ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN: THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Học phần: Thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ

CÂU HỎI ƠN TẬP

1. K/n, mục đích, ý nghĩa công tác thu thập tài liệu.
2. Nội dung công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ. (xác định nguồn thu,
thành phần thu, thủ tục thu)
3. Nguyên tắc thu thập tài liệu vào lưu trữ.
4. Sơ đồ hóa mạng lưới các kho lưu trữ quốc gia Việt Nam. Phân tích mối
quan hệ giao nộp tài liệu lưu trữ giữa Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch
sử. Cho VD.
5. Sơ đồ chuyển giao HS, TL từ văn thư vào lưu trữ.
6. Nguồn thu, thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan. Nhiệm vụ
của LTCQ trong việc thu thập, bổ sung tài liệu.
7. Thời hạn nộp lưu TL vào lưu trữ cơ quan (Điều 11, Luật Lưu trữ)
8. Nguồn thu thập,bổ sung,thành phần tài liệu vào LTLS. Nhiệm vụ của
LTLS trong việc thu thập, bổ sung tài liệu.
9. Thời hạn nộp lưu TL vào lưu trữ lịch sử (Điều 21, Luật Lưu trữ)
10. Hệ thống LTLS từ 2001 đến nay có những biến động gì? Căn cứ vào VB
nào.
11. Trách nhiệm của LTCQ trong tham mưu cho lãnh đạo về việc thu thập
bổ sung tài liệu. Liên hệ vs trường ĐHNVHN
12. Tại sao khi thu thập, bổ sung phải thu thập theo phông lưu trữ?
13. Căn cứ vào các yếu tố nào để xác định giới hạn của phơng lưu trữ?
14. Kn, mục đích, ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu.
15. Tại sao khi xác định giá trị tài liệu phải dựa trên các nguyên tắc?
16. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu.
17. Các phương pháp xác định giá trị tài liệu.
18. K/n bảng thời hạn bảo quản tài liệu, ý nghĩa, tác dụng của bảng THBQ.
19. Mối quan hệ giữa các giai đoạn xác định giá trị tài liệu (3 giai đoạn:
VTCQ; LTCQ; LTLS)

Phạm Cao Huy -
1


Học phần: Thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ

20. K/n, chức năng, nhiệm vụ, thành phần, nguyên tắc làm việc của Hội
đồng xác định giá trị tài liệu.
21. K/n, chức năng, nhiệm vụ, thành phần của Hội đồng thẩm tra xác định
giá trị tài liệu. Thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.
22. Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị. (Điều 28, Luật Lưu trữ 2011)
23. Bảng kê các nguồn tài liệu và thành phần tài liệu có ý nghĩa như thế nào
đối với việc thu thập tài liệu?
24. Trình bày hệ thống kho lưu trữ của Việt Nam hiện nay, trên cơ sở đó
nhận xét về mối quan hệ giao nộp tài liệu giữa LTCQ và LTLS.
25. Tại sao tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ theo quy định khơng bắt buộc
phải nộp vào các lưu trữ?
26. Phân tích giá trị của tài liệu và các loại giá trị. Lấy VD
27. So sánh sự khác nhau giữa LTCQ và LTLS
28. Vì sao việc xác định giá trị tài liệu là yêu cầu khách quan của các cơ
quan tổ chức?
29. Phân biệt sự khác nhau giữa thời hạn giao nộp tài liệu và thời hạn bảo
quản. Lấy VD
TRẢ LỜI

Câu 1:
- K/n thu thập, bổ sung tài liệu:
Thu thập, bổ sung tài liệu là q trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới
việc xác đinh nguồn và thành phần tài liệu thuộc LTCQ và phơng LTCQ để từ
đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quy định của Nhà

nước.
- Mục đích, ý nghĩa:
+ Đưa vào kho những tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử để bảo quản
nhằm thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất, phục vụ các nhu
cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả.

Phạm Cao Huy -
2


Học phần: Thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ

+ Việc thu thập, bổ sung TLLT vào kho tốt sẽ làm hoàn chỉnh và phong phú
thành phần phơng LTCQ nói riêng và phơng LTQGVN nói chung.
Câu 2:
Nội dung công tác thu thập TL vào lưu trữ:
- Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung
vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia.
- Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ
hiện hành và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện hành.
- Phân chia nguồn tài liệu cần thu thập theo mạng lưới kho:
+ Kho LT Đảng thu thập tài liệu thuộc phông lưu trữ ĐCSVN
+ Kho LT Nhà nước thu thập tài liệu thuộc phông lưu trữ Nhà nước VN
- Thủ tục giao nộp:
Giai đoạn Văn thư

Giai đoạn Lưu trữ

LTCQ
Không thuộc

diện nộp
Thuộc diện
nộp

LTLS

Trung tâm
LTQG

Lưu trữ LS
tỉnh

Câu 3: Nguyên tắc thu thập tài liệu vào lưu trữ:
(phần 1.3 trong vở ghi)
Câu 4 + 24:
- Sơ đồ phần 1.4 trong vở ghi.
- Mối quan hệ giao nộp tài liệu giữa LTCQ và LTLS:
LTCQ là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.

Phạm Cao Huy -
3


Học phần: Thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ

LTLT là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá
trị bảo quản vĩnh viễn, được tiếp nhận từ LTCQ và từ các nguồn khác.
Giữa LTCQ và LTLS có mối quan hệ biện chứng tác động qua lại. LTCQ
là nguồn thu chủ yếu tạo tiền đề cho các LTLS lựa chọn những tài liệu có giá

trị lịch sử. LTLS là nơi bảo quản vĩnh viễn những hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch
sử.
Câu 5:
Sơ đồ chuyển giao HS, TL từ văn thư vào lưu trữ phần 2.4 vở ghi.
Điều 11, Luật LT 2011: Thời hạn nộp lưu HS, TL vào LTCQ.
Câu 6 + 7:
- K/n LTCQ
- Nguồn thu thập TL vào LTCQ:
+ Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn của CQ: đây là nguồn thu thập bổ sung chủ yếu vào LTLS, gồm
những TL hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị thuộc CQ đó (Tl đã
giải quyết xong ở giai đoạn văn thư)
+ Tài liệu cũ ở các đơn vị, tổ chức và cá nhân: TLLT cá nhân, gia đình,
dịng họ thuộc sở hữu tư nhân được ký gửi, hiến tặng cho LTCQ.
- Thành phần thu:
+ Tài liệu giấy
+ Tài liệu nghe nhìn
+ Tài liệu điện tử
+ Các TL khác
=> tài liệu có giá trị được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên
(căn cứ thơng tư 07/2012/TT-BNV); tài liệu là bản gốc, bản chính hoặc bản
sao hợp pháp và phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tở chức của đơn
vị hình thành phông.
- Nhiệm vụ của LTCQ trong việc thu thập, bổ sung TL:
+ Thường xuyên thu thập tài liệu hiện hành đã giải quyết xong của cán bộ
công chức trong cơ quan

Phạm Cao Huy -
4

Học phần: Thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ

+ Thu thập những tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân
+ Tiếp nhận những tài liệu của cá nhân, gia đình, dịng họ
+ Định kỳ giao nộp TL của LTCQ vào LTLS
Câu 8 + 9:
Theo quy định hiện hành, hệ thống tổ chức LTLS được tổ chức ở 2 cấp:
Cấp TW
Cấp tỉnh

Được tổ chức của hệ thống LT ĐCSVN và
hệ thống LT Nhà nước Việt Nam

- K/n LTLS
- Thành phần thu:
+ Tài liệu do LTCQ giao nộp theo chế độ nộp lưu
* Đối với các Trung tâm LTQG: là nguồn thu thập bổ sung quan trọng
nhất của các CQ ở TW; nguồn TL này chứa đựng thông tin liên quan đến
hoạt động quản lý nhà nước và phản ảnh trung thực sự phát triển của đất
nước qua từng giai đoạn lịch sử.
Theo quy định hiện hành, Bộ trưởng BNV ban hành Danh mục
nguồn nộp lưu vào TTLTQG theo đề nghị của Cục trưởng Cục
VTLTNN.
=> Thông tư số 17/2014/TT-BNV hướng dẫn xác định CQ, TC thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào LTLS các cấp (Thẩm quyền ban hành Danh mục
nguồn nộp lưu quy định tại Điều 6 Thông tư này)
* Đối với Lưu trữ tỉnh, thành phố:
LTLS cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận TLLT hình thành trong quá trình
hoạt động của các CQ, TC

Cấp tỉnh (CQ quyền lực, CQ quản lý Nhà nước, CQ tư pháp, các
CQ chuyên môn trực thuộc UBND)
Cấp huyện cà đơn vị hành chính KT đặc biệt.
=> Theo quy định hiện hành, Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực
thuộc TW ban hành Danh mục nguồn nộp lưu TL vào LTLS cấp tỉnh
theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ.
* Thời han nộp lưu vào LTLS (Điều 21, Luật Lưu trữ)
Phạm Cao Huy -
5


Học phần: Thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ

+ Tài liệu của các cơ quan, đã bị sáp nhập, giải thể:
Những cơ quan là nguồn nộp lưu vào LTLS khi giải thể, TL của các cơ
quan đó phải giao nộp vào LTLS có thẩm quyền
Việc thu thập, bổ sung TL của các cơ quan đã giải thể, ngừng hoạt
động là những thơng tin có giá trị trong việc nghiên cứu trên nhiều phương
diện.
+ Tài liệu của các tổ chức thuộc chính quyền cũ:
Tài liệu các CQ, TC của chế độ phong kiến VN; thực dân, để quốc xâm
lược; các CQ,TC thuộc chế độ VNCH.
+ Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của cá nhân, gia đình,
dịng họ tiêu biểu:
Trong lĩnh vực văn học thì có các nhà văn; lĩnh vực nghệ thuật, các
nhạc sĩ, họa sĩ…
=> Đối với TLLT cá nhân, gia đình, dịng họ thuộc sở hữu chính cá
nhân, gia đình, dịng họ đó vì vậy theo quy định của pháp luật( cả Pháp
luật VN và TG) tài liệu này không bắt buộc về mặt hành chính phải giao
nộp vào các lưu trữ.

+ Tài liệu của Việt Nam bị chính quyền thực dân, phong kiến nước
ngồi chiếm đoạt:
Vì nhiều lý do như bị chiếm đóng, chiến tranh nên TLLT của Việt Nam
nằm rải rác ở nhiều quốc gia TQ, Mỹ, Pháp…
Những tài liệu được bảo quản tại nước ngồi phản ánh những chính
sách cai trị của các chế độ trên nhiều lĩnh vực và trong nhiều thời kỳ lịch
sử.
- Nhiệm vụ của LTLS trong việc thu thập, bổ sung:
+ Xây dựng biên soạn Danh mục các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu TL
và thành phần TL nộp lưu vào lưu trữ
+ Lập kế hoạch thu tài liệu các nguồn nộp lưu
+ Chuẩn bị và tổ chức tiếp nhận tài liệu
Câu 12 + 13:

Phạm Cao Huy -
6


Học phần: Thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Khi thu thập bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ sẽ giúp cho tài liệu trong
phông không bị phân tán, thuận tiện cho việc phân loại, thống kê, xác định giá
trị, bảo quản và sử dụng. Nếu lẫn tài liệu giữa các phông phải đưa về đúng
phông lưu trữ đó, phải thường xuyên sưu tầm, thu thập,bổ sung hồn chỉnh các
phơng lưu trữ mà tài liệu phân tán.
Để thu thập bổ sung tài liệu theo phông phải nghiên cứu Lịch sử đơn vị
hình thành phơng và lịch sử phông (LSĐVHTP & LSP) để xác định được giới
hạn thời gian, thành phần và nội dung tài liệu trong phông.
Câu 14:
- K/n Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và
phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của CQ, TC, cá nhân theo giá trị của
chúng. Từ đó, lựa chọn bổ sung những tài liệu có gia trị đưa vào bảo quản và
loại ra những tài liệu đã hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy.
3 nguyên tắc:
+ Chính trị
+ Lịch sử
+ Tồn diện tổng hợp
- Mục đích, ý nghĩa:
+ Giúp quản lý TLLT được chặt chẽ
+ Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phơng lưu trữ, tối ưu
hóa phơng LTQGVN, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng TLLT
+ Góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản TL.
+ Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu hủy tài lệu
một cách tùy tiện.
Câu 15:
Tại sao khi xác định GTTL phải dựa trên các nguyên tắc vì:
Nghiên cứu những vấn đề có tính ngun tắc trong việc xác định GTTL
giúp chúng ta xử lý khách quan đối với TLLT; có tác dụng chỉ ra phương
hướng giải quyết đúng đắn những vấn đề liên quan đến giá trị của các tài liệu

Phạm Cao Huy -
7


Học phần: Thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ

sẽ được lựa chọn để đưa vào thành phần phơng LTQGVN. Giúp cán bộ lưu trữ
có cơ sở lý luận để bác bỏ những quan điểm sai lầm.

