Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin: Phân tích thiết kế hệ thống bán thiết bị máy tính của Công ty

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ­ ĐỊA CHẤT
KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
***    

ĐỒ ÁN MƠN HỌC
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN

Đề tài: Phân tích Thiết kế Hệ thống bán Thiết bị Máy 
tính của Cơng ty

Sinh viên thực hiện:

Giáo viên hướng dẫn:

Vũ Tiến Khanh
Phạm Văn Chương
Lê Đức Anh
Lớp: DCCTMM62A­K62
Trương Xn Bình

Hà Nội 10­2020


Nhiệm vụ và nhận xét
Nhiệm vụ: Các thành viên trong nhóm sẽ đi khảo sát hiện trạng tại một số cơng ty 
bán thiết bị máy tính trên địa bàn. Đánh giá và nhận xét về cách thức hoạt động của 
hệ thống bán hàng hiện hành, sau đó phân tích những vấn đề mà hệ thống cũ cịn 
chưa được tối ưu hố từ đó đưa ra các giải pháp tối ưu. Sau khi phân tích đưa ra ý 
tưởng, nội dung thiết kế phần mềm cho hệ thống để có thể tối ưu triệt để các 
phương pháp và cách thức hoạt động sao cho đạt hiệu quả nhất.

Nhận xét:........................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2


LỜI NĨI ĐẦU
         

Lời nói đầu!
Ngày nay khoa học kĩ thuật phát triển, góp phần đắc lực trong cơng cuộc cách mạng 
khoa học kỹ thuật này phải đến lĩnh vực cơng nghệ thơng tin. Cơng nghệ thơng tin 
được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Đặc biệt trong ngành kinh tế, nó đóng góp 
phần đáng kể vào q trình hội nhập. Như chúng ta đã biết, việc quản lý kinh doanh 

của nhiều cửa hàng vẫn rất thủ cơng, việc ghi chép thơng qua sổ sách gặp nhiều trở 
ngại, gây khó khăn cho người quản lý khi muốn xem xét tình trạng các mặt hàng 
theo ngày, tháng, q,… Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo 
phương pháp thủ cơng như: Thơng tin về đối tượng quản lý nghèo làn, lạc hậu, 
khơng thường xun cập nhật. Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thơng tin lưu trữ 
trong đơn vị khơng nhất qn, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận  Đặc biệt là mất rất 
nhiều thời gian và cơng sức để thống kê, để phân tích đưa ra các thơng tin phục vụ 
việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của cơng nghệ thơng tin trong 
quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược 
điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài tốn quản lý được đưa vào máy tính và ngày 
càng được tối ưu hố, giản được thời gian cũng như chi phí cho q trình xử lý, 
mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh.Từ thực tế đó việc xây dựng một phần 
mềm quản lí thiết bị của mơt cửa hàng rất cần thiết. Đề tài của chúng em là xây 
dựng phần mềm quản lú thiết bị của cửa hàng máy tính.
Với đề tài này phần mềm sẽ cho phép người dung thực hiện một cách nhanh chóng, 
chính xác việc nhập dữ liệu, lưu trữ, cập nhập thơng tun các mặt hàng, thực hiện 
u cầu báo cáo… với giao diện làm việc than thiện, tiện dụng với người sử dụng 
hệ thống.
Nội dung trong đề tài chắc chắn khơng tránh khỏi nhiều thiếu sót, rất mong nhận 
được sự đóng góp ý kiến của thầy và các bạn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!

3


TĨM TẮT ĐỀ TÀI
Mục đích:
Trong thời đại ngày nay thơng tin kinh tế là vấn đề sống cịn với các đơn vị kinh  
doanh. Đơn vị  nào làm chủ  được thơng tin sẽ  có ưu thế  tuyệt đối trong hoạt động 
kinh doanh. Hơn nữa chỉ  thu nhập thơng tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo  

quản giữ  gìn thơng tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị  một cách chặt chẽ. Do  
đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm sốt chặt chẽ, bảo đảm an tồn, bảo mật cơ 
sở dữ liệu.
Từ cơng tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến 
hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hố các chức năng có thể  được 
thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho q  
trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán  
hàng hố, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ…
­

Tiếp cận với nghiệp vụ chun mơn, mơi trường hoạt động của hệ thống.

­

Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.

­

Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp 
lý của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hồn thiện 
hơn và đáp ứng u cầu cơng việc đặt ra.

