Commercial correspondence

Commercial Correspondence
Unit 1: Letter Layout, Content and Style
Practice 1: Answer the following questions
1.
2.
3.
4.
What are the important parts of a business letter?
Where and how do you write the date? Give examples.
Where do you write the inside address?
How do you write the inside address when you know the recipient’s surname? Give
an example.
5. What does “Messrs” in the name of a business indicate?
6. When do you write “Dear Sir” and “Dear Sirs” in the salutation?
7. How do you address a person in the salutation when you know his/her name?
Give examples.
8. How do you end a letter which begins with “Dear Sir or Madam”?
9. How do you end a letter which begins with “Dear Mrs Brown”?
10. What does the signer do to let the recipient know that the signer is male or
female?

Practice 2: Write a letter in blocked letter style with the following details.
• Ngày viết: ngày hơm nay
• Người gửi: Thang Long Garment Export Co., 264 Minh Khai Street, Hai Ba
Trung
District, Ha Noi, Viet Nam
• Người nhận: J.C. Gilbert Ltd, Columbia House, Aldwych, London WC2, UK
• Ký thư là ơng Nguyễn Nam, chức vụ Giám đốc Kinh doanh.
• Nội dung thư: Được biết về J.C. Gilbert Ltd qua quảng cáo của họ trên tờ “Textile

World”, và đề nghị họ gửi các mẫu thiết kế áo len nữ mới nhất.
• Tham chiếu: NN/bn
• Chủ đề: Mẫu thiết kế áo len nữ
246 Minh Khai Street
Hai Ba Trung District
Hanoi
1

Commercial Correspondence
Vietnam
NN/bn
26 August 20__
J.C.Gilbert Ltd
Columbia House
Aldwych
London WC2
UK
Dear Sirs
Re: Patterns of ladies’ woolen sweaters
We have seen your advertisement in the “Textile World” and could you please send
us your latest patterns of ladies’ woolen sweaters.
Yours faithfully
(Signed)
Nguyen Nam
Sales Manager
Unit 2 – Enquiries
Practice 1: Opening – Translate into English.


1. Chúng tôi được ông John Harry, thuộc Ngân hàng thương mại Quốc tế, giới

thiệu ông.
2. Các đồng nghiệp của chúng tơi trong ngành cơng nghiệp bao bì rất đề cao máy
đóng gói
Auto của các ngài, và xin cho chúng tơi biết thêm thơng tin về các sản phẩm đó.
2

Commercial Correspondence
Practice 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English.
1. Xin vui lịng gửi cho tơi catalơ mới nhất và bảng giá hiện hành về máy fax, cùng
với những tờ rơi có hình ảnh để tơi có thể chuyển cho các khách hàng tiềm năng.
2. Tơi có một cửa hàng kim khí lớn (hardware store) ở Southampton và rất quan
tâm đến các máy sưởi điện mà các ngài quảng cáo trên tờ West Country Gazette.
Xin vui lòng gửi cho tơi catalơ có minh hoạ và bảng giá của các ngài.
Practice 3: Asking for details – Translate into English.
1. Tôi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các thiết bị điện gia dụng mới mà
các ngài đang quảng cáo trên trang web của mình.
2. Xin vui lịng gửi cho tôi thêm thông tin về tua du lịch “Bốn ngày Hà Nội –
Quảng Bình” được quảng cáo trong mục Du lịch Việt Nam trong cuốn giới thiệu
các sản phẩm mùa hè của các ngài.
Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc.
1. Chúng tơi rất cảm kích nếu các ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu vải để chúng
tôi xem xét chất liệu và chất lượng.
2. Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vui
mừng nếu các ngài gửi một số mẫu hàng mới nhất và cho chúng tơi biết giá thấp
nhất các ngài có thể chào bán.
3. Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn nam, nữ của các ngài giao hàng ngay. Đề
nghị các ngài gửi các mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và
thanh toán.
Practice 5: Write an enquiry on the following details.

• Hiệp hội thương mại của các ngài cho chúng tôi biết các ngài sản xuất ga trải
giường và áo gối vải bơng polyester.
• Chúng tơi kinh doanh hàng dệt may và tin rằng tại khu vực của chúng tôi có một
thị trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải chăng này.
• Xin vui lịng cho chúng tơi thông tin về các loại sản phẩm khác nhau, bao gồm
kích cỡ, màu sắc, và giá cả, cùng với mẫu hàng của các loại chất lượng về chất liệu
được sử dụng.
• Xin cho biết các điều kiện thanh tốn và chiết khấu khi mua với số lượng từ 500
sản phẩm trở lên. Xin chào giá gồm cả giao hàng đến địa chỉ của chúng tơi như ghi
ở phía trên.
• Mong sớm nhận được thư trả lời
Unit 2 – Enquiries - Key
Practice 1: Opening – Translate into English.
1. Chúng tôi được ông John Harry, thuộc Ngân hàng thương mại Quốc tế, giới
thiệu ông.
2. Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành cơng nghiệp bao bì rất đề cao máy
đóng gói
Auto của các ngài, và chúng tơi muốn có thêm thơng tin về các sản phẩm đó.
1. We were given your name/ You were recommended to us by Mr John Harry, of
International Merchant Bank.
3

Commercial Correspondence
2. Our associates in the packaging industry speak highly of your Auto packing
machines, and we would like to have more information about them.
Practice 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English.
1. Xin vui lòng gửi cho tôi catalô mới nhất và bảng giá hiện hành về máy fax, cùng
với những tờ rơi có hình ảnh để tơi có thể chuyển cho các khách hàng tiềm năng.

2. Tơi có một cửa hàng kim khí lớn (hardware store) ở Southampton và rất quan
tâm đến các máy sưởi điện mà các ngài đang quảng cáo trên tờ West Country
Gazette.
Xin vui lịng gửi cho tơi catalơ có minh hoạ và bảng giá của các ngài.
1. Please send me a copy of your latest catalogue and current price list of fax
machines, together with copies of any descriptive leaflets that I could pass to
prospective / potential customers.
2. I have a large hardware store in Southampton and am interested in the electric
heaters you are advertising in the West Country Gazette.
Please send me your illustrated catalogue and price list.
Practice 3: Asking for details – Translate into English.
1. Tơi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các thiết bị điện gia dụng mới mà
các ngài đang quảng cáo trên trang web của mình.
2. Xin vui lịng gửi cho tơi thêm thơng tin về tua du lịch “Bốn ngày Hà Nội –
Quảng Bình” được quảng cáo trong mục Du lịch Việt Nam trong cuốn giới thiệu
các sản phẩm mùa hè của các ngài.
1. I would appreciate (I would like to have) more details about the new household
electrical application facilities which you are currently advertising on your website.
2. Could you please give me more information about the “4-day Hanoi – Quang
Binh Tour”, which appears in the Vietnam Traveling section of your summer
prospectus?
Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc.
1. Chúng tôi rất cảm kích nếu các ngài gửi cho chúng tơi một số mẫu vải để chúng
tôi xem xét chất liệu và chất lượng.
2. Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vui
mừng nếu các ngài gửi một số mẫu hàng mới nhất và cho chúng tơi biết giá thấp
nhất các ngài có thể chào bán.
3. Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn nam, nữ của các ngài giao hàng ngay. Đề
nghị các ngài gửi các mẫu hàng này và cho chúng tơi biết chi tiết về giá cả và

thanh tốn.
1. We would appreciate it if you could send us some samples of the material so that
we can examine the texture and quality.


2. We are regular buyers of this kind of products, and should be glad if you would
send some of your latest samples and let us know your most competitive/ best
prices.
4

Commercial Correspondence
3. We are interested in your men’s and ladies’ ready-made clothing for immediate
shipment. Could you please send us samples of these items and let us know details
of your prices and terms of payment.
Practice 5: Write an enquiry on the following details.
• Hiệp hội thương mại của các ngài cho chúng tôi biết các ngài sản xuất ga trải
giường và áo gối vải bơng polyester.
• Chúng tơi kinh doanh hàng dệt may và tin rằng tại khu vực của chúng tôi có một
thị trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải chăng này.
• Xin vui lịng cho chúng tơi thông tin về các lô sản phẩm khác nhau, bao gồm kích
cỡ, màu sắc, và giá cả, cùng với mẫu hàng của các loại chất lượng về chất liệu
được sử dụng.
• Xin cho biết các điều kiện thanh tốn và chiết khấu khi mua số lượng từ 500 sản
phẩm trở lên. Xin chào giá gồm cả giao hàng đến địa chỉ của chúng tơi như ghi ở
phía trên.
• Mong sớm nhận được thư trả lời
Dear Sirs
Your trade association informed us that you are manufacturers of polyester cotton
bed sheets and pillow cases.
We are dealers in textiles and believe there is a promising market in our area for

moderately priced goods of this kind.
Please let me have details of your various ranges including sizes, colours and
prices, together with samples of the different qualities of material used.


Please state your terms of payment and discounts allowed on purchases of
quantities of not less than 500 of specific items. Prices quoted should include
delivery to our address shown above.
Your prompt reply would be appreciated. /We look forward to hearing from you
soon.
Yours faithfully
UNIT 3 – REPLIES TO ENQUIRIES
Practice 1: Fill in each of the blanks with a suitable word.
Dear Mrs King
In reply (1) __________ your enquiry I am pleased to (2) _____________ a leaflet
showing
(3) __________ latest fax machines.
All the models illustrated can be supplied (4) _______ stock at competitive (5)
________ as shown on the price (6) _________ inside the catalogue.
5

Commercial Correspondence
May I suggest a visit (7) _________ our showrooms (8) ______________ you
could see demonstrations of the (9) ____________ machines and at the same (10)
_________ view our wide (11) ______________ of office equipment.
Yours (12) _______________
Practice 2: Translate into English.
1. Chúng tôi vui mừng báo cho ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho các
ngài bằng bưu kiện những mẫu sau.
2. Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm theo một bộ khá đầy đủ các mẫu thiết kế mới

nhất và bán chạy nhất của chúng tôi.
3. Chúng tôi chắc chắn rằng các ngài sẽ thấy mặt hàng này bán chạy thật sự.
4. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tơi khơng có khả năng
đáp ứng nhu cầu của các ngài.


5. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tơi khơng có khả năng
chào bán chè giao hàng ngay.
Practice 3: Write a reply to the enquiry for polyester cotton bed sheets and pillow
cases in the previous Unit, Practice 5, with the following details.
 Thơng báo
• Đã nhận được thư yêu cầu ngày … và xin gửi kèm catalơ có minh hoạ và bảng
giá.
• Cũng đã gửi đầy đủ các mẫu hàng bằng một bưu kiện riêng. Tin tưởng rằng khi
xem mẫu hàng, khách hàng sẽ thấy hàng có chất lượng tốt và giá cả hợp lý.
• Thông thường khi mua với số lượng từ 500 đơn vị trở lên chúng tôi sẽ cho hưởng
chiết khấu thương mại/bán sỉ là 33%. Nếu thanh tốn trong vịng 10 ngày kể từ khi
nhận được hố đơn thì sẽ được chiết khấu thêm 5% trên giá thực.
 Gợi ý khách hàng xem các sản phẩm khác của ta trong catalô ta gửi và đề nghị
liên hệ nếu cần biết thêm thơng tin về các sản phẩm đó.
 Thêm vào các chi tiết khác để hoàn thành bức thư.
Practice 4: Write a reply to an enquiry
Anh/chị là trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager). Hãy gửi thư phúc đáp thư
hỏi hang đề ngày … hỏi mua xi măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ của công ty anh/chị.
Báo cho khách hàng là mặt hàng này hiện nay đã hết nhưng anh/chị có thể bán loại
xi măng nhãn hiệu Con Rồng Xanh chất lượng tương tự và cùng giá như loại khách
hàng hỏi mua.
Loại xi măng này được nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán rất chạy.
Gửi kèm thư này bảng giá theo điều kiện FOB Hải Phòng và hy vọng họ sẽ đặt
hàng sớm.

Practice 5: Write an enquiry
Anh/chị là trưởng phòng mua hàng (Purchasing Manager) của cơng ty The
Jameson
Construction Co Pty có địa chỉ tại Harbour Road, Melbourne, Australia. Hãy gửi
thư cho công ty The Aluminium Alloy Co Ltd có địa chỉ tại 79 Prince Albert Street,
Birmingham
B21 8DJ, Great Britain, với nội dung như sau:
-


6

Commercial Correspondence

Đã thấy quảng cáo của công ty trên tạp chí The Metal Work và mong được cơng ty
vui long gửi cho thông tin về máy khoan.
Đề nghị họ chào các loại máy khoan đã liệt kê trong đơn hỏi hàng gửi kèm theo
đây.
Yêu cầu họ cho biết thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chiết khấu đối với
đơn hàng lớn và mua thường xuyên.
Cho họ biết nhu cầu hàng năm đối với máy khoan rất lớn và có thể đặt hàng lớn
nếu giá
cả cạnh tranh và giao hàng ngay.
UNIT 3: REPLIES TO ENQUIRIES - KEY
Practice 1: Fill in each of the blanks with a suitable word.
Dear Mrs King
In reply (1) ___to____ your enquiry I have (2) __pleasure_ in (3) _enclosing_ a
leaflet
showing our latest fax machines.
All the models illustrated can be supplied (4) _from_ stock at competitive (5)

