Lên kế hoạch,khảo sát và phân tích hệ thống

Lên kế hoạch,khảo sát và phân tích hệ thống
1.Lên kế hoạch
Kế hoạch thực hiện là xây dựng một hệ thống thông tin về viêc quản lý qui trình hoạt động
của một công ty buôn bán điện thoại di động nhằm mục đích quản lý hoạt động công ty một
cách dễ dàng hơn.
Hệ thống này được xây dựng bởi hai sinh viên
Thời gian thực hiện là 6 tuần từ ngày 30/4/2008 đến ngày 15/6/2008
2.Khảo sát hệ thống
Sau khi khảo sát một số công ty diện thoại di dộng bằng cách đi quan sát thực tế .Ta thấy
rằng mỗi công ty có các thế mạnh và đặc điểm riêng .Tuy nhiên chúng ta chỉ khảo sát một công
ty mẫu .Như chúng ta đã biết thế giới di động là một trung tâm mua bán điến thoại lớn với
nhiều chi nhánh và nhiều hình thức khác nhau.Nhìn chung các hoạt động chính của nó là nhập
hàng về kho từ những nhà cung cấp khác nhau có thể trong và ngoài nước,xuất hàng từ kho ra
quầy ,trong đó mỗi quầy trưng bày một loại điện thoại riêng, các sản phẩm được bán ra từ quầy
(bán lẻ) hay là được bán sỉ cho những khách hàng cần mua với số lượng nhiều hay là cho các
đại lý buôn bán nhỏ,quản lý hoạt động của quầy ,báo cáo số lượng hàng bán được trong ngày
ở các quầy ,lượng hàng bán được của công ty trong tháng ,kiểm tra được lượng hàng nào bán
chạy loại hàng nào bán không chạy trong tháng.
Cụ thể việc phân cấp quản lí từng bộ phận như sau:
Cửa hàng trưởng :là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh và kế
hoạch thực hiện
Bộ phận tư vấn khách hàng :là những nhân viên quan sát khách hàng để tư vấn khách
hàng
Bộ phận bán hàng :là những nhân viên trực tiếp bán hàng cho khách hàng tại quầy mà
mình phụ trách .Cuối mỗi ca phải kiểm tra lượng hàng bán được ,báo cáo và giao ca
Bộ phận thu ngân:Để tính tiền khách hàng sau đó nhập dữ liệu vào máy tính
Bộ phận quản lý: Phân tích số liệu của hai bộ phận bán hàng và thu ngân .Cân đối số
lượng hàng hóa trên quầy và bán ra để tìm ra sai xót giữa khâu này.Sau đó sẽ chuyển số liệu
sang bộ phận kế toán để tính doanh thu
Thủ kho: quản lý công việc xuất nhập hàng hóa trong kho
Bộ phận kế toán: phân tích số liệu xuất nhập hàng hóa sau mỗi tháng phải tổng kết lại

doanh thu và báo cáo cho cửa hàng trưởng để có thể vạch ra kế hoạch mới cho công ty.
Bộ phận kỹ thuật: bao gồm bộ phận kiểm tra bảo hành các loại điện thoại cho khách
hàng và bộ phận nghiên cứu thị trường để có thể biết được loại mặt hàng nào đang
Dược ưa thích hiện tai để có thể có điều chỉnh hợp lý cho công ty.
Nhờ sự phân công như vậy mà công ty có thể phát hiện dể dàng sự sai xót các
khâu với nhau.Việc mất mát hàng hóa và người có liên quan sẽ được phát hiện .Do
vậy công ty có thể phát triển hơn về nhiều mặt như việ tự giác và phong cách làm
việc ở mỗi nhân viên trong công ty.

3. Phân tích hệ thống:
3.1 Nhập hàng:
Công ty có một bộ phận nhân viên nghiên cứu thị trường,bộ phận này nắm bắt
nhu cầu thị trường và giá cả mặt hàng trên thị trường.Từ đó tìm những nhà cung cấp
mặt hàng cho công ty.Sau khi đã tìm được nhà cung xấp thì bộ phận này sẽ đặt mua
hang từ những nhà cung cấp này thong qua đơn đặt hàng như sau:
Công ty điện thoai di động
Đơn đặt hàng
Ngày: …………….
NCC: …………………………………………………………………………………..
Địa chỉa: ……………………………………………………………………………….
Số điện thoại: ………………………………………………………………………….
STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú
Tổng cộng

Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………………………..
Ngày……..tháng………..năm 200..
Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng
Công ty nhận hàng từ nhà cung cấp thông qua một phiếu nhập ghi thông tin chi
tiết về việc nhập hàng từ nhà cung cấp.
Công ty điện thoai di động

Phiếu nhập kho
Ngày: …………….
NCC: …………………………………………………………………………………..
Địa chỉa: ……………………………………………………………………………….
Số điện thoại: ………………………………………………………………………….
STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú
Tổng cộng

Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………………………..
Ngày……..tháng………..năm 200..
Thủ kho
3.2. Bán hàng
Hàng sau khi được nhập vào kho thì sẽ được chuyển ra ngoài để bán theo 2 hình
thức sau:
-Hình thức thứ nhất là các mặt hàng sẽ được xuất ra ngoài để bán cho các
khách hàng hay là các đại lý ,cửa hàng nhỏ có quan hệ đặt mua những mặt hàng
khác nhau với số lượng lớn thông qua bộ phận quản lý hay là bộ phận khảo sát thị
trường
-Hình thức thứ hai là hàng được xuất ra quầy để bán khi có sự yêu cầu của bộ
phận quản lý.Trong đó quầy là nơi trưng bày nhiều mặt hàng khác nhau của từng
loại mặt hàng. Nghĩa là một quầy thì có một loại đặt trưng cho quầy đó để việc quản
lý được dể dàng hơn đồng thời còn giúp cho khách hàng có thể dể dàng tìm kiếm
mặt hàng mà mình cần
Tại mỗi quầy thì cómột nhân viên phụ trách quầy. Nhân viên này có nhiệm vụ quản
lý quầy của mình và có nhiệm vụ bán các mặt hàng trong quầy.Khi bán được mặt
hàng nào thì nhân viên phải ghi lại thông tin các mặt hàng mình bán được để khi kết
thúc ca trực của mình thì họ sẽ tổng kết lại có bao nhiêu mặt hàng bán được và tồn
lại trong quầy là bao nhiêu để báo cáo cho bộ phận quản lý thông qua phiếu giao ca:
Công ty điện thoai di động
Phiếu Giao Ca

Ngày ….tháng……Năm…..
Ca: ……………………………………………………………………………………
Quầy: ………………… ……………………………………………………………..
STT Mã số Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi chú
Nhập Xuất Tồn
Người giao ca Người nhận ca

Trong mỗi ca trực của các nhân viên phụ trách quầy thì bất cứ nhân viên nào cũng
có thể đề nghị cấp hàng thêm cho quầy khi quầy đó đã hết mặt hàng nào đó hay là
mặt hàng sắp hết bằng cách yêu cầu bộ phận quản lý thông qua phiếu xin cấp hàng
như sau:
Công ty điện thoại di động
Phiếu Xin Cấp Hàng
Quầy: …………………………………………………………………………………
Ngày : ………………………………………………………………………………….
STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú

Ngày…….Tháng……..Năm 200…
Nhân viên phụ trách quầy
Sau khi nhận được phiếu xin cấp hàng từ nhân viên phụ trách quầy thì bộ phân
quản lý bán hàng kiểm tra lại và thấy hợp lý thì họ sẽ yêu cầu quản lý kho xuất hàng
ra cho quầy.Mà hàng sẽ được xuất ra quầy thông qua phiếu xuất để có thể quản lý
được số lượng xuất ra và mặt hàng nào được xuất như mẫu sau:
Công ty điện thoại di động
Phiếu Thông Tin Khách Hàng
Tên khách hàng: ……………………………………………………………..
Tên công ty : …………………………………………………………………
Địa chỉ : ………………………………………………………………………
MST :…………………………Số điện thoại ……………………………….
Hàng hoá …………………………………………………………………….

Số Sim : …………………………………….Giá tiền……………………….
Phụ kiện : ……………………………………………………………………
Quà khuyến mãi: ……………………………………………………………
Quản lý quầy
Khi một khách hàng đã chọn được mặt hàng của mình thì nhân viên phụ trách quầy
sẽ ghi lại thông tin khách hàng và đặc điểm của loại mặt hàng đó vào phiếu thông
tin khách hàng . Sau đó phiếu này và mặt hàng tương ứng sẽ được chuyển sang bộ
phận phận thu ngân. Bộ phận thu ngân sẽ nhập mã số của mặt hàng vào máy thì
máy sẽ in ra một phiếu.dựa vào phiếu đó nhân viên khác sẽ nhập mã số của phiếu
đó vào máy tính sau đó máy sẽ in ra một hoá đơn cho khách hàng và giá của mặt
hàng sẽ được ghi trên hoá đơn đó như mẫu sau:
Công ty điện thoai di động
Hóa Đơn Bán Hàng
Ngày: ……………
Quầy: ……………………………………………………………………………………
STT Mã số Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng
Nhân viên thu ngân
Khi đã tính tiền xong thì khách hàng sẽ nhận mặt hàng của mình và một phiéu bảo
hành để xác định thời gian bảo hành và điều kiện bảo hành như sau:
Công ty điện thoai di động
Phiếu Bảo Hành
Ngày……tháng…..năm…
Mã bảo hành: ………………………………………………………………………….
Mặt hàng………………………………………………………………………………
Tên khách hàng:………………………………………………………………………..
Thời gian bảo hành:……………………………………………………………………..
Nhân viên thu ngân
Sau mỗi ngày làm việc thì bộ phận quản lý bàn hàng sẽ cập nhật tất cả dữ liệu có
liên quan từ kho,quầy,bộ phận thu ngân để xem có sai xót không nếu không sai xót

thì sẽ nhập vào cơ sỏ dử liệu của công ty và cuối tháng thì sẻ tổng lết lại doanh thu
của công ty trong tháng và báo cáo cho cửa hàng trưởng như phiếu báo cáo doanh
thu sau:
Công ty điện thoai di động
Báo Cáo Doanh Thu
Ngày……tháng…..năm…
STT Mã Số Tên hàng Thành tiền
Tổng cộng
Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng