THIẾT kế sản PHẨM tổ chức sự kiện

THIẾT KẾ SẢN PHẨM
TỔ CHỨC SỰ KIỆN – EVENT – CHUYÊN NGHIỆP
PHẦN MỘT:
NỘI DUNG HƯỚNG DẪN CHUNG
I. MỤC ĐÍCH
1. Khai thác thị trường rộng lớn có nhiều tiềm năng là các cơ quan, đoàn thể, tổ
chức xã hội và các doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh BĐ và vùng lân cận cũng
như các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ các địa phương khác mang
tới.
2. Sản phẩm TCSK hay còn gọi là sản phẩm Du lịch Mice. Đây là sản phẩm
tổng hợp bởi nhiều sản phẩm và dịch vụ khác, cho nên việc khai thác kinh
doanh dịch vụ TCSK sẽ mang lại nhiều việc làm và doanh thu cho TTHNTC
và TTDLLH v.v.
II. PHÂN LOẠI SỰ KIỆN
Sản phầm TCSK bao gồm nhiều sản phẩm cụ thể có nội dung, tính chất và
hình thức tổ chức khác nhau như:
1. Tổ chức Hội Nghị Khách hàng
2. Tổ chức Hội Nghị Tổng Kết
3. Tổ chức các loại Đại Hội
4. Tổ chức các loại Hội Thi
5. Tổ chức Hội thảo, Tập huấn
6. Tổ chức Lễ kỷ niệm ngày thành lập đơn vị, lễ đón nhận danh hiệu thi đua
7. Lễ khởi công, khai trương, khánh thành
Các sự kiện trên có thể tổ chức tại TTHNTC hoặc tổ chức tại một địa điểm
bên ngoài do khách hàng yêu cầu.

III. NHỮNG SẢN PHẨM & DỊCH VỤ CUNG CẤP CHO SỰ KIỆN
Dưới đây là danh mục các dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện
1

1. Cho thuê địa điểm tổ chức
2.
3.
4.
5.
6.

Thiết kế và tư vấn chương trình tổ chức
Xây dựng kịch bản
Xây dựng kế hoạch tổ chức và tiến độ thực hiện
Xây dựng kế hoạch chi phí
Cung ứng các dịch vụ:
 Trang trí tổng hợp: sân khấu, phòng lễ, phòng họp và ngoại cảnh
 Các loại ấn phẩm quảng cáo, vật liệu quảng cáo (thiết kế, in, treo, xin
phép)
 Các loại ấn phẩm và văn phòng phẩm (in hoặc photocopy)
 Âm thanh, ánh sáng và các thiết bị chuyên dùng khác
 Ban nhạc, ca sĩ hoặc Show biểu diễn nghệ thuật khác
 MC dẫn chương trình
 Cung ứng đội hình khánh tiết, lễ tân
 Dịch thuật
 Thông tin liên lạc
 Phục vụ điểm tâm, phục vụ trà, cà phê và ăn nhẹ giữa giờ.
 Phục vụ tiệc chiêu đãi: tiệc ngồi, buffet, tiệc trà v.v.
 Đặt phòng khách sạn, vé máy bay, tàu hỏa
 Cung ứng phương tiện vận chuyển
 Phục vụ đón tiễn khách
 Thiết kế quà tặng, gói quà
 Bảo hiểm, dịch vụ y tế chăm sóc sức khỏe đại biểu
 Tổ chức công tác bảo vệ, an ninh

 Các thủ tục xuất nhập cảnh, hải quan, cảng biển và cảng hàng không

IV. CHUẨN BỊ CHO SẢN PHẨM CHÀO BÁN
1. Cho thuê mặt bằng, trang thiết bị và nhân lực tổ chức phục vụ sự kiện.
a. TTHNTC có 2 sảnh lớn, có đầy đủ tiện nghi, có sức chứa từ 700 đến 1.000
chỗ ngồi, đáp ứng đạt yêu cầu của các sự kiện lớn.
b. Sảnh 2, lầu 3 có 01 phòng họp nhỏ, có sức chứa 100 đến 150 chỗ ngồi, phù
hợp với các cuộc họp nhỏ, cemina – tọa đàm.
c. Bốn phòng VIP có thể dùng làm phòng họp nhỏ, thảo luận nhóm và các cuộc
gặp gỡ bên lề sự kiện.
2


d. Mua thêm một số thiết bị chuyên dùng như: máy chiếu Projester di động,
đầu đĩa DVD, bộ máy nghe dịch 4 kênh dùng cho hội thảo quốc tế, bộ khung
Meca dán chữ Hội nghị trên phông sân khấu, bộ cờ quốc tế lớn để treo bên
ngoài hoặc cắm trên sân khấu và nhỏ đặt trên bàn, bộ đĩa và đế cắm hoa
trang trí, 200m vải phi bóng nhiều màu để kết rèm cho bàn hội nghị, tiệc
buffet, đám cưới, làm sẵn 1 phòng kho cho để dụng cụ, hàng hóa của chủ sự
kiện, mua một số dù che mưa, cây móc áo mưa, máy đánh bóng giầy.
e. Tổ chức tập huấn triển khai sản phẩm cho nhân viên P. KD, QL NH,
TTDLLH và Tổ Kỹ Thuật.
2. Để có thể chào bán được sản phẩm TCSK, chúng ta cần tiến hành các công
việc như sau:
a. Cần phải sắp đặt, trang trí làm phòng mẫu, chụp ảnh để giới thiệu cho khách
b. Quy định mức giá cụ thể cho từng loại phòng họp, cho từng kiểu sắp xếp
bàn, ghế và các dịch vụ miễn phí đi kèm.
c. Quy định mức giá cho các thiết bị, máy móc và các dịch vụ của TTHNTC
cho thuê
d. Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài cung cấp giá ổn định và ký

HĐ cung ứng thường xuyên.
e. Thường xuyên cập nhật giá của các sản phẩm hàng hóa thường dùng cho sự
kiện
f. Xây dựng giá bán các dịch vụ và sản phẩm hàng hóa nhập từ bên ngoài.
Trước mắt có thể áp dụng công thức: (Giá mua + 25% giá mua = Giá bán) để
TT xuất hóa đơn cho khách. (trừ các loại thực phẩm).
g. Tuyển dụng hoặc đào tạo người chuyên trách TCSK – Event

V. KẾ HOẠCH KHAI THÁC KHÁCH TỔ CHỨC HN
1. Đối tượng, nội dung, mục đích và hình thức tổ chức HN
a. Đối tượng khách hàng: là các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp sản xuất,
kinh doanh & dịch vụ.
b. Nội dung chính: tổng kết, kỷ niệm, thi đua, tập huấn, hội thảo, hội nghị
khách hàng để tuyên dương khách hàng thân thiết và giới thiệu sản phẩm
mới.
c. Mục đích: xây dựng và phát triển văn hóa của cơ quan, đơn vị và doanh
nghiệp sản xuất, kinh doanh dịch vụ thì phô trương để quảng bá thương hiệu
3


d. Hình thức: tổ chức phải trang trọng, hoành tráng, tưng bừng và sinh động
2. Tìm hiểu thông tin của khách hàng
a. Tư cách pháp nhân của đơn vị tổ chức HN
b. Giấy phép tổ chức HN (đối với các HNKH, Hội thảo, hội thi)
c. Nội dung của hội nghị có đúng với tinh thần giấy phép được cấp?
d. Hình thức và quy mô tổ chức không vượt quy định cho phép
e. Thành phần tham dự (nếu có người, tổ chức nước ngoài thì phải lưu ý)
f. Yêu cầu về tổ chức và phục vụ:
 Quy mô, nghi thức tổ chức, số lượng khách tham dự
 Thời gian, địa điểm tổ chức, các hoạt động bên lề hội nghị

