MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ “ TRỰC TUYẾN – CHỨC NĂNG.DOC

Lời mở đầu
Đất nớc ta sau ngày giải phóng đã bớc sang một thời kỳ mới. Thời kỳ của
công nghệ tri thức . Điều đó là do Đảng ta đã xác định đợc những đờng lối
chính trị đúng đắn đồng thời cũng đề ra đợc những giải pháp thực hiện có hiệu
quả đợc nhân dân cả nớc ủng hộ và nhân dân thế giới đồng tình lập nên Nhà nớc
của dân, do dân và vì dân , thống nhất đất nớc , xây dựng nớc Việt Nam độc lập,
dân chủ, giàu mạnh, xã hội công bằng văn minh, nhân dân có cuộc sống ấm no,
hạnh phúc.
Nhng bên cạnh những thành công đó khách quan nhìn lại ta vẫn thấy đất n-
ớc còn nghèo, cha phát triển, cha cần kiệm trong sản xuất , tiêu dùng, xã hội còn
nhiều tiêu cực và nhiều vấn đề bức xức phải giải quyết, quản lý Nhà nớc về kinh
tế , xã hội còn nhiều non yếu, tổ chức bộ máy còn cồng kềnh Có thể nói những
thành công và non yếu trên đều bắt nguồn từ tổ chức và quản lý. Chúng ta cha
thấy hết đợc sức mạnh của tổ chức và quản lý đối với việc thực hiện các nhiệm vụ
Cách mạng và đờng lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nớc.
Song tổ chức và quản lý là gì? Hiểu theo nghĩa rộng là tổ chức và quản lý
trong mọi lĩnh vực của đời sống và hoạt động xã hội, từ một tế bào nhỏ nhất là gia
đình đến những tổ chức kinh tế, xã hội mang tính chất cộng đồng, dân tộc và
những tính chất rộng lớn hơn mang tính chất quốc tế .
Sau đây em xin trình bày mô hình cơ cấu tổ chức Trực tuyến Chức năng
đang đợc rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nớc vận dụng trong hoạt động
kinh doanh hiện nay.
1
Nội dung
I/ Khái quát chung về tổ chức quản lý:
Cơ cấu Tổ chức quản lý điều hành bao gồm các cấp, các bộ phận, các đối tợng
quản lý và các quan hệ trực thuộc, phối hợp giữa chúng. ở mỗi cấp quản lý có thủ
trởng toàn quyền và chịu trách nhiệm toàn bộ về kết quả hoạt động của cấp đó.
Các bộ phận nh ban, phòng đ ợc thiết lập để giúp cho thủ trởng cung cấp về
nghiệp vụ quản lý hàng ngày khi khối lợng công việc của nghiệp vụ đó đủ lớn.
Các bộ phận quản lý không có thẩm quyền chỉ huy, ra lệnh cho thủ trởng các cấp

dới.
1. Đặc điểm chung của các Tổ chức:
Theo nhà tâm lý học tổ chức Edgar Schein thì có 4 đặc điểm chung đối với tất
cả các tổ chức là:
a- Kết hợp các nỗ lực của các thành viên:
Nh chúng ta thờng thấy, khi các cá nhân cùng nhau tham gia và phối hợp
những nỗ lực vật chất hay trí tuệ của họ, thì nhiều công việc phức tạp và vĩ đại có
thể đợc hoàn thành. Chẳng hạn, việc xây dựng các kim tự tháp, việc đa con ngời
bay lên mặt trăng là những công việc v ợt xa trí thông minh và khả năng của bất
cứ cá nhân nào. Sự kết hợp nỗ lực nhân lên sự đóng góp của các cá nhân.
b- Có mục đích chung:
Sự kết hợp nỗ lực không thể thực hiện đợc, nếu những ngời tham gia không
nhất trí cùng nhau phấn đấu cho những quyền lợi chung nào đó. Một mục tiêu
chung đem lại cho các thành viên của tổ chức một tiêu điểm để tập hợp nhau lại.
c- Phân công lao động:
Bằng cách phân chia một cách hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành những
công việc cụ thể, một tổ chức có thể sử dụng nguồn nhân lực của nó một cách
2
hiệu quả. Phân công lao động tạo cho mỗi thành viên của tổ chức trở nên tài giỏi
hơn do chuyên sâu vào công việc cụ thể.
d- Hệ thống thứ bậc quyền lực:
Theo lý thuyết tổ chức truyền thống, nếu bất cứ công việc gì đợc hoàn thành
thông qua những nỗ lực chung chính thức thì số ngời nào đó nên đợc giao quyền
nhằm đảm bảo cho các mục tiêu đã đề ra đợc thực hiện một cách hiệu quả. Các
nhà lý thuyết về tổ chức định nghĩa quyền lực là quyền điều khiển hành động của
những ngời khác. Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng thì sự
phối hợp những cố gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn. Một trong những
biểu hiện của hệ thống thứ bậc là hệ thống ra mệnh lệnh và sự phục tùng.
2- Căn cứ để hình thành cơ cấu tổ chức
Hoạt động của doanh nghiệp đợc vận hành thống nhất dới sự quản lý điều

