MS Access - Bài 3&4: Xem xét đến khả năng làm việc-Thoát khỏi Access

MS Access - Bài 3&4: Xem xét đến khả năng làm việc-Thoát khỏi
Access

Khi bắt đầu sử dụng Access, bạn sẽ thấy ngạc nhiên về những gì có thể
làm với chương trình. Bạn thực sự biết rằng Access là chương trình cơ
sở dữ liệu với đầy đủ các tính năng được xây dựng để dễ dàng quản lý
số lượng dữ liệu lớn. Nhưng làm cách nào để làm việc với chương trình?


Bạn có thể làm gì với một cơ sở dữ liệu?

Ở đầu chương này, bạn được biết một cơ sở dữ liệu là sự kết nối các thông
tin có liên quan. Với điều này, bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu để phân loại
nhiều việc. Thực tế, bạn chỉ cần hình dung các công việc để phân loại.

Không có công cụ nào là phù hợp để duy trì phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu
hơn Access. Hai chi tiết cụ thể cần chú ý:

• Nếu một số lượng dữ liệu duy trì ở mức nhỏ, sử dụng cơ sở dữ liệu có lẽ là
không hợp lý. Ví dụ, bình thường thì bạn không sử dụng cơ sở dữ liệu để
theo dõi những cái nồi và chảo trong nhà bếp. Mặc dù bạn có thể làm được,
nhưng nó không thực tế khi sử dụng một cơ sở dữ liệu cho thao tác đơn giản
như vậy hơn là cách quản lý truyền thống trên giấy tờ.

• Nếu thông tin chỉ được lưu trữ trong thời gian ngắn, giá trị của cơ sở dữ
liệu không có hiệu quả. Ví dụ, bạn không sử dụng cơ sở dữ liệu để theo dõi
tin nhắn qua điện thoại trừ khi bạn muốn lưu giữ chúng trong một thời gian
dài, có lẽ liên quan đến việc phân tích.

Access cho phép bạn làm những gì?

Access đưa ra những ý tưởng cơ sở dữ liệu và chuyển đổi chúng vào thực tế.
Với Access, bạn có thể tạo môt cơ sở dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng để làm
việc ngay. Ví dụ, bạn muốn trình bày một cơ sở dữ liệu theo dõi tập hợp các
đĩa CD. Access thực hiện rất dễ dàng, bạn có thể xác định một cơ sở dữ liệu
đơn giản hoặc một cơ sở dữ liệu có quan hệ với các CD trong một bảng, các
nghệ sĩ, studios, và CD sẵn có ở các bảng khác nhau. Thậm chí còn có cơ sở
dữ liệu chứa các mẫu nhạc. Khi thiết kế cơ sở dữ liệu, bạn có thể sử dụng
Access để tạo
input forms như hình 1.

Hình 1: Tập hợp các CD trong biểu mẫu.
Nhập dữ liệu vào biểu mẫu sẽ lưu được thông tin trong cơ sở dữ liệu nhanh
và dễ dàng hơn. Ban đầu, khi tạo một cơ sở dữ liệu có thể khiến bạn nản chí,
nhưng bằng cách áp dụng các phương pháp được giới thiệu trong cuốn sách
này, bạn sẽ tạo được cơ sở dữ liệu trong thời gian ngắn.

Trong trường hợp đặc biệt, Access cung cấp công cụ phát triển được sử dụng
để tạo các ứng dụng mạnh mẽ. Bạn có thể khai thác các biểu mẫu bằng cách
sử dụng
custom controls (các điều khiển tùy ý) (như các nút, danh sách, và
các điều khiển tương tự), sử dụng những quy tắc thông qua các dữ liệu đặc
biệt, thậm chí tạo Visual Basic cho các ứng dụng lập trình để xử lý dữ liệu.
Gắn những mã này tới các nút và các điều khiển trên biểu mẫu. Một ứng
dụng như vậy – được tạo bởi Access – hình 2.

Hình 2: Biểu mẫu với các nút điều khiển
Kết quả là một ứng dụng tùy chỉnh được triển khai trong Access. Các dự án
như vậy thường ít quan trọng trong thực tế vàhọ có thể cần vài tháng để phát
triển. Nhưng Access sẽ cho bạn những công cụ cần thiết để quản lý dự án và
tận dụng được phần lớn thời gian phát triển.

Bất cứ cơ sở dữ liệu nào bạn cần, đơn giản hay phức tạp, nhanh hay trong
giai đoạn tiến triển. Access cung cấp các công cụ và môi trường cần thiết để
làm nổi bật dữ liệu hơn nữa. Access giúp bạn khai thác theo nhiều cách mới
để xem xét và làm việc.
Bạn có thể thoát khỏi Acess bằng nhiều phương thức giống như sử dụng để
thoát các chương trình Windows khác. Các phương thức bao gồm:
• Kích chuột vào biểu tượng
Close phía trên góc bên phải cửa sổ chương
trình Access.

• Kích đúp chuột lên biểu tượng thực đơn điều khiển (đó là hình vuông nhỏ
với biêu tượng chìa khóa ở bên trong, được đặt ở phía trên góc bên trái cửa
sổ chương trình Access).

• Bạn có thể chọn
Exit từ menu File.