ERP và mô hình bài toán lập kế hoạch quản lý sản xuất thông tin

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ


Nguyễn Văn Mạnh

ERP VÀ MÔ HÌNH BÀI TOÁN
LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ SẢN XUẤT

LUẬN VĂN THẠC SĨ

HÀ NỘI - 2011


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ


Nguyễn Văn Mạnh

ERP VÀ MÔ HÌNH BÀI TOÁN
LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ SẢN XUẤT
Ngành: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Chuyên ngành: CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM
Mã số: 60 48 10

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Người hướng dẫn khoa học:

PGS.TS. Nguyễn Văn Vỵ

HÀ NỘI – 2011


iii

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
CHƢƠNG I: HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆPERP
1.1. Tổng quan về hệ thống ERP
1.1.1. Khái niệm về ERP
1.1.2. Mô hình chức năng hệ thống ERP
1.2. Quy trình nghiệp vụ và các chức năng cơ bản của ERP
1.2.1. Quy trình từ mua hàng đến phải trả
1.2.2. Quy trình từ bán hàng đến phải thu
1.2.3. Chức năng quản lý kho hàng
1.2.4. Chức năng quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ
1.2.5. Chức năng quản lý sổ cái tổng hợp
CHƢƠNG II: MÔ HÌNH BÀI TOÁN QUẢN LÝ SẢN XUẤT
2.1. Mô hình tổng quát và mô hình tích hợp vào ERP
2.1.1. Mô hình tổng quát quản lý sản xuất
2.1.2. Mô hình tích hợp phân hệ quản lý sản xuất trong ERP
2.2. Chi tiết các chức năng chính của phân hệ quản lý sản xuất
2.2.1. Chức năng khai báo định mức nguyên vật liệu (BOM)
2.2.2. Chức năng lập kế hoạch sản phẩm (MPS), kế hoạch mua sắm nguyên
vật liệu (MRP)
2.2.3. Chức năng quản lý, điều độ quá trình sản xuất
2.2.4. Chức năng tính giá thành sản xuất (Costing)
CHƢƠNG III: MÔ HÌNH BÀI TOÁN TỐI ƢU LẬP KẾ HOẠCH SẢN PHẨM
(MPS)
3.1. Mô hình bài toán lập kế hoạch sản phẩm trong sản xuất

3.1.1. Mô hình tổng quan lập kế hoạch sản phẩm
2.2. Phƣơng pháp, công cụ giải bài toán
2.2.1. Xây dựng tập các tham số đầu vào, hệ điều kiện ràng buộc
2.2.2. Lựa chọn công cụ giải bài toán tối ƣu
2.2.3. Đánh giá một vài trƣờng hợp đặc biệt của bài toán
CHƢƠNG VI: TÍCH HỢP BÀI TOÁN QUẢN LÝ SẢN XUẤT VÀO HỆ
THỐNG ERP CỦA CÔNG TY EUROWINDOW
4.1. Tìm hiểu nghiệp vụ, đặc tả yêu cầu các chức năng
4.1.1. Khảo sát quy trình sản xuất của Công ty EuroWindow
4.1.2. Một số nghiệp vụ chính chức năng khai báo BOM
4.1.3. Một số nghiệp vụ chính chức năng lập kế hoạch MPS
4.1.4. Một số nghiệp vụ chính của chức năng điều độ sản xuất


iv

4.1.5. Một số nghiệp vụ chính chức năng tính giá thành
4.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu chức năng quản lý sản xuất
4.3. Một số màn hình chính chƣơng trình quản lý sản xuất
4.3.1. Màn hình quản lý dữ liệu danh mục
4.3.3. Màn hình quản lý BOM
4.3.2. Màn hình quản lý MPS
4.3.3. Màn hình quản lý điều độ sản xuất
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Bảng chi tiết các bƣớc thực hiện quy trình quản lý sản xuất


Bảng 1: Bảng các chữ viết tắt

Viết tắt
BOM
CCDC
CNTT
CRM
CSDL
ERP
FA
FIFO
GL
IT
KH
KHSX
MRP
MSP
NVL
QC
SCM
TSCĐ
YC


vi

Danh sách các bảng biểu
Bảng 1:

Bảng các chữ

Bảng 2:

Hàm mục tiê

Bảng 3:

Các điều kiện

Bảng 4:

Bảng kết quả

Bảng 5:

Bảng kết quả

Bảng 6:

Mô tả ca sử d

Bảng 7:

Mô tả ca sủ d

Bảng 8:

Mô tả ca sử d

Bảng 9:

Mô tả ca sử d

Bảng 10:

Mô tả ca sử d

Bảng 11:

Mô tả ca sử d

Bảng 12:

Mô tả ca sử d

Bảng 13:

Mô tả ca sử d

Bảng 14:

Mô tả ca sử d

Bảng 15:

