Quản trị một phút

Quản trị một phút
Đây là khoa học, nhưng cũng là nghệ thuật: nghệ thuật quản trị con người.
Khoa học thì ai cũng có khả năng khám phá, nhưng nghệ thuật là một bộ
môn không dễ dàng nắm bắt. “Một nhà quản trị giỏi cần biết phân tích và
nắm vững các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến
công tác quản trị nhân sự”.

Vậy quản trị một phút là gì? Đó là nghệ thuật quản lý nhân sự dựa trên ba “bí
quyết con”: xác định mục tiêu trong một phút, khen ngợi trong một phút và khiển
trách trong một phút.
1. Xác định mục tiêu trong một phút
Đây là nền tảng của bí quyết quản trị nhân sự một phút, bởi một khi mục tiêu
không được xác định rõ ràng thì bạn không thể đánh giá được thành quả công việc
của nhân viên. Trong hầu hết các công ty, nhân viên và lãnh đạo thường có những
mục tiêu khác nhau.
Nếu giữa lãnh đạo và nhân viên không có sự trao đổi thông tin đầy đủ nhằm tìm ra
một số mục tiêu mà hai bên đều có thể nhất trí, thì cả hai bên đều không thể thoả
mãn, thậm chí còn cản trở hoạt động hoặc gây phiền toái cho nhau. Lúc đó, nếu
bạn hỏi các nhân viên là họ làm việc có tốt không, thì câu trả lời thường nghe thấy
nhất sẽ là: “Gần đây tôi chưa hề bị sếp khiến trách”, hoặc “Không ai nói động gì
tới là tốt rồi”.
Cách để tránh cho nhân viên có thái độ tiêu cực này là phải xác định được mục
tiêu rõ ràng, các nhà quản trị nhân sự phải thấu hiểu và nắm bắt được nhân viên có
thể làm gì trong khả năng của họ để sắp xếp cho phù hợp . Bạn hãy luôn ghi nhớ
quy luật 80/20: 80% hành xử của con người xuất phát từ 20% năng lực hoạt động
của con người đó. Nhà quản lý khôn khéo phải biết tìm ra điều gì thực sự tồn tại
trong 20% và đề ra những mục tiêu trong phạm vi 20% đó.
Để hoàn tất quá trình xác định mục tiêu, bạn hãy viết các mục tiêu đó lên một tờ
giấy với không quá 250 từ. Tại sao phải viết ra giấy? Để nhân viên và ban lãnh
đạo có thể đọc được hàng ngày xem hành vi của nhân viên có phù hợp với mục
tiêu hay không.

2. Khen ngợi trong một phút
Phương châm của một nhà quản trị một phút l à: “Chìa khoá để phát triển con
người là bắt họ phải làm cái gì đó đúng”. Nhà quản trị nhân sự một phút áp dụng
kỹ thuật khen ngợi gồm 3 phần cơ bản:
- Khen ngay lập tức – luôn luôn khen nhân viên đúng lúc họ làm được việc tốt,
đừng để dành lời khen đó sau này.
- Khen cụ thể – ai cũng muốn được đối xử tốt, nhưng các nhân viên cảm thấy thích
nhất khi lãnh đạo nói được chính xác là họ đã làm tốt điều gì.
- Chia sẻ tình cảm – sau khi chỉ ra điều mà nhân viên đã làm đúng, bạn hãy phát
biểu cảm nhận của mình (không phải những gì bạn nghĩ mà là những gì bạn cảm
thấy). Trong mối quan hệ giữa con người với nhau, tình cảm là yếu tố gây ấn
tượng sâu đậm hơn ý nghĩ.
Quan trọng là bạn hãy nhớ khen ngợi nhân viên ngay từ khi mà các nhân viên bắt
đầu hiểu được và làm được gần đúng với yêu cầu công việc. Đừng chờ đến khi
nhân viên làm thật đúng rồi mới khen. Nhiều công việc gần đúng sẽ tạo nên một
công việc thật đúng. Ngoài ra, đừng bao giờ trừng phạt nhân viên khi họ đang tìm
tòi, học hỏi để tìm cách làm tốt công việc.
Hình phạt và những lời khiển trách, nếu có, chỉ là vấn đề về thái độ chứ không
phải về khả năng. Khiển trách họ vào lúc đó sẽ làm cho họ chán nản, muốn trả đũa
và thậm chí làm họ muốn thoát lui. Họ cũng có thể muốn tránh mặt bạn khi cho
rằng có thể bạn sẽ sa thải họ khi họ làm sai.
3. Khiển trách trong một phút
Đây là bí quyết thứ ba của nhà quản trị nhân sự một phút. Có 4 quy tắc làm cho lời
khiển trách có tác dụng và đem lại hiệu quả tích cực, mà chỉ cần tiến hành trong
một phút.
- Khiển trách ngay lập tức:khiển trách ngay khi nhân viên làm sai. Đừng tập trung
tất cả các lời khiển trách rồi “làm một lượt”. Nếu không thì khi bạn khiển trách
nhân viên, chính bạn có thể cũng nổi khùng.
- Khiển trách cụ thể: đừng nói chung chung “Anh làm tôi bực mình…”. Khi người
bị khiển trách hỏi tại sao, nhà quản trị nhân sự giỏi luôn nói rõ nguyên nhân và chỉ

rõ khuyết điểm cụ thể để nhân viên có thể sửa đổi.
- Chia sẻ tình cảm: một khi bạn đã giải thích nhân viên làm sai cái gì thì hãy nói rõ
bạn cảm nhận thế nào trước sai trái của họ – giận dữ, thất vọng hay một cảm giác
nào khác.
- Nói cho nhân viên biết họ tốt thế nào: phần cuối của lời khiển trách có lẽ là quan
trọng nhất. Hãy kết thúc lời khiển trách bằng cách nói với nhân viên rằng việc làm
mà bạn đang phê phán không phải là việc mà bạn thường thấy ở họ và lại càng
không phải là việc mà bạn mong muốn lặp lại trong tương lai.
Hành vi sai trái đó chỉ là hiện tượng nhất thời. Về bản chất, họ vẫn là một trong
những nhân viên tốt của bạn . Bạn hãy hướng sự chú ý của nhân viên vào những gì
họ đã làm sai, chứ không phải vào cách bạn đối xử với họ như thế nào.
Và sau cùng, một nhà quản trị một phút thành công phải biết giao tế nhân sự và
quan hệ cộng đồng. Xuyên suốt quá trình làm việc, chắc hẳn không có một cấp
quản trị nào lại thuận buồm xuôi gió chèo lái con thuyền công ty trong sóng biển
yên lặng. Mâu thuẫn giữa các nhân viên với nhau, mâu thuẫn giữa nhân viên với
cấp quản trị, mâu thuẫn giữa nhân viên với chính sách của công ty,.. có thể thường
xuyên xuất hiện.
Nhà quản trị phải khôn ngoan, khéo léo giải quyết vấn đề một cách có khoa học
nhưng uyển chuyển, tránh để xảy ra xô xát, đình công hay bãi công. Và tích cực
nhất vẫn là nhà quản trị phải biết thu phục nhân viên, biết nghệ thuật động viên
nhân viên của mình làm việc hăng hái và đưa công ty phát triển.