường giúp cho cùng làm việc trở nên thoáng hơn và ít bề bộn hơn.
Thao tác:
• Menu: View, bật/tắt  Ruler
1.3 HIỂN THỊ VÀ CHE DẤU CÁC THANH CÔNG CỤ
Normal Web
layout
Print
Layout
Outline
Thước ngang
và dọc
Word cung cấp vài thanh công cụ (toolbar); từng thanh công cụ đều có các nút giúp ta
nhanh chóng thực hiện các công việc thường dùng.
Thao tác:
• Menu: View, toolbars , nhắp chọn (bật/tắt) tên thanh công cụ 
Các thanh công cụ thường dùng:
• Thanh công cụ chuẩn ( Standard Toolbar) chứa các biểu tượng của các lệnh
thường dùng :
Chúng ta bắt đầu từ biểu tượng đầu tiên tính từ trái sang phải
BIỂU TƯỢNG TÍNH NĂNG

Dùng để mở một file văn bản mới
Dùng để mở một file văn bản đã có

Để cất dữ liệu
Để in nội dung (in toàn bộ văn bản)
Để xem hình dáng văn bản trước khi in ấn
Để cắt bỏ một đoạn nội dung sau khi đã đánh dấu
Để copy một đoạn văn bản sau khi đã đánh dấu
Để dán mọt đoạn văn bản sau khi đã copy
Để copy nguyên một thuộc tính
Để quay lại thao tác trước đó
Để tiến lên một thao tác
Để tạo bảng biểu
Chia nội dung văn bản thành dạng cột
Thay đổi kích thước để quan sát trang văn bản
• Thanh công cụ định dạng ( Formatting Toolbar ) Chứa các biểu tượng dùng
vào mục đích như : Chọn Font chữ, cỡ chữ, canh biên, đóng khung ...

BIỂU TƯỢNG TÍNH NĂNG
Để thanh đổi Folt chữ
Để thay đổi kích thước chữ

Kiểu chữ béo
Kiểu chữ nghiêng
Kiểu chữ ngạch chân
Căn lề bên trái
Căn giữa trang
Căn bên phải
Căn đều hai bên
Đánh đầu dòng bằng số thứ tự
Đánh đầu dòng bằng dấu .
Chỉnh dòng lùi sang trái
Chỉnh dòng lùi sang phải

Kẻ đường viền của bảng biểu
Màu nền
Chän mµu ch÷
1.4 ZOOM TRANG VĂN BẢN
Word cho phép phóng to, thu nhỏ vùng hiển thị văn bản trên màn hình. Việc thay đổi xác
lập phóng [zoom] không ảnh hưởng gì đến dáng vẻ của tư liệu trên trang in.
Thao tác:
• Menu: View, zoom...
Hộp thoại:
§ 2. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
2.1 ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
Việc qui định cách trình bày một ký tự, một từ hay số từ gọi là định dạng ký tự
Muốn định dạng ký tự ta thực hiện các bước sau :
- Chọn các ký tự muốn định dạng
- Format – Font xuất hiện hộp hội thoại, ta chọn các mục thích hợp trên hộp hội thoại
Font.
2.1.1 Lớp Font:
• Font : Chọn Font thích hợp trong danh sách font
• Size : Chọn kích cỡ của chữ
• Font style : Chọn kiểu chữ Regular (bình thường), Bold (đậm), Italic (nghiêng)
cũng có thể chọn kết hợp Bold Italic.
• Underline : Chọn kiểu gạch dưới cho chữ: Có thể chọn một trong các kiểu gạch
dưới : Single (Gạch đơn), Double (Gạch đôi), Words only (Gạch từng từ), Dotted
(nét gạch đứt), chọn None là không gạch dưới.
• Color : Chọn màu cho chữ, nếu chọn Auto, Word sẽ tự động chọn màu thích hợp
cho chữ trên nền văn bản.
• Effects : Một số hiệu quả đặc biệt cho font chữ : Strikethrough (Có đường kẻ
ngang), Superscript: (Chỉ số trên a
2
), Subscript: (Chỉ số dưới a

n
), Hidden (Không
hiện), Small Caps (Chữ in nhỏ), All Caps (Chữ in lớn), Shadow (bóng), Outline
(Chữ viền).
• Preview : Khung mẫu để quan sát theo các chọn lựa của bạn.
Nếu nhấn nút Default thì các thông số định dạng sẽ được lấy làm trị mặc nhiên cho mỗi
lần khởi động word và mở một tài liệu mới
2.1.2 Lớp Charracter Spacing :
Lớp này dùng để qui định bề rộng ký tự
và khoảng cách giữa các ký tự với nhau:
• Scale: Qui định tỉ lệ co giãn bề
ngang của ký tự. Ví dụ:
- Arial Font: Scale = 100%
- Arial Font: Scale = 200 %
• Spacing: Khoảng cách giữa các ký
tự, có thể chọn một trong 3 kiểu
sau:
- Normal: Bình thường
- Expand: Các ký tự cách nhau
thêm một khoảng nào đó
- Condense: Các ký tự nằm sít lại
với nhau thêm một khoảng nào
đó. Khi chọn Expand hay Condense ta có thể qui định khoảng cách thêm vào
hay bớt đi giữa các ký tự vào mục By, Khoảng cách này được tính bằng đơn vị
Point.
• Position: Dùng để chọn vị trí dời theo chiều dọc của các ký tự, ta có thể chọn một
trong 3 cách :
- Normal : Bình thường
- Raised : các ký tự được nâng lên một khoảng nào đó
- Lowered : các ký tự được hạ xuống một khoảng nào đó, mục By : định số điểm

nâng lên hay hạ xuống của các ký tự.
-
-
Ngoài ra cũng có thể định dạng ký tự nhanh bằng các nút trên thanh công cụ định dạng,
chọn font chữ nhắp chọn vào mũi tên xuống trong hộp Font và chọn Font thích hợp
trong danh sách các font, chọn cỡ chữ cũng tương tự như vậy trong hộp font size.
2.2 ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
Cho phép thay đổi cách trình bày của một đoạn văn bản
• Chọn một hay nhiều đoạn văn bản cần định dạng
• Format – Paragraph xuất hiện hộp
hội thoại gồm 2 lớp:
2.2.1 Lớp Indents and Spacing:
Lớp này được dùng để hiệu chỉnh lề và
khoảng cách dòng trong đoạn
+ Trong Indentation :
• LEFT/RIGHT: Chọn lề trái, phải
cho đoạn văn bản.
• SPECIAL: Đặt lùi vào cho dòng đầu
của đoạn văn bản ( Không đặt là
NONE )
FIRST LINE: Lề đầu dòng đầu,
HANGING đặt lề cho các dòng còn
lại trong đoạn.
+ Trong Spacing:
• BEFORE : Khoảng cách của đoạn được chọn so với đoạn trước.
• AFTER : Khoảng cách của đoạn được chọn so với đoạn sau.
+ Trong Line Spacing: Đặt khoảng cách giữa các dòng trong đoạn
• SINGLE : Cách dòng đơn.
• DOUBLE : Cách dòng đôi.
• 1,5 lines : Cách 1 dòng rưỡi.

• AT LEAST : Cách dòng nhỏ nhất.
• EXACTLY: Cách dòng chính xác theo giá trị con số do người dùng nhập.
+ Trong Alignment:
• LEFT/RIGHT: Căn biên theo trái,
phải.
• CENTER : Căn giữa.
• JUSTIFIED : Căn đều 2 biên.
Ta cũng có thể chọn kiểu căn trái, phải, giữa
và đều 2 biên bằng các biểu tượng trên thanh
công cụ định dạng.
2.2.2 Lớp Line and Page Break:
Dùng để qui định cách ngắt dòng và ngắt
trang trong đoạn.
+ Trong Pagination : Điều khiển ngắt
trang:
• Window/Orphan Control: Trong quá trình xử lý một tài liệu ở nhiều trang có thể xảy
ra trường hợp như: tại 1 đoạn nào đó với một dòng cuối đứng lẻ loi ở đầu trang kế
tiếp, hoặc một đoạn có dòng đầu tiên nằm ở cuối trang, các dòng còn lại sang trang
kế tiếp, nếu có đặt phần chọn này word sẽ tự động kiểm tra và bố trí lại các đoạn
trong trang để tránh các trường hợp vừa nêu.
• Keep lines to gether : Chọn phần này để tránh qua trang ở gữa đoạn.
• Keep with next : Đặt phần chọn này để tránh ngắt trang ở giữa đoạn đang chọn và
đoạn kế tiếp nó.
• Page break before : Chọn mục này để chèn dấu ngắt trang vào đầu đoạn đang chọn
2.2.3 Cách đặt lề bằng thước đo:
Trên thước có các mẫu hình tam giác qui định vị trí lề hiện tại, muốn thay đổi chỉ cần rê
chuột lên các mẫu đến vị trí mới rồi thả ra.
Bên trái thước gồm 3 mẫu, 2 mẫu hình tam giác trên và dưới và một mẫu hình vuông ở
dưới, bên phải có một mẫu tam giác dưới
2.3 ĐỊNH DẠNG TRANG

2.3.1 Định lề trang in
Khi tạo ra một văn bản mới, thông thường không phải sửa lại trang vì thường các tham số
về lề trái, phải, trên, dưới ... mặc định thường là phù hợp, nhưng trong một số trường hợp cần
thiết thì ta phải đặt lại các tham số về lề, trang cho thích hợp.
Để căn chỉnh trang ta tiến hành như sau :
- Chọn menu FILE - PAGE SETUP hộp hội thoại sẽ hiện ra như sau :
Mẫu tam giác
trên đặt lề trái
cho dòng đầu
tiên của đoạn
Mẫu tam giác
dưới đặt lề trái
cho các dòng
còn lại
Mẫu hình
vuông : đặt lề
trái cho cho
đoạn
Để thay đổi lề trái cho toàn bộ văn bản, di con trỏ đến phần
tiếp giáp giữa 2 mẫu tam giác cho đến khi xuất hiện mũi tên 2
chiều rồi rê chuột thay đổi, lề phải cũng tương tự
Tam giác
phải chỉnh
lề phải
cho đoạn
văn bản
• Chọn lớp Margins:
- Top: Lề trên - Left: Lề trái
- Bottom: Lề dưới - Right: Lề phải
- Header: Tiêu đề đầu - Footer: Tiêu đề cuối

- Gutter: Điều khiển khoảng cách để đóng gáy sách.
- Mirror Margins: Đặt lề trang đối xứng nhau tức lề trái trang lẻ bằng lề phải trang
chẵn, sử dụng để in tài liệu trên 2 mặt giấy và đóng thành sách.
Các đơn vị ở đây mặc định tính theo Inch, muốn thay đổi theo Centimét thì phải đổi lại
như sau: Vào Menu TOOLS, chọn Options trong hộp thoại xuất hiện, nhắp chọn vào mục
GENERAL, trong hộp Measurement unit nhắp chọn trong danh sách Cm thay cho Inch.
2.3.2 Định khổ giấy
Cũng trong hộp hội thoại Page Setup
• Chọn lớp Paper size
- Chọn khổ giấy: A3, A4 ..., ta có
thể điều chỉnh lại kích cỡ của
giấy trong khung Width: điều
chỉnh chiều rộng trang giấy,
Height : điều chỉnh chiều cao
trang giấy.
- Orientation : Chọn hướng in :
Portrait: In theo chiều dọc,
Landscape : in theo chiều ngang
2.3.3 Chọn nguồn giấy :
• Chọn lớp Paper Source
Khi sử dụng máy in có 2 khay đựng giấy ví dụ: trang đầu văn bản in trên giấy có tiêu đề
(loại giấy đặt trong khay 1), các trang sau in không có tiêu đề (in loại giấy đặt trong khay 2).
Lớp này có 2 mục chọn:
- First Page: Chọn nguồn giấy cho trang đầu.
- Other Page: Chọn nguồn giấy cho các trang còn lại
2.3.4 Trình bày trang in :
• Chọn lớp Layout
- Different odd and even: Qui định
tiêu đề trên và dưới của trang chẵn
và lẻ khác nhau

- Different First Page: Qui định tiêu
đề trên và dưới ở trang đầu khác các
trang còn lại.
• Vertical Alignment: Trình bày dữ
liệu theo chiều dọc, trong khung này
có 3 chọn lựa
- Top: Nội dung in bắt đầu từ đỉnh
của trang.
- Center: Nội dung in được căn giữa
trang
- Justify: Các dòng được chỉnh sao cho khoảng cách bằng nhau so với đỉnh và cuối
trang.
2.4 ĐỊNH DẠNG CỘT VĂN BẢN
Trình bày văn bản theo dạng cột báo, cách thực hiện như sau :
- Đặt điểm chèn tại vị trí của vùng cần phân cột, hay chọn phần văn bản cần phân cột,
nếu muốn chia cột báo cho toàn bộ Document thì không cần chú ý đến mục này.
- Chọn menu Format – Column... , sau đó chọn cách phân chia cột hợp lý trên bảng
chọn của hộp hội thoại:
Nhắp
vào nút
này để
chia
cột
• PRESETS: Cho phép thiết lập 5 mẫu định dạng cột, nhắp chuột chọn một trong 5
kiểu nếu phù hợp, nếu không thì có thể tự thiết lập số cột và chiều rộng các cột:
• Number Of Column : Xác định số cột cần phân chia.
• WIDTH AND SPACING: Trong đó, WIDTH: Quy định độ rộng các cột,
SPACING : Đặt khoảng cách giữa các cột.
•  Equal Column Width : Chọn mục này nếu muốn word tự động định bề rông các
cột bằng nhau chia đều trên suốt 2 lề trang in.

• APPLY TO: Xác định cách chia cột áp dụng cho phần nào trong văn bản.
- Chọn Whole Document: áp dụng các cột cho toàn bộ tài liệu
- Chọn This Point Forward: áp dụng từ vị trí con trỏ trở về sau
- Chọn Select text: áp dụng cho đoạn văn bản được chọn
•  Line Between : Cho phép chọn có/không đường kẻ ranh giới giữa các cột
Ngoài cách dùng menu ta cũng có thể chia cột báo bằng cách nhắp chọn vào biểu tượng
trên thanh công cụ bằng cách sau :
• Đặt con trỏ ở vị trí hợp lý hoặc chọn đoạn
văn bản cần chia cột.
• Bấm vào nút công cụ column.
• Bấm, giữ chuột và kéo để chọn số cột
trên khung hiện ra tiếp đó.
• Thả chuột ra khi đã chọn xong, tùy cách
chọn mà phương pháp chia cột này áp dụng cho đoạn văn bản hay cho cả tài liệu,
chia cột trong trường hợp này mặc nhiên các cột bao giờ cũng bằng nhau.
- Muốn nhìn thấy tài liệu ở dạng như lúc nó sẽ được in ra phải ở chế độ
Page Layout View.
- Nếu chia cột báo trước, sau đó mới
nhập văn bản, khi đó phải nhập hết cột
này thì Word tự động ngắt chuyển sang
cột khác, để chuyển sang cột khác khi
chưa kết thúc cột ta nhấn Ctrl – Shift –
Enter
2.5 ĐẶT ĐIỂM DỪNG CỦA TAB
2.5.1 Đặt TAB bằng cách dùng Menu :
Mỗi lần gõ Tab (phím Tab) con trỏ dừng tại một vị trí, khoảng cách từ vị trí dừng của
TAB này đến TAB khác gọi là chiều dài của TAB STOP, khoảng cách ngầm định là 0,5 inch,
muốn thay đổi ta thực hiện như sau:
- Chọn menu Format - Tab , hộp hội thoại xuất hiện: Chọn vị trí Tab và định dạng
của TAB:

+ Tab stop position: Vào vị trí 1 TAB STOP
+ Alignment chọn :
• LEFT: Chỉnh thẳng mép trái tại điểm dừng của TAB
• RIGHT: Chỉnh thẳng mép phải tại điểm dừng của TAB
• CENTER: Lấy điểm dừng làm tâm, chỉnh đều văn bản 2 bên điểm TAB.
• DECIMAL: Chỉnh thẳng cột theo dấu chấm thập phân.
• BAR : Ngay tại vị trí này có một đường kẻ thẳng đứng.
+ Leader: Là các ký hiệu lấp đầy khoảng trống trong cột Tab, chọn 2,3,4, chọn 1 (None):
không có leader.
Sau khi chọn xong một mốc dừng của TAB thì bấm nút SET để đưa vào danh sách, nút
CLEAR để xóa vị trí TAB đang chọn, nút CLEAR ALL để xóa tất cả các vị trí TAB trong đoạn
hiện thời, khi thiết lập xong các mốc TAB nhắp nút OK để xác nhận các mốc TAB vừa đặt .

2.5.2 Đặt TAB bằng cách dùng thước :
Thước ngang:
Nhắp chuột
để chọn kiểu
TAB
• Xác định kiểu TAB.
• Nhắp chuột trên thước tại vị trí cần đặt mốc TAB
• Để điều chỉnh mốc TAB trên thước, bấm chuột và rê dấu TAB đến điểm mới và thả
ra.
• Muốn xoá mốc TAB trên thước nhắp chuột trên dấu TAB và rê bỏ ra khỏi thước,
nếu muốn xoá hết nhấn CTRL - Q.
- Khi đã đặt TAB cho một đoạn văn bản, nếu muốn sửa lại thì chọn đoạn
văn bản đó, và các mốc TAB chỉ có tác dụng trong đoạn văn bản đã chọn,
nếu không chọn đoạn thì các mốc TAB có tác dụng trong đoạn hiện hành.
- Khi đã đặt TAB muốn di chuyển từ mốc TAB này đến mốc TAB kia phải nhấn
phím TAB.
2.6 ĐẶT GẠCH ĐẦU DÒNG - TẠO ĐỀ MỤC

Trong tài liệu có nhiều đề mục, để cho các đề mục này được phân biệt rõ ràng về mặt
trình bày lẫn về nội dung, ta có thể tạo ra các hoa thị (bullets) hay đánh số đầu dòng
(numbering) để đánh dấu ở dòng đầu tiên của đoạn. Cách thực hiện như sau :
- Chọn các đoạn văn bản cần đánh gạch đầu dòng.
- Chọn menu Format – Bullets And Numbering
♦ Chọn lớp BULLETED : Chọn các kiểu BULLET tùy ý trên hộp hội thoại
• Để qui định lại kiểu hoa thị:
- Chọn ô cần thay đổi trên hộp hội thoại
- Nhắp chuột vào nút Customize:
 Chọn kiểu Bullet phù hợp trong mục Bullet character
 Nút Font : định dạng cho Bullet
 Nút Bullet : Chọn hình dạng hoa thị
• Mục Bullet position: Qui định khoảng cách từ lề trái hiện thời của đoạn
đến dấu hoa thị là bao nhiêu.
• Mục Text position: Qui định khoảng cách của các dòng văn bản trong
đoạn với vị trí của bullet (dấu gạch đầu dòng).
♦ Chọn lớp Numbering: Tạo mục số cũng giống như tạo hoa thị, chỉ khác các hoa thị
lúc này được thay bằng những con số hay những mẫu tự a,b,c ..
+ Mục List numbering : Qui định cách đánh số cho mục số
• Retart numbering: Bắt đầu đánh số lại từ số đầu tiên
• Continue previous list: Đánh số liên tục từ các số trước đó, đây là phần mặc
định được chọn.
2.7 ĐỊNH DẠNG DROP CAP
- Chọn ký tự đầu tiên của đoạn cần định dạng, có thể chỉ cần để con trỏ trong đoạn
văn bản đó
- Chọn menu Format - Drop Cap
+ Mục Position: Chọn vị trí cho drop cap
o Dropped: Phóng to ký tự đầu đã chọn và dàn văn bản bao quanh ký tự này
o In Margin: Ký tự phóng to nằm trong phần lề trái
o None: Đặt lại bình thường, không có Drop cap.