Bảng mô tả q


vii

Danh sách các hình minh họa

Hình 1.1: Mô hình ứng dụng ERP của Oracle[9].
Hình 1.2: Các chức năng lõi của ERP.
Hình 1.3: Lưu đồ nghiệp vụ từ mua hàng đến thanh toán.
Hình 1.4: Lưu đồ tổng quát nghiệp vụ từ bán hàng đến thu tiền.
Hình 1.5: Mô hình chức năng quản lý kho.
Hình 1.6: Mô hình chức năng quản lý tài sản/công cụ.
Hình 1.7: Mô hình tích hợp phân hệ sổ cái tổng hợp.
Hình 2.1: Quá trình sản xuất sản phẩm từ nguyên liệu thô.
Hình 2.2: Mô hình quản lý sản xuất trong hệ thống MRP-II.
Hình 2.3: Mô hình quản lý sản xuất trong hệ thống ERP.
Hình 2.4: Mô hình chức năng khai báo định mức nguyên vật liệu.
Hình 2.5: Mô hình chức năng lập MPS/MRP.
Hình 2.6: Mô hình quản lý các công đoạn trong sản xuất.
Hình 2.7: Mô hình tính giá thành sản phẩm.
Hình 3.1: Một số kích thức cửa sổ mở quay và cửa đi dạng trượt.
Hình 3.2: Thông báo không có lời giải của LINGO
Hình 4.1: Bố trí các công đoạn sản xuất tại nhà máy.
Hình 4.2: Quy trình quản lý sản xuất tại nhà máy.
Hình 4.3: Biểu đồ các ca sử dụng chức năng BOM.
Hình 4.4: Biểu đồ trình tự trường hợp tạo mới BOM thủ công.
Hình 4.5: Biểu đồ trình tự ca sử dụng thêm mới BOM tự động.
Hình 4.6: Biểu đồ trình tự ca sử dụng tìm kiếm, cập nhật thông tin BOM.
Hình 4.7: Biểu đồ thành phần chức năng quản lý BOM.
Hình 4.8: Biểu đồ các ca sử dụng chức năng quản lý MPS.


viii

Hình 4.9: Biểu đồ trình tự chức năng tạo mới MPS.
Hình 4.10: Biểu đồ chức năng tìm kiếm, cập nhật MPS.

Hình 4.11: Biểu đồ thành phần chức năng quản lý MPS.
Hình 4.12: Biểu đồ các ca sử dụng chức năng điều độ sản xuất.
Hình 4.13: Biểu đồ trình tự ca sử dụng
Hình 4.14: Biểu đồ trình tự ca sử dụng
Hình 4.15: Biểu đồ thành phần chức năng điều độ sản xuất.
Hình 4.16: Biểu đồ các ca sử dụng chức năng tính giá thành sản xuất.
Hình 4.17: Biểu đồ trình tự chức năng tạo mới bảng giá.
Hình 4.18: Biểu đồ trình tự chức năng cập nhật thông tin bảng giá.
Hình 4.19: Biểu đồ các thành phần chức năng quản lý giá.
Hình 4.20: Biểu đồ lớp phân hệ quản lý sản xuất.
Hình 4.21: Lược đồ cơ sở dữ liệu phân hệ quản lý sản xuất.
Hình 4.22: Màn hình quản lý danh mục sản phẩm.
Hình 4.23: Màn hình quản lý danh mục nguyên vật liệu.
Hình 4.24: Màn hình quản lý danh mục tổ sản xuất.
Hình 4.25: Màn hình chức năng tạo và quản lý BOM.
Hình 4.26: Màn hình lập kế hoạch MPS tự động tích hợp với LINGO.
Hình 4.27: Màn hình xem bảng nhu cầu các sản phẩm.
Hình 4.28: Màn hình xem bảng kế hoạch MRP.
Hình 4.29: Màn hình quản lý lệnh sản xuất
Hình 4.30: Màn hình xem bảng yêu cầu xuất nguyên vật liệu
Hình 4.31: Màn hình xem bảng tổng hợp yêu cầu nhập kho thành phẩm
Hình 4.32: Màn hình tổng hợp chi phí nguyên vật liệu


9

MỞ ĐẦU
Thực tế trong nhiều doanh nghiệp, thông tin về sản xuất, kinh doanh ở các
chi nhánh là một hộp đen đối với quản lý cấp trên, vì khoảng cách địa lý và qui
trình quản lý không đồng nhất. Đa số các doanh nghiệp thường trang bị nhiều

