Mô hình quản lý thông tin

MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ VÀ
ĐIỀU HÀNH TẠI CÁC BỘ
Khi tiến hành tin học hoá quản lý hành chính nhà nước, một trong những nhiệm vụ
cơ bản là xây dựng các hệ thống thông tin (HTTT) phục vụ quản lý và điều hành. Đây là
một quá trình phức tạp, cần được tiến hành qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn xây dựng
một số thành phần của hệ thống. Đối với quá trình xây dựng dần từng bộ phận như vậy, để
đảm bảo cho quá trình này đưa đến một HTTT thống nhất, việc xây dựng mô hình tổng thể
đối với toàn bộ HTTT phục vụ quản lý và điều hành là rất cần thiết. Bài viết này mô tả
chung HTTT phục vụ quản lý hành chính nhà nước (HCNN), từ đó, trình bày mô hình
HTTT phục vụ điều hành và quản lý HCNN tại các Bộ, ngành bao gồm kết cấu và mô tả
một số thành phần chính của hệ thống.
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ ĐIỀU HÀNH VÀ QUẢN LÝ HÀNH
CHÌNH NHÀ NƯỚC
HTTT phục vụ điều hành và quản lý HCNN do Đề án Tin học hoá quản lý HCNN (gọi
tắt là Đề án 112) tiến hành xây dựng bao gồm các hệ thống được phân cấp như sau:
1. Hệ thống thông tin Chính phủ;
2. Hệ thống thông tin tại các Bộ, ngành (gọi chung là các Bộ);
3. Hệ thống thông tin tại các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là các
tỉnh).
Mỗi hệ thống nói trên bao gồm nhiều hệ thống con và giữa chúng có các quan hệ liên
kết, trao đổi, chia sẻ thông tin cả theo chiều ngang và theo chiều dọc. Quan hệ ngang là quan
hệ trao đổi, chia sẻ thông tin có tính chất chuyên môn giữa các đơn vị ngang cấp; còn quan hệ
dọc là quan hệ dựa theo cấu trúc phân cấp thẩm quyền, chức năng quản lý nhà nước trong hệ
thống các cơ quan HCNN. Chính các mối quan hệ này làm cho một số hệ thống con trở thành
bộ phận của các hệ thống lớn hơn. Tại mỗi hệ thống ở cả ba cấp, bên cạnh việc xây dựng các
HTTT, sẽ hình thành một Trung tâm tích hợp dữ liệu. Trung tâm này đóng vai trò là nơi liên
kết, tích hợp các cơ sở dữ liệu (CSDL) của các đơn vị trong hệ thống và có chức năng cung
cấp, chia sẻ thông tin, truyền báo cáo lên cấp trên, truyền mệnh lệnh quản lý xuống các cấp
dưới thông qua các văn bản quy phạm pháp luật, công văn của các cấp hành chính có thẩm
quyền. Đồng thời, Trung tâm cũng là đầu mối để tất cả các cơ quan trong bộ máy HCNN trao
đổi, khai thác thông tin.

Để triển khai xây dựng các HTTT, trước tiên, cần tiến hành mô tả kết cấu và các thành
phần của chúng. Phần tiếp theo sẽ mô tả kết cấu và một số thành phần chính của HTTT phục
vụ điều hành và quản lý HCNN tại các Bộ.
II. HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ ĐIỀU HÀNH VÀ QUẢN LÝ HÀNH
CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI CÁC BỘ
Theo các quy định hiện hành, hệ thống các đơn vị thuộc Bộ bao gồm:
* Khối cơ quan Bộ ở Trung ương gồm:
- Các đơn vị giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước:
+ Lãnh đạo Bộ
+ Văn phòng Bộ, các Vụ
+ Các Cục.
1