_prices_ as
shown on the price (6) _list__ inside the catalogue.
May I suggest a visit (7) _to_ our showrooms (8) _where_ you could see
demonstrations of
the (9) _various__ machines and at the same (10) __time_ view our wide (11)
__range___
of office equipment.
Yours (12) __sincerely_
Practice 2: Translate into English.


1. Chúng tôi vui mừng báo cho ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho các
ngài bằng
bưu kiện những mẫu sau.
2. Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm theo một bộ khá đầy đủ các mẫu thiết kế mới
nhất và
bán chạy nhất của chúng tôi.
3. Chúng tôi chắc chắn rằng các ngài sẽ thấy mặt hàng này bán chạy thật sự.
4. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tơi khơng có khả năng
đáp ứng
nhu cầu của các ngài.
5. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tơi khơng có khả năng
chào bán
chè giao hàng ngay.
1. We are pleased to inform you that we have today sent you by parcel post the
following
samples.
2. We are very pleased to enclose herewith a fairly full collection of our latest and
best
selling designs/patterns.

3. We are sure that you will find it sells very well indeed.
4. We regret to inform you that we are not in a position to meet your requirements
for the
time being.
7

Commercial Correspondence
5. We regret to inform you that we are not in position to offer you any tea for
immediate
shipment.
Practice 3: Write a reply to the enquiry for polyester cotton bed sheets and pillow
cases in Unit 3, Practice 5 with the following details.


Thơng báo
• Đã nhận được thư u cầu ngày … và xin gửi kèm catalơ có minh hoạ và bảng
giá.
• Cũng đã gửi đầy đủ các mẫu hàng bằng một bưu kiện riêng. Tin tưởng rằng khi
xem
mẫu hàng, khách hàng sẽ thấy hàng có chất lượng tốt và giá cả hợp lý.
• Thơng thường khi mua với số lượng từ 500 đơn vị trở lên chúng tôi sẽ cho hưởng
chiết
khấu thương mại/bán sỉ là 33%. Nếu thanh tốn trong vịng 10 ngày kể từ khi nhận
được
hố đơn thì sẽ được chiết khấu thêm 5% trên giá thực.
Gợi ý khách hàng xem các sản phẩm khác của ta trong catalô ta gửi và đề nghị liên
hệ nếu
cần biết thêm thông tin về các sản phẩm đó.
Thêm vào các chi tiết khác để hoàn thành bức thư.
Dear Mr Johnson/ Mrs Harrison

Thank you for your enquiry of 15 August and I am pleased to enclose our
illustrated
catalogue and price list giving the details requested.
A full range of samples has also been sent by separate post. When you have had an
opportunity to examine them, I feel confident that you will agree that the goods are
excellent in quality and very reasonably priced.
On regular purchases of quantities of not less than 500 individual items, we would
allow a
trade discount of 33%. For payment within 10 days from receipt of invoice, an
extra
discount of 5% of net price would be allowed.
I am sure you will also be interested to see information on our other products
which are
shown in our catalogue. If you need further details on any of these please contact
me.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely


Practice 4: Write a reply to an enquiry
Anh/chị là trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager). Hãy gửi thư phúc đáp thư
hỏi hàng
đề ngày … hỏi mua xi măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ của công ty anh/chị.
Báo cho khách hàng là mặt hàng này hiện nay đã hết nhưng anh/chị có thể bán loại
xi măng
nhãn hiệu Con Rồng Xanh chất lượng tương tự và cùng giá như loại khách hàng
hỏi mua.
Loại xi măng này được nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán rất chạy.
Gửi kèm thư này bảng giá theo điều kiện FOB Hải Phòng và hy vọng họ sẽ đặt
hàng sớm.

Dear Mr Brown,
8

Commercial Correspondence
Thank you for your enquiry of 20 December in which you asked for our Red
Dragon
cement.
We are very sorry to inform you that this range has run out of stock. However we
would
offer you our Blue Dragon cement of similar quality and at the same price as the
range you
asked for. This range is very popular with customers here and sells very well.
We (are pleased to) enclose our price list, FOB Hai Phong port, and hope to receive
your
order soon.
Yours sincerely,
Enc. Price list
Practice 5: Write an enquiry


Anh/chị là trưởng phịng mua hàng (Purchasing Manager) của cơng ty The
Jameson
Construction Co Pty có địa chỉ tại Harbour Road, Melbourne, Australia. Hãy gửi
thư cho
công ty The Aluminium Alloy Co Ltd có địa chỉ tại 79 Prince Albert Street,
Birmingham
B21 8DJ, Great Britain, với nội dung như sau:
Đã thấy quảng cáo của cơng ty trên tạp chí The Metal Work và mong được công ty
vui
long gửi cho thông tin về máy khoan.

Đề nghị họ chào các loại máy khoan đã liệt kê trong đơn hỏi hàng gửi kèm theo
đây.
Yêu cầu họ cho biết thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chiết khấu đối với
đơn
hàng lớn và mua thường xuyên.
Cho họ biết nhu cầu hàng năm đối với máy khoan rất lớn và có thể đặt hàng lớn
nếu giá
cả cạnh tranh và giao hàng ngay.
THE JAMESON CONSTRUCTION CO PTY
Harbour Road, Melbourne, Australia
17 August 20__
The Aluminium Alloy Co Ltd
79 Prime Albert Street
Birmingham B21 8DJ
Great Britain
Dear Sirs
We are a Melbourne-based company specializing in construction
equipment/machinery. We
have seen your advertisement in ‘The Metal Work’ and would like to have more
details of


your drillers. Please quote us for the supply of the items/drillers listed on the
enclosed
enquiry form.
We would be grateful if you could indicate your delivery times, terms of payment
and
discounts for large orders and regular purchases. Our annual demand for drillers is
considerable and we may be able to place substantial orders with you if your prices
are

competitive and your deliveries (are) prompt.
We look forward to receiving your early reply.
Yours faithfully
9

Commercial Correspondence
Enc. Enquiry form
Unit 4: Offers and Cover Letters of Offers
Practice 1: Translate into English.
3. Chúng tôi đã nhận được và xin rất cám ơn thư của các ngài đề ngày 1/12 hỏi
mua apatit
Lào Cai (xi măng Hoàng Thạch, dụng cụ nhà bếp, ghế mây, thảm len các loại).
4. Trả lời thư hỏi mua lạc hộp, dứa hộp và dưa chuột của các ngài đề ngày 20/10
chúng tôi
rất vui mừng chào bán ba mặt hàng này với những điều kiện hết sức có lợi.
5. Chúng tôi rất vui mừng nhận được thư của các ngài đề ngày 14/11 hỏi mua dầu
hồi và
dầu tùng, và theo yêu cầu chúng tôi đã gửi mẫu qua bưu điện.
6. Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 8/10 hỏi mua vaseline và rất vui
mừng
chào bán cố định cho các ngài 1000 tấn, giá mỗi tấn CIF tại Luân Đôn là 815 USD
chấp


nhận trong vịng mười ngày.
7. Chúng tơi muốn mua 10 máy bơm loại X30 và 10 máy bơm loại K25, và muốn
biết với
số lượng này các ngài có cho chúng tôi được hưởng chiết khấu 5% không?
8. Rất tiếc chúng tôi không thể chiết khấu cho những đơn hàng mà số lượng mua
nhỏ như

thế. Nếu ngài vui lòng mua tổng số là 30 máy, chúng tôi là sẽ sẵn sàng chiết khấu
cho
các ngài 2,5%.
9. Chúng tôi muốn các ngài giao hàng cho chúng tôi càng sớm càng tốt và không
được
chậm quá 1/12.
10. Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để giao hàng cho các ngài vào trung tuần tháng 11
hoặc
chậm nhất là vào cuối tháng ấy.
11. Về điều kiện thanh tốn, chúng tơi đề nghị tiến hành bằng tín dụng thư khơng
thể huỷ
ngang.
12. Thanh tốn bằng thư tín dụng mở qua Ngân hàng Thương mại Tokyo chậm
nhất là 15
ngày trước chuyến hàng, có giá trị trong vịng 30 ngày, vào tài khoản của Ngân
hàng
Ngoại thương Việt Nam cho chúng tôi được hưởng tồn bộ giá trị lơ hàng được
giao.
13. Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu các ngài giao ngay ½ số lượng chúng tơi đặt
mua và số
cịn lại sẽ giao tiếp sau đó hai tuần.
Practice 2: Write a free offer by translating this letter into English, using the block
style.
Kính thưa Ơng X
Về: Chiếu cói


Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 25 tháng 6 và rất vui mừng thấy
các ngài
muốn mua chiếu cói của chúng tơi. Chúng tơi xin chào bán với các điều kiện sau

đây, tuỳ
thuộc vào sự chấp nhận cuối cùng của chúng tôi khi nhận được đơn đặt hàng của
các ngài:
10

Commercial Correspondence
1.
2.
3.
4.
5.
Tên hàng: chiếu hoa
Số lượng: 5000
Qui cách: theo qui cách kèm theo
Giá: 1 Bảng Anh/ 1 chiếc, CIF Ln Đơn, kể cả đóng gói bao bì
Bao bì: 20 chiếc đóng thành một kiện bọc trong chiếu cói loại cứng (strong
rushmating) và được kẹp bằng nẹp sắt (steel hooped)
6. Giao hàng: một chuyến vào tháng 8 năm 20__
7. Thạnh tốn: bằng tín dụng thư khơng thể huỷ ngang, bằng đồng bảng Anh, được
mở
vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam cho chúng tôi được hưởng
qua
Ngân hàng Thương mại Luân Đôn 15 ngày trước chuyến hàng.
Chúng tôi mong nhận được đơn đặt hàng sớm của các ngài và đảm bảo với các
ngài
rằng bất kỳ đơn hàng nào của các ngài cũng được chúng tôi hết sức chú ý.
Kính chào


Practice 3: Write a firm offer

Công ty XNK Tạp phẩm (The National Sundries Import and Export Corporation),
địa chỉ
36 Bà Triệu, Hà Nội, điện thoại …, fax …, email … nhận được thư hỏi hàng của
hãng M.D.
Edward & Co. Ltd. ở địa chỉ Finewell House, 8 Fínbury Square, London EC2,
England, đề
ngày 17 tháng 8 năm 20__ hỏi mua vợt bóng bàn kiểu VS 44TD (table tennis bat)
và vợt
cầu lông kiểu VB 50MT (badminton bat).
Anh/chị hãy viết thư chào hàng cố định bán vợt cầu lơng có giá trị đến ngày 3
tháng 9 theo
các điều kiện thông thường, chú ý:
Quy cách: giống như catalo đính kèm số 22/95 VS
Số lượng: 500 đơi
Giá vợt cầu lơng: 2 đơ la/chiếc FOB Hải Phịng, bao gồm cả đóng gói bao bì
Đóng gói: theo tập qn xuất khẩu
Ký mã hiệu: ghi theo chỉ dẫn của người mua
Giao hàng: một chuyến vào tháng 10/ 2011
Thanh toán: bằng tín dụng thư khơng hủy ngang, bằng đơ la Mỹ, mở qua ngân
hàng
ABC, Luân Đôn, 15 ngày trước chuyến hàng, có giá trị trong vịng 45 ngày, trả vào
tài
khoản của ngân hàng DEF cho chúng tơi hưởng lợi cho tồn bộ giá trị lô hàng.
-


Thông báo rằng hiện công ty ta đã hết vợt bóng bàn VS 44TD, tuy nhiên cơng ty
xin
chào bán vợt bóng bàn VS 45MH có cùng chất lượng và các điều kiện bán tương
tự với

vợt VS 44TD với giá là 8 đô la Mỹ/ chiếc.
Thư này đề ngày 24 tháng 8 năm 20__ và do ơng Nguyễn Thanh, Trưởng phịng
Xuất
khẩu ký.
Practice 4
Công ty của anh/chị nhận được thư đề ngày 20/9/20__hỏi mua áo len trẻ em, mã số
421/GL
của một khách hàng Anh và áo khoác trẻ em mã số 876/NQ. Anh/chị hãy viết thư
gửi kèm
chào hàng cố định số OF09/09 chào hàng bán áo khoác trẻ em mã số 876/NQ theo
catalogue mùa đơng đã gửi cho khách hàng và nói rõ thêm những điểm sau:
11

Commercial Correspondence
Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng thư tín dụng khơng hủy ngang và mở qua
Ngân
Hàng Lloyd, Luân Đôn, 20 ngày trước ngày giao hàng vào tài khoản của ngân hàng
Vietcom Bank, cho người bán hưởng 100% giá trị của lô hàng được giao.
-


