Xây dựng và kiểm thử ứng dụng quản lý nhân sự cho công ty

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐẶNG THỊ NGUYỆT
ĐÀM THỊ QUỲNH

XÂY DỰNG VÀ KIỂM THỬ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY
Ngành/Chuyên ngành: Công nghệ thông tin

Hà Nội – 2018


VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2018

NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Họ và tên: Đặng Thị Nguyệt

Giới tính: Nữ

Ngày sinh: 14/02/1996

Nơi sinh: Hà Nội

Chuyên ngành: Công nghệ thông tin

Mã số:

Lớp hành chính: 1410A01
Họ và tên: Đàm Thị Quỳnh

Giới tính: Nữ

Ngày sinh: 27/07/1996

Nơi sinh: Bắc Ninh

Chuyên ngành: Công nghệ thông tin

Mã số: 14A10010007

Lớp hành chính: 1410A01
1. TÊN ĐỀ TÀI
Xây dựng và kiểm thử hệ thống quản lý nhân sự
2. NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG
Nhiệm vụ cụ thể của Đồ án tốt nghiệp:
- Khảo sát quy trình nghiệp vụ hệ thống quản lý nhân sự
- Phân tích thiết kế hệ thống, xác định yêu cầu của hệ thống.
- Xây dựng các nghiệp vụ chính sau:
+ Quản lý được hồ sơ nhân viên: tổng quan hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin nhân
viên, cập nhật quan hệ thân nhân, quá trình học tập, quan hệ xã hội, kinh nghiệm làm việc.
+ Quản lý nhân sự: quản lý hợp đồng lao động, quản lý phòng ban, quản lý thay đổi chức
vụ nhân viên, quản lý lương từng nhân viên, quản lý phụ cấp và khoản khấu trừ nhân viên thay
đổi theo thời gian, quản lý khen thưởng, kỷ luật, quản lý nghỉ việc và đi làm lại, báo cáo thống kê.

+ Quản lý tuyển dụng: Quản lý vị trí tuyển dụng, quản lý quá trình tuyển dụng, quản lý
kết quả tuyển dụng, quản lý ứng viên.
+ Quản lý hợp đồng: Quản lý việc kí hợp đồng, gia hạn hợp đồng, hủy hợp đồng
+ Báo cáo thống kê
+ Kiểm thử hệ thống


3. NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 02/01/2018
4. NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ
5. PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
- Lập trình: Đàm Thị Quỳnh
- Kiểm thử: Đặng Thị Nguyệt
Thời gian

Lập trình

Kiểm thử

Tuần 1 - 3

Khảo sát và phân tích hệ thống

Khảo sát và phân tích hệ thống

Tuần 4-7

Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống, lập kế hoạch test

Tuần 8

Thiết kế giao diện người dùng

Kiểm thử giao diện

Tuần 9

Sửa lỗi, xây dựng được module
quản lý tài khoản

Kiểm thử module quản lý tài khoản

Tuần 10

Sửa lỗi, xây dựng được module
quản lý nhân viên

Kiểm thử module quản lý nhân viên

Tuần 11

Xây dựng module quản lý tuyển
dụng và quản lý hợp đồng

Kiểm thử module quản lý tuyển dụng

Xây dựng module lập báo cáo
thống kê

Kiểm thử module quản lý tuyển dụng

Tuần 12

và quản lý hợp đồng

và quản lý hợp đồng, báo cáo thống
kê

Tuần 13

Kiểm tra hoạt động của hệ thống

Tuần 14- 15

Sửa lỗi, Hoàn thiện báo cáo

6. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
Thạc sĩ Lê Hữu Dũng
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN


LỜI NÓI ĐẦU
Cuộc sống ngày càng phát triển, công nghệ thông tin đóng vai trò không thể thiếu
trong mọi hoạt động. Nó góp mặt trong mọi lĩnh vực đời sống. Trong công tác
quản lý cũng vậy, đặc biệt trong việc quản lý nhân sự. Chúng em muốn xây dựng
một ứng dụng quản lý nhân sự có thể áp dụng cho các công ty sản xuất. Thay bằng
việc phải lưu trữ, tính toán bằng cách truyền thống trên giấy như trước ngày nay

nhờ có công nghệ thông tin việc quản lý sẽ trở nên chuyên nghiệp, khoa học, dễ
dàng và chặt chẽ hơn. Một ứng dụng quản lý nhân sự sẽ cần cho nhà máy, xí
nghiệp hay bất cứ cơ quan nào để dễ dàng trong việc tìm kiếm thông tin nhân viên
hay việc tính toán lương thưởng. Nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Thạc sĩ Lê Hữu Dũng chúng em đang dần hoàn thành được đồ án. Chúng em xin
chân thành cảm ơn Thầy!.Chúng em mong nhận được sự quan tâm và ý kiến từ
phía Thầy/ Cô để Đồ án của chúng em được hoàn thiện hơn, chúng em xin chân
thành cảm ơn các Thầy Cô!
Hà Nội, ngày

tháng

Sinh viên thực hiện
Đặng Thị Nguyệt
Đàm Thị Quỳnh

năm 2018


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI..........................................................................1
1.1

Lý do chọn đề tài..........................................................................................1

1.2

Các đề tài liên quan.......................................................................................2

1.3

Phạm vi đề tài...............................................................................................4

1.4

Mục đích, mục tiêu của đề tài.......................................................................4

