TANET excel

MICROSOFT EXCEL
Giới thiệu Excel và làm quen với Excel 2007
I.1 Giới thiệu Excel
Microsoft Excel là một phần mềm hay một chương trình ứng dụng hỗ trợ người dùng dễ
dàng hơn trong việc thực hiện:







Lập, xử lý bảng tính;
Thống kê, phân tích, dự báo;
Vẽ biểu đồ, đồ thị;
Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách;
Quản lý cơ sở dữ liệu;
Nhiều ứng dụng khác hỗ trợ người dùng phân tích nhiều loại hình bài toán
khác nhau.

 Những thuật ngữ cần nhớ:
Workbook: Là một tập tin lưu trữ dữ liệu hỗ trợ các công việc: tính toán, thống kê, vẽ đồ
thị, … Mỗi workbook chứa nhiều Worksheet hay Chart sheet.
Worksheet: Còn được gọi là Sheet hay bảng tính, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu.
Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng.
Worksheet được lưu trong Workbook.
Chart sheet: Là một Sheet chỉ chứa đồ thị trong Workbook.
Sheet tabs: Thẻ đặt ở góc trái dưới của cửa sổ workbook, chứa tên của các Sheet.
Sheet tabs

Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Doanh nghiệp – Tập đoàn Đầu tư và Công nghệ AG

Website:
Email: Tel: 0913233210
Địa chỉ: Phòng 1009 nhà 17T7 Trung Hòa Nhân chính

Trang 1


I.2 Làm quen với Excel 2007
Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên chuẩn XML
(eXtensibleMarkup Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS. Với chuẩn
này, các tài liệu được được quản lý, phân tích, chia sẻ dễ dàng và hiệu quả hơn.
Một Worksheet của Excel 2007 chứa được16,384 cột và 1,048,576 dòng trong khi những
phiên bản trước chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng.
Excel 2007 hỗ trợ người dùng tốt hơn với các tính năng và công cụ mới:
 Nút lệnh Office:

Nút lệnh Office
Trong excel 2007, những lệnh ta vẫn thường sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin,
lưu tập tin, in tập tin … và danh mục các tập tin đã mở trước đó nằm ngay ở nút lệnh
Office.
Những Options (tùy chọn) nằm trong menu Tools của Excel 2003 nay cũng nằm ngay
trong nút Office.

Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Doanh nghiệp – Tập đoàn Đầu tư và Công nghệ AG
Website:
Email: Tel: 0913233210
Địa chỉ: Phòng 1009 nhà 17T7 Trung Hòa Nhân chính

Trang 2

Các Options trong Excel
Popular: Dùng để thiết lập các tùy chọn thông dụng nhất trong Excel như xác định môi
trường làm việc, sự phối hợp màu sắc, các tùy chọn mặc định cho workbook, sắp xếp và
điền tên người dùng….
Formulas: Dùng để thiết lập các tùy chọn liên quan đến việc tính toán, làm việc với các
công thức, kiểm tra lỗi các công thức.
Proofing: Dùng để thiết lập các tùy chọn liên quan đến việc xác định cách chỉnh sửa và
định dạng từ cho văn bản, kiểm tra lỗi chính tả và các thiết lập ngôn ngữ sử dụng trong
dữ liệu.
Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Doanh nghiệp – Tập đoàn Đầu tư và Công nghệ AG
Website:
Email: Tel: 0913233210
Địa chỉ: Phòng 1009 nhà 17T7 Trung Hòa Nhân chính

Trang 3


Save: Dùng để thiết lập các tùy chọn liên quan đến lưu trữ, sao lưu, khôi phục bảng tính.
Advanced: Dùng để thiết lập các tùy chọn chuyên sâu hơn như thiết lập những tùy chọn
cho việc cho việc hiển thị trong Excel (việc hiển thị cho riêng bảng tính hay sheet được
chỉ định…), bên cạnh đó còn có các tùy chọn để xác định việc nhập liệu, sao chép, cắt
dán, in ấn, công thức, tính toán.
Customize: Dùng để thiết lập các nút lệnh cho thanh truy cập nhanh (Quick Access
Toolbar)

Thanh truy cập nhanh
Add-In: Dùng để tùy chỉnh và cài đặt các Add-In.
Trust center: Dùng để tùy chỉnh và thiết lập các chức năng bảo vệ an toàn cho bảng tính.
Resource: Danh sách những thông tin liên quan đến Microsoft Office.

 Ribbon:
Ribbon là cụm các lệnh được trình bày ngay phía trên màn hình (thay cho các thanh trình
đơn (menu) đơn lẻ của các phiên bản trước) giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn. Với
Ribbon, các lệnh được tập hợp lại theo nhóm chức năng một cách rõ ràng và dễ sử dụng.

Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Doanh nghiệp – Tập đoàn Đầu tư và Công nghệ AG
Website:
Email: Tel: 0913233210
Địa chỉ: Phòng 1009 nhà 17T7 Trung Hòa Nhân chính

Trang 4


Ribbon
Các nhóm Ribbon chính:
Home: Chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt,
dán, sao chép, định dạng tài liệu, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: ký hiệu, bảng biểu, đồ thị …
Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
Formulas: Chèn công thức, công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính
toán của Excel.
Data: Chứa các nút lệnh thao tác với dữ liệu của Excel, các danh sách, phân tích dữ
liệu…
Review: Chứa các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, thiết lập bảo vệ bảng tính, hỗ trợ dịch từ,
thêm chú thích vào các ô.
View: Chứa các nút lệnh thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: thu nhỏ, phóng
to, chia màn hình.
Developer: Nhóm này hỗ trợ cho những người có hiểu biết về VBA, và thường mặc định
được ẩn
Add-Ins: Nhóm này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ

sung, các hàm bổ sung…
Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Doanh nghiệp – Tập đoàn Đầu tư và Công nghệ AG
Website:
Email: Tel: 0913233210
Địa chỉ: Phòng 1009 nhà 17T7 Trung Hòa Nhân chính

Trang 5


Công thức và hàm trong Excel
I.3 Tìm hiểu về công thức trong Excel
I.4 Khái niệm và các thành phần trong công thức
Một công thức là một chuỗi các lệnh toán học được sử dụng trong Excel để thực thi các
phép toán. Các công thức được bắt đầu trong hộp công thức với một dấu "=".
 Các thành phần trong công thức Excel :
References (tham chiếu): Ô hoặc dãy các ô mà bạn muốn sử dụng trong việc tính toán.
Operators (các toán tử): Các toán tử (+, -, *, /, …) chỉ định phép toán được thực hiện.
Constants (hằng số): Các số hoặc giá trị văn bản không đổi.
Functions (hàm): Xác định trước công thức trong Excel.
 Các toán tử thông dụng trong Excel
LOẠI PHÉP TOÁN
Phép toán số học

Phép toán so sánh

PHÉP TOÁN

Ý NGHĨA

+

Cộng

-

Trừ, số âm

*

Nhân

/

Chia

^

Lũy thừa

%

Phần trăm

<; <=

Nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng

>; >=

Lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng

Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Doanh nghiệp – Tập đoàn Đầu tư và Công nghệ AG
Website:
Email: Tel: 0913233210
Địa chỉ: Phòng 1009 nhà 17T7 Trung Hòa Nhân chính

Trang 6


=

Bằng

<>

Khác

Phép toán chuỗi

&

Nối chuỗi

Phép toán tham chiếu

:

Vùng

,

Hội

 Các loại tham chiếu:
LOẠI THAM CHIẾU
Tham chiếu tương đối

Tham chiếu tuyệt đối

Tham chiếu hỗn hợp

CÁCH GHI

ĐẶC ĐIỂM

Cột Dòng

Khi sao chép địa chỉ sẽ bị

VD: A2

thay đổi

$Cột$Dòng

Khi sao chép, địa chỉ không

VD: $A$2

bị thay đổi

$Cột Dòng

Khi sao chép, địa chỉ bị thay

Cột$Dòng

đổi phần tương đối và giữ

VD: $A2; A$2

nguyên phần tuyệt đối

I.4.1 Cách tạo một công thức cơ bản trong Excel :
• Lựa chọn ô muốn áp dụng công thức
• Gõ dấu “=” và sau đó nhập công thức
• Nhấn nút Enter để xem kết quả
Khi Khi click vào ô vừa nhập công thức, công thức sẽ xuất hiện trên thanh công thức
(Formula bar).
Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Doanh nghiệp – Tập đoàn Đầu tư và Công nghệ AG
Website:
Email: Tel: 0913233210
Địa chỉ: Phòng 1009 nhà 17T7 Trung Hòa Nhân chính

Trang 7


Thanh công thức

I.4.2 Hàm (Function)

I.4.2.1 Định nghĩa và cách nhập hàm
Hàm được xem là những công thức được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các công việc tính
toán phức tạp.
Dạng thức tổng quát: <TÊN HÀM> (Tham số 1, Tham số 2,...)
Trong đó: <TÊN HÀM> là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";".
 Cách nhập hàm: Có nhiều cách nhập hàm
Cách 1: Gõ trực tiếp từ bàn phím
Cách 2: Chọn lệnh Insert Function hoặc các nhóm công thức xây dựng sẵn ở Ribbon
Formulas

Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Doanh nghiệp – Tập đoàn Đầu tư và Công nghệ AG
Website:
Email: Tel: 0913233210
Địa chỉ: Phòng 1009 nhà 17T7 Trung Hòa Nhân chính

Trang 8


Ribbon Formulas
Cách 3: Nhấn nút lệnh AutoSum ở nhóm Editing của Ribbon Home rồi lựa chọn một
hàm cần sử dụng để tính toán.

Nút lệnh AutoSum
Cách 4: Sau khi gõ dấu bằng vào ô dữ liệu, lựa chọn một công thức ở thanh tham chiếu

Chọn công thức ở thanh tham chiếu
Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Doanh nghiệp – Tập đoàn Đầu tư và Công nghệ AG
Website:
Email: Tel: 0913233210

Địa chỉ: Phòng 1009 nhà 17T7 Trung Hòa Nhân chính

Trang 9


I.4.2.2 Các hàm thông dụng trong Excel
 Các hàm xử lý số và chuỗi
HÀM

CÚ PHÁP

Ý NGHĨA

VÍ DỤ
=ROUND(123,4567,3) 

ROUND

=ROUND(m, n)

Làm tròn số thập phân 123.457
m đến n chữ số lẻ.

=ROUND(123.4567,-1) 
120

Trả về số nguyên lớn
INT

=INT(n)

=INT(8.9)  8

nhất nhưng nhỏ hơn =INT(-8.9)-9
hoặc bằng giá trị của n.

MOD

SQRT

=MOD(m,n)

=SQRT(n)

Trả về số dư của phép =MOD(10,7)  3
chia số m cho số n
Trả về giá trị là căn bậc =SQRT(16)  4
hai của số n
Chuyển tất cả các ký tự =LOWER(“NguYEn VaN A”)

LOWER

=LOWER(s)

trong chuỗi s sang ký tự  “nguyen van a”
thường.

UPPER

=UPPER(s)

Chuyển tất cả các ký tự =UPPER(“NguYEn VaN A”)
trong chuỗi s sang ký tự  “NGUYEN VAN A”
hoa.

PROPER =PROPER(s)

Chuyển ký tự đầu của =PROPER(“NguYEn VaN
mỗi từ trong chuỗi s A”)  “Nguyen Van A”
sang ký tự hoa

LEFT/

=LEFT(s, n)/

Trích ra bên trái/bên =LEFT(“NGUYEN VAN

RIGHT

=RIGHT(s,n)

phải chuỗi s n ký tự

A”,6)  “NGUYEN”

Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Doanh nghiệp – Tập đoàn Đầu tư và Công nghệ AG
Website:
Email: Tel: 0913233210
Địa chỉ: Phòng 1009 nhà 17T7 Trung Hòa Nhân chính

Trang 10


=RIGHT(“NGUYEN VAN
A”,1)  “A”

Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Doanh nghiệp – Tập đoàn Đầu tư và Công nghệ AG
Website:
Email: Tel: 0913233210
Địa chỉ: Phòng 1009 nhà 17T7 Trung Hòa Nhân chính

Trang 11