GIAOTRINH HTTTKT ThongVu P
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.14 MB, 32 trang )
<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 1
<b>TÀI LIỆU CHUYÊN ĐỀ </b>
<b>HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN </b>
<b>Vũ Quốc Thơng, khoa KT-KT, ĐH Mở TP HCM</b>
Chuyên đề này cung cấp cái nhìn tổng quan về ứng dụng của cơng nghệ thơng tin (CNTT) trong
kế toán, từ sự phát triển của kĩ thuật CNTT đến các cấp độ của hệ thống thơng tin kế tốn từ xử
lý kế tốn bán thủ cơng với bảng tính Excel đến quy mơ hệ thống hoạch định nguồn lực trong
doanh nghiệp. Người đọc cũng được giới thiệu khái quát về cách thức vận hành hệ thống thơng
tin kế tốn bao gồm thiết lập hệ thống và quy trình vận hành.
<b>Mục tiêu </b>
Sau khi nghiên cứu xong chuyên đề này, bạn có thể:
Giải thích được ứng dụng của cơng nghệ thơng tin trong kế tốn
Mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm các phân hệ ứng dụng và cơ sở dữ liệu
Giới thiệu cách thức vận hành của hệ thống thông tin kế toán
<b>Một số gợi ý </b>
Để gợi mở những vấn đề bạn sẽ nghiên cứu trong chuyên đề này, bạn hãy trả lời các câu hỏi sau
đây. Bạn cũng có thể xem đó như là hình thức kiểm tra kiến thức và sự hiểu biết của bạn trước
khi bắt đầu bài học.
Trong một doanh nghiệp viễn thông hoạt động với nhiều chi nhánh, bạn có bao giờ nghĩ
đến khối lượng giao dịch thường nhật chuyển về phịng kế tốn? Bạn hình dung thế nào
về cơng việc của người kế tốn? Liệu họ có thể ghi sổ, xử lý thủ cơng tất cả chứng từ?
Bạn có quan tâm đến máy tính và những ứng dụng của cơng nghệ thơng tin trong ngành
kế tốn khơng?
</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>
Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 2
<b>Kết cấu chuyên đề</b>
<b>I. Ứng dụng của công nghệ thơng tin (CNTT) trong kế tốn </b>
<b>1. </b>
<b>Ý nghĩa ứng dụng của CNTT đối với kế tốn </b>
Cơng việc của kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế;
tài chính cho người ra quyết định. Cơng việc ghi chép thủ công, tổ chức lưu trữ sổ sách hoàn
toàn trên giấy sẽ tạo ra khối lượng cơng việc đáng kể cho người làm kế tốn, đặc biệt khi doanh
nghiệp mở rộng quy mô. Như chúng ta đã biết, ứng dụng CNTT dần dần trở thành công cụ trợ
giúp đắc lực cho các hoạt động kinh tế-xã hội. Theo thời gian, sự phát triển của CNTT bao gồm
cải thiện tốc độ xử lý, khả năng lưu trữ và liên kết mạng đã mang lại lợi ích to lớn cho cơng tác
tin học hóa kế tốn.
Tin học hóa cơng tác kế tốn khơng chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thơng tin
nhanh chóng, thuận lợi mà nó cịn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để
tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp. Hiện nay, hầu hết các tổ chức
đều có ứng dụng CNTT vào kế toán ở những mức độ khác nhau. Với sự hỗ trợ của CNTT, dữ
liệu sau khi được nhập vào chương trình máy tính, sẽ được xử lý tự động để kết xuất ra các báo
Ứng dụng của công nghệ
thông tin (CNTT)
trong kế tốn
Hệ thống thơng tin
kế toán
Ý nghĩa ứng
dụng của
CNTT đối với
<i>kế toán: lợi ích </i>
<i>sử dụng CNTT- </i>
<i>vai trị hỗ trợ </i>
<i>của CNTT trong </i>
<i>kế tốn </i>
Các cấp độ ứng
dụng CNTT
trong kế toán:
<i>ứng dụng bảng </i>
<i>tính Excel; phần </i>
<i>mềm kế toán; hệ </i>
<i>thống hoạch định </i>
<i>nguồn lực ERP </i>
Các phân hệ ứng
dụng cơ bản của
hệ thống thơng
tin kế tốn
Cơ sở dữ liệu
trong hệ thống
thơng tin kế
tốn
Thiết lập khai
báo hệ thống
Quy trình vận
hành trên hệ
thống thơng
tin kế toán:
</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>
Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 3
cáo theo yêu cầu của người sử dụng. Từ đó, người kế tốn có thể giảm thiểu thời gian trong công
việc ghi chép và lưu trữ. Nhờ vào điều kiện tin học hóa, càng ngày cơng tác kế tốn càng chuyển
sang hướng trình bày và phân tích thơng tin.
Lợi ích của sử dụng CNTT là vai trị hỗ trợ đối với cơng tác kế tốn. Rất nhiều người hiện nay
vẫn giữ trạng thái tâm lý rằng “Có phần mềm kế tốn là giúp doanh nghiệp hết tất cả.” – quan
điểm đó chưa đúng hồn tồn. Máy tính khơng thể thay người kế toán đọc nghiệp vụ và định
<i>khoản! Chương trình phần mềm - hệ thống máy vi tính chỉ có tác dụng trợ giúp trong cơng tác </i>
thống kê, phân loại, xử lý tính tốn, cịn lại tổ chức thu thập dữ liệu, sử dụng và phân tích thơng
tin vẫn là do người được đào tạo kế tốn giữ vai trị chủ đạo.
<b>2. </b>
<b>Các cấp độ ứng dụng CNTT trong kế toán </b>
Bản thân kế tốn là một hệ thống thơng tin. Hiện nay, trong công tác quản lý kinh tế, đặc biệt là
kế tốn, những ứng dụng cơng nghệ thơng tin được thể hiện khá rộng rãi.
Công nghệ thông tin được ứng dụng trong mọi doanh nghiệp. Tùy theo nhu cầu, điều kiện và khả
năng tài chính, các doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp ứng dụng ở các mức độ khác nhau.
Trong lĩnh vực hệ thống thông tin kế tốn, có thể phân chia thành các cấp độ:
- Hệ thống xử lý bán thủ công với sự trợ giúp của các bảng tính Excel
- Hệ thống phần mềm kế tốn dạng điều khiển bằng trình đơn (Menu – Driven- Systems)
- Hệ thống hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP)
<b>Hệ thống kế tốn xử lý bán thủ cơng trên bảng tính Excel </b>
</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>
Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 4
Nhiều doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ hiện nay vẫn hài lòng với một hệ thống kế tốn bán thủ
cơng với sự trợ giúp của Excel. Trên ứng dụng Excel, kế toán sẽ thiết lập sổ sách, nhập liệu và sử
dụng các chức năng dị tìm, truy xuất số liệu nhằm tự động hóa một phần cơng việc kế tốn tại
đơn vị. Trong hệ thống kế toán trên Excel, chúng ta vẫn kết hợp sử dụng chứng từ giấy, có thể
tạo ra các báo cáo cần thiết nhưng ở mức độ giới hạn. Khả năng chia sẽ dữ liệu giữa các phần
hành kế toán cũng như giữa bộ phận kế tốn và các phịng ban khác trong doanh nghiệp cịn rất
hạn chế với ứng dụng kế tốn Excel.
