Mẫu thư xin lỗi khách hàng

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

<b>1. Thư xin lỗi khách hàng trong khách sạn</b>

<i>[HOTEL LOGO]/ Logo, tên khách sạn</i>

<i>March 01st .../ Ngày, tháng năm</i>

Dear Mr. Tên khách,

Please allow me an opportunity to introduce myself; my name is .... and I am the Director of
Rooms Division at the [Hotel Name], [City Name]. My Guest service team has advised me of the
service you received during your stay with us; first and foremost I want to sincerely apologize for
<i>this./ Xin cho tôi một cơ hội để tự giới thiệu, tên của tôi là ... và tơi là Giám đốc phịng tại [Tên</i>
<i>khách sạn], [Tên Thành phố]. Nhóm dịch vụ khách hàng của tơi đã nói cho tôi về dịch vụ mà bạn</i>
<i>nhận được trong thời gian bạn ở với chúng tôi; trước tiên tôi muốn xin lỗi chân thành về điều</i>
<i>này.</i>

We always strive to provide the best service to our guests and especially to regular guest such as
<i>yourself and on this occasion we did not exceed your basic expectation./ Chúng tôi luôn cố gắng</i>
<i>cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, đặc biệt là khách thường xuyên như bạn và dịp này</i>
<i>chúng tôi đã không đáp ứng được mong đợi cơ bản của bạn.</i>

I would like to extend an invitation to you and your family to stay with us the next time your
travel should bring you to [Mention City Name]. Please be kind enough to contact me directly I
will personally ensure that your stay is VIP, And I will extend a special discounted rate with
<i>complimentary breakfast to order./ Tôi xin gửi lời mời đến bạn và gia đình bạn ở lại với chúng</i>
<i>tơi trong lần tiếp theo khi đến [Tên Thành phố]. Xin vui lịng liên hệ trực tiếp với tơi, tơi sẽ đảm</i>
<i>bảo rằng thời gian lưu trú của bạn là VIP, và tôi sẽ giảm giá đặc biệt với bữa ăn sáng miễn phí</i>
<i>cho bạn.</i>

<i>I look forward in hearing from you and looking forward to welcome you at [Hotel Name]./ Tôi</i>
<i>mong muốn được lắng nghe từ bạn và mong được chào đón bạn tại khách sạn... của chúng tôi</i>

<i><b>Yours sincerely, Thân ái</b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

...Hotel/ khách sạn...

<b>2. Thư xin lỗi khách hàng về sự cố kỹ thuật</b>

Trước tiên, chúng tôi thành thật xin lỗi tất cả quý khách hàng về sự xuất hiện của thông báo này!
Trong thời gian từ...áng ngày...đến...sáng ngày...

Hệ thống hiển thị trên trang web của chúng tôi đã xảy ra sự cố về kỹ thuật. Theo đó, các sản
phẩm máy đổi trả được niêm yết giá thấp hơn mức giá đúng thực tế của sản phẩm dẫn tới tình
trạng một số khách hàng truy cập vào trang máy đổi trả và đã đặt hàng, có khách hàng đã đặt với
số lượng lớn. Chúng tơi lấy làm tiếc vì đã để xảy ra sự cố này, phần nào đã gây ra sự phiền tối
và những hiểu lầm khơng đáng có đối với Quý khách hàng.

Ngay sau khi phát hiện lỗi, bộ phận call center của chúng tôi đã liên hệ với khách hàng để thơng
báo về sự sai sót của hệ thống, đồng thời chúng tôi cũng đưa ra hướng xử lý đó là: mỗi khách
hàng được mua một (01) sản phẩm đầu tiên với mức giá mà hệ thống đã niêm yết trong khoảng
thời gian đó. Mức giá mà hệ thống đăng tải trong thời gian từ...sáng ngày ...đến ...sáng
ngà...không phải là mức giá thể hiện đúng tiêu chí và nguyện vọng trong giao dịch này của
chúng tơi, nên chúng tôi xin phép không ghi nhận các đơn hàng được thực hiện trong khoảng thời
gian trên.

Một lần nữa, chúng tôi xin thành thật xin lỗi các khách hàng đã đặt hàng và gặp phải tình trạng
khơng mong muốn này. Chúng tôi hy vọng nhận được sự cảm thông của quý khách và mong
muốn sẽ tiếp tục được phục vụ quý khách trong các giao dịch tới.

Xin cảm ơn và chúc quý khách mọi điều tốt đẹp!

<b>3. Thư xin lỗi khách hàng về chất lượng phục vụ</b>

Kính thưa Quý khách hàng,

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

Với vị trí là những người lãnh đạo của công ty, chúng tôi xin nhận trách nhiệm về những thiếu
xót này và với tất cả sự cầu thị của mình, chúng tơi xin tiếp thu những đóng góp quý báu của Quý
khách hàng và cam kết sẽ nỗ lực hết mình vì một ... tiện lợi, thân thiện và ln
cung cấp những sản phẩm hữu ích cho cộng đồng.

Khi bắt tay vào xây dựng công ty ..., chúng tơi ln hướng đến việc ngồi cung cấp
những sản phẩm theo tiêu chuẩn tốt nhất còn là sự trải nghiệm dịch vụ mua sắm hiện đại nhưng
đến thời điểm này chúng tôi vẫn chưa làm được khi dịch vụ trước và sau bán hàng cịn nhiều hạn
chế.

Chúng tơi xin cảm ơn Quý khách đã yêu thương chúng tôi, đã dành thời gian q báu của mình
để đóng góp ý kiến, giúp ... ngày càng hoàn thiện.

Một lần nữa, chúng tôi thành thật xin lỗi các khách hàng đã phiền lịng thời gian qua. Chúng tơi
hy vọng nhận được sự cảm thông của quý khách và mong muốn sẽ tiếp tục được phục vụ quý
khách trong thời gian tới.

Mọi thơng tin phản ánh Q khách vui lịng gửi vào địa chỉ email: ... hoặc
gọi: ...

Xin cảm ơn và chúc quý khách mọi điều tốt đẹp!

<b>4. Thư xin lỗi khách hàng vì giao hàng chậm</b>

Kính thưa Q khách,

... xin trân trọng cảm ơn Quý khách hàng đã tin tưởng sử dụng sản phẩm từ
chúng tôi. Thời gian vừa qua chúng tôi đã nhận được rất nhiều order ... từ Quý
khách. Tuy nhiên số lượng hàng về không kịp so với order của các Q khách. Vì vậy, có những
đơn hàng phải chờ 2-4 tuần mới được trả hàng.

Chúng tôi thành thật xin lỗi Quý khách vì những bất tiện nêu trên. Trong thời gian tới chúng tôi
sẽ cố gắng để đáp ứng tốt hơn yêu cầu của Quý khách.

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

order. Vì vậy, rất mong Quý khách chờ đến lượt order của mình. Hàng về chúng tơi sẽ thông báo
ngay.

Một lần nữa xin cảm ơn Quý khách và rất mong được Quý khách ủng hộ chúng tôi trong thời
gian tới.

<b>5. Thư xin lỗi khách hàng về chất lượng hàng hóa</b>

Thân gửi chị ..., gửi những bà mẹ mua hàng tại ...!

Vào ngày ..., chị ... có chia sẻ trên trang facebook cá nhân của mình về việc
mua sữa tại ... và thắc mắc tại sao sản phẩm có tem tiếng Việt, 2 tem vỡ. Khi mua
hàng chị có thắc mắc thì nhân viên giải thích chưa rõ ràng. Sau khi về cho bé sử dụng chị thấy
rằng sữa nhẹ mùi và bé 2 ngày sau có hiện tượng đi ngồi, chị nghi hoặc khơng biết đây có phải
là sản phẩm chính hãng?

Trước tiên, tơi xin gửi lời xin lỗi chân thành nhất tới chị khi chị gặp phải trải nghiệm không vui
này. Rất xin lỗi chị bởi ... đã tiếp nhận thông tin chậm trễ, và nhân viên của chúng
tơi chưa có cách giải quyết thấu đáo cũng như trả lời được những câu hỏi, thắc mắc của chị và
điều đó đã khiến chị chưa thực sự hài lòng.

Trong chiều qua ..., một nhân sự cấp cao của chúng tôi đã bay gấp từ Hà Nội vào TP

HCM để xin phép được gặp chị ... với mong muốn được lắng nghe những ý kiến của
chị và có cơ hội chia sẻ nhiều hơn với chị về sản phẩm của ... Thật may mắn chị đã
đồng ý gặp đại diện của chúng tôi ngay trong buổi tối. Tôi thực lịng muốn nói lời cảm ơn tới chị
bởi điều đó.

Và điều tơi cảm thấy hạnh phúc nhất đó là chị đã thông cảm và hiểu chúng tôi, thực sự tin tưởng
vào ... Chúng tôi biết rằng, đối với mỗi người mẹ, sức khỏe của con là điều quý giá hơn
tất cả. Chính vì vậy, bảo vệ sức khỏe của các con bằng những sản phẩm an tồn cũng chính là
kim chỉ nam trong suốt những năm hoạt động của ...

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

bằng tấm lòng thành và hơn hết là bằng tình yêu thương của người làm cha, làm mẹ dành cho con
mình.

Tơn chỉ trong kinh doanh của chúng tơi là minh bạch và có đạo đức. Chúng tơi sống được là do
khách hàng – vì vậy khơng có bất kỳ lý do nào chúng tơi lại khơng vì khách hàng. Khi nhận được
bất kỳ phản ánh nào của khách hàng, chúng tôi đều công khai tất cả các thông tin liên quan đến
sự việc lên website, fanpage, trực tiếp trả lời mọi thắc mắc của khách hàng và các cơ quan báo
chí và hơn cả là bảo vệ sức khỏe cho những khách hàng của chúng tôi.

Về sự việc khách hàng phản ánh về sản phẩm sữa ..., tôi xin phép được đưa thêm một chút
thông tin, và mong rằng những khách hàng của ... sẽ thấu hiểu được. Việc dán tem
nhãn bằng tiếng Việt là theo quy định của các cơ quan chức năng và khâu này là do đơn vị nhập
khẩu thực hiện. Sữa có mùi thơm nhẹ hay khơng có mùi hồn tồn là do cảm quan của từng
người. Và sữa là một sản phẩm vô cùng nhạy cảm, nếu bé uống mà không phù hợp với cơ địa có
thể dẫn tới việc đi ngồi. Hoặc một vài trường hợp bé đi ngoài là do bé đang mọc răng, hoặc ăn
đồ ăn lạ.

Chúng tôi cam kết mọi sản phẩm mà ... cung cấp 100% đều có xuất xứ rõ ràng, chất
lượng được đảm bảo tuyệt đối. Chúng tơi chắc chắn khơng vì một hộp sữa mà đánh đổi uy tín đã
gây dựng trong lịng hàng triệu bà mẹ Việt Nam trong suốt thời gian qua.

Một lần nữa tơi rất mong chị ... thứ lỗi vì đã khiến chị có những trải nghiệm khơng vui
khi mua sắm tại ... Tơi xin được bày tỏ lịng cảm ơn tới chị ... cũng như tất cả
các khách hàng đã có thơng tin phản hồi để ... có thể kịp thời lắng nghe mong
muốn của các bậc cha mẹ và từ đó phục vụ được chu đáo hơn.

<i>Trân trọng!</i>

<b>6. Thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh</b>

Dear Mrs. Smith

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

As the manager of the Anytown Grill, I would like to sincerely apologize for the negative
experience you had at our restaurant. Having read your letter, I am appalled by the treatment you
experienced. This does not reflect the high standards we hold here at the Anytown Grill.

We are sorry to have inconvenienced you on your visit to Anytown. Your complaint has inspired
us to re-train the staffs. Now, all employees have been reminded that the appropriate procedure in
this situation.

Unfortunately, your description of this server did not include a name, so we are not provided
enough information to identify her. We have, however, addressed all the staffs in the restaurant.

Please accept our most sincere apologies. Given the unfortunate experience you had here at the
Anytown Hotel, we would like to extend to you this $100 voucher for your next stay at our
establishment. We hope that your next stay with us will better meet our standard of excellence.

On behalf of everyone at the Anytown Grill, I would like to extend to you this $20 gift card to
make up for your experience at our facility. We hope to see you in our restaurant again soon so
we can show you what service really means to us.

Sincerely,

</div>

<!--links-->