TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
chuẩn bị chuyến đi công tác xa (P1)
Với các nhà quản lý, việc đi công tác xa chiếm khá nhiều thời gian làm việc của họ.
Vì vậy, người thư ký văn phòng phải biết cách hỗ trợ để chuyến đi dài ngày có được
nhiều thuận lợi. Việc chuẩn bị được chia làm hai tình huống: có thư ký đi tháp tùng
và không có thư ký đi cùng.
Chuẩn bị cho chuyến đi công tác
Người thư ký phải nắm được kế hoạch những chuyến đi công tác của giám đốc:
công tác định ký, công tác đột xuất. Lên kế hoạch yểm trợ cho chuyến đi công tác
của giám đốc và các bộ phận đi cùng.
Có thư ký đi tháp tùng
Khi giám đốc đi công tác có thư ký đi tháp tùng, thường công việc của thư ký là tiếp
khách, phiên dịch, chuẩn bị hồ sơ cho các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp thông tin.
Người thư ký cần chuẩn bị cho đợt đi công tác xa theo các bước như sau:
Lập một danh sách những việc cần phải làm (To Do List) và đánh dấu vào những
việc đã thực hiện xong.
Lên một danh sách các vật dụng cần phải mang theo (đặc biệt hộ chiếu, visa, vé
máy bay, tài liệu cần thiết cho chuyến công tác). Đánh dấu sau khi kiểm tra.
Nắm rõ ngày giờ khởi hành, nơi đến và ngày giờ trở về.
Liên hệ trước ở nơi đến để chuẩn bị địa điểm ăn ở, kế hoạch xe đưa đón. Người thư
ký cần hiểu được sở thích riêng của giám đốc về chỗ ở, về các món ăn và cân đối
thích hợp với chế độ sinh hoạt phí.
Cần chuẩn bị đầy đủ: giấy giới thiệu, thuốc men, các bản hướng dẫn, bản đồ, các
thiết bị văn phòng, hồ sơ liên quan.
Các dữ liệu liên quan nếu được sao chép trong đĩa CD-ROM, hoặc lưu trong các ổ
dĩa di động với dung lượng cao và mang theo máy vi tính xách tay (notebook). Chú
ý, các dĩa mềm dung lượng thấp (1.4Mb floppy disk) thường không đáng tin cậy, nên
Bạn cần copy các file dự phòng (back up).
Nếu có thể được thì mang theo điện thoại di động có kết nối mạng qua máy vi tính
xách tay để có thể gửi fax, email, truy cập internet, trò chuyện (chat), hội thoại
(news) với các bộ phận cần liên hệ hoặc nhận và xử lý thông tin từ đơn vị chuyển

đến.
Nên có máy chụp hình kỹ thuật số có giao tiếp với máy vi tính xách tay (thường
qua cổng USB), Bạn nên chuẩn bị. Như vậy, có thể chụp ngay những hình ảnh cần
thiết, nhập vào máy vi tính và có thể gửi hình qua đường e-mail về ngay đơn vị hoặc
trình diễn ngay trên màn hình thông qua projector.
Lên kế hoạch hợp lý và chi tiết cho từng ngày làm việc ở bên ngoài cơ quan.
Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng gồm có các loại như: Visa card,
Master card.
Chuẩn bị danh sách địa chỉ và điện thoại các nơi cần liên hệ công tác. Lập ngay
một danh sách các địa chỉ cần liên hệ để nhanh chóng có số điện thoại khi cần.
Chuẩn bị quà tặng lưu niệm cho đối tác (nếu có). Cần chú ý các loại đặc sản địa
phương mà nơi ở của đối tác không có. Ví dụ nếu đi làm việc tại Singapore, bạn nên
mua vài bức sơn mài mang đậm màu sắc quê hương Việt Nam để tặng mới có ý
nghĩa.
CNTK
In văn bản này Đóng cửa sổ
Bạn thường xuyên phải đi công tác cả trong và ngoài nước để kiểm tra, nghiên cứu thị trường, đàm
phán, ký kết hợp đồng, hoặc giải quyết tình trạng bất ổn tại một đơn vị trực thuộc công ty bạn. Những
chuyến công cán như vậy luôn tiềm ẩn nhiều nguy cơ khó lường, nhất là khi bạn ra nước ngoài. Mặc
dù bạn có thể đã “thạo lắm rồi” công việc chuẩn bị cho các chuyến đi, song những tính toán và dự trù
này thường ít khi được tiến hành một cách chuyên nghiệp. Bạn chỉ có thể hiểu biết phần nào về tình
hình kinh tế, xã hội tại nơi đến, nhưng có lẽ bạn khó mà dự liệu trước những bất ổn và rủi ro có thể
xảy ra bất kỳ lúc nào. Vậy bạn hãy học cách phòng tránh rủi ro cho những chuyến công tác tiếp theo.
Đây cũng là một kỹ năng hữu ích đối với tất cả các nhà quản lý chuyên nghiệp.
Liệu bạn có quên gì trước chuyến đi?
- Ngay khi có kế hoạch đi công tác trong hay ngoài nước, bạn hãy đánh giá tính cần thiết của
chuyến đi đó về mọi mặt. Xem xét liệu bạn có thể thay thế chuyến đi này bằng việc điều hành công
việc qua điện thoại, Internet hay hội thảo video không?
- Yêu cầu thư ký rà soát địa điểm cần đến về tình hình an ninh, giao thông, truyền thông, liên lạc và
điều kiện ăn ở… từ đó dự trù kinh phí cũng như các phương án ứng phó khi xảy ra sự cố.

- Đảm bảo là mọi giấy tờ bạn mang theo đầy đủ và còn hiệu lực, như hộ chiếu, bằng lái xe... Đừng
để chuyến công tác của mình lâm vào tình thế dở khóc, dở cười vì chuyện giấy tờ cá nhân.
- Quét và lưu toàn bộ các tài liệu quan trọng vào máy tính hoặc chính e-mail của bạn. Trong trường
hợp thất lạc tài liệu, bạn sẽ có ngay bản sao của chúng qua Internet.
- Cất ở nhà hoặc ở văn phòng bản sao hộ chiếu và lịch trình công tác bạn đã vạch ra. Trong trường
hợp bạn bị mất tích hoặc kẻ xấu tấn công, bắt cóc, cơ quan an ninh trong nước và quốc tế sẽ có cơ
hội tìm được bạn.
- Hãy chuẩn bị một tấm thẻ đặc biệt có lưu các thông tin cá nhân của bạn như địa chỉ, tên công ty,
thông tin nhóm máu và các dữ liệu cá nhân quan trọng khác của bạn. Tốt nhất là nên chuẩn bị tấm
thẻ này bằng ngôn ngữ quốc tế như tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của đất nước nơi bạn công tác.
- Mang theo bên mình hoặc lưu trữ vào điện thoại di động, máy tính các số điện thoại, fax quan
trọng và cần thiết như sứ quán, khách sạn, các địa chỉ cho thuê xe, bảng mã vùng điện thoại và các
dịch vụ khẩn cấp như y tế, công an... để bạn có thể liên lạc bất kỳ lúc nào. Điện thoại của bạn nên
đăng ký dịch vụ gọi quốc tế để bạn có thể liên lạc bất kỳ ở đâu khi bạn muốn.
- Theo dõi thời tiết tại nơi bạn đến để chuẩn bị tốt hơn cho công việc họp hành, đi lại... cũng như
tránh được các rủi ro khi thiên tai, lũ lụt xảy ra. Bên cạnh đó, thời tiết cũng là yếu tố quan trọng khi
bạn sắp xếp vật dụng cho chuyến công tác của mình.
Soạn hành lý — không đơn giản chút nào!
- Nên phân biệt rõ giữa hai tiêu chí “gọn nhẹ nhất” và “cần thiết nhất”. Nếu như chỉ vì mục đích soạn
hành lý thật gọn nhẹ mà bạn bỏ lại nhà những thứ quan trọng, thì có khi bạn sẽ phải hối tiếc đấy!
- Thông thường, bạn chỉ lên danh sách những vật dụng cần thiết mà bạn mang theo. Đó là một thói
quen tốt, nhưng bạn sẽ còn sắp xếp hành lý hiệu quả hơn khi kiểm tra lịch làm việc hàng ngày, dự
trù xem có bao nhiêu cuộc họp, gặp gỡ, thời gian rảnh có nhiều không. Từ đó bạn mới tính toán cụ
thể nên mang theo bao nhiêu bộ quần áo cho phù hợp với không khí họp hành hay các buổi dự tiệc,
đi tham quan, cũng như các vật dụng và thiết bị cần thiết liên quan. Một cách linh động hơn, bạn có
thể chọn những mẫu quần áo, giày dép có thể kết hợp kể cả khi làm việc cũng như khi đi dạo chơi.
- Sức khỏe là trên hết! Vậy nên bạn hãy chuẩn bị một túi nhỏ đựng các loại thuốc bạn thường sử
dụng và cả một số loại thuốc cấp cứu (cảm sốt, tiêu chảy, chống dị ứng, giảm đau…), kèm theo đó
là toa thuốc đã được kê khai trong những lần khám bệnh gần đây.
- Có những vật dụng mà bạn đã chuẩn bị nhưng không thể nhớ ra chúng nằm ở đâu trong đống

hành lý của mình. Vậy nên hãy gói gém những thứ bạn hay quên vào cùng một chỗ.
Lên đường thôi!
- Nếu bạn đến những đất nước đang ở trong tình trạng bất ổn, tốt nhất là bạn nên báo với sứ quán
hoặc các cơ quan ngoại giao gần nơi bạn đến nhất.
- “Nhập gia tùy tục” luôn là bài học vỡ lòng đối với một người xuất ngoại như bạn. Hãy học hỏi và
làm quen với các phong tục địa phương hoặc luật pháp quốc gia nơi bạn đến để thích nghi và hòa
nhập vào cộng đồng, đồng thời tạo ấn tượng tốt đẹp cho đối tác của bạn.
- Hãy luôn để trong ví tấm danh thiếp của khách sạn nơi bạn ở. Như vậy, khi muốn taxi đưa về, bạn
chỉ việc rút thẻ ra cho lái xe xem địa chỉ. Bạn cũng có thể may mắn nhận lại chiếc ví bị đánh rơi hay
bị mất cắp từ một người dân địa phương tốt bụng nào đó.
- Nhớ đem theo các thứ thuốc quan trọng đối với sức khỏe của bạn mọi lúc mọi nơi. Nói cho những
người trong đoàn biết thông tin về bệnh tình của bạn để họ yêu cầu dịch vụ y tế khi bạn gặp sự cố
ảnh hưởng đến sức khỏe.
- Trong trường hợp xảy ra thảm họa, thiên tai nào đó, nếu bạn còn an toàn thì hãy tìm mọi cách liên
lạc với người thân để thông tin cho họ.