Có thể tham khảo giao diện của một chương trình kế toán Excel được sử dụng trên thực tế:
<b>Hình 7-1: Giao diện một chương trình kế tốn Excel </b>
<b>Hệ thống phần mềm kế toán dạng điều khiển bằng trình đơn </b>
Hệ thống kế tốn điều khiển bằng trình đơn được tổ chức theo chức năng (hoặc phân hệ). Mỗi
trình (Menu) đơn liệt kê một danh mục các chức năng máy tính để người kế tốn lựa chọn và yêu
cầu máy thực hiện. Muốn truy cập vào các trình đơn theo chức năng, trước hết bạn vào trình đơn
chính, sau đó chọn một hoặc một số trình đơn phụ cho đến khi bạn đến được chức năng mà bạn
muốn thực hiện. Hầu hết các phần mềm kế toán thương phẩm hiện nay thường được thiết kế theo
mơ hình này.
</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>
(drop-Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 5
down) liệt kê các phân hệ của phần mềm. Giả sử, kế toán chọn phân hệ Quỹ, thao tác này sẽ làm
hiển thị một trình đơn phụ khác bao gồm các chức năng có liên quan đến phân hệ vừa chọn. Để
nhập một phiếu chi tiền mặt, kế toán dùng con trỏ chọn Phiếu Chi, màn hình nhập liệu sẽ hiện ra,
cho phép người kế toán nhập dữ liệu về khoản chi này.
</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 6
Trong hệ thống kế tốn điều khiển bằng trình đơn, doanh nghiệp vẫn sử dụng các chứng từ bằng
giấy hoặc có thể nhập dữ liệu nghiệp vụ vào máy tính và in ra chứng từ (phiếu thu, phiếu chi,
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…). Việc ghi sổ sẽ được máy tính thực hiện tự động theo chương
trình ngay sau khi kế tốn nhập liệu. Cũng có loại nghiệp vụ mà dữ liệu được tích lũy trong máy
tính để chờ xử lý theo từng kì, từng nhóm. Ví dụ, sau khi tồn bộ dữ liệu về nhập và tồn kho cho
từng loại mặt hàng trong kì, kế tốn vào cuối kì sử dụng chức năng “tính giá xuất kho”, khi đó
chương trình mới tính ra giá xuất của hàng tồn kho và ghi nhận các nghiệp vụ xuất, kết hợp dữ
liệu về doanh thu và chi phí được tích lũy cả kì để xác định kết quả kinh doanh cuối kì.
Hệ thống phần mềm kế tốn sẽ tự động xử lý số liệu, cập nhật số phát sinh và số dư vào các tài
khoản được thiết kế sẵn trong chương trình. Từ đó, người kế tốn có thể kết xuất ra các báo cáo
cần thiết từ phần mềm. Sổ và các báo cáo kế toán được hiển thị trên màn hình (Preview), và cũng
có thể kết xuất ra tập tin hoặc in ra bản giấy. Tuy nhiên, hệ thống phần mềm kế toán cũng chỉ gói
gọn trong phạm vi cơng việc của kế tốn. Mở rộng hơn nữa ở góc độ tồn doanh nghiệp, sự phối
hợp về quy trình; ví dụ như xử lý một yêu cầu mua hàng, rồi đặt hàng, đến quản lý nhập kho và
thanh toán cho nhà cung cấp… thì mức độ chia sẻ và lưu chuyển dữ liệu giữa các bộ phận vẫn
còn hạn chế.
<b>Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP </b>
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là tích hợp tất cả dữ liệu, quy trình xử lý thương mại
trong tồn bộ doanh nghiệp vào một hệ thống, trong đó thơng tin kế tốn giữ vai trị trung tâm.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể hài lịng với phần mềm kế tốn thương phẩm dạng trình đơn
song các cơng ty lớn như Vinamilk, Tập đồn dầu khí Việt Nam PVN, Vietnam Airlines, ngân
hàng HSBC… sẵn sàng chi ra số tiền khổng lồ để thiết lập và duy trì một hệ thống hoạch định
nguồn lực tồn doanh nghiệp (ERP) với ưu điểm quy trình hóa các chức năng thương mại: kế
toán, nhân sự, mua hàng, sản xuất, bán hàng… và tích hợp tồn bộ dữ liệu của doanh nghiệp vào
một kho dữ liệu tập trung. Hệ thống ERP giúp xóa bỏ các “ốc đảo” thơng tin giữa các phòng ban
</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>
Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 7
<b>...</b>
Luồng thơng tin
Phịng ban
1
Phịng ban
2
Phịng ban
3
Phịng ban
n
<b>Hình 7.3: Luồng thơng tin doanh nghiệp xun suốt theo quy trình hệ thống ERP </b>
Hệ thống ERP hoạt động trong môi trường nối mạng máy tính với sự hỗ trợ của kĩ thuật cơng
nghệ thống tin để có thể vận hành ổn định. Dữ liệu được nhập vào hệ thống từ nhiều nguồn và
trao đổi qua nhiều bộ phận khác nhau. Quy trình thương mại trong hệ thống ERP được thiết lập
thông qua việc kết nối xử lý chứng từ điện tử giữa các phịng ban. Ví dụ, kế tốn có thể sử dụng
dữ liệu đầu vào trên hệ thống của bộ phận bán hàng, nhân sự, sản xuất… để lập chứng từ, ghi
nhận, kiểm soát và kết xuất báo cáo mà không phải nhập trùng lắp dữ liệu từ đó nâng cao hiệu
quả xử lý thơng tin, tính chính xác và khả năng kiểm sốt.
Có thể tóm lại một số lợi ích của hệ thống ERP như sau:
- Một hệ thống ERP tập trung có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí xử lý thơng tin.
- ERP, theo hướng phối hợp quy trình sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận biết và điều chỉnh
hoạt động theo sự thay đổi. Một sự thay đổi trong lượng sản phẩm tiêu thụ sẽ kéo theo sự điều
chỉnh trong các hoạt động cung ứng vật tư, sản xuất, giao hàng… Và mọi ảnh hưởng sẽ được ghi
nhận và phản ảnh trên hệ thống kế toán.
- Một hệ thống ERP triển khai tổng thể tồn doanh nghiệp sẽ có thể thay thế nhiều phần mềm với
các chức năng riêng biệt. Một doanh nghiệp sử dụng ERP sẽ không phải cần đến các phần mềm
đơn lẻ, phục vụ cho việc tính lương, quản lý tồn kho, phần mềm kế toán chuyên biệt.
</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 8
Sau khi tìm hiểu về các cấp độ ứng dụng của hệ thống thơng tin kế tốn. Chúng ta hãy cùng giải
quyết một bài toán kế toán nhỏ trên ứng dụng Excel.
