Hạch toán dự phòng phải thu theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành

Hạch toán dự phòng phải thu theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành
1.Khái niệm và ý nghĩa của việc lập dự phòng phải thu khó đòi
1.1. Khái niệm
Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, các doanh nghiệp
cần phải có nhiều chính sách để thu hút khách hàng như khuyến mại, giảm giá,
chiết khấu, các dịch vụ chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng hay thực hiện cho
thanh toán muộn. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang thực hiện mục tiêu tăng
doanh thu để tăng thị phần hay các doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới xâm
nhập thị trường thì chính sách bán chịu hoặc thu tiền sau khi giao hàng càng được
ưu tiên thực hiện. Doanh thu bán chịu trong doanh nghiệp phát sinh sẽ làm tăng
khoản nợ phải thu, điều đó cũng có nghĩa là doanh nghiệp cho phép khách hàng
thanh toán tiền trong trương lai đối với hàng hoá dịch vụ đã được giao.
Khi doanh nghiệp thực hiện chính sách bán chịu sẽ làm phát sinh chi phí và lợi
ích. Lợi ích chủ yếu là tăng doanh thu, tăng thị phần, tăng uy tín và cuối cùng là
tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhưng cũng làm cho doanh nghiệp bị chiếm
dụng vốn, tốc độ thu hồi vốn chậm, hiệu quả sử dụng vốn không cao. Ngoài ra,
doanh nghiệp còn bị mất một khoản chi phí nếu phát sinh khoản nợ phải thu khó
đòi - Số tiền mà một vài khách hàng nợ không thể hoặc không sẵn lòng chi trả.
Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp có nên hay không thực hiện chính sách bán chịu và
thực hiện như thế nào? Quyết định của nhà quản trị được dựa trên cơ sở cân đối
giữa lợi ích và chi phí khi thực hiện chính sách bán chịu. Nói cách khác, doanh
nghiệp nên thực hiện chính sách bán chịu chỉ khi nào thu nhập tăng thêm từ doanh
thu bán chịu tăng nhanh hơn chi phí bán chịu.
Kế toán doanh nghiệp thường xác định những khoản chi phí chủ yếu cho việc
bán chịu khoản nợ phải thu khó đòi như là một khoản chi phí khi doanh nghiệp lập
dự phòng phải thu khó đòi. Văn bản pháp luật quy định và hướng dẫn doanh
nghiệp lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi có hiệu lực hiện nay là chuẩn
mực số 18 và thông tư 13. Theo đó:
Một khoản dự phòng: Là khoản nợ phải trả không chắc chắn về giá trị hoặc thời
gian.
Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các

khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể
không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán.
Chuẩn mực số 18 phân biệt rõ khoản dự phòng và nợ tiềm tàng. Nợ tiềm tàng là
nghĩa vụ nợ có khả năng phát sinh từ các sự kiện đã xảy ra và sự tồn tại của nghĩa
vụ nợ này sẽ chỉ được xác nhận bởi khả năng hay xảy ra hoặc không hay xảy ra của
một hoặc nhiều sự kiện không chắc chắn trong tương lai mà doanh nghiệp không
kiểm soát được; hoặc nghĩa vụ nợ hiện tại phát sinh từ các sự kiện đã xảy ra nhưng chưa
được ghi nhận vì không chắc chắn có sự giảm sút về lợi ích kinh tế do việc phải thanh toán
nghĩa vụ nợ; hoặc giá trị của nghĩa vụ nợ đó không được xác định một cách đáng tin cậy.
Các khoản dự phòng là các khoản đã được ghi nhận là các khoản nợ phải trả (giả định đưa
ra một ước tính đáng tin cậy) vì nó là các nghĩa vụ về nợ phải trả hiện tại và chắc chắn sẽ
làm giảm sút các lợi ích kinh tế để thanh toán các nghĩa vụ về khoản nợ phải trả đó. Một
khoản dự phòng được ghi tăng chi phí của doanh nghiệp, điều kiện để ghi nhận một khoản
dự phòng sẽ được nghiên cứu cụ thể trong mục 2.
1.2. Ý nghĩa
Dự phòng nợ phải thu khó đòi được kế toán ghi nhận dựa trên nguyên tắc thận trọng -
Việc ghi giảm vốn chủ sở hữu có thể được ghi nhận ngay khi có chứng cớ có thể (chưa
chắc chắn). Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể không đòi được một phần hoặc toàn bộ,
do đó làm cho doanh nghiệp mất đi một phần tài sản, làm tăng chi phí và làm giảm vốn chủ
sở hữu. Dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính vào chi phí phí hoạt động kinh doanh năm
báo cáo của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có
thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh; đảm bảo giá trị của các
khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài
chính. Ngoài ra, dự phòng nợ phải thu khó đòi cho phép doanh nghiệp biết được giá trị các
khoản phải thu thực tế là bao nhiêu, nó ảnh hưởng đến hầu hết các tỷ suất của doanh
nghiệp như nhóm các tỷ suất về khả năng thanh toán, số vòng thu hồi nợ, tỷ suất khả năng
sinh lời, tỷ suất đầu tư, tỷ suất lợi nhuận…Từ đó, cho doanh nghiệp và các nhà đầu tư nắm
được chính xác tình hình hoạt động của doanh nghiệp để có chiến lược kinh doanh phù
hợp, đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh và đầu tư.
2. Quy định chung về trích lập dự phòng phải thu khó đòi

Dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập và hoàn nhập vào thời điểm cuối kỳ kế
toán năm. Trường hợp doanh nghiệp được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng năm
tài chính khác với năm dương lịch (bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc 31/12 hàng
năm) thì thời điểm lập dự phòng là ngày cuối cùng của năm tài chính. Riêng đối
với các doanh nghiệp niêm yết phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ thì được
trích lập và hoàn nhập dự phòng cả thời điểm lập báo cáo tài chính giữa niên độ.
Doanh nghiệp phải lập Hội đồng thẩm định để xác định mức trích lập dự phòng.
2.1. Đối tượng và điều kiện lập dự phòng
Đối tượng lập dự phòng là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền
còn nợ, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam
kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Các khoản không đủ căn cứ xác
định là nợ phải thu phải xử lý như một khoản tổn thất.
Điều kiện này đảm bảo rằng các khoản nợ là thực sự phát sinh, có căn cứ rõ ràng, tránh
trường hợp doanh nghiệp lợi dụng việc lập dự phòng để khai tăng chi phí. Ngoài ra, cũng
là căn cứ pháp lí để tính mức trích lập dự phòng theo quy định.
- Một khoản nợ phải thu không phải lúc nào cũng được lập dự phòng mà phải có
đủ các điều kiện để trích lập dự phòng, hoặc:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước
vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Hoặc nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các
công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào tình
trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị
các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Các bằng chứng cần thiết để chứng minh cho từng trường hợp theo quy định của
pháp luật như sau:
- Đối với tổ chức kinh tế:
+ Đối với khách nợ đã giải thể, phá sản: phải có quyết định của Tòa án tuyên bố
phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản hoặc quyết định của người có thẩm quyền
về giải thể đối với doanh nghiệp nợ, trường hợp tự giải thể thì có thông báo của

đơn vị hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập đơn vị, tổ chức.
+ Đối với khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả: phải có xác nhận của cơ quan quyết định
thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký kinh doanh về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động không
có khả năng thanh toán.
- Đối với cá nhân phải có một trong các tài liệu sau:
+ Giấy chứng tử (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với
người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ.
+ Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống hoặc đã
mất tích nhưng không có khả năng trả nợ.
+ Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ trốn
hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính quyền địa phương
về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng chi trả.
- Quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý xóa nợ không thu hồi được của
doanh nghiệp (nếu có).
Đối với khoản nợ phải thu quá hạn 3 năm trở lên có đủ điều kiện của một khoản
phải thu khó đòi thì được coi như nợ không có khả năng thu hồi, nếu không đủ
chứng từ, tài liệu chứng minh theo quy định thì doanh nghiệp phải lập Hội đồng xử
lý nợ để xem xét, xử lý.
2.2. Phương pháp lập dự phòng
Khi có đủ các bằng chứng chứng minh cho khoản nợ phải thu khó đòi, doanh
nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản
nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi. Thông tư 13 quy
định mức trích lập cụ thể như sau:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào
tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang
bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì

doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng
hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch