THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI

THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH TM Vận Tải An Thái, có trụ sở tại 630 Lê Thánh
Tông - Hải An - TP Hải Phòng được thành lập từ ngày 1/6/2005 với số vốn
ban đầu là2.000.000.000 đ. Do nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh năm 2007
Công ty đã huy động thêm số vốn là2.000.000.000đ, nâng tổng số vốn hiện có
lên 4.000.000.000đ. Trải qua gần 04 năm hoạt động, Công ty đã đạt được nhiều
thành quả tương xứng với sự nỗ lực không ngừng của mình, tuy thời gian hoạt
động chưa lâu nhưng Công ty đã sớm khẳng định được vị trí và uy tín của mình
trên thị trường. Đến nay Công ty đã thực sự trở thành một trong những công ty
có uy tín trong lĩnh vực vận tải . Với đội ngũ cán bộ giỏi chuyên môn, công
nhân lành nghề, trang thiết bị hiện đại, các sản phẩm, dịch vụ... của công ty luôn
đáp ứng những tiêu chuẩn khắt khe của những khách hàng khó tính và Công ty
đã chinh phục được nhiều khách hàng bằng tính chuyên nghiệp, chất lượng, sự
nhiệt tình, thời gian phục vụ nhanh chóng…
2.1.2. Mục đích hoạt động và trách nhiệm của Công ty
2.1.2.1. Mục đích
Do yêu cầu đẩy mạnh tiến trình hiện đại hóa và công nghiệp hóa đất
nước, đồng thời do đòi hỏi của nền kinh tế thị trường, một số doanh nghiệp Nhà
nước hoạt động kém hiệu quả, chưa phát huy được vai trò chủ đạo trong nền
kinh tế đòi hỏi phải có giải pháp tích cực. Vì vậy Công ty ra đời nhằm một số
mục đích:
- Giải quyết sự bế tắc khủng hoảng về vốn trong doanh nghiệp, tạo điều
kiện cho doanh nghiệp mở rộng sản xuất kinh doanh, thu hút rộng rãi các nguồn
vốn vào sản xuất kinh doanh.
- Tạo việc làm cho người lao động.
2.1.2.2. Trách nhiệm của Công ty
- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, doanh
nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo qui định của pháp luật. Tự chủ

trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật về
kết quả hoạt động kinh doanh của mình, chịu trách nhiệm trước khách hàng về
sản phẩm do Công ty thực hiện.
- Nghiên cứu, xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh có
hiệu quả, tổ chức lưu lượng hàng hóa phong phú về số lượng, đa dạng về chủng
loại mẫu mã và chất lượng nhằm đáp ứng yêu cầu của thị trường và mục tiêu
phát triển của Công ty.
+ Tự huy động vốn để hoạt động kinh doanh, quản lý và sử dụng nguồn
vốn đó, bảo toàn và phát triển nguồn vốn của mình theo đúng chế độ chính sách,
đạt hiệu quả kinh tế, đảm bảo tự trang trải về tài chính đồng thời phải chấp hành
đầy đủ các chế độ chính sách của pháp luật hiện hành.
+ Thực hiện đúng mọi chính sách chế độ và các qui định về lao động tiền
lương, về quản lý tài sản, tài chính và chịu trách nhiệm về tính chất xác thực của
các hoạt động tài chính của mình. Thực hiện đầy đủ các cam kết trong các hợp
đồng mua bán, liên doanh hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế thuộc các thành
phần kinh tế khác.
+ Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà
nước theo qui định của pháp luật.
+Tuân thủ các qui định về thanh tra của cơ quan tài chính và cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền theo qui định của pháp luật
Cùng với sự phát triển đi lên và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của
khách hàng, công ty thương xuyên bổ sung nhiều thiết bị mới, hiện đại phục vụ
cho công tác tổ chức và quả lý công ty, công ty đã có hợp tác liên doanh với
nhiều công ty lớn trong ngành để không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng
phục vụ các sản phẩm, nâng cao uy tin của công ty trên thi trường, duy trì và
liên tục cải tiến nâng cao hệ thông quản lý chất lượng tốt nhât.
Trong giai đọan hiện nay công ty cũng đang gặp phải một số khó
khăn ,thử thách mới như: sự hoà nhập thi trường quốc tế ở mức độ cao, đặc biệt
là từ khi Việt Nam ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, thị trường Việt
Nam sẽ được mở rộng hơn cho các doanh nghiệp nước ngoài, khiến cho mức độ

cạnh tranh ngày càng gay gắt, các loại hình dịch vụ vận tải gia tăng, cạnh tranh
rất quyêt liệt,về chất lượng sản phẩm và giá cả… Song dưới sự lãnh đạo của
giám đốc công ty cùng sự nhiệt tinh làm việc của toàn thể nhân viên công ty các
chỉ tiêu kinh tế đều tăng so với cùng kỳ năm trước và công ty đang từng bước đi
vào hoạt động ổn định theo đúng quỹ đạo .
Sau 4 năm thành lập bắt đầu từ những ngày tháng gian khổ, song với
sự lỗ lực của lãnh đạo cung các nhân viên trong công ty với sự quan tâm gúp đỡ
của Đảng và nhà nước, công ty đã không ngừng phát triển cả về chiều rộng vá
chiều sâu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, nâng cao chất lượng sản
phẩm và trình độ quản lý, tạo dựng uy tín trên thi trường.
Mục tiêu phát triển trong giai đoạn tới của công ty là không ngừng cải
tiến chất lượng các dịch vụ mở rộng phạm vi hoạt động, đa dạng hoá các loại
hình dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngay càng cao của khách hàng, đảm bảo uy tín
chất lượng sản phẩm trên thị trường, sản phẩm công ty cung cấp đảm bảo chất
lượng và uy tín tạo được chỗ đứng trên thị trường.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Bộ máy quản lý và tổ chức của Công ty được áp dụng theo hình thức trực
tuyến chức năng nhằm đáp ứng kịp thời thông tin, số liệu cho các cấp lãnh đạo
và ngược lại các chỉ thị, mệnh lệnh từ lãnh đạo sẽ được truyền đạt trực tiếp, rõ
ràng và nhanh chóng đến những người tổ chức thực hiện. Cơ cấu này phần nào
thích ứng được với sự biến đổi của thị trường và làm giảm gánh nặng trong
công tác quản lý của giám đốc.
Đứng đầu Công ty là giám đốc, người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước
Nhà nước và Công ty về mọi hoạt động của Công ty mình. Giám đốc có quyền
Giám đốc
Bộ phận kinh doanh Bộ phận kỹ thuật
Bộ phận kế toán
Bộ phận quản lý đội xeBộ phận Hành chính tổng hợp
Phó giám đốc
quyết định mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo các chế độ chính sách,

pháp luật của Nhà nước và qui định của Công ty. Về công tác lao động giám
đốc có quyền hoạch định, tuyển chọn lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh
của Công ty, có quyền kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động đối với những vi
phạm hợp đồng lao động. Giám đốc phải có trách nhiệm tổ chức thực hiện tốt
pháp lệnh bảo hộ lao động, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động. Đối với các
phòng ban thì Giám đốc làm việc theo chế độ thủ trưởng, hàng năm giao kế
hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch với các phòng ban.
Giúp việc cho Giám đốc có một phó Giám đốc, được phân công phụ trách
một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được
giao. Phó Giám đốc chịu trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty, giám sát các hoạt động của các phòng ban.
Mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể và có mối quan hệ mật thiết
với nhau.
Hình 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty

Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp công ty
Giám đốc: là người quản lý cao nhất, có quyền quyết định mọi vấn đề về
chiến lược sản xuất kinh doanh cũng như quyền quyết định về nhân sự, đồng
thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh của
Công ty .
Phó giám đốc: là người trực tiếp giúp việc cho giám đốc và được giao
phụ trách một số lĩnh vực chuyên môn, được phân công phụ trách một số lĩnh
vực công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được giao. Phó
Giám đốc chịu trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty.
Bộ phận kinh doanh :Có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc Công ty về
việc lập và thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty, tìm hiểu và mở rộng thị
trường, xây dựng phương hướng chiến lược sản xuất kinh doanh .
Bộ phận kỹ thuật: Phụ trách vấn đề kỹ thuật, là người chịu trách nhiệm
trong lĩnh vực kỹ thuật có nhiệm vụ sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị để