Kết luận:  Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện  
đại, đáp  ứng nhu cầu xử  lý các chức năng nghiệp vụ  trong q trình thực hiện các  
hoạt động kinh doanh. Dựa trên quy trình làm việc từ đó tạo ra một phần mềm quản 
lý giúp tối ưu hố quản lý việc mua bán thiết bị, dễ dàng tiếp cận và sử dụng. 

4

                      

MỤC LỤC
                                                                                    

Danh sách hình vẽ:
Hình 1
Tổng quan hệ thống
Hình 2
Biểu đồ ngữ cảnh
Hình 3
Sơ đồ phân rã chức năng
Hình 4
Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 0
Hình 5
Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 1
Hình 6
Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 2
Hình 7
Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 3
Hình 8
Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 4
Hình 9
Biểu đồ rút gọn
Hình 10
Quan hệ mơ hình dữ liệu

Danh sách bảng biểu:
Bảng 1
Bảng 2

Bảng 3
Bảng 4
Bảng 5
Bảng 6
Bảng 7
Bảng 8
Bảng 9
Bảng 10

Giá
Phiếu thanh tốn
Sổ nhập hàng
Xuất hàng
Xác định tác nhân chức năng hồ sơ
Phân rã dần chức năng
Các hồ sơ sử dụng
Ma trận thực thể 
Liệt kê chọn lọc thơng tin
Xác định thực thể thuộc tính

Danh sách từ viết tắt:
­ NCC: Nhà cung cấp
­
5

H.Đơn: Hố đơn


6

PHẦN I.  KHẢO SÁT HỆ THỐNG
      Khảo sát ở một số cơng ty bán thiết bị máy tính, chúng em thấy việc quản lý 
thiết bị của đa số các cửa hàng này vẫn cịn mang nặng tính thủ cơng truyền thống. 
Việc tạo ra một hệ thống quản lý trong việc mua bán các thiết bị máy tính là rất cần 
thiết. Hệ thống quản lý việc bán thiết bị máy tính có thể được mơ tả khái qt bao 
gồm các chức năng chính sau: 
­

Quản lý nhập thiết bị

­

Quản lý bán thiết bị

­

Bảo hành

­

Báo cáo

Tổng quan về hệ thống cũ
Mục đích khảo sát hiện trạng: 
­

Tiếp cận với nghiệp vụ chun mơn, mơi trường hoạt động của hệ thống

­

Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

­

Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp 
lý của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hồn thiện 
hơn và đáp ứng u cầu cơng việc đặt ra.

Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng:
­

Khảo sát và tìm hiểu hệ thống hiện tại mà khách hàng đang làm việc 

­

Các quy tắc quản lý của cửa hàng:

Quản lý thiết bị: 
        Cơng ty sẽ nhập thiết bị mới theo từng đợt (4 đợt/năm). Khi nhập thiết bị nhân 
viên cửa hàng sẽ nhận thiết bị và điền thơng tin vào phiếu nhập gồm các thơng tin: 
mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, thuế VAT, ngày nhập, 
bảo hành, thành giá tiền, mã nhân viên. 
        Khi xuất hàng (bán hàng) nhân viên sẽ điền thơng tin vào phiếu xuất gồm các 
thơng tin: mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, ngày xuất, 
7


bảo hành, thành tiền, tên khách hàng, mã nhân viên. Một bản phiếu xuất sẽ được 
giao cho khách hàng và một bản sẽ được cửa hàng giữ lại

        Mọi cơng việc nhập, xuất, sửa và xố thơng tin về thiết bị đều được tiến hành 
trên giấy tờ 
Quản lý nhân viên: 
       Việc quản lý nhân viên gồm các thơng tin về nhân viên (quản lý trong hồ sơ 
nhân viên) và thơng tin về trả lương cho nhân viên. Nhân viên sẽ có hồ sơ trên giấy 
tờ riêng.
Tìm kiếm thơng tin:
       Nhân viên có thể tra cứu nội dung thơng tin của các thiết bị, của việc nhập và 
xuất thiết bị. Có thể cần tra cứu theo tên thiết bị, theo mã thiết bị, theo ngày nhập… 
Muốn làm được điều này nhân viên phải tìm trên những giấy tờ đã lưu của kho tài 
liệu. Mọi thơng tin đều chỉ có ở trên giấy tờ. 
Tình hình bán thiết bị:
       Cửa hàng sẽ cập nhật và in ra những bản báo giá thiết bị bằng bản word để 
khách hàng biết thơng tin về thiết bị. Khi nhập hay xuất thiết bị cũng có ghi những 
phiếu xuất và phiếu nhập. Dựa vào phiếu xuất nhập có thể tổng kết tình hình bán 
thiết bị của cửa hàng theo từng ngày, tháng, q.
Đánh giá hệ thống cũ: 
      Trên đây là mơ tả hoạt động của hệ thống, ta thấy việc quản lý bán thiết bị của 
cửa hàng máy tính đó có những ưu, nhược điểm như sau: 
 Ưu điểm:
­

Cơ cấu quản lý của cửa hàng chặt chẽ và logic, nếu thực hiện đúng các 
ngun tắc của quy trình quản lý thì cơng việc được tiến hành chính xác đảm 
bảo u cầu.

­

Bên cạnh đó phương tiện để quản lý là giấy tờ sổ sách nên có thể lấy và 
xem, tra cứu sửa chữa được tiến hành khơng cần những điều kiện cầu kỳ 

như máy móc, trang thiết bị hiện đại…

 
8


Nhược điểm: 
­

Việc lưu trữ thơng tin thiết bị cũng như các thơng tin khác trong việc quản lý 
hệ thống đều được tiến hành thủ cơng bằng sổ sách và các chứng từ với một 
số lượng lớn, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho cơng tác quản lý, tốn 
nhiều thời gian và cơng sức cho nhân viên quản lý với những cơng việc kiểm 
tra, tra cứu, kiểm kê phức tạp

­

Khi lưu trữ thơng tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi 
gặp nhiều khó khăn.Chẳng hạn muốn sửa thơng tin trong hồ sơ thiết bị thì 
phải gạch đi rồi sửa lại bên cạnh, sẽ rất khơng hay nếu phải sửa đổi nhiều 
lần

­

Việc thống kê tình hình bán thiết bị cũng phức tạp.

u cầu đối với hệ thống mới: 
        Dựa trên quy trình làm việc của cơng ty bán thiết bị máy tính, từ nhược điểm 
nói trên chúng em thấy có một phần mềm quản lý là rất cần thiết. Với một cửa 
hàng cần quản lý về việc mua bán thiết bị, quản lý tài chính. Phần mềm nhóm em 

làm là phần mềm quản lý việc bán thiết bị máy tính của một cửa hàng. Phạm vi bán 
thiết bị trong một cửa hàng và với người sử dụng hệ thống là nhân viên quản lý của 
cửa hàng.
Các u cầu người dùng:
     ­     Phần mềm có giao diện phù hợp, sử dụng tiện lợi, nhanh chóng cho người sử 
dụng. 
­

Có khả năng nhập, xuất dữ liệu cho mỗi lần nhập, xuất thiết bị kèm các bản 
in phiếu xuất, nhập 

­

Xử lý được việc sửa dữ liệu nếu trong q trình nhập có sai sót

­

Khi người sử dụng có nhu cầu xem thơng tin thì có thể xem bằng chương 
trình tìm kiếm thơng tin giúp việc tra cứu thơng tin dễ dàng

9


­

Có thể cho biết tình hình bán hàng (thống kê được danh sách các mặt hàng 
hiện có, đã hết, cịn tồn hay bán chạy nhất…) qua việc thống kê các phiếu 
nhập, xuất theo tháng, q, năm.

10

1. Chiến lược điều tra:
­

Các nguồn thơng tin điều tra: tham khảo từ sách báo, tài liệu và tham khảo các 
phần mềm download từ mạng.

­

Quan sát hoạt động của hệ thống cũ

­

Đưa ra giải pháp tối ưu cho chủ quản

­

Đặt vị trí vai trị của khách hàng (người sử dụng hệ thống) để thấy được rõ 
những u cầu thực tế mà hệ thống cần thực hiện. 

2. Chương trình có các chức năng chính: 

11

­

Quản lý xuất hàng 

­

Quản lý nhập hàng

­

Bảo hành

­

Báo cáo


PHẦN II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
1. Mơ tả hình ảnh

 

Phịng kinh doanh 

Khu vực bảo hành bảo 
trì 

Khu vực kho 

Khu vực tư vấn bán hàng 
hàng 

Khu vực trưng bày sản phẩm 
Khu vực trưng bày sản phẩm 

Hình 1
12


Mơ tả bằng lời

2.

