Báo cáo logistic kho hàng vũ THỊ HẰNG 69DCVT20022

LỜI MỞ ĐẦU
Logistics được hiểu là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm sốt sự lưu thơng và
tích trữ một cách hiệu quả tối ưu các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm và
bán thành phẩm, dịch vụ và thông tin đi kèm từ điểm khởi đầu tới điểm kết thúc
nhằm mục đích tuân theo các yêu cầu của khách hàng.
Logistics là một phần của chuỗi cung ứng bao gồm tổng thể những công việc liên
quan đến quản lý và điều chỉnh luồng di chuyển của hàng hóa gồm đóng gói, vận
chuyển, lưu kho, bảo quản cho tới khi hàng hóa được giao đến người tiêu thụ cuối
cùng.
Hoạt động Logistics gồm 3 mảng chính:
1 Quản lý chuỗi cung ứng
2 quản lý vận chuyển hàng hóa
3 quản lý lưu kho kiểm kê hàng hóa
Sắp xếp, phân loại hàng hóa trong kho
•

Sắp xếp khoa học, dễ nhận biết các loại hàng hóa, vật tư, ngun vật liệu
trong kho.

•

Thiết kế sơ đồ, cấu trúc trong kho

Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho
•

Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất

•

Tùy từng tính chất của hàng hóa để có chính sách bảo quản, xuất nhập phù

hợp

Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng
•

Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ theo quy định

•

Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa vật tư cho bên liên quan

1


•

Ghi phiếu nhập, xuất kho, theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho
hằng ngày và đối chiếu, điều chỉnh chênh lệch nếu có.

Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
•

Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiếu hằng ngày và điều chỉnh định mức
tổn kho tối thiểu cho phù hợp với biến động của số lượng hàng xuất nhập
kho.

Thực hiện các thủ tục đặt hàng
•

Đề xuất, lập phiếu yêu cầu mua hàng khi cần thiết

•

Tuân thủ các quy định về an tồn lao động trong kho

•

Đảm bảo các quy tắc phịng cháy chữa cháy trong kho

•

Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, muối mọt

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHO HÀNG
1.1 Tổng quan về kho hàng
Kho bãi trong logistics – Khái niệm về kho bãi
Kho bãi là một bộ phận không thể thiếu trong chuỗi cung ứng cũng như trong dịch
vụ logistics.
Kho bãi là nơi cất trữ và bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành
phẩm (hàng hóa) nhằm cung ứng cho khách hàng nhanh nhất với chi phí thấp nhất
khi

họ

có

yêu

cầu.

Tầm quan trọng của kho bãi trong logistics
Hoạt động kho bãi có ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề lưu trữ và quản lý hàng hóa
của doanh nghiệp. Quản trị kho bãi trong logistics tốt giúp doanh nghiệp:
•

Giảm thiểu chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối hàng hóa.

2


•

Chủ động trong việc sắp xếp, vận chuyển các lô hàng có cùng kích thước,
cùng lộ trình vận tải. Từ đó giúp giảm giá thành trên mỗi đơn vị sản phẩm.

•

Duy trì nguồn cung ổn định. Sẵn sàng giao bất kỳ lúc nào khách hàng có nhu
cầu.
Cung cấp đến khách hàng dịch vụ tốt hơn do hàng hóa đúng yêu cầu về số
lượng, chất lượng và tình trạng.

•

Góp phần giúp giao hàng đúng thời gian, địa điểm.

•

Tạo nên sự khác biệt và tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

Kho

bãi

trong

logistics

có

chức

năng

gì?

Một kho bãi hiện đại, đáp ứng được nhu cầu vận tải logistics thường bao gồm các
kho nhỏ như:
•

Kho nguyên vật liệu, phụ tùng: Cung ứng nguyên liệu đầu vào cho sản xuất.

•

Kho thành phẩm: phân phối hàng hóa cho đầu ra.

Hệ thống các kho này phải đảm bảo thực hiện tốt những chức năng như:
•

Đảm bảo chất lượng hàng hóa được lưu trữ.

•

Hỗ trợ cho sản xuất, đáp ứng tốt khi có nhu cầu.

