(Luận văn thạc sĩ) ứng dụng hệ thống KPI trong đánh giá hiệu quả công việc của chánh văn phòng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------------------

ĐINH THỊ HIỀN

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ
HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHỊNG
BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội – 2018


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------------------

ĐINH THỊ HIỀN

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ
HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHỊNG
BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị Văn phòng
Mã số: 60340406

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Cam Anh Tuấn

Hà Nội – 2018

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sỹ “Ứng dụng hệ thống KPI trong
đánh giá hiệu quả công việc đối với Chánh Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và
Phát triển nơng thơn” là cơng trình nghiên cứu của tơi. Trong cơng trình
nghiên cứu này, tơi có tham khảo và tổng hợp kết quả của nhiều cơng trình
nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định. Cơng trình này chưa từng
được công bố trên bất cứ phương tiện nào.
Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội
dung nghiên cứu của đề tài này.
Hà Nội, ngày 08 tháng 11 năm 2018
HỌC VIÊN

Đinh Thị Hiền


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, mặc dù gặp nhiều khó
khăn trong việc nghiên cứu tài liệu, song tôi đã nhận được rất nhiều sự quan
tâm, giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện từ phía lãnh đạo và chun viên của
Văn phịng, Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
các thầy cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, đặc biệt là
người hướng dẫn khoa học - TS. Cam Anh Tuấn, người đã trực tiếp gợi mở,
góp ý cho luận văn. Qua đây, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất về sự
quan tâm, giúp đỡ q báu đó.
Đề tài này ngồi hoàn thành trên cơ sở nỗ lực nghiên cứu của bản thân
cịn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước. Tuy
nhiên, do thời gian nghiên cứu có hạn, trình độ của bản thân cịn hạn chế nên
luận văn khơng tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự giúp đỡ và góp ý

của các thầy cô, các nhà nghiên cứu và các bạn để luận văn được hoàn thiện
hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 08 tháng 11 năm 2018
HỌC VIÊN

Đinh Thị Hiền


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................ 3
3. Mục tiêu đề tài ............................................................................................... 5
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................. 5
5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................... 5
6. Đóng góp của đề tài....................................................................................... 6
7. Tài liệu tham khảo ......................................................................................... 6
8. Dự kiến cấu trúc của đề tài:........................................................................... 7
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC VÀ
ỨNGDỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC ............ 8
1.1. Đánh giá hiệu quả công việc ...................................................................... 8
1.1.1. Khái niệm ............................................................................................... 8
1.1.2. Mục tiêu của đánh giá hiệu quả cơng việc ............................................. 9
1.1.3. Lợi ích của cơng tác đánh giá hiệu quả công việc ................................. 9
1.2. Các nguyên tắc và phương pháp đánh giá hiệu quả công việc ............... 10
1.2.1.Các nguyên tắc đánh giá hiệu quả công việc ........................................ 10
1.2.2. Quy trình đánh giá hiệu quả thực hiện cơng việc được thể hiện qua sơ
đồ sau: ............................................................................................................. 13
1.2.3. Phương pháp đánh giá hiệu quả công việc........................................... 14

1.3. Khái quát về Chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu (KPI) ............................ 22
1.3.1. Khái niệm và đặc điểm ......................................................................... 22
1.3.2. Phân loại KPI ........................................................................................ 24
1.3.3. Yêu cầu xây dựng KPI ............................................................................ 25
1.3.4. Nguyên tắc áp dụng............................................................................... 27
1.3.5. Quy trình xây dựng và áp dụng ............................................................. 28


1.3.6. Lợi ích của ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc ............ 33
Tiểu kết Chương 1 ............................................................................................ 35
Chƣơng 2. XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ HIỆU
QUẢCƠNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHỊNG BỘ NƠNG NGHIỆP
VÀPHÁT TRIỂN NƠNG THƠN ................................................................. 38
2.1. Khái qt về Bộ Nơng nghiệp và PTNT và Văn phịng Bộ Nơng nghiệp
và PTNT .......................................................................................................... 38
2.1.1. Giới thiệu chung về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ............. 38
2.1.2. Giới thiệu về Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn .......... 39
2.1.3. Khái quát về chức trách của Chánh Văn phòng Bộ ............................ 42
2.2. Thực tế đánh giá hiệu quả công việc đối với Chánh Văn phịng Bộ Nơng
nghiệp và Phát triển nông thôn ....................................................................... 44
2.2.1. Quy định pháp lý ................................................................................... 44
2.2.2. Quy trình và phương pháp .................................................................... 48
2.2.3. Kết quả đánh giá ................................................................................... 50
2.2.4. Nhận xét việc đánh giá hiệu quả cơng việc đối với Chánh Văn phịng
Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn........................................................ 52
2.2.5. Sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng KPI đối với chức danh
Chánh Văn phòng Bộ NN và PTNT .............................................................. 54
2.3. Xây dựng hê ̣ thố ng chỉ số KPI áp du ̣ng đố i với chức danh Chánh Văn phòng
Bô ̣ NN và PTNT............................................................................................... 55
2.3.1. Xác định các nhóm chỉ tiêu ................................................................... 55

