các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp

các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán hoạt động
nhập khẩu hàng hoá tại Công ty xuất nhập khẩu và xây
dựng nông lâm nghiệp
I. đánh giá thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại
công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp
- Ưu điểm:
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, hoạt động quản lý, điều hành, các phòng kinh
doanh đều tập trung tại trụ sở chính của Công ty, các nghiệp vụ kế toán đợc theo dõi, ghi
chép, phản ánh tại phòng Kế toán tài chính. Do vậy Công ty đã chọn hình thức kế toán
tập chung là hợp lý, đáp ứng tốt đợc các yêu cầu quản lý. Với mô hình này toàn bộ công
tác hạch toán kế toán nh: theo dõi phản ánh biến động của tài sản, nguồn vốn, doanh
thu, chi phí, thuế đều đợc tập chung tại Phòng Kế toán. Phòng Kế toán có trách nhiệm
hạch toán chi tiết và tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm
tra công tác kế toán toàn doanh nghiệp. Nhân viên kế toán ở các đơn vị chỉ có nhiệm vụ
thu thập và xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ hoặc cuối ngày gửi về phòng Kế toán. Do vậy
đã giảm đợc số lợng nhân viên kế toán mà vẫn đảm bảo hạch toán chính xác kịp thời đa
ra những thông tin cần thiết phục vụ yêu càu quản lý.
Đội ngũ cán bộ phòng kế toán là những ngời có năng lực, trình độ, nhiệt tình, có
kinh nghiệm đợc phân công lao động theo chuyên môn hoá do vậy mà mọi công tác
hạch toán kế toán đợc tiến hành nhanh chóng, kịp thời, ít sai sót. Mọi văn bản chỉ đạo
của Nhà nớc nh các Quyết định, Thông t hớng dẫn của Bộ tài chính và Cơ quan chủ
quản đều đợc cán bộ nghiên cứu áp dụng theo quy định đồng thời cũng đề xuất các phản
hồi khi thông tin đa ra trong các văn bản là cha hợp lý với tình hình hiện tại của Công ty.
Các chứng từ kế toán nói chung và các chứng từ sử dụng để hạch toán các
nghiệm vụ nhập khẩu nói riêng đều theo đúng mầu của Bộ tài chính ban hành, phù hợp
với yêu cầu pháp lý và kinh tế của nghiệp vụ. Những thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát
sinh đều đợc ghi chép đầy đủ, chính xác và chứng từ, có đầy đủ chữ ký của các bên liên
quan. chứng từ đều đợc kiểm tra, giám sát chặt chẽ và xử lý kịp thời, đợc tập hợp và
phân loại theo từng hợp đồng, theo trình tự thời gian phát sinh, theo từng phòng kinh
doanh và đợc đóng thành tập theo từng tháng, năm, phân loại và lu trữ một cách khoa
học thuận tiện cho công ttác kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.

Trong hạch toán kế toán nghiệp vụ, kế toán sử dụng tài khoản kế roán theo hệ
thống danh mục tài khoản kế toán doanh nghiệp (bán hàng theo Quyết định Số:
1141TC/ĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính). để phù hợp với đặc điểm kinh
doanh của Công ty, kế toán chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 theo từng hợp đồng,
từng Phòng kinh doanh, từng loại tiền, từng ngân hàng... để tiện cho việc theo dõi và
hạch toán, tránh đợc sự nhầm lẫm giữa các đối tợng khác nhau.
Về sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Mọi công việc
của kế toán đều đợc thực hiện trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán doanh nghiệp đ-
ợc thiết kế phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toán kế toán của Công ty. Do vậy
công việc của nhân viên kế toán đợc đơn giản hoá tránh đợc những ghi chép trùng lặp
của hình thức chứng từ ghi sổ. Đồng thời các mẫu biểu, sổ sách kế toán chi tết, tổng hợp,
báo cáo tài chính in ra có kết cấu đơn giản, cụ thể, dễ theo dõi và đáp ứng mọi yêu cầu
của quản lý.
Tuy nhiên trong qúa trình hạch toán nói chung cũng nh quá trình hạch toán
nghiệp vụ nhập khẩu nói riêng, bên cạnh những u điểm không thể phủ nhận của mình,
Công ty không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định trong quá trình hạch toán nghiệp
vụ nhập khẩu, đặc biệt là trong lúc giao thời của các chế độ chính sách và việc ban hành
Thông t số: 108/2001/TT BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ Tài chính về việc h-
ớng dẫn kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thác, ban hành 4 chuẩn mực
kế toán, việc sửa đổi hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đang gây nhiều tranh cãi.
- Nhợc điểm:
Tại Công ty không có sự phân biệt hai hình thức mua hàng gửi bán thẳng và mua
hàng nhập kho. Nghĩa là khi nhận hàng bao giờ Công ty cũng lập phiếu nhập kho để
chính thức hoá quyền sở hữu của Công ty về lô hàng đó. Khi hàng hoá nhập khẩu về
giao ngay cho khách hàng trong nớc, kế toán cũng định khoản nh trờng hợp mua hàng
nhập kho.
Trong qúa trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty sử
dụng tỷ giá thực tế để hạch toán. Việc sử dụng tỷ giá thực tế hay tỷ giá hạch toán để kế
toán là do Công ty lựa chọn sao cho phù hợ với đặc thù kinh doanh của mình. Tuy nhiên
khi hạch toán bằng tỷ giá thực tế thì việc theo dõi và tính toán chênh lệch tỷ giá do tỷ giá

thực tế thay đổi giữa các thời điểm phát sinh khác nhau là tơng đối phức tạp.
Đối với các chi phí mua hàng phát sinh trong quá trình nhập khẩu nh phí lu kho,
lu bãi, vận chuyển, bảo quản, bốc xếp, thủ tục phí thanh toán, phí mở L/C... kế toán
không phản ánh vào TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá mà phản ánh vào tài
khoản 641 chi phí bán hàng chi tiết cho từng loại chi phí nh tài khoản 6418 Chi phí
bốc xếp, vận chuyển, bảo quản, bảo hiểm, tài khoản 6417 Chi phí giấy phép tờ khai,
kiểm tra, mẫu, thủ tục phí. Việc hạch toán nh vậy là không đúng nội dung phản ánh của
tài khoản 641, đồng thời sẽ dẫn tới xác định giá vốn hàng xuất kho và lợi nhuận gộp
thiếu chính xác. Tất cả các chi phí này cùng với chi phí bán hàng khác sẽ đợc kết
chuyển sang tài khoản 911 vào cuối kỳ để xác định kết quả.
Trong qua trình hạch toán khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến
thu chi ngoại tệ, kế toán không sử dụng tài khoản ngoài bảng là TK 007 ngoại tệ các
loại để phản ánh. Nguyên nhân là do khi vào số liệu cho các chứng từ ngoại tệ trên máy
vi tính, kế toán đã nhập số liệu về tiền ngoại tệ và tỷ giá quy đổi cùng voí tiền VND. Vì
vậy số ngoại tệ, các khoản ngoại tệ thể hiện cả thông tin về ngoại tệ và thông tin về
VND. Kế toán vẫn theo dõi sự biến động của các ngoại tệ tại các ngân hàng khác nhau
vài giá trị của chúng quy đổi ra VND mà không cần sử dụng tài khoản 007.
II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ
nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông
lâm nghiệp .
1. các giải pháp đề xuất.
1) ảnh hởng của việc thay đổi tỷ giá.
Do chức năng chính của Công ty là xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá, các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu liên quan nhiều đến
ngoại tệ. Hiện nay theo thông t 105 của bộ tài chính hớng dẫn kế toán chuẩn
mực" ảnh hởng của việc thay đổi tỷ giá"
Đối với TK 413, Công ty chỉ phản ánh các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái vào
TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong các trờng hợp:
+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện và chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh
giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính .

+ Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có
gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh,...
+ Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái khi chuyển đổi báo cáo tài chính của cơ sở ở
nớc ngoài hoạt động độc lập.
Thay vì sử dụng nh trớc đây thì bây giờ các nghiệp vụ kinh tế mua, bán ngoại tệ
phát sinh đợc quy đổi ra đồng Việt Nam đồng theo tỷ lệ giá mua bán thực tế phát sinh.
Chênh lệch giữa tỷ giá thực tế mua vào và tỷ giá thực tế bán ra của ngoại tệ đợc hạch
toán vào TK635 Chi phí tài chính và tài khoản 515 Doanh thu từ hoạt động tài
chính.
Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu thể hiện rất rõ trong cuốn 6
chuẩn mực kế toán mới và hớng dẫn thực hiện thông qua thông t 105
Ví dụ : Khi nhận toàn bộ chứng từ hàng hoá do ngời xuất khẩu chuyển đến, nếu
cuối tháng mà hàng cha về, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Trị giá hàng nhập khẩu theo tỷ giá thực tế.(TGTT)
Có TK 3311: Số tiền phải trả cho ngời xuất khẩu theo trị TGTT
Khi thanh toán chi ngời bán , căn cứ giấy báo nợ kế toán ghi:
Nợ TK 3311 : Số tiền thanh toán cho ngời bán theo TGTT ngày ghi sổ
Có TK 144 : Số tiền ký quỹ theo TGTT ngày ký quỹ( Nếu thanh toán bằng
L/C)
Có TK1122 : Số ngoại tệ quy ra VND theo TGTT ngày thanh toán
Sau đó có bút toán phản ánh chênh lệch tỷ giá:
* Trờng hợp TGTT ngày ký quỹ hoặ ngày thanh toán > TGTT ngày ghi sổ, ké toán
ghi:
Nợ TK : 413: Chênh lệch tăng
Có TK : 3311
* Trờng hợp TGTT ngày ký quỹ hoặc ngày thanh toán < TGTT ngày ghi sổ, kế toán ghi:
Nợ TK 3311
Có TK 413 : Chênh lệch giảm
Thay và ghi nh trên các nghiệp vụ đợc định khoản lại nh sau:
Khi nhận đợc bộ chứng từ hàng hoá do ngời xuất khẩu chuyển đến, nếu cuối

tháng mà hàng cha về, kế toán ghi:
Nợ TK 151 : ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)
Có TK 3311: ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)
Khi thanh toán cho ngời bán hàng, căn cứ vào giấy báo nợ, kế toán ghi:
+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán , ghi:
Nợ TK 3311 : ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán)
Nợ TK 635: Chi phí tài chính( Nếu lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 144 :( Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán)
Có TK 1122: (Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán)
+Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán , ghi:
Nợ TK 3311: ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán)
Có TK 515: Doanh thu tài chính( Lãi tỷ giá hối đoái)
Có TK 144:( Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán)
Có TK 1122:( Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán)
1 ) Đối với việc sử dụng các loại nguyên tệ
Khi các nghiệp vụ liên quan đến thu chi ngoại tệ kế toán nên sử dụng TK 007 - " nguyên
tệ các loại " để phản ánh chi tiết số phát sinh liên quan đến ngoại tệ đồng thời với hạch
toán tổng hợp. Theo chế độ hiện hành, TK 007 đợc mở sử dụng để theo dõi tình hình thu
chi của ngoại tệ trong đơn vị và đợc mở chi tiéet cho từng loại nguyên tệ (USD, EUR,
JPY, GBP)
Kết cấu TK007:
- Bên nợ : Số nguyên tệ tăng thên trong kỳ
- Bên có : Số nguyên tệ giảm trong kỳ
- D nợ : Số nguyên tệ hiện còn.
Khi kế toán viết uỷ nhiệm chi hoặc uỷ quyền cho Ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi
ngoại tệ cuả Công ty dể mở L/C , căn cứ vào giấy báo nợ , kế toán ghi:
Nợ TK 144: Số tiền ký quỹ theo TGTT
Có TK 1122
Đồng thời ghi Có TK 007 : Số nguyên tệ dùng để ký quỹ.
Trờng hợp kế toán yêu cầu ngân hàng trích từ TK tiền gửi VND (hoặc vay ngắn hạn

ngân hàng để mua ngoại tệ), căn cứ vào giấy báo nợ kế toán ghi:
+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá trong giao dịch thanh toán, ghi:
Nợ TK 1122: ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)
Nợ TK 635: Chi phí tài chính( Lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 1121 : ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 3311 : (Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)Số tiền vay để mua
ngoại tệ
+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá trong giao dịch thanh toán, ghi:
Nợ TK 1122: ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)
Có TK 515: Doanh thu tài chính( Lãi tỷ giá hối đoái)
Có TK 1121 : ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 3311 : (Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)Số tiền vay để mua
ngoại tệ
Đồng thời ghi Nợ TK 007 : Số nguyên tệ