Bài giảng Kế toán hành chính sự nghiệp: Chương 2 - Trần Thị Vinh

2017

MỤC TIÊU
CHƯƠNG 2

1. Phân biệt được mục đích sử dụng; nguồn
hình thành và nội dung chi từng hoạt động

CHƯƠNG 2

KẾ TOÁN NGUỒN VÀ
CHI CÁC LOẠI KINH PHÍ

2. Giải thích được sự khác nhau khi hạch toán
từng loại kinh phí như thường xuyên, không
thường xuyên; Kinh phí tự chủ và kinh phí
giao chưa tự chủ

1

2

NỘI DUNG

MỤC TIÊU
3. Trình bày được nguyên tắc, quy trình kế toán
kinh phí hoạt động; kinh phí dự án; kinh phí
theo đơn đặt hàng và kinh phí đầu tư xây
dựng cơ bản.
4. Trình bày được nội dung, nguyên tắc và quy
trình kế toán chi phí quản lý chung đối với

một số khoản chi liên quan đến nhiều hoạt
động trong đơn vị

Kế toán nguồn và chi kinh phí hoạt động

Kế toán nguồn và chi kinh phí dự án
Kế toán nguồn và chi kinh phí thực hiện đơn hàng
của Nhà nước
Kế toán nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản

Kế toán chi phí quản lý chung
3

NGUỒN HÌNH THÀNH

KẾ TOÁN NGUỒN VÀ CHI KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG

VNĐ







4

Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn
kinh phí được dùng để thực hiện
nhiệm vụ chính trị, duy trì bộ máy

hoạt động theo chức năng của cơ
quan, đơn vị, tổ chức

Nguồn hình thành
Nội dung chi kinh phí hoạt động
Nguyên tắc kế toán
Kế toán chi tiết
Kế toán tổng hợp

6
5

VINHTT_OU

1


2017

NỘI DUNG CHI HOẠT ĐỘNG

NGUỒN HÌNH THÀNH
 NSNN cấp hàng năm
 Các khoản thu hội phí và đóng góp của các hội
viên
 Bổ sung các khoản thu phí, lệ phí, thu sự
nghiệp và các khoản thu khác tại đơn vị HCSN
theo quy định
 Bổ sung từ chênh lệch thu lớn hơn chi
 Tiếp nhận viện trợ, biếu tặng, tài trợ

 Các khoản khác

Chi hoạt động thường xuyên theo chức
năng, nhiệm vụ
Chi hoạt động thường xuyên phục vụ cho
công tác thu phí và lệ phí
Chi không thường xuyên

7

NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN

8

NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN

1. Chi tiết theo từng nguồn hình thành

Đối
với
NGUỒN

kinh
phí
hoạt
động

Đối với
NGUỒN
kinh phí

hoạt
động

2. Sử dụng đúng mục đích, nội dung, tiêu
chuẩn, định mức, trong phạm vi dự toán
3. Mở sổ chi tiết theo dõi kinh phí tự chủ và
chưa tự chủ
4. Cơ quan quản lý cấp trên: phản ánh số
KP được cấp của bản thân đơn vị và số KP
đã cấp cho cấp dưới

5. Cuối kỳ, phải làm thủ tục quyết
toán, số kinh phí sử dụng chưa hết
được xử lý theo quy định
6. Cuối ngày 31/12, kết chuyển số dư
từ TK4612 sang TK 4611 chờ duyệt
quyết toán

9

NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN

Đối
với

CHI
kinh
phí
hoạt
động

KẾ TOÁN CHI TIẾT
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

Mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo
từng nguồn hình thành

Giấy nộp trả KP
Giấy rút dự toán
NS

Hạch toán thống nhất với dự toán, các khoản
chi thực hiện đúng quy định và quy chế chi
tiêu nội bộ

- Sổ theo dõi dự toán (S41-H)
- Sổ theo dõi nguồn KP (S42-H)

Hạch toán các khoản chi thuộc kinh phí hàng
năm

- Sổ tổng hợp nguồn KP (S43-H)
- Sổ chi tiết chi hoạt động (S61-H)
- Sổ chi tiết các tài khoản (S33-H)

Cuối ngày 31/12, kết chuyển từ TK6612 sang
TK 6611 chờ duyệt quyết toán

Lệnh chi tiền
11

VINHTT_OU

10

Các chứng từ khác
12

2


2017

Kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp

TK 461”Nguồn kinh phí hoạt động”
-

-

-

Số kinh phí nộp lại Ngân
sách Nhà nước hoặc nộp
lại cho cấp trên
Kết chuyển số chi hoạt
động (Số chi thường xuyên
và số chi không thường

xuyên) đã được phê duyệt
quyết toán với nguồn kinh
phí hoạt động;
Các khoản được phép ghi
giảm nguồn kinh phí.

TK 661” Chi hoạt động”

- Số kinh phí đã nhận của Ngân
sách Nhà nước
- Số kinh phí nhận được do viện
trợ, tài trợ.
- Các khoản thu khác theo qui
định của chế độ tài chính.
- Số kinh phí đã nhận của cấp
trên;
- Số kinh phí bổ sung từ kết quả
hoạt động sản xuất, kinh
doanh và các khoản thu theo
qui định của chế độ tài chính.
- Số kinh phí được cấp trước cho
năm sau (nếu có).
- Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn
hoặc đã chi nhưng chưa được
13
quyết toán

- Chi hoạt động thực tế
phát sinh ở đơn vị;

- Các khoản được phép ghi
giảm chi và những khoản
đã chi không được duyệt y
- Kết chuyển số chi hoạt
động với nguồn kinh phí
khi báo cáo quyết toán
được duyệt y.

Các khoản chi hoạt động
chưa được quyết toán
hoặc quyết toán chưa
được duyệt y
14

Sơ đồ kế toán

Kế toán tổng hợp
TK 008” Dự toán chi hoạt động”
- Dự toán chi hoạt động
được giao
- Số dự toán điều chỉnh
trong năm (tăng ghi
dương +, giảm ghi âm -)

- Rút dự toán chi hoạt
động ra sử dụng
- Số nộp khôi phục dự
toán (ghi -)

TK 4612

•Phụ lục 2.1

TK 6612

Dự toán chi hoạt động
còn lại chưa rút

•Phụ lục 2.2
15

KẾ TOÁN TIẾT KIỆM CHI VÀ CHÊNH LỆCH
THU – CHI HOẠT ĐỘNG THƯỜNG XUYÊN
Số tiết kiệm chi
thuộc nguồn NS
cấp chi thường
xuyên

=

Dự toán chi thường
xuyên NS cấp hằng
năm (kể cả số bổ
sung)

-

Chênh lệch thu chi
Tổng số phí, lệ phí và
thuộc phí, lệ phí = nguồn khác thực thu và nguồn khác
(phần để lại chi)

Nguyên tắc hạch toán

Thực chi kinh
phí thường
xuyên thuộc
NS cấp

Tổng số thực
chi phí, lệ phí
và nguồn khác

17

VINHTT_OU

Chỉ hạch toán vào Tài khoản 004
“Chênh lệch thu, chi hoạt động
thường xuyên” số chênh lệch thu
và chi của hoạt động thường
xuyên đối với các loại kinh phí
được giao được giao tự chủ tài
chính trong các cơ quan hành
chính và đơn vị sự nghiệp công lập
theo quy định của chế độ tài chính
18

3

2017

TK 004 ”Chênh lệch thu chi hoạt động thường xuyên”

Kế toán chi tiết
Chứng từ kế
toán

- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt
động thường xuyên do tăng thu, tiết kiệm
chi đơn vị tạm xác định trong năm (hàng
tháng hoặc quý theo quy định của chế độ
tài chính);
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt
động thường xuyên theo quyết toán được
cấp có thẩm quyền phê duyệt cao hơn số
đơn vị tạm xác định trong năm;
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt
động thường xuyên theo quyết toán được
cấp có thẩm quyền phê duyệt thấp hơn số
đơn vị tạm xác định trong năm (ghi âm)

Sổ kế toán chi
tiết

• Bảng thanh toán
TNTT (C02b-HD)
• Báo cáo số tiết kiệm
chi và chênh lệch
thu chi thường

xuyên
•…

• Sổ chi tiết các tài
khoản (S33-H)

19

TK 004
1) Tạm xác
định chênh
lệch thu chi
3) Quyết
toán chênh
lệch thu chi
thực tế > số
tạm xác định
hoặc tạm xác định
(ghi âm)

2b) ĐT ghi
thực chi
thu nhập
tăng thêm
và các quỹ

Số chênh lệch thu lớn hơn chi của
hoạt động TX chưa sử dụng còn lại
cuối kỳ.

TK 66121

2a) Tạm trích thu
nhâp tăng thêm và
các quỹ

 Nguồn hình thành và nội
dung chi
 Nguyên tắc kế toán
 Kế toán chi tiết
 Kế toán tổng hợp

TK 431

21

Nguồn hình thành

Nguồn kinh phí dự án sử dụng chi cho
các nội dung sau đây:
• Chi quản lý dự án
• Chi thực hiện dự án

NSNN cấp, cấp trên cấp
Tiếp nhận viện trợ, biếu tặng, tài trợ
Vay dự án
Các khoản khác

23

VINHTT_OU

22

NỘI DUNG CHI DỰ ÁN

 Thực hiện các dự án, chương trình, đề tài,
mục tiêu mà Nhà nước giao cho từng ngành
 Nguồn hình thành





20

KẾ TOÁN NGUỒN VÀ CHI KINH PHÍ DỰ ÁN

Sơ đồ hạch toán
TK 334

Khi trích quỹ hoặc chi trả
thu nhập tăng thêm theo
quy định của chế độ tài
chính (tạm trích trong
năm và sau khi quyết
toán được duyệt theo
quy định của chế độ tài
chính).

24

4


2017

Kế toán tổng hợp

NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN

TK 462 ”Nguồn kinh phí dự án”

Đối
với

1. Chi tiết theo từng dự án, nguồn cấp phát
kinh phí

-

-

2. Sử dụng đúng mục đích, nội dung, tiêu
NGUỒN chuẩn, định mức, trong phạm vi dự toán

-

kinh 3. Cuối kỳ kế toán hoặc kết thúc chương

phí dự trình, dự án thì đơn vị phải làm thủ tục
quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng
án

-

Số kinh phí dự án sử dụng không hết
- Số kinh phí chương
phải nộp lại cho NSNN hoặc nhà tài
trình, dự án, đề tài đã
trợ;
thực nhận trong kỳ;
Các khoản được phép ghi giảm nguồn
kinh phí chương trình, dự án, đề tài;
Kết chuyển số chi của chương trình,
dự án, đề tài được quyết toán với
nguồn kinh phí của từng chương trình,
dự án, đề tài;
Đơn vị cấp trên kết chuyển số kinh phí
dự án đã cấp trong kỳ cho đơn vị cấp
dưới.

nguồn kinh phí dự án với cơ quan cấp trên,
cơ quan tài chính và nhà tài trợ

Số kinh phí chương trình, dự
án, đề tài chưa sử dụng hoặc
đã sử dụng nhưng quyết toán
chưa được duyệt.
26

25

Kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp

TK 662 ” Chi dự án”
- Chi thực tế cho
việc quản lý, thực
hiện chương trình,
dự án, đề tài

TK 0091 “Dự toán chi dự án”
- Dự toán chi chương
trình, dự án được giao;
- Số dự toán điều chỉnh
trong năm (Tăng ghi
dương (+), giảm ghi âm
(-)

- Số chi sai bị xuất toán
phải thu hồi
- Số chi được quyết toán
với nguồn kinh phí dự
án

Số chi chưa hoàn thành
hoặc đã hoàn thành
nhưng quyết toán chưa

được duyệt

- Rút dự toán chi
chương trình, dự án ra
sử dụng;
- Số nộp khôi phục dự
toán (ghi âm (-).

Dự toán chi chương
trình, dự án còn lại
chưa rút.
27

Sơ đồ kế toán nguồn kinh phí dự án

TK 462
•Phụ lục 2.3

TK 662

28

KẾ TOÁN NGUỒN VÀ CHI KINH PHÍ THEO ĐƠN ĐẶT HÀNG

• Nguồn hình thành và
nguyên tắc kế toán
• Kế toán chi tiết
• Kế toán tổng hợp

•Phụ lục 2.4

30

VINHTT_OU

5


2017

Nguyên tắc kế toán

Nguồn hình thành

Nguồn
kinh
phí
theo
đơn
đặt
hàng

 Là loại kinh phí không thường xuyên chỉ phát
sinh ở đơn vị mà Nhà nước đặt hàng.
 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng do NSNN
cấp, cấp trên cấp trên cơ sở dự toán được
duyệt theo khối lượng thực hiện và đơn giá
của Nhà nước

Chỉ sử dụng cho những đơn vị được NSNN cấp

phát kinh phí để thực hiện đơn đặt hàng đã được
cơ quan có thẩm quyền phê duyệt
Được theo dõi và hạch toán chi tiết theo Mục lục
NSNN và theo từng nguồn kinh phí ngân sách
cấp theo từng đơn đặt hàng của Nhà nước
Cuối kỳ kế toán, khi hoàn thành đơn đặt hàng, đơn
vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận
và sử dụng nguồn kinh phí Nhà nước đặt hàng với
cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính theo quy
định

31

32

Kế toán tổng hợp

Nguyên tắc kế toán

TK 465” NKP theo ĐĐH của NN”

Chi
thực
hiện
theo
đơn
đặt
hàng

Chi thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước quy

định là các khoản chi thực tế để thực hiện khối
lượng sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng
của Nhà nước

 Khối lượng hoàn thành đơn
đặt hàng được nghiệm thu
thanh toán
 Kết chuyển số KP theo ĐĐH
đã cấp trong kỳ cho các đơn
vị cấp dưới (Cấp trên ghi)
 Số kinh phí theo đơn đặt
hàng không sử dụng hết
nộp lại do không hoàn thành
khối lượng

Phải mở sổ chi tiết theo dõi số chi thực tế phát
sinh theo từng đơn đặt hàng theo niên độ kế
toán và theo Mục lục ngân sách
Chi phải đảm bảo thống nhất với công tác lập
dự toán và khớp đúng giữa kế toán tổng hợp
với kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng
từ và báo cáo tài chính

Tiếp nhận nguồn kinh phí
theo đơn đặt hàng

Nguồn kinh phí theo đơn
đặt hàng của NN hiện còn
chưa được quyết toán
33

Kế toán tổng hợp

34

Sơ đồ kế toán nguồn kinh phí theo ĐĐH

TK 635” Chi theo ĐĐH của NN”
Chi phí thực tế phát sinh
để thực hiện khối lượng
sản phẩm, công việc theo
đơn đặt hàng

TK 465

Kết chuyển chi phí thực tế
của khối lượng, công việc
hoàn thành theo đơn đặt
hàng vào TK 511 khi
được nghiệm thu thanh
toán

•Phụ lục 2.5

TK 635

Chi phí thực tế của khối
lượng sản phẩm, công
việc hoàn thành theo
ĐĐH của NN chưa được

kết chuyển

•Phụ lục 2.6

35

VINHTT_OU

6


2017

KẾ TOÁN NGUỒN KP ĐẦU TƯ XDCB






Nguồn hình thành và nguyên tắc kế toán
 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB được dùng để
mua sắm TSCĐ, xây dựng các công trình đã
được phê duyệt
 Công tác đầu tư XDCB phải tôn trọng và chấp
hành các qui định của Luật xây dựng và các
thủ tục đầu tư xây dựng
 Phải theo dõi từng công trình, từng hạng mục
công trình, theo nội dung kinh phí đầu tư XDCB
và số kinh phí nhận được từ khi khởi công đến

khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử
dụng.

Nguồn hình thành
Nguyên tắc kế toán
Kế toán chi tiết
Kế toán tổng hợp

37

Nguồn hình thành và nguyên tắc kế toán
 Toàn bộ các khoản tiền, hàng viện trợ không
hoàn lại chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NS
thì không được ghi tăng nguồn kinh phí. Đồng
thời, đơn vị không được quyết toán các khoản
chi từ các khoản tiền, hàng viện trợ khi đơn vị
chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NS.
 Khi công tác đầu tư XDCB hoàn thành, đơn vị
phải tiến hành bàn giao đưa công trình vào sử
dụng và làm thủ tục quyết toán vốn, đồng thời
phải ghi giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB và
tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.

38

Kế toán chi tiết

Lệnh chi tiền
Giấy rút dự toán
ngân sách

Sổ chi tiết
các tài
khoản
(S33-H)

Chứng từ có liên quan

39

40

Sơ đồ kế toán nguồn kinh phí ĐTXDCB

Kế toán tổng hợp
TK 441 - NKPĐTXDCB
Nguồn KPĐT XDCB giảm do:

Nguồn kinh phí XDCB tăng do:

 Các khoản chi phí đầu tư XDCB xin duyệt
bỏ đã được duyệt y.

 Nhận được kinh phí đầu tư XDCB do
ngân sách hoặc cấp trên cấp.

 Chuyển nguồn kinh phí đầu tư XDCB thành
nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ khi xây
dựng mới, cải tạo, mở rộng, nâng cấp và
mua sắm TSCĐ bằng nguồn kinh phí đầu tư

hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.

 Chuyển các quỹ và các khoản thu
theo quy định thành NKPĐT XDCB.
 Các khoản khác làm tăng nguồn kinh
phí đầu tư XDCB như :viện trợ, tài
trợ, biếu, tặng......

TK 441
•Phụ lục 2.7

 Kết chuyển số kinh phí đầu tư XDCB đã cấp
trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới ( cấp trên
ghi )
 Hoàn lại kinh phí đầu tư XDCB cho NS
hoặc cấp trên.
 Các khoản khác làm giảm nguồn kinh phí
đầu tư XDCB
Nguồn kinh phí đầu tư XDCB chưa
sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng
chưa được quyết toán.
41

VINHTT_OU

7


2017

Khái niệm

KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ CHUNG
•
•
•
•

 Chi phí quản lý chung là chi phí liên quan đến các
hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động sản
xuất, kinh doanh, hoạt động theo đơn đặt hàng,
hoạt động xây dựng cơ bản và các hoạt động
khác.
 Chi phí này chỉ sử dụng ở các đơn vị có phát sinh
các khoản chi phí liên quan đến nhiều hoạt động
mà khi phát sinh chi phí không thể xác định cụ thể,
rõ ràng cho từng đối tượng sử dụng nên không
hạch toán ngay vào các đối tượng chịu chi phí mà
tập hợp chung vào TK chi phí quản lý chung

Khái niệm
Nguyên tắc kế toán
Kế toán chi tiết
Kế toán tổng hợp

43

Nguyên tắc kế toán

Chi

phí
quản
lý
chung

44

Kế toán chi tiết

Tài khoản 642 phải được hạch toán chi tiết theo
từng nội dung chi phí theo yêu cầu quản lý của
đơn vị;

Bảng phân bổ
chi phí quản lý chung

Cuối kỳ, kế toán tiến hành tính toán, kết
chuyển và phân bổ chi phí quản lý chung vào
các tài khoản tập hợp chi phí (TK 631, TK 635,
TK 661…) có liên quan theo tiêu thức phù hợp;

Sổ chi phí
quản lý
chung
(mẫu S73-H)

Chứng từ có liên quan

Không sử dụng TK 642 trong trường hợp các
khoản chi phí quản lý phát sinh xác định được

cho từng đối tượng sử dụng và hạch toán trực
tiếp vào đối tượng chịu chi phí.
45

Kế toán tổng hợp

46

Sơ đồ kế toán chi phí quản lý chung
642

TK 642 “Chi phí quản lý chung”
Các chi phí quản
lý chung phát sinh
trong kỳ.

152,153
(1)
DCLB: Nợ TK 005

• Các khoản ghi giảm chi
phí quản lý chung;
• Kết chuyển và phân bổ
chi phí quản lý chung vào
bên Nợ các TK có liên
quan 631, 635, 661, 662,
241.

631,661,662,…

111,112
(2)

(5)

334,332
(3)
331
(4)

Không có số dư cuối kỳ
47

VINHTT_OU

48

8


2017

LOGO

THANK YOU

VINHTT_OU

9