2.3.2. Xác định các chỉ tiêu cụ thể và tỷ trọng

, phương pháp đo lường, cơ

quan đo lường ................................................................................................. 72
Tiểu kết Chương 2 ............................................................................................ 87
Chƣơng 3. ÁP DỤNG HỆ THỐNG KPI ĐỂ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ
CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CHÁNH VĂN PHÒNG CẤP BỘ ........................ 88


3.1. Sự phù hợp của việc áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả công
việc đối với Chánh Văn phòng cấp Bộ. .......................................................... 88
3.1.1. Ưu điểm của việc áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả cơng việc
đối với Chánh Văn phịng cấp Bộ ................................................................... 88
3.1.2. Hạn chế của việc áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả cơng việc
đối với Chánh Văn phịng cấp Bộ ................................................................... 89
3.2. Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất công việc KPI đối
với vị trí Chánh Văn phịng cấp Bộ ................................................................ 91
3.3. Khuyến nghị áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả cơng việc đối
với Chánh Văn phịng cấp Bộ ....................................................................... 102
3.3.1. Mục đích để xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu quả công việc tốt 102
3.3.2. Các lỗi trong đánh giá hiệu quả đánh giá thực hiện công việc .......... 103
3.3.3. Trách nhiệm của Lãnh đạo để nâng cao hiệu quả đánh giá hiệu quả
công việc. ...................................................................................................... 104
Tiểu kết chương 3........................................................................................... 105
KẾT LUẬN ................................................................................................... 106
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 108


DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Đánh giá tình hình thực hiện công việc theo phương pháp cho điểm ....15
Bảng 1.2: Đánh giá thực hiện công việc dựa trên so sánh cặp ........................ 19
Bảng 2.1. Bản mơ tả vị trí việc làm đối với Chánh văn phòng Bộ .................. 56
Bảng 2.2. Biểu kế hoạch, chương trình cơng tác năm 2017 của Chánh Văn
phịng Bộ .......................................................................................................... 59
Bảng 2.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả của Chánh Văn phòng Bộ .................... 63
Bảng 2.4. KPI của Chánh Văn Phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn .... 84
Bảng 3.1: Quy trình xây dựng bộ chỉ số đánh giá công việc KPI ................... 92


DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1: Quy trình đánh giá hiệu quả cơng việc ............................................ 13
Hình 1.2 : Q trình quản trị theo mục tiêu ..................................................... 17


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt

Ý nghĩa

BNNPTNT

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

MTCV

Mô tả công việc

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đánh giá hiệu quả công việc là một hoạt động không thể thiếu trong
quản trị nhân sự. Nó tác động lên cả tổ chức lẫn cá nhân, giúp tổ chức kiểm
tra lại chất lượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực, từ đó đưa ra
các phương hướng điều chỉnh phù hợp. Việc sử dụng một công cụ đánh giá
phù hợp và hữu hiệu sẽ mang lại những giá trị tích cực đạt được mục tiêu
mà nhà quản trị đề ra.
Trong các cơ quan hành chính nhà nước, việc đánh giá cán bộ nói
chung và đánh giá hiệu quả cơng việc nói riêng là một nội dung quan trọng
trong công tác cán bộ. Mục đích của hoạt động đánh giá nhằm cung cấp thông
tin cho công tác quản lý, làm cơ sở cho các quyết định quy hoạch, đào tạo, bố
trí sử dụng, tuyển chọn, đề bạt, lương, thưởng đối với cán bộ, cơng chức.
Đánh giá đúng, chính xác kết quả làm việc của cán bộ, công chức là căn cứ để
lựa chọn, sắp xếp, bố trí, đề bạt, sử dụng đúng với năng lực, sở trường, từ đó
chủ động trong việc đào tạo, bồi dưỡng, rèn luyện và bổ nhiệm cán bộ. Đồng
thời, hoạt động đánh giá cán bộ, công chức sẽ cung cấp thông tin phản hồi để
cán bộ, công chức biết rõ về năng lực và việc thực hiện công việc của họ hiện
tại đang ở mức độ nào, giúp họ phấn đấu tự hoàn thiện bản thân và hoàn
thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Ngày 09/6/2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 56/2015/NĐ-CP về
đánh giá và phân loại cán bộ, công chức, viên chức, tại Nghị định đã quy định
các nhóm tiêu chí cụ thể phù hợp với từng nhóm đối tượng cán bộ, cơng chức.
Tuy nhiên, các nội dung tiêu chí đánh giá cịn chưa cụ thể, rất khó định lượng
được hiệu quả cơng việc của cơng chức. Chẳng hạn, với nhóm nội dung đánh
giá chung đối với tất cả các cơng chức, ngồi các nội dung mang tính định
tính, thì hai nội dung cốt lõi nhất về (1) năng lực, trình độ chun mơn,
nghiệp vụ; (2) tiến độ, kết quả thực hiện nhiệm vụ cần phải định lượng, đo