hành của đội ngũ cán bộ quản lý - đứng đầu là ngời lãnh đạo. Xuất phát từ mục
tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp mà có sự thiết lập, lựa chọn một cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý thích hợp, có chất lợng.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cần phải quy định rõ: Ai sẽ làm việc gì, và ai
sẽ chịu trách nhiệm về kết quả nào ?
Hiện có các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý: theo chế độ trực tuyến, chế độ chức
năng. Nhng khi vận dụng nó vào kinh doanh không phải doanh nghiệp nào cũng
đạt đợc thành công. Bởi mỗi cơ cấu bên cạnh những u điểm riêng biệt vẫn còn tồn
tại nhợc điểm: ở cơ cấu tổ chức Trực tuyến sẽ không sử dụng đợc tri thức của đội
ngũ chuyên gia làm công tác t vấn, sự thành công hay thất bại của công ty phụ
thuộc vào tài năng hoạt động lãnh đạo trực tiếp và do phụ trách quá nhiều công
việc nên có thể gây tình trạng quá tải đối với các nhà quản trị các cấp. Còn nhợc
điểm của cơ cấu chức năng là làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh, cách bức, giám
đốc dễ quan liêu; các kênh liên lạc qua trung gian quá phức tạp có thể làm cho
cấp quản lý cao nhất bị quá tải trong quá trình nắm tình hình và ra quyết định
quản lý, ngời lãnh đạo hệ thống khó có thể phối hợp đợc tất cả mệnh lệnh của họ,
3
dẫn đến tình trạng ngời thừa hành cấp dới trong một lúc có thể phải nhận nhiều
mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh trái ngợc nhau; đây là cơ cấu kém hiệu quả
nhất.
Để khắc phục các nhợc điểm của các cơ cấu trực tuyến và chức năng, kiểu cơ
cấu liên hợp (trực tuyến- chức năng) đợc áp dụng rộng rãi và phổ biến cho mọi hệ
thống.
II/ Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý Trực tuyến chức năng - u,
nhợc điểm và phạm vi áp dụng
1. Khái niệm:
Là kiểu cơ cấu trong đó có nhiều cấp quản lý (nhiều cấp thủ trởng) và các bộ
phận nghiệp vụ giúp việc cho các thủ trởng cấp trung và cấp cao. Thủ trởng trực
tuyến (theo chiều dọc) là ngời có quyền cao nhất quyền quyết định trong quá
trình điều hành, chịu trách nhiệm trớc hết và chủ yếu về kết quả điều hành ở cấp

mình phụ trách. Cấp quản lý càng cao thì càng phải tập trung giải quyết nhiều hơn
các vấn đề chiến lợc nh hoạch định chiến lợc, tổ chức cán bộ
4
Ngời lãnh đạo cao
nhất của hệ thống
Bộ phận tham mu
Thủ lĩnh
tuyến 1
Thủ lĩnh
chức năng
Thủ lĩnh
chức năng
Thủ lĩnh
tuyến 2
1 2
n -1 n
2. Nội dung :
Khi các doanh nghiệp sử dụng mô hình này thì một mặt, ngời thừa hành nhiệm
vụ ở cấp dới trong doanh nghiệp chỉ phụ thuộc cấp trên trực tiếp (công nhân tổ
trởng - đốc công quản đốc giám đốc) về toàn bộ công việc phải làm để
hoàn thành trách nhiệm; mặt khác ngời phụ trách ở mỗi cấp lại nhận đợc sự hớng
dẫn và kiểm tra về từng lĩnh vực của các bộ phận chức năng tơng ứng của cấp
trên. Các bộ phận chức năng ở mỗi cấp lại chính là cơ quan tham mu cho ngời thủ
trởng của cấp mình, cung cấp thông tin đã đợc xử lý tổng hợp và các kiến nghị
giải pháp để thủ trởng ra quyết định.
3. Đặc điểm :
- Cơ cấu kết hợp chung cả trực tuyến và chức năng đợc áp dụng phổ biến đối với
doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Đó là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng và quan hệ phối hợp
cộng tác (phối hợp cùng phục tùng)

- Tạo khung hành chính vững chắc cho tổ chức quản lý doanh nghiệp, có hiệu
lực, bảo đảm thể chế quản lý.
- Phù hợp với môi trờng kinh doanh ổn định, các ngành hàng đòi hỏi chuyên
môn hoá với công nghệ cao, trên địa bàn hoạt động hẹp
4. Ưu nh ợc điểm của mô hình:
a- Ưu điểm:
Nó phát huy đợc các u điểm của cơ cấu trực tuyến là phân quyền để chỉ huy
kịp thời truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã qui định, các thủ lĩnh ở các phân hệ
chức năng (theo tuyến) vẫn phát huy đợc tài năng của mình đóng góp cho ngời
lãnh đạo cấp cao của hệ thống tuy họ không có quyền ra lệnh trực tiếp cho mọi
ngời trong các phân hệ. Và các u điểm của cơ cấu chức năng là chuyên sâu
5