Từ một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận theo Phương Pháp Chứng Từ Ghi Sổ
như sau:
<b>Yêu cầu vận dụng một số kĩ thuật ví dụ các hàm: DataFilter, If ( ), Sum( ), SumIf( )… trên ứng </b>
dụng Excel để thực hiện:
</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 9
b. Lập Bảng Cân Đối Số Phát Sinh
<b>Sinh viên sử dụng tập tin BaiTapMauCh07.xls để làm bài thực hành </b>
</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 10
<b>II. Hệ thống thông tin kế toán </b>
<b>1. Các phân hệ ứng dụng cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn </b>
Về phương diện quản lý doanh nghiệp , hệ thống thơng tin kế tốn có thể được phân chia thành
các phân hệ. Mỗi phân hệ hỗ trợ cho việc ghi nhận và báo cáo thuộc một chức năng thương mại.
Những phân hệ cơ bản trong hệ thống thơng tin kế tốn của doanh nghiệp bao gồm: phân hệ bán
hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ nhân sự và phân hệ sản xuất (ứng dụng cho các doanh nghiệp
sản xuất). Trọng tâm của hệ thống thơng tin kế tốn là một phân hệ riêng biệt dùng cho xử lý sổ
cái và báo cáo kế toán tổng hợp.
Phân hệ bán hàng
Phân hệ sản xuất
Phân hệ mua hàng
Phân hệ nhân sự
Phân hệ sổ cái
<b>Hình 7.4: Các phân hệ cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn </b>
</div>
<span class='text_page_counter'>(11)</span><div class='page_container' data-page=11>
Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 11
<b>Phân hệ bán hàng </b>
Phân hệ bán hàng được thiết kế tùy theo yêu cầu của từng doanh nghiệp cụ thể. Ví dụ, doanh
nghiệp bán lẻ Shop&Go với chuỗi cửa hàng tiện ích sẽ dựa vào các điểm bán hàng
(Point-of-Sales) để thu thập dữ liệu về số lượng hàng bán và số tiền nhận được từ khách lẻ (walk-in
customers). Tuy nhiên, một doanh nghiệp bán hàng qua hệ thống trên mạng (web-ordering
system) như Amazon.com sẽ dựa vào hệ thống để thu thập và xử lý về thông tin khách hàng,
thông tin đặt hàng, giao hàng, gửi hóa đơn…
Hình 7.5 minh họa phân hệ bán hàng của một doanh nghiệp từ nhận đơn đặt hàng, giao hàng và
thu tiền khách hàng.
Bộ phận bán hàng
Bộ phận kế toán
Bộ phận giao hàng
Khách hàng
Dữ liệu
khách hàng
Dữ liệu
bán hàng
Dữ liệu
sổ cái
Dữ liệu
kho hàng
Đơn đặt hàng
Hàng hóa
Hóa đơn
Trả tiền
<b>Hình 7.5: Phân hệ bán hàng </b>
</div>
<span class='text_page_counter'>(12)</span><div class='page_container' data-page=12>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 12
Các bộ phận bán hàng, kế toán và giao hàng sẽ thao tác trên cùng nguồn dữ liệu của phân hệ bán
hàng. Các bộ phận này truy cập và nhận thông tin từ phân hệ bán hàng của hệ thống. Những dữ
liệu trong phân hệ sẽ qua xử lý và được kết xuất thành báo cáo cung cấp thơng tin hữu ích cho
người ra quyết định.
<b>Phân hệ mua hàng </b>
Phân hệ mua hàng hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận và xử lý thơng tin trong việc mua hàng hóa,
ngun vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, các chức năng trong phân hệ mua hàng hỗ trợ
cho việc ghi nhận nguyên vật liệu mua vào phục vụ quá trình sản xuất.
Hình 7.6 minh họa phân hệ mua hàng của một doanh nghiệp từ gửi đơn hàng, nhận hàng và nhận
hóa đơn từ nhà cung cấp đến tiến hành thanh toán.
Bộ phận mua hàng
Bộ phận kế toán
Bộ phận nhận hàng
Nhà cung cấp
Dữ liệu
Nhà cung
cấp
Dữ liệu
sổ cái
Dữ liệu
kho hàng
Đơn đặt hàng
Hàng hóa
Hóa đơn
Trả tiền
Dữ liệu
mua hàng
<b>Hình 7.6 Phân hệ mua hàng </b>
</div>
<span class='text_page_counter'>(13)</span><div class='page_container' data-page=13>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 13
khi hàng hóa được nhập kho. Đến hạn trả tiền, kế toán tiến hành chuyển tiền thanh toán cho nhà
cung cấp. Tài khoản nhà cung cấp và tài khoản tiền sẽ được cập nhật.
Các bộ phận mua hàng, kế toán và nhận hàng sẽ thao tác trên cùng nguồn dữ liệu của phân hệ
mua hàng. Các bộ phận này truy cập và nhận thông tin từ phân hệ mua hàng của hệ thống.
Những dữ liệu trong phân hệ sẽ qua xử lý và được kết xuất thành báo cáo cung cấp thông tin hữu
ích cho người ra quyết định.
<b>Phân hệ nhân sự </b>
Phân hệ nhân sự hỗ trợ chức năng thương mại cho bộ nhận nhân sự-tiền lương của doanh nghiệp.
Dữ liệu thu thập liên quan đến nhân hoạt động của nhân công về số số giờ lao động, lương và các
khoản trích theo lương. Quy trình thao tác trên phân hệ nhân sự tùy thuộc theo loại hình hoạt
động của doanh nghiệp và cách thức lao động của nhân công trong doanh nghiệp.
Trong một doanh nghiệp sản xuất, phân hệ nhân sự được minh họa trong hình 7.7:
Bộ phận sản xuất
Bộ phận kế tốn
Bộ phận nhân sự
Nhân cơng <sub>Dữ liệu</sub>
sản xuất
Dữ liệu
sổ cái
Dữ liệu
Nhân viên
Số giờ làm việc
Các khoản phải nộp
theo lương
Trả lương nhân viên
Các tổ chức nhà
nước có liên quan
<b>Hình 7.7: Phân hệ nhân sự </b>
</div>
<span class='text_page_counter'>(14)</span><div class='page_container' data-page=14>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 14
thông tin về thuế thu nhập cá nhân của nhân viên và các khoản trích theo lương được xử lý từ hệ
thống và chuyển đến cho cơ quan chức năng có liên quan.
<b>Phân hệ sản xuất </b>
Quy trình sản xuất bao gồm chuỗi hoạt động và các nghiệp vụ phức tạp. Tính phức tạp của quy
trình sản xuất là do một doanh nghiệp sẽ sản xuất ra nhiều sản phẩm, mỗi sản phẩm có những
u cầu khác nhau về quy trình và các loại nguyên vật liệu đầu vào. Nhiều loại chi phí sẽ được
ghi nhận và theo dõi trong phân hệ sản xuất của doanh nghiệp.