1

lường được. Do đó, cần phải có tiêu chuẩn, định mức riêng đối với mỗi loại
công việc trong hệ thống hành chính nhà nước, vì tính chất của mỗi loại công
việc là không giống nhau.
Để thực hiện nề n hành chiń h phu ̣c vu ̣ cầ n nâng cao viê ̣c đánh giá năng
lực và hi ệu quả của cán bộ , công chức , viên chức trong quá triǹ h phu ̣c vu ̣ .
Chính vì vậy , cầ n phải có phương pháp đo lường viê ̣c thực hiê ̣n này . Chánh
văn phịng Bộ là cơng chức, là người đứng đầu một đơn vị là Văn phòng Bộ.
Việc đánh giá, xếp loại Chánh Văn phòng Bộ căn cứ theo Nghị định
56/2015/NĐ-CP. Muốn đánh giá hiệu quả cơng việc của Chánh Văn phịng
phải dựa trên kết quả cơng việc của Văn phịng. Hơn nữa, cơng việc Văn
phịng bao gồm những công việc đa dạng, đặc điểm lao động trong Văn
phịng bao gồm nhiều thành phần, trình độ, năng lực khác nhau. Muốn đánh
giá được hiệu quả công việc trong văn phịng nói chung và của Chánh Văn
phịng nói riêng, cần thiết phải có một cơng cụ đánh giá có thể đo lường và
định lượng được cụ thể.
KPI là một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả công việc được thể
hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động
của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. KPI là một công cụ hiện
đại giúp các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản
lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên. Vì vậy,
KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức,
tự quản lý công việc của nhóm, tự quản lý cơng việc của cá nhân.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp áp dụng hệ thống KPI trong việc đánh
giá hiệu quả cơng việc. Trong đó có nhiều doanh nghiệp nhà nước đã tiên
phong áp dụng KPI như: Tập đồn Bưu chính viễn thơng Việt Nam; Tổng
Cơng ty xi măng Việt Nam; Tổng Công ty điện lực Miền Bắc; Ngân hàng
Thương mại cổ phần Quân đội….
Đối với các cơ quan hành chính nhà nước, cho đến nay theo khảo sát

của tác giả chưa có cơ quan nào áp dụng hệ thống KPI trong việc đánh giá
2


hiệu quả cơng việc. Sau khi tham dự khóa đào tạo sau đại học về chuyên
ngành Quản trị Văn phòng, được cung cấp các cơ sở lý luận và thực tiễn nhất
định, tôi mạnh dạn chọn đề tài “Ứng dụng hệ thống KPI trong đánh giá hiệu
quả công việc của Chánh Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng
thơn” làm đề tài luận văn cao học của mình. Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn là một cơ quan lớn, quản lý đa ngành, đa lĩnh vực. Chánh Văn
Phòng Bộ là người đứng đầu và chịu trách nhiệm chính trong việc điều phối
cơng việc hằng ngày của Văn phịng Bộ. Khơng chỉ vậy, Chánh Văn phịng là
người tham mưu giúp việc, hỗ trợ đắc lực cho Lãnh đạo Bộ về các công tác
chuyên môn, là trung tâm kết nối các đơn vị trong cơ quan. Mục đích của việc
ứng dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc đối với vị trí Chánh
Văn phịng là nhằm xây dựng, áp dụng chỉ số đánh giá thông qua chỉ tiêu định
lượng cụ thể, phản ánh được hiệu quả hoạt động của người đứng đầu cơ quan
Văn phòng một cách khách quan và chính xác hơn so với phương thức đánh
giá như hiện nay.
Đây là một hướng đề tài mới, có tính lí luận và thực tiễn. Do vậy, kết
quả nghiên cứu sẽ mở ra nhiều hướng nghiên cứu khác về hệ thống KPI và
những phương pháp đánh giá hiệu quả cơng việc trong cơ quan hành chính
nhà nước.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Có nhiều cơng trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài và được phân
loại thành ba nhóm cơng trình như sau:
Nhóm các cơng trình tập trung nghiên cứu đánh giá hiệu quả công việc
theo hướng xây dựng các phương pháp truyền thống và mang tính định tính
như thang đo đánh giá đồ họa, ghi chép sự kiện quan trọng, đánh giá bằng
thang đo dựa trên hành vi, v.v.. với đề tài: “Hồn thiện cơng tác đánh giá

hiệu quả công việc tại Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel” của Lê Thị Nga
(2004), “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đánh giá
3


thực hiện công việc cho người lao động tại Công ty Cổ phần may Thăng
Long” của Nguyễn Quỳnh Phương (2011), “Một số giải pháp hồn thiện
đánh giá thực hiện cơng việc của người lao động tại Khách sạn Dân Chủ”
của tác giả Đặng Thị Hồng Hạnh được công bố năm 2011, hay đề tài:
“Hồn thiện cơng tác đánh giá thực hiện công việc tại Ngân hàng thương
mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Hồng Minh
công bố năm 2012.
Nhóm các cơng trình đề cập đến đánh giá hiệu quả công việc theo
phương pháp mới như phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) với cơng
trình nghiên cứu: “Hồn thiện đánh giá thực hiện cơng việc tại Công ty Cổ
phần lắp máy và xây dựng điện” của tác giả Nguyễn Hồng Mơ năm 2012 và
đề tài “Hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc cho giảng viên tại
Trường Đại học Kinh tế quốc dân” của tác giả Trần Thị Hà Linh cơng bố năm
2012.
Nhóm các cơng trình chun nghiên cứu về KPI như cơng trình nghiên
cứu “Tìm hiểu chỉ số đánh giá hiệu quả KPI quản trị nguồn nhân lực và khả
năng áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam” của tác giả Nguyễn Hoài An
cơng bố năm 2012, cơng trình chủ yếu là tìm hiểu bộ chỉ số KPI tại tổ chức
doanh nghiệp, nhân lực. Tuy nhiên cơng trình chỉ dừng lại ở mức tìm hiểu
trên cơ sở lý luận. Bên cạnh đó có cơng trình nghiên cứu : “Ứng dụng KPI
trong đánh giá hiệu quả công việc ở công ty TNHH Thương mại Hà Việt” của
tác gỉa Đỗ Hồng Yến, công bố năm 2014, cơng trình nghiên cứu đã áp dụng
lý luận về KPI để xây dựng KPI cho một doanh nghiệp cụ thể.
Hệ thống các Đề tài khoa học đã làm rõ cơ sở lý luận, thực tiễn của
việc đánh giá hiệu quả công việc, về hệ thống KPI. Kết quả của các Đề tài

nghiên cứu trên là những luận cứ khoa học, làm cơ sở cho công tác đánh giá
hiệu quả công việc tại các doanh nghiệp đồng thời là nguồn tư liệu cho các
nghiên cứu tiếp theo.
4


Cho đến nay, chưa có cơng trình nào nghiên cứu về việc ứng dụng KPI
vào đánh giá hiệu quả công việc của các vị trí thuộc cơ quan hành chính nhà
nước. Luận văn sẽ tập trung nghiên cứu vấn đề này thông qua việc nghiên
cứu xây dựng chỉ số đo lường hiệu quả cơng việc KPI đối với Chánh Văn
phịng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Đề tài có sự kế thừa những
kết quả nghiên cứu trước trên phương diện cơ sở lý luận về hệ thống KPI,
điểm mới của đề tài là vận dụng các cơ sở lý luận trên để nghiên cứu, tìm
hiểu ứng dụng hệ thống KPI trong việc đánh giá hiệu quả công việc đối với vị
trí Chánh Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn.
3. Mục tiêu đề tài
Luận văn được thực hiện nhằm đạt được 03 mục tiêu sau:
Thứ nhất, xây dựng chỉ số KPI cho Chánh văn phòng Bộ;
Thứ hai, áp dụng hệ thống chỉ số đó để đánh giá Chánh văn phịng Bộ
Nơng nghiệp và Phát triển nơng thôn;
Thứ ba, khuyến nghị việc áp dụng hệ thống KPI để đánh giá Chánh văn
phòng cấp Bộ.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu:
Để thực hiện những mục tiêu trên, đề tài tập trung vào đối tượng nghiên
cứu là hệ thống KPI và việc ứng dụng hệ thống KPI trong việc đánh giá hiệu quả
công việc của Chánh Văn phịng của Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu xây dựng chỉ số KPI đối với Chánh Văn
Bộ Nông nghiệp và PTNT.

Về thời gian: Từ tháng 1/2017 đến tháng 12/2017.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Đề tài áp dụng chủ nghĩa duy vật lịch sử và duy vật biện chứng để tiếp
cận và đánh giá kết quả nghiên cứu thu thập. Đây là những phương pháp nhận
5


thức luận của đề tài. Bên cạnh đó, đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu
cụ thể sau:
Phương pháp thu thập thơng tin
- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản của Nhà
nước, của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
- Các tài liệu về hệ thống KPI
Phương pháp khảo sát thực tế: Điều tra, khảo sát thực tế công việc
chi tiết của các vị trí Lãnh đạoVăn phịng trong văn phịng. Phân tích cơng
việc của từng vị trí nhằm xác định các loại cơng việc phải thực hiện, tính chất
và đặc điểm của mỗi cơng việc đó, quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng cần phải
có để thực hiện cơng việc thơng qua bản mơ tả chi tiết vị trí việc làm.
Phương pháp hệ thống: Áp dụng phương pháp hệ thống để tổng hợp,
khái quát các yêu cầu đối với từng vị trí cơng việc từ đó đưa ra các tiêu chí
đánh giá đối với từng vị trí quản lý cụ thể .
Phương pháp chuyên gia: Bằng phương pháp này, tác giả có sự tư vấn
của các chuyên gia, các tổ chức đã xây dựng và áp dụng bộ chỉ số đánh giá
hiệu quả cơng việc theo KPI để có cái nhìn sâu rộng hơn về bộ chỉ số đánh giá
hiệu quả công việc theo KPI .
6. Đóng góp của đề tài
- Khảo sát, phân tích và đánh giá sự phù hợp của KPI trong việc đánh
giá hiệu quả công việc hiện nay trong cơ quan nhà nước.
- Đề xuất xây dựng công cụ đo lường hiệu quả công việc KPI đối với vị
trí Chánh Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn

7. Tài liệu tham khảo
Tác giả chủ yếu tiếp cận các nguồn tài liệu sau :
- Tài liệu lý luận: các sách nghiên cứu về Quản trị, Quản trị học, Quản
trị Văn phòng, Quản trị nhân lực…
- Hệ thống tài liệu về KPI
6


- Tài liệu từ các cơng trình nghiên cứu: Luận văn, khóa luận tốt
nghiệp…
- Tài liệu từ báo, tạp chí….
8. Dự kiến cấu trúc của đề tài:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn được cấu trúc trong 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận đánh giá hiệu quả công việc và ứng dụng KPI
trong đánh giá hiệu quả công việc.
Chương 2: Xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu quả cơng việc KPI
đối với Chánh văn phịng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Chương 3: Áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả công việc đối
với Chánh văn phòng cấp Bộ.

7


Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC VÀ
ỨNGDỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC
1.1. Đánh giá hiệu quả công việc
1.1.1. Khái niệm
Để làm rõ khái niệm “hiệu quả công việc” trước hết tác giả làm rõ các

khái niệm “đánh giá” và khái niệm “hiệu quả”.
Đánh giá: Là đưa ra nhận định tổng hợp về các dữ kiện đo lường được
qua cáckỳ kiểm tra/lượng giá trong quá trình và kết thúc bằng cách đối chiếu,
so sánh với những tiêu chuẩn đã được xác định rõ ràng trước đó trong các
mục tiêu1.
Đánh giá có nghĩa nhận định giá trị. Những từ có nghĩa gần với đánh giá là
phê bình, nhận xét, nhận định, bình luận, xem xét. Đánh giá một đối tượng nào đó,
chẳng hạn một con người, một tác phẩm nghệ thuật, một sản phẩm hàng hoá hay
dịch vụ...
Hiệu quả là những kết quả do thực hiện công việc mang lại. Như vậy “hiệu
quả công việc là hồn thành được mục đích hay mục tiêu cuối cùng đặt ra2”.
Theo cách hiểu của tác giả thì: Một công việc được coi là hiệu quả khi
công việc đó hồn thành, đạt được mục tiêu đề ra nhưng vẫn tiết kiệm được
chi phí trên cơ sở sử dụng hợp lý các nguồn lực.
Như vậy có thể hiểu hiệu quả công việc là việc sử dụng hợp lý các
nguồn lực ở mức thấp nhất nhưng đạt hiệu quả cao nhất, hướng tới việc hồn
thành mục tiêu cơng việc nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí.
Đánh giá hiệu quả cơng việc được hiểu là quá trình xem xét nhằm đánh
giá một cách có hệ thống hiệu quả cơng việc và năng lực của nhân viên, bao
1

.Từ điển Tiếng Việt,tr 584, GS Hoàng Phê, NXB Đà Nẵng, năm 2017
Từ điển Tiếng Việt,tr 825, GS Hoàng Phê, NXB Đà Nẵng, năm 2017

2

8


gồm kết quả công việc, phương pháp thực hiện công việc, những phẩm chất

và kỹ năng thực hiện công việc.
1.1.2. Mục tiêu của đánh giá hiệu quả công việc
 Mục tiêu hành chính: Với mục tiêu này, kết quả của việc đánh giá hiệu
quảcông việc của nhân viên được sử dụng để ra các quyết định nhân sự liên
quan đến cá nhân như: tăng lương, đề bạt, bổ nhiệm hoặc tạo cơ hội đào tạo
và phát triển. Vì mục tiêu hành chính, các nhà quản trị phải sử dụng một hệ
thống đánh giá hiệu quả đạt được việc xếp hạng có tác dụng phân biệt được
các nhân viên.
 Các mục tiêu phát triển: Trong trường hợp này, việc xếp hạng hiệu
quảđược dùng để cung cấp các thông tin ngược cho đối tượng được đánh giá
về hiệu quả công việc của họ. Việc cung cấp thông tin ngược nhằm củng cố
các hành vi lao độngtrong mong muốn của nhân viên, hướng dẫn và khuyến
khích việc cải thiện thái độ và tác phong làm việc. Để phục vụ cho các mục
tiêu phát triển, các nhà quản trị phải sử dụng hệ thống đánh giá hiệu quả cá
nhân có thể đưa ra được các thông tin riêng liên quan tới các mức độ khác
nhau của hiệu quả cơng việc. Ngày nay mục đích phát triển ngày càng được
coi trọng hơn.
 Mục tiêu điều hành : Trong trường hợp này, phân loại hiệu quả được
dùngđể điều hành chất lượng của lực lượng lao động chung và đánh giá hiệu
quả của các hoạt động quản lý nhân lực nói riêng như: tuyển chọn nhân viên ,
huấn luyện , phát triển , trả lương theo hiệu quả .
1.1.3. Lợi ích của cơng tác đánh giá hiệu quả cơng việc
 Đối với người đánh giá:
- Có điều kiện thảo luận với nhân viên về hiệu quả làm việc của họ
- Có cái nhìn bao qt về hiệu quả làm việc của nhân viên và trên cơ sở
đó xác định nhu cầu đào tạo.
- Thảo luận, thống nhất về mục tiêu của nhân viên, nhờ đó họ có định

9

hướng mục tiêu tốt hơn.
Có cơ hội tự đánh giá và cải tiến hiệu quả quản lý của chính mình, thông qua
sự phản hồi của nhân viên.
- Hiểu rõ năng lực và kỹ năng của nhân viên, nhờ đó phân cơng cơng
việc hiệu quả hơn.
- Có thể hỗ trợ nhân viên kịp thời khi họ gặp khó khăn.
 Đối với người được đánh giá:
-

Có động lực làm việc tốt vì được người quản lý cổ vũ, khích lệ.
- Biết rõ mục tiêu công việc và kế hoạch đạt mục tiêu.
- Biết hiệu quả làm việc của chính mình, xác định những điểm cần cải tiến.
- Nhận được sự hỗ trợ kịp thời của người quản lý khi gặp khó khăn.
- Được đề đạt ý kiến để cải thiện điều kiện làm việc.
- Có định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng nhờ những phản hồi của

người quản lý.
- Được đào tạo một cách hợp lý.
1.2. Các nguyên tắc và phƣơng pháp đánh giá hiệu quả công việc
1.2.1.Các nguyên tắc đánh giá hiệu quả công việc
Để công tác đánh giá hiệu quả công việc đạt kết quả tốt cần phải đảm
bảo theo những nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 1: Xây dựng các mục tiêu công việc theo nguyên
tắc“SMART”
Xây dựng được mục tiêu là một trong những yêu cầu cốt lõi của đánh giá
hiệu quả công việc dựa trên nguyên tắc Smart như sau:
+ S (Specific): Mô tả một cách rõ ràng, cụ thể, chi tiết về mục tiêu công
việc phải đạt được.
+ M (Measurable): Các mục tiêu có thể định lượng, đo lường được

+ A (Action-Oriented): Phải mô tả được các hoạt động nào phải làm và
kết quả là gì
10


+ R ( Realistic): Kết quả đạt được phải mang tính thực tiễn.
+ T (Time – bound): Xác định rõ thời gian mà kết quả đạt được.
- Nguyên tắc 2: Đánh giá đầy đủ các khía cạnh cơng việc
Khi đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, nhà quản lý cần phải
đo lường tất cả các khía cạnh của công việc, không nên chỉ tập trung vào
một hoặc một vài khía cạnh để đánh giá. Ví dụ đối với nhân viên văn thư,
ngồi các tiêu chí đánh giá về kết quả cơng việc như việc cấp số, đóng
dấu, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày… cũng cần quan tâm đến các tiêu
chí khác như thái độ với khách hàng, tinh thần trách nhiệm trong công
việc…Nếu chỉ quan tâm đến một vài tiêu chí đo lường hiệu quả cơng việc
trong đánh giá thì hiệu quả cơng tác đánh giá khơng được đảm bảo vì hiệu
quả cơng việc được đo lường ngồi các tiêu chí về kết quả cơng việc, cịn
có các yếu tố về thái độ, tác phong, phẩm chất, kỹ năng thực hiện cơng
việc.
Ngun tắc 3: Có thang điểm, trọng số cụ thể
Khi xây dựng các mục tiêu công việc, cần phải đưa ra thang điểm và
trọng số đánh giá cụ thể. Nếu như khơng có thang điểm và trọng số cụ thể
cho từng mục tiêu đánh giá sẽ có nhiều kết quả đánh giá khác nhau (theo
cảm quan của từng người). Để hạn chế nhược điểm này, cần phải xác định
trọng số cho từng mục tiêu, xác định rõ những mục tiêu quan trọng tương
ứng với những trọng số chiếm tỷ trọng lớn trong thang điểm đánh giá. Đồng
thời, cần xây dựng thang điểm kết quả cụ thể cho các tiêu chí đánh giá. Hơn
nữa, khơng ai lường trước được các công việc phát sinh trong quá trình thực
hiện cơng việc.
Ngun tắc 4: Gắn kết quả cá nhân với kết quả tập thể

Để giảm tình trạng trưởng bộ phận quá dễ dãi hoặc khắt khe trong
đánh giá bộ phận mình, nhà quản lý cần phải gắn kết quả đánh giá của cá

11


nhân với kết quả đánh giá của tập thể. Khi gắn kết quả tập thể với kết quả cá
nhân sẽ giảm tỷ lệ đánh giá không công bằng, đồng thời nâng cao tính tập thể
Nguyên tắc 5: Đánh giá từ nhiều đối tượng khác nhau
Nên thực hiện đánh giá từ nhiều đối tượng khác nhau và mỗi đối
tượng chỉ đánh giá đúng khía cạnh phù hợp. Nguyên tắc này đảm bảo kết
quả đánh giá được chính xác và khách quan hơn khi được tham chiếu và
tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau.
Nguyên tắc 6: Gắn kết quả đánh giá với quyền lợi của nhân viên
Khi kết quả đánh giá được gắn với quyền lợi của nhân viên (gắn với
lương, thưởng) thì nhân viên sẽ quan tâm, chú ý hơn đến công tác đánh giá.
Như vậy, công tác đánh giá hiệu quả công việc không chỉ là vấn đề quan tâm
các cấp quản lý, mà còn là mối quan tâm trực tiếp của tồn thể nhân viên vì
liên quan trực tiếp đến quyền lợi của họ
Nguyên tắc 7: Có sự cam kết, ủng hộ của lãnh đạo
`

Khi lãnh đạo có sự nhận thức đúng đắn về mức độ quan trọng và quyết

tâm thực hiện thì sẽ quán triệt được tinh thần tới tồn thể nhân viên trong tổ
chức. Đây cũng có thể được coi như một trong những điều kiện tiên quyết để
công tác đánh giá hiệu quả công việc trong tổ chức đạt kết quả tốt.
Nguyên tắc 8: Ứng dụng sự hỗ trợ của các công cụ công nghệ thông
tin
Thay vì sử dụng phương pháp đánh giá thủ cơng bằng tay hoặc trên

excel, các nhà quản lý có thể sử dụng các phần mềm đánh giá để tiết
kiệm thời gian, cơng sức, cũng như tăng tính chính xác và khách quan
của các kết quả đánh giá.
Như vậy, để đánh giá hiệu quả cơng việc cần phải có một hệ
thống đánh giá bài bản, chuyên nghiệp và hiệu quả. Bên cạnh đó cịn có
sự kết hợp đánh giá năng lực, kỹ năng, phẩm chất của đối tượng được
đánh giá. Đánh giá hiệu quả cơng việc có vai trị vơ cùng quan trọng đối
12


với các tổ chức bởi nó là tiền đề, là cơ sở để khen thưởng, kỷ luật, động
viên nhân viên cũng như giúp nhà quản trị quyết định việc trả lương
thưởng, chế độ đãi ngộ một cách công bằng và chính xác. Đối với cá
nhân thì kết quả đánh giá giúp cá nhân nhận biết được điểm mạnh và
điểm yếu, qua đó nắm được mục tiêu và u cầu cơng việc sắp tới để
được cố vấn về đào tạo và cải thiện điều kiện làm việc để nâng cao hiệu
quả hiệu quả cơng việc.
1.2.2. Quy trình đánh giá hiệu quả thực hiện cơng việc được thể hiện
qua sơ đồ sau:
Hình 1.1: Quy trình đánh giá hiệu quả cơng việc
Xác định các yêu cầu cơ bản
cần đánh giá