- Các đơn vị sự nghiệp: Viện, các đơn vị trực thuộc.
* Các Sở (tại các tỉnh) chịu sự chỉ đạo của Bộ về công tác chuyên môn.
HTTT phục vụ điều hành và quản lý HCNN tại các Bộ được xây dựng chủ yếu trong
Khối cơ quan Bộ, đồng thời có sự liên kết, trao đổi, khai thác thông tin với HTTT của các Sở.
Đây là HTTT thống nhất nhằm phục vụ và nâng cao hiệu quả công tác điều hành và quản lý,
các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ, cũng như quản lý và cung cấp các dịch vụ công
cho nhân dân và cộng đồng doanh nghiệp. Trong hệ thống này, Trung tâm tích hợp dữ liệu đặt
tại cơ quan Bộ đóng vai trò là nơi liên kết và tích hợp thông tin của tất cả các đơn vị trong hệ
thống. Thông qua Trung tâm này, mạng công vụ của Bộ được kết nối với mạng của Chính phủ
và các mạng chuyên ngành khác với mục đích báo cáo, khai thác, trao đổi và chia sẻ thông
tin. Vì việc triển khai xây dựng HTTT tại các Sở là do các tỉnh chịu trách nhiệm tiến hành,
vấn đề phối hợp và đồng bộ hóa giữa các HTTT tại Khối cơ quan Bộ và tại các Sở là công
việc rất phức tạp, cần được đặc biệt chú ý giải quyết.
1. Kết cấu Hệ thống thông tin
HTTT phục vụ điều hành và quản lý HCNN tại Bộ có thể phân chia tiếp thành các khối
chức năng sau.

1.1. Khối HTTT tác nghiệp
Khối HTTT tác nghiệp bao gồm các chương trình ứng dụng, trang tin điện tử, các giao
diện xử lý phục vụ các hoạt động điều hành, chỉ đạo, tác nghiệp hàng ngày của lãnh đạo Bộ,
lãnh đạo các đơn vị và của các chuyên viên.
Nội dung chính của Khối HTTT tác nghiệp là nhằm tin học hoá các quy trình xử lý
thông tin trong các hoạt động tác nghiệp hàng ngày, đặc biệt là các mối quan hệ trao đổi thông
tin trong quá trình xử lý và từng bước sẽ được thực hiện trên mạng. Khối HTTT tác nghiệp có
mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ và được tích hợp, liên kết với Khối HTTT quản lý, được mô
tả dưới đây, để khai thác và trao đổi dữ liệu.
Khối HTTT tác nghiệp bao gồm hai hệ thống: hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công
việc và trang thông tin điện tử phục vụ điều hành.
1.2. Khối HTTT quản lý
Khối HTTT quản lý bao gồm hệ thống các CSDL và các chương trình ứng dụng nhằm
thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin và thực hiện các quy trình thông tin phục vụ điều
hành, quản lý cũng như trợ giúp việc ra quyết định của lãnh đạo Bộ, các hoạt động chuyên
môn, nghiệp vụ của các Vụ, Cục, cũng như các chuyên viên.
Khối HTTT quản lý bao gồm các phân hệ HTTT, trong đó, một số có mô hình hoạt
động tương đối giống nhau đối với các Bộ và giữa các phân hệ HTTT cùng loại này có các
mối quan hệ trao đổi thông tin; vì thế được gọi là các HTTT chung. Các HTTT còn lại mang
những đặc thù riêng có tính chuyên môn, chuyên sâu về lĩnh vực, ngành nghề của từng Bộ,
gọi là các HTTT chuyên ngành.
Việc xây dựng và triển khai các HTTT chung tại các Bộ phải tuân thủ theo mô hình, các
nguyên tắc và quy định chung. Còn các HTTT chuyên ngành tại mỗi Bộ, hỗ trợ cho những
hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ chuyên sâu, được xây dựng riêng cho từng Bộ. Các dữ liệu
chuyên sâu phục vụ trực tiếp cho hoạt động nghiệp vụ, đồng thời được sử dụng cho việc kết
xuất, tổng hợp thành các thông tin phục vụ điều hành và quản lý. Như đã nói ở trên, khi xây
dựng các HTTT chuyên ngành cần lưu ý đến việc trao đổi thông tin với các HTTT chuyên
2

ngành tại các tỉnh.
Khối HTTT quản lý bao gồm các hệ thống sau:
- Các HTTT chung:
+ HTTT văn bản quy phạm pháp luật
+ HTTT Thanh tra & Giải quyết khiếu tố
+ HTTT Quản lý nhân sự.
- Các HTTT chuyên ngành:
+ Các HTTT chuyên ngành theo chức năng, nhiệm vụ riêng của Bộ
+ HTTT tổng hợp phục vụ điều hành.
1.3 Khối HTTT phục vụ cung cấp các dịch vụ công
Khối HTTT phục vụ cung cấp các dịch vụ công gồm các HTTT hỗ trợ việc cung cấp các
dịch vụ công cho doanh nghiệp và nhân dân. Số lượng các hệ thống này tùy thuộc vào số
lượng và loại hình các dịch vụ công thuộc thẩm quyền cung cấp của Bộ.
2. Mô tả các thành phần của Hệ thống thông tin
2.1. Khối Hệ thống thông tin tác nghiệp
a. Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc (hệ QLVB&HSCV) được xây dựng với
mục đích tạo dựng môi trường trao đổi thông tin trên mạng máy tính trong cơ quan Bộ: giữa
Lãnh đạo Bộ với các đơn vị, giữa các đơn vị và trong nội bộ các đơn vị với nhau, giữa cơ
quan Bộ với bên ngoài. Trên cơ sở đó, hệ thống có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác điều
hành và quản lý các hoạt động hàng ngày thông qua việc quản lý và theo dõi các công văn, tài
liệu, văn bản đi và đến; công tác xử lý văn bản; giải quyết công việc thông qua hồ sơ công
việc; thực hiện chế độ báo cáo nhanh; các trao đổi thông tin nội bộ; trao đổi thông tin với các
đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài. Các quy trình nghiệp vụ sẽ được quản lý và thực hiện
thông qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng.
Hệ QLVB&HSCV có các chức năng chính sau:
- Quản lý các văn bản đi/đến, thực hiện gửi và nhận văn bản giữa Lãnh đạo Bộ và các
đơn vị, trong nội bộ các đơn vị, giữa Bộ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài thông
qua mạng máy tính.
- Thực hiện các quy trình xử lý văn bản đến và ban hành văn bản đi trong cơ quan Bộ

trên mạng cục bộ (LAN).
- Giải quyết, xử lý công việc theo từng tác vụ và theo dõi tiến độ giải quyết bằng các
trao đổi thông tin trên mạng thông qua Hồ sơ công việc (HSCV).
- Quản lý, điều hành và hỗ trợ quy trình báo cáo nhanh trực tuyến từ cấp dưới và lên
cấp trên, phục vụ thông tin kịp thời, chính xác cho Lãnh đạo Bộ, các Vụ, Cục trong điều hành
và quản lý. Báo cáo nhanh có thể coi là một dạng đặc biệt của văn bản đi/đến.
- Hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ.
Hệ QLVB&HSCV được xây dựng không chỉ tại các cơ quan Bộ, mà tại các cơ quan
quản lý nhà nước các cấp nói chung. Các hệ thống này về cơ bản có các quy trình xử lý thông
tin và cấu trúc dữ liệu giống nhau và phải được tích hợp, kết nối với nhau thành một tổng thể
3


liên thông, thống nhất phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý và trao đổi thông tin giữa các
cơ quan nhà nước. Khi hệ thống được triển khai trên diện rộng, việc trao đổi văn bản giữa các
cơ quan nhà nước sẽ được thực hiện qua hệ thống này, từng bước thay thế cách làm cũ. Việc
đó sẽ làm giảm đáng kể thời gian tiếp nhận văn bản và dần dần xóa bỏ “nạn giấy tờ” trong các
cơ quan nhà nước.
b. Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành
Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành của Bộ là trang thông tin tổng hợp trên mạng
Intranet công vụ của Bộ, sử dụng và liên kết với nhiều nguồn dữ liệu, có chức năng chính là
cung cấp thông tin theo nhu cầu của người sử dụng trong hệ thống các cơ quan nhà nước,
đồng thời có một số tiện ích hỗ trợ cho các hoạt động hàng ngày:
- Giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ, các lĩnh vực, tổ chức, quy trình hoạt động của Bộ,
các Vụ, Cục và các đơn vị trực thuộc.
- Cung cấp thông tin về các hoạt động điều hành, quản lý, hoạt động chuyên môn thuộc
các lĩnh vực chuyên ngành của Bộ.
- Cung cấp thông tin chuyên môn, nghiệp vụ tới Lãnh đạo, chuyên viên, cán bộ.
- Lập chương trình công tác và lịch làm việc của Lãnh đạo, của các đơn vị trực thuộc,
các phòng, ban chức năng.

- Giao việc và theo dõi thực hiện.
- Một số tiện ích khác (thư điện tử, diễn đàn trao đổi, ...).
Các thông tin chính của trang tin điện tử (Website) được kết xuất và tổng hợp từ các hệ
thống thành phần của HTTT của Bộ như Hệ QLVB&HSCV, HTTT tổng hợp phục vụ điều
hành, các HTTT thuộc Khối HTTT quản lý và từ các nguồn khác.
2.2. Khối Hệ thống thông tin quản lý
a. HTTT Văn bản quy phạm pháp luật
Chủ trương, chính sách, luật và các văn bản quy phạm pháp luật (gọi chung là văn bản
quy phạm pháp luật) được sử dụng như các căn cứ và nguyên tắc trong tất cả các hoạt động và
điều hành, quản lý cũng như việc ra quyết định tại các cấp, các ngành. Bên cạnh đó, văn bản
quy phạm pháp luật cũng rất cần phổ biến rộng rãi. Do đó, việc xây dựng HTTT Văn bản quy
phạm pháp luật của Bộ là rất cần thiết.
HTTT Văn bản quy phạm pháp luật được xây dựng nhằm:
- Thu thập, lưu trữ, quản lý và cung cấp các loại văn bản quy phạm pháp luật phục vụ
các nhu cầu khai thác, tra cứu, tìm kiếm, trích dẫn các văn bản quy phạm pháp luật trong công
tác điều hành, quản lý nhà nước, hỗ trợ ra quyết định cũng như trong thực hiện việc kiểm soát,
giám sát thi hành pháp luật, việc tìm hiểu pháp luật.
- Cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ soạn thảo và ban hành phục vụ nhu
cầu khai thác thông tin và báo cáo Chính phủ.
HTTT Văn bản quy phạm pháp luật của Bộ là một thành phần của hệ thống các HTTT
Văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ. Do đó, phải đảm bảo thống nhất các chuẩn
chung về dữ liệu và quy trình trao đổi thông tin để liên kết và trao đổi thông tin thông suốt với
các HTTT Văn bản quy phạm pháp luật tại tất cả các đơn vị trong hệ thống.
Nội dung của HTTT Văn bản quy phạm pháp luật gồm: các văn bản quy phạm pháp luật
4


do Bộ soạn thảo và ban hành trong quá trình điều hành và quản lý và các văn bản quy phạm
pháp luật do các cơ quan cấp Trung ương (Đảng, Quốc hội, Nhà nước, Chính phủ), các Bộ,
ngành khác ban hành.

b. HTTT quản lý công tác Thanh tra và Giải quyết khiếu nại, tố cáo
HTTT quản lý công tác Thanh tra và Giải quyết khiếu nại, tố cáo nhằm tin học hoá công
tác thanh tra và tiếp nhận, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của Bộ về
việc chấp hành chủ trương, chính sách, pháp luật, các văn bản quy phạm pháp luật của các
đơn vị, tổ chức, tập thể, cá nhân trong các lĩnh vực thuộc trách nhiệm của Bộ.
Nội dung của HTTT quản lý công tác Thanh tra và Giải quyết khiếu nại, tố cáo gồm:
- Tin học hoá quy trình thực hiện các cuộc thanh tra theo trình tự thủ tục đã quy định, xử
lý thông tin và theo dõi xử lý trong quá trình tiến hành thanh tra, hỗ trợ trong việc tiến hành
các cuộc thanh tra, quản lý hồ sơ cuộc thanh tra theo đúng pháp luật một cách chính xác,
nhanh chóng, triệt để.
- Tin học hoá công tác tiếp nhận, giải quyết và trả lời kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố
cáo của các cơ quan, tổ chức, người dân về các lĩnh vực thuộc thẩm quyền của Bộ.
- Hình thành Website tiếp nhận, giải quyết khiếu tố trên mạng công cộng để tiếp nhận,
trả lời kết quả giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân.
- Thu thập, phân loại và lưu trữ các văn bản, tài liệu liên quan đến cuộc thanh tra, vụ
việc khiếu tố để tạo thành Hồ sơ cuộc thanh tra, Hồ sơ giải quyết vụ việc (khiếu tố) hoàn
chỉnh trên mạng
- Thực hiện việc xử lý, trao đổi thông tin liên ngành, liên cấp giữa các bộ phận, cá
nhân tham gia trong quá trình tiến hành cuộc thanh tra, giải quyết vụ việc khiếu tố trên mạng
máy tính. Thông tin xử lý được luân chuyển giữa các bộ phận, cá nhân và tự động cập nhật
vào Hồ sơ cuộc thanh tra, Hồ sơ vụ việc.
- Kết xuất, tổng hợp thông tin về công tác thanh tra, công tác giải quyết khiếu tố, cung
cấp thông tin liên quan đến nghiệp vụ thanh tra, giải quyết khiếu tố phục vụ lãnh đạo và cán
bộ thanh tra.
c. HTTT Quản lý cán bộ, công chức
HTTT Quản lý cán bộ, công chức (CBCC) nhằm tin học hoá việc quản lý hồ sơ và quá
trình công tác của tất cả cán bộ, công chức thuộc Bộ. HTTT này phải được xây dựng theo mô
hình chuẩn từ Trung ương đến cấp cơ sở, dựa trên hệ thống các danh mục, các tiêu chí quản
lý, hệ thống các báo cáo tổng hợp, thống kê theo quy định chung của Bộ Nội vụ để có thể tích
hợp và trao đổi thông tin với nhau, đồng thời phù hợp với nhu cầu công tác quản lý CBCC

của từng Bộ.
Nội dung HTTT Quản lý CBCC của Bộ bao gồm:
- Cập nhật, quản lý và lưu trữ hồ sơ CBCC theo sự phân cấp. Quản lý toàn bộ quá trình
công tác của từng CBCC trong diện quản lý.
- Quản lý công tác tuyển dụng, thi nâng ngạch công chức hàng năm, công tác điều động,
thuyên chuyển, cũng như vấn đề thôi việc, nghỉ hưu của CBCC.
- Quản lý kế hoạch biên chế, quản lý biên chế, quỹ lương…
- Quản lý về chế độ tiền lương, nâng bậc lương, xét duyệt xếp lương, điều chỉnh lương,
các chế độ chính sách đối với CBCC nhà nước.
5


- Thực hiện chế độ báo cáo giữa các đơn vị với Bộ, giữa Bộ và Bộ Nội vụ về công tác
quản lý cán bộ.
- Tổng hợp, thống kê các loại bảng biểu, báo cáo về công tác cán bộ.
d. Các CSDL và chương trình ứng dụng chuyên ngành
Tùy thuộc vào các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ của mỗi Bộ, cần tiến hành xây dựng
các CSDL và chương trình ứng dụng chuyên ngành của từng Bộ (gọi tắt là các HTTT chuyên
ngành). Mỗi CSDL chuyên ngành gắn với một lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ và có mục
tiêu cập nhật, xử lý và lưu trữ các dữ liệu liên quan đến lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ đó.
Trên nền CSDL là các ứng dụng quản lý, xử lý hoạt động nghiệp vụ. Thông thường, CSDL
chuyên ngành có các thành phần được triển khai tại cơ quan Bộ và tại các Sở trong ngành. Bộ
cần chỉ đạo để đảm bảo sự đồng bộ của các thành phần này. CSDL chuyên ngành có nhiệm
vụ:
- Phục vụ trực tiếp các hoạt động chuyên môn theo lĩnh vực nghiệp vụ bao gồm thu
thập, phân loại, cập nhật, xử lý dữ liệu, cung cấp thông tin kết xuất phục vụ nhu cầu khai thác
thông tin.
- Cung cấp, tiếp nhận và trao đổi thông tin chuyên môn, nghiệp vụ với các Sở và các
đơn vị trực thuộc.
- Cung cấp, thu nhận và trao đổi các dữ liệu tổng hợp phục vụ điều hành với HTTT tổng

hợp phục vụ điều hành.
- Một số CSDL chuyên ngành sẽ kết nối với các HTTT phục vụ dịch vụ công để cung
cấp, thu nhận, trao đổi thông tin.
- Cung cấp, thu nhận và trao đổi thông tin với các CSDL quốc gia thuộc cùng lĩnh vực.
Như vậy, các CSDL chuyên ngành được liên kết với nhau hình thành nên một Hệ thống
các CSDL chuyên ngành, đóng vai trò là Kho dữ liệu nền phục vụ đa mục tiêu, có mối liên kết
với các HTTT khác của Bộ.
Trong quá trình xây dựng các HTTT chuyên ngành, có một số CSDL quan trọng mang
tính liên ngành, nhiều đơn vị sử dụng chung, đóng vai trò then chốt cho việc cung cấp thông
tin kịp thời, đủ tin cậy phục vụ cho công tác quản lý nhà nước và các đối tượng khác nhau. Đó
là các CSDL quốc gia. Việc xây dựng các CSDL Quốc gia đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều Bộ,
ngành.
e. HTTT tổng hợp phục vụ điều hành
Tại cơ quan Bộ, bên cạnh việc từng bước xây dựng các CSDL chuyên ngành đáp ứng
các nhu cầu về thông tin chi tiết theo các lĩnh vực khác nhau thuộc trách nhiệm quản lý của
Bộ, còn có nhu cầu rất thiết thực là phải xây dựng một HTTT tổng hợp phục vụ điều hành, gọi
tắt là HTTT tổng hợp, với nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp thông tin ở mức tổng hợp phục vụ
lãnh đạo Bộ và các chuyên viên trong công tác điều hành và quản lý. Các thông tin ở mức
tổng hợp này được kết xuất từ dữ liệu mức chi tiết của các CSDL chuyên ngành, từ các báo
cáo của cấp dưới, từ HTTT tổng hợp kinh tế - xã hội của các Sở và có thể từ một số nguồn
thông tin bên ngoài khác. Thông tin của HTTT tổng hợp chủ yếu là các số liệu theo các chỉ
tiêu kinh tế - xã hội tổng hợp và các báo cáo liên quan đến các lĩnh vực quản lý của Bộ.
Thông tin tổng hợp nhằm trợ giúp việc ra quyết định của Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các đơn vị
trong Bộ, phục vụ các hoạt động chuyên môn của chuyên viên trong việc chuẩn bị thông tin
phục vụ việc ra các quyết định quản lý và điều hành của lãnh đạo và chuẩn bị các báo cáo của
6


Bộ trình Chính phủ.
Cùng với nhu cầu thông tin tổng hợp, việc thực hiện chế độ báo cáo là hoạt động quan

trọng, giữ vai trò trọng tâm trong việc tạo lập và cung cấp thông tin phục vụ điều hành và
quản lý. Thông qua việc gửi, nhận báo cáo, các cơ quan quản lý nắm được tình hình thực hiện
và phát triển của các lĩnh vực mình phụ trách, từ đó có sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và
quản lý một cách hiệu quả. Chế độ báo cáo chính là sự trao đổi, thu nhận và cung cấp thông
tin giữa các đơn vị, đặc biệt là giữa đơn vị cấp dưới và đơn vị cấp trên trực tiếp theo những
quy định chung nhất định. Các báo cáo do các đơn vị thu thập, tạo lập và gửi về cơ quan Bộ
theo các quy định về quy trình, nội dung và thời gian báo cáo. Trên cơ sở các báo cáo của các
đơn vị, cơ quan Bộ tổng hợp thành các báo cáo chung của Bộ gửi Chính phủ và các địa chỉ
liên quan.
Đáp ứng các nhu cầu về thông tin tổng hợp và thực hiện chế độ báo cáo, HTTT tổng
hợp được xây dựng nhằm các mục tiêu:
- Cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ, các hoạt
động chuyên môn, nghiệp vụ của các đơn vị và các chuyên viên tại các đơn vị trong Bộ.
- Phục vụ việc thực hiện chế độ báo cáo từ các đơn vị lên Bộ và từ Bộ lên Chính phủ.
- Thực hiện trách nhiệm cung cấp thông tin của Bộ lên mạng Chính phủ.
Như vậy, hệ thống này có nhiệm vụ thu thập, cập nhật, quản lý, lưu trữ và xử lý các
thông tin tổng hợp liên quan đến tất cả các lĩnh vực hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của
Bộ, từ đó hình thành các kho dữ liệu về các chỉ tiêu tổng hợp, về các báo cáo, phục vụ chỉ
đạo, điều hành của Lãnh đạo, phục vụ các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của các bộ phận,
các chuyên viên tại cơ quan Bộ, tại các đơn vị, đồng thời phục vụ việc thực hiện chế độ báo
cáo của các đơn vị lên Bộ và từ Bộ lên Chính phủ.
HTTT tổng hợp được tổ chức theo mô hình các Kho dữ liệu hoạt động trên mạng tin học
diện rộng (WAN), liên kết các đơn vị với cơ quan Bộ và kết nối Bộ với Chính phủ. Các đơn vị
và cơ quan Bộ cùng tham gia vào HTTT với các mức độ khác nhau, có nhiệm vụ cung cấp dữ
liệu cho HTTT và được quyền sử dụng, khai thác thông tin từ HTTT.
2.3. Các HTTT phục vụ cung cấp dịch vụ công
Đối với các Bộ, ngành có nhiệm vụ quản lý và cung cấp các dịch vụ công, cần xây dựng
HTTT riêng phục vụ dịch vụ công.
Các HTTT phục vụ dịch vụ công nhằm mục tiêu:
- Nâng cao hiệu quả, rút ngắn thời gian, tự động hoá, đơn giản hoá và làm gọn nhẹ các

quy trình giải quyết, xử lý các dịch vụ công của các cơ quan nhà nước.
- Thực hiện việc phục vụ cung cấp các dịch vụ công, nhất là các dịch vụ công mang tính
liên ngành cho nhân dân theo cơ chế “một cửa, một dấu”, giảm các thủ tục phiền hà, giải
quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ và công khai, minh bạch theo đúng pháp luật.
- Cung cấp các thông tin công cộng về luật pháp, về các lĩnh vực dịch vụ công đến mọi
người dân, nâng cao hiểu biết của nhân dân để mọi người thực hiện “sống và làm việc theo
pháp luật”.
Để thực hiện được mục tiêu trên, cần tiến hành:
- Xây dựng các HTTT phục vụ cung cấp dịch vụ công theo các lĩnh vực khác nhau
thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ. Các HTTT này thường là hệ thống gồm các thành phần
7


tại Bộ và tại các tỉnh (tại tỉnh sẽ gồm các thành phần tại Sở và tại các đơn vị cấp huyện/thị).
- Xây dựng cổng giao dịch điện tử (Webportal) tích hợp các HTTT phục vụ dịch vụ
công nói trên.
- Kết nối các HTTT phục vụ dịch vụ công với các HTTT phục vụ điều hành và quản lý
HCNN tại các cơ quan Bộ với mục đích trao đổi thông tin hai chiều: cung cấp dữ liệu và khai
thác dữ liệu.
Quá trình tin học hoá công tác điều hành và quản lý HCNN tại các cơ quan Bộ và quá
trình tin học hoá phục vụ cung cấp các dịch vụ công cần phải được tiến hành song song,
không tách rời nhau, trong một tổng thể thống nhất để hình thành mô hình “hành chính điện
tử”. Công tác quản lý nhà nước hướng tới phục vụ nhân dân là một trong những nội dung
trọng tâm của quá trình đổi mới và cải cách hành chính.
Về thực chất, chính các HTTT phục vụ điều hành và quản lý HCNN tại các cơ quan nhà
nước đóng vai trò nền về thông tin và dữ liệu, mà trên đó, cổng giao dịch điện tử với các
HTTT phục vụ dịch vụ công sẽ hoạt động.
Một HTTT phục vụ dịch vụ công về một lĩnh vực cụ thể sẽ bao gồm các thành phần cơ
bản sau:
- Các CSDL và giao diện xử lý giao dịch, được liên kết với nhau tại các cơ quan chịu

trách nhiệm cung cấp dịch vụ, có nhiệm vụ thu nhận, quản lý và lưu trữ toàn bộ các dữ liệu,
hồ sơ liên quan đến dịch vụ công được cung cấp.
- Một Website nhằm phục vụ nhu cầu thông tin, nhu cầu cung cấp dịch vụ công cho dân.
Website này được nối trực tiếp với các CSDL nói trên và là một thành phần của Cổng giao
dịch điện tử .
Như vậy, mỗi HTTT phục vụ dịch vụ công hình thành từ hai khối chức năng chính:
- Chức năng cung cấp dịch vụ công cho dân, bao gồm:
+ Cung cấp và đáp ứng nhu cầu thông tin;
+ Tiếp nhận và cập nhật dữ liệu các hồ sơ yêu cầu cung cấp dịch vụ;
+ Thông báo, in, cung cấp các kết quả (đáp ứng yêu cầu thông tin, trả kết quả giải
quyết).
- Chức năng xử lý và giải quyết dịch vụ công bên trong các cơ quan nhà nước, bao gồm:
+ Thu nhận dữ liệu ban đầu (hồ sơ, yêu cầu thông tin);
+ Gửi và nhận dữ liệu, trao đổi thông tin để giải quyết liên ngành;
+ Tạo lập, cập nhật dữ liệu mới (kết quả giải quyết);
+ Lưu trữ, cung cấp dữ liệu (cho các CSDL chuyên ngành);
+ Kết xuất thông tin (phục vụ điều hành và quản lý).
*
*

*

Trên đây là mô hình tổng quát HTTT phục vụ quản lý và điều hành tại các Bộ. Với mô
hình này, đến nay, tại hầu hết các cơ quan Bộ, ngành ở Trung ương, trong đó có Bộ Kế hoạch
và Đầu tư, đã cơ bản xây dựng xong các chương trình phần mềm cho các HTTT (quản lý văn
bản và hồ sơ công việc; HTTT tổng hợp phục vụ điều hành và Trang thông tin điện tử phục vụ
8


điều hành) và đang triển khai đưa các HTTT này vào khai thác thử nghiệm. Việc này sẽ làm

thay đổi các quá trình hoạt động trong cơ quan Bộ và tạo điều kiện để tiếp tục quá trình tin
học hoá theo hướng cải cách hành chính và xây dựng nền hành chính điện tử.
PGS TS ĐẶNG HỮU ĐẠO - Tổ trưởng Tổ Hệ thống thông tin, Ban Điều hành Đề
án 112 của Chính phủ

Tạp chí Thông tin và Dự báo Kinh tế - xã hội, số 12/2006

9