1.4.1

Mục đích của đề tài.................................................................................4

1.4.2

Mục tiêu của đề tài..................................................................................5

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG....................................................................6
2.1

Khảo sát thực trạng hệ thống........................................................................6

2.1.1

Cơ cấu tổ chức........................................................................................6

2.1.2

Chức năng nhiệm vụ...............................................................................6

2.1.3

Quy trình nghiệp vụ..............................................................................12

2.1.4

Biểu mẫu...............................................................................................24

2.2

Xác định yêu cầu.........................................................................................28

2.2.1

Yêu cầu chức năng...............................................................................28

2.2.2

Yêu cầu phi chức năng.........................................................................30

2.3

Mô hình hóa kết quả khảo sát.....................................................................31

2.3.1

Mô hình hóa cơ cấu tổ chức.................................................................31

2.3.2

Sơ đồ các tiến trình nghiệp vụ..............................................................31

2.4

Các sơ đồ luồng dữ liệu mức logic.............................................................34

2.4.1

DFD mức ngữ cảnh..............................................................................34

2.4.2

Các DFD các tiến trình xử lý................................................................35

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG.................................................................40
3.1

Phân tích hệ thống về chức năng................................................................40

3.1.1

Xác định các chức năng mức lá............................................................40

3.1.2

Gom nhóm chức năng...........................................................................41

3.1.3

Sơ đồ phân rã chức năng......................................................................42

3.1.4

Rà soát việc đáp ứng các yêu cầu.........................................................50


3.1.5
3.2

Đặc tả chức năng mức lá......................................................................52

Phân tích hệ thống về dữ liệu......................................................................59

3.2.1

Xác định thực thể và thuộc tính............................................................59

3.2.2

Chuẩn hóa dữ liệu.................................................................................62

CHƯƠNG 4 THIẾT KẾ HỆ THỐNG....................................................................68
4.1

Chiến lược phát triển hệ thống:...................................................................68

4.2

Thiết kế kiến trúc hệ thống.........................................................................69

4.2.1

Kiến trúc vật lý.....................................................................................69

4.2.2

Kiến trúc phần mềm.............................................................................69

4.3

Thiết kế giao diện người dung....................................................................71

4.4

Thiết kế cơ sở dữ liệu..................................Error! Bookmark not defined.

4.4.1 Chuyển đổi Logical ERD sang Physical ERD....Error! Bookmark not
defined.
4.4.2

Đặc tả cơ sở dữ liệu..............................Error! Bookmark not defined.

4.4.3

Sơ đồ mô hình quan hệ.........................Error! Bookmark not defined.

CHƯƠNG 5 KIỂM THỬ PHẦN MỀM.................................................................74
5.1

Kế hoạch kiểm thử......................................................................................74

5.1.1

Mục đích...............................................................................................74

5.1.2

Kế hoạch triển khai...............................................................................75

5.1.3

Những yêu cầu về tài nguyên...............................................................75

5.1.4

Phạm vi kiểm thử..................................................................................76

5.1.5

Chiến lược kiểm thử.............................................................................77

5.2

Thực hiện kiểm thử.....................................................................................79

5.2.1

Quản lý tài khoản nhân viên.................................................................79

5.2.2

Quản lý hồ sơ nhân viên.......................................................................86

5.2.3

Quản lý chấm công cho nhân viên........Error! Bookmark not defined.

5.3

Kết quả kiểm thử.........................................Error! Bookmark not defined.


DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Biểu mẫu bảng chấm công.........................................................................................24
Hình 2.2 Biểu mẫu bảng thanh toán lương............................................................................24
Hình 2.3 Biểu mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ.....................................................25
Hình 2.4 Biểu mẫu quyết định khen thưởng..........................................................................25
Hình 2.5 Biểu mẫu hợp đồng thử việc.....................................................................................26
Hình 2.6 Biểu mẫu hợp đồng lao động....................................................................................27
Hình 2.7 Biểu mẫu đơn gia hạn hợp đồng.............................................................................28
Hình 2.8 Sơ đồ cơ cấu tổ chức.................................................................................................... 31
Hình 2.9 Sơ đồ nghiệp vụ chung................................................................................................31
Hình 2.10 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ tuyển dụng................................................................32
Hình 2.11 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên.......................................32
Hình 2.12 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ thử việc và ký hợp đồng.......................................33
Hình 2.13 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ trả lương cho nhân viên......................................33
Hình 2.14 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh.......................................................................................34
Hình 2.15 Sơ đồ DFD tuyển dụng............................................................................................. 35
Hình 2.16 Sơ đồ DFD thử việc................................................................................................... 35
Hình 2.17 Sơ đồ DFD ký hợp đồng...........................................................................................36
Hình 2.18 Sơ đồ DFD quản lý hồ sơ nhân viên...................................................................36
Hình 2.19 Sơ đồ DFD quản lý hồ sơ nhân viên...................................................................37

Hình 2.20 Sơ đồ DFD hủy hợp đồng........................................................................................37
Hình 2.21 Sơ đồ DFD chấm công.............................................................................................38
Hình 2.22 Sơ đồ DFD nâng lương............................................................................................ 38
Hình 2.23 Sơ đồ DFD nâng lương............................................................................................ 39
Hình 2.24 Sơ đồ DFD báo cáo thống kê.................................................................................39
Bảng 3.1 Bảng gom nhóm các chức năng..............................................................................41
Hình 3.1 Sơ đồ phân rã chức năng...........................................................................................42
Bảng 3.2 Bảng rà soát việc đáp ứng yêu cầu........................................................................51
Hình 3.2 Sơ đồ đặc tả chức năng đăng nhập........................................................................52


Hình 3.2 Sơ đồ đặc tả chức năng đăng xuất..........................................................................53
Hình 3.3 Sơ đồ đặc tả chức năng thêm tài khoản................................................................53
Hình 3.4 Sơ đồ đặc tả chức năng Sửa tài khoản.....Error! Bookmark not defined.
Hình 3.5 Sơ đồ đặc tả chức năng xóa tài khoản......Error! Bookmark not defined.
Hình 3.6 Sơ đồ đặc tả chức năng đổi mật khẩu...................................................................54
Hình 3.7 Sơ đồ đặc tả chức năng tìm kiếm................Error! Bookmark not defined.
Hình 3.8 Mô hình ER...................................................................................................................... 62
Hình 4.1 Mô hình 3 - layer........................................................................................................... 69
Hình 4.2 Form đăng nhập............................................................................................................ 71
Hình 4.3 Form trang chủ.............................................................................................................. 71
Hình 4.4 Form quản lý nhân viên.............................................................................................. 72
Hình 4.5 Form bảng chấm công................................................................................................ 73
Hình 4.6 Mô hình quan hệ...............................................Error! Bookmark not defined.


1

CHƯƠNG 1
1.1

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Lý do chọn đề tài
Quản lý nhân sự là công việc thiết yếu của một công ty sản xuất. Tùy

vào quy mô công ty mà số lượng nhân viên lớn hay nhỏ. Hiện nay, việc quản
lý nhân viên ở một số công ty còn thực hiện bằng phương pháp thủ công, việc
này có thể gây nhầm lẫn, sai sót trong công tác quản lý. Chưa kể tới việc lưu
trữ bằng giấy sẽ dẫn tới việc thất thoát hồ sơ của nhân viên, khó khăn trong
việc tìm kiếm và cập nhật thông tin của nhân viên. Việc quản lý nhân viên của
công ty sẽ khó khăn hơn khi số lượng nhân viên công ty thay đổi.
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý nhân
viên khá là phổ biến. Việc này sẽ giải quyết triệt để những khó khăn trong
công việc quản lý của công ty sản xuất.
Căn cứ vào Bộ luật lao động của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam[3], ứng dụng xây dựng cần đảm bảo tuân thủ các nội dung sau:
a. Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số chứng
minh thư nhân dân hoặc giấy tờ hợp pháp của người lao động.
b. Công việc và địa điểm làm việc
c. Thời hạn của hợp đồng lao động
d. Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và
các khoản bổ sung khác
e. Chế độ nâng bậc, nâng lương
f. Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi
g. Thời gian thử việc không quá 60 ngày đối với công việc có chức năng
nghề cần trình độ chuyên môn kỹ thuật từ cao đẳng trở lên


2

h. Thời gian thử việc không quá 30 ngày đối với công việc có chức
năng nghề cần trình độ chuyên môn kỹ thuật từ trung cấp nghề, trung cấp
chuyên nghiệp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ
i.

Thời gian thử việc không quá 6 ngày đối với công việc khác

j.

Tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do 2 bên

thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó
k.

Khi kết thúc thời gian thử việc, khi việc làm thử đạt yêu cầu thì

người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động với người lao động
l. Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ thỏa thuận thử
việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường nếu việc làm thử
không đạt yêu cầu mà 2 bên đã thỏa thuật.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần tuân thủ các quy định khác của pháp
luật. Hơn nữa, các phần mềm cần phải được kiểm thử để đảm bảo chất lượng.
Đề tài chúng em đưa ra để giải quyết việc quản lý nhân viên của một
công ty. Do vậy chúng em chọn đề tài: “Xây dựng và kiểm thử ứng dụng quản
lý nhân sự cho công ty”
1.2

Các đề tài liên quan

1.2.1 Phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH Anh Khoa [4]

● Ưu điểm:[4, tr45]
○ Phần mềm có giao diện đẹp mắt, thân thiện với người dùng nhờ sử
dụng công cụ hỗ trợ thiết kế DotnetBar.
○ Dễ dàng sử dụng và quản lý.
○ Qua quá trình triển khai và sử dụng trên một số máy tính thì thấy
chương trình hoạt động khá hiệu quả. Các chức năng chạy tương đối ổn
định, ít khi có lỗi xảy ra. Chương trình chạy tốn ít tài nguyên bộ nhớ,
thích hợp cho nhiều máy tính kể cả những máy có cấu hình thấp.


3
● Nhược điểm:[4, tr45]
○ Một số chức năng tìm kiếm nhiều ràng buộc vẫn chỉ còn trên ý tưởng,
chưa được thực thi.
○ Chương trình chưa có tính thẩm mĩ chưa cao.
1.2.2

Phần mềm quản lý nhân sự công ty cổ phần Trường Hà[5]

● Ưu điểm:[5, tr91]
○ Chương trình có giao diện gần gũi, thân thiện và thuận tiện cho người sử
dụng
○ Lưu trữ được số lượng lớn thông tin danh sách phòng ban, nhân viên
trong công ty
○ Cập nhật, tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác, thuận tiện
○ Chức năng báo cáo hoạt động linh hoạt, dễ sử dụng
○ Hỗ trợ nhiều chức năng phù hợp với thực tế của việc tìm kiếm thông tin
theo một danh sách các điều kiện tùy chọn của một đối tượng nào đó như:
mã nhân viên, phòng ban, trình độ, chức vụ
○ Chức năng nhập và quản lý nhân viên được thực hiện logic đảm bảo cho

○
○
○
○
○
○
○
○
1.3

dữ liệu được hợp lệ hóa và cập nhật chính xác
Dễ dàng sử dụng và quản lý
Cơ sở dữ liệu tương đối lớn và tính bảo mật cao
● Nhược điểm:[5, tr91]
Một số chức năng còn chưa hoạt động ổn định
Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao
Chưa giải quyết chọn vẹn các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý
Chương trình có tính thẩm mĩ chưa cao
Chưa sửa đổi được thông tin người dùng
Chưa thay đổi được mật khẩu
Phạm vi đề tài
Đề tài “Xây dựng và kiểm thử ứng dụng quản lý nhân sự cho công ty”

của chúng em dựa vào Luật lao động[3] để có cái nhìn chung nhất về những
thứ liên quan như số ngày thử việc, lương cơ bản, phụ cấp… nên đề tài có thể


4
áp dụng cho bất cứ công ty hay doanh nghiệp sản xuất nào. Tùy thuộc vào đặc
điểm các của mỗi công ty sản xuất mà phần mềm sẽ được phát triển, bổ sung

các tính năng khác nữa cho phù hợp nhất
1.4
1.4.1

Mục đích, mục tiêu của đề tài
Mục đích của đề tài
Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công

ty. Quản lý nhân sự không tốt sẽ dẫn tới nhiều vấn đề bất cập trong công ty.
Chúng ta luôn thấy những tình trạng như chấm nhầm công hoặc lưu trữ sai
thông tin nhân viên,…Vì vậy, yêu cầu đặt ra ở đây là làm sao để có thể quản
lý hồ sơ nhân viên một cách hiệu quả nhất.
Dựa trên nhu cầu thực tế của xã hội nhằm giảm tải đi những bất cập
trong công tác quản lý nhân sự trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay
là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự
động hóa trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ,
đổi mới phương thức quản lý, tăng năng suất hiệu quả. Đó là những nội dung
cơ bản chúng em đề cập trong đề tài này
Vì vậy chúng em thực hiện xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho
công ty để hỗ trợ, giải quyết những khó khăn cho việc quản lý trong việc lưu
trữ, tìm kiếm, cập nhật, tính toán lương, lập báo cáo đồng thời kiểm thử phần
mềm quản lý nhân sự cho công ty. Nhằm tìm ra những lỗi sai trong quá trình
xây dựng ứng dụng.
1.4.2

Mục tiêu của đề tài
Đề tài xây dựng và kiểm thử phần mềm quản lý nhân sự công ty sẽ có

những chức năng chính sau:

5
- Quản lý được hồ sơ nhân viên: tổng quan hồ sơ nhân viên, cập nhật thông
tin nhân viên, cập nhật quan hệ thân nhân, quá trình học tập, quan hệ xã
hội, kinh nghiệm làm việc.
- Quản lý nhân sự: quản lý hợp đồng lao động, quản lý phòng ban, quản lý
thay đổi chức vụ nhân viên, quản lý phụ cấp và khoản khấu trừ(khấu trừ đi
một phần để bù vào một khoản nào đó hay tiền tạm ứng khấu trừ vào
lương) nhân viên thay đổi theo thời gian, quản lý khen thưởng, kỷ luật,
quản lý nghỉ việc và đi làm lại, báo cáo thống kê.
- Quản lý bảo hiểm: Quản lý bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quản lý mức
đóng bảo hiểm, báo cáo thống kê
- Theo dõi chấm công: lấy dữ liệu chấm công, quản lý chấm công theo chức
vụ, quản lý ngày nghỉ, quản lý chuyên cần, báo cáo thống kê.
- Theo dõi tuyển dụng: Quản lý hợp đồng lao động, quản lý phòng ban nhân
viên, quản lý chức vụ nhân viên, quản lý khen thưởng, kỷ luật
Song song với quá trình xây dựng là thực hiện kiểm thử để đảm bảo
phầm mềm chạy đúng khi hoàn thành và phát hiện lỗi sớm nhất để sửa chữa
kịp thời.


6

CHƯƠNG 2
2.1

KHẢO SÁT HỆ THỐNG

Khảo sát thực trạng hệ thống

2.1.1

Cơ cấu tổ chức
Theo ([4].B,Chương I, 1.1, tr12) và ([5].B, Chương II, 1,1.2) ta thấy

một công ty sản xuất thường sẽ có cơ cấu tổ chức sau:
-

Ban giám đốc (gồm 01 giám đốc và 02 phó giám đốc)
Phòng hành chính – nhân sự
Phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu
Phòng tài chính – kế toán
Bộ phận sản xuất

2.1.2

Chức năng nhiệm vụ

2.1.2.1 Nhiệm vụ của tổ chức
- Ngày nay, cuộc sống con người ngày càng phát triển, nhiều người thành lập
công ty để sản xuất ra những mặt hàng thiết yếu hay cung cấp những dịch
vụ,… phục vụ nhu cầu của mọi người
- Mang lại lợi nhuận cho Công ty.
- Tạo việc làm cho nhân viên.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận
● Giám đốc:
- Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của công ty trước pháp luật hiện
hành, công tác đối ngoại của công ty.
- Có thẩm quyền quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược
của công ty

- Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động của công ty
- Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty
- Quyết định các chỉ tiêu về tài chính, ký các phiếu thu-chi, bảng lương, ủy
nhiệm chi do các bộ phận liên quan phụ trách tạo ra.
- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh trong công ty


7
● Phó giám đốc sản xuất:
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động sản xuất của công ty.
- Nhận chỉ tiêu kế hoạch sản xuất của công ty, tổ chức điều hành sản xuất,
thực hiện hoàn thành kế hoạch của công ty giao để đạt hiệu quả cao nhất.
- Tìm kiếm và chọn đối tác, lao động thuê ngoài thị trường.
- Ký các hợp đồng lao động thời vụ, lao động thuê ngoài, hợp đồng.
- Xây dựng phương án tuyển dụng, đào tạo, quản lý nguồn nhân lực để đáp
ứng yêu cầu của sản xuất
- Tổ chức thiết kế, lập dự toán các công việc thuộc lĩnh vực hoạt động của
Công ty
- Quản lý khối lượng, chất lượng sản phẩm của công ty.
- Quản lý, điều hành, đào tạo đội ngũ CBCNV, xây dựng hệ thống quản lý
chất lượng sản phẩm trong phạm vi toàn công ty.
- Xây dựng mục tiêu kế hoạch sản xuất theo quý, năm và đảm bảo lợi nhuận
và vốn trong công ty.
- Quyền ký các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động nhân sự, đề xuất
khen thưởng.
- Báo cáo kết quả tình hình sản xuất của công ty cho Giám Đốc công ty.

● Phó giám đốc kinh doanh:
- Tìm kiếm các hợp đồng thuộc lĩnh vực hoạt động của Công ty theo chỉ tiêu
do HĐQT giao theo từng năm.

- Lập kế hoạch, dự trù ngân sách cho hoạt động marketing, PR cho từng quý
từng năm để tham mưu cho giám đốc
- Nghiên cứu thị trường về đối thủ cạnh tranh, phân khúc thị trường nào công
ty sẽ tham gia, giá cả vật tư thiết bị của các hàng hóa liên quan đến lĩnh vực
hoạt động của công ty.
- Nghiên cứu luật doanh nghiệp, các nghị định, thông tư có liên quan đến
lĩnh vực hoạt động của Công ty..
- Xây dựng, áp dụng quy chế lương áp dụng trong toàn công ty.


8
- Nắm vững luật thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế VAT, luật khuyến khích
đầu tư trong nước và các văn bản liên quan đến việc quản lý tài chính do
nhà nước ban hành để áp dụng cho công ty.
- Xây dựng và trình Giám đốc duyệt các thông số tài chính như Tỷ lệ lợi
nhuận tối thiểu của từng từng hợp đồng, cơ cấu các khoản phí trong tổng
-

phí hoạt động của công ty và từng bộ phận trực thuộc công ty.
Tham mưu cho Giám Đốc về việc điều hành vốn trong công ty.
Nghiên cứu biện pháp giảm giá thành, giảm chi phí trong công ty.
Thẩm định các bản quyết toán lãi, lỗ hằng quý, hàng năm.
Kiểm tra bảng cân đối kế toán do phòng Kế toán lập ra.
Ký Hợp đồng kinh tế theo ủy quyền của Giám đốc, phê duyệt một số văn
bản giấy tờ liên quan đến hoạt động sản xuất trong công ty theo ủy quyền

của Giám đốc.
- Giám sát, phê duyệt việc mua bán vật tư phục vụ trong quá trình sản xuất.
- Xây dựng các chế độ chính sách như : lương, chính sách xã hội và những
chính sách khác đối với người lao động.

● Phòng hành chính - nhân sự
- Xây dựng cơ cấu, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban,
bộ phận để tham mưu cho giám đốc
- Xây dựng quy chế tổ chức bộ máy Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Phòng
giao dịch trình cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định của Điều lệ Công
ty.
- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của toàn Công ty, ngân
sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, chi phí
đóng BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…). Tham gia các chương trình
khảo sát lương với các đối tác và thực hiện khảo sát các chi phí lao động
trên thị trường để làm cơ sở xây dựng chính sách nhân sự hàng năm. Thực
hiện khảo sát chính sách nhân sự, mức độ hài lòng hàng năm đối với toàn
thể cán bộ, nhân viên để cải tiến chính sách nhân sự.


9
- Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm (định biên, cơ cấu chức danh, vị trí
công việc, kế hoạch quy hoạch & bổ nhiệm hàng năm, kế hoạch luân
chuyển, điều chuyển)
- Tham mưu cho Giám đốc về việc sắp xếp, bố trí nhân sự, quy hoạch & phát
triển cán bộ thông qua phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả thực hiện
công việc, đánh giá năng lực nhân sự.
- Xây dựng quy chế tiền lương và lâp bảng lương, chấm công cho mỗi nhân
viên trong công ty để tham mưu cho Giám đốc
- Thực hiện các thủ tục đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ, lập danh sách và dự kiến
kế hoạch thi tuyển, phỏng vấn trình nhân giám đốc
- Quản lý hồ sơ nhân sự và cập nhật kịp thời
- Thực hiện các thủ tục về hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y
tế theo quy định của công ty và nhà nước
- Theo dõi và quản lý việc chấm công hằng ngày của cán bộ công nhân viên

của toàn công ty
- Làm việc với các cơ quan bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và cơ quan lao
động thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ (thai sản, ốm đau, phép) cho
người lao động theo yêu cầu của giám đốc
- Xây dựng nội quy lao động; các quy chế làm việc, phân công trình Giám
đốc phê duyệt.
- Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với
người lao động Công ty.
- Tổ chức và thực hiện các hoạt động nhân sự theo quy định: xếp lương,
nâng bậc lương, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá thực hiện công
việc, đào tạo, chế độ phúc lợi…
- Xây dựng chương trình Phúc lợi, Khen thưởng hàng năm để xin ý kiến tại
Hội nghị Người lao động hàng năm.
- Quản lý hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định hiện hành (hồ sơ
nhân sự, thông tin trên phần mềm).


10
- Cung cấp và quản trị thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông
tin tuyển dụng,.. trên website tuyển dụng và các trang website quảng cáo
tuyển dụng để quảng bá hình ảnh Công ty.

● Phòng tài chính - kế toán
- Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi
phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập
phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lưu trữ đầy đủ và chính
xác các thu chi theo quy định của Công ty.
- Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình
hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty,

thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập
báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đốc.
- Phối hợp với phòng hành chính – nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho
cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn. Theo dõi quá trình
chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách
nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng
từ có liên quan đến việc giao nhận.
● Phòng kinh doanh – xuất, nhập khẩu:
- Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường,
giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng
mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với
khách hàng.
- Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban giám đốc. Theo
dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xưởng đảm bảo sản


11
xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất
những phương án sản xuất hiệu quả nhất.
- Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng
quý và hàng tháng cho các phân xưởng sản xuất. Lập lệnh sản xuất cho các
phân xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Công ty. Đề xuất các biện
pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing trong từng thời điểm.
● Bộ phận sản xuất
- Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng,
kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất sản phẩm tại các phân xưởng.
- Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra.
- Kiểm tra các mặt hàng mà Công ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu.
- Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm,
đề xuất sản phẩm không phù hợp.

- Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra những
nguyên nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục.
- Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng.
- Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất
lượng.
 Bộ phận bảo vệ
- Đảm bảo an ninh trật tự trong công ty.
- Tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển khi ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp.
2.1.3

Quy trình nghiệp vụ

2.1.3.1 Quy trình tuyển dụng
- Công ty đưa ra các vị trí cần tuyển dụng và có các hình thức tuyển dụng
qua truyền thông, báo chí, tờ rơi. Các vị trí tuyển dụng được phân biệt với
nhau bằng mã vị trí và mỗi vị trí đều có tên và tên viết tắt. Những người
chưa có việc làm đến công ty gặp bảo vệ tại cổng công ty để nộp hồ sơ ứng
tuyển hoặc nộp trực tiếp qua mail của công ty hay bất cứ hình thức nào


12
khác theo thông báo tuyển dụng của công ty đó. Sau đó hồ sơ hay mail đó
sẽ được chuyển lên Phòng hành chính – nhân sự, Phòng hành chính nhân
sự sẽ xét duyệt hồ sơ và sắp xếp lịch hẹn với những ứng viên có hồ sơ đạt
yêu cầu. Hồ sơ tuyển dụng được phân biệt với nhau bởi mã hồ sơ tuyển
dụng và gồm các thông tin chung như: họ tên, giới tính, ngày sinh, quê
quán, chứng minh thư, ngày cấp, dân tộc, tình trạng hôn nhân, số điện
thoại. Phòng hành chính nhân sự sẽ thông báo lịch phỏng vấn cho ứng viên
qua số điện thoại trong hồ sơ ứng viên. Đến ngày được hẹn ứng viên đến
công ty theo chỉ dẫn tới phòng phỏng vấn và gặp nhân viên phỏng vấn để

phỏng vấn. Nếu đạt phỏng vấn nhân viên phòng nhân sự sẽ thông báo cho
ứng viên đã được nhận vào làm, thông báo thời gian cụ thể, bộ phận mà
ứng viên sẽ làm việc. Nếu không đạt phỏng vấn thì ứng viên sẽ ra về và
không được trả lại hồ sơ xin việc.
- Khi đã đỗ phỏng vấn được nhận vào làm ứng viên trở thành nhân viên của
công ty, sẽ được hẹn ngày bắt đầu đi làm tại công ty. Tùy vào trình độ và
năng lực nhân viên đó sẽ được phân công làm việc tại một phòng hay bộ
phận nhất định như bộ phận sản xuất, phòng hành chính - nhân sự, bộ phận
bảo vệ, …
- Kết quả tuyển dụng được lưu lại làm tài liệu gồm các thông tin như mã kết
quả, ngày tuyển dụng
- Tùy vào khối lượng và tính chất công việc, Phòng hành chính – nhân sự lập
chiến lược cho lần tuyển dụng tiếp theo để đáp ứng nhu cầu sản xuất của
công ty, chiến lược đó được báo cáo bằng văn bản và gửi cho phó giám đốc
kỹ thuật tham mưu và trình lên giám đốc ký. Sau khi đã có quyết định được
tuyển dụng, Phòng hành chính – nhân sự sẽ thông báo tuyển dụng bằng các
hình thức như truyền thông, tờ rơi,…
- Các quá trình tuyển dụng diễn ra đều được lưu lại làm minh chứng, các
thông tin như mã quá trình, ngày bắt đầu, ngày kết thúc


13

2.1.3.2 Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên
- Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm thực hiện chức năng này thông
qua việc lập và điều chỉnh hồ sơ nhân viên sau khi nhân viên đã trúng tuyển
phỏng vấn vào công ty
- Nhân viên phòng hành chính – nhân sự của công ty sẽ dựa vào hồ sơ xin
việc của nhân viên đó để lưu trữ các thông tin cá nhân của nhân viên gồm:
họ tên, địa chỉ, trình độ, giới tính, ngày sinh, chứng minh thư, ngày cấp, nơi

cấp, dân tộc, tình trạng hôn nhân, số điện thoại
- Trong quá trình hoạt động, phòng hành chính – nhân sự sẽ theo dõi thông
tin của nhân viên trong công ty để có thể cập nhật thông tin mới của các
nhân viên; đồng thời phát hiện sai sót để tiến hành thay thế, sửa đổi thông
tin nhân viên. Việc sửa đổi này dựa trên thông tin được cung cấp bởi nhân
viên. Tất cả thông tin điều chỉnh được lưu lại hồ sơ nhân viên làm cơ sở
cho Ban giám đốc kiểm tra.
- Đồng thời, nếu ban giám đốc xem và yêu cầu điều chỉnh thông tin, phòng
hành chính nhân sự cần phải lấy thông tin từ hồ sơ nhân viên để báo cáo
cho Ban giám đốc xem hoặc điều chỉnh phù hợp cho đúng với yêu cầu.
- Với nhiệm vụ theo dõi hồ sơ nhân viên nên khi Giám đốc có quyết định
cho một nhân viên thay đổi mức lương, thay đổi chức vụ, thay đổi vị trí,…
phòng hành chính – nhân sự sẽ tiến hành cập nhật hồ sơ của nhân viên đó
để làm cơ sở cho việc tính lương
- Mỗi nhân viên đều phải cung cấp thông tin của ít nhất một người thân để
tiện trong việc liên lạc khi cần. Mỗi thân nhân của nhân viên được phân
biệt với nhau bởi mã quan hệ, mối quan hệ, họ tên, ngày sinh, quê quán,
nghề nghiệp


14
2.1.3.3 Quy trình thử việc
- Nhân viên đạt phỏng vấn được nhận vào làm thử việc và chỉ phải thử việc 1
lần duy nhất đồng thời được ký hợp đồng thử việc (Hình 2.5) với thời gian
tùy vào trình độ của nhân viên.
1. Không quá 60 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ
chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên;
2. Không quá 30 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ
chuyên môn kỹ thuật trung cấp nghề, trung cấp chuyên nghiệp, công
nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ.

3. Không quá 6 ngày làm việc đối với công việc khác.
Trong thời gian thử việc của nhân viên Pháp luật nghiêm cấm phạt tiền,
cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động
2.1.3.4 Quy trình ký hợp đồng
- Sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của Luật lao động, nhân
viên sẽ được xem xét bởi người quản lý và giám đốc, phó giám đốc để đưa
ra quyết định có được nhận vào làm chính thức hay không? Nếu không
được nhận vào làm chính thức thì nhân viên đó sẽ kết thúc việc thử việc và
ra về. Nếu được nhận vào làm chính thức thì nhân viên đó sẽ được ký hợp
đồng lao động (Hình 2.6) do phòng Hành chính - nhân sự lập bao gồm các
thông tin:loại hợp đồng, từ ngày, đến ngày, địa điểm làm việc, chức vụ,
nhiệm vụ, thời gian làm việc, bậc lương, hệ số lương, phụ cấp, ngày
kí,người kí, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và mỗi hợp đồng đều được
phân biệt với nhau bởi mã hợp đống . Thời gian làm việc được ghi trong
hợp đồng ít nhất là 6 tháng tùy theo quyết định phía công ty. Hợp đồng lao


15
động được tạo làm hai bản, phía công ty là phòng nhân sự sẽ giữ một bản
và nhân viên sẽ giữ một bản. Hợp đồng được ký kết nhân viên trở thành
nhân viên chính thức của công ty và chịu mọi sự quản lý theo quy định của
công ty và Luật pháp
- Sau khi ký hợp đồng, trở thành nhân viên chính thức của công ty, nhân viên
sẽ được đăng nhập vào hệ thống quản lý nhân sự của công ty bằng tài
khoản do mình tự tạo trên hệ thống. Tài khoản đó được phòng nhân sự
phân quyền để xem thông tin cá nhân, bảng chấm công của mình và các
thông tin liên quan hoặc tìm kiếm các thông tin về bảo hiểm hay hợp đồng
lao động của mình
- Trong công ty có các phòng ban khác nhau,tùy theo năng lực của mỗi nhân
viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau, mỗi phòng ban đều có tên

phòng ban và được phân biệt bởi mã phòng ban. Hơn nữa nhân viên sẽ có
chức vụ, các chức vụ có tên chức vụ và được phân biệt với nhau bởi mã
chức vụ. Theo nhu cầu của công ty các phòng ban hay các chức vụ có thể
bị thay đổi để phù hợp với các chiến lược phát triển công ty
- Trong quá trình làm việc, tùy theo nhu cầu của công ty và năng lực của mỗi
nhân viên. Nhân viên sẽ được cử đi công tác, quá trình công tác này sẽ
được lưu lại các thông tin như ngày bắt đầu, ngày kết thúc, nơi công tác,
chức danh, chức vụ cao nhất và được phân biệt với nhau bởi mã quá trình

2.1.3.5 Quy trình hủy hợp đồng
- Căn cứ vào Luật lao động, trong thời gian làm việc, nhân viên sẽ được hủy
hợp đồng lao động trong các trường hợp sau:
a) Không được bố trí theo đúng công việc, địa điểm làm việc hoặc không
được bảo đảm các điều kiện làm việc đã thỏa thuận trong hợp đồng;
b) Không được trả công đầy đủ hoặc trả công không đúng thời hạn đã thỏa
thuận trong hợp đồng;


16
c) Bị ngược đãi; bị cưỡng bức lao động;
d) Bản thân hoặc gia đình thật sự có hoàn cảnh khó khăn không thể tiếp
tục thực hiện hợp đồng;
đ) Được bầu làm nhiệm vụ chuyên trách ở các cơ quan dân cử hoặc được
bổ nhiệm giữ chức vụ trong bộ máy nhà nước;
e) Người lao động nữ có thai phải nghỉ việc theo chỉ định của thầy thuốc;
g) Người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị ba tháng liền đối với
người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12
tháng đến 36 tháng và một phần tư thời hạn hợp đồng đối với người
làm việc theo hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc
nhất định có thời hạn dưới 12 tháng mà khả năng lao động chưa được

hồi phục
- Khi gặp một trong các trường hợp trên, nhân viên sẽ tới phòng nhân sự,
xin Đơn xin nghỉ việc, điền các thông tin cá nhân, ngày thôi việc,ngày kí,
lý do nghỉ việc rồi gửi lại phòng nhân sự, sau đó phòng nhân sự sẽ trình lên
ban giám đốc và phó giám đốc để quyết định nghỉ việc cho nhân viên. Với
điều kiện, nhân viên phải nộp đơn xin nghỉ việc trước ít nhất 3 ngày, 30
ngày, 45 ngày tùy vào lý do nghỉ việc. Nếu được chấp nhận cho nghỉ việc
tức là kết thúc làm việc trước thời hạn ghi trong hợp đồng - hủy hợp đồng
thì nhân viên sẽ không phải bồi thường hay chịu bất cứ hình phạt nào bởi
phía công ty và pháp luật. Nếu không, nhân viên sẽ phải bồi thường cho
phía công ty một khoản tiền bằng nửa tháng tiền lương cơ bản cùng với phụ
cấp hoặc chi phí đào tạo theo quy định của Luật lao động hoặc khoản tiền
đúng bằng tiền lương những ngày không báo trước


17
2.1.3.6 Quy trình gia hạn hợp đồng
- Phòng nhân sự có văn bản thông báo hết hạn hợp đồng lao động tới nhân
viên công ty, sau đó nhân viên sẽ làm đơn gia hạn hợp đồng (Hình 2.7),
đơn đó sẽ được gửi lại phía phòng nhân sự và trình lên giám đốc, phó giám
đốc để phê duyệt. Nếu đơn được chấp nhận, sẽ được gửi lại phía phòng
nhân sự, tại đó được xem xét, kiểm tra và nhân viên được ký hợp đồng lao
động. Nếu thời gian làm việc được ký trong hợp đồng lần thứ nhất là có
thời hạn thì lần 2 có thể là có thời hạn hoặc vô thời hạn. Sau đó, nếu kết
thúc 2 lần ký hợp đồng có thời hạn nhân viên tiếp tục làm việc thì phía
công ty phải ký hợp đồng vô thời hạn với nhân viên
2.1.3.7 Quy trình chấm công
- Nhân viên trúng tuyển được nhận vào làm sẽ được trang bị các đồ dùng cần
thiết trong đó có thẻ nhân viên. Ngày nay, nhờ có khoa học công nghệ phát
triển thẻ nhân viên không chỉ dùng để phân biệt các nhân viên trong công

ty mà còn dùng để chấm công qua máy điện tử chấm công
- Nhân viên đi làm, tới công ty và chấm công bằng thẻ nhân viên bằng cách
quẹt thẻ vào máy điện tử chấm công trước giờ làm và trước khi chuẩn bị ra về
- Nếu máy chấm công điện tử hỏng thì nhân viên được chấm công bằng cách
điểm danh theo danh sách nhân viên trong phòng ban
- Phòng hành chính – nhân sự có trách nhiệm thực hiện hoạt động này với
chức năng cơ bản là cập nhật và điều chỉnh chấm công.
- Hàng ngày, Phòng hành chính – nhân sự cập nhật thông tin ngày công làm
việc của nhân viên để ghi vào bảng chấm công (Hình 2.1). Bảng chấm công
này được nhân viên kiểm tra với thực tế ngày làm việc của mình.
- Khi công ty có nhu cầu tăng cường nhân lực làm thêm cho công việc nào
đó, Ban giám đốc sẽ ra quyết định cho phòng hành chính – nhân sự điều
động nhân viên làm thêm giờ. Việc điều động của phòng nhân sự phải dựa
trên cơ sở cập nhật thông tin về ngày làm thực tế của nhân viên trong tháng
để bố trí, sắp xếp cho phù hợp