thực hiện tốt việc vận hành chúng trong sản xuất.
Bộ phận kế toán : Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về quản lý
nhân sự, tuyển dụng và đào tạo cán bộ, tổ chức quản lý văn phòng, đề ra các nội
dung quy chế của công ty, chịu trách nhiệm công tác bảo vệ tài sản, các thủ tục
hành chính, cung cấp lưu trữ các văn bản, công văn, phụ trách công tác đối nội,
đối ngoại của công ty, có nhiệm vụ hạch toán kinh tế về các hoạt động sản xuất
kinh doanh, cung cấp thông tin , số liệu về hoạt động của sản xuất kinh doanh
và các báo cáo tài chính cho đơn vị quản lý và giám đốc.Thực hiện việc quản lý
về tiền - vốn, tính toán chi trả lương cho người lao động.
Bộ phận quản lý đội xe: Có nhiệm vụ quản lý về giờ giấc đI lại của từng
đầu xe, điều động xe mỗi khi có đơn đặt hàng, kiểm tra tình trạng của các đầu
xe để có biện pháp xử lý kịp thời nhằm tránh rủi ro và nguy cơ thiệt hại về tài
sản của Công ty.
Hợp đồng vận chuyểnĐiều động Phương tiệnKiểm nhận, bốc xếp hàng hoá theo hợp đồngVận chuyển hàng hóaBốc xếp và giao nhận hàng hoá cho chủ hàng
Đội xe: Đây là bộ phận tham gia trực tiếp vào việc sản xuất sản phẩm
do vậy phải thể hiện được tính kỷ luật trong công việc đáp ứng tốt nhất yêu cầu
của khách hàng.
Bộ phân hành chí tổng hợp : Lưu giữ các hồ sơ sổ sách quan trọng, các
tài liệu, thông báo, quyết định của Giám đốc. Phòng HC-TH đại diện cho công
ty, khi có cuộc gặp mặt, giao tiếp với khách hàng, văn phòng phải vạch ra kế
hoạch đốn tiếp..., hàng ngày văn phòng nhận các bưu phẩm bưu kiện, fax sau đó
trình Giám đốc. Hàng ngày văn phòng phải lấy báo cáo từ các bộ phận phòng
ban để cập nhật thông tin hàng ngày.
Nguồn nhân lực
Để thành công trong việc phát triển sản xuất và kinh doanh, các doanh
nghiệp phải hoạch định các kế hoạch phát triển trong tương lai của mình, trong
đó phải hết sức coi trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực. Cùng với sự phát
triển của nền kinh tế, người lao động làm việc ở các doanh nghiệp cần phải có
tay nghề, có trình độ chuyên môn ngày càng cao. Đứng trước yêu cầu này, trong
những năm qua ngoài việc nâng cao, đổi mới cách thức công việc, Công ty còn

đào tạo và tuyển thêm lao động có trình độ tay nghề cao vào làm việc tại các
phòng ban trong Công ty. Số lao động trong Công ty được chia làm 2 loại: Lao
động trực tiếp và lao động gián tiếp, tùy theo chức năng và nhiệm vụ của từng
bộ phận lao động.
2.1. 4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Do đặc thù của ngành vận tải không có sản phẩm tồn kho, sản phẩm của
doanh nghiệp chỉ thực sự hình thành khi có đơn đặt hàng của khách hàng. Quy
trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể tóm tắt qua sơ đồ sau:
Hình 2: Quy trình sản xuất kinh doanh

Nguồn: Phòng kinh doanh của công ty
Căn cứ hợp đồng vận chuyển, bộ phận quản lý đội xe thực hiện việc
điều động phương tiện chuyên chở tới địa điểm nhận hàng, cán bộ kinh doanh
và người chuyên chở trước khi bốc xếp hàng hoá lên phương tiện chuyên chở
phải thực hiện việc kiểm nhận hàng hoá với bên giao hàng.
Sau khi thực hiện xong các công việc trên thì tiến hành vận chuyển hàng
hoá về địa điêm đã được thoả thuận trong hợp đồng, khi hàng hoá về tới địa
điểm quy định cán bộ kinh doanh và người chuyên chở phải kiểm nhận lại hàng
hoá và làm thủ tục bàn giao hàng hoá cho chủ hàng.
Công ty TNHH TM Vân Tải An Thái mới thành lập nhưng đã từng bước
đứng vững và có những bước phát triển ban đầu trong nền kinh tế thị trường.
Doanh nghiệp mở sổ sách theo dõi đầy đủ, không để khách hàng chiếm
dụng vốn ...
Khấu hao Tài sản cố định theo đúng những quy định hướng dẫn của bộ
tài chính.
Doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách thuế, trả lãi vay
ngân hàng theo đúng chính sách, chế độ thủ tục quy định.
Doanh nghiệp luôn luôn có những chính sách để nâng cao hiệu quả kinh
doanh, mở rộng thị phần, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện tăng thu nhập cho nhân
viên. Về chi phí gồm: tiền lương, tiền điện, tiền nhà, tiền nước, trả lãi vay, khấu

hao Tài sản cố định... và các chi phí khác và ở mức hợp lý.
Từ khi thành lập đến nay, Công ty luôn thực hiện đúng mọi qui định của
Nhà nước và pháp luật. Công ty luôn duy trì, củng cố và phát triển các mối quan
hệ làm ăn với khách hàng, đóng góp một phần to lớn vào công cuộc công
nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước.
Sau đây là một số các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong những thời gian hoạt
động vừa qua
Hình 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008
MÉu B02- DNN
(Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Năm 2008
Đơn vị tính:VNĐ
Chỉ tiêu Mã số Năm nay Năm trước
1 2 3 4
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 100,696,852
90,634,512
2. Các khoản giảm trừ 02 -
3. Doanh thu thuần 10 100,696,852
90,634,512
4. Giá vốn hàng bán 11 55,382,310
50,123,654
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dv 20 45,314,542
40,510,858
6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 17,796
15,657
7. Chi phí tài chính 22 -
-
8.Chi Phí quản lý kd 24 35,110,627

30,731,256
9.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kd 30 10,221,711
9,795,259
10. Thu nhập khác 31 180,000
-
11. chi phí khác 32 180,000
-
12. Lợi nhuân khác 40 -
-
13.Tổng lợi nhuận trước thuế 50 10,221,711
9,795,259
14. Chi phí thuế TNDN 51 2,862,079
2,742,672
15. Lợi nhuận sau thuế TNDN(60=50-51) 60 7,359,632
7,052,586
Nguồn: Phòng tài chính kế toán công ty-
(Năm2008)

Hình 4: Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của doanh nghiệp
Ch tiêuỉ VTĐ N m 2007ă N m 2008ă So sánh(%) Chênh l chệ
T ng thuổ Đ 90,650,169 100,894,378 111.3 10,244,209
T ng chiổ Đ 83,597,582 93,535,016 111.9 9,937,434
L i nhu nợ ậ Đ 7,052,587 7,359,362 104.3 306,775
Nguồn: Phòng tài chính kế toán công ty
Qua bảng số liệu Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty nhìn chung
cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty là có hiệu quả nhưng chưa
cao, được thể hiện qua các chỉ tiêu :
- Doanh thu năm 2008 tăng so với năm 2007 là 10,244,209 tức tăng 11% chứng
tỏ công ty đã kinh doanh tốt, chất lượng dịch vụ được nâng cao, đáp ứng được nhu cầu
của khách hàng.

- Chi phí năm 2008 so với năm 2007 tăng 9,937,434 tức tăng 11% Chí phí
tăng là do việc đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất chất kỹ thuật của công ty và
trong những năm qua trên thị trường có công ty mới mở, sức cạnh tranh lớn,
dịch vụ vận tải tăng song tốc độ tăng chi phí băng tốc độ tăng doanh thu của
doanh nghiệp. Điều này chứng tỏ doanh nhiệp đã chưa tiết kiệm được chi phí
,chi phí tăng dấn đến lợi nhuận của doanh nghiệp thấp.
- Lợi nhuận năm 2008 tăng so với năm 2007 là 306,775 tức tăng 4%
Lợi nhuận của công ty tăng lên chứng tỏ công ty đã làm ăn có lãi
nhưng chưa cao là do công ty đã đầu tư nhiều máy móc thiết bị, cơ sở vật chất
phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh làm chi phí tăng lên giảm lợi nhuận
vì vậy trong những năm tới công ty cần nâng cao hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm
chi phí tối đa và đưa ra những sản phẩm chất lượng cao có sức cạnh tranh trên
thi trương, có những biện pháp quản lý tối ưu nhằm giúp công ty kinh doanh có
hiệu quả đem lại lợi nhận cao hơn.
2.1.5. Mèi quan hÖ cña c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan
- Quan hệ với khách hàng: Công ty có nhiều khách hàng trong nước và
ngoài nước. Công ty có những chính sách khuyến mại đặc biệt đối với những
khách hàng lớn, chiết khấu thanh toán với những khách hàng thanh toán nhanh.
- Quan hệ với ngân hàng: Công ty có thể thông qua Ngân hàng thực hiện các ủy
nhiệm thu chi, các mối quan hệ tín dụng: vay vốn, trả lãi, quan hệ tiền gửi ngân hàng.
Công ty có thể bổ sung vốn kinh doanh nhờ mối quan hệ với Ngân hàng.
- Quan hệ với các cơ quan pháp quyền Nhà nước: Doanh nghiệp hoạt động
theo giấy phép kinh doanh, kinh doanh đúng ngành nghề theo pháp luật doanh
nghiệp Việt nam, chấp hành thực hiện mọi nghĩa vụ với Nhà nước: Nộp thuế
đúng hạn, các hoạt động bảo vệ môi trường, phòng cháy chữa cháy.
- Quan hệ với nhà cung cấp: Thông qua các đơn đặt hàng của Công ty nhà
cung cấp chuyển hàng đúng thời hạn, định kỳ Công ty chuyển khoản thanh toán
hoặc phía nhà cung cấp cử nhân viên đến Công ty nhận thanh toán bằng tiền
mặt.
2.1.6. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

Bất kì một doanh nghiệp nào khi bước vào sản xuất kinh doanh đều
mong muốn thu lại nhiều lợi nhuận. Trong một số năm gần đây công ty cũng
gặt hái được những thành công đáng kể song cũng gặp phải không ít những
khó khăn hiện tại cũng như trong tương lai cũng vậy, công ty đã đề ra những
phương hướng phát triển trong những năn tới như sau:
- Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Công ty sẽ đầu tư mua sắm những trang thiết
bị như máy vi tính, máy in điện thoại, phục cho khối văn phòng có đủ điều kiện
làm việc tốt nhất. Đầu tư cho các dịch vụ vận tải đảm bảo uy tín chất lượng, giữ
được niềm tin của khách hàng sao cho đạt hiệu quả kinh doanh tốt nhất .
- Về tài chính: Có các chế độ tiền lương, tiền thưởng xứng đáng, đúng pháp
luật đối với người lao động. Cân đối thu chi chặt chẽ hơn, lập báo cáo gửi giám
đốc, tìm nguồn đầu tư để tăng vốn cho công ty.
- Về lực lượng lao động: Không ngừng nâng cao nghiệp vụ nhân viên trong
công ty, đồng thời tuyển dụng đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ tay
nghề cao, năng lực tốt, nghiệp vụ chuyên môn giỏi nâng cao chất lượng trong
công việc. Đội ngũ cán bộ quản lý nâng cao chuyên môn nghiệp vụ bằng các
khóa đào tạo ngắn hạn .
quản lý- Về công tác kinh doanh: Tìm kiếm, ký kết nhiều hợp đồng tạo
doanh thu ổn định cho công ty, đẩy mạnh công tác liên doanh, liên kết với các
nhà đầu tư, thu hút vốn cho dự án, mở rộng kinh doanh ra nhiều mặt hàng đa
dạng phong phú.. Cần có những chiến lược phát triển kinh doanh cho phù hợp
với xu hướng chung của cả nước.
2.2 Thực tiễn công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại
Vận Tải An Thái
2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng trong công ty
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái không có cơ cấu tổ chức
văn phòng riêng, nội dung công tác văn phòng của công ty được đảm bảo bởi
một đơn vị chức năng có tên là phòng Hành chính-Tổng hợp, nhưng cũng thực
hiện đầy đủ các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng, dưới sự chỉ đạo của
trưởng phòng Hành chính tổng hợp (tương đương như Chánh văn phòng).

Trưởng phòng hành chính tổng hợp
Phó phòng hành chính tổng hợp
Nhân viên văn thư Nhân viên y tế Nhân viên văn phòng Nhân viên phục vụ
Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp
công ty
Nguồn: phòng hành chính tổng hợp công ty
Hiện nay phòng hành chính với số lượng nhân viên 8 người, những nhân
viên này đều là những nhân viên có chất lượng, và qua xét tuyển kỹ càng với
trình độ được đào tạo qua các trường đại học cao đẳng, có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ cao. Nói chung với số lượng công việc hiện nay thì với số lượng
người như trên là tương đối phù hợp. Với chế độ một thủ trưởng quản lý, điều
hành trực tiếp các nhân viên cùng với sự điều hành gián tiếp của phó phòng
hành chính đã dần củng cố bộ máy văn phòng hoàn thiện với các chức năng
tham mưu, tổng hợp, hậu cần.
Xét về nhân sự của phòng hành chính hiện nay đang là điều kiện thuận lợi
cho công tác tổ chức, quản trị văn phòng. Bởi về hầu hết các lãnh đạo và nhân
viên trong văn phong đều ở độ tuổi trẻ, nhưng có chuyên môn và nghiệp vụ cao
được đào tạo chuyên nghiệp trong đó: Trưởng, phó phòng đều tốt nghiệp sau đại
học, các nhân viên văn phòng đều tốt nghiệp đại học chuyên nghành hành chính
văn phòng.
Mặt khác trong quá trình hoạt động phòng hành chính được chú trọng,
quan tâm phát triển hơn để khảng định vai trò là trợ thủ tham mưu đắc lực cho
thủ trưởng và là cửa ngõ thông tin quan trọng của công ty. Bởi lãnh đạo đã nắm
bắt được vai trò quan trọng của thông tin trong hoạt động của công ty và tầm
quan trọng của thông tin gắn liền với hoạt động của văn pòng. Chính vì vậy mặc
dù gặp nhiều khó khăn nhưng trưởng phòng và các nhân viên trong văn phòng
đã khẳng định vai trò quan trọng của họ và công tác văn phòng đối với sự tồn tại
và phát triển của công ty.
2.2.2. Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phòng công ty
a.Chức năng chung của văn phong công ty

- Thực hiện các kế hoạch từ Phòng kế hoạch kinh doanh đã được Giám đốc phê
duyệt.
- Quản lý con người, máy móc thiết bị trong phạm vi công ty.
- Bảo đảm môi trường làm việc phù hợp.
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc, Các Phòng ban khác về kế hoạch sản xuất,
phát triển nguồn nhân lực...
- Phối hợp đào tạo, đánh giá nhân viên cùng phòng TCHC.
- Nghiên cứu nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm.
- Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi
trường và Trách nhiệm Xã hội tại Công ty.
b.Nhiệm vụ chung của văn phòng công ty
- Thực hiện các chương trình làm việc theo kế hoạch do ban Giam đốc chuyển
giao.
- Báo cáo tình hình thực hiện công việc cho giám đốc .
- Phối hợp cùng Phòng Quản lý chất lượng giải quyết các sự cố phát sinh về
chất lượng trong sản xuất.
- Quản lý và báo cáo tình hình nhân sự trong phòng Hành chính tổng hợp cũng
như trong toàn công ty cho lãnh đạo, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực cho công
ty.
- Quản lý máy móc, bảo trì máy móc định kỳ.
c. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng nhân sự trong văn phòng
 Trưởng phòng hành chính tổng hợp
Lá người đứng đầu bộ phận văn phòng của công ty, là người có trách
nhiệm ngiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng
Là người chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên môn như :Tổng
hợp ,kiểm tra, giám sát ...
Là người có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố trong văn phòng cho phù hợp
với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan, của tổ chức.
Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về tình hình hoạt động của bộ phận
văn phòng .