phần mềm như quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lương, quản lý kho
tàng/tài sản, phần mền kế toán. Do đó họ thường xuyên phải đối phó với những
vấn đề phát sinh như nhu cầu kết nối thông tin giữa các hệ thống bộ phận, yêu
cầu mở rộng chương trình. Mỗi một ứng dụng được phát triển trên nền các công
nghệ khác nhau, hạ tầng thông tin bị manh mún dẫn tới khó khăn trong quản lý,
vận hành, hỗ trợ, bảo trì. Vì tính độc lập của các ứng dụng dẫn tới quy trình
không liên thông giữa các phòng ban, sự gắn kết, chia sẻ thông tin giữa các bộ
phận thấp dẫn tới lãng phí tài nguyên, mất kiểm soát, hạn chế tầm nhìn khái quát
trong quản trị doanh nghiệp.
Do những nhược điểm trên, ngày nay rất nhiều các ứng dụng mang tính tập
trung hóa, tin học hóa toàn diện các quy trình quản lý trong doanh nghiệp được
đầu tư nghiên cứu phát triển – đó là hệ thống ERP (Enterprise Resource
Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Trong nước đã có rất nhiều tập
đoàn, công ty trong nhiều lĩnh vực nghành nghề đã triển khai ứng dụng hiệu quả
ERP vào công tác quản trị sản xuất, kinh doanh như Tổng Công ty Xy măng,
Tập đoàn EVN, Tập đoàn Dầu khí, Vietnam Airline, Công ty sản xuất bình nước
Sơn Hà, Công ty may Maxport, …vv.
Trên các tạp chí, diễn đàn đã có nhiều bài báo giới thiệu, phân tích những
ưu điểm nhược điểm của hệ thống ERP, các phương pháp luận nhằm đảm bảo
triển khai thành công dự án ERP. Tuy nhiên, do nhiều hạn chế, có những mảng
trong hoạt động của doanh nghiệp còn có khoảng trống, như lập kế hoạch sản
xuất. Đây là một mảng công việc khó cả về quản lý và công nghệ do sự phức tạp
của vấn đề, và sự khác biệt của các doanh nghiệp sản xuất khác nhau. Chính vì
vậy, đề tài ”ERP và mô hình bài toán lập kế hoạch quản lý sản xuất” được chọn
làm đề tài luận văn của tôi.

Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu phương pháp lập kế hoạch trên cơ sở mô
hình quy hoạch tuyên tính để áp dụng cho việc lập kế hoạch sản xuất tối ưu và
tích hợp vào hệ thống ERP đã có của một nhà máy.

10

Việc đưa thêm vào mô đun này cho phép nhà máy lập kế hoạch sản xuất
một cách nhanh chóng, có điều kiện phân tích lựa chọn phương án sản xuất phù
hợp và hiệu quả. Hệ thống này, cũng tạo cơ sở để thực hiện các chức năng khác
một cách thuận lợi và chính xác (chẳng hạn, chức năng tính giá thành – là một
chức năng phức tạp và tốn kém). Nhờ vậy tăng cường khả năng khai thác hệ
ERP và nâng cao hiệu quả của nó.
Ngoài phần mở đầu và kết luân, luận văn gồm bốn chương như sau.
Chương 1: Trình bày tổng quan về ERP.
Chương 2: Giới thiệu mô hình của hệ thống quản lý sản xuất trong ERP.
Chương 3: Nghiên cứu các phương pháp và công cụ giải quyết bài toán lập
kế hoạch sản phẩm. Đây là một trong những bài toán quan trọng nhất trong lập
kế hoạch sản xuất.
Chương 4: Phát triển một phần mềm cho quản lý sản xuất trên cơ sở của
mô hình lập kế hoạch sản phẩm tối ưu theo công nghệ hướng đối tượng và tích
hợp vào hệ thống ERP của Công ty cửa sổ Eurowindow.


11

CHƢƠNG I: HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC
DOANH NGHIỆP- ERP
1.1. Tổng quan về hệ thống ERP
1.1.1. Khái niệm về ERP
ERP là cụm từ viết tắt từ tiếng Anh: “Enterprise Resource Planning –ERP:
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Các bộ giải pháp phần mềm ERP có khả
năng quản lý toàn bộ quy trình, dữ liệu của doanh nghiệp trong một hệ thống
thông tin giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể các nguồn lực và điều hành tác

nghiệp tập trung. Mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực,
quản lý dây chuyền sản xuất, cung ứng vật tư, quản lý tài chính kế toán đến việc
bán hàng, tiếp thị, trao đổi với các đối tác/khách hàng đều được thực hiện trên
một hệ thống duy nhất [7].
ERP còn xem là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ (Multi Module
Software Application); được thiết kế đảm bảo tính tổng thể, linh động, có nền
tảng kỹ thuật cho phép tích hợp các ứng dụng bên ngoài vào một hệ thống duy
nhất. Hệ thống phần mềm này giúp doanh nghiệp thực hiện các qui trình tác
nghiệp, lưu trữ, xử lý dữ liệu một cách tự động, quản lý các hoạt động then chốt
bao gồm kế toán tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, quản lý sản xuất,
theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng ..vv [1].
ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt các quy trình trong tác nghiệp, tăng
tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay
đổi liên tục của môi trường bên ngoài. Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty
lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh
doanh của mình. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả
năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài như:
−

Giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình nghiệp vụ thống nhất và tự

động trên một ứng dụng CSDL tập trung được thiết kế mang tính tổng thể
và linh động. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kiểm soát chặt chẽ bằng
cơ chế theo dõi phê duyệt chứng từ.


12

−
Cung cấp chính xác và kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của

công ty nhằm kiểm soát tình hình tài chính, giảm rủi ro trong kinh doanh
nhờ các công cụ dự báo và lập kế hoạch các nguồn lực.
−
Giảm tồn kho, chi phí lưu kho hàng hóa qua việc cung cấp dữ liệu về
tồn kho hàng hóa/vật tư. Kiểm soát tồn kho chậm luân chuyển để kịp thời
điều chuyển hàng hợp lý, quy trình mua hàng được kiểm soát một cách chặt
chẽ.
−
Tăng doanh số, giao hàng đúng hạn nhờ có đầy đủ thông tin để xử lý
đơn hàng nhanh hơn, điều hành phối hợp giữa các đơn vị một cách hợp lý.
−
Giảm chi phí đầu tư CNTT, giảm nhờ giảm chi phí về bản quyền,
nhân sự chuyên trách IT, chi phí phần cứng, dịch vụ bảo hành/nâng cấp.
−

Tăng uy tín doanh nghiệp, mang lại lợi thế cạnh tranh nhờ luôn có

thông tin kịp thời, đảm bảo thanh toán đúng hạn, cung cấp thông tin mua
hàng kịp thời cho nhà cung cấp, khách hàng nhờ đảm bảo số lượng hàng
theo đơn hàng, giao hàng đúng hạn [7].
Với những đặc điểm đã nêu trên, ERP được xem là hệ thống thực hiện tác
nghiệp, kiểm soát quy trình tổng thể; là hệ thống hoạch định nguồn lực và hỗ trợ
lãnh đạo điều hành doanh doanh nghiệp một cách hiệu quả.

1.1.2. Mô hình chức năng hệ thống ERP
Trên thế giới có nhiều mô hình về ERP, nó phụ thuộc vào hướng quan tâm
của nhà phát triển phần mềm vào một số lĩnh vực kinh tế cụ thể. Có mô hình
tổng quát cho ứng dụng ERP lõi đáp ứng nghiệp vụ với đa số lĩnh vực sản
xuất/kinh doanh, hỗ trợ nhiều đặc thù theo cơ chế quản lý của nhiều vùng miềm/
quốc gia khác nhau như sản phẩm các hãng Oracle, Microsoft. Có một số mô

hình ERP tách riêng thành các gói sản phẩm đặc thù trong các lĩnh vực công
nghiệp sản xuất, kinh doanh riêng biệt như các dòng ERP của hãng SAP. Trong
lĩnh vực công nghệp sản xuất sắt thép, xi măng, xây dựng, khai khoáng, linh
kiện bán dẫn, thiết bị điên tử, v.v… mô hình ERP cho lĩnh vực này tập trung vào
các chức năng về quản lý sản xuất, phân phối, quản lý chuỗi cung ứng (SCM),
quản lý sửa chữa/bảo trì máy móc, thiết bị. Lĩnh vực sản phẩm tiêu dùng như
dược phẩm, thiết bị y tế, thực phẩm, thời trang có mô hình ERP tập trung tích
hợp các phân hệ như quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), quản lý bán lẻ,
chuỗi cung ứng. Lĩnh vực bưu chính-viễn thông, công nghệ thông tin, truyền


13

thông có mô hình ERP tích hợp các chức năng quản lý số thuê bao, thanh toán
cước, dịch vụ hỗ trợ khách hàng (Call Center), dịch vụ phát triển nội dung. Lĩnh
vực dịch vụ tài chính bao gồm các dịch vụ về ngân hàng, chứng khoán, bảo
hiểm, …vv, có mô hình ERP tích hợp các chức năng xử lý giao dịch trực tuyến,
quản lý thông tin khách hàng, tích hợp các công cụ phân tích tài chính. Lĩnh vực
quản lý hành chính, tài chính công thuộc các bộ, sở ngành có mô hình ERP tập
trung vào các chức năng lập kế hoạch quản lý thu/chi ngân sách, tích hợp với
cổng thông tin điện tử (Portal), khai báo Thuế, thủ tục Hải quan.
Một số mô hình ERP phức tạp có tích hợp sẵn nhiều chức năng như mô
hình hệ thống ERP của hãng Oracle cho ở hình 1.
HR &
Finance

Project &
Contract Mgmt

Asset

Maintenance

Sales &
Marketing

Tính đa phân hệ tập trung
Hình 1.1: Mô hình ứng dụng ERP của Oracle[9].
Trong mô hình của Oracle thể hiện hai khía cạnh, đó là tính tích hợp đa
phân hệ và tính liên thông về quy trình. Nhiều phân hệ quản lý được tích hợp
trên cùng một nền tảng mô hình cơ sở dữ liệu thống nhất. Tất cả các phân hệ
cùng chia sẻ, khai thác kho thông tin lõi về sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp.
Từng phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, dữ liệu đầu ra phân hệ này
cung cấp dữ liệu đầu vào cho phân hệ khác tạo thành một quy trình tổng thể,


khép kín trong quản lý. Bao gồm các phân hệ như: Thiết kết, phát triển sản
phẩm (Product Development); Lập kế hoạch (Planning); Quản lý yêu cầu mua
hàng (Purchasing), Sản xuất (Manufacturing); Quản lý yêu cầu bán hàng và kho
hàng (Order Management & Warehousing); Quản lý dịch vụ (Service); Bán


14

hàng và tiếp thị (Sales & Marketing); Quản lý tài sản (Asset Mainternance);
Quản lý hợp đồng theo dự án (Project Contract Management); Quản lý nhân sự,
tiền lương (Human Resource & Finance).
Một số mô hình ứng dụng ERP của các nhà sản xuất phần mềm Việt Nam
như Fast Accounting, Effect ERP, MISA đều ở mức phát triển tích hợp các phân
hệ cơ bản như: Quản lý mua hàng; Kế toán tài chính; Quản lý kho hàng; Quản
lý bán hàng; Quản lý sản xuất; Quản lý nhân sự/tiền lương.