 Cửa hàng sẽ nhập hàng từ nhà cung cấp.Khi có nhu cầu nhập hàng cửa hàng sẽ 
nhận được các thơng tin chi tiết về các loại thiết bị muốn nhập từ nhà cung 
cấp.Thơng tin về thiết bị muốn nhập gồm có:xuất xứ,cách tháo lắp ,bảo dưỡng 
,giá…Nếu cửa hàng có nhu cầu muốn nhập các loại thiết bị này của hàng phải gửi 
đơn đặt hàng đến cho nhà cung cấp.Sau đó tiến hành làm báo giá các loại thiết bị 
cho khách hàng. Nhà cung cấp sẽ đáp ứng nhu cầu nhập hàng của khách hàng bằng 
việc giao hàng cho của hàng theo đơn đặt hàng,và có kèm theo hố đơn thanh tốn. 
Cửa hàng nhập thiết bị thơng qua biên lai thanh tốn tiền và phiếu nhập. Sau đó sẽ 
ghi vào sổ nhập kho. Khách hàng có nhu cầu mua thiết bị sẽ gửi u cầu đến cửa 
hàng cửa hàng sẽ gửi bảng báo giá thiết bị cho khách. Nếu khách hàng đồng ý mua 
thiết bị nào thì viết đơn đặt hàng với cửa hàng và cửa hàng sẽ kiểm tra xem thiết 
bị mà khách u cầu nếu cịn sẽ giao hàng cho khách và viết hố đơn thanh tốn 
kèm theo biên bản giao hàng (kèm phiếu bảo hành) .Sau đó ghi vào sổ xuất hàng. 
Khi khách hàng có u cầu về bảo hành thiết bị đã mua ở cửa hàng .Cửa hàng sẽ 
đồng ý u cầu bảo hành thiết bị của khách và sẽ ghi một biên lai nhận thiết bị 
giao cho khách.Bộ phận bảo hành sẽ tiến hành kiểm tra ,sửa chữa và gửi lại cho 
khách và sẽ kèm theo một hố đơn thanh tốn bảo hành (Nếu thiết bị đã q thời 
gian bảo hành).Các thơng tin về việc bảo hành thiết bị sẽ được lưu lại trong sổ 
bảo hành. Sau mỗi thời gian nhất định bộ phận bán hàng sẽ tổng hợp lại tình hình 
mua bán của cửa hàng để báo cáo cho chủ cửa hàng.Chủ cửa hàng là người quyết 
định việc nhập hàng từ nhà cung cấp.

13


3. Các loại hồ sơ

a, Bảng giá
STT

Mã

Phân loại

Thơng số

1
2
3
4

xxx
xxx
xxx
xxx

Laptop
Linh kiện
Ổ cứng
Thiết bị 
mạng

xxxxx
xxxxx
xxxxx
xxxxx

Số lượng
(cái)
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx

Giá
(đồng)
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx

Bảo hành
(tháng)
x
x 
x
x

Bảng 1
b, Phiếu thanh tốn
Mã sản 
phẩm

Mã nhân  Ngày 
viên
lập:

Tên sản  Số 
phẩm
lượng

Thời 
Thời 
gian bán gian 
bảo 
hành

Bảng 2
c, Sổ nhập hàng 
Từ ngày
 

Đến 
ngày
 

Tên sản  Thành 
phẩm
tiền
 
 

Mã
 

Ghi chú
 

Bảng 3
d, Sổ xuất hàng
Từ ngày
 

Đến 
ngày
 

Mã
 

Tên sản 
phẩm
 

Thành 
tiền
 

Bảng 4

14

Ghi chú
 

Thành 
tiền


3.1 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ

Nhập vào kho và ghi vào sổ 
nhập kho
Thanh tốn hố đơn nhập thiết 
bị
Lập bảng báo giá
Tiếp nhận u cầu của khách 
hàng gửi bảng báo giá cho 
khách hàng
Nhận đơn đặt hàng của khách
Kiểm tra hàng trong kho
Lập phiếu xuất hàng

Ghi vào sổ xuất hàng
Thanh tốn hố đơn xuất hàng

Số nhập kho
Thủ kho
Nhà cung cấp
Bộ phận kế tốn
Phiếu nhập hàng (kiêm hố đơn 
thanh tốn)

