Văn hóa e-mail công sở

Văn hóa e-mail công sở




Dẫu chưa đạt tới "công lực thâm hậu" theo kiểu "nhất ngôn cửu đỉnh" (một lời nói
nặng tựa chín đỉnh đồng), câu chữ trong
e-mail vẫn có thể ứng vào... phím sa gà
chết. Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa, viết e-mail cũng vậy.

Khởi đầu ngày mới: "Check mail"

Công nghệ mạng toàn cầu kết hợp với nền sản xuất chuyên môn hóa góp phần tạo
ra một loại "
sản phẩm hàng loạt", một khái niệm đặc thù: công dân văn phòng thời
kỹ thuật số. Giải quyết công việc, thư giãn, xả stress, kết thân... gần như chừng ấy
nhu cầu của thế hệ công dân này đều có thể gói lại trong một cái "bọc" vô hình, đó
là e-mail.

Một cách công bằng thì, chính các công cụ "tin nhắn tức thời" (IM - instant
message) mới là những ứng dụng giao tiếp gần gũi nhất với công dân văn phòng,
điển hình là
Yahoo Messenger, hay MSN Messenger, hoặc Google Talk. Tuy
nhiên, không ai có thể phủ định vai trò chính thống của e-mail trong giao dịch, giải
quyết công việc. Tức thời, chính xác, tiết kiệm, có khả năng lưu trữ, e-mail thực sự
là một cái bưu điện kiêm nhân viên bưu chính và thủ thư cho người dùng.

Tại không ít các tổ chức - doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có số lượng nhân sự
lớn, việc kiểm soát mạng
Internet nói chung và các trình duyệt web, chat trực
tuyến, thường rất ngặt nghèo. H., nhân viên phòng Hành chính - nhân sự của một

Công ty sản xuất cáp sợi 100% vốn nước ngoài cho biết, công ty chị không cho
phép nhân viên duyệt web, chứ đừng nói đến chat; mọi người chỉ có thể sử dụng
hòm thư của công ty (mail server). Nhưng trong cái "khó", lại... ló cái khôn: H.
dùng chính hộp thư của mình làm công cụ để "chat" với mọi người trong và ngoài
công ty, gần giống thời đi học nói chuyện riêng trong lớp bằng cách truyền tay
nhau các mảnh giấy.

Không vào được web, nhưng H. và đồng sự vẫn có thể cập nhật tin tức hàng ngày,
thông qua... e-mail. Những người bạn của H. ở các công ty khác (cho phép sử
dụng web) hàng ngày vẫn đều đều "copy" những mẩu tin, bài viết đáng chú ý trên
các website, "paste" vào e-mail và gửi cho H. Vẫn theo cơ chế lan truyền, e-mail
này lại được chuyển tiếp (forward) tới những người "cùng cảnh ngộ". Vậy là,
ngoài công việc, những công
dân văn phòng này lại có thêm lý do để chăm chỉ
"check mail" khởi đầu ngày làm việc mới.

"Send" không đơn giản là cú click!






Bạn có thường đọc (lướt) lại e-mail mình vừa viết trước khi nhấn send? Có thể là
do thói quen, hoặc do quá vội, mà bạn bỏ qua khâu "hậu kiểm" vô cùng quan trọng
này, bởi nếu trên giấy mực, các cụ đã dạy: "Bút sa gà chết"; thì trên máy tính cũng
vậy: "phím" sa, có người gặp rắc rối.

Gửi nhầm địa chỉ là điều tai hại, dễ gặp ở tình huống danh bạ trong e-mail lưu quá
nhiều liên lạc có thông tin gần giống nhau (đủ để gây nhầm lẫn). Không nhập chủ

đề cho e-mail cũng là một sơ suất không hiếm gặp. Bên cạnh đó, với một số người
khó tính, thì e-mail viết bằng tiếng Việt mà không có dấu cũng gây nhiều bất tiện
khi đọc. Nhưng, thà không dấu còn dễ "luận" hơn e-mail có dấu mà lại được gõ
bằng font chữ mà máy người nhận không có, và hậu quả là toàn bộ văn bản bị lỗi,
không thể đọc được. Nếu viết e-mail bằng
tiếng Việt có dấu, thì nên dùng font
Unicode, vì hầu hết máy tính đều hỗ trợ font này.

Đối với chế độ reply, bạn nên để ý, có hai lựa chọn là reply (trả lời người gửi) và
reply all (trả lời tất cả mọi người). Tùy theo tính riêng tư của nội dung muốn
chuyển tải mà bạn lựa chọn một trong hai. Chữ ký trong e-mail cũng rất cần thiết,
đóng vai trò một "lý lịch trích ngang" tóm tắt của chủ nhân, tiện cho danh chính
ngôn thuận mà giao dịch, quan hệ.

"Tai nạn" e-mail

Nhầm người nhận, e-mail hoàn toàn khác gọi
điện thoại ở khả năng "chữa cháy".
D, trưởng nhóm bộ phận của một công ty trong lĩnh vực nhân lực than thở: "Mình
hay bị nhầm địa chỉ người nhận, có lần gửi mail bàn việc với nhân viên, thì gửi
cho... tổng giám đốc, có khi gửi mail cho ban giám đốc, lại "xi xi" thêm cho
khách
hàng
". Cái sự nhầm còn đạt tới khôi hài hơn, là tình huống của các nhân viên tại
một Công ty truyền thông sơ ý đem những vần thơ bút tre tự ứng tác, cảm hứng từ
vần "uôi" với "ôn" mà gửi cho... đối tác.

"Xi xi" quá đà, hoặc không để ý chức năng reply all cũng là nguyên nhân dẫn đến
những "tai nạn" trong giao tiếp. Tình huống này thì không khó gặp: A gửi mail
cho B, bàn thảo về vấn đề C, và không quên "xi xi" thêm cho người có quyền lợi

và nghĩa vụ liên quan" XYZ; sau một hồi tranh luận, lời lẽ giữa A và B trở nên gay
gắt, nhưng thay vì nói chuyện riêng thì họ cứ thẳng tay reply all, biến XYZ thành
"công chứng" cho cuộc đấu khẩu. Lại có nhân sự cảm thấy "bất mãn" với chế độ
đãi ngộ trong một dự án của Công ty, liền vô tư lên mạng gửi mail "than thở" với
toàn bộ thành viên Công ty, thay vì nói chuyện với người phụ trách trực tiếp.

Ứng xử văn minh

Lời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải là người
có
văn hóa (trong mắt họ). Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí là gửi
lức nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác, tương ứng
là nhận lại sự tôn trọng. Có một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong
e-mail công
sở
:

1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được

Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi
như thế nào. Đương nhiên là "ngay sau khi" cũng có biên độ của nó, nhưng tốt
nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail
reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể
sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu e-mail bạn nhận được là từ địa chỉ mà bạn
nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.

2. Chủ đề

Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người
nhận đọc được, trước khi click vào để mở

e-mail. Chủ đề có thể hiểu là nội dung
khái quát cho toàn e-mail, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc
biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.

3. Những lời tốt đẹp

Chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng đủ để bạn chứng tỏ thiện ý
trong e-mail (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường,
người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi e-mail. Nếu ngại gõ
nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards,
Regards...; hoặc "Việt" hóa: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành.

4. Câu cú

E-mail không giống SMS, mặc
dù có cùng nguyên tắc về giản
tiện câu chữ. Nếu là e-mail trong
giao dịch đối tác, hoặc các mối
quan hệ chưa đạt đến độ thân
mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm
suồng sã (như trong chat), và nhất thiết viết bằng tiếng Việt có dấu (nếu cẩn thận
hơn, bạn có thể gửi nội dung cần chuyển tải trong file văn bản đính kèm).