Hình 7.8 minh họa các thành phần cơ bản của phân hệ sản xuất. Quy trình sản xuất sẽ theo nhu
cầu dự kiến hay nhu cầu thực sự về sản phẩm cụ thể. Bộ phận bán hàng sẽ gửi đơn đặt hàng hoặc
dự báo bán hàng đến bộ phận sản xuất cho việc hoạch định và đặt kế hoạch sản xuất. Một chức
năng quan trọng trong phân hệ là kiểm sốt chi phí sản xuất. Ngun vật liệu, số giờ nhân cơng
lao động, và các chi phí khác được ghi nhận và theo dõi suốt quá trình sản xuất. Khi thành phẩm
hoàn thành, chúng sẽ được chuyển đến cho khách hàng hay chuyển về lưu kho. Phân hệ sản xuất
hỗ trợ cho việc thu thập xử lý và kết xuất ra các báo cáo về chi phí trong quá trình sản xuất sản
xuất. Đây là cơ sở cho việc tính giá thành của thành phẩm. Việc tính tốn giá thành là thơng tin
quan trọng, ảnh hưởng đến quyết định giá bán và từ đó hình thành nên lợi nhuận cho doanh
nghiệp.
Bộ phận sản xuất
Bộ phận kế tốn
chi phí
Bộ phận kho
Bộ phận bán hàng <sub>Tài sản cố </sub>
định cho SX
Dữ liệu
sổ cái
Dữ liệu
kho hàng
Đơn đặt hàng/
Dự báo bán hàng
Dữ liệu
nhân viên
</div>
<span class='text_page_counter'>(15)</span><div class='page_container' data-page=15>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 15
Mỗi phân hệ trong hệ thống thơng tin kế tốn hỗ trợ cho việc ghi nhận và báo cáo một chức năng
thương mại. Phần tiếp theo sẽ trình bày cho người đọc cấu trúc của hệ thống thơng tin kế tốn
dưới góc độ cơ sở dữ liệu hệ thống.
<b>2. Cơ sở dữ liệu trong hệ thống thơng tin kế tốn </b>
Về phương diện lưu trữ, dữ liệu có thể được tổ chức thành các tập tin riêng lẽ (flat file), nhằm hỗ
trợ cho một phân hệ cụ thể. Cách tổ chức thông tin theo dạng các tập tin riêng lẽ phát sinh một số
nhược điểm:
- Việc trùng lắp dữ liệu ở các phân hệ khác nhau
- Không nhất quán trong việc lưu trữ và cập nhật dữ liệu
- Chi phí lưu trữ dữ liệu sẽ tăng cao
- Hạn chế trong việc kiểm soát lưu trữ
<b>Mã số</b>
<b>ĐĐH</b>
<b>Mã số</b>
<b>KH</b>
<b>Ngày </b>
<b>ĐĐH</b> <b>Nhân viên BH</b>
<b>Khu vực </b>
<b>BH</b> <b>Mã hàng</b> <b>Tên hàng</b> <b>Đơn giá</b> <b>Số lượng</b>
<b>Mã hàng</b> <b>Tên hàng</b> <b>Đơn giá</b>
<b>xuất</b>
<b>Đơn giá</b>
<b>bán</b>
<b>Mã số</b>
<b>ĐĐH</b> <b>Mã sốKH</b>
<b>Nhân viên </b>
<b>BH</b>
<b>Khu vực </b>
<b>BH</b>
<b>Số lượng</b>
<b>tồn</b>
<b>Mã số</b>
<b>KH</b>
<b>Tên</b>
<b>KH</b> <b>Địa chỉ</b>
<b>Mức </b>
<b>bán </b>
<b>chịu</b>
<b>Nhân viên </b>
<b>BH</b>
<b>Khu vực </b>
<b>BH</b>
<b>Doanh </b>
<b>thu dồn </b>
<b>tích</b>
<b>Tập tin </b>
<b>01</b>
<b>Tập tin </b>
<b>02</b>
<b>Tập tin </b>
<b>03</b>
<b>Hình 7.9: Tổ chức thông tin theo dạng các tập tin riêng lẽ </b>
</div>
<span class='text_page_counter'>(16)</span><div class='page_container' data-page=16>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 16
<b>Hình 7.10: Tổ chức thơng tin theo cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ </b>
Cơ sở dữ liệu quan hệ (relational database) lưu giữ thông tin trong các bảng (tables). Mỗi một
bảng chứa thông tin về một nội dung chủ điểm giống nhau theo từng hàng (record). Mỗi cột, hay
còn gọi là một trường (attribute) trong bảng lưu giữ các sự kiện riêng biệt về từng hàng. Ví dụ,
một bảng Khách Hàng có thể chứa các trường tên mã số khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ
khách hàng, điện thoại liên lạc của nhiều chủ thể khách hàng…
Mỗi hàng dữ liệu được nhận biết bởi một tổ hợp của một hay nhiều trường, cịn được gọi là khóa
chính (primary key). Khi thơng tin đã được lưu giữ trong các bảng và được xác định thơng qua
khóa chính thì phải có cách nào đó có thể kết hợp thơng tin với nhau một cách đầy đủ trong cơ sở
dữ liệu. Đó là phương cách tạo mối quan hệ (relationship) thơng qua khóa chính ở bảng này cùng
tồn tại trong một bảng khác dưới danh nghĩa là khóa ngoại (foreign key)
</div>
<span class='text_page_counter'>(17)</span><div class='page_container' data-page=17>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 17
<b>Khách hàng</b> <b>Đơn đặt hàng</b> <b>Chi tiết đặt hàng</b> <b>Mặt hàng</b>
<b>Mã số KH</b>
Tên KH
D.liệu đường phố của KH
D.liệu. quận huyện của KH
D.liệu Thành phố của KH
Điện thoại liên lạc
D,liệu Email liên lạc
<b>Mã đơn đặt hàng</b>
Ngày đơn đặt hàng
Mã số KH
<b>Mã đơn đặt hàng</b>
<b>Mã mặt hàng</b>
Số lượng hàng đặt
<b>Mã mặt hàng</b>
Tên mặt hàng
Đơn giá xuất
Đơn giá bán
Số lượng hàng tồn
<b>Hình 7.11: Cơ sở dữ liệu quan hệ (relational database) </b>
Lợi ích của cơ sở dữ liệu quan hệ trước tiên là tránh được sự trùng lập về nhập liệu. Ví dụ, khi có
một đơn đặt hàng được nhập vào hệ thống thì mã số đơn đặt hàng được tạo ra và cập nhật trong
cả hai bảng: bảng đơn đặt hàng và bảng chi tiết đặt hàng. Hơn nữa, dữ liệu sẽ được quản lý nhất
quán từ đó giúp cho người dùng có thể thiết lập phân quyền truy cập dữ liệu: xem, sửa, xóa… Về
mặt kết xuất dữ liệu, người dùng có thể lấy được dữ liệu kết hợp từ nhiều bảng để tạo báo cáo đạt
độ chuẩn xác cao về dữ liệu. Trong tình huống cần lấy dữ liệu chi tiết liên quan đến đơn đặt
hàng: thông tin khách hàng, chi tiết mặt hàng và số lượng đặt hàng, khách hàng… có thể sử dụng
một thông tin duy nhất là mã số của đơn đặt hàng. Một cách khác, chúng ta có thể xem cơ sở dữ
liệu quan hệ là hệ thống liên kết thông tin của các đối tượng (khách hàng, đơn đặt hàng, mặt
hàng..). Hệ thống liên kết này hỗ trợ cho việc lưu trữ và truy xuất dữ liệu được hiệu quả.
Cơ sở dữ liệu có thể hình dung là một “chiếc tủ lớn” để chứa dữ liệu. Các bảng trong cơ sở dữ
liệu được xem như là các “ngăn tủ”. Mỗi “ngăn tủ” sẽ chứa một nội dung chủ điểm và có các
đường nối liên thơng với nhau. Vấn đề đặt ra là các dữ liệu này sẽ được đưa vào “chiếc tủ lớn”
như thế nào?
</div>
<span class='text_page_counter'>(18)</span><div class='page_container' data-page=18>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 18
Mã đơn đặt hàng
Ngày đặt hàng
Mã số khách hàng
Tên khách hàng
Mã mặt hàng Tên mặt hàng Số lượng hàng tồn Số lượng hàng đặt
<b>Hồ sơ</b>
Cty TNHH Tân Hải Kỳ
Đèn hình trang trí 3*5*4
<b>Hình 7.12: một biểu mẫu (form) nhập liệu </b>
Trong hệ thống thông tin kế toán, dữ liệu được nhập vào biểu mẫu qua nhiều phương cách. Ví
dụ, một đơn đặt hàng có thể được nhập liệu bởi nhân viên phịng kế tốn khi tiếp nhận thơng tin
đơn đặt hàng. Dữ liệu trên đơn đặt hàng cũng có thể được scan trực tiếp vào hệ thống hay là
được nhập liệu từ trang web bán hàng bởi khách hàng. Nguồn dữ liệu kế toán đầu vào sẽ được
lưu giữ trong các bảng của cơ sở dữ liệu quan hệ. Mỗi bảng cơ sở dữ liệu có thể lưu giữ thông tin
cho một phân hệ hoặc được chia sẻ sử dụng bởi nhiều phân hệ trong hệ thống thơng tin kế tốn.
Ví dụ, phân hệ bán hàng có thể truy xuất thơng tin từ bảng kho hàng để kiểm tra số lượng hàng
tồn kho và giá bán của từng mặt hàng. Trong khi đó, phân hệ mua hàng và quản lý kho cũng có
thể cập nhật dữ liệu số lượng hàng nhập kho, giá vốn vào bảng kho hàng.
<b>3. Vận hành hệ thống thơng tin kế tốn </b>
<b>Khai báo hệ thống </b>
Khai báo hệ thống là công việc ban đầu trong quá trình triển khai ứng dụng tin học hóa cơng tác
kế toán tại một doanh nghiệp. Căn cứ vào đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, yêu cầu thông
tin trên báo cáo và yêu cầu quản lý với các mức độ tổng hợp và chi tiết khác nhau, doanh nghiệp
tiến hành khai báo hệ thống bao gồm:
- Xác định và khai báo các thông số của hệ thống (những thơng tin chung về doanh nghiệp, hình
</div>
<span class='text_page_counter'>(19)</span><div class='page_container' data-page=19>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 19
- Xây dựng và khai báo các bộ mã (danh mục): tiến hành thiết kế và khai báo các bộ mã như hệ
thống tài khoản, danh mục ngân hàng, hàng tồn kho… Trong quá trình vận hành, các đối tượng
mới phát sinh nên việc cập nhật thêm các đối tượng cho các bộ mã là một yêu cầu khách quan.
Tuy nhiên, việc cập nhật cần tuân theo các quy ước mã hóa đã thiết lập từ đầu để đảm bảo tính
đồng nhất, phục vụ cho mục đích kết xuất ra báo cáo. Dưới đây, giới thiệu một số bộ mã khai
báo hệ thống (hình 7.13).
- Khai báo số dư ban đầu: doanh nghiệp phải thực hiện việc “chuyển sổ”, tức là xác định và cập
nhật vào hệ thống tất cả số dư đầu kì của các đối tượng kế toán (tổng hợp và chi tiết) hiện đang
theo dõi tại doanh nghiệp.
- Phân quyền sử dụng và quản trị hệ thống: các phần mềm kế toán được thiết kế cho phép tổ
chức phân quyền đối với các chức năng: cập nhật, điều chỉnh, xử lý, tổng hợp, truy xuất dữ
liệu… Cán bộ phụ trách kế toán có quyền quản trị hệ thống, chịu trách nhiệm phân quyền cho
các kế tốn viên có thể truy cập vào các phần hành được phân công theo trách nhiệm và nguyên
tắc bất kiêm nhiệm.
</div>
<span class='text_page_counter'>(20)</span><div class='page_container' data-page=20>
Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 20
<b>Quy trình vận hành </b>
Trong điều kiện ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp, các dữ liệu đầu vào, thủ
tục xử lý cũng như thơng tin kết xuất đầu ra có những đặc điểm khác biệt so với trường hợp kế
toán thủ cơng. Quy trình vận hành của một hệ thống thơng tin kế tốn trên máy trải qua ba giai
<b>đoạn (hộp 7-1): </b>
<b>Nhập dữ liệu </b>
Trong công đoạn này người kế toán tự phân loại các chứng từ phát sinh trong q trình hoạt động
kinh tế sau đó nhập bằng tay – entry hoặc nhập khẩu – import vào hệ thống tùy theo đặc điểm
của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào
trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tập tin dữ liệu.<b> </b>
<b>Xử lý dữ liệu </b>
Nếu làm kế tốn thủ cơng, người kế tốn xử lý dữ liệu bằng việc ghi nhận nghiệp vụ vào nhật ký,
chuyển vào sổ cái, sổ chi tiết và soạn thảo ra báo cáo tài chính.
Trong một hệ thống kết tốn vi tính hóa, việc xử lý dữ liệu sẽ được máy tính thực hiện theo các
chương trình đã được hoạch định. Dữ liệu kế tốn đã xử lý cũng sẽ hiển thị trên các “sổ” kế toán
được thiết kế dưới dạng tập tin lưu trữ trong hệ thống.
<b>Kết xuất báo cáo </b>
Chương trình được thiết lập để hệ thống có thể kết xuất ra các báo cáo kế toán cần thiết cho việc
</div>
<span class='text_page_counter'>(21)</span><div class='page_container' data-page=21>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 21
Dữ liệu đầu vào Xử lý Báo cáo đầu ra
<b>Chứng từ</b>
- Phiếu thu, chi
- Phiếu nhập, xuất
- Hóa đơn mua hàng, bán hàng
- ...
Cơ sở dữ liệu
Nhật ký
Sổ cái
Bảng cân đối
tài khoản
<b>Báo cáo kế toán</b>
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo quản trị
- Báo cáo thuế
<b>Khái lược các cấp độ ứng dụng CNTT trong kế tốn </b>
Cơng nghệ thơng tin được ứng dụng trong mọi doanh nghiệp. Tùy theo nhu cầu, điều kiện
và khả năng tài chính, các doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp ứng dụng ở các mức độ
khác nhau. Trong lĩnh vực hệ thống thơng tin kế tốn, có thể phân chia thành các cấp độ:
- Hệ thống xử lý bán thủ cơng với các bảng tính Excel: ứng dụng Excel để thiết kế sổ sách,
mô phỏng lại q trình ghi chép của kế tốn và bổ sung thêm các cơng cụ tính tốn giúp kế
tốn thực hiện cơng việc của mình một cách nhanh chóng và chính xác. Trong hệ thống kế
tốn trên Excel, chúng ta vẫn kết hợp sử dụng chứng từ giấy, có thể tạo ra các báo cáo cần
thiết nhưng ở mức độ giới hạn. Khả năng chia sẽ dữ liệu giữa các phần hành kế toán cũng
như giữa bộ phận kế tốn và các phịng ban khác trong doanh nghiệp còn rất hạn chế khi
ứng dụng kế tốn Excel.
<b>Hộp 7-1: Mơ tả quy trình vận hành hệ thống thơng tin kế tốn </b>
<b>Tiêu điểm </b>
</div>
<span class='text_page_counter'>(22)</span><div class='page_container' data-page=22>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 22
- Hệ thống phần mềm kế tốn dạng điều khiển bằng trình đơn (Menu – Driven- Systems):
Hệ thống kế tốn điều khiển bằng trình đơn được tổ chức theo chức năng (hoặc phân hệ).
Mỗi trình (Menu) đơn liệt kê một danh mục các chức năng máy tính để người kế tốn lựa
chọn và yêu cầu máy thực hiện. Hầu hết các phần mềm kế toán thương phẩm hiện nay
thường được thiết kế theo mô hình này.
- Hệ thống hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning –
ERP): tích hợp tất cả dữ liệu, quy trình xử lý thương mại trong toàn bộ doanh nghiệp vào
một hệ thống, trong đó thơng tin kế tốn giữ vai trị trung tâm. Một hệ thống hoạch định
nguồn lực toàn doanh nghiệp (ERP) với ưu điểm quy trình hóa các chức năng thương mại:
kế toán, nhân sự, mua hàng, sản xuất, bán hàng… và tích hợp tồn bộ dữ liệu của doanh
nghiệp vào một kho dữ liệu tập trung. ERP giúp xóa bỏ các “ốc đảo” thơng tin giữa các
phòng ban trong doanh nghiệp. Triển khai ERP sẽ mang lại lợi ích to lớn cho doanh
nghiệp song cũng tốn kém chi phí và chỉ có thể thực hiện được trong những điều kiện kỹ
<b>thuật, nhân lực và thời gian cho phép. </b>
<b>Thảo luận các phân hệ cơ bản và CSDL của hệ thống thơng tin kế tốn </b>
Về phương diện quản lý doanh nghiệp , hệ thống thông tin kế tốn có thể được phân chia
thành các phân hệ. Mỗi phân hệ hỗ trợ cho việc ghi nhận và báo cáo thuộc một chức năng
thương mại. Những phân hệ cơ bản trong hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp bao
gồm: phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ nhân sự và phân hệ sản xuất (ứng
dụng cho các doanh nghiệp sản xuất). Trọng tâm của hệ thống thơng tin kế tốn là một
phân hệ riêng biệt dùng cho xử lý sổ cái và báo cáo kế toán tổng hợp.
Đa số các hệ thống thơng tin kế tốn đều có lớp “ nền” được thiết kế theo cấu trúc cơ sơ dữ
liệu quan hệ (relational database). Cơ sở dữ liệu quan hệ là tập hợp các tập tin được liên
kết với nhau với mục đích là dữ liệu lưu trữ được cập nhật dễ dàng và thông tin được kết
xuất một cách hiệu quả từ các tập tin.
<b>Mô tả vận hành hệ thống thơng tin kế tốn </b>
Khai báo hệ thống là công việc ban đầu trong quá trình triển khai ứng dụng tin học hóa
cơng tác kế toán tại một doanh nghiệp. Tiến hành khai báo hệ thống bao gồm: xây dựng
thông số hệ thống, xây dựng các bộ mã (danh mục), khai báo số dư đầu và phân quyền sử
<b>2 </b>
</div>
<span class='text_page_counter'>(23)</span><div class='page_container' data-page=23>
Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 23
dụng - quản trị hệ thống. Sau khi hệ thống đã có “bộ khung định hình” thơng qua khai báo
ban đầu, quá trình vận hành sẽ tập trung vào các dữ liệu đầu vào, thủ tục xử lý cũng như
thông tin kết xuất báo cáo đầu ra.
<b>Các thuật ngữ cơ bản </b>
<b>Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là tích hợp tất cả dữ liệu, quy trình xử lý </b>
thương mại trong tồn bộ doanh nghiệp vào một hệ thống, trong đó thơng tin kế tốn giữ vai trị
trung tâm.
<b>Phân hệ (trong HTTTKT): về phương diện quản lý doanh nghiệp , hệ thống thơng tin kế tốn có </b>
thể được phân chia thành các phân hệ, hỗ trợ cho việc ghi nhận và báo cáo thuộc từng chức năng
thương mại cụ thể. Những phân hệ cơ bản trong hệ thống thơng tin kế tốn của doanh nghiệp bao
<b>gồm: bán hàng, mua hàng, nhân sự, sản xuất và kế toán-sổ cái. </b>
<b>Cơ sở dữ liệu quan hệ là tập hợp các tập tin được liên kết với nhau với mục đích là dữ liệu lưu </b>
trữ được cập nhật dễ dàng và thông tin được kết xuất một cách hiệu quả từ các tập tin.
<b>Khai báo hệ thống: căn cứ vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu thông tin trên báo cáo và yêu cầu </b>
quản lý, doanh nghiệp tiến hành khai báo hệ thống bao gồm: xây dựng thông số hệ thống, xây
<b>dựng các bộ mã (danh mục), khai báo số dư đầu và phân quyền sử dụng - quản trị hệ thống. </b>
<b>Quy trình vận hành hệ thống tập trung vào các dữ liệu đầu vào, thủ tục xử lý cũng như thơng </b>
</div>
<span class='text_page_counter'>(24)</span><div class='page_container' data-page=24>
Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 24
<b>An accounting information sytem (AIS) should provide for the orderly assembly of </b>
accounting information and appropriate analysis to enable financial sttaements to be
prepared. What constitutes an adequate accounting system will depend on the size, nature
and complexity of the enterprise.
For a small business dealing primarily with cash sales and with only a few suppliers, the
accounting system may only need to consist of an analyzed-cash book and a list of unpaid
invoices. In contrast, a company manufacturing several different products and operating
through a number of dispersed locations may need an complex AIS to enable information
required for financial statements to be assembled.
<b>Accounting Software </b>
The AIS of an organization can also be better understood in terms of accounting software
used to run the accounting functions. The types of information, financial analysis and
<b>accounting reports that can be obtained from the accounting system and the internal </b>
<b>controls set up to prevent fraud. </b>
<b>A typical accounting information system for small busines is supported by computerized </b>
or non-computerized cash book, general ledger, accounts payable (creditors ledger),
accounts receivable (debtors ledger), inventory control, order entry and billing. Almost all
businesses have already used computer software to computerize its accounting. There is no
shortage of proven AIS packages available in the market.
<b>Financial Reports and Analysis </b>
The Balance Sheet, Income Statement, Debtors Aging, Creditors Aging, Inventory Valuation
<b>are the typical monthly and annual accounting reports that can be obtained from the AIS. </b>
Some organizations use these accounting reports in a strategic manner and perform financial
ratio analysis on the accounting statements. These ratios can help to explain better the
financial health of the organization such as cash liquidity, collection days from debtors,
return on investment. The ratios can also be compared against industry averages for
benchmarking financial performance.
(Source: Romney M. and Steinbart P., Accounting Information Systems 12th edition,
Pearson Education, 2011 – Summarized)
<b>ACCOUNTING IN ENGLISH </b>
<b>Chú thích thuật ngữ </b>
Accouting Information Systems (AIS): Hệ thống thơng tin kế tốn
Internal controls: Kiểm sốt nội bộ
Accounting software: Phần mềm kế toán
</div>
<span class='text_page_counter'>(25)</span><div class='page_container' data-page=25>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 25
<b>Bài đọc thêm 1-1: Vì sao phần mềm kế tốn nước ngồi chưa chiếm ưu thế trên </b>
<b>thị trường Việt Nam?</b>
<b>Câu hỏi </b>
1. Trong mơi trường kế tốn doanh nghiệp tại Việt Nam, phân tích một số ngun nhân vì
sao phần mềm kế tốn nước ngồi khơng chiếm được vị trí hàng đầu?
2. Sử dụng mạng Internet để tìm kiếm thơng tin về phần mềm kế toán được thiết kế sẵn do
các công ty trong nước phát triển và đã được nhiều khách hàng sử dụng ở Việt Nam.
Phần mềm kế toán quốc tế tuy phù hợp với quy mơ của doanh nghiệp Việt Nam song giá
thành cịn quá cao và gặp một số yếu tố bất lợi nên số lượng bán được còn rất hạn chế. Hiện
tại, phần mềm kế toán Việt nam vẫn chiếm ưu thế trong thị trương nội địa. Để đáp ứng được
nhu cầu của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hiện nay trên thị trường xuất hiện
khá nhiều phần mềm kế toán chuyên nghiệp có nguồn gốc từ Mỹ như: Solomon, Sun
System, Exact Software, Peachtree Accounting...
Vì sao phần mềm kế tốn nước ngồi khơng chiếm được vị trí hàng đầu trong thị trường
Việt Nam? Điều đầu tiên phải nói đến đó là giá thành của các phần mềm quốc tế quá cao,
làm mất đi khả năng cạnh tranh với những phần mềm nội địa tuy đơn giản nhưng giá phải
chăng. Nắm bắt được một thị trường giàu tiềm năng, các nhà cung cấp phần mềm nước
ngoài đã cố gắng đưa sản phẩm của mình vào đồng thời áp dụng các chính sách ưu đãi để
khuyến khích các doanh nghiêp. Tuy nhiên, giá thành giao động từ 10.000 đến hàng trăm
ngàn USD, nó vượt quá ngân sách của các doanh nghiệp Việt nam. Vì thế nên số lượng bán
ra còn rất khiêm tốn.
Đặc tính của các phần mềm nước ngồi là có tính chun nghiệp cao vì nó được xây dựng
dựa trên các công cụ phát triển hiện đại theo các quy trình sản xuất cơng nghiệp. Tuy nhiên,
giao diện và toàn bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng đều bằng tiếng Anh. Những bỡ ngỡ vì tiếp
xúc lần đầu với phần mềm quốc tế cộng thêm việc phải tự tìm hiểu tư liệu bằng tiếng nước
ngồi dẫn đến khai thác sử dụng chương trình khơng được như mong muốn. Ý tưởng chuyển
đổi phần mềm sang tiếng Việt cịn gặp nhiều khó khăn và làm mất tính chính xác của phần
mềm.
</div>
<span class='text_page_counter'>(26)</span><div class='page_container' data-page=26>
Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 26
<b>Câu hỏi ơn tập </b>
1. Trình bày ý nghĩa ứng dụng của cơng nghệ thơng tin đối với kế tốn?
2. Mô tả các cấp độ ứng dụng công nghệ thơng tin trong kế tốn?
3. Trình bày các phân hệ ứng dụng cơ bản của một hệ thống thông tin kế tốn?
4. Phân biệt tổ chức thơng tin dưới dạng tập tin riêng lẽ và theo cơ sở dữ liệu quan hệ?
5. Tiến hành khai báo hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm các cơng việc gì?
6. Mơ tả quy trình vận hành hệ thống thơng tin kế tốn?
<b>Trắc nghiệm </b>
<b>1. Phát biểu nào sau đây KHÔNG mơ tả đúng lợi ích của công nghệ thông tin trong kế </b>
<b>tốn: </b>
a. Cơng nghệ thơng tin giúp kế toán giảm thiểu được thời gian trong việc ghi chép và lưu trữ.
b. Công nghệ thông tin giúp cho cơng tác quản lý dữ liệu kế tốn tập trung
c. Công nghệ thông tin làm cho công việc kế tốn khơng bị lỗi định khoản nghiệp vụ như là hệ
thống thủ công
d. Ứng dụng công nghệ thông tin có thể hỗ trợ kế tốn trong cơng tác trình bày và phân tích
thơng tin
<b>2. Hệ thống tích hợp tất cả dữ liệu, quy trình xử lý thương mại trong toàn bộ doanh nghiệp </b>
<b>được gọi là: </b>
a. Hệ thống phần mềm kế toán dạng điều khiển bằng trình đơn
b. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP
c. Hệ thống kế toán xử lý bán thủ cơng với bảng tính Excel
d. Hệ thống sản xuất doanh nghiệp tích hợp
<b>3. Doanh nghiệp có thể ghi nhận và xử lý thơng tin trong việc mua hàng hóa, nguyên vật </b>
<b>liệu trên phân hệ ứng dụng: </b>
a. Phân hệ nhân sự
</div>
<span class='text_page_counter'>(27)</span><div class='page_container' data-page=27>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 27
c. Phân hệ sản xuất
d. Phân hệ mua hàng
<b>4. Trường dữ liệu giúp nhận biết chính xác từng hàng dữ liệu trong bảng được gọi là: </b>
a. Khóa chính (primary key)
b. Khóa quan hệ (relational key)
c. Khóa ngoại (foreign key)
d. Cả 3 câu a, b, c đều sai
<b>5. Các công việc trong giai đoạn khai báo hệ thống: </b>
a. Xây dựng các bộ mã, xử lý dữ liệu, kết xuất báo cáo, phân quyền sử dụng và quản trị hệ thống
b. Khai báo số dư đầu, tiến hành nhập liệu, xử lý dữ liệu, kết xuất báo cáo
c. Xác định thông số hệ thống, xây dựng các bộ mã, khai báo số dư đầu, phân quyền sử dụng và
quản trị hệ thống
d. Xác định thông số hệ thống, khai báo số dư đầu, tiến hành nhập liệu, kết xuất báo cáo
<b>Bài tập </b>
<b>Bài 1 </b>
Tìm hiểu Thông Tư số 103/2005/TT-BTC “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế
<b>toán” được ban hành ngày 24 tháng 11, 2005 bởi Bộ Tài Chính. Yêu cầu: dựa vào Thơng Tư số </b>
<i>103, trình bày về tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán. </i>
<b>Bài 2 </b>
Bạn được giao nhiệm vụ thiết kế phát triển phân hệ mua hàng cho một doanh nghiệp bán lẻ.
<b>Yêu cầu: nhận biết các bảng (tables) mà bạn nghĩ cần thiết trong cơ sở dữ liệu quan hệ để chứa </b>
dữ liệu cho phân hệ mua hàng. Nhận dạng các trường (fields) quan trọng và các khóa chính
(primary keys) của từng bảng dữ liệu.
<b>Bài 3 </b>
</div>
<span class='text_page_counter'>(28)</span><div class='page_container' data-page=28>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 28
Bảng Sản Phẩm [Mã sản phẩm, tên sản phẩm, kích thước, giá bán, số lượng hàng tồn]
Bảng Khách hàng [Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, thành phố, điện thoại liên lạc]
Bảng Đơn đặt hàng [Mã khách hàng, mã sản phẩm, ngày đặt hàng, số lượng đặt hàng]
<i><b>Yêu cầu: phát thảo mơ hình cơ sở dữ liệu quan hệ cho hệ thống đặt hàng như hình 7.11 </b></i>
<b>Bài 4 </b>
Hãy nhận dạng các hoạt động nhập liệu, khai báo trong các mơ tả sau:
a. Nhập hóa đơn mua hàng và ghi nhận thanh toán tiền.
b. Nhập hóa đơn bán hàng cho 1 khách hàng mới.
c. Doanh nghiệp tiến hành nhập thông tin về các hàng hóa và các dịch vụ doanh nghiệp bắt đầu
kinh doanh trong tháng này.
d. Công ty tiến hành nhập các thông tin về tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho và các số
dư liên quan vào phần mềm SSP.
<b>Đáp án bài tập thực hành 1 </b>
<b>a. Cập nhật dữ liệu vào các Sổ Cái Tài Khoản (TK111, TK131, TK511, TK642)</b>
Giả sử đến cuối tháng, kế toán tổng hợp làm nhiệm vụ ghi Sổ Cái các tài khoản. Sau khi hoàn
thành Chứng Từ Ghi Sổ Tổng Hợp ( sheet CTGS), kế tốn tổng hợp sẽ căn cứ vào đó để ghi Sổ
Cái các tài khoản.
Chú ý cột TK NỢ và TK Có trên sheet CTGS, sử dụng lọc dữ liệu: Data/Filter/AutoFilter để
lọc ra các TK Nợ và Có liên quan, và sao chép sang các trang Sổ Cái. Lưu ý dữ liệu tài khoản
đang ở dạng chuỗi (text)
</div>
<span class='text_page_counter'>(29)</span><div class='page_container' data-page=29>
Tài liệu kế tốn tham khảo – Vũ Quốc Thơng Page 29
</div>
<span class='text_page_counter'>(30)</span><div class='page_container' data-page=30>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 30
Chọn nội dung trích yếu, số tiền (số tiền bên NỢ của TK111), TK đối ứng, số chứng từ,
ngày chứng từ và sao chép qua bên trang Sổ Cái TK111
Bỏ Filter
Tiếp tục Filter phần bên Có của TK111
Chọn nội dung trích yếu, số tiền (số tiền bên Có của TK111), TK đối ứng, số chứng từ,ngày chứng từ và sao chép qua bên trang Sổ Cái TK111
Bỏ Filter
Sổ Cái TK111 sẽ được cập nhật dữ liệu</div>
<span class='text_page_counter'>(31)</span><div class='page_container' data-page=31>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 31
CT01 =SUM(N9:N19)
CT02 =SUM(O9:O19)
Tính số dư của Tài Khoản:
CT03 =IF($N$8-$O$8+N20-O20>0,$N$8-$O$8+N20-O20,0)
CT04 =IF($N$8-$O$8+N20-O20>0,0,-$N$8+$O$8-N20+O20)
Sổ Cái TK 111 cuối kì sẽ là:
Tương tư các thao tác trên, tiến hành cập nhật các sổ cái TK131, TK511, TK642
<b>b. Lập Bảng Cân Đối Số Phát Sinh </b>
<b> CT01 =SUMIF(CTGS!$L$8:$N$20,CDSPS!B10,CTGS!$N$8:$N$20) </b>
CT02 =SUMIF(CTGS!$M$8:$N$20,CDSPS!B10,CTGS!$N$8:$N$20)
CT03 =IF(D10-E10+F10-G10>0,D10-E10+F10-G10,0)
CT04 =IF(D10-E10+F10-G10>0,0,-D10+E10-F10+G10)
<b> CT05 =SUM(D10) </b>
CT06 =SUM(D12)
CT07 =SUM(D14)
CT08 =SUM(D16)
CT09 =SUM(D18)
CT10 =SUM(D20)
CT11 =SUM(D24)
CT12 =SUM(D26)
<b> CT13 =SUMIF($A$9:$I$27,1,D9:D27) </b>
CT14 =SUMIF($A$9:$I$27,1,E9:E27)
CT15 =SUMIF($A$9:$I$27,1,F9:F27)
CT16 =SUMIF($A$9:$I$27,1,G9:G27)
CT17 =SUMIF($A$9:$I$27,1,H9:H27)
</div>
<span class='text_page_counter'>(32)</span><div class='page_container' data-page=32>
Tài liệu kế toán tham khảo – Vũ Quốc Thông Page 32
<b> Sao chép CT01 (F10) xuống các ô từ F11 đến F27 </b>
Sao chép CT02 (G10) xuống các ô từ G11 đến G27
Sao chép CT03 (H10) xuống các ô từ H11 đến H27
Sao chép CT03 (I10) xuống các ô từ I11 đến I27
<b>Chú ý: sao chép công thức: Right Click/ Paste Special / Formula </b>
<b> Sao chép CT05 (D9) qua các ô từ E9 đến I9 </b>
Sao chép CT06 (D11) qua các ô từ E11 đến I11
Sao chép CT07 (D13) qua các ô từ E13 đến I13
Sao chép CT08 (D15) qua các ô từ E15 đến I15
<b>Sao chép CT09 (D17) qua các ô từ E17 đến I17 </b>
Sao chép CT10 (D19) qua các ô từ E19 đến I19
<b>Sao chép CT11 (D23) qua các ô từ E23 đến I23 </b>
<b>Sao chép CT12 (D25) qua các ô từ E25 đến I25 </b>
</div>
<!--links-->
