10 hành động không nên làm trong một cuộc họp

10 hành động không nên làm trong một cuộc họp
Cập nhật: 13/03/2007
Đối với nhiều công ty, hội họp được xem là làm tiêu tốn nhiều thời gian
nhất và nếu không có đồ ăn, thức uống kèm để giải lao thì quả là chẳng
còn hứng thú để bàn công việc.
Chắc hẳn phần lớn mọi người trong chúng ta đều đã rơi vào tình huống phải
ngồi nghe một bản báo cáo dài lê thê và chán ngắt được lặp đi lặp lại nhiều lần,
từng thấy đồng nghiệp bị sếp quát cho một trận ngay giữa cuộc họp hay ngẩn
người khi một ai đó dùng hàng tá thuật ngữ chuyên môn mà rốt cuộc người nghe
chẳng hiểu anh ta đang muốn nói gì.
Tuy nhiên, nói vậy không có nghĩa là các cuộc họp không quan trọng. Thực tế là
nếu biết cách, bạn có thể trở nên nổi bật trong buổi họp nhưng ngược lại, bạn có
thể bị mang tiếng là kẻ “vô tích sự” lúc nào không hay. Hãy chú ý nhé, sau đây là
10 hành động mà bạn tuyệt đối không nên làm trong một cuộc họp:
1. Trễ giờ
Không có gì phiền toái hơn là cuộc họp bị gián đoạn vì một ai đó mới đến. Đến
sớm vài phút trứơc khi cuộc họp bắt đầu vừa thể hiện sự tôn trọng người khác,
vừa giúp bạn tìm được chỗ tốt đặc biệt nếu bạn có ý kiến nào đó để phát biểu.
2. Không chuẩn bị trước
Nếu bạn đã có trước nội dung hay tài liệu liên quan đến cuộc họp thì hãy đọc nó
trước ở nhà và hãy nghĩ ra vài câu hỏi hay những thắc mắc của bạn liên quan
đến cuộc họp.
3. Độc thoại
Khi mọi người bắt đầu thảo luận, có một thông lệ bạn nên làm theo, đó là để
những người có kinh nghiệm, hay có tiếng nói “nặng cân” phát biểu trước rồi sau
đó hãy trình bày ý kiến của mình. Đừng lười phát biểu, hay ngược lại, nếu không
có gì quan trọng hay có ý nghĩa để nói thì tốt nhất bạn nên im lặng. Hãy nhớ đến
câu “Chẳng thà bị xem là một kẻ khờ còn hơn mở miệng chứng minh điều đó”.
4. Nói như hỏi
Đừng làm cho những câu nói của bạn nghe giống như câu hỏi, nó sẽ khiến mọi
người nhầm tưởng bạn đang hỏi ý kiến hay muốn tranh cãi. Như thế nghĩa là

bạn đã vô tình làm mất thời gian của cuộc họp chỉ vì một câu nói không rõ ràng
của mình. Hãy dùng những câu có tính khẳng định như “Chúng ta phải đi sâu
vào nghiên cứu vần đề này hơn nữa!”.
5. Thiếu tập trung và quan sát
Cố nắm bắt những gì người khác đang và muốn nghe. Lắng nghe mọi người
thảo luận để làm sao cho phần trình bày của bạn được quan tâm, chú ý. Ví dụ
nếu đề tài đang được bàn luận là cắt giảm chi phí, và nếu bạn muốn trình bày về
nâng cấp hệ thống thì nên giải thích cách mà hệ thống mới sẽ giúp công ty giảm
chi phí.
6. Bị hoảng sợ
Trên thực tế, có nhiều nhân viên xem cuộc họp là một trận chiến võ mồm, và là
cơ hội để họ tranh thủ tình cảm của sếp. Nếu bạn là nạn nhân của một ai đó thì
nên bình tĩnh bảo vệ bản thân, và nếu bạn cần thời gian suy nghĩ thì nên hỏi
những câu hỏi khiến đối phương cũng phải suy nghĩ như “Anh thấy tôi không
quan tâm đến doanh thu của công ty từ lúc nào?”.
7. Nhai chewingum
Có nhiều người có thói quen nhai chewingum khi căng thẳng hay khi buồn chán,
nhưng tiếng nhóp nhép khi bạn nhai hay tiếng động khi bong bóng chewingum
của bạn thổi bị bể sẽ rất làm phiền người khác. Đó là hành động rất bất lịch sự
và thiếu chuyên nghiệp trong một buổi họp.
8. Điện thoại di động kêu inh ỏi
Nếu bạn có thể tắt điện thoại di động trong nhà hàng hay rạp chiếu phim thì cũng
nên làm vậy trong cuộc họp. Tiếng chuông điện thoại reo sẽ ngắt ngang bài phát
biểu của người khác, và sẽ làm phân tán sự tập trung của mọi người. Và cho dù
như thế nào, bạn cũng tuyệt đối không nên nghe điện thoại khi đang họp.
9. Lạc đề
Đừng phá hỏng thời gian quý báu của những người tham gia cuộc họp bằng
những phát biểu lan man, lạc đề mà hãy tập trung vào những vấn đề chính hay
công việc mà bạn đang thực hiện. Trong trường hợp bạn muốn nói đến một vấn
đề khác bên ngoài thì hãy hỏi ý kiến mọi người. Chẳng hạn như: “Cho phép tôi

dành 2 phút để bổ sung thêm ý của mình…”.
10. Bỏ họp
Dĩ nhiên là bạn có thể giải quyết được nhiều việc hơn nếu ở lại văn phòng và
tiếp tục làm việc. Tuy nhiên, nếu đây là cuộc họp do một nhân vật cấp cao trong
công ty chủ trì thì bạn rõ ràng đã bỏ lỡ cơ hội tự giới thiệu và chứng minh bản
thân. Đôi khi một cuộc họp không chỉ để giải quyết các vấn đề mà còn là dịp để
xây dựng các mối quan hệ nghề nghiệp