•

Gom hàng.

•

Tách hàng thành nhiều lơ nhỏ hơn.

Quản trị kho bãi trong logistics
Quản trị kho bãi trong logistics được cấu thành từ việc quản trị từng hoạt động liên
quan đến kho bãi như:
•

Bố trí, thiết kế cấu trúc kho bãi và các phương tiên cất trữ, bốc xếp hàng
trong kho

•

Quản lý hàng hóa: bao gồm việc phân loại hàng, định vị, lập danh mục, dán
nhãn hoặc thanh lý hàng chất lượng kém.

•

Kiểm kê hàng hóa: điều chỉnh sự chênh lệch (nếu có), kiểm kê tồn kho, lưu
giữ hồ sơ.

3


•

Quản lý cơng tác xuất nhập hàng.

•

Đảm bảo an tồn cho hàng hóa, người lao động

•

Phịng ngừa trộm cắp, cháy nổ.

Nhân viên logistics quản lý kho (thủ kho)
Nếu bạn giữ vai trò thủ kho, cần thực hiện tốt một số các yêu cầu sau đây để hoạt
động kho diễn ra trơn tru, hiệu quả:
•

Lập sơ đồ kho, dán ngay tại cửa.

•

Cập nhật ngay khi có phát sinh thay đổi.

•

Ký hiệu bằng nhãn dán vị trí hàng hóa phải rõ ràng, dễ hiểu.

•

Hướng dẫn và kiểm sốt hoạt động xếp dỡ hàng.

•

Chịu trách nhiệm về cách thức và chất lượng hàng hóa khi bốc dỡ.

•

Kiểm sốt hoạt động xuất nhập và chuyển dịch hàng hóa trong kho.

•

Bảo quản hàng hóa tốt.

•

Thu dọn và sắp xếp kho sạch sẽ, gọn gàng.

1.2 Mặt bằng kho
Theo phân tích của Won và Olafsson vào năm 2015: “Trong q trình tối ưu hóa
Chuỗi cung ứng, Kho hàng là điểm nút quan trọng có thể cải thiện đáng kể hiệu
suất.”
Năng suất của toàn bộ Chuỗi cung ứng được liên kết trực tiếp với thiết kế và bố trí
của Kho hàng. Một thiết kế hồn hảo có thể tối ưu hóa các hoạt động kho bãi và
giúp Chuỗi cung ứng đạt được hiệu quả tối đa. Do đó, chúng ta cần tìm hiểu về
những nguyên tắc vàng cho một thiết kế kho hàng tối ưu.
1. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA KHO HÀNG
Để xác định được đúng mục tiêu, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau:

•

Tại sao kho hàng đó tồn tại?

•

Nó phục vụ thị trường nào?
4


•

Nó có phải là một phần của mạng lưới kho hay khơng?

•

Những loại hàng hóa sẽ được lưu trữ trong kho?

•

Dịng đời dự kiến của kho là gì?

•

Nó sẽ là khu đất xanh hay một kho hàng hiện có?
•

Mục đích sử dụng sẽ chi phối hiệu quả, chi phí vận hành, môi trường làm
việc của kho hàng. Điều này càng trở nên càng quan trọng hơn khi các quy
trình phân phối và thực hiện thay đổi phù hợp với hướng bán hàng đa kênh.

•

Các mục tiêu doanh nghiệp đặt ra cho kho hàng của mình sẽ ảnh hưởng đến
kích thước, thiết kế, tỷ lệ kho trong nhà so với không gian sân bên ngồi, vị
trí, kích thước và thành phần cấu trúc, cùng với các quy định được thực hiện
cho việc lắp đặt và phân chia thiết bị chuyên dụng giữa kho và không gian
làm việc.

2. LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM
-Khi lựa chọn vị trí kho hàng, ta nên dựa vào Outbound Logistics – Dòng logistics
đầu ra liên quan đến việc dịch chuyển hàng từ hóa điểm cuối cùng của dây chuyền
sản xuất đến khách hàng. Một trong những yếu tố quan trọng và cạnh tranh cao
chính là dịch vụ khách hàng, mà đặc trưng nhất là thời gian giao hàng. Theo nhu
cầu hiện nay, doanh nghiệp thường áp dụng chiến lược dịch vụ giao hàng nhanh
nên việc xác định vị trí kho hàng của mình gần khách hàng hoặc gần các hãng vận
chuyển đối tác là một quyết định hoàn hảo. Tuy nhiên, điều đó cũng sẽ ảnh hưởng
đến các quyết định khác về số lượng kho cần thiết và kích thước của các kho.
-Tóm lại, vị trí kho hàng tối ưu nhất là khi doanh nghiệp mặc dù nhấn mạnh hơn
vào việc định vị kho đủ gần khách hàng để giúp nâng cao chất lượng dịch vụ
nhưng đồng thời khơng gây khó khăn cho phía cung ứng.
3. KẾ HOẠCH THIẾT KẾ CHO TỪNG KHO RIÊNG BIỆT

5


Những hoạt động sẽ diễn ra trong kho? Hoạt động trong kho sẽ bao gồm

•

việc tiếp nhận, lưu trữ, lựa chọn, đóng gói và gửi đi, hoặc cần các khu vực
dành riêng để thực hiện các dịch vụ giá trị gia tăng?
Các đặc tính của sản phẩm? Yếu tố này sẽ có tác động đáng kể đến thiết

•

kế kho, điều này có nghĩa là cần phải xác định nhu cầu của bản thân một cách
kỹ lưỡng. Hãy chú ý những câu hỏi sau:
•

Trong kho sẽ lưu trữ những loại sản phẩm nào?

•

Việc lưu trữ hàng hóa trên sàn hoặc trên kệ có dễ dàng hay khơng?

•

Ngồi các sản phẩm độc hại, dễ vỡ, có bất kỳ lý do nào khác cần xử lý
đặc biệt khơng?

•

Các hàng hóa sẽ được lưu trữ như thế nào? Đặt trên các pallet (kệ
hàng), trong thùng giấy hoặc để độc lập?

•

Ngồi lưu trữ thì hàng hóa cịn cần trải qua q trình nào nữa?

•

Hàng hóa có cần được lưu trữ tuân thủ bất kỳ quy tắc hoặc quy định
đặc biệt nào khơng?

•

Hàng hóa có cần bất kỳ hình thức kiểm sốt nào trong mơi trường lưu
trữ (hàng đơng lạnh, kiểm sốt nhiệt độ) khơng?

•

Hàng hóa có tn theo mùa vụ khơng? Khối lượng hàng tồn kho sẽ dao
động nhiều do tính thời vụ, hoặc chỉ một ít? Cố gắng cho phép đủ dung lượng
để lưu trữ cao nhất trong thời gian cao điểm đồng thời tránh quá dư thừa trong
những tháng yên tĩnh hơn.

•

Kho sẽ phải xử lý hàng trả lại? Khi ngày càng có nhiều công ty xuất hiện,
đặc biệt là những công ty thương mại điện tử, việc quản lý Logistics ngược
như một quy trình riêng biệt sẽ hiệu quả hơn là cố gắng tích hợp xử lý trả lại
với dịng chuyển tiếp thông thường. Nếu kho cần xử lý nhiều hàng trả lại từ
khách hàng, doanh nghiệp cần thiết kế thêm không gian dành riêng cho việc
lưu trữ và xử lý các đơn hàng đó.
6


1.3 Trang thiết bị bảo quản , xếp dỡ và kiểm kê hàng hóa
1.3.1 Kiểm kê hàng hóa

a) Kỹ thuật phâ tích ABC
Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc pareto phân loại toàn
bộ hàng dự trữ của doanh nghiệp thành 3 nhóm A.B.C căn cứ vào mối quan hệ
giữa giá trị dự trữ hàng năm với số lượng chủng loại hàng
• Nhóm A bao gồm những loại hàng hóa có tỷ trọng giá trị cao chiềm 70-80

% tổng giá trị hàng là hàng dự trữ , nhưng về mặt số lượng chúng chỉ chiếm
tỷ trọng 15 %
• Nhóm B bao gồm những loại hàng có tỷ trọng giá trị ở mức trung bình
chiếm 15-25 % tổng giá trị hàng dự trữ nhưng về số lượng chúng chiểm tỷ
trọng 30 %
Nhóm C bao gồm những loại hàng có tỷ trọng giá trị nhỏ chỉ chiếm khoảng 5 %
tổng giá trị các loại hàng hóa dự trữ tuy nhiên về số lượng chúng chiếm tỷ trọng
khoảng 55 % mà thơi
Kỹ thuật phân tích ABC giúp cho người quản lý kho :
• Biết giá trị lơ hàng để quan tâm đúng mức trong việc sắp xếp vị trí và

giám sắt kiểm tra , các báo cáo mức độ tồn kho chính xác tùy vào giá trị lơ
hàng
• Phân định thời gian lô hàng sẽ kiểm kê định kỳ khác nhau cho các lo hàng
khác nhau
-Nhóm A – kiểm tốn hàng tháng hay hàng tuần
-Nhóm B – kiểm tốn hàng q
_Nhóm C- kiểm tốn hàng 6 tháng
Nhóm

Số lượng

Gía trị

A

10-15%

70-80%

7


B

25-30%

20-25%

C

50-55%

5-10%

b)Phương pháp kiểm kê:
Tùy thuộc vào khả năng trang bị và tổ chức của doanh nghiệp, có hai phương
pháp được chọn dùng để kiểm kê kho
1. Cân –đo-đong –đếm được dùng phổ biến do dễ tổ chức thực hiện quy trình

đơn giản ít tốn kém
2. Sử dụng máy tính : Nhiều cơng ty bắt đầu sử dụng những máy móc điện tử
qua máy quét (scaner) trên mã vạch kết nối với việc kết nối với máy vi tính
làm cho việc xuất nhập chính xác và nhanh chóng hơn theo trình tự

Hàng tồn cuối kỳ =tồn đầu kỳ + mua vào –xuất trong kỳ
-Ưu điểm :
• Nhanh

gọn

tiết

kiệm

cơng

sức

thời

gian

kiểm

kê

• Dữ kiện lưu trữ sẵn sàng, dễ khai thác và bảo quản an tồn`
• Thuận lợi cho những đơn vị có lượng tồn kho lớn khó kiểm kê bằng

phương pháp 1
 Nhược điểm
• Tốn kém trong việc mua sắm trang thiết bị và lập trình chương trình máy
tính
• Phải cập nhập khai thác dữ liệu bởi nhân viên có chun mơn nghiệp vụ

b) phương thức tiến hành kiểm kê
 Trước kiểm kê

+ Thông báo trước việc kiểm kê để nhân viên kho chuẩn bị lại thẻ kho và sắp
xếp hàng hóa cho có trật tự trên các qy kệ
+Kế tốn kho sẽ in tồn bộ danh sách toàn kho hàng theo sổ sách hay có
trong máy vi tính đến ngày kiểm kê trên giáy tờ kiểm kê

8


 Trong quá trình kiểm kê

+ Trong tiến trình kiểm kê , những khu vực đó khơng được xuất kho
+Mỗi nhóm kiểm kê đề cử ra một người để chịu trách nhiệm chung thường
những buổi kiểm kê định kỳ giữa ba phịng ban : kho-kế tốn- kinh doanh
+ Người kiểm kê ghi rõ số lượng hàng hóa cụ thể và rõ ràng vào giấy kiểm tra
+ Con số ghi vào biên bản kiểm kê rõ ràng, không bôi sửa
 Sau kiểm kê
+ sắp xếp tất cả giấy kiểm kê theo số thứ tự và trình cho thủ kho
1.4 Hệ thống tổ chức lao động trong kho hàng
1.5 Hệ thống an ninh , phòng chống cháy nổ
Chương 2 : Vận hành kho hàng
2.1 Nhập hàng
a) Chuẩn bị thực hiện nhập hàng
1) Thiết bị
 Thiết bị như xe nâng, cần cẩu , xe đẩy tay và lực lