Xây dựng quản lý bán hàng tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An

Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các ngành kinh tế, quản lý sản
xuất kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Máy tính điện tử với
việc sử dụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lượng sản xuất hùng
mạnh, tiên tiến nhất của thời đại. Mức độ tin học hoá trong sản xuất, kinh doanh đã là
một thước đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là sự đảm bảo sống còn của nền
kinh tế thị trường hiện nay.
Áp dụng công nghệ thông tin vào các ngành sản xuất, các lĩnh vực cuộc
sống đã trở nên một nhu cầu cấp bách , tối cần thiết , đặc biệt là các ứng dụng tin học
trong lĩnh vực quản lý.
Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong sản xuất
kinh doanh là rất quan trọng .Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà
quản lý đưa ra được những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm được
điều đó thì cần phải có sự trợ giúp của công nghệ thông tin và sử dụng hệ thống máy
tính để lưu trữ, xử lý thông tin một cách khoa học và nhanh nhạy với khối lượng
thông tin phức tạp, đồ sộ để đưa ra những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu
của quản lý.
Ở mọi thời đại, trong một xã hội mỗi công việc đều có những đặc điểm riêng
mang tính đặc thù của nó. Bởi vậy mà khi làm bất kỳ một việc gì mà người ta đều
xem xét công việc đó thuộc phạm trù nào của xã hội, những nghiên cứu, đào tạo
nguồn nhân lực về từng lĩnh vực khác nhau dựa trên khả năng bẩm sinh sẵn có và sở
thích đề có điều kiện đi sâu nghiên cứu cũng như thực hiện công việc một cách có
hiệu quả, sâu sắc và cũng để tiếp cận với nhiều vấn đề mới trong các lĩnh vực khác
nhau. Khả năng chuyên môn nghiệp vụ là một đòi hỏi rất cần thiết cho những người
tham gia vào những công việc có liên quan mà không phải bất cứ người nào khi được
đào tạo đầy đủ cũng nắm vững công việc chuyên môn:
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
Trước đây khi khoa học công nghệ chưa phát triển người ta cũng đã nghiên

cứu, tìm cách tiếp cận dễ dàng hơn với công việc. Ngày nay khi khoa học công nghệ
đang phát triển tiên tiến chúng ta càng có điều kiện thuận lợi hơn trong việc xử lý
công việc.
Ta xét riêng việc quản lý bán hàng của công ty Cổ phần thiết bị máy tính
Thiên An. Khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng và những công việc khác được
thực hiện một cách rất khó khăn đòi hỏi phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ , tốn
nhân lực thời gian, chi phí cho việc thực hiện. Ngày nay tin học phát triển, nhu cầu
tin học hóa những công việc chuyên môn lặp đi lặp lại là yêu cầu cấp thiết. Tin học
hóa sẽ mang lại lợi ích to lớn về mọi mặt : nhân công, chi phí tài chính và thậm chí cả
trình độ chuyên môn của người thực hiện nó ( không đòi hỏi có chuyên môn nghiệp
vụ cao) bởi vì nó chỉ là những thao tác trên máy đơn giản. Tin học hóa bắt buộc phải
có trong thời đại ngày nay đối với từng công ty, những cửa hàng lớn hay thậm chí
chỉ là những cửa hàng vừa và nhỏ . Tuy nhiên đầu tư để xây dựng hệ thống phục vụ
công việc tính trong khoảng thời gian ngắn là tốn kém nhưng xét về lâu dài thì lợi ích
mang lại là rất to lớn ảnh hưởng đến cả vận mệnh của một công ty. Xét về phía người
xây dựng hệ thống thì đây là vấn đề không thể giải quyết một cách trọn vẹn bằng một
chương trình cho mọi hình thức, nó phục vụ vào chuyên môn nghiệp vụ, yêu cầu thực
tế đặt ra, và vì vậy rất khó nếu không muốn nói là không thể thực hiện được một cách
tổng quát vấn đề này. Tùy thuộc vào những yêu cầu đặt ra đối với từng hoàn cảnh ta
có cách giải quyết khác nhau tạm thời trong khoảng thời gian nhất định đáp ứng
được yêu cầu đề ra của hệ thống.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó cùng với sự hướng dẫn của giáo viên hướng
dẫn em đã chọn đề tài có tên là: “Quản lý bán hàng ” làm báo cáo thực tập.
Với thời gian thực tập còn hạn chế và sự hiểu biết thực tế còn nhiều bỡ ngỡ
cộng với vốn kiến thức còn phải học hỏi nhiều lại chưa có kinh nghiệm về phân tích
và thiết kế cũng như lập trình, nên chương trình của em không tránh khỏi những
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
thiếu sót. Bởi vậy em kính mong các thầy, cô giáo xem xét , chỉ bảo và đóng góp ý

kiến cho báo cáo thực tập của em được hoàn chỉnh để có thể áp dụng được trong
thực tế.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trương Văn Tú và các thầy cô
trong khoa đã tận tình giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để em hoàn thành
báo cáo thực tập này.
Hà nội, ngày 02 tháng 06 năm 2008
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
THIẾT BỊ MÁY TÍNH THIÊN AN
1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
1.1.1 Giới thiệu chung về sự hình thành và phát triển của công ty.
Công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An được thành lập ngày 17 tháng 04 năm
2003 theo giấy phép số 3485GP/TLDN của UBND Thành phố Hà Nội. Tên chính
giao dịch trong nước “Công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An” và tên giao
dịch quốc tế “Thien An Company”. Trên con đuờng phát triển, công ty Thiên An đã
dần lớn mạnh về tài chính, nhân lực, năng lực quản lý...Khởi đầu với 7 nhân viên từ
khi thành lập, cho tới nay Công ty Thiên An đã xây dựng được hệ thống làm việc
chuyên nghiệp với trên 30 nhân viên nhiệt tình, có năng lực, có tinh thần trách nhiệm
cao đáp ứng được yêu cầu phát triển mạnh mẽ cùng với sự phát triển của Viêt nam
trong quá trình hội nhập.

Công ty Thiên An có nhiều thuận lợi về cơ cấu tổ chức, tài chính để đáp ứng được
các mục tiêu quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mình trong thời gian tới.

Với tiêu chí: " Chuyên nghiệp- Chất lượng- Cạnh tranh" công ty Thiên An hy
vọng sẽ đem lại lợi ích cho Khách hàng và các đối tác khi tham gia hợp tác cùng
với Thiên An.
1.1.2 Công tác quản lý và tổ chức kinh doanh ở Công ty TNHH Thiên An

Theo điều lệ quyết định thành lập doanh nghiệp, công ty có chức năng sau:
Căn cứ vào giấy phép KD, chức năng hoạt động của công ty được cụ thể hoá như
sau:
Buôn bán tư liệu tiêu dùng, tư liệu sản xuất trong lĩnh vực tin học.
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá.
Dịch vụ KH kỹ thuật, tư vấn và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực tin học.
Sản xuất phần mềm tin học
Lắp ráp, sửa chữa, bảo hành máy vi tính
1.1.3 Sơ đồ và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy quản lý của công ty bao gồm nhiều bộ phận, phòng ban có quan hệ chặt chẽ
với nhau và được phân thành các cấp quản lý với những chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty đề ra. Ngoài ra bộ máy
quản lý còn giúp ban giám đốc của công ty nắm bắt được tình hình kinh doanh một
cách kịp thời tạo điều kiện giúp giám đốc công ty nắm rõ được thực trạng hoạt động
kinh doanh của công ty.
Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban như sau:
* Giám đốc: là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Quản lý và
điều hành mọi hoạt động chung của công ty, ngoài ra giám đốc còn điều hành trực
tiếp đối với phòng kinh doanh tiếp thị, phòng nghiên cứu, phòng kế toán.
* Phòng kinh doanh: có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế
hoạch nhập hàng đối với hàng hoá trong nước và hàng hoá nhập khẩu.
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
5
Ban giám đốc
Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật
Kinh

doanh
phân
phối
Kho
Kinh
doanh
bán lẻ
Bảo
hành
Kỹ
thuật
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
Tìm kiếm nguồn hàng và khách hàng, thăm dò nghiên cứu thị trường, xác định sự
biến động của thị trường về nhu cầu, giá cả, các chính sách thương mại của Nhà
nước… Từ đó, có các chính sách và chiến lược trong việc thực hiện tiêu thụ sản
phẩm.
* Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật phân ra làm hai bộ phận chuyên trách bao gồm bộ
phận sửa chữa (sửa chữa cây và loa phục vụ cho bán buôn) và bộ phận dịch vụ khách
hàng ( lắp đặt, sửa chữa, bảo hành bảo trì phục vụ cho bản lẻ).
1.1.4 Các hoạt động chính của công ty:
1.1.4.1 Kinh doanh Phân phối:
Là nhà phân phối chính thức các sản phẩm: microlab và Huntkey...và là đại lý cho một
số hãng lớn như: Intel, Gigabyte, Asus, Samsung..., Thiên An đã xây dựng được trên
100 đại lý rộng trải rộng khắp các tỉnh - thành trên lãnh thổ Việt Nam.
1.1.4.2 Kinh doanh Bán lẻ:
+ Cung cấp máy tính thương hiệu Việt nam: phục vụ cho tổ chức-doanh nghiệp
+ Cung cấp máy tính- linh kiện, các thiết bị văn phòng...
+ Cung cấp các giải pháp, dịch vụ kỹ thuật, bảo hành bảo trì,...
1.1.4.3 Kinh doanh Dự án:
Tìm hiểu nghiên cứu thị trường, tham gia các dự án trên thị trường trong và ngoài nước,

thiết kế và triển khai các dự án, nghiên cứu công nghệ mới đưa vào kinh doanh, đào tạo
nâng cao trình độ kỹ thuật cho toàn bộ đội ngũ nhân viên trong công ty.
1.1.5 Mục tiêu đến năm 2010
+ Trở thành công ty phân phối hàng đầu trên lĩnh vực công nghệ thông tin
Phát triển thành công thương hiệu máy tính và đạt chứng chỉ ISO vào năm 2008
+ Đạt mức tăng trưởng hàng năm trên 30%, phấn đấu năm 2010 đạt doanh số trên
100 tỷ.
+ Thu nhập người lao động tăng bình quân 20%/năm, đến năm 2010 đạt mức bình
quân 3 triệu/người/tháng.
1.1.6 Định hướng phát triển
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
+ Phát huy hết sức những mặt mạnh vốn có của công ty và công nghệ dịch vụ,
đồng thời tổ chức chặt chẽ và chi tiết bộ máy hoạt động, nâng cao khả năng của
công ty nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
+ Giữ vững và tăng tốc độ phát triển trên mọi lĩnh vực.
+ Quan hệ, hợp tác với các hãng sản xuất trong và ngoài khu vực nhằm mở rộng
hơn nữa những mặt hàng cũng như hợp tác nghiên cứu và phát triển.
+ Đẩy mạnh xây dựng các văn phòng và đại lý trên toàn quốc, đảm bảo có mặt và
phục vụ khách hàng tại hầu hết các tỉnh thành của Việt Nam.
1.2 Khảo sát sơ bộ hiện trạng hệ thống quản lý của công ty.
Hiện nay ở công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An cũng đã và đang sử dụng phần
mềm để quản lý nhưng phần mềm chỉ đơn giản là hỗ trợ kế toán trong việc quản lý và
theo dõi công nợ còn với công tác bán hàng thì vẫn đang làm theo cách thủ công,
phiếu xuất và phiếu nhập kho được in theo mẫu trình bày sẵn trên file exel rồi sử
dụng chúng để ghi đơn hàng cho khách hàng. Sau công tác bán hàng của nhân viên
kinh doanh thì thêm vào đó là công việc của thủ kho và kế toán.Thủ kho sẽ căn cứ
vào phiếu xuất hàng từ bộ phận kinh doanh để xuất hàng ra khỏi kho và cuối ngày thì
phải nhập từng đơn hàng vào thẻ kho để quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Kế

toán cũng sẽ lấy số liệu từ những phiếu xuất hàng đó để tổng hợp lại doanh số bán
hàng và quản lý số lượng tồn kho cũng như công nợ khách hàng. Công việc tưởng
chừng như đơn giản nhưng lại kéo theo cả một dãy những mắt xích những công việc
của các bộ phận khác nhau phụ trách nhưng công việc khác nhau và nó làm tốn kém
thời gian và sức lao động của con người.
1.3 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng.
1.3.1. Tên đề tài:
Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thiết bị máy
tính Thiên An.
1.3.2. Mục đích:
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
Xây dụng một phần mềm quản lý bán hàng giúp người quản lý có thể bao quát
được tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Phần mềm đó sẽ hỗ
trợ cho một số bộ phận có liên quan. Ví dụ như nhân viên bán hàng sẽ chỉ việc sử
dụng phần mềm để đánh đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng mà không cần phải
sử dụng đến những phương pháp thủ công như trước nữa vì trong phần mềm này đã
có sẵn tên các mặt hàng cũng như giá cả và cả những con số được tính toán một cách
chính xác. Sau khi hoàn thành xong đơn hàng chỉ cần lưu lại và mọi thông tin sẽ tồn
tại trong phần mềm. Qua đó với những form thông tin về tổng hợp doanh số bán
hàng, nhập hàng và danh sách các mặt hàng tồn kho, bộ phận kế toán và thủ kho cũng
có thể theo dõi và đối chiếu được những số liệu phục vụ cho công việc của mình.
Người quản lý muốn theo dõi được doanh số bán hàng trong ngày hay trong tháng thì
chỉ việc kích chuột đến phần cần theo dõi là đã có thể có được thông tin mong muốn.
1.3.3. Những mục tiêu của hệ thống mới.
• Quản lý hàng hoá
• Quản lý thông tin khách hàng
• Quản lý nhà cung cấp
• Quản lý phiếu nhập, phiếu xuất

• Xử lý các báo cáo hàng tháng
1.3.4. Đặc tả yêu cầu hệ thống mới
Hệ thống mới có khả năng thay thế hệ thệ thống hiện tại và giúp bộ phận bán
hàng của công ty làm việc hiệu quả hơn trong kinh doanh và giảm được chi phí và
thời gian.
Có khả năng tự động hiển thị thông tin của tất cả các loại hàng hoá, khả năng
hiển thị loại hàng, đơn giá và những chương trình khuyến mãi kèm theo.
Khách hàng có thể lựa chọn cách thanh toán như trả bằng tiền mặt, chuyển
khoản hoặc công nợ trả sau. Vì vậy hệ thống mới phải cập nhật một cách tự động tất
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
cả những thông tin khách hàng, thông tin hàng, số tiền thanh toán sau khi khách hàng
mua hàng.
Hệ thống có khả năng xuất báo cáo về tổng doanh thu, danh sách khách mua
hàng trong tháng, báo cáo hàng tồn.
1.3.5. Yêu cầu chức năng hệ thống mới
1.3.5.1 Nhập:
 Thông tin khách hàng
 Thông tin hàng hoá
 Thông tin nhà cung cấp
 Thông tin về công ty
 Thông tin người quản trị, thông tin người dùng
1.3.5.2 Xuất:
 Hoá đơn bán hàng
 Báo cáo hàng nhập
 Báo cáo hàng xuất
 Báo cáo hàng tồn
 Báo cáo tổng thu.
 Báo cáo danh mục hàng hoá

1.3.5.3 Xử lý:
 Tự động tính tổng số tiền, các khoản thuế, các phí các dịch vụ …
1.3.5.4 Thi hành:
 Hệ thống có khả năng hoạt động
 Độ bảo mật cao, tất cả cơ sở dữ liệu được đặt mật khẩu, mật khẩu trong cơ sở
dữ liệu phải được mã hóa.
 Hệ thống có giao diện thân thiện và dễ sủ dụng không quá phức tạp, giảm bớt
các thao tác nhập phím.
 Hệ thống có thể phân quyền người sủ dụng ( Người quản trị và Nhân viên ).
 Khách hàng sẽ được phục vụ nhanh hơn.
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
 Hóa đơn có thể được tính 1 cách chính xác.
 Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng.
 Dễ tìm kiếm thông tin khách hàng.
1.4 Những yêu cầu phần cứng cho hệ thống mới
1.4.1 Phần cứng:
 CPU (chip) 3.06 MHz.
 512 MB DDRAM.
 HDD 80 GB(500 MB không gian đĩa cứng)
 Màn hình màu độ phân giải 800x600 pixel hoặc tốt hơn1024x768 pixel
 Chuột , Bàn Phím.
 Thiết bị lưu dự phòng.
 Máy In Lasze
1.4.2 Phần mềm :
 Hệ điều hành Windows 2000 trở lên .
 Microsoft Access 2003
 Visual Basic 6.0
 Crystal Reports 9

 ComponentOne Studio
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG
2.1 Giới thiệu chung về hệ thống quản lý
Trước tiên muốn thực hiện phân tích một dự án tin học là phải khảo sát hệ
thống. Người ta định nghĩa hệ thống phải là một tập hợp các phần tử có các ràng
buộc lẫn nhau với môi trường bên ngoài. Hệ thống quản lý là một hệ thống tích hợp
giữa người và máy tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất quản lý và ra
quyết định. Do đó, cần xem xét phân tích các yếu tố đặc thù, những nét khái quát
cũng như các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống
thông tin quản lý được tin học hoá mang lại lợi ích và kết quả tốt.
Hệ thống thông tin quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức,
các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế
hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các báo
cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu.
Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức.
Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với
một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu
hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời
và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ
liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh
ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ
thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng
mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ thống thông tin quản lý.
2.2 Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
2.2.1 Phân cấp quản lý.
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD

11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới
có chức năng tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ
thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương,
cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên
xuống dưới. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống.
2.2.2 Luồng thông tin vào.
Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau gồm:
+ Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính
chất thay đổi lâu dài.
+ Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật
+ Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ các
thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian.
2.2.3 Luồng thông tin ra.
+ Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu
cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể.
+ Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được phục vụ
cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý
của hệ thống các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời.
2.2.4 Quy trình quản lý.
Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ
sách. Từ sổ sách đó các thông tin được kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo cần
thiết.Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau. Do đó sai sót
có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin. Trong quá trình quản lý do
khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khác và đối tượng
quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ .
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An

2.3 Mô hình một hệ thống thông tin quản lý
2.3.1 Mô hình luân chuyển dữ liệu.
Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thẻ mô tả qua các
modul sau :
+ Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ.
+ Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.
+ Lập sổ sách báo cáo.
2.3.2 Cập nhật thông tin động.
Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng
hợp. Lưu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý thường được cập
nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao.
2.3.3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.
Thông tin loại này cần cập nhật nhưng không thường xuyên yêu cầu chủ yếu
của loại thông tin này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết.
2.3.4 Lập sổ sách báo cáo.
Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các bảng
biểu mẫu. Thông tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được xử lý từ các
phần trước nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này được giảm nhẹ.
2.4 Các nguyên tắc đảm bảo
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn,
chiếm nhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý thường
dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau.
2.4.1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.
ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin được tích luỹ và thường
xuyên cập nhật. Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần được loại bỏ. Do vậy, người ta tổ chức
thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp hoặc không

nhất quán về thông tin đã được loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo
thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển.
2.4.2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải có
công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các
mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết tạo ra
mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể.
Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ
làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này.
2.4.3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.
Nguyên tắc còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống việc
này không những giảm nhẹ công sức cho việc vào số liệu mà còn tăng độ tin cậy
thông tin đầu vào.
2.5 Các bước xây dựng hệ thống quản lý
Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá
thường qua các giai đoạn sau.
2.5.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án.
Ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện nhược
điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi của
dự án từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo.
2.5.2 Phân tích hệ thống.
Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược
đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới.
Phân tích hệ thống thông tin là để hiểu rõ hệ thống cũ, trừu tượng hóa nó, tìm
cho được các giải pháp hệ thống thông tin mới đảm bảo yêu cầu thông tin mới cho
quản lý. Phân tích hệ thống thông tin bao gồm các hạng mục công việc sau:
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
2.5.2.1 Lập kế hoạc phân tích

Phân tích hệ thống thông tin là một công việc rất quan trọng chiếm tối thiểu
25% thời gian dành cho phát triển một hệ thống thông tin. Đây là giai đoạn phức tạp
vì vậy phải lập kế hoạch rất cẩn thận, nhất là các kế hoạch chính yếu:
o Kế hoạch công việc
o Kế hoạch thời gian
o Kế hoạch nhân lực
o Kế hoạch tài chính
o Lựa chọn và trang bị công cụ, phương tiện
o Danh mục các sản phẩm cần thu được
2.5.2.2 Nghiên cứu môi trường hệ thống thông tin hiện có
Để tìm hiểu hệ thống thông tin hiện có, cán bộ phát triển hệ thống thông tin
phải bắt đầu từ môi trường. Gồm có 2 môi trường cần xem xét:
+ Môi trường ngoài của tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý. Xu thế của
ngành. Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh…
+ Môi trường bên trong tổ chức: Mục tiêu tổ chức, cơ cấu tổ chức, năng lực tài chính,
cách thức quản lý, văn hoá công ty, thiên hướng lãnh đạo, địa bàn,…
Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có đòi hỏi phải có chuyên môn cao và tỉ mỉ. Nội
dụng tìm hiểu bao gồm:
• Chức năng chung của hệ thống: Hệ thống làm gì và để làm gì? Phục vụ những
mục tiêu nào?
• Các thông tin đầu vào: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất.
• Các thông tin đầu ra: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí tần suất, đích đến.
• Xử lý: Phương tiện xử lý, logic xử lý, yêu cầu dữ liệu vào, yêu cầu kết quả ra,
thời lượng cho xử lý, cho phí cho xử lý.
• Kho dữ liệu: Tên dữ liệu lưu trữ, cấu trúc dữ liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ, vật
mang, các xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng dữ liệu.
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
• Vấn đề cụ thể: Khó khăn, sai sót hoặc ước muốn cải tiến của người thực hiện

chức năng. Tiến hành tổng hợp các kết quả nghiên cứu. Mô hình hoá hệ thống
thông tin. Xây dựng hệ thống các phích vấn đề (Vấn đề, nguồn cung cấp, nguyên
nhân và cách giải quyết).
2.5.2.3 Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu và đưa ra giải pháp
Từ sự hiểu biết sâu sắc và chi tiết về hệ thống thông tin hiện có kết hợp với yêu cầu
đặt ra cho hệ thống thông tin mới, đội ngũ phát triển hệ thống thông tin cần phải xác
định rõ nguyên nhân chính của vấn đề hay ước muốn chưa đạt được. Xây dựng các
mục tiêu cho hệ thống thông tin mới. Mục tiêu phải đo được và mức độ đạt được hợp
lý. Sau đó tìm giải pháp cho từng vấn đề và kết hợp lại thành giải pháp cho toàn bộ
hệ thống thông tin.
2.5.2.4 Đánh giá lại tính khả thi
Đánh giá lại tính khả thi của các giải pháp đề xuất. Khả thi tài chính, thời gian, tổ
chức, kỹ thuật và cả đạo đức kinh doanh.
2.5.2.5 Sửa chữa dự án đề xuất ban đầu.
Sửa đổi cho phù hợp và chi tiết hoá dự án được phê duyệt trong giai đoạn 1- Xác
định yêu cầu.
2.5.2.6 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn phân tích
Nhóm phát triển dự án phải chuẩn bị báo cáo về giai đoạn phân tích chi tiết và trình
bày nó trước lãnh đạo tổ chức chủ quản hệ thống thông tin. Kết quả sau báo cáo phải
là các ý kiến đánh giá, nghiệm thu và giải quyết tiếp tục giai đoạn sau của quy trình
phát triển hệ thống thông tin.
2.5.3 Phân tích chức năng
2.5.3.1 Khái quát về phân tích chức năng
- Mục đích: Xác định rõ các chức năng của hệ thống từ đó hiễu rõ những chức năng
kinh doanh hệ thống thông tin trợ giúp. Phân tích chức năng phải dựa vào kết quả thu
thập thông tin qua cán bộ quản lý tổ chức cũng như các chuyên viên của tổ chức.
- Mô tả chức năng hệ thống bằng các mô hình: Mỗi chức năng gồm:
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An

+ Tên chức năng
+ Mô tả về chức năng
+ Thông tin đầu vào
+ Thông tin đầu ra
+ Sơ đồ liên kết chức năng
2.5.3.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
Mô tả bằng sơ đồ các chức năng của tổ chức. Trừu tượng hoá các yếu tố vật lý như
Nơi thực hiện, Thời điểm thực hiện, phương tiện thực hiện.
Ký hiệu sơ đồ BFD:
+ Chức năng: Hình chữ nhật có tên chức năng (Thường là bắt đầu bằng một động từ).
+ Trình tự thực hiện chức năng: Thể hiện bằng mũi tên có hướng.
2.5.3.3 Phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
Đối với những tổ chức lớn cần phải phân cấp sơ đồ chức năng. Sơ đồ khởi đầu, sau
đó phân rã chức năng lớn thành các chức năng chi tiết hơn. Cấp cuối cùng là cấp
người đọc có thể hiểu rõ nội dung các việc cụ thể cần phải làm trong chức năng đó.
2.5.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luống dữ liệu – công cụ mô tả hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin vô cùng phức tạp được gắn liền vào cả hệ thống quản lý cũng như
hệ thống tác nghiệp. Để hiểu rõ chúng, cần phải sử dụng nhiều công cụ biểu diễn
bằng mô hình và ngôn ngữ diễn giải bằng lời. Phần trên đã xét công cụ sơ đồ BFD,
dưới đây sẽ trình bày công cụ hữu dụng – Sơ đồ luống dữ liệu. Đây là công cụ rất
hữu ích trong việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
Sơ đồ luồng dữ liệu là sự biểu diễn bằng sơ đồ với các ký pháp đơn giản, dễ hiểu thể
hiện các luồng dữ liệu, các nguồn, các đích, các xử lý và các kho dữ liệu dưới góc độ
trừu tượng các yếu tố vật lý của hệ thống thông tin.
Ký pháp của DFD: Các ký pháp dùng mô tả DFD rất đơn giản và quy chuẩn trên toàn
thế giới. Chúng bao gồm:
o Đầu mối thông tin: Hình chữ nhật có tên đầu nguồn bên trong.
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
17

Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
o Đích thông tin: Hình chữ nhật có tên đích bên trong
o Xử lý: Hình tròn hoặc theo có tên xử lý bên trong
o Kho dữ liệu: Hình 2 cạnh song song có ghi tên dữ liệu bên trong
o Luồng dữ liệu: Hình mũi tên có ghi tên dữ liệu bên cạnh
Phân rã DFD: Hệ thống thông tin phức tạp không thể biểu diễn chỉ bằng một DFD,
khi đó cần phải phân rã thành từng cấp.
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
18
Hồ sơ khách hàng
Hoá đơn bán hàng
Khách hàng
Giám đốc
Lập báo cáo
tài chình
Báo cáo
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
Cấp ngữ cảnh: Là cấp cao nhất, vẽ trên một trang sao cho khái quát được toàn bộ hệ
thống, sơ đồ này cho phép lược bỏ các kho dữ liệu.
Cấp 1: Được phân rã từ xử lý cấp ngữ cảnh
Cấp 2: Được phân rã từ xử lý cấp 1
Các cấp khác cứ tiếp tục như vậy
2.5.4 Thiết kế tổng thể.
Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định rõ
phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, việc nào xử lý thủ công.
Thiết kế hệ thống thông tin là mô tả chi tiết các yếu tố của hệ thống mới với
yêu cầu tối thiểu chi phí đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra của hệ thống
thông tin mới. Thiết kế hệ thống thông tin bao gồm các công việc thiết kế sau đây:
+ Thiết kế logic
+ Thiết kế vật lý ngoài

+ Thiết kế vật lý trong
* Thiết kế logic: là mô tả hệ thống thông tin trừu tượng trả lời rõ câu hỏi hệ thống
thông tin làm gì và để làm gì?
Thiết kế logic bao gồm thiết kế sau:
+ Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế các tệp, cấu trúc từng tệp và mối quan hệ giữa các
tệp đảm bảo tối ưu lưu giữ và đủ cung cấp yêu cầu thông tin của hệ thống thông tin.
+ Thiết kế xử lý logic: Chủ yếu là thiết kế các xử lý tra cứu thông tin từ kho dữ liệu,
mô tả logic xử lý và xác định danh sách các tệp và trình tự truy nhập các tệp để có
được các thông tin đầu ra của hệ thống thông tin.
+ Thiết kế cập nhật: Thiết kế cập nhật ứng với mỗi sự kiện khởi sinh cập nhật, đảm
bảo mỗi dữ liệu được cập nhật và có quy trình cập nhật.
* Thiết kế vật lý ngoài: Là thiết kế các yếu tố nhìn thấy được của hệ thống thông
tin mới bảo đảm tính tối ưu.
Thiết kế vật lý ngoài bao gồm các thiết kế sau:
+ Thiết kế hệ thống phần cứng: Mạng, máy tính và các thiết bị ngoại vi, sơ đồ lắp
đặt chi tiết.
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
+ Thiết kế vào: Thiết kế các giao diện cập nhật và phương thức cập nhật, phương
thức hệ thống thông tin nhận dữ liệu từ ngoài.
+ Thiết kế ra: Chủ yếu là thiết kế chi tiết các thông tin đưa ra từ hệ thống thông tin,
bao gồm khuôn dạng, thiết bị và vật mang tin ra.
+ Thiết kế giao diện người - máy: Thiết kế các giao diện để người sử dụng hệ thống
thông tin có thể giao tác một cách dễ dàng với hệ thống.
* Thiết kế vật lý trong: Là thiết kế các yếu tố bên trong không nhìn thấy được của
hệ thống thông tin mới bảo đảm tính tối ưu và hiệu quả. Thiết kế vật lý trong gồm
các thiết kế sau:
+ Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Các tệp chỉ dẫn, các tệp trung gian, các trường
dữ liệu phục vụ quản lý hệ thống thông tin

+ Thiết kế phần mềm: Thiết kế các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
+ Thiết kế sơ đồ liên kết các môdul chương trình và lập trình chương trình.
+ Thử nghiệm phần mềm và thử nghiệm hệ thống.
2.5.5 Thiết kế chi tiết.
+ Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy
tính.
+ Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính.
+ Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng, các tệp dữ liệu.
+ Chạy thử chương trình.
+ Dịch sang đuôi .exe và đóng gói chương trình.
2.5.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin.
Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin là một trong những thiết kế quan trọng
nhất của thiết kế hệ thống thông tin. Thiết kế cơ sở dữ liệu có thể sử dụng nhiều
phương pháp khác nhau, nhưng có 4 phương pháp cơ bản thường dùng sau:
+ Từ yêu cầu thông tin của các nhà quản lý và những người sử dụng. Khi biết các
yêu cầu thì sẽ xây dựng được kho dữ liệu đủ đáp ứng các yêu cầu đó.
+ Phương pháp nguyên mẫu: sử dụng những cơ sở dữ liệu đã có, cải tiến cho phù
hợp với hệ thống thông tin đang thiết kế.
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
+ Phương pháp suy diễn từ các thông tin đầu ra: Giống như việc phân tích sản phẩm
để biết được các nguyên liệu đầu vào để rồi xây dựng kho nguyên vật liệu cho nhà
máy.
+ Phương pháp sử dụng mô hình quan hệ thực thể: Dựa vào chính chức năng và cấu
trúc của tổ chức để thiết kế ra sơ đồ cấu trúc dữ liệu phù hợp với hệ thống thông tin
mới của tổ chức.
* Mã hoá dữ liệu
Thiết kế cơ sở dữ liệu nhất thiết phải biết cách mã hóa dữ liệu. Mã hoá được
xem là việc xây dựng một tập hợp những mã hiệu- một biểu diễn theo quy ước,

thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể.
Mã hoá là một công việc của người thiết kế cơ sở dữ liệu. Có thể coi đây là
việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục
thiêu của người sử dụng. Lợi ích lớn của việc mã hoá là: Nhận diện nhanh chóng,
không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những
phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng.
Một số phương pháp mã hoá cơ bản:
+ Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã hoá này rất đơn giản.
Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải
các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thực hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.
+ Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã hoá kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo
dãy nhất định. Mã kiểu này có ít gây nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng, không những gợi
nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ.
+ Phương pháp mã hoá tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên
tiếp thì ta có phương pháp mã hóa tổng hợp.
+ Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp chính này là sử dụng một tập hợp
theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định.
+ Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng
để xây dựng.
* Thiết kế cơ sở dữ liệu
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
Thiết kế cơ sở dữ liệu là xây dựng các tệp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu sao cho
từ các tệp đó tạo ra được tất cả các thông tin đầu ra của yêu cầu.
Việc đầu tiên phải biết được yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống
thông tin mới. Công việc này đôi khi là rất phức tạp. Không thể chỉ hỏi những người
sử dụng xem người ta cần những dữ liệu gì?, thông tin gì? Là được. Vì người sử
dụng sẽ không thể trả lời một cách chắc chắn và chính xác những câu hỏi chung
chung như vậy hoặc họ sẽ cung cấp một danh sách rất dài những thông tin cơ sở mà

trong đó có nhiều cái chỉ mang tính bề ngoài, hời hợt. Những người đã thực thi và
nghiên cứu về hệ thống thông tin thống nhất với nhau rằng việc xác định nhu cầu
thông tin là một việc rất khó thực hiện và không tồn tại một phương pháp nào thích
hợp cho mọi hoàn cảnh. Mức độ khó khăn này phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp
của hệ thống thông tin.
* Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra:
Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là
phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Các bước chi tiết khi
thiết kế cơ sở dữ liệu dữ liệu đi từ các thông tin ra:
Bước 1: Liệt kê toàn bộ các thông đầu ra.
Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.
Bước này có thể chia làm các bước nhỏ hơn sau:
+ Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các
phần tử thông tin như số hoá đơn, tên hàng, đơn vị tính,… được gọi là các thuộc
tính. Cần liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc
tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Chẳng hạn như mục
tên hàng trên một hoá đơn bán hàng có thể ghi nhiều tên hàng là một thuộc tính lặp.
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy
ra từ các thuộc tính khác. Những thuộc tính không phải là thứ sinh thì được gọi là
các thuộc tính cơ sở.
- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem
xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.
+ Chuẩn hoá mức 1: Chuẩn hoá bước một nhằm đảm bảo rằng trong mỗi danh sách
không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách
các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con có một ý nghĩa theo quan điểm
quản lý, gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và

thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.
+ Chuẩn hoá mức 2: Chuẩn hoá bước 2 đảm bảo rằng trong một danh sách mỗi
thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một
phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ
thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá
đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù
hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.
+ Chuẩn hoá mức 3: Chuẩn hoá bước 3 bảo đảm rằng trong một danh sách không
được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc Z phụ hàm vào
thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa
quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.
Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới.
+ Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá 3 sẽ là một tệp
cơ sở dữ liệu, cần phải dựa vào thực tế quản lý, kinh nghiệm thực tế để xác định đầy
đủ cấu trúc của nó như tên các thuộc tính, loại các thuộc tính, chiều dài của mỗi
thuộc tính, miền giá trị cho mỗi thuộc tính.
Bước 3: Tích hợp các tệp nói về cùng một thực thể thì cần phải tích hợp lại để tạo ra
chỉ một tệp duy nhất cho thực thể đó.
Khi thực hiện bước 2 như trên cho tất cả mỗi đầu ra trên thực thể sẽ tạo ra rất
nhiều tệp vì một đầu ra thường liên quan rất nhiều thực thể. Những tệp nào cùng mô
tả về một thực thể thì phải tích hợp lại nghĩa là tạo thành một tệp chung gồm tất cả
các trường chung và riêng của những tệp có liên quan đó.
Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
Xác định mối liên hệ giữa các tệp. Biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu
có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó.
* Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ mô hình quan hệ thực thể.
Nếu thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu chỉ đơn thuần từ các đầu ra như trên sẽ có

thể dẫn tới tình trạng cơ sở dữ liệu chỉ phục vụ những đầu ra đã được xác định. Khi
có những yêu cầu mới về thông tin quản lý thì hệ thống thông tin mới có thể không
có đủ dữ liệu để tạo những đầu ra mới. Để giải quyết vấn đề này khi cần phải xem
xét hệ thống thông tin với khía cạnh là hệ thống phục vụ quản lý do đó xem xét sự
hoạt động quản lý của tổ chức mà xác định cơ sở dữ liệu cho nó.
Cách thức thiết kế này bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Xác định tên, các thuộc tính, loại thuộc tính, … của tất cả các thực thể có
trong tổ chức.
Từ mô tả về cách thức hoạt động của tổ chức xác định tên, các thuộc tính,… được
các nhà quản lý nói tới. Đó có thể là thực thể nhân sự như Cán bộ, nhân viên… Cũng
có thể là vật thể như Máy móc thiết bị, kho hàng… hoặc là phi vật chất như Hợp
đồng, nhận xét…
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các thực thể
Tiếp đến xác định mối quan hệ giữa các thực thể. Một thực thể trong thực tế không
tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác
nhau. Có thế xác định bằng cách đánh dấu các động từ sử dụng trang mô tả hoạt động
của tổ chức. Các động từ sẽ kết nối các thực thể với nhau.
Bước 3: Xác định mức độ quan hệ giữa các thực thể.
Để thiết kế tốt cơ sở dữ liệu nếu chỉ đơn thuần biết được thực thể này quan hệ
với thực thể khác thì chưa đủ. Cần phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A
tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại.
Bước 4: Xác định chiều của một quan hệ.
Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó.
Người ta chỉ chia làm 3 loại: Một chiều, hai chiều và nhiều chiều. Quan hệ một chiều
là một quan hệ mà một lần của một thực thể được quan hệ với những lần xuất của
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
chính thực thể đó.Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với
nhau. Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia.

Bước 5: Vẽ sơ đồ khái niệm mô tả các thực thể và các quan hệ đã xác định được qua
các bước trên.
- Mỗi thực thể biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong và
danh sách các thuộc tính của nó ở bên cạnh.
- Mỗi quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi có ghi động từ thể hiện quan hệ bên
trong và các thuộc tính của nó nếu có. Nối hình thoi này với các hình chữ nhật thực
thể thuộc quan hệ đó.
- Ghi số mức độ quan hệ sát với đường nối.
Bước 6: Chuyển đổi từ sơ đồ quan hệ thực thể thành các tệp cơ sở dữ liệu.
Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu mô tả các hoạt động của doanh
nghiệp, thì sẽ tiến hành chuyển nó thành tập hợp các tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu.
2.5.5.2 Thiết kế vật lý ngoài cho hệ thống thông tin.
Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết các yếu tố nhìn thấy được của giải pháp.
Đây là công việc rất quan trọng vì nó tác động trực tiếp tới người sử dụng hệ thống
cũng như những người sử dụng thông tin của hệ thống. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm
các khâu: Lập kế hoạch, Thiết kế vào, Thiết kế ra, thiết kế giao diện người máy, thiết
kế các thủ tục thủ công và chuẩn bị trình bày báo cáo. Thiết kế vật lý ngoài cần phải
được thực hiện kết hợp chặt chẽ với người sử dụng. Kết quả của thiết kế vật lý ngoài
là các mẫu nhập liệu, các mẫu báo cáo, mẫu thông tin, các giao diện và quy trình thủ
công.
Thiết kế vào bao gồm các thiết kế các form nhập liệu và các phượng thức nhập
liệu.
Thiết kế ra bao gồm thiết kế tất cả các khuôn mẫu thông tin ra, các mẫu báo
cáo, phương thức đưa ra và vật mang tin cho các thông tin ra.
Thiết kế giao diện người – máy: là thiết kế giao diện cho phép người sử dụng
vận hành hệ thống một cách dễ dàng và hiệu quả.
Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD
25