+ Font: Chọn FONT cho ký tự được phóng to.
+ Lines to drop: Chọn số dòng cho ký tự phóng to chiếm chỗ (mặc định là 3)
+ Distance from text: Khoảng cách từ ký tự được phóng to đến văn bản
2.8 ĐỊNH DẠNG KHUNG VÀ ĐẶT MÀU
2.8.1 Đóng khung (Borders)
Để định dạng khung hay tạo
đường viền cho văn bản ta thực hiện
như sau:
+ Chọn các đoạn văn bản cần kẻ
khung
+ Chọn menu Format – Border
and Shading
Chọn lớp Borders trên menu:
- Setting : Dùng để chọn các
kiểu đường kẻ khung qui
định sẵn của word
• None: Không kẻ khung
• Box: Kẻ khung hộp bốn
cạnh xung quanh.
• Shadow: Khung hộp như
box nhưng có thêm bóng đổ.
• 3-D: Khung nổi (kiểu 3 chiều) phần chọn này chỉ có tác dụng cho một số đường kẻ
• Custom : Chọn một kiểu kẻ khung tùy ý
- Style : Chọn kểu đường kẻ
- Color : Chọn màu cho đường kẻ
- Width : Chọn độ dày cho đường kẻ
+ Nút Option : Dùng để qui định khoảng cách từ đường kẻ khung đến nội dung trong
đoạn
2.8.2 Định màu nền cho đoạn văn
bản :

+ Chọn các đoạn văn bản cần định
dạng Shading
+ Chọn menu Forrmat – Border and
Shading.
+ Chọn lớp Shading trên menu và
chọn các kiểu shading mong muốn:
• Chọn màu nền bằng cách nhắp
chuột vào các ô màu trong mục
Fill, nếu chọn ô none tức là
không có màu.
• Chọn kiểu mẫu tô trung mục
Style của phần Patterns.
• Chọn màu cho mẫu tô trong mục Color.
Ta cũng có thể kẻ khung và chọn màu cho đoạn văn bản bằng thanh công cụ Tables
and borders , nếu chưa có thì bật lên như sau : Vào View – Toolbard, Chọn Tables and
borders
Thanh công cụ table and border:

Có thể nhắp vào biểu tượng Outside Border trên thanh công cụ hay trên
thanh Table and Border để lựa chọn các đường kẻ :
BIỂU TƯỢNG TÍNH NĂNG
Viền xung quanh
Viền cạnh trên
Viền cạnh dưới
Viền cạnh bên trái
Viền cạnh bên phải
Viền cả ngoài và trong
Viền bên trong
Chỉ viền các đường ngang
Chỉ viền các đường dọc

Không viền gì cả
2.9 TẠO VÀ SỬ DỤNG KHUÔN DẠNG MẪU (STYLE)
Chọn kiểu
đường kẻ
Chọn độ dày
đường kẻ
Chọn màu
cho đường
kẻ
Chọn kểu vẽ
các đường
trong khung
Chọn màu
cho shading