Về cơ bản, đa số các mô hình giải pháp ERP đều tích hợp các phân hệ quản
lý như mô hình sau (Hình 2) được gọi là các chức năng lõi của ứng dụng ERP.

Nhà cung cấp

Giá cả &
chiết khấu
Nhận đơn
hàng

Kiểm tra hạn
mức tín dụng

Khách hàng

Kiểm tra
nguồn hàng

Đơn hàng
theo kế hoạch

Bán hàng

Mua hàng

Hình 1.2: Các chức năng lõi của ERP.
Các phân hệ thể hiện các chức năng quản lý cơ bản có trên hệ thống theo
một quy trình liên thông giữa các khâu sản xuất, kinh doanh cho một doanh

nghiệp như: Quản lý bán hàng bao gồm các chức năng như lập bảng đơn giá
bán/đơn giá khuyến mại; Quản lý yêu cầu bán hàng; Quản lý hạn mực tín
dụng/công nợ của khách hàng; Xuất hàng và vận chuyển cho khách hàng. Chức
năng quản lý sản xuất gồm các chức năng dự báo, xác lập các nhu cầu sản xuất
tổng thể từ phân tích nhu cầu thị trường hoặc dữ liệu các đơn đặt mua hàng được
cung cấp từ phân hệ quản lý bán hàng; Kiểm tra kế hoạch sản xuất và năng lực
sản xuất; Lập kế hoạch cung ứng vật tư/nguyên vật liệu phục vụ sản xuất; Quản
lý các công đoạn trong quá trình sản xuất. Phân hệ Quản lý kho hàng


15

thành phẩm/nguyên vật liệu: Bao gồm các chức năng quản lý nhập hàng mua
của nhà cung cấp hoặc thành phẩm từ kết quả sản xuất, xuất hàng bán cho khách
hàng hoặc xuất vật tư/nguyên vật liệu cung ứng cho sản xuất; Cập nhật số
lượng/đơn giá, quản lý tồn kho. Phân hệ Quản lý mua sắm bao gồm các chức
năng lập thư hỏi giá, lập yêu cầu mua hàng gửi nhà cung cấp; Quản lý tiến độ
nhận hàng. Phần lõi là phân hệ Kế toán, tài chính quản lý các định khoản kế toán
theo từng nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp theo các chuẩn mực kế toán
được áp dụng. Bao gồm kế toán phải thu, kế toán phải trả, quản lý dòng tiền,
quản lý khấu hao tài sản, kế toán doanh thu/chi phí, sổ cái tổng hợp[4].
Các phân hệ gắn kết chặt chẽ với nhau tạo nên quy trình quản lý khép kín
như quy trình từ mua hàng đến phải trả cho nhà cung cấp, quy trình từ bán hàng
đến thu tiền khách hàng, quy trình xuất nguyên vật liệu sản xuất nhập kho thành
phẩm, quy trình quản lý kho, quy trình quản lý tài sản cố định …vv. Các mục
sau đây trình bày tổng quan các chức năng, nghiệp vụ cơ bản trong từng quy
trình, từng phân hệ của ERP.

1.2. Quy trình nghiệp vụ và các chức năng cơ bản của ERP
1.2.1. Quy trình từ mua hàng đến phải trả

Quy trình từ mua hàng đến phải trả cho nhà cung cấp là quy trình khép kín
trên các phân hệ quản lý mua sắm, quản lý kho hàng, và hạch toán kế toán. Quy
trình gồm các chức năng nghiệp vụ chính sau: Tạo yêu cầu mua hàng, tạo đơn
đặt hàng, theo dõi trạng thái đơn hàng; Nhận hàng/nhập hàng vào kho, điều
chỉnh/tính giá vốn hàng hóa; Hạch toán kế toán công nợ với nhà cung cấp.
Có yêu cầu

Yêu cầu mua hàng

Thư hỏi giá

ấp

Nhà cung c

Báo giá

Hạch toán

Đơn hàng

Mua sắm

Nhận hàng

Kho hàng

Hóa đơn

Thanh toán

KT phải trả

Hình 1.3: Lưu đồ nghiệp vụ từ mua hàng đến thanh toán.

Sổ cái


16

Thông thường trong các doanh nghiệp, yêu cầu mua hàng xuất phát từ các
kế hoạch mua hàng được lập dựa trên nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, kế
hoạch các chiến dịch bán hàng hoặc từ các đơn đặt hàng trước của khách hàng.
Sau đó dựa vào nhu cầu mua hàng, kế hoạch mua sắm tạo yêu cầu mua hàng
hoặc thư hỏi giá gửi cho nhà cung cấp. Qua đàm phán thương lượng, nếu giá cả
phù hợp sẽ tạo đơn mua hàng từ các yêu cầu. Sau đó tiến hành theo dõi trạng
thái đơn hàng, tiến độ vận chuyển hàng hóa như hàng đang đi đường, hàng về
cảng chờ thông quan, hàng về kho chờ kiểm tra. Khi hàng hóa được vận chuyển
về đến theo đúng đơn hàng sẽ tiến hành nhận hàng, nhập kho, xuất hóa đơn
thanh toán với nhà cung cấp. Các đối tượng chính và các thông tin chính cần
quản lý trên từng đối tượng liên quan trong quy trình bao gồm:
−
Đối tượng nhà cung cấp: Quản lý các thông tin về nhà cung cấp như
mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp, địa chỉ liên hệ, tài
khoản thanh toán.
−
Yêu cầu mua hàng: Gồm các thông tin mã yêu cầu, ngày yêu cầu, diễn
giải,
đơn vị yêu cầu, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thông tin nhà cung cấp.
−

Đơn đặt hàng: Gồm các thông tin mã đơn hàng, ngày tạo, diễn giải,
các thông tin về hàng hóa/nhà cung cấp được lấy từ yêu cầu mua hàng, địa
chỉ nhận hàng, phương thức/loại tiền/tỷ giá thanh toán.
−
Phiếu nhập hàng: Gồm các thông tin mã phiếu nhập, ngày nhập hàng,
thông tin về hàng hóa/nhà cung cấp từ các đơn hàng, trạng thái từng đơn
hàng, điạ chỉ đơn vị/kho chứa hàng [12].
−
Hóa đơn ghi nhận công nợ với nhà cung cấp: Gồm các thông tin số
hóa
đơn, ngày xuất hóa đơn, các thông tin về nhà cung cấp, các thông tin về
hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, tài khoản thanh toán.
−
Phiếu chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp: Gồm các thông tin về số
phiếu chi, ngày hạch toán, thông tin về các hóa đơn được thanh toán, tài
khoản định khoản kế toán [3].

1.2.2. Quy trình từ bán hàng đến phải thu
Quy trình từ bán hàng đến thu tiền khách hàng là quy trình liên thông giữa
các phân hệ quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý sản


17

xuất, quản lý kho, kế toán phải thu. Các nghiệp chính vụ trong quy trình bao
gồm: Tạo nhân viên bán hàng, tạo khách hàng; Tạo bảng giá, lập đơn hàng, kiểm
tra hàng tồn kho; Xác nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng vượt hạn mức; Ghi nhận
đơn hàng, in hóa đơn, lập phiếu thu tiền; Hạch toán kế toán công nợ phải thu
khách hàng, hạch toán sổ cái.
Quản lý bán hàng

Thự c hiện giao hàng

Báo giá /
Hợ p đồng

Sản xuất

Đơn bán hàng

Sản xuất

Kho hàng

KT phải thu

Sổ cái

Hình 1.4: Lưu đồ tổng quát nghiệp vụ từ bán hàng đến thu tiền.
Nhân viên bán hàng tiến hành tạo, quản lý các thông tin về khách hàng, lập
các bản báo giá gửi cho khách hàng. Khi có yêu cầu mua hàng từ khách hàng
tiến hành lập hợp đồng bán hàng, lập đơn hàng và tiến hành theo dõi tiến độ giao
hàng, thanh toán của khách hàng. Các đơn hàng có thể là nguồn cung cấp số liệu
phục vụ lập kế hoạch cho phân hệ sản xuất. Phân hệ quản lý kho cung cấp chức
năng giữ hàng cho đơn hàng đẵ đặt, điều chuyển hàng nội bộ, xuất hàng cho
khách hàng. Phân hệ kế toán phải thu cung cấp chức năng tạo hóa đơn, lập phiếu
thu tiền/thanh toán với khách hàng, hạch toán kế toán. Các đối tượng chính và
thông tin của từng đối tượng trong quy trình gồm có:
−
Đối tượng khách hàng: Quản lý các thông tin về khách hàng như mã

khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ liên hệ, mã số thuế, tài khoản ngân
hàng, phương thức thanh toán, hạn mức tín dụng, …vv.