Bộ phận bán hàng
Bảng báo giá
Phiếu nhập hàng
Bộ phận bán hàng
Bảng báo giá

Hs dữ liệu 
Tác nhân
Tác nhân
Tác nhân
Hs dữ liệu

Đơn đặt hàng của khách
Bộ phận bán hàng
Bộ phận nhập hàng
Số nhập kho
Số xuất kho
Phiếu giao hàng
Phiếu xuất hàng
Phiếu bảo hành
Bộ phận bán hàng
Số xuất kho
Bộ phận kế tốn
Phiếu giao hàng (kiêm hố đơn 
xuất hàng)

Hs dữ liệu 
Tác nhân
Tác nhân
Hs dữ liệu

Hs dữ liệu
Hs dữ liệu
Hs dữ liệu
Hs dữ lệu
Tác nhân
Hs dữ liệu
Tác nhân
Hs dữ liệu

Bảng 5

15

Tác nhân
Hs dữ liệu
Hs dữ liệu
Tác nhân
Hs dữ liệu


3.2 Thiết lập biểu đồ mức ngữ cảnh

Hình 2
3.3  Mơ tả tương tác 

 + Nhà cung cấp : Khi cửa hàng có u cầu nhập thiết bị nhà cung cấp sẽ gửi 
thơng tin thiết bị cho cửa hàng .Cửa hàng xem thơng tin về các thiết bị và gửi đơn 
đặt hàng cho nhà cung cấp .Nhà cung cấp sẽ đáp ứng u cầu và cung cấp thiết 
bị.
 + Khách hàng : Có u cầu mua hàng sẽ được cửa hàng gửi bảng báo giá các 

thiết bị.Khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng và cửa hàng sẽ giao hàng cho khách kèm 
theo phiếu bảo hành .Khi khách hàng muốn bảo hành cửa hàng sẽ viết biên lai 
nhận thiết bị và khách hàng sẽ nhận được biên lai trả thiết bị khi bảo hành xong .
 + Chủ cửa hàng : Là người quyết định việc nhập hàng từ nhà cung cấp và là 
người đưa ra u cầu báo cáo về tình hình mua bán hàng của cửa hàng.quyết định 
việc nhập hàng từ nhà cung cấp và là người đưa ra u cầu báo cáo về tình hình 
mua bán hàng của cửa hàng

16


3.4 Mơ hình hóa chức năng
1. Biểu đồ phân rã chức năng (BFD)
a.  Khái niệm: BFD là biểu đồ phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống 
từtổng thể đến chi tiết, mỗi chức năng có thể có một hoặc nhiều chức năng con, tất 
cả được thể hiện trong một khung của biểu đồ.
b. Ý nghĩa của BFD: 
Tiếp cận thơng tin về mặt logic nhằm làm rỏ chức năng của hệ thống.
Phân biệt các chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống thơng tin.
c. Hạn chế của BFD: BFD khơng có tính động, nó chỉ cho thấy các chức năng mà 
khơng thể hiện trình tự xử lý của các chức năng đó cũng như là sự trao đổi thơng tin 
giữa các thơng tin. 
 Biểu đồ phân rã nhóm dần các chức năng
Các chức năng chi tiết (lá)
1. Viết phiếu u cầu nhập
2. Gửi đơn đặt hàng
3. Kiểm tra hàng
4. Lập phiếu nhập
5. Nhập kho
6. Thanh tốn

7. Lập báo giá
8. Nhận đơn đặt hàng
9. Kiểm tra hàng trong kho
10. Giao hàng 
11. Thanh tốn
12. Lập biên lai nhận thiết bị
13. Lập biên lai trả thiết bị
14. Ghi sổ bảo hành
15. Lập phiếu thanh tốn bảo 
16.Lập báo cáo

Nhóm lần 1 

Nhập hàng

Bán thiết bị máy 
Bán hàng

Bảo hành

Bảng 6

4. Phân rã chức năng: 

4.1 Sơ đồ phân rã chức năng

17

Nhóm lần 2

tính


Hình 3

18


4.2 Mơ tả chi tiết các chức năng lá
1.1 Viết phiếu u cầu nhập: Chức năng này thực hiện khi cửa hàng có nhu 
cầu nhập thiết bị thì phải viết phiếu u cầu nhập cho chủ cửa hàng để chủ 
cửa hàng thơng qua việc nhập thiết bị.
1.2 Gửi đơn đặt thiết bị: Khi cửa hàng đã đồng ý nhập thiết bị thì sẽ gửi đơn 
đặt các loại thiết bị cần nhập gửi cho nhà cung cấp.
1.3 Kiểm tra hàng: Khi nhà cung cấp mang hàng đã đặt mua đến thì cửa hàng 
sẽ phải kiểm tra hàng do nha cung cầp mang đến xem có đúng như trong đơn
đặt hàng khơng.
1.4 Lập phiếu nhập: Chức năng này được thực hiện sau khi đã kiểm tra hàng
nhập xong thì cửa hàng sẽ lập phiếu nhập hàng.
1.5 Nhập kho: Chức năng này thực hiện sau khi lập phiếu nhập thì cửa hàng 
sẽ nhập hàng vào kho và thơng tin nhập kho sẽ lưu vào sổ nhập kho.
1.6 Thanh tốn: Cửa hàng sẽ căn cứ vào phiếu nhập để làm hố đơn thanh 
tốn cho nhà cung cấp.
 2.1 Lập báo giá: Cửa hàng sẽ lập bảng báo giá các mặt hàng có trong cửa 
hàng để phục vụ cho khách hàng khi có u cầu mua hàng.
2.2 Nhận đơn đặt hàng: Khi khách có u cầu mua hang trong cửa hàng thì sẽ 
gửi đơn đặt hàng tới cửa hàng và cửa hàng sẽ tiếp nhận những đơn đó.
2.3 Kiểm tra hàng trong kho:Chức năng này thực hiện khi cửa hàng nhận 
được đơn đặt hàng của khách thi sẽ kiểm tra xem trong kho cịn những mặt 
hàng mà khách u cầu khơng.

2.4 Giao hàng: Chức năng này thực hiện khi việc kiểm tra hnàg trong kho đã 
thực hiện xong mặt hàng mà khách muốn mua vẫn cịn thì cửa hàng sẽ giao 
hàng cho khách.Và sẽ cập nhật vào sổ xuất hàng
2.5 Thanh tốn: Khi giao hàng cho khách thì cửa hàng sẽ viết phiếu thanh 
tốn cho khách và có kèm theo phiếu bảo hành.

19


3.1 Lập biên lai nhận thiết bị: Khi có vấn đề gì về hàng đã bán cho khách thì 
khách hàng sẽ u cầu cửa hàng bảo hành và cửa hàng sẽ viết biên lai nhận 
hàng bảo hành cho khách.
3.2 Lập biên lai trả thiết bị: Khi bảo hành đã thực hiện xong thì cửa hàng sẽ 
viết biên lai trả thiết bị cho khách.
3.3 Ghi sổ bảo hành: Thơng tin về các loại hàng được bảo hành sẽ được cửa 
hàng ghi vào sổ bảo hành.
3.4 Lập phiếu thanh tốn bảo hành: Chức năng này được thực hiện khi khách 
hàng có ucầu bảo hành mà phiếu bảo hành đã hết hạn.Thì khách hàng sẽ 
nhận được một phiếu thanh tốn bảo hành.
4.1 Lập báo cáo: Chủ cửa hàng sẽ u cầu các bộ phận trong cửa hang lập 
báo cáo về tình hình trong cửa hàng ,hàng nhập, hàng bán ,tồn kho,bảo 
hành…

Liệt kê các hồ sơ sử dụng:

STT
1
2
3
4

5
6
7
8
9
10
11
12
13

Kí hiệu
d1
d2
d3
d4
d5
d6
d7
d8
d9
d10
d11
d12
d13

Tên hồ sơ
Bảng thơng tin chi tiết các thiết bị
Đơn đặt hàng
Phiếu nhập hàng
Sổ nhập kho

Bảng báo giá
Phiếu xuất hàng
Phiếu giao hàng
Biên lai nhận thiết bị
Biên lai trả thiết bị
Sổ bảo hành
Hố đơn bảo hành
Báo cáo
Sổ xuất kho
Bảng 7

20


5. Ma trận thực thể chức năng

Các thực thể
D1 Bảng thơng tin chi tiết 
các thiết bị
D2 Đơn đặt hàng
D3 Phiếu nhập hàng
D4 Sổ nhập kho
D5 Bảng báo giá
D6 Phiếu xuất hàng
D7 Phiếu giao hàng
D8 Biên lai nhận thiết bị
D9 Biên lai tr ả thiết bị
D10 Sổ bảo hành
D11 Hố đơn bảo hành
D12 Báo cáo

D13 Sổ xuất kho
Các chức năng nghiệp vụ D1
1.1 Viết phiếu u cầu nhập R
1.2 Gửi đơn đặt hàng
1.3 Kiểm tra hàng
1.4 Lập phiếu nhập
1.5 Nhập kho
1.6 Thanh tốn
R
1.Nhập hàng
R
2.1 Lập báo giá
2.2 Nhận đơn đặt hàng
2.3 Kiểm tra hàng trong kho
2.4 Giao hàng 
2.5 Thanh tốn
2.Bán hàng 
3.1 Lập biên lai nhận thiết bị
3.2 Lập biên lai trả thiết bị
3.3 Ghi sổ bảo hành
3.4 Lập phiếu thanh tốn bảo 
3.Bảo hành
4.1 Lập báo cáo
4. Báo cáo

D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13
C
R
R

C
U

U

R
U
R

U
U
R
R
C

R

R

R
U

21

R
U
C

U
C

U

R
R

Bảng 8
 

C

C
R
U
R

R

C

C

U

C
C
C
C

R
R

6. Biểu đồ phân luồng dữ liệu

a, Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 0
 
 
 
 
 
NCC  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 

Đơn đặt hàng 

Thơng tin thiết bị 

1.0 
NHẬP 
HÀNG 

Y/C nhập hàng 
Thơng tin thiết bị 

Đơn đặt hàng 

Hóa đơn thanh tốn 

Phiếu nhập hàng 
Sổ nhập kho 
Bảng báo giá 

Phiếu giao hàng  

2.0
 
KHÁCH 
HÀNG 

Phiếu xuất hàng 

BÁN HÀNG 

Y/C mua hàng 

Sổ xuất kho 

Bảng báo giá 

Biên lai nhận bảo hành 
Biên lai trả bảo hành 

3.0 
Y/C bảo hành 
Đáp ứng u cầu 

BẢ O HÀNH 

Sổ bảo hành 

Hố đơn bảo hành 

4.0 
Y/C báo cáo 

CHỦ CỬA HÀNG 

BÁO CÁO 

Báo cáo 

Báo cáo 

Hình 4
22


b, Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 1 nhập hàng

. 
 
 
 

Y/C nhập hàng 

Nhà cung cấp 
Thơng tin thiết bị 

 
1.1 
 
 
Viết phiếu 
u cầu 
nhập 
 

 

 
Thơng tin thiết bị 

s1.2 
 
 
Gửi đơn đặt 
hàng 
Đơn đặt hàng 
 
1.3 
 
 
Kiểm tra 
hàng 
Phiếu nhập hàng 
1.4 
 
 
Lập phiếu 
nhập 
 

Sổ nhập kho 

Hóa đơn thanh tóan 

1.1 
 
 

 
Nhập kho 
 

1.1 
 
 
Thanh tốn 
 

Hình 5
23


c, Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 2 bán hàng
 

Bảng báo giá 

Y/C mua hàng 

Khách hàng 

Bảng báo giá 

Giao hàng cho khách 

Thanh tốn tiền 

2.1 

 
 
Lập báo giá 

Phiếu nhập hàng 

2.2 
 
 
Nhận đơn 
hàng 

Số nhập kho 

2.3 
 
 
Kiểm tra hàng 
trong kho 

2.4 
 
 
 
Giao hàng 

2.5 
 
 
 

Thanh tốn 

Hình 6

24

Số xuất kho 

Phiếu xuất hàng 

Phiếu giao hàng 


d, Biểu đồ tiến trình 3 bảo hành
  
 
 
 
Y/C bảo hành 

Khách hàng 
Đáp ứng nhu cầu 

3.1 
 
 
Lập biên lai 
nhân thiết bị 

3.2 

 
 
Lập biên lai 
trả thiết bị 

Sổ bảo hành 

Phiếu giao hàng 

Biên lại trả bảo hành 

3.3 
 
 
Ghi sổ bảo 
hành 

3.4 
 
Lập phiếu 
thanh tốn 
bảo hành 

Hình 7

25

Biên lai nhận bảo hành 

Hóa đơn bảo hành