Câu 18:
- K/n Bảng THBQ
Bảng THBQ là bảng thống kê có hệ thống các loại tài liệu của một hay
nhiều cơ quan cùng ngành chủ quản hoặc một bộ phận tài liệu của phơng
LTQG, thuộc một thời kì lịch sử nhất định, có ghi rõ thời hạn bảo quản hoặc
được quy định “cần” hay “không cần” đưa vào Nhà nước bảo quản.
=> Bảng THBQ chủ yếu áp dụng cho LTCQ để xác định thời hạn bảo
quản cho TL trước khi TL được giao nộp vào LTLS.
- Ý nghĩa, tác dụng:
+ Là một trong những công cụ hướng dẫn xác định GTTL và không thể
thiếu đối với các phông lưu trữ
+ Giúp cho xác định giá trị tài liệu được chính xác, thống nhất
+ Tránh được việc loại hủy TL tùy tiện
Câu 22:
Điều 28. Huỷ tài liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như
sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị
tại Lưu trữ cơ quan;
b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết
định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà
nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng
đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn

Phạm Cao Huy -
8

Học phần: Thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ

nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ
chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc
ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản
1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;
b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người
đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định
hủy tài liệu có thơng tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.
Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan
thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm
tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài
liệu và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:
a) Quyết định thành lập Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết
giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Biên bản họp Hội
đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài
liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ

chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Câu 23:

Phạm Cao Huy -
9


Học phần: Thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Bảng kê các nguồn tài liệu và thành phần tài liệu có ý nghĩa ntn đối với
việc thu thập, bổ sung TL:
+ Là căn cứ cho các lưu trữ (LTCQ, LTLS) thu thập đúng, đủ nguồn và
thành phần tài liệu.
+ Xây dựng kế hoạch phân chia nguồn thu thập bổ sung
+ Các lưu trữ sẽ chủ động thu thập, bổ sung những tài liệu còn thiếu chưa
thu hồi được
+ Tổ chức việc thu TL đúng thời hạn theo quy định
Câu 26:
Giá trị tài liệu là ý nghĩa thông tin chứa đựng trong tài liệu phục vụ cho
hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử trên các lĩnh vực CT, KT, VH, XH…
xét ở góc độ khách quan, TLLT có 2 giá trị: giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.
+ Giá trị thực tiễn: là giá trị của những thông tin chứa đựng trong tài liệu
phục vụ hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức, cá nhân; được bảo quản ở
LTCQ để phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng của cơ quan, cá nhân.
+ Giá trị lịch sử: là giá trị của những thông tin chứa đựng trong TL phục
vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử; TL có giá trị lịch sử chiếm tỷ lệ thấp so với
tổng số TL đc hình thành (1-10%); TL có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnh
viễn tại các LTLS.
Câu 29: phân biệt THBQ và thời gian giao nộp TL
Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tính từ

ngày cơng việc kết thúc.
Theo thơng tư số 09/2011/TT-BNV quy định về THBQ hồ sơ, tài liệu hình
thành phổ biến trong hoạt động của CQ, TC
+ Bảo quản vĩnh viễn: Các HS bảo quản vĩnh viễn là các HS có giá trị lớn
trên nhiều phương diện và việc bảo quản chúng không phụ thuộc vào thời gian
+ Bảo quản có thời hạn: 5 năm trở xuống; 10 -15 năm; từ 20 năm trở lên.

Phạm Cao Huy -
10


Học phần: Thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Thời hạn giao nộp tài liệu là mốc thời gian quy định của Nhà nước để nộp
lưu HS, TL vào LTCQ, từ LTCQ vào LTLS.

Phạm Cao Huy -
11