MỘT SỐ BIỆN PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH Ở XÍ NGHIỆP IN I TTXVN

Một số biện pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu
quả sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp in I TTXVN
Trong nền kinh tế thị trờng cùng với sự phát triển của rất nhiều những loại
hình sản xuất kinh doanh, cùng với tính chất khắc nghiệt của cơ chế thị trờng
đòi hỏi mỗi một xí nghiệp, một doanh nghiệp cần phải có những quyết định
đúng đắn mang tính chiến lợc phù hợp với sự phát triển doanh nghiệp, doanh
nghiệp cần đa ra những mục tiêu cụ thể và kết qủa mà doanh nghiệp phấn đấu
đạt đợc trong khoảng thời gian định trớc. Đó chính là kết quả mà doanh nghiệp
mong muốn và có khả năng đạt đợc.
Hiệu quả kinh doanh là một tròng các công cụ hữu hiệu để các nhà quản
trị thực hiện các chức năng của mình. Việc xem xét và tính toán hiệu quả kinh
doanh không những chỉ cho biết việc sản xuất đạt ở trình độ nào mà còn cho
phép các nhà quản trị phân tích, tìm ra các nhân tố để đa ra các biện pháp thích
hợp trên cả hai phơng diện tăng kết quả và giảm chi phí kinh doanh nhằm nâng
cao hiệu quả. Với t cách là một công cụ đánh giắ và phân tích kinh tế , phạm trù
hiệu quả không chỉ đợc sử dụng ở giác độ tổng hợp, đánh giá chung trình độ sử
dụng tổng hợp đầu vào trong phạm vi toàn doanh nghiệp mà còn đợc sử dụng để
đánh giá trình độ sử dụng từng yếu tố đầu vào ở phạm vi toàn bộ hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng nh ở từng bộ phận cấu thành của doanh
nghiệp. Vì vậy, cần có những chính sách hay những biện pháp cụ thể nhằm
nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp.
Dới đây là một số biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả của một
doanh nghiệp.
Biện pháp 1: Đổi mới trang thiết bị để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh
doanh . Đổi mới máy móc thiết bị, nâng cao năng lực sản xuất có ý nghĩa rất
lớn đối với mỗi doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lợng, đa dạng hoá sản
phẩm, tăng sản lợng, tăng năng suất, sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu.
1
Qua việc phân tích, đánh giá năng lực máy móc thiết bị ở Xí nghiệp in I
TTXVN ta thấy:
Mặc dù số lợng máy móc thiết bị của xí nghiệp hiện nay tơng đối nhiều,

nhng hầu hết đã cũ kỹ, lạc hậu. Một số thiết bị mới đợc đầu t không những còn
hạn chế về số lợng. Vì vậy để đáp ứng yêu cầu cho việc nâng cao chất lợng, hạ
giá thành cũng nh đa dạng hoá sản phẩm thì việc cải tiến đổi mới máy móc thiết
bị, nâng cao năng lực sản xuất là một việc làm cần thiết khách quan đối với xí
nghiệp. Xí nghiệp có thể thực hiện điều này trên các hớng sau:
-Xí nghiệp cần sử dụng biện pháp đầu t theo chiều sâu, thay đổi công nghệ
sản xuất, mua sắm thiết bị mới. Đây là giải pháp cần thiết nhng không phải một
sớm một chiều có thể thực hiện đợc. Bởi vì nguồn tiềm lực tài chính của xí
nghiệp quá ít, đầu t lại cần lợng vốn rất lớn. Do vậy xí nghiệp cần phải tiến
hành từng bớc để đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra bình thờng. Xí nghiệp
nên nghiên cứu, kiểm tra, đánh giá số lợng, chất lợng, khả năng thực tế của từng
thiết bị, rà soát lại các bớc dây chuyền sản xuất, từ đó phân loại ra những máy
móc nào trong công đoạn nào của dây chuyền là kém nhất, bộ phận nào ảnh h-
ởng lớn nhất, quan trọng nhất đến năng suất, chất lợng sản phẩm làm ra. Tìm
xem chỗ nào cha hợp lý, cha đáp ứng đợc yêu cầu kỹ thuật thì bổ xung hoặc
thay thế.
-Để tận dụng triệt để máy móc thiết bị sẵn có của xí nghiệp cần tiến hành
nâng cấp chúng nhằm khắc phục tình trạng hỏng hóc, ảnh hởng đến tiến độ sản
xuất và chất lợng sản phẩm.
Nếu có thể, xí nghiệp nên đầu t một số máy móc thiết bị chuyên dùng,
đồng bộ để phục vụ trong quá trình sản xuất, sản phẩm có tính chất phức tạp và
đòi hỏi có chất lợng cao. Khi đầu t cần hết sức chú ý trong việc nghiên cứu nhu
cầu thị trờng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng về chủng loại, mẫu mã, kiểu
dáng để có những biện pháp tích cực phù hợp với dây chuyền, công nghệ của xí
nghiệp.
Điều kiện để thực hiện giải pháp này là phải hết sức chú ý trong việc lựa
chọn công nghệ, bởi vì nguyên liệu là yếu tố đầu tiên quyết định đến chất lợng
2
sản phẩm, nếu công nghệ không phù hợp hoặc nguyên liệu kém chất lợng
không những gây tốn kém cho xí nghiệp do chi phí đầu t mà còn ảnh hởng đến

chất lợng sản phẩm, làm giảm hiệu quả kinh doanh.
Đối với các thiết bị không dùng hoặc hiệu quả sử dụng thấp xí nghiệp cần
tiến hành thanh lý hoặc tận dụng phụ tùng ở các thiết bị này để giảm chi phí cho
phụ tùng thay thế. Quá trình đổi mới công nghệ trên phải gắn liền với việc sử
dụng hiệu quả công nghệ hiện có và phải phù hợp với điều kiện của xí nghiệp.
Trên thực tế, xí nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc đầu t theo chiều
sâu, tuy vây đây chỉ là giải pháp mang tính định hớng, cần hoạch định thờng
xuyên trong kế hoạch dài hạn.
Biện pháp 2: Huy động thêm vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Để tiến hành sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải có một l-
ợng vốn nhất định gồm có vốn cố định, vốn lu động. Xí nghiệp có nhiệm vụ tổ
chức huy động các loại vốn cần thiết cho nhu cầu kinh doanh. Đồng thời tiến
hành phân phối, quản lý vả dụng vốn một cách hợp lý, có hiệu quả cao nhất trên
cơ sở chấp hành các chế độ, chính sách quản lý tài chính của nhà nớc.
Xí nghiệp in I TTXVN cũng giống nh các đơn vị khác đang phải vật lộn
với tình trạng thiếu vốn và phải làm sao để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh
doanh.
Một số bớc thực hiện của giải pháp nhằm giúp xí nghiệp thoát ra khỏi tình
trạng khó khăn:.
Bớc 1 : Xí nghiệp cần xác định nhu cầu về vốn kinh doanh
Trong cơ cấu vốn kinh doanh, nhu cầu về vốn cố định và vốn lu động th-
ờng khác nhau. Doanh nghiệp cần một lợng vốn cố định và vốn lu động khác
nhau ở mỗi khâu, mỗi giai đoạn phát triển và việc xác định đợc nhu cầu thực tế
của mỗi loại vốn này là việc làm khó nhng sẽ giúp cho xí nghiệp biết rõ lợng
vốn cần dùng, từ đó xem xét lợng vốn thiếu cần huy động.
-Đối với nhu cầu về vốn cố định, xí nghiệp có thể dựa vào kế hoạch đầu t
tài sản cố định củact trong những năm tới và nhu cầu về vốn cố định chủ yếu
đổi mới, đầu t xây dựng cơ sở hạ tầng của xí nghiệp. Cụ thể nh dựa vào biện
3
pháp thứ nhất và kế hoạch đầu t xây dựng cơ sở hạ tầng của xí nghiệp trong thời

, ta có thể tính đợc lợng vốn cố định mà xí nghiệp cần thêm nh sau:
Bảng 17: Nhu cầu về vốn cố định(đơn vị: tỷ đồng)
Chỉ tiêu
Lợng vốn cố định
cần huy động
1.Dây chuyền máy in 4 màu, 2 màu 8
2.Máy in chế bản, in phim 0,46
3.Đầu t xây dựng nâng cấp xởng sản xuất 0,3
4.Đầu t hệ thống thoát nớc 0,1
5.Nâng cấp hệ thống văn phòng 0,3
Tổng 9,16
(Theo nguồn: phòng kinh doanh tháng 02/2002)
Nh vậy lợng vốn cố định xí nghiệp cần phải huy động thêm là 9,16 tỉ
Bớc 2: Huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau
+Vay ngân hàng:
Ngời kinh doanh giỏi không phải là ngời kinh doanh bằng vốn tự có của
mình, mà kinh doanh bằng vốn của ngời khác. Nhng bạn hãy nên nhớ khi bạn
ăn nên làm ra, bạn cần bao nhiêu vốn họ sẵn sàng bỏ vốn cho bạn, nhng nếu bạn
gặp khó khăn, thất bại nào đó thì chính họ lại là ngời giết bạn trớc tiên. Qua
câu nói trên, ta thấy rõ đợc vai trò quan trọng của nguồn vay vốn, bởi vì nó bổ
sung cho vốn cơ bản trong suốt quá trình kinh doanh. Tuy nhiên vốn vay có ảnh
hởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp luôn phải mang gánh nặng
lãi suất.
Hơn nữa vốn vay càng lớn càng chứng tỏ sự bất cân đối của cơ cấu vốn và
càng chứa đựng sự bấp bênh, rủi ro từ yếu tố này.
+Huy động vốn bằng phơng thức chiếm dụng vốn của khách hàng .
Vì xí nghiệp sản xuất kinh doanh theo đơn đặt hàng của khách hàng nên
trong hợp đồng ký kết mua bán, xí nghiệp có thể đa ra điều lệ quy định khách
hàng trả trớc một phần giá trị hợp đồng. Phơng thức này có tác dụng giúp xí
nghiệp vừa chiếm dụng vốn của khách hàng vừa là điều kiện giúp xí nghiệp

nhanh chóng thu hồi khoản phải thu còn lại của khách hàng. Tuy nhiên phơng
4
thức này không làm hấp dẫn khách hàng và xí nghiệp phải đặt chữ tín lên hàng
đầu.
+Xí nghiệp có thể huy động vốn bằng nguồn vay của các cán bộ công
nhân viên trong xí nghiệp :
+Xí nghiệp phải giải quyết tốt các công việc nh thu hồi nợ từ các đơn vị
khác, giải phóng hàng tồn kho. Chống chiếm dụng vốn từ các đơn vị khác, chú
ý đầu t chiều sâu, đầu t vào các hoạt động có khả năng đem lại hiệu quả và thu
hồi vốn nhanh.
+Rút ngắn chu kỳ kinh doanh có tác dụng làm giảm nhu cầu về vốn
Với mỗi đơn đặt hàng của khách hàng từ 500.000-1.000.000 sản phẩm vốn
lu động cần huy động là:
Số vốn lu động cần huy động trong
một đợt hàng
= Số sản phẩm x Giá thành
đợt Sản phẩm
Vậy nếu rút ngắn đợc chu kỳ kinh doanh ta có thể giảm đợc nhu cầu về
vốn, chu kỳ kinh doanh đợc rút ngắn tới mức khi mỗi chu kỳ kinh doanh mới
bắt đầu thì cũng là thời điểm chu kỳ kinh doanh trớc kết thúc, lúc đó ta có khả
năng sử dụng đợc một lợng vốn lu động :
Số vốn lu động có khả năng sử dụng đợc = số vốn lu động cần huy động
trong 1 đợt hàng *số chu kỳ kinh doanh (số vòng quay của vốn lu động).
Bớc 3: Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn:
Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn xí nghiệp cần làm tăng vòng quay của
vốn lu động, cần áp dụng đồng bộ các biện pháp nhằm rút bớt số vốn và thời
gian lu lại ở từng khâu, từng giai đoạn trong qúa trình sản xuất kinh doanh. Xí
nghiệp nên giảm tối đa dự trữ nguyên vật liệu, phụ tùng tồn kho, thúc đẩy
nhanh hợp đồng mua bán xe máy, nâng cao năng suất lao động nhằm giảm bớt
thời gian lắp ráp xe máy. Ngoài ra, hạn chế tới mức tối đa sự lãng phí nguyên

vật liệu trong quá trình sản xuất, trong chi phí hành chính, góp phần quan trọng
vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Biện pháp 3: Thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trờng(đầu vào)
5
Phơng thức hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ trớc tới
nay là kinh doanh theo đơn đặt hàng của khách hàng và ban lãnh đạo xí nghiệp
cho rằng: công tác nghiên cứu thị trờng, làm Marketing là không cần thiết.
Công tác nghiên cứu thị trờng chủ yếu là sự phối hợp giữa phòng kinh doanh
với ban giám đốc xúc tiến và đảm nhiệm. Nhng để có nhiều đơn đặt hàng từ
phía khách hàng thì trớc tiên phải làm cho khách hàng biết đến xí nghiệp, biết
đợc phơng thức sản xuất kinh doanh và thu thập đợc các thông tin về xí nghiệp
để họ lấy đó làm cơ sở đánh giá về mọi mặt của xí nghiệp và thấy đợc lợi ích
của họ khi có những hợp đồng làm ăn với xí nghiệp. Nh vậy, việc thiết lập bộ
phận nghiên cứu thị trờng trong xí nghiệp là một việc làm cần thiết.
Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp là quá nhỏ, nên việc thiết
lập bộ phận nghiên cứu thị trờng của xí nghiệp cũng phải có quy mô gọn nhẹ để
phù hợp. Theo phơng châm sử dụng lao động của xí nghiệp là tận dụng triệt để,
phát huy hết khả năng của ngời lao động, ngoài công việc chuyên môn, ngời lao
động phải kiêm nhiệm những nhiệm vụ khác có liên quan. Vì vậy, theo em xí
nghiệp nên thành lập bộ phận này với quy mô gồm có 6 cán bộ nghiên cứu thị
trờng. Có thể đợc tổ chức theo cơ cấu sau:

Tuy nhiên không nên tách bộ phận nghiên cứu thị trờng ra hoạt động độc lập
mà nên liên kết với phòng kinh doanh nhng phải tạo đợc chủ động trong công
việc. Số lao động của bộ phận này đợc cơ cấu nh sau:
Bảng 18: Cơ cấu lao động của bộ phận nghiên cứu thị trờng
Chức năng Số ngời
6
Trởng phòng
Bộ phận

xử lý
thông tin
Bộ phận
thu thập
thông tin
1.Trởng phòng phụ trách chung
2.Bộ phận thu thập thông tin
3.Bộ phận xử lý thông tin
1
3
2
Tổng số 6
Trởng phòng điều phối hoạt động của các bộ phận trong phòng, đồng thời
có trách nhiệm với phòng kinh doanh để hoạch định chính sách và chiến lợc
kinh doanh.
Bộ phận thu thập thông tin: thờng xuyên phải tiếp cận với thị trờng mình
phụ trách nhằm cung cấp thông tin cho bộ phận xử lý thông tin. Trong quá trình
thu thập thông tin này, yêu cầu cán bộ cần phải biết lựa chọn và sơ sử lý thông
tin nhằm nâng cao chất lợng của thông tin cung cấp.
Bộ phận xử lý thông tin: sau khi thu thập thông tin của bộ phận trên, bộ
phận này phân loại đối tợng để xử lý, ví dụ thông tin về giá cả, chất lợng, thị
hiếu của khách hàng... Sau quá trình xử lý cần nắm bắt đợc các nội dung chính
của quá trình này để trình lên trởng phòng.
*Sau khi thành lập bộ phận nghiên cứu thị trờng xí nghiệp phải xây dựng
một hệ thống nghiên cứu thị trờng hoàn chỉnh:
-Xí nghiệp phải thành lập quỹ cho hoạt động nghiên cứu thị trờng, đây là
công việc đầu tiên rất quan trọng, là nguồn kinh phí cho hoạt động nghiên cứu
thị trờng.
-Xác định nguồn thông tin mục tiêu, xây dựng hệ thống thu thập thông tin
đầy đủ về thị trờng nh các mặt:

+Môi trờng pháp luật, chính sách u đãi của nhà nớc mà xí nghiệp nhập
hàng quan tâm đến các vấn đề nh tỷ giá hối đoái...
+Thông tin từ các cơ sở nhỏ lẻ
+Thông tin từ các đối thủ cạnh tranh.
* Sau khi thu thập thông tin về thị trờng, bộ phận nghiên cứu thị trờng của
xí nghiệp có nhiệm vụ phân tích, xử lý thông tin thu thập đợc:
-Khi thị trờng các nớc xuất khẩu hàng hoá cho xí nghiệp có các chính sách
u đãi cao và tỷ giá hối đoái thấp là thời điểm đem lại hiệu quả kinh doanh nhập
7