THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHỆP IN LĐ XH

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ
NGHỆP IN LĐ XH
I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ – KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY
HĐKD TẠI XÍ NGHIỆP IN LĐ – XH CÓ ẢNH HƯỞNG
ĐẾN HẠCH TOÁN NVL
1. Lịch sử hình thành và phát triển:
- Tên doanh nghiệp: Xí nghiệp In Lao động – Xã Hội
- Tên giao dịch: Labour and Social Printing Company
Viết tắt: LASAPCOM.
Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - phường Minh Khai - quận Hai Bà Trưng - Hà
Nội.
- Ngành nghề kinh doanh: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, biểu
mẫu, tạp chí, nhãn mác các loại.
Xí nghiệp In Lao động – Xã hội là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc
Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hoạt động theo nguyên tắc hạch toán
kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản
tại ngân hàng Nhà nước. Được hình thành từ ngày 8/11/1983 với quy mô ban
đầu là xưởng in nhằm phục vụ công tác in ấn trong ngành (QĐ thành lập
287QDD/TB-XH ngày 8/11/1983 của Bộ trưởng Bộ Thương binh và Xã hội).
Hiện nay doanh nghiệp được phép đặt trụ sở chính tại ngõ Hoà Bình 4 -
phường Minh Khai - quận Hai Bà Trưng - Hà Nội.
Sau một thời gian họat động, xưởng in đã phát triển với quy mô lớn hơn và
nhiệm vụ cũng nặng nề hơn. Bộ Thương binh và Xã hội đã quyết định chuyển
xưởng in thành công ty In Bộ Thương binh và Xã hội (QĐ 138/QĐTB-XH ngày
4/9/1986).
Bộ Lao động Thương binh và Xã hội là do hai bộ sát nhập thành đó là Bộ
Lao động và Bộ Thương binh Xã hội. Ngày 23/11/1988 Bộ trưởng Bộ Lao động
thương binh và xã hội quyết định thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụ phục vụ đời
sống trực thuộc Bộ (QĐ 156/LĐTBXH-QĐ).
Năm 1990 do chuyển đổi nền kinh tế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế
thị trương, để phù hợp với tình hình mới, Bộ Lao động Thương binh xã hội lại

quyết định thành lập công ty sản xuất dụng cụ tàn tật (theo QĐ 152/LĐTBXH-QĐ
ngày 20/3/1993) trên cơ sở tách ra từ công ty In và sản xuất dụng cụ người tàn tật.
Theo QĐ 373-201 QĐ-BLĐTBXH ngày 5/4/2001 của Bộ trưởng Bộ
Thương binh Xã hội về việc đổi tên Nhà In Bộ Lao động Thương binh Xã hội
thành Công ty In LĐ – XH và được bổ sung nhiệm vụ đối với Nhà In Bộ Lao động
Thương binh Xã Hội.
Năm 2004, thực hiện việc sát nhập và trở thành Xí nghiệp in thuộc Nhà xuất
bản LĐ - XH và chuyển từ hạch toán độc lập sang hạch toán phụ thuộc.
Chỉ tiêu xác định của xí nghiệp in LĐ - XH
Chỉ tiêu Đơn vị Số lượng
Số LĐ trung bình Người 76
Doanh thu năm 2003 Đồng 9.873.865.336
Doanh thu 6 tháng đầu năm 2004 Đồng 3.042.010.128
Nguồn vốn kinh doanh (30/06/04) Đồng 1.531.635.908
Từ năm 1992 sau khi được thành lập, lại là doanh nghiệp Nhà nước độc lập,
xí nghiệp In đã có nhiều bước phát triển với các hàng in ấn như: các tài liệu, biểu
mẫu, sách báo, tạp chí, áp phích…
Là một doanh nghiệp với quy mô nhỏ, xí nghiệp In đã tính tăng bộ máy hành
chính và đội ngũ cán bộ công nhân viên từ 125 đến 135 người, trong đó có 30 kỹ
sư, 25 trung cấp, 40 công nhân kỹ thuật và 45 công nhân cấp bậc.
BẢNG KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA
XÍ NGHIỆP IN LAO ĐỘNG – XÃ HỘI QUA MỘT SỐ CHI TIẾT
Chỉ tiêu 2001 2002 Quý 2 năm 2003
Tổng doanh thu 9.000.000.000 11.000.000.000 4.000.000.000
Số phải nộp NSNN 2.000.000.000 4.000.000.000 1.000.000.000
Thu nhập BQ 500.000 600.000 550.000
* Quy trình công nghệ sản xuất:
Từ khi chính thức là một doanh nghiệp Nhà nước, xí nghiệp chỉ có
những trang thiết bị cũ lạc hậu, chỉ có một máy in OFFSET, còn lại là máy in
TIPO. Để đảm bảo đủ sức cạnh tranh trên thương trường, từ năm 1994 cho

đến 1997, xí nghiệp đã thực hiện việc đầu tư gần 7 tỷ đồng cho giàn máy in
OFFSET hiện đại. Hiện nay xí nghiệp in đã chuyển sang in hoàn toàn bằng
công nghệ OFFSET. Do đặc điểm cũng như tính chất của xí nghiệp in, ở đây
quy trình sản phẩm chia thành các bước công nghệ chủ yếu khi nhận hợp
đồng ký kết của khách hàng. Phòng kế hoạch sẽ chuyển xuống bộ phận của
quá trình sản xuất, phải qua các bước công nghệ sau:
- Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận được tài liệu gốc, bộ phận thiết kế kỹ thuật
trên cơ sở nội dung in thiết kế nên các yêu cầu in.
- Vi tính: Đưa bản thiết kế vào vi tính, tiến hành điều chỉnh bố trí các trang
in, tranh, ảnh, dòng, cột, kiểu chữ… (to nhỏ, độ đậm).
- Công tác phim: Tiến hành sửa và sắp xếp phim để khi in hợp với khổ in.
- Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh, bình bản làm nhiệm vụ bố trí
tất cả các loại chữ, hình ảnh có cùng một màu có các tấm mica theo từng
trang in.
- Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica do bộ phận bình bản chuyển sang bộ
phận phơi bày có nhiệm vụ chế bản.
Thiết kế kỹ thuật
Công tác phímChụp ảnhVi tính
Bình bản
Phơi bản
In
Hoàn thiện
Thành phẩm
- In: Khi nhận được các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm, lúc này bộ phận
in OFFSET 4 trang, 10 trang, 16 trang sẽ tiến hành in hàng loạt theo các
chế bản khuôn in đó.
- Thành phẩm: Khi nhận được các bản in, bộ phận thành phẩm sẽ tiến hành
đóng quyển (xén, thành phẩm) kiểm thu thành phẩm đóng gói nhập kho và
chuyển cho khách hàng.
Các lĩnh vực kinh doanh: Đơn vị thực hiện in ấn các ấn phẩm theo đơn

đặt hàng của khách hàng.
Các sản phẩm thường là vật mang thông tin đến người sử dụng chúng,
chủ yếu là các sản phẩm thường xuyên của đơn vị bao gồm sách, báo, tạp chí,
biểu mẫu, nhãn mác...
Một thành phẩm in phải trải qua các bước trên và đạt tính năng, công
dụng cũng như yêu cầu về chất lượng chủ yếu:
- Các chỉ tiêu về chất lượng giấy: Độ trắng, độ dai.
- Các chỉ tiêu về chất lượng in: Độ sắc nét của chi tiết in, độ bóng, mầu sắc,
CÔNG TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT
* Đặc điểm tổ chức sản xuất.
Xí nghiệp gồm các phân xưởng và các tổ có mối quan hệ ràng buộc lẫn
nhau. Xí nghiệp In LĐ – XH là loại hình doanh nghiệp sản xuất nhỏ, sản
Phân xưởng cơ khí
Phân xưởng chế bản
Phân xưởng in
Phân xưởng hoàn thiện
phẩm làm ra theo đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu, tiến hành tại 4 phân
xưởng, mỗi phân xưởng có nhiệm vụ và chức năng riêng của mình.
SƠ ĐỒ CÁC PHÂN XƯỞNG
- Phân xưởng cơ khí:
Có nhiệm vụ sửa chữa thiết bị sản xuất, tiến hành lắp đặt khi có thiết bị
mới cho các phân xưởng phục vụ sản xuất. Giám sát các bộ phận trong dây
chuyền sản xuất, chấp hành đầy đủ các quy trình lao động và bảo dưỡng máy
móc thiết bị.
- Phân xưởng chế bản:
Đây là phân xưởng được đầu tư máy móc thiết bị hiện đại nhất như:
Máy vi tính, máy tráng li tâm, máy phơi. Tại đây các bản thảo mẫu mã của
khách hàng do bộ phận kế hoạch chuyển xuống được đưa vào bản in màu,
được sắp xếp theo một trình tự nhất định, rồi chuyển tới bộ phận sửa chụp
phim, bình bản để tạo nên các tờ in theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.

- Phân xưởng in:
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kế hoạch sản xuất KDPhòng kế toán tài chính thống kê
Phân xưởng hoàn thiệnPhân xưởng in Phân xưởng chế bảnPhân xưởng cơ khí
Đây là phân xưởng có vai trò trọng yếu trong toàn bộ quy trình sản xuất
do các tổ OFFSET đảm nhiệm. Khi nhận đựơc chế bản khuôn in do phân
xưởng chế bản chuyển sang phân xưởng in sử dụng kết hợp:
+ Bản in công giấy, công mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu.
+ Nguyên tắc của quy trình in là sử dụng 4 màu: xanh, đỏ, vàng, đen.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu màu sắc của từng đơn vị đặt hàng.
- Phân xưởng hoàn thiện:
Là phân xưởng cuối cùng của công nghệ sản xuất. Do tổ sách và tổ
kiểm tra đảm nhiệm, sau khi bộ phận in thành các tờ rồi bộ phận hoàn thiện
có nhiệm vụ hoàn thiện một số sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng.
+ Tổ kiểm hoá tiến hành kiểm tra lại yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật.
+ Tổ sách đảm nhiệm các công đoạn: Cắt, gấp, khâu, vào bìa, đóng gói,
sau đó nhập vào kho thành phẩm và chuyển đến khách hàng.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy HĐKD
Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất của
xí nghiệp In Lao động – Xã hội tổ chức theo mô hình trực tuyến với bộ máy
quản lý gọn nhẹ.
Giám đốc là người chỉ huy cao nhất chịu mọi trách nhiệm với xí nghiệp
in, với khách hàng, với tập thể các cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp.
Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và một kế toán trưởng, phó
giám đốc thay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng.
Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên
môn của bộ phận kế toán của xí nghiệp.
Bên cạnh đó là hệ thống phòng ban phân xưởng.

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ
TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP IN LĐ – XH
1. Đặc điểm tổ chức của bộ máy kế toán
Phòng kế toán có nhiệm vụ giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công
tác tài chính toàn xí nghiệp. Phòng kế toán xí nghiệp gồm có 9 người, trong
đó có 6 người có trình độ đại học, 3 người trình độ trung cấp.
Xí nghiệp In LĐ – XH là đơn vị hạch toán tập trung nên mọi chứng từ đều
được xử lý ở phòng kế toán tại xí nghiệp. Hiện nay xí nghiệp áp dụng hình
thức chứng từ ghi sổ. Xí nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp, sổ cái tài khoản
và sổ chi tiết. Các sổ cái tài khoản chủ yếu gồm sổ cái TK 111, 112, 131, 331,
334, 621, 622, 627...
Xí nghiệp không sử dụng TK 154, 531, 532 do là đơn vị sản xuất theo đơn
đặt hàng thực hiện trong thời gian ngắn.
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, tổ chức chỉ đạo
toàn diện công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hệ thống kinh tế
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợpThủ khoKế toán thanh toánKế toán TSCDKế toán giá thành
Kế toán vật liệu
Nhân viên thống kê
trong xí nghiệp, là tham mưu giúp giám đốc quản lý điều hành, theo dõi thực
hiện công tác tài chính của Nhà nước tại đơn vị.
- Kế toán tổng hợp: Đảm nhận phần hành kế toán tổng hợp, giúp kế toán
trưởng một số lĩnh vực theo sự phân công của kế toán trưởng. Ví dụ như có
nhiệm vụ tập hợp chi phí, lên chứng từ ghi sổ…
- Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động về TSCĐ, tình hình hao
mòn TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ xí nghiệp hiện có.
- Kế toán thanh toán: Xác định quỹ lương của đơn vị, tính lương cho
cán bộ công nhân viên, các khoản trích nộp BHYT, BHXH…Theo dõi các
khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ với khách hàng

và khoản nợ của cán bộ công nhân viên.
- Kế toán giá thành: Theo dõi tổng hợp để tính giá thành các đơn đặt hàng.
- Kế toán NVL: Theo dõi tình hình cung cấp N-X-T trong xí nghiệp.
- Thủ kho: Quản lý vật tư, vật liệu làm nhiệm vụ nhập xuất kho khi có
chứng từ hợp lệ và có ghi vào thẻ kho.
- Nhân viên thống kê: Có trách nhiệm lập báo cáo thống kê tình hình sản
xuất của đơn vị, các chỉ tiêu thi đua, thống kê các chỉ tiêu phục vụ lãnh đạo xí
nghiệp và báo cáo cấp trên hay các cơ quan liên quan.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI
XÍ NGHIỆP IN BỘ LĐ TB – XH
2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán.
Hiện nay xí nghiệp In áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Theo
hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi chép theo thứ tự thời
gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ
kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng.
+ Sổ kế toán tổng hợp
+ Sổ cái tài khoản
- Sổ cái chủ yếu của doanh nghiệp sử dụng là sổ cái TK 111, TK 112,
TK 131, TK 331, TK 334, TK 621, TK 622, TK 627…
Doanh nghiệp không sử dụng TK 154, TK 531, TK 532 do doanh
nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, vì vậy không có sản phẩm nào tồn kho,
không có hàng bị trả lại và không giảm giá hàng bán.
Trình tự ghi sổ:
- Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý,
hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ.
- Các chứng từ cần hạch toán được ghi vào sổ kế toán chi tiết.
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập vào sổ cái các tài khoản.
- Các chứng từ thu chi TM được thủ quĩ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho
phòng kế toán.

- Cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu
chi tiết, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để
ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng vào để ghi sổ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng TH chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiêu
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp số liệu chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối PS
Báo cáo kế toán
cái, căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối phát sinh. Sau
đó đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ sái và bảng tổng hợp chi
tiết được dùng để lập báo cáo kế toán.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ
HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ TẠI XÍ NGHIỆP IN
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê khai
thường xuyên. Phương pháp này là phương pháp chi tiết ghi chép, phản ánh
thường xuyên, liên tục có tính hệ thống tình hình xuất-nhập-tồn kho các loại
vật liệu.
Tại xí nghiệp In áp dụng thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Theo
dõi riêng biệt thuế VAT được khấu trừ và thuế VAT phải nộp.
III. HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN LĐ – XH.
Các loại chứng từ được sử dụng tại xí nghiệp bao gồm: Phiếu thu, phiếu
chi, giấy uỷ nghiệm chi, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập
kho, phiếu nghỉ BHXH,...
Các sổ sách sử dụng tại xí nghiệp: Sổ cái các TK 111, 112, 131, 334,

621, 622, 627, ...
Xí nghiệp áp dụng hình thức hạch toán đơn.
Thủ tục cần thiết khi nhập – xuất NVL
Tại kho:
Việc cung ứng NVL chủ yếu là mua ngoài, theo quy định của xí nghiệp
thì tất cả các loại NVL khi mua về phải tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho,
khi NVL về đến kho, cán bộ cung tiêu (nhân viên thu mua vật liệu) đem hoá
đơn lên phòng vật tư (trong hoá đơn đó bên bán đã ghi các chỉ tiêu, chủng
loại, số lượng, đơn giá, thuế VAT, thành tiền, hình thức thanh toán) tiến hành
lập ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra đối
chếu nội dung trong hoá đơn phù hợp với NVL đã mua về khớp với hợp đồng
đã ký từ chủng loại đến chất lượng thì đồng ý cho nhập NVL đó vào trong
kho đồng thời làm phiếu nhập kho vật tư, trên cơ sở đó cán bộ cung tiền đề
nghị thủ kho cho nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm bao gồm đại diện phòng
vật tư, 1 phòng kế toán, 1 thủ kho. Ban kiểm nghiệm kiểm tra về số lượng,
chất lượng của từng loại vật liệu, nếu ban kiểm nghiệm thấy vật liệu mua về
đúng quy cách, chất lượng, chủng loại thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho
NVL
Hoá đơn
GTGT
Phòng KH-SX Kiểm nghiệm
Phiếu NK
BBản KN
Nhập kho
và căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm thủ kho cho nhập kho, sau đó thủ kho
phải nhận số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do phòng
kế toán lập thành 3 liên.
Liên 1: Lưu tại phòng vật tư
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán.
Liên 3: Giao cho cán bộ cung tiêu kèm hoá đơn để ghi thanh toán.

Khi nhập vật liệu thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập căn cứ vào số
liệu ghi trên phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho. Khi ghi vào thẻ kho chỉ ghi
chỉ tiêu số lượng. Các loại vật liệu được mua về nhập kho theo đúng quy
định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho một cách có
khoa học, hợp lý để kiểm tra và thuận tiện nhập-xuất NVL.
BẢNG QUÁ TRÌNH NHẬP NVL TẠI KHO.
VD: Minh họa quá trình nhập NVL ở xí nghiệp In LĐ – XH như sau:
Ngày 1/1: Công ty mua: + 8.500kg giấy B
2
60g/m
2
(39x54)
+ 5.300kg giấy B
2
60g/m
2
(54x79)
+ 12.500kg giấy B
2
60g/m
2
(79x109)
+ 5.000kg giấy B
2
60g/m
2
(84x102)
+ 2.400kg giấy B
2
70b/m

2
(42x60)
Xí nghiệp In LĐ – XH nhận được các hoá đơn sau:
Mẫu số 1: 01/GTGT_3LL
HOÁ ĐƠN GTGT
Ký hiện: EY 077454 Liên 2: (giao cho khách hàng)
Số: 02_B Ngày 1 tháng 1 năm 2004
Đơn vị bán hàng: Nhà máy giấy Bãi Bằng
Địa chỉ:…………………………………………………………………….