 Các yêu cầu cụ thể: nghi thức lễ tân, hình thức đón tiếp, hình thức và nội
dung trang trí và cổ động,
 Các trang thiết bị chuyên dùng, các loại phòng họp,
 Các tiêu chuẩn phục vụ về nơi ở, phục vụ ăn uống giữa giờ và điểm tâm,
tiệc chiêu đãi,
 Phương tiện vận chuyển, đưa đón khách, chương trình tham quan du lịch.
 Các hoạt động hỗ trợ khác như: quay phim, chụp ảnh, họp báo, văn nghệ,
phiên dịch, quà tặng, bảo hiểm và chăm sóc sức khỏe.
3.Thảo luận về phương pháp tổ chức và phục vụ:
a. Phân tích tính hợp lý và bất hợp lý của các yêu cầu của khách hàng
b. Đưa ra ý kiến tư vấn và phương án khả thi nhất để hướng dẫn cho khách
hàng vì không phải khách hàng nào cũng có kinh nghiệm tổ chức HNKH.
c. Sau khi thống nhất thì chuyển sang thảo luận về hợp đồng.
4. Đàm phán ký kết hợp đồng:
Chuẩn bị kỹ các thông tin sau đây:
a. Lập danh sách tất cả các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho hội nghị
b. Giá cả của từng dịch vụ trước thuế
c. Các chi phí gián tiếp, chi phí ngoại giao – tế nhị
d. Các chi phí dự phòng phát sinh
e. Các yếu tố trượt giá
f. Các điều kiện, hình thức và thời gian thanh toán
4


g. Các điều kiện xử phạt khi vi phạm hợp đồng
h. Thảo luận kỹ cho đến khi thống nhất các điểu khoản rồi mới ký hợp đồng
VI. KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHO CÁC SỰ KIỆN
Muốn tổ chức thành công các sự kiện cần phải chuẩn bị chu đáo các nội
dung sau đây:
1. Thủ tục hành chánh và pháp lý:

a. Ký kết hợp đồng với khách hàng – chủ sự kiện có đầy đủ tư cách pháp nhân
b. Làm thủ tục xin cơ quan thẩm quyền cấp giấy phép (chủ sự kiện cung cấp
nội dung và lý do tổ chức sự kiện)
c. Tổ chức thực hiện đúng nội dung giấy phép được cấp.
2. Chuẩn bị các hình thức và nội dung quảng cáo, trang trí:
a. Yêu cầu khách hàng – chủ sự kiện cung cấp nội dung và yêu cầu về hình
thức, phạm vi và quy mô quảng cáo. Thuê đơn vị quảng cáo chuyên nghiệp
thực hiện từ khâu thiết kế, trình chủ sự kiện đến việc in ấn, xin phép cơ quan
chức năng để được treo và dán các quảng cáo trên các vị trí được cho phép
b. Thiết kế và trình chủ sự kiện duyệt thiết kế trang trí nội thất từ sảnh đón đến
sân khấu và phòng hội nghị.
c. Nếu có tổ chức cổ động giới thiệu sản phẩm thì chủ sự kiện phải cung cấp
nội dung, hình thức, đội hình cổ động, phạm vi tuyến hành trình đi cổ động,
phương tiện đi cổ động và thời gian v.v. để xin phép cơ quan chức năng.
d. Chuẩn bị đủ các loại cờ, phướn, bandrol, khẩu hiệu
3. Chuẩn bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ sự kiện:
a. Chọn địa điểm, sắp đặt bàn ghế, trang trí đúng yêu cầu của sự kiện
b. Chuẩn bị tốt hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy lạnh, quạt gió
c. Cung cấp đủ các thiết bị máy móc chuyên dùng theo yêu cầu của sự kiện
d. Chuẩn bị đầy đủ các loại văn phòng phẩm theo yêu cầu
e. Đảm bảo tốt công tác vệ sinh, bảo đảm an toàn, PCCC cho khu vực diễn ra
sự kiện

5


f. Chuẩn bị tốt khâu phục vụ ăn uống điểm tâm, giữa giờ và tiệc chiêu đãi theo
yêu cầu của sự kiện.
g. Chuẩn bị đủ phương tiện vận chuyển, nơi đậu xe, giữ xe
h. Chuẩn bị kho hàng

i. Chuẩn bị sân khấu, lều bạt, bàn ghế cho sự kiện tổ chức ngoài trời
j. Chuẩn bị các phương án dự phòng, nhất là các thiết bị kỹ thuật
4. Chuẩn bị nội dung :
a. Nội dung bao gồm các bản báo cáo, các bài phát biểu, các nội dung tuyên
truyền quảng cáo, soạn và gửi thư mời v.v.
b. Thông thường thì chủ sự kiện lo phần này. Nhưng nếu họ thuê thì họ phải
cung cấp nội dung để mình soạn thảo và trình họ duyệt lại và ban hành.
5. Thiết kế chương trình:
a. Căn cứ tính chất và nội dung của sự kiện mà thiết kế chương trình cho phù
hợp.
b. Chương trình phải thể hiện đầy đủ các hoạt động của sự kiện
c. Chương trình phải sống động, nội dung các hoạt động phong phú, kết cấu
khoa học và pha nét nghệ thuật tạo sự thu hút hấp dẫn.
6. Xây dựng kịch bản:
a. Kịch bản chính là bản chương trình sự kiện được chi tiết hóa và chính xác
cho từng hoạt động của sự kiện, nó luôn được cập nhật thông tin đầy đủ và
chính xác cho đến phút chót
b. Kịch bản là công cụ quan trọng của người dẫn chương trình. Nội dung kịch
bản thể hiện tính khoa học và nghệ thuật cao, kết hợp với tài năng thể hiện
và biến hóa của người dẫn chương trình – MC.
7. Kế hoạch tổ chức & nhân sự phục vụ:
a. Mỗi sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng đều phải thành lập ban tổ chức (BTC ).
Ban tổ chức sẽ phân công những công tác cụ thể cho từng tiểu ban hoặc từng
cá nhân phụ trách, có kiểm tra, đôn đốc theo tiến độ và yêu cầu chất lượng.
b. Lập sơ đồ tổ chức và phục vụ cụ thể, chính xác cho từng khu vực, vị trí cho
từng bộ phận và cá nhân phụ trách.
c. Lập sơ đồ bố trí bàn ghế, bàn chủ tọa, bàn thư ký, sơ đồ chỗ ngồi cho đại
biểu có bảng tên
6

d. Làm bảng tên các vị trí diễn ra sự kiện và sơ đồ hướng dẫn
e. Lập kế hoạch nhân sự của Cty phục vụ trực tiếp cho sự kiện gồm bao nhiêu
bộ phận, mỗi bộ phận bao nhiêu người, đồng phục cho từng bộ phận
f. Tổng hợp toàn bộ lực lượng phục vụ sự kiện (của Cty và của các đơn vị
khác) để có kế hoạch tổ chức quản lý cũng như chăm lo công tác hậu cần
như: nơi ăn uống, nghỉ ngơi và vệ sinh.
g. Nhân sự phục vụ sự kiện phải có thẻ do BTC cấp mới được vào khu vực
phục vụ được phân công.
8. Kế hoạch tài chính:
a. Căn cứ vào giá trị hợp đồng đã ký với chủ sự kiện để xây dựng kế hoạch tài
chính sao cho có hiệu quả (chú ý: khi đàm phán ký hợp đồng phải tính chính
xác và đầy đủ cho tất cả các sản phẩm và dịch vụ cung ứng cho sự kiện. Các
hợp đồng ký trước khi diễn ra sự kiện từ 3 tháng trở lên phải tính thêm yếu
tố trượt giá)
b. Kế hoạch tài chính này mang tính nội bộ và phải được bảo mật
9. Ký hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ:
a. Khảo sát, lựa chọn và ký hợp đồng nguyên tắc hoặc cụ thể với tất cả các nhà
cung cấp dịch vụ hỗ trợ
b. Hợp đồng phải thể hiện đầy đủ các điều khoản ràng buộc trách nhiệm thực
hiện, từ giá cả, thời gian thực hiện, nội dung, mẫu mã, chất lượng và chế độ
bảo hiểm.
10. Xây dựng tiến độ thực hiện:
a. Lập bảng tiến độ thực hiện cho từng công việc cụ thể.
b. Lập bảng mô tả công việc của từng khâu và mối quan hệ, liên hệ, phối hợp
giữa các khâu với nhau.
c. Ứng dụng sơ đồ PERT để xây dựng tiến độ
11. Kế hoạch tập dợt và tổng duyệt
a. Trước 3 đến 5 ngày diễn ra sự kiện phải tổ chức tập huấn nghi thức khánh
tiết, lễ tân và các yêu cầu kỹ năng phục vụ

b. Trước 2 đến 3 ngày tổ chức tập dợt phối hợp giữa các khâu phục vụ với nhau
c. Trước một ngày BTC và Chủ sự kiện tổ chức tổng kiểm tra các khâu chuẩn
bị đã đạt tiến độ đến đâu, khâu nào cần tăng cường lực lượng để hoàn thành
đúng tiến độ, khâu nào cần chỉnh sửa v.v.
7


d. Trước 4 giờ diễn ra sự kiện, tất cả nhân sự phục vụ phải có mặt tại vị trí để
nhận nhiệm vụ cụ thể và nhận dụng cụ phục vụ.

V. THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC
Ban tổ chức sự kiện gồm những thành viên thuộc những thành phần khác
nhau, có khả năng tổ chức và thực hiện một số công tác chuyên môn cụ thể theo sự
phân công. Trưởng ban tổ chức do lãnh đạo của cơ quan, đơn vị đảm trách.
Ban tổ chức có thể thành lập các tiểu ban phụ trách các công tác cụ thể như:
tiểu ban nội dung, tiểu ban lễ tân, tiểu ban tổ chức, tiêu ban hậu cần. Trên cơ sở xác
định được mục tiêu, tính chất, nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm tổ chức sự
kiện Ban tổ chức sự kiện sẽ giao cho các tiểu ban những nhiệm vụ cụ thể như sau:
1. Chức năng và nhiệm vụ của tiểu ban nội dung
Thành viên của tiểu ban nội dung gồm các cán bộ lãnh đạo và các chuyên
gia của các bộ phận: kế hoạch, thống kê, thị trường, tài chính, tổ chức nhân sự v.v.
của đơn vị.
Chức năng tham mưu cho lãnh đạo về nội dung, mục đích, ý nghĩa của việc
tổ chức sự kiện. tham mưu về phương pháp tổ chức sự kiện
a. Soạn thảo các văn kiện
Nhiệm vụ 1: Soạn thảo nội dung của chương trình hoạt động của sự kiện
(kịch bản chung). Chương trình gồm có bao nhiêu tiết mục, sắp xếp thứ tự trước
sau hợp lý, mỗi tiết mục diễn ra trong thời gian bao lâu? Ai thực hiện tiết mục đó?
Chương trình được bắt đầu lúc mấy giờ và kết thúc lúc mấy giờ của ngày …? Kế
hoạch phối hợp các tiết mục của chương trình.Trong quá trình diễn tiến của chương

trình có phát sinh hoạt động bên lề nào không? Sau phần kết thúc chương trình
chính có hoạt động nào tiếp theo không? (cần có chương trình chi tiết cho các hoạt
động phát sinh này để có sự phối hợp thực hiện ăn khớp với chương trình chính).
Nhiệm vụ 2: Soạn diễn văn khai mạc hội nghị. Bất kỳ một sự kiện nào cũng
phải có lời khai mạc, hoặc ngắn, hoặc dài. Nội dung của lời khai mạc chính là lời
tuyên bố lý do vì sao tổ chức sự kiện này và tuyên bố khai mạc sự kiện.
Nhiệm vụ 3: Soạn thảo tất cả các văn kiện chính của sự kiện như: Bài diễn
văn, báo cáo tổng kết, phương hướng kế hoạch và nhiệm vụ, nội dung phát động
phong trào thi đua và báo cáo tổng kết phong trào thi đua. (hội nghị tổng kết thi
đua)
8


Nếu là Đại hội thì có các văn kiện trình bày trong đại hội như: báo cáo tổng
kết tình hình thực hiện các công tác của nhiệm kỳ qua, báo cáo phương hướng
nhiệm vụ cho nhiệm kỳ tới, báo cáo kiểm tra tư cách đại biểu v.v.
Nhiệm vụ 4: Soạn thảo các nội dung cần thảo luận trong hội nghị hoặc đại
hội.
Nhiệm vụ 5: Soạn thảo bài phát biểu cho lãnh đạo cấp trên tham dự hội
nghị. Cấu trúc của bài phát biểu thường có ba phần:
Phần mở đầu: nêu bối cảnh diễn ra sự kiện và tâm trạng của vị lãnh đạo dự
và phát biểu với sự kiện
Phần nội dung: nêu các ý kiến đánh giá của lãnh đạo cấp trên đối với các kết
quả hoạt động của đơn vị (tóm tắt một số nội dung chính trong các văn kiện đã
được trình bày trước đó của lãnh đạo đơn vị.
Phần kết luận: nêu các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên đối với phương
hướng nhiệm vụ của đơn vị. Và cuối cùng là những lời hứa, lời chúc v.v.
Nhiệm vụ 6: Soạn thảo diễn văn bế mạc & lời cảm ơn của BTC. Nội dung
diễn văn bế mạc cần có tổng kết ngắn gọn kết quả của sự kiện, có lời tiếp thu ý
kiến và sự quan tâm chỉ đạo của cấp trên, có những lời hứa hoặc cam kết, sau đó là

lời cảm ơn đến tất cả các đại biểu, khách mời, các tổ chức và cá nhân đã tham dự,
đã quan tâm và giúp đỡ cho sự kiện thành công, tuyên bó bế mạc sự kiện.
b. Nội dung và kế hoạch cho các hoạt động phối hợp
 Tiểu ban nội dung phải đề ra các quy định cụ thể cho các đơn vị tham gia
các tiết mục biểu diễn chào mừng và phục vụ sự kiện về nội dung và hình
thức thể hiện sao cho phù hợp với ý nghĩa mục tiêu của sự kiện, thể hiện một
các độc đáo bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam.
 Tiểu ban nội dung phải đề ra các quy định cụ thể về nội dung và hình thức
thể hiện cho các phim phóng sự, tài liệu minh họa, và các hình ảnh được giới
thiệu tại sự kiện.
 Tiểu ban nội dung phải đề ra các quy định cụ thể về số lượng, chủng loại,
chất lượng, quy cách cho các sản phẩm mẫu, mô hình triển lãm, các ấn phẩm
và quà lưu niệm.
 Tiểu ban nội dung phải soạn các nội dung và chọn lựa hình thức hoạt động
tuyên truyền quảng cáo trước khi diễn ra sự kiện.
 Soạn nội dung hướng dẫn cho khách mời biết rõ về những quy định chung
của sự kiện như: những thủ tục hành chánh, những chế độ được đãi ngộ, chế
độ ưu tiên (nếu có), hướng dẫn đường đi và một số vấn đề có liên quan.

9


 Thống nhất một số nội dung cơ bản và phương pháp làm việc với các phóng
viên báo chí của các đơn vị truyền thông
2. Chức năng và nhiệm vụ của tiểu ban lễ tân
Thành viên của tiểu ban lễ tân gồm các cán bộ lãnh đạo và các chuyên gia
của các bộ phận công tác đối ngoại, tổ chức nhân sự, văn hóa, văn nghệ, tiếp thị
của đơn vị. (có thể có lực lượng tình nguyện viên tham gia)
Chức năng của tiểu ban là tham mưu cho lãnh đạo chọn lựa những nghi thức
ứng xử và giao tiếp đối nội và đối ngoại, tạo ra nét văn hóa độc đáo cho sự kiện.

Cán bộ lễ tân có vai trò rất quan trọng trong việc hoạch định và hướng dẫn
thực hiện các nghi thức trong thể của sự kiện, tạo nên sự thành công hoàn hảo cho
sự kiện
a. Các công tác trước khi sự kiện diễn ra
Nhiện vụ 1: Lập danh sách khách mời quan trọng. Căn cứ vào tính chất của
sự kiện, lập danh sách dự kiến mời những nhân vật quan trọng nào? Ai là người
quan trọng nhất sẽ được giới thiệu trước công chúng và phát biểu trong sự kiện?
nếu người đó vắng thì ai là nhân vật thay thế? Nghiên cứu kỹ về nhân thân, về đặc
điểm văn hóa - tâm lý và những thói quen đặc biệt của vị khác quan trọng đó, giúp
chúng ta tránh sai sót trong việc đón tiếp và phục vụ.
Nhiệm vụ 2: Lập danh sách các thành phần đại biểu tham dự. Trước tiên tiểu ban
lễ tân phải đề xuất với Ban tổ chức về nguyên tắc và tiêu chuẩn lựa chọn thành
phần đại biểu tham dự, sau đó tiến hành chọn lựa và lập danh sách đại biểu tham
dự sao cho đảm bảo chất lượng và số lượng phải phù hợp với quy mô và khả năng
tổ chức. Biểu mẫu của danh sách khách mời phải thể hiện đầy đủ các chi tiết về
nhân thân, địa chỉ, số điện thoại, Email và một số thông tin cá biệt.
Nhiệm vụ 3: Soạn thư mời & gửi thư mời + các tài liệu.
Khi soạn thảo thư mời phải trả lời các câu hỏi sau đây:
Ai mời? Theo thể thức nào? Ai được mời? Lý do mời là gì? Thời gian nào?
Tổ chức ở đâu? Trả lời bằng cách nào? Trang phục ra sao? Đi tới đó bằng cách
nào?
Ai mời, có nghĩa là: Chức danh của người mời là căn cứ khẳng định tính
chính thức của thư mời, chứng tỏ việc thực thi quyền hành và công cụ thể hiện
quyền hành đó.

10


Thông thường chức danh được đặt trước tên để chỉ rõ cương vị của người
mời. (Cũng có thể viết tên trước chức danh). Có thể viết thêm: Ông hoặc bà trước

tên.
Ví dụ: Thủ Tướng Chính Phủ Nước CHXHCNVN
(Ông): Nguyễn Tấn Dũng.
Hoặc: (Ông) Nguyễn Tấn Dũng
Thủ tướng Chính Phủ Nước CHXHCNVN
Trân trọng kính mời hoặc kính mời hoặc hân hạnh kính mời
Mời cá nhân (mời ai)
Ông (bà) ………………
Chức danh……………..
Mời cặp vợ chồng:
Ông hoặc bà……………..
Chức danh…………………..
Và:
Ông hoặc bà………………………
Lý do mời
Đến dự……… hoặc tham dự…………………..
Thời gian: giờ….thứ…..ngày…..tháng ……năm…..
Địa điểm:……………
Rất vinh dự được đón tiếp, hoặc…sự hiện diện của…….là niềm vinh hạnh…….
Ở góc trái phía dưới của thư mời có ghi:
RSVP: đề nghị phúc đáp: qua số ĐT…
Hướng dẫn về trang phục,
đường đi và các thủ tục khác
Ký tên……..đóng dấu
MẪU THIẾP MỜI PHỔ BIẾN

TỔNG CÔNG TY A
TRÂN TRỌNG KÍNH MỜI
Ông (bà)………………………….
Chức vụ…………………………….

Đến dự lễ kỷ niệm 10 thành lập Tổng Công Ty A
Vào lúc 19h30 thứ tư ngày …. tháng …..năm ………
11


Tại nhà hát Hòa Bình số 240 Đường 3 tháng 2, phường 12 Quận 10, Tp – Hồ Chí
Minh
Hân hạnh được đón tiếp
* Pc: vui lòng phúc đáp (RSVP)
trước ngày 22/12/2008
qua số điện thoại: ………
Trang phục tự do

Tổng Giám Đốc
Ký tên và đóng dấu

Gửi thư mời. Sau khi mẫu thư mời được duyệt, tiến hành cho in, điền tên
khách mời, kiểm tra lại xem có sai sót hay không? Việc gửi thư mời phải theo các
yêu cầu sau:
Một là, thư mời đại biểu tham dự sự kiện phải được gửi trước khi sự kiện
diễn ra ít nhất là 15 ngày đối với sự kiện bình thường, gửi trước 30 ngày đối với
các sự kiện quan trọng nhưng ở quy mô nhỏ, gửi trước 6 tháng đối với các sự kiện
có quy mô lớn và quan trọng (lễ hội, Festival, Saegame, Thi hoa hậu Thế giới v.v.).
Hai là, các vị khách mời quan trọng phải được gửi thư mời cùng toàn bộ tài
liệu của sự kiện. (liên hệ tiểu ban nội dung để nhận tài liệu)
Ba là, có thể gửi thư qua đường bưu điện, gửi trực tiếp, trường hợp đặc biệt
có thể gửi bằng thư điện tử hoặc bằng Fax.
Bốn là, sau khi gửi thư đi, tiểu ban phải phân công người bắt đầu theo dõi sự
hồi âm của khách mời, đồng thời tiến hành gọi điện thoại hỏi thăm xem khách mời
đã nhận được thư mời hay chưa? Và sau cùng là tổng hợp danh sách khách mời

chính thức tham dự để thông báo cho các bộ phận khác.
Nhiệm vụ 4: Lập kế hoạch đón tiếp, bố trí chỗ ở, ăn, phương tiện đi lại cho
đại biểu & khách mời. Kế hoạch đón tiếp và phục vụ đại biểu & khách mời phải
được xây dựng chi tiết, cụ thể và chính xác. Mọi sơ sót của kế hoạch sẽ là nguyên
nhân dẫn đến sự thành công không trọn vẹn, thậm chí còn thất bại nữa. Để dễ kiểm
soát, chúng ta chia kế hoạch này thành các kế hoạch nhỏ như sau:
Kế hoạch 1: Đón khách và tiễn khách. Trước tiên chúng ta tổng hợp thông
tin về các yêu cầu của khách, kế tiếp là phân nhóm khách theo các dạng sau đây:
Phân theo địa vị xã hội, nên chia thành 3 nhóm. Nhóm 1 là đại biểu là khách
mời danh dự, nhóm 2 là khách mời quan trọng, nhóm 3 là tất cả số khách mời còn
lại.
Phân theo phương tiện giao thông, nên chia thành 5 nhóm. Nhóm 1 đi máy
bay, nhóm 2 đi tàu hỏa, nhóm 3 đi ôtô cá nhân, nhóm 4 đi tàu thủy, nhóm 5 đi bằng
phương tịên khác.
Phân theo điểm đón, căn cứ theo phương tiện giao thông mà ta xác định
điểm đón: nhà ga sân bay, ga xe lửa, bến cảng, bến xe và điểm hẹn cố định theo
chương trình.
12


Phân loại thời gian đến và đi: Khách đến chia làm 4 nhóm: nhóm 1 đến
trước 2 ngày, nhóm 2 đến trước 1 ngày, nhóm 3 đến trong ngày khai mạc, nhóm 4
đến trể. Khách đi chia làm 4 nhóm: nhóm 1 khách đi trước giờ bế mạc, nhóm 2
khách đi ngay sau khi bế mạc, nhóm 3 khách đi sau một ngày, nhóm 4 khách đi sau
2 ngày.
Tất cả việc phân chia như trên có ý nghĩa rất quan trọng, giúp chúng ta tránh
các sai sót trong tổ chức và phục vụ.
Lập bảng kế hoạch cho từng nhóm khách. Ví dụ:
Bảng kế hoạch đón và tiễn khách nhóm VIP
TT

TÊN KHÁCH

ĐƠN VỊ

MÁY BAY

TÀU HỎA

TÀU THỦY

XE ĐÒ

ÔTÔ RIÊNG

Sân bay giờ
đến

Ga & giờ đến

Cảng & giờ
đến

Bến xe & giờ
đến

Điểm hẹn &
giờ đến

Ghi chú: SB + Ga + Cảng + BX = điểm đến / TG = thời gian đến ĐH = điểm

hẹn theo chương trình. Tương tự ta lập các bảng kế hoạch đón và tiển cho các
nhóm khách khác.
Phần cuối bảng kế hoạch là phần phân công cán bộ lễ tân và phương tiện đi
đón khách theo đúng lịch trình của kế hoạch.
Kế hoạch 2: bố trí chỗ ở. Căn cứ vào tổng số khách mời có tiêu chuẩn bố trí
chỗ ở và tiểu ban hậu cần đã đặt đủ số lượng phòng khách sạn. Tiểu ban lễ tân bố
trí khách vào phòng theo tiêu chuẩn của mỗi nhóm khách theo bảng xếp phòng như
sau:
TT

TÊN KHÁCH
SẠN

NHÓM KHÁCH 1
P. VIP

P. H 1

NHÓM KHÁCH 2
P.H1. ĐÔI

P.H2. ĐÔI

NHÓM KHÁCH 3
H2. ĐÔI

H2. BA

Ghi chú: chỉ ghi số lượng phòng cho từng hạng phòng của từng khách sạn đủ
bố trí cho các nhóm khách ở. Khi bố trí phóng cho khách thì phải kết hợp với lễ tân

của khách sạn để bố trí theo sơ đồ phòng của khách sạn. Chú ý, lập danh sách tên
khách / số phòng cụ thể. Và xếp phòng theo giới tính, ngoại trừ trường hợp cặp vợ
chồng.
Khi lập kế hoạch đặt phòng khách sạn, cần lưu ý thời gian nhận phòng và trả
phòng theo kế hoạch đón và tiễn.
Ví dụ: Nhóm khách 1, ở khách sạn A gồm 3 phòng với thời gian lưu trú như
sau:
Phòng VIP số 001 ở từ ngày 1 đến ngày 5
Phòng hạng I số 111, ở từ ngày 2 đến ngày 4
13


Phòng hạng I số 112, ở từ ngày 2 đến ngày 6.
Tiểu ban lễ tân căn cứ theo kế hoạch, sau khi đón được khách thì hướng dẫn
khách về nhận phòng khách sạn và thông báo cho khách những chương trình tiếp
theo nếu có.
Kế hoạch 3: bố trí chỗ ăn, tiêu chuẩn ăn, uống, số xuất ăn.
Bố trí chỗ ăn gồm có: trước khi sự kiện diễn ra và sau khi kế thúc thì nên bố
trí cho khách tại khách sạn đang ở. Trong thời gian sự kiện diễn ra thì tất cả đại
biểu khách mời sẽ ăn tập trung ở một điểm theo chương trình. Ngoài ra còn có các
tiệc chiêu đãi tổng thể và chiêu đãi riêng.
Tiêu chuẩn ăn, nếu cần phân biệt thì căn cứ vào 3 nhóm khách để đặt xuất ăn
theo 3 tiêu chuẩn.
Số xuất ăn tùy thuộc vào số lượng khách của mỗi nhóm và thời gian khách
đến và khách đi. Vì vậy, Tiểu ban lễ tân và tiểu ban hậu cân phải phối hợp chặt chẽ
với nhau thì mới tránh được sai sót.
Kế hoạch 4: lập kế hoạch bố trí phương tiện đi lại cho đại biểu bao gồm: các
loại xe ôtô 4 chỗ, 7 chỗ, 16 chỗ, 30 chỗ trở lên. Cán bộ lễ tân phối hợp với các lái
xe thực hiện đúng theo chương trình đón khách, đưa đón khách đi lại trong thời
gian diễn ra sự kiện và tiễn khách ra sân bay, nhá ga, bến cảng, bến xe v.v.

Nhiệm vụ 5: Lập sơ đồ bố trí chỗ ngồi theo ngôi thứ trong sự kiện và trong
tiệc chiêu đãi. Bố trí chỗ ngồi thích hợp cho mỗi người theo ngôi thứ và cấp bậc là
một trong những bậc tế nhị nhất trong công tác lễ tân. Vấn đề ngôi thứ và chỗ ngồi
không những bảo đảm cho một sự kiện diễn ra có tổ chức, trang trọng mà còn nói
lên cả lý do cũng như mục đích của sự kiện.
Chiêu đãi là một hình thức giao tiếp phổ biến trong tổ chức các sự kiện.
Nhưng cũng chính trong chiêu đãi có sự xen kẽ giữa khách và chủ, giữa nam và
nữ, giữa các nhân vật quan trọng, việc xác định vị trí danh dự và sắp xếp chỗ ngồi
cần phải được chủ tiệc hết sức quan tâm, nhất là trong trường hợp có nhiều nhân
vật quan trọng cùng tham dự.
Trong phòng tiệc, theo tập quán chỗ ngồi danh dự thường là đối diện với cửa
ra vào. Nếu cửa ra vào ở về một bên, chỗ ngồi của vị khách danh dự là ở phía đối
diện với các cửa sổ. Trong bữa tiệc chỉ có nam giới dự, chỗ ngồi danh dự là bên
phải chủ tiệc. Nếu chủ tiệc muốn thể hiện sự quan tâm đặc biệt đối với một vị
khách cấp cao, chủ tiệc có thể mời vị khách đó ngồi vào vị trí đối diện để cùng chủ
trì bàn tiệc. Tuy nhiên, vị trí danh dự vẫn là bên phải chủ tiệc.
Với tính chất quan trọng của việc bố trí chỗ ngồi theo ngôi thứ như trên, đòi
hỏi tiểu ban lễ tân phải nghiên cứu thật kỷ lưỡng về vai trò của các vị khách mời
đối với mục đích và ý nghĩa của sự kiện, để tiến hành sắp xếp vị trí chỗ ngồi sao
cho tế nhị và khôn khéo nhất.
14


Nhiệm vụ 6: Lập kế hoạch cho các hoạt động: họp báo, gặp gỡ và tham
quan. Thông thường các sự kiện quan trọng và có quy mô tổ chức lớn hay có phát
sinh các hoạt động “bên lề” này. Tiểu ban lễ tân phải lên kế hoạch chi tiết cho từng
hoạt động, phối hợp đồng bộ và nhịp nhàng với hoạt động chính của sự kiện và
các hoạt động của các bộ phận phục vụ cho sự kiện.
Nội dung của kế hoạch phụ này phải thể hịên đầy đủ các chi tiết như: Ai là
người chủ trì cho cuộc họp báo, cuộc gặp gỡ, số lượng khách tham dự, địa điểm tổ

chức, thời gian, đội ngũ phục vụ và các dịch vụ cung cấp cho hoạt động này.
Hoạt động tham quan du lịch kết hợp trong quá trình diễn ra sự kiện hoặc
sau khi sự kiện kết thúc, được tiểu ban lễ tân xây dựng chương trình trước và nên
ký hợp đồng với một đơn vị tổ chức du lịch chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng
cao hơn.
Nhiệm vụ 7: Hướng dẫn các nghi thức cần thiết cho lãnh đạo và đội ngũ
phục vụ sự kiện. Đây là một yêu cầu cần thiết đảm bảo cho tiến trình diễn ra sự
kiện được bài bản và đẹp mắt, thể hiện trình độ và văn hóa của tổ chức. Những
nghi thức cần quan tâm như: nghi thức đón, tiếp và tiễn các đoàn khách quan
trọng, nghi thức chào xã giao, nghi thức ký kết, nghi thức trao tặng, nghi thức treo
cờ, cắm cờ và trang trí cờ, trang trí chung cho sự kiện, nghi thức trong tiệc chiêu
đãi, trang phục của lãnh đạo và thành viên ban tổ chức, trang phục của các bộ phận
phục vụ v.v. Mọi sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến sự hiểu nhầm hoặc sự đánh giá
không hay của khách đối với nhà tổ chức. (mời các bạn xem chi tiết các nghi thức
ở phần VI).
c. Các công tác trong và sau khi sự kiện diễn ra
Công tác chuẩn bị trước sự kiện càng chu đáo thì yếu tố thành công của sự
kiện càng cao. Và sự khéo léo, linh hoạt trong quá trình điều hành diễn tiến của sự
kiện cũng có vai trò vô cùng quan trọng, đòi hỏi tất cả các thành viên tham gia
phục vụ phải nắm vững ý đồ của lãnh đạo, nắm vững mục tiêu của sự kiện và phải
tập trung cao độ thì mới có thể đảm bảo sự thành công mỹ mãn. Nhiệm vụ của tiểu
ban lễ tân trong giai đoạn này là:
Nhiệm vụ 1: Nắm vững sơ đồ tổ chức để thiết lập sơ sơ đồ phục vụ. Tiểu
ban lễ tân phân công cho các cán bộ lễ tân phụ trách khu vực, từng phần việc cụ
thể. Mỗi cán bộ lễ tân phải lập chương trình công tác riêng của mình và chương
trình phối hợp với các bộ phận khác. Sơ đồ phân công hợp lý và khoa học sẽ giúp
cho tiến trình của sự kiện trôi chảy, đúng hướng.
Nhiệm vụ 2: Cán bộ lễ tân cùng lãnh đạo đơn vị & BTC đón tiếp khách mời.
Công tác này diễn ra trước giờ khai mạc sự kiện. Ngay trước sãnh đón có cổng
15

chào, có dàn chào gồm những thiếu nữ hoặc các em thiếu nhi trong trang phục xinh
đẹp. Bố trí bàn đón tiếp, nhân viên lễ tân sẽ làm các thủ tục cho khách tham dự sự
kiện. Các thủ tục bao gồm: thu lại thư mời, đánh dấu khách có mặt, cài hoa cho
khách, phát tài liệu và những thông tin cần thiết cho khách, giữ hộ các hành lý cho
khách.v.v. Sau đó, trước giờ khai mạc phải báo cáo danh sách khách có mặt cho
BTC, tiếp tục đón những khách đến muộn và báo cáo bổ sung.
Cán bộ lễ tân cùng lãnh đạo & ban tổ chức đón tiếp các khách mời quan
trọng. Trong khi đón khách cán bộ lễ tân phải giới thiệu khách mời với lãnh đạo
của mình (và ngược lại). Đối với khách mời quan trọng nhất (khách danh dự của sự
kiện) sẽ được mời vào phòng khách để lãnh đạo tiếp các vị khách mời và xin ý
kiến về chương trình, về nội dung và các kế hoạch bên lề sự kiện.
Đối với những khách khác, nhân viên lễ tân sẽ lần lược hướng dẫn khách
vào phòng lễ, hướng dẫn khách ngồi đúng vị trí theo sơ đồ đã lập.
Nhiệm vụ 3: Hướng dẫn và chuẩn bị tài liệu cho các phiên dịch. Nếu sự kiện
có khách là người nước ngoài tham dự và có tham gia phát biểu ý kiến hoặc tham
luận thì tiểu ban lễ tân phải bố trí người phiên dịch và chuẩn bị nội dung dịch sẵn
đối với các báo cáo tham luận. Chú ý, nếu ngồi theo kiểu hội trường thì phiên dịch
ngồi bên tay trái của khách, nếu ngồi trong phòng tiếp khách (salon) thì người
phiên dịch ngồi cách 0,8 m về phía sau bên trái của khách. Người phiên dịch cho
lãnh đạo phía Việt Nam thì ngồi cách 0,8 m về phía sau, bên phải của lãnh đạo, như
hình dưới dây
Nhiệm vụ 4: Theo dõi diễn biến & xử lý tình huống. Sự kiện nào cũng có
những tính huống phát sinh. Tiểu ban lễ tân cần phải thường xuyên theo dõi, phát
hiện tình huống và có phương án xử lý nhanh chóng, hiệu quả nhất. Trường hợp
quan trong thì phải xin ý kiến chỉ đạo của ban tổ chức.
Nhiệm vụ 5: Hướng dẫn cho đại biểu và khách mời tham gia các hoạt động
bên lề sự kiện như: họp báo, trả lời phỏng vấn, gặp gỡ riêng của đại biểu cấp trên
với một số khách mời khác, gặp gỡ riêng của một nhóm đại biểu khách mời và

được ban tổ chức chấp thuận v.v. Cán bộ lễ tân được phân công phụ tách công việc
này phải nắm vững kế hoạch chung của sự kiện và kế hoạch riêng của từng hoạt
động để hướng dẫn cho chính xác, đồng thời phải bảo đảm tính riêng tư của từng
hoạt động đó.
Nhiệm vụ 6: Tặng quà và tiễn khách.
Quà tặng cho đại biểu thông thường có hai loại, một là quà lưu niệm như
biểu tượng, huy hiệu, tranh, ảnh; hai là quà biếu như các loại sản phẩm tiêu dùng.
Nếu là quà lưu niệm thì có thể tặng trên sân khấu, chỉ nên dành cho những trường
hợp đặc biệt như tặng cho khách danh dự, khen thưởng cho những người có thành
tích cao. Còn đối với quà biếu thì nên tặng trực tiếp cho đại biểu.
16


Lưu ý , quà tặng trên sân khấu phải có bao bì đẹp, lịch sự, nên có sự chuẩn
bị và hướng dẫn trước về cách thức trao và nhận. Tránh sự lượm thượm, rườm rà
trên sân khấu.
Tổ chức chu đáo công việc tiễn khách, đón long trọng thì tiễn cũng như thế,
không nên làm kiểu đầu voi đuôi chuột. Ấn tượng đẹp của thời điểm chia tay này
rất có giá trị đối với mục tiêu của sự kiện cũng như vun đấp mối quan hệ tốt đẹp và
lâu bền giữa nhà tổ chức với các đại biểu nói chung.
3. Chức năng và nhiệm vụ của tiểu ban hậu cần.
Thành viên của tiêu ban tài chính bao gồm các cán bộ phụ trách và các
chuyên gia của các bộ phận tài chính kế toán, bộ phận hành chính quản trị, kinh
doanh dịch vụ của đơn vị
Chức năng của tiểu ban là hậu cần, chuẩn bị đấy đủ các phương tiện vật
chất, kỹ thuật và dịch vụ để phục vụ cho sự kiện thành công tốt đẹp. Vì thế, nên
tiểu ban này có những nhiệm vụ quan trọng như sau:
Nhiệm vụ 1: Lập kế hoạch ngân sách.
Kế hoạch ngân sách rất quan trọng, nó cần được thực hiện sớm ngay từ khi
bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện. Kế hoạch ngân sách được phân bổ cho các hạng

mục công việc chuẩn bị và cho nội dung các hoạt động của sự kiện.
Kế hoạch ngân sách phải được lập trên cơ sở những dự trù chi phí của từng
hạng mục công việc cụ thể. Các hạng mục công việc và các nội dung hoạt động
được các tiểu ban tổng hợp và đề xuất cho tiểu ban hậu cần lên dự toán. Sau đó
phải kiểm tra, phân tích, so sánh, đánh giá và điều chỉnh cho hợp lý với từng hạng
mục công việc và hoạt động của sự kiện.
Nguồn ngân sách phục vụ cho sự kiện cần phải được xác định sớm để lường
trước các khả năng chi phí và quyết định quy mô tổ chức cho sự kiện. Tích cực
khai thác các nguồn tài trợ và các nguồn ưu đãi từ các nhà cung cấp dịch vụ.

Nhiện vụ 2: Lập kế hoạch cung ứng các dịch vụ phục vụ.
Căn cứ vào bảng tổng hợp các hạng mục công việc để lập kế hoạch cung
ứng các dịch vụ phục vụ. Công việc này đòi hỏi phải được thực hịên một cách chắt
chắn, chính xác, đảm bảo đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng, thời gian và sự
phối hợp đồng bộ.
Các dịch vụ cung ứng phục vụ cho các sự kiện gồm: khách sạn, nhà hàng,
trung tâm tổ chức sự kiện, phương tiện vận chuyển, các thiết bị âm thanh, ánh
sáng, thiết bị nghe, nhìn, các thiết bị chuyên dùng khác, Máy phát điện dự phòng,
hệ thống thông tin liên lạc, dịch vụ y tế, dịch vụ du lịch, dịch vụ quảng cáo & trang
17


trí, dịch vụ vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy, dịch vụ bảo vệ, an ninh.v.v
và các nhà cung cấp các sản phẩm hàng hóa theo yêu cầu của sự kiện.
Nhiệm vụ 3: Chọn các đơn vị cung ứng uy tín, chất lượng. Để đảm bảo chất
lượng của các sản phẩm và dịch vụ cung ứng phục vụ cho sự kiện, tiểu ban hậu cần
phải tiến hành đi khảo sát để lựa chọn các nhà cung cấp uy tín, chất lượng, sau đó
ký kết hợp đồng.
Phải lập các dự trù đặt hàng chính xác với đầy đủ các yêu cầu về chất lượng
sản phẩm cũng như chất lượng phục vụ, nhất là ở các tiệc chiêu đãi quan trọng.

Nhiệm vụ 4: Lập kế hoạch phục vụ cụ thể và trực tiếp như: chuẩn bị bãi đỗ
xe, giữ xe, nơi giữ hành lý, kế hoạch bảo đảm an ninh, an toàn, PCCC, vệ sinh môi
trường. Trang trí, cổ động ngoại cảnh, trang trí khu vực chính của sự kiện, sắp xếp
bàn ghế đúng theo sơ đồ đã định. Lên kế hoạch phân công nhân sự phục vụ tại chỗ
và phối hợp với lực lượng do các nhà cung cấp dịch vụ đưa tới.
Nhiệm vụ 5: Lập kế hoạch dự phòng và xử lý tình huống nhanh chóng hiệu
quả. Các tình huống có thể xảy ra như: mất điện, mất nước, cháy, nổ, ngộ độc thực
phẩm, gây rối mất trật tự, mất mát tài sản của đơn vị và của khách, bệnh hoạn, tai
nạn và những tình huống bất khả kháng như thiên tai, chiến tranh, khủng bố hay do
quyết định của chính quyền v.v. Phương châm luôn luôn cảnh giác, đề phòng,
không được chủ quan. Nếu có xảy ra tình huống nguy hiểm và phức tạp thì phải
bình tĩnh, trấn an và hướng dẫn khách thực hiện biện pháp an toàn, phối hợp tích
cức với các đơn vị chức năng tiến hành xử lý nhanh.
Nhiệm vụ 6: sau khi kết thúc sự kiện, tiểu ban hậu cần phải hoàn tất công
tác thu dọn, tổng hợp các chi phí và quyết toán.
4. Chức năng và nhiệm vụ của tiểu ban tổ chức.
Thành viên của tiểu ban tổ chức là các cán bộ lãnh đạo và chuyên viên của
các bộ phận tổ chức nhân sự, lao động tiền lương của đơn vị. Trưởng tiểu ban này
phải do một vị Phó ban thường trực của Ban tổ chức phụ trách.
Chức năng của ban là thay mặt ban tổ chức để triển khai kế hoạch phân công
nhân sự cho các bộ phận phục vụ, đôn đốc thực hiện các công tác chuẩn bị cho sự
kiện, xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình chuẩn bị và quá trình diễn tiến
sự kiện. Nhiệm vụ cụ thể của tiểu ban là:
Nhiệm vụ 1: lập kế hoạch tiến độ thời gian thực hiện các công tác chuẩn bị,
theo dõi đôn các tiểu ban khác thực hiện đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng về
nội dung.
18


Nhiệm vụ 2: Lập kế hoạch phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân

và bộ phận tham gia và phục vụ sự kiện. Tuyển chọn lực lượng tình nguyện phục
vụ sự kiện. Đặt các yêu cầu về phẩm chất và tư cách đối với lực lượng phục vụ của
các đơn vị cung ứng dịch vụ vào phục vụ sự kiện.
Nhiệm vụ 3: Tổ chức tập huấn các nghi thức đối ngoại, phong cách giao tiếp
đối ngoại cho cán bộ và nhân viên tham gia sự kiện, tổ chức tập huấn nghiệp vụ
phục vụ ở các khâu phục vụ sự kiện như: khâu đón tiếp và hướng dẫn cho khách,
khâu phục vụ tài liệu, bộ phận thư ký, bộ phận phục vụ ăn uống giữa giờ, bộ phận
phục vụ tiệc chiêu đãi v.v. Tổ chức diễn tập phối hợp các khâu phục vụ cho đồng
bộ, nhuần nhuyễn.
Nhiệm vụ 4: lập danh sách dự kiến chủ tịch đoàn, thư ký đoàn cho các sự
kiện như đại hội, mitting, hội nghị, hội thảo.
Nhiệm vụ 5: Lựa chọn người điều khiển chương trình sự kiện & người dẫn
các chương trình phối hợp. Soạn thảo nội dung dẫn chương trình chi tiết phù hợp
với chương trình tổng hợp, lời giới thiệu phải chuẩn về từ ngữ, tôn trọng và chính
chắn. Lập danh sách các đại biểu khách mời có mặt để giới thiệu theo thứ bậc, (cập
nhật thông tin mới và chính xác nhất).
Nhiệm vụ 6: Thực hiện các thủ tục hành chính cho sự kiện như xin phép tổ
chức sự kiện, xin phép cho các hoạt động văn hóa, thể thao, biểu diễn, cổ động
phục vụ cho sự kiện. Thực hiện các thủ tục cho khách mời là người nước ngoài, thủ
tục nhập khẩu cho sản phẩm trưng bày từ nước ngoài .v.v.
Nhiệm vụ 7: Thường trực giải quyết các vấn đề xảy ra liên quan đến nhân sự
và tổ chức của sự kiện.

5. Các yêu cầu & nhiệm vụ của cán bộ lễ tân và nhân viên phục vụ sự
kiện.
Cán bộ lễ tân phải là người có phẩm chất chính trị tốt, có phong cách giao
tiếp ứng xử đối ngoại khôn khéo và lịch thiệp. Cán bộ lễ tân phải nắm vững các
nghi thức, lễ tiết đối nội và đối ngoại, hiêu rõ từng thành phần đại biểu khách mời,
nắm vững chương trình hoạt động của sự kiện, hiểu đúng ý đồ của lãnh đạo và Ban
tổ chức, có khả năng xử lý tình huống nhạy bén, dẫn dắt chương trình một cách

linh hoạt và hiệu quả.
19


Yêu cầu đối với nhân viên phục vụ là phải có phẩm chất chính trị tốt, có kỹ
năng giao tiếp tốt, có kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn vững, có ý thức trách nhiệm
và tổ chức kỷ luật cao, có sức khỏe tốt & ngoại hình dễ nhìn, tác phong nhanh
nhẹn, gọn gàng, chững chạt.
Nhân viên phục vụ ở các khâu phải thể hiện thái độ luôn vui vẻ, niềm nở, nói
năng khiêm tốn, lịch sự, sẵn sàng giúp đỡ, nhiệt tình trả lời các câu hỏi của khách
(trong phạm vi cho phép). Mặt đồng phục nghiêm chỉnh, đúng quy định, vệ sinh cá
nhân sạch sẽ.
Nhân viên phục vụ phải luôn có mặt tại vị trí được phân công, nếu có lý do
cần phải đi vắng thì phải nhờ đông đội quan sát và phục vụ giúp, không để cho
khách phải tìm kiếm, chờ đợi.
Phải thực hiện đúng quy trình phục vụ đã được hướng dẫn và quy định.
Tuyệt đối chấp hành mệnh lệnh của người phụ trách trực tiếp và đảm bảo an toàn
tuyệt đối trong quá trình phục vụ.

PHẦN HAI
SẢN PHẨM CỤ THỂ
Công ty của bạn muốn tổ chức hội nghị khách hàng, muốn giới thiệu
sản phẩm mới và quảng bá thương hiệu nhưng công việc ở công ty bạn bận
rộn quá làm sao tổ chức được? Bạn hãy yên tâm TTHNTC Peterc Bình Định
sẽ lo giúp bạn một cách hoàn hảo trọn gói từ A tới Z
20


Hãy liên hệ ngay với TTHNTC Petec Bình Định, địa chỉ 323 Bạch Đằng,
Tp Quy Nhơn qua số ĐT:.......................Fax…………….. Email:………….........

SẢN PHẨM
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG
I. CÁC DỊCH VỤ CUNG ỨNG CHO HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG
1. TTHNTC có 2 hội trường lớn, có đầy đủ tiện nghi, hệ thống âm thanh, ánh
sáng hiện đại, có sức chứa từ 700 và 1.000 chỗ ngồi, không gian thoáng mát
và trang trí nội thất sang trọng. Một phòng họp có sức chứa 100 đến 150 chỗ
ngồi, phù hợp với các cuộc hội thảo, đại hội. Và bốn phòng họp nhỏ 20 chỗ
ngồi, rất phù hợp cho thảo luận nhóm, cemina – tọa đàm và các cuộc gặp gỡ
bên lề sự kiện.
2. Thiết kế và tư vấn chương trình tổ chức
3. Xây dựng kịch bản
4. Xây dựng kế hoạch tổ chức và tiến độ thực hiện
5. Xây dựng kế hoạch chi phí
6. Cung ứng các dịch vụ:
 Trang trí tổng hợp: sân khấu, phòng lễ, phòng họp và ngoại cảnh
 Các loại ấn phẩm quảng cáo, vật liệu quảng cáo (thiết kế, in, treo, xin
phép)
 Các loại ấn phẩm và văn phòng phẩm (in hoặc photocopy)
 Âm thanh, ánh sáng và các thiết bị chuyên dùng khác
 Ban nhạc, ca sĩ hoặc Show biểu diễn nghệ thuật khác
 MC dẫn chương trình
 Cung ứng đội hình khánh tiết, lễ tân
 Dịch thuật
 Thông tin liên lạc
 Phục vụ điểm tâm, phục vụ trà, cà phê và ăn nhẹ giữa giờ.
 Phục vụ tiệc chiêu đãi: tiệc ngồi, buffet, tiệc trà v.v.
 Đặt phòng khách sạn, vé máy bay, tàu hỏa
 Cung ứng phương tiện vận chuyển
 Phục vụ đón tiễn khách
 Thiết kế quà tặng, gói quà

 Bảo hiểm, dịch vụ y tế chăm sóc sức khỏe đại biểu
 Tổ chức công tác bảo vệ, an ninh
21


 Các thủ tục xuất nhập cảnh, hải quan, cảng biển và cảng hàng không

II. CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG – MẪU
1. Đón đại biểu và khách mời – theo nghi thức lễ tân
2. Văn nghệ hoặc chiếu phim tài liệu phục vụ khách
3. BTC tuyên bố lý do
4. Giới thiệu chương trình hội nghị
5. Giới thiệu đại biểu
6. Mời lãnh đạo công ty đọc báo cáo công tác khách hàng năm 200..
7. Nêu các chủ đề khách hàng cần quan tâm để thảo luận (chiếu lên màn hình
các nội dung thảo luận) có thể chia nhóm theo nhóm sản phẩm nếu có yêu
cầu
22


8. Mời ý kiến của khách hàng
9. Mời các báo cáo điển hình của các đại lý (có phim, ảnh minh họa)
10.Giải lao, ăn nhẹ, giao lưu, văn nghệ
11. Trưởng phòng sản phẩm của công ty giới thiệu sản phẩm mới (có phim, ảnh
minh họa)
12. Trưởng phòng chăm sóc khách hàng giới thiệu kế hoạch chăm sóc khách
hàng năm 200..
13. Đại diện công ty công bố kết quả thi đua của các đại lý (chiếu lên màn hình
danh sách)
14. Phần phát thưởng, mời lãnh đạo cấp trên hoặc lãnh đạo công ty trao phần

thưởng
15. Mời lãnh đạo công ty phát biểu tổng kết hội nghị
16. BTC giới thiệu và mời đại biểu tham dự các chương trình: tham quan, gặp
gỡ, dự tiệc chiêu đãi v.v.

III. CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ TỔNG KẾT – MẪU
(Thời gian một buổi)
1. Đón đại biểu và khách mời – theo nghi thức lễ tân
2. Văn nghệ hoặc chiếu phim tài liệu của đơn vị
3. BTC tuyên bố lý do
4. Chào cờ
5. Giới thiệu chương trình hội nghị
6. Giới thiệu đại biểu
7. Mời lãnh đạo công ty đọc báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch năm 200..và
phương hướng nhiệm vụ năm 200…
23


8. Nêu các nội dung cần quan tâm để thảo luận (chiếu lên màn hình các nội
dung thảo luận) sau đó có thể chia nhóm nếu có yêu cầu
9. Một số tiết mục văn nghệ
10.Mời ý kiến của đại biểu tham dự
11.Mời các báo cáo điển hình của các đơn vị trực thuộc
12.Mời lãnh đạo cấp trên phát biểu
13.Mời lãnh đạo công ty phát biểu cảm ơn và tiếp thu ý kiến của lãnh đạo cấp
trên và những ý kiến đóng góp và báo cáo điển hình của CBNV
14.Giải lao, ăn nhẹ, giao lưu, một số tiết mục văn nghệ hoặc chiếu phim tư liệu
15.Trưởng ban thi đua khen thưởng công bố danh sách và quyết định khen
thưởng.
16.Phần phát thưởng, mời lãnh đạo cấp trên hoặc lãnh đạo công ty trao phần

thưởng.
17.Giao chỉ tiêu kế hoạch năm 200….
18.Phát động thi đua với chủ đề…..
19.Mời các đơn vị và cá nhân đăng ký thi đua
20.Mời lãnh đạo công ty phát biểu và tổng kết hội nghị
21.BTC giới thiệu và mời đại biểu tham dự các chương trình: tham quan, gặp
gỡ, dự tiệc chiêu đãi v.v.

IV. CHƯƠNG TRÌNH LỄ ĐÓN NHẬN DANH HIỆU THI ĐUA
Đây là chương trình nghị sự mẫu. Giờ giấc có thể thay đổi cho phù hợp với tình
hình thực tế. Nội dung chương trình cũng có thể thay đổi, nhưng cần cân nhắc
vì có thể thiếu tính chuyên nghiệp (nhầm qua loại khác). Tốt hơn hế là khi
không chắc, hãy theo nội dung của chương trình mẫu này.
7g00– 8g00

: Đón quan khách và khách mời

8g00– 8g05

: Chào cờ khai mạc

8g05– 8g10

: Đọc diễn văn khai mạc buổi lễ
24


8g10– 8g15

: Giới thiệu quan khách và thành phần tham dự

8g15– 8g25

: Đọc thư chúc mừng của lãnh đạo nhà nước và danh sách các cơ
quan, cá nhân gởi thư, hoa chúc mừng

8g25– 8g45

: Báo cáo thành tích của công ty

8g45– 8g50

: Đọc quyết định trao tặng huân chương của nhà nước cho công ty

8g50– 9g00

: Lễ đón nhận huân chương

9g00– 9g10

: Đọc quyết định trao tặng huân chương, bằng khen của nhà nước
cho các cá nhân, tập thể khác

9g10– 9g25

: Lễ trao tặng huân chương cho các cá nhân, tập thể khác

9g25– 9g35

: Phát biểu cảm tưởng của công ty

9g35– 9g50

: Phát biểu ý kiến của đại diện nhà nước

9g50– 9g55

: Tiếp thu ý kiến

9g55–10g00 : Diễn văn bế mạc và chào cờ
Sau 10g00

: Cảm ơn đại biểu và mời dự tiệc chiêu đãi (nếu có) hoặc xem
chương trình văn nghệ đặc biệt. Tiễn khách và đại biểu

V. CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỘI CÔNG ĐOÀN – MẪU
7g00– 8g00

: Đón khách mời và ĐB Công đoàn

8g00– 8g05

: Tuyên bố lý do và chào cờ

8g05– 8g10

: Giới thiệu thành phần tham dự

8g10– 8g15

: Giới thiệu đoàn chủ tọa, đoàn thư ký, ban kiểm phiếu và ban kiểm
tra tư cách đại biểu
25