Công ty anh/chị sẵn sàng dành chiết khấu 2,5 % nếu trị giá đơn hàng của khách lên
tới
150.000 bảng Anh.
Hàng có thể giao ngay một chuyến vào trung tuần tháng 11 để kịp thời bán vào dịp
Nôen.
Riêng với áo len mã 421/GL, hiện nay công ty không sản xuất nữa, thay vào đó
anh/chị
chào bán loại áo len trẻ em 521/GL có nhiều màu đẹp hơn, nhiều kiểu hoa và giá
lại rẻ

hơn.
Chào hàng này chỉ có giá trị đến ngày 20/10/20__. Sau ngày đó giá chào bán và
các điều
khoản điều kiện đã nêu trong chào hàng có thể sẽ thay đổi.
Practice 5
Bà Lê Thị Thanh Hà, Trưởng Phòng Xuất Khẩu của Công Ty May Thăng Long
(Thang
Long Garment Company), địa chỉ 245 phố Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà
Nội. Điện
thoại: 38633745, Fax: 38652337, nhận được thư hỏi hàng đề ngày 18/11/20__ của
Công Ty
F.Lynch & Co.Ltd, địa chỉ Nesson House, Newell Street, Birmingham, B3 3EL,
Vương


Quốc Anh, hỏi mua các loại áo sơ mi nam và điều kiện bán hàng của công ty.
Anh/chị hãy soạn thảo một thư để gửi kèm với chào hàng số OS/05 cùng catalogue
mùa hè
và bảng giá hiện hành để bà Thanh Hà ký với một số nội dung chính sau:
•
Cám ơn công ty F.Lynch & Co.Ltd đã quan tâm đến các sản phẩm của Công ty và
tin
tưởng rằng chúng sẽ được khách hàng tại Anh Quốc ưa chuộng và hàng sẽ bán rất
chạy
tại thị trường của họ.
•
Quy cách phẩm chất và số đo cũng như màu sắc, kiểu dáng theo như hàng mẫu đã
được
gửi qua đường hàng khơng cho khách.
•

Giá chào bán là giá CIF London. Chúng ta sẵn sàng cho họ hưởng mức giảm giá là
5%
tính trên giá tịnh cho những đơn hàng trị giá trên 20 nghìn bảng Anh và 5% nếu họ
thanh tốn sớm.
•
Hàng có thể giao theo u cầu của họ vì đã có sẵn trong kho.
•
Thanh tốn bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trả tiền
ngay.


Tín dụng thư được mở tại ngân hàng Northminster, Birmingham, 15 ngày trước
ngày
giao hàng, vào tài khoản của công ty Thăng Long tại Ngân Hàng Ngoại Thương
Việt
Nam cho tổng trị giá hàng hóa sẽ giao
•
Ngồi các loại áo sơ mi họ hỏi mua, cơng ty của anh/chị cịn may theo đơn đặt
hàng với
kiểu dáng, số đo và cả nguyên liệu riêng của họ và có thể giao hàng nhanh chóng
theo
yêu cầu
Hy vọng sớm nhận được đơn đặt mua chính thức của họ
Ghi chú:
+ Ngày viết thư: 23/11/2009
+ Số tham chiếu của thư hỏi hàng: MJ/rm
12

Commercial Correspondence
+ Số tham chiếu của thư này: TH/mh

Practice 6
Ơng Đỗ Xn Bắc, Giám đốc cơng ty TNHH Hải Nam, địa chỉ giao dịch 224
Đường Giải
Phóng, Hà Nội, chào bán cho ông Jones Smith, Công ty Ceraco Ltd., địa chỉ 354
King
Road, London SW2, bộ đồ uống trà. Anh/chị hãy thảo giúp ông Bắc một bức thư
để gửi
kèm theo đơn hàng số CH/09 với những nội dung chính sau:


Cám ơn công ty Ceraco đã hỏi hàng trong thư ngày 23 tháng 11 năm 20__ và xin
gửi kèm
thư này chào hàng và catalo mới nhất. Tuy nhiên ta cũng lưu ý khách hàng một số
điểm
sau:
•
Giá chào bán là cố định 10 bảng Anh một bộ, CIF cảng Luân Đôn, bao gồm cả chi
phí
bao bì và đóng gói, có giá trị hiệu lực trong vòng 1 tháng. Ta cũng dành cho khách
tỷ lệ
giảm giá thương mại thông thường là 5%, và 10% cho những đơn hàng đặt mua
trên
1.000 bộ một lần.
•
Ta có sẵn hàng nên có thể giao trong vịng 2 tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng
chính thức của khách nếu số lượng mua là dưới 1500 bộ. Nếu số lượng lớn hơn
thời hạn
giao hàng có thể phải lâu hơn.
•
Thanh tốn bằng tín dụng thư khơng thể hủy ngang trả ngay, bằng Đồng Bảng Anh,

mở
tại một ngân hàng hạng nhất ở Anh Quốc, 15 ngày trước ngày giao hàng, trả tiền
vào tài
khoản của người bán tại chi nhánh Ngân Hàng Công Thương Thành Phố Hà Nội
cho
người bán hưởng 100% giá trị lơ hàng sẽ được giao.
•


Lưu ý khách: hàng của ta có mẫu mã đẹp, giá cả phải chăng và tin tưởng hàng sẽ
bán
chạy và được khách hàng tại Anh ưa chuộng.
•
Bày tỏ hi vọng sớm nhận được đơn hàng của Công Ty Ceraco và đảm bảo với họ
rằng
đơn hàng sẽ được thực hiện làm họ hài lịng
•
Anh/chị có thể thêm các chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung và hình thức
thích
hợp.
UNIT 4: Key
Practice 1
1. Thank you for your enquiry of 1 December for (asking for) Lao Cai apatite.
(Hoang
Thach cement, kitchen utensils, rattan chairs, and woolen carpets of various types/
designs).
2. In reply (response) to your enquiry of October 20 asking for tinned/canned
peanuts,
pineapples, cucumbers, we are happy to offer you these three items on favorable
conditions.

3. We are pleased to receive your enquiry of 14 November for anise and pine oil.
As
requested, we have already sent you the samples by (parcel) post.
4. We thank you for your enquiry of 8 October for our vaseline and are pleased to
make
you a firm offer, which is subject to acceptance within 10 days, for 1,000 tons of


vaseline at the price of USD815.00 per ton, CIF London.
13

Commercial Correspondence
5. We are interested in the purchase of 10 Model X30 pumps, and 10 Model K25
pumps.
We wonder if you could/ can offer us a 5 % discount (a discount of 5%) on such a
quantity.
6. We regret our inability (that we are unable) to give you a discount on such a
small
quantity. If you are willing to place an order for 30 pumps, we will (are pleased to)
give
you a 2.5% quantity discount.
7. The delivery should be made as soon as possible and not later than 1 December.
(We would like you to deliver the goods asap and not later than 1 December.)
8. We will try our best to deliver the goods in mid November or by the end of that
month at
the latest.
9. Regarding (With regard to) terms of payments, we suggest (stress) that it should
be
made by an irrevocable letter of credit.
10. Payment: by an irrevocable letter of credit to be opened at (through/with)Tokyo

Commercial Bank, 15 days before the shipment at the latest, valid for 30 days, to
the
account of Vietcombank in our favor for the total value of the goods to be shipped.
11. We would highly appreciate it if you could deliver half of the ordered goods
immediately, the rest will be shipped in two weeks’ time.
Practice 2
Dear Mr X
Re: Rush Mats


We thank you for your enquiry of 25 June 20__ and are happy (glad) to learn that
you are
particularly interested in (the purchase of) our rush mats. We are pleased to make
you an
offer, subject to our final confirmation (acceptance) upon receipt of your order, on
the
following terms and conditions:
1. Commodity: fancy rash mat (patterned rush mat)
2. Quantity: 5,000 pieces
3. Specification: as per enclosed specification
4. Price: £1.00/piece, CIF London, including packing
5. Packing: 20 pieces to be packed in one bale, which is wrapped in strong
rushmating and steel hooped
6. Delivery: in one lot in August 20__
7. Payment: in pounds sterling by an irrevocable letter of credit to be opened at
(through/with) the Commercial Bank of London to the account of Vietcombank in
our favour, 15 days before (prior to) the shipment.
14

Commercial Correspondence

We look forward to your prompt order and guarantee that (assure you that) any of
your
orders will be given our best attention.
Yours sincerely
Practice 3
The Vietnam National Sundries Import and Export Corporation
36 Ba Trieu Street, Hanoi, Vietnam
Tel:
Fax:
Email: