MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI

Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI
3.1. Nâng cao chất lượng nhân sự
Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu của mọi doanh nghiệp nói chung.
Vì thế hoàn thiện bộ máy quản lý cũng đồng thời vời việc hoàn thiện người quản
lý, lãnh đạo và các cán bộ nhân viên văn phòng nói chung và bộ phận văn phòng
nói riêng.
- Vai trò của người quản lý đang được chú trong quan tâm, bởi các thiết bị phục vụ
hoạt động của văn phòng nếu không được quản lý, theo dõi chặt chẽ thì không tận
dụng hết tối đa năng lượng mà nó đem lại.
- Đào tạo đội ngũ nhân viên văn phòng lịch sự, chuyên môn nghiệp vụ cao, có tay
nghề, có kinh nghiệm.
Để đáp ứng được những yêu câu về quản lý trong thời đại mới đáp ứng tốt
những nhiệm vụ được giao thì đòi hỏi phải có những yêu cầu cụ thể đối với đội
ngũ nhân viên và lãnh đạo trong văn phòng như sau:
3.1.1. Đối với người lãnh đạo
Nhìn chung trong quá trình điều hành bộ phận văn phòng trong công ty thì
trưởng phó phòng luôn tỏ ra là người lãnh đạo gương mẫu trong mọi việc, có năng
lực quản lý, điều hành, vì vậy luôn được giám đốc và các phòng ban tin tưởng và
trở thành cánh tay phải đắc lực cho giám đốc.
Tuy nhiên để bắt kịp với sự tiến bộ của khoa học, kỹ thuật và việc áp dụng
những tiến bộ đó trong việc quản lý, điều hành bộ phận văn phòng thì lãnh đạo cần
phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyên môn cao hơn để có thể giúp
giám đốc giải quyết những vấn đề chuyên môn trong các buổi đấu thầu và có thể
theo dõi, giám sát việc thực hiện công việc trong công ty.
Cần bổ sung kiến thức tâm lý thông qua các buổi thảo luận về tâm lý trong
lãnh đạo, điều hành giúp nâng cao kỹ năng, nghệ thuật quản lý cho trưởng phó
phòng để họ nhận thấy yếu tố tâm lý có ảnh hưởng như thế nào tới hiệu quả của
việc điều hành và kết quả công việc.

1
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 1
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
Phòng hành chính nên tổ chức các buổi giao lưu, tổng kết cuối quý để cán bộ
và nhân viên trong văn phòng thêm tình đoàn kết, giao lưu học hỏi, nhận thấy
những thiếu sót trong việc điều hành, thực hiện công việc được giao, giúp trưởng
phòng hiểu thêm nhân viên của mình để có phương thức quản lý, điếu hành cho
phù hợp.
Những yều cầu cần có đối với một nhà quản trị
Hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản
trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông. Tuy không cần
trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn phòng cần biết
nhiều kỹ năng. Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà
quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra
trong công ty.
Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết, cả
vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ
liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung
hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty. Ngoài ra, họ
cần có những kỹ năng sau để làm việc hiệu quả:
Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng: Không còn như thời xưa, các tài liệu
giấy tờ cứ xếp đống như núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép. Giờ đây,
sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại đã giúp ích cho nhà quản trị văn phòng rất
nhiều. Chỉ cần nhà quản trị văn phòng trang bị cho mình những kiến thức về máy
tính, sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm; mạng; các thiết bị văn phòng
như điện thoại nội bộ, máy photo, fax..
.Kỹ năng quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phòng không phải là một
giám đốc nhân sự nhưng họ là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân viên
trong công ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc mắc, hóa

giải những bức xúc trong lòng những nhân viên trong công việc
Kỹ năng quản lý dự án: Đôi lúc nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai trò làm
người giám sát, đánh giá công việc hoàn thành cũng như năng lực của nhân viên.
2
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 2
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
Vì thế phải trang bị những kiến thức chuyên môn vừa đủ để có thể biết được đội
làm dự án đang làm gì, làm như thế nào, kết quả ra sao…
Kỹ năng điều hành cuộc họp: Có thể giữ vai trò điều hành, hoặc chính nhà
quản trị văn phòng là người sắp xếp bố trí thời gian họp, thông báo chính xác đầy
đủ thông tin giờ họp cho tất cả mọi người. Và trong cuộc họp, nhà quản trị văn
phòng có thể đóng vai trò chủ tọa.
Kỹ năng tổ chức: Nếu công ty có quy mô không lớn, nhà quản trị văn phòng
đôi khi còn “kiêm” luôn vai trò của cán bộ Công đoàn, chuyên tổ chức các hoạt
động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tất
nhiên, họ chỉ làm việc này khi công ty không có cán bộ công đoàn.
3.1.2. Đối với nhân viên văn phòng
Tổ chức khoa học bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao kỹ năng,
nghiệp vụ chuyên môn.
Tổ chức hội thảo, giao lưu cho các nhân viên văn phòng công ty với các
khóa học hoặc với các đơn vị khác để cùng nhau học hỏi về giao tiếp, ứng xử, văn
hóa trong công sở để hoàn thiện văn phòng cả về vật chất lẫn con người.
Tổ chức một chương trình phổ biến kiến thức nâng cao khả năng tin học
như: cuộc hội thảo về tiện ích tin học trong văn phòng bởi các chuyên viên máy
tính có trình độ giỏi.
Khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ vì mục tiêu của công
ty là mở rộng quan hệ với các đối tác nước ngoài.
Công ty nên tổ chức các chuyến đi thăm quan ,du lịch cho các nhân viên
trong công ty nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng để các nhân viên có thể

giảm áp lực trong công việc, tăng thêm tình đoàn kết, giúp hiểu thêm về đồng
nghiệp, học hỏi kinh nghiệm của nhau.
Có thể nói đội ngũ nhân viên văn phòng có vai trò quan trọng quyết định
việc thành công trong quá trình điều hành của lãnh đạo và hiệu quả công việc của
toàn công ty. Vì vậy trong quá trinh hoạt động các nhân viên văn phòng phải có
3
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 3
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
trách nhiệm cao, thái độ làm việc nghiêm túc, có chuyên môn nghiệp vụ cao đáp
ứng được yêu cầu công việc.
3.1.3. Quản trị nhân sự kết hợp khoa học và nghệ thuật
Một công ty hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy móc
kỹ thuật hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị nhân sự.
Chính phương thức quản trị nhân sự sẽ tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươi phấn
khởi hay căng thẳng, u ám trong công ty.
Bầu không khí sinh hoạt trong công ty sẽ quyết định sự thành đạt của bạn.
Chúng ta không phủ nhận vai trò của các lĩnh vực khác như quản trị tài chính, quản
trị sản xuất, quản trị hành chính, kế toán… nhưng rõ ràng quản trị nhân sự đóng
vai trò rất quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Bất cứ cấp quản trị nào cũng phải
biết quản trị nhân viên của mình.
Quản trị nhân sự là một lĩnh vực phức tạp và khó khăn. Nó bao gồm nhiều vấn
đề như tâm sinh lý, xã hội, đạo đức… Nó là sự trộn lẫn giữa khoa học và nghệ
thuật - nghệ thuật quản trị con người.
Công việc quản trị không hề dễ dàng khiến cho vai trò của nhà quản trị trở nên
quan trọng hơn bao giờ hết. Một nhà quản trị giỏi cần biết phân tích và nắm vững
các yếu tố môi trường có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến công tác quản trị
nhân sự.
Muốn lãnh đạo nhân viên thành công, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình công
tác, nhà quản trị phải có những bí quyết riêng. Nghệ thuật quản lý nhân sự dựa trên

ba bí quyết đơn giản nhưng rất hiệu quả nhằm tăng năng suất làm việc của nhân
viên, tăng lợi nhuận và sự thỏa mãn của khách hàng. Nhân viên làm việc năng suất
hơn nếu như họ biết bạn muốn họ làm cái gì, họ được khen ngợi khi làm đúng và
bị khiển trách rõ ràng nếu làm việc không tốt, nhưng nhân cách của họ cũng phải
được tôn trọng. Những nhà quản trị nhân sự áp dụng những bí quyết này ít bị căng
thẳng và dễ đạt được thành công.
4
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 4
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
Bí quyết một: xác định mục tiêu
Bí quyết đầu tiên này là nền tảng cho mọi thứ khác. Nếu mục tiêu không rõ
ràng, thì không thể đánh giá được thành quả công việc của nhân viên. Trong hầu
hết các công ty, nhân viên và ban giám đốc có hai mục tiêu khác biệt nhau. Nếu
như ban lãnh đạo và nhân viên không thông tin cho nhau để tìm ra một số mục tiêu
chung mà hai bên đều nhất trí, thì sẽ chẳng có bên nào thỏa mãn, thậm chí lại gây
phiền toái cho nhau.
Nếu như bạn hỏi các nhân viên là họ có làm việc tốt hay không, thì câu trả lời
thông thường nhất sẽ là: “Gần đây, tôi chưa hề bị sếp khiến trách” hoặc “không ai
nói động gì tới tôi là tốt rồi”. Để tránh cho nhân viên có thái độ tiêu cực này, bạn
phải xác định được mục tiêu rõ ràng. Các nhà quản trị nhân sự khôn khéo nên cho
nhân viên biết ngay từ đầu là họ phải làm cái gì.
Để hoàn tất quá trình này, hãy viết các mục tiêu trên một mảnh giấy nhỏ,
không quá 250 từ. Tại sao phải viết ra giấy? Để nhân viên và ban lãnh đạo có thể
đọc được hàng ngày, xem hành vi của mình có phù hợp với mục tiêu hay không.
Bí quyết hai: khen ngợi
Nhà quản trị nhân sự khôn khéo áp dụng kỹ thuật khen ngợi gồm ba phần cơ
bản:
1. Khen ngay lập tức - luôn luôn khen nhân viên đúng lúc họ làm tốt. Đừng để
dành lời khen đó.

2. Khen cụ thể - ai cũng muốn được đối xử tốt nhưng người ta cảm thấy thích
nhất khi được nói chính xác là đã làm tốt cái gì.
3. Chia sẻ tình cảm - hãy phát biểu cảm nhận của mình - không phải là những
gì bạn nghĩ mà là những gì bạn cảm thấy. Tình cảm là yếu tố thân mật hơn những ý
nghĩ trong mối quan hệ con người.
Quan trọng là hãy nhớ khen ngợi nhân viên ngay lúc đầu, khi mà họ bắt đầu
hiểu và thực hiện được gần đúng công việc. Đừng chờ đến khi nhân viên làm thật
đúng rồi mới khen. Những việc làm gần đúng sẽ tạo nên một việc làm thật đúng.
5
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 5