Bài giảng Mô hình quản trị tổ chức hiện đại

KHÓA ĐÀO TẠO

KPI
MÔ HÌNH QUẢN TRỊ TỔ CHỨC HIỆN ĐẠI
PHẦN 1: CHIA SẺ KINH NGHIỆM THỰC TẾ
TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TỔ CHỨC HIỆN ĐẠI
TRONG MỘT SỐ DOANH NGHIỆP

THÁNG 03 - 2016


Mục tiêu và kết quả
Mục tiêu: Buổi chia sẻ kinh nghiệm được thiết kế nhằm cung cấp cho
các học viên các kiến thức cơ bản về hệ thống quản trị hiện đại và chia
sẻ những kinh nghiệm thực tế triển khai tại một số doanh nghiệp.
Kết quả sau buổi đào tạo, học viên có thể:
1. Hiểu các khái niệm cơ bản về hệ thống quản trị hiện đại (MTCV,
BSC, KPI, Khung năng lực, Hệ thống lương 3Ps…) và sự cần thiết
phải triển khai tại đơn vị và các lợi ích cho tổ chức cũng như cá
nhân;
2. Nắm bắt được những điểm thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ
thống quản trị hiện đại trên ở Việt Nam thông qua kinh nghiệm thực
tế triển khai ở các doanh nghiệp;
3. Thực hiện chỉ đạo, tổ chức triển khai xây dựng hệ thống quản trị hiện
đại tại NPC theo lộ trình phù hợp và đạt hiệu quả cao.


Nội dung chính
1. Tổng quan về hệ thống quản trị tổ chức hiện đại
2. Thực tế triển khai BSC/KPIs, Khung năng lực và lương
3Ps tại một số doanh nghiệp tại VN

² Sự cần thiết triển khai hệ thống quản trị hiện đại trong
giai đoạn tái cơ cấu
² Quy trình triển khai xây dựng và vận hành hệ thống
² Các điểm thuận lợi và khó khăn (kỹ thuật, tâm lý..)
² Các bài học kinh nghiệm
3. Thảo luận, hỏi đáp


Phần


Chiến lược
Tầm nhìn

Sứ mệnh

Giá trị cốt
lõi

Lợi thế
cạnh tranh

Năng
Năng lực
lực
cốt
cốt lõi
lõi
Tuyên bố
chiến lược

Chuỗi giá trị
hoạt động

Bản đồ
chiến lược

Cơ cấu tổ chức
Mô hình quản
trị

Cơ cấu tổ
chức công ty

Cơ cấu
phòng ban

Hệ thống chức
danh & MTCV

Hệ thống đánh giá hiệu quả
theo mục tiêu (BSC)

Hệ thống chỉ
tiêu công ty

Hệ thống đánh giá năng lực
Hệ thống chỉ
tiêu bộ phận

Từ điển
năng lực

Hệ thống
KPI cá nhân
Quy ước
đánh giá

Khung năng
lực

Hệ thống trả lương 3P
Hồ sơ năng
lực cá nhân

Hệ thống
khung bậc
lương
Quy chế trả
lương
Bảng tính minh
họa quy chế


Cơ cấu tổ chức
ü Mô hình quản trị:
Mô hình sản xuất kinh doanh hoặc mô hình cung ứng dịch vụ,
được xây dựng dựa trên chiến lược và là cơ sở để xây dựng mô
hình tổ chức của công ty.
(Mô hình eTOM của ITU, Mô hình ITIL quản lý dịch vụ IT, …. )

ü Cơcấutổchứccủacôngty/bộphận
Phânchiatổchứcthànhcácbộphậnkhácnhauđểthựchiệncácchứcnăng,nhiệmvụcủatổchứcvà
mốiquanhệgiữacácbộphậnđóđểđảmbảothựchiệntốtcácchứcnăngnhiệmvụcủatổchứcđể
đạtđượcmụctiêuchiếnlượcđềra.
(Chuyênmônhoá,địalý,quymô,phâncấp..….)

ü Hệthốngchứcdanhcôngviệc(Job)
Chứcdanhđượcthiếtkếtrêncơsởnhómcácnhiệmvụcùngmộttínhchất(yêucầucùngnhómnăng
lực) vàphùhợpvớiquytrìnhtổchứccôngviệcđểđảmbảohiệuquảcôngviệc,sựhàilòngcủanhân
viên.

ü Môtảcôngviệc(JD)
Bảnmôtảcáctráchnhiệmcôngviệc,mốiquanhệcôngviệc,yêucầunănglựcvàtiêuchuẩnthựchiện
côngviệccủatừngchứcdanhcôngviệc.