18

−
Bảng giá: Gồm các thông tin lập bảng giá như mã hàng, số lượng,
đơn giá chuẩn, loại đơn hàng, đơn giá chiết khấu theo chương trình khuyến
mại, thời gian hiệu lực của bảng giá.
−
Đơn hàng: Gồm các thông tin như số đơn hàng, loại đơn hàng, ngày
lập, lịch giao hàng, phương thức giao hàng, thông tin khách hàng, thông tin
hàng hóa theo bảng giá (mặt hàng, số lượng, đơn giá), trạng thái đơn hàng.
−
Phiếu xuất hàng: Gồm các thông tin như số phiếu, thông tin kho hàng,
số
đơn hàng, ngày xuất hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền [5].
−
Hóa đơn bán hàng: Gồm các thông tin như số hóa đơn, loại hóa đơn,
ngày lập, thông tin khách hàng, thông tin mặt hàng, thuế suất, thông tin đơn
hàng được lập hóa đơn.
−
Phiếu thu: Gồm các thông tin như số phiếu, ngày lập, trạng thái, thông
tin hóa đơn được lập thanh toán, thông tin định khoản kế toán [2].

1.2.3. Chức năng quản lý kho hàng
Phân hệ quản lý kho tích hợp với các phân hệ liên quan như phân hệ mua
hàng, bán hàng, sản xuất và dịch vụ cho thuê/bảo hành hàng hóa. Các nghiệp
vụ cơ bản trong quản lý kho hàng bao gồm: Tổ chức kho hàng, tạo mã hàng hóa;

Nhập hàng , xuất hàng, điều chuyển hàng hóa giữa các kho; Phương pháp tính
giá, điều chỉnh giá vốn, kiểm kê hàng tồn kho; Hạch toán số liệu vào sổ cái.
Hàng hóa

Nhập hàng

Chuyển hàng

Dịch vụ
Xuất hàng

Hình 1.5: Mô hình chức năng quản lý kho.


19

Phân hệ quản lý kho cung cấp các chức năng về quản lý cấu trúc tổ chức
kho như tổng kho, các kho phụ tại các đại lý, quản lý kho theo vị trí; quản lý
danh mục hàng hóa như thông tin về chủng loại, danh mục hàng hóa; các nghiêp
vụ kế toán kho như nhập hàng, xuất hàng, điều chuyển hàng nội bộ, phương
pháp tính giá/cập nhật giá (tính giá theo phương pháp FIFO, LIFO, giá trung
bình cuối kỳ), kiểm kê hàng tồn kho theo phương pháp ABC (ví dụ: Một chiêc
máy tính để bàn cấu thành từ nhiều thành phần. Thành phần A bao gồm màn
hình, RAM, Chip; thành phần B bao gồn chuột, bàn phím; thành phần C bao
gồm ổ CD/DVD, ổ cứng) [11]. Các đối tượng chính được quản lý bao gồm:
−
Đối tượng kho hàng: Gồm các thông tin như mã kho, tên kho, địa chỉ,
trạng thái, phân cấp kho.
−
Đối tượng hàng hóa: Gồm các thông tin về mã hàng, tên hàng, chủng

loại, trạng thái, đơn vị tính, nguyên giá, số Serial.
−
Phiếu giao dịch kho: Gồm các thông tin như mã phiếu, ngày giao
dịch, loại giao dịch (nhập/xuất/điều chuyển/cập nhật giá/kiểm kê), thông tin
hàng hóa, số lượng, tổng tiền hàng giao dịch, mã kho, tài khoản đinh khoản.

1.2.4. Chức năng quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ
Phân hệ quản lý tài sản cố định đươc phát triển gồm có các chức năng,
nghiệp vụ cơ bản sau đây như: Khai báo thẻ tài sản/nhập mới TSCĐ, CCDC;
Khấu hao TSCĐ và phân bổ chi phí CCDC; Điều chỉnh, điều chuyển TSCĐ và
CCDC; Thanh lý TSCĐ và CCDC; Hạch toán kế toán vào sổ cái.
Nhập mới

Điều chỉnh

Khấu hao – Phân bổ

Tra cứu thông tin

Báo cáo

Bút toán định khoản

Hình 1.6: Mô hình chức năng quản lý tài sản/công cụ.


20

Các đối tượng chính được quản lý trong phân hệ bao gồm:
−

Sổ tài sản: Gồm các thông tin như mã bộ sổ, diễn giải, lịch kế toán,

phương thức khấu hao (theo phương thức được khai báo trong bẳng có sẵn,
phương pháp tuyến tính theo số năm/tháng sử dụng, theo hiệu suất sử dụng,
theo tỷ lệ/công thức cho trước).
−
Thẻ tài sản: Gồm các thông tin về mã tài sản, mã nhóm, bộ sổ, vị trí
tài sản,
đơn vị/người sử dụng.
−

Giao dịch cập nhật tài sản: Gồm các thông tin về các loại giao dịch

tài sản như nhập mới tài sản/điều chỉnh/điều chuyển/khấu hao/thanh lý,
thông tin về giá trị hiện tại, giá trị được cập nhật sau giao dịch, tài khoản
định khoản kế toán, theo dõi lịch sử của tài sản [6].

1.2.5. Chức năng quản lý sổ cái tổng hợp
Phân hệ sổ cái tổng hợp là phân hệ lõi của chức năng tài chính kế toán
trong ứng dụng ERP. Sổ cái được tích hợp với hầu hết các phân hệ/chức năng kế
toán tồn tại trong ERP như chức năng kế toán phải trả, quản lý kho, quản lý sản
xuất, quản lý tài sản cố định, quản lý mua sắm, kế toán phải thu. Tất cả các bút
toán định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các phân hệ được lưu
trữ về sổ cái. Ngoài ra sổ cái còn có chức năng tổng hợp hệ thống báo cáo tài
chính như bảng cân đối phát sinh các tài khoản, báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.


Hình 1.7: Mô hình tích hợp phân hệ sổ cái tổng hợp.

21

Các đối tượng dùng chung cho toàn bộ hệ thống định khoản kế toán được
thiết lập và quản lý trên phân hệ sổ cái như:
−
Bộ sổ kế toán: Gồm các thông tin mã bộ sổ, lược đồ kế toán (theo
chuẩn mực kế toán Việt Nam), lịch kế toán, loại đồng tiền hạch toán chính.
−
Danh mục tài khoản kế toán: Gồm các thông tin như mã tài khoản, tên
tài khoản, cấu trúc tài khoản, trạng thái, tính chất tài khoản (tài khoản
cha/con; tài khoản nợ/có/trung gian).
−
Các giao dịnh trên sổ cái tổng hợp: Là chức năng lưu thông tin về các
bút toán hoạch toán từ các phân hệ phụ hoặc các phát sinh trên chính phân
hệ sổ cái tổng hợp.
Đến cuối kỳ kế toán, tất cả các giao dịch phát sinh ở các phân hệ phụ được
tự động chuyển lên sổ cái tổng hợp. Kế toán trưởng có trách nhiệm phê duyệt
lần cuối các giao dịch trước khi chốt sổ, đóng kỳ kế toán. Các giao dịch được
thực hiện trên sổ cái bao gồm bút toán tự động phân bổ/kết chuyển chi phí được
lập tự động hàng kỳ, các giao dịch điều chỉnh cuối kỳ, các giao dịch thủ công
khác chưa được thực hiện trên các phân hệ phụ.
Thông tin các giao dịch trên sổ cái tổng hợp gồm có mã giao dịch, ngày
giao dịch, ngày hạch toán, kỳ kế toán, loại giao dịch, nguồn dữ liệu (phân hệ),
trạng thái giao dịch, chi tiết các nội dung nghiệp vụ kinh tế được định khoản như
mã tài khoản, số tiền ghi nợ/ghi có …vv.
Phần trên đã trình bày mô hình tổng quát, các phân hệ cơ bản cần có trong
một hệ thống ERP. Đồng thời trình bày chi tiết các chức năng, các đối tượng
trong mỗi phân hệ và các thông tin cần quản lý, các quy trình nghiệp vụ chi tiết

liên quan đến các đối tượng. Toàn bộ nội dung trong chương nhằm cung cấp
những kiến thức cơ bản về hệ thống ERP giúp bạn đọc hiểu rõ hơn những nội
dung trình bày chi tiết về phân hệ quản lý sản xuất trong các chương sau đây.


22

CHƢƠNG II: MÔ HÌNH BÀI TOÁN QUẢN LÝ SẢN
XUẤT
2.1. Mô hình tổng quát và mô hình tích hợp vào ERP
2.1.1. Mô hình tổng quát quản lý sản xuất
Quá trình sản xuất sản phẩm có thể được định nghĩa là quá trình chuyển
hóa nguyên vật liệu đầu vào thành sản phẩm cuối cùng theo nhu cầu khách hàng.
Yêu cầu của sản xuất là phải có nguyên vật liệu đầu vào, các phương tiện máy
móc hoặc nhân công thực hiện các công việc tác động lên nguyên vật liệu để tạo
ra sản phẩm như mong muốn. Nguyên vật liệu mua từ nhà cung cấp, còn sản
phẩm bán cho khách hàng. Ngoài ra còn có các sản phẩm dở dang (intermediate
product), thiết bị thay thế (spare parts) cũng có thể được bán cho khách hàng.
Quy trình đơn giản này được biểu diễn ở mô hình hình 8: nguyên vật liệu được
biểu diễn dạng hình tam giác, quá trình xử lý/chế biến được biểu diễn bởi hình
tròn, các mũi tên hiển thị luồng nguyên vật liệu/sản phẩm di chuyển[13].
Nguyên liệu
thô

SP dở dang

Sản phẩm

Nguyên liệu
thô

SP dở dang

Hình 2.1: Quá trình sản xuất sản phẩm từ nguyên liệu thô.
Các quá trình sản xuất nêu trên cần được quản lý, kiểm soát và phải được
lập kế hoạch nhằm tối ưu hóa các nguồn lực đầu vào cho sản xuất và thỏa mãn
tối đa nhu cầu khách hàng. Trong bài báo “What is ERP” đã đề cập tới quá trình
xuất hiện và tiến hóa các khái niệm, mô hình hóa quản lý sản xuất như mô hình
MRP-I (Material Requirement Planning) và MRP-II (Manufacturing Resource
Planning). Mô hình MRP-I xuất hiện từ những năm 1950 đề cập tới việc tính
toán, lập kế hoạch cho tất cả các thành phần như nguyên vật liệu, sản phẩm dở