Trưởng phòng thực hiện công tác tham mưu cho lãnh đạo về công tác
tuyển dụng, bố trí nhân sự trong công ty, thường xuyên theo dõi, nắm bắt những
thông tin liên quan đến nhân sự để kịp thời giải quyết những thắc mắc của nhân
viên. Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo về công tác khen thưởng, kỷ luật, đánh
giá chất lượng công việc, thẩm định dự án đầu tư của từng bộ phận, phòng ban
chuyên môn.
+ Tổng hợp các ý kiến của nhân viên trong doanh nghiệp sau khi được
chuyên viên hành chính tổng hợp để trình lãnh đạo.
+ Chỉ đạo công tác lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch ngắn
hạn, dài hạn của công ty, thực hiện việc kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện
công việc, những kế hoạch đề ra, những nhiệm vụ được giao.
+ Tham gia các buổi ký kết hợp đồng đấu thầu của công ty bởi trưởng
phòng là người tham mưu chiến lược kinh doanh cho công ty.
+ Thực hiện các chuyến đi công tác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan, kiểm tra quá trình hoạt động của công ty đảm bảo mọi hoạt động diễn ra
có hiệu quả cao nhất.
+ Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng trong văn
phòng để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của văn phòng, từ đó tìm hiểu
được nguyện vọng, ý kiến của các thành viên để có phương pháp quản lý tốt
hơn, nắm bắt được những thiếu sót trong công tác điều hành, quản lý, thực hiện
những nhiệm vụ trong tháng.
 Phó phòng hành chính tổng hợp
+ Giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn
phòng ,cũng có thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận có trong văn phòng, có
thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do chánh văn phòng giao phó.
+ Là người có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ
trách (Đối ngoại ,phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường của công
ty ...) ,và chụi trách nhiệm trước chánh văn phòng về kết quả hoạt động do mình
phụ trách .
+ Chịu trách nhiệm trong công tác tuyển dụng, điều phối nhân sự trong

công ty dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng
+ Chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, thường xuyên kiểm tra, theo dõi tình hình
nhân sự để kịp thời bổ sung hoặc thuyên chuyển các lao động trong công ty.
+ Cùng với trưởng phòng thực hiện công tác lập kế hoạch đào tạo, gửi
cán bộ đi học tại các trường để nâng cao trinh độ chuyên môn
Thực hiện việc chỉ đạo trực tiếp, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các
kế hoạch, nhiệm vụ đề ra đối với văn phòng, các chi nhánh, phong ban trong
công ty.
+ Chịu trách nhiệm trong công tác hành chính văn thư trong công ty
Tổ chức việc tiếp nhận,quản lý, sử dụng, lưu trữ văn bản đến đi trong công ty.
Chức năng này hết sức quan trọng nhằm giúp cho công ty tìm ra những bạn
hàng tiềm năng, định hướng nhu cầu trong tương lai giúp văn phòng lập kế
hoạch khả thi.
 Nhân viên văn phòng
+Làm công tác thông tin tuyên truyền trong công ty, nội dung quảng bá,
quảng cáo sản phẩm theo yêu cầu.
+Khai thác mạng internet:
Hàng ngày nắm bắt các thông tin trên mạng phục vụ cho giới thiệu sản
phẩm, kinh doanh bán hàng.Tìm khách hàng hoặc những văn bản pháp luật mới
hoặc chưa có lưu trữ tại công ty .
Có trách nhiệm duy trì trang web của công ty .
Cập nhật các thông tin liên quan từ nơi khác đến thông qua mạng điện tử, quản
lý các thiết bị văn phòng về kỹ thuật, chất lượng và số lượng, hoàn thành các
nhiệm vụ khác khi lãnh đạo văn phòng giao.
+ Là người trực tiếp trợ giúp cho lãnh đạo tổ chức thực hiện các công
việc, giải phóng lãnh đạo khỏi những công tác mang tính sự vụ để tập chung
vào những vấn đề cơ bản
+ Xây dựng triển khai các kế hoạch thực hiện các công việc được giao.
Tư vấn cho lãnh đạo về soạn thảo, ban hành văn bản theo quy định chung
+ Xây dựng kế hoạch làm việc, bố trí thời gian, địa điểm tiếp khách cho

trưởng phòng và chịu trách nhiệm về những công việc được giao.
+ Giúp trưởng phòng kiểm tra, sắp xếp các văn bản vào tủ hồ sơ riêng.
Thường xuyên báo cáo cho trưởng phòng biết tình hình thực hiện kế hoạch làm
việc để không bị bỏ sót công việc.
+ Kiểm tra, chuẩn bị tài liệu, thiết kế nội dung cuộc họp cho trưởng
phòng tại các cuộc họp. Bố trí phương tiện vận chuyển, nơi nghỉ ngơi cho
chuyến đi công tác xa của lãnh đạo
Tuy nhiên với vai trò là người giúp việc trực tiếp cho trưởng phó phòng, là
người lập kế hoạch giúp thủ trưởng thực hiện các kế hoạch một cách khoa học
đạt hiệu quả cao. Vì vậy những yêu cầu đối với người thư ký không chỉ là