Lựa chọn phương pháp đánh
giá

Đưa ra tiêu chí, nội dung
phạm viđánh giá

Lựa chọn và huấn luyện kỹ

năng đánh giá

Thảo luận về nội dung, phạm
vi đánh giá

Thực hiện đánh giá

Điều chỉnh và công bố kết
quả đánh giá

Thảo luận kết quả đánh giá

(7, tr 246)
Muốn đánh giá được hiệu quả công việc, điều kiện trước tiên là phải
có những tiêu chuẩn để đánh giá một cách công bằng và hiệu quả nhất. Tiêu
chuẩn để đánh giá phải đáp ứng được các yêu cầu, mục tiêu của tổ chức.
Đây là điều quan trọng nhất trong quá trình đánh giá hiệu quả công việc.
Các tiêu chuẩn đánh giá đưa ra xa vời với mục tiêu mà tổ chức muốn hướng
tới thì việc đánh giá khơng mang lại hiệu quả.
Thứ hai: Tiêu chuẩn đánh giá phải là những tiêu chuẩn phản ánh đầy
13


đủ sự cống hiến của từng cá nhân, từng bộ phận vào mục tiêu chung của bộ
phận và của tổ chức.
Thứ ba: Tiêu chuẩn đánh giá phải xác thực. Yếu tố xác thực được thể
hiện ở chỗ, tiêu chuẩn đánh giá phải gắn liền với chính kế hoạch thực hiện
của bộ phận nói riêng, của tổ chức nói chung và trên hết nó gắn với chính
bản mơ tả cơng việc, mô tả những công việc mà mỗi nhân viên, mỗi bộ
phận phải tiếnhành.

Thứ

tư:

Tiêuchuẩnđánhgiáphảicóđộtincậycao.Tiêuchuẩnđánhgiácóđộtincậycao

sẽ

khuyến khích và thu hút nguồn nhân lực nỗ lực, cố gắng phấn đấu trong
công việc. Muốn vậy, tiêu chuẩn đánh giá phải định lượng được, đo lường
được và có sự ổn định tương đối.
1.2.3. Phương pháp đánh giá hiệu quả cơng việc
Có nhiều phương pháp đánh giá hiệu quả công việc từ cấp nhân viên
đến cấp quản lý. Mỗi một phương pháp đánh giá đều có những ưu điểm và
nhược điểm riêng. Tuỳ vào trường hợp cụ thể của từng tổ chức, các phương
pháp áp dụng khác nhau sẽ cho hiệu quả lợi ích khác nhau.
Phương pháp đánh giá cho điểm:
Phương pháp đánh giá cho điểm yêu cầu phải xác định các tiêu chí cụ
thể để đánh giá hiệu quả công việc và thang điểm số cho từng tiêu chí này.
Theo phương pháp này, người đánh giá sẽ cho ý kiến về tình hình thực hiện
cơng việc của nhân viên theo một thang đo từ thấp đến cao hoặc ngược lại,
ứng với mỗi mức độ đánh giá là một số điểm cụ thể. Tổng điểm đạt được
của các tiêu chuẩn sẽ là điểm cuối cùng của người đó.

14


Bảng 1.1: Đánh giá tình hình thực hiện cơng việc theo phƣơng pháp
cho điểm
ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

- Họ tên nhân viên:
- Công việc:
- Bộ phận:
- Giai đoạn đánh giá từ…..đến……
Các yếu tố
Khối lượng công việc

Điểm đánh giá

Ghi chú

Tốt
Khá
Trung bình
Kém

Chất lượng thực hiện

Tốt

cơng việc

Khá
Trung bình
Kém

Hành vi, tác phong trong

Tốt

cơng việc

Khá
Trung bình
Kém

Tổng hợp kết quả

Tốt
Khá
Trung bình
Kém
(6, tr 107)

Việc lựa chọn các tiêu chuẩn đánh giá là rất quan trọng trong phương
pháp này để có kết quả đánh giá chính xác nhất. Các tiêu chí đánh giá bao
gồm kết quả cơng việc (số lượng, chất lượng công việc), phương pháp làm
15