Hệ thống đánh giá năng lực nhân viên
(Từ điển – Tiêu chuẩn – Đánh giá)

Các
phạm vi
năng lực

Tên và định
nghĩa năng lực

Năng lực
Mức độ
thành thạo

Các biểu
hiện
năng lực


Hệ thống đánh giá kết quả công việc
Chiến lược
công ty

Mục tiêu
công ty

Cơ cấu tổ chức,
Mô tả công việc

Chỉ tiêu
của bộ
phận

KPIscá
nhân

Quy ước
đánh giá

Hệ
thống
lương

Hệ thống trả lương 3Ps

MTCV

Thang,
bảng
lương

KPIs

• Hệ số
lương
• Đơn giá
tiền lương

Quy chế
lương

• Các
nguyên
tắc
• Cách tính
lương

Bảng
tính
lương

Năng lực cá

nhân

Minhhoạ
rõ các tiêu
chí


Tái cơ cấu là gì?
Là sự thay đổi cơ cấu tổ chức (mô hình tổ chức + cơ chế vận hành)

1.
2.
3.
4.
5.
6.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Chuyên môn hóa công việc
Bộ phận hóa
Phạm vi kiểm soát
Phân quyền, tập quyền
Hệ thống điều hành
Chính thức hóa

Chiến lược
Quy mô tổ chức
Đặc điểm công việc
Đặc điểm NNL
Môi trường
VH và PC lãnh đạo

Ảnh hưởng đến

Quyết định

Cơ cấu tổ chức

Hiệu quả hoạt động
và sự thỏa mãn của
người lao động


Một số nội dung tái cơ cấu (quản trị DN)

Mô hình
tổ chức

Giảm đầu mối, giảm cấp trung gian
và điều hành trực tuyến nhiều hơn
để đáp ứng tốt hơn / nhanh hơn
nhu cầu của khách hàng

Tổ chức
công việc

Theo hướng chuyên môn hoá cao
hơn, phân bổ lại nguồn lực hợp lý
để đảm bảo tăng hiệu quả lao động

Cơ chế
nội bộ

Tạo động lực cho người lao động
trên cơ sở nhiệm vụ rõ ràng, đánh
giá và ghi nhận được kết quả/thành
tích của người lao động và trả
lương tương xứng

à Các mục tiêu, mong muốn..

1

2

Tập đoàn phát triển bền
vững, khẳng định vị thế
của doanh nghiệp chủ
lực, đóng góp cho sự
phát triển của ngành và
của đất nước.

Cán bộ công nhân viên
có việc làm ổn định, đời
sống cán bộ được cải

thiện

1. Cần hệ thống quản trị chiến lược/kế hoạch và hệ thống đánh giá mới;
2. Đồng bộ hệ thống chức danh, MTCV để rõ trách nhiệm, công việc của từng cán bộ;
3. Cần cơ chế trả lương khuyến khích cán bộ có năng lực và kết quả công việc


Ngữ cảnh thực hiện dự án
(Tái cơ cấu)
Cơ cấu tổ
chức

Kinh
doanh

Vị trí chức
danh (MTCV)

BSC/KPIs

Sản
xuất

TÁICƠCẤU

(Hệthống quản trịnội
bộhiệnđại)

Lương 3Ps

Quản lý

Riêng rõ
Hiệu
quả

Đồng
bộ

Quan
điểm

Gọn
nhẹ

Chuyên
nghiệp

Xuyên
suốt

Đơn
giản

Kếtquảtáicơcấu
-Tậpđoànvàcácđơnvịthành
viênsẽcósựpháttriểnbền
vững
-Ngườilaođộngcóđộnglực
làmviệcvàthunhậptốthơn

dựavàokếtquảcôngviệccủa
mình


Chiến lược
Tầm nhìn

Sứ mệnh

Giá trị cốt
lõi

Lợi thế
cạnh tranh

Năng
Năng lực
lực
cốt
cốt lõi
lõi
Tuyên bố
chiến lược

Chuỗi giá trị
hoạt động

Bản đồ
chiến lược

Cơ cấu tổ chức
Mô hình quản
trị

Cơ cấu tổ
chức công ty

Cơ cấu
phòng ban

Hệ thống chức
danh & MTCV

Hệ thống đánh giá hiệu quả
theo mục tiêu (BSC)

Hệ thống chỉ
tiêu công ty

Hệ thống đánh giá năng lực
Hệ thống chỉ
tiêu bộ phận

Từ điển
năng lực

Hệ thống
KPI cá nhân
Quy ước
đánh giá

Khung năng
lực

Hệ thống trả lương 3P
Hồ sơ năng
lực cá nhân

Hệ thống
khung bậc
lương
Quy chế trả
lương
Bảng tính minh
họa quy chế


BSC (thẻ điểm cân bằng) là gì?
BSC(Balanced ScoreCard) là công cụ quản
trị chiến lược (kế hoạch) dựa trên hệ thống
các thẻ điểm cân bằng (Kaplan & Norton,
1992)

Năng
lực thay
đổi ntn?

Hiệu
quả đầu
tư tài

chính
ntn?

Học hỏi, Phát triển
Mụ
c
tiêu

Tài chính
Mụ
c
tiêu

Thướ
c đo

Tiêu
chuẩn

Kế
hoạch

Tạo ra
giá trị gì
cho
khách
hàng?

Thướ
c đo

Tiêu
chuẩ
n

Kế
hoạc
h

Cần cải
thiện
quy
trình gì?

Chiến
lược

Khách hàng
Mụ
c
tiêu

Thướ
c đo

Tiêu
chuẩ
n

Kế

hoạc
h

Quy trình nội bộ
Mụ
c
tiêu

Thướ
c đo

Tiêu
chuẩn

Kế
hoạch


BSC là gì?
Thấu hiểu thị trường

KẾ HOẠCH
/
CHIẾN LƯỢC

Cải tổ lại quy trình
Cân đối tài chính

Học hỏi và phát triển

BSC cụ thể là gì?
Tổ
chức

• Quản lý kế hoạch/ chiến lược của tổ
chức
§ Xây dựng chiến lược,
§ Tổ chức triển khai,
§ Đánh giá
• Công cụ truyền thông chiến lược của tổ
chức tới từng người lao động
• Hệ thống đo lường (đánh giá) kết quả
công việc của bộ phận/cá nhân

Cá nhân

• Hiểu rõ yêu cầu công việc thông qua các
chỉ tiêu KPIs dựa trên BSC
• Tâm lý lao động sẽ tốt hơn khi thấy được
sự tham gia, đóng góp của cá nhân tới
chiến lược của tổ chức


MỤC TIÊU CÔNG TÁC KẾ HOẠCH THEO BSC

Cụ thể mục
tiêu tổng thể
thành kế
hoạch công

việc chi tiết

Đánh giá
Triển khai KH
Đo lường,
chính xác kết
toàn diện, từ đánh giá kết
quả từng
các chỉ tiêu
quả cụ thể
đơn vị, bộ
cấu thành
từng cấp độ
phận, cá
đến chỉ tiêu => đạt thành
nhân => khen
kết quả
công cấp trên
thưởng


Công tác quản lý kế hoạch theo BSC
Kế hoạch TĐ giao
(Kế hoạch tổng thể)
Doanh
thu

Sản
lượng

Kế hoạch
SXKD

Chi phí

Kế hoạch BSC
(Kế hoạch chi tiết)
• Dthu
• CLTC
• Chi phí
• NLSĐ

Chênh
lệch thu
chi

•ROFA+

•%LĐ đào
tạo
•Số SK,
giải pháp

Viễn
cảnh tài
chính
Viễn
cảnh
học hỏi
và phát

triển

Viễn
cảnh
khách
hàng
Viễn
cảnh
hoạt
động
nội bộ

•Thuê bao
p/s cước
•Độ hài
lòng KH
•……..

•Hệ số nợ
•Tối ưu
hóa CP
đầu vào


Ví dụ về mục tiêu chiến
lược dựa trên BSC (KPOs)
Viễn cảnh tài chính

Viễn cảnh khách hàng

đảm bảo hiệu quả sử dụng
vốn, tài sản, nguồn lực của
Tập đoàn và sự tăng trưởng
doanh thu

nâng cao chất lượng, đáp
ứng tốt nhất nhu cầu KH, thu
hút TB mới và duy trì TB HH,
nhằm tăng DT, thị phần

Viễn cảnh qui trình nội bộ
đảm bảo hệ thống hoạt động
hiệu quả, giảm rủi ro

Viễn cảnh học hỏi và phát triển
đáp ứng nguồn nhân lực chuyên
nghiệp, chất lượng và hiệu quả
hệ thống thông tin, nhằm phục
vụ tốt hoạt động SXKD.


VÍ DỤ VỀ BẢNG GIAO KẾ HOẠCH DỰA TRÊN BSC
STT

Mục tiêu (KPOs)

Thước đo (KPIs)

ChỈ tiêu

Tần
suất đo

10%

111.26

Quý

4%

0.84%

Quý

10%

1.25%

Quý

Tăng trưởng doanh thu khách hàng

6%

9.01%

Quý

Tăng doanh thu từ dịch vụ Data,

GTGT và CNTT

5%

60.7%

Quý

TÀI CHÍNH (5F)
F1
F2

Hiệu quả sử dụng
vốn, tài sản, nguồn
lực

F4
F5

35%
Năng suất lao động theo chênh
lệch thu chi không lương
Chênh lệch thu chi/Vốn chủ sở hữu
và các khoản phải trả TĐ
RoFA+

F3
Tăng trưởng doanh
thu khách hàng

Trọng số
(%)


STT

Mục tiêu (KPOs)

Thước đo (KPIs)

KHÁCH HÀNG (4C)

C1.2

Chỉ
tiêu

Đồng hành
cùng khách
hàng

Tần
suất đo

30%

Tăng số thuê bao phát sinh cước

C1
C1.1

Trọng số
(%)

Quý

- Di động trả trước

4%

7.2%

- Di động trả sau

4%

5.7%

Quý

Độ hài lòng của khách hàng trong phát triển
dịch vụ (lắp đặt, hòa mạng); chăm sóc
khách hàng; sửa chữa

7%

C3

Độ an toàn, ổn định hệ thống

7%

90%

Quý

C4

Tuân thủ các chỉ tiêu quản lý chất lượng
dịch vụ

8%

80%

Quý

C2

Chất lượng
vượt trội

90%
Quý


ST
T

Mục tiêu

(KPOs)

Thước đo (KPIs)

HOẠT ĐỘNG NỘI BỘ (5I)
I1
I2
I3

Quản lý hoạt
động nhằm gia
tăng hiệu quả

Chỉ
tiêu

Tần
suất

25%

Hệ số nợ (số tháng nợ)

6%

0.157

Quý

Tối ưu hóa chi phí đầu vào

5%

102.6
%

Quý

10%

Quý

5%

70%

Quý

Di động trả trước

2%

90%

Quý

Di động trả sau

2%

90%

Tỷ lệ lao động quản lý và chuyên
môn nghiệp vụ thực tế sử dụng
bình quân/Lao động thực tế sử
dụng bình quân

I4

Tiến độ đưa các dự án đầu tư
trọng điểm vào hoạt động

I5

Giảm tỷ lệ thuê bao rời mạng

Quản lý đổi mới
I5.1 giảm thiểu rủi ro
nhằm tăng năng
I5.2 lực cạnh tranh

Trọng
số (%)

5%


STT

L1

Mục tiêu (KPOs)

L4

Trọng
số (%)

Chỉ
tiêu

Tần
suất
đo

HỌC HỎI VÀ PHÁT TRIỂN (4L)

10%

Nâng cao năng lực
lãnh đạo các cấp

Tỷ lệ Lãnh đạo và nhân viên
được đào tạo

2%

30%

Quý

Số sáng kiến/người

2%

3%

Quý

Mức độ hiểu biết về Văn hoá
VNPT

3%

70%

Quý

Mức độ triển khai công cụ
quản trị BSC

3%

70%

Quý

L2

L3

Thước đo (KPIs)

Nâng cao nguồn
lực tổ chức


Thống nhất
chiến lược

MÔ HÌNH TRIỂN KHAI
KẾ HOẠCH BSC

Xây dựng bản
đồ chiến lược

Kế
hoạch
hành
động
các
bộ
phận

Xây dựng BSC cấp
Công ty

Mô tả công
việc

Hệ thống KPI cá
nhân

Xây dựng BSC cấp
Trung tâm

Mục tiêu phát
triển cá nhân

Quản lý đánh giá
công việc cá nhân

Xây dựng BSC cấp
bộ phận

Hệ thống, đánh
giá

Đào tạo

Đãi ngộ


KẾ HOẠCH BSC cấp
Côngty
KẾ HOẠCH BSC cấp
khu vực
KẾ HOẠCH BSC
B.PHẬN -C NHÁNH
KẾ HOẠCH BSC TỔ

SẢN XUẤT
KẾ HOẠCH BSC
CÁ NHÂN

Theo mục tiêu chiến lược
Theo chức năng nhiệm vụ

PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH
BSC

Kế thừa chỉ tiêu
Phân rã chỉ tiêu
Xây dựng chỉ tiêu đặc thù

-Theo Bản
mô tả CV
- CV thực
tế cá nhân

Đảm
bảo
mục
tiêu
chun
g của
Công
ty

Số lượng công
việc

Đánh
Chất lượng công
giá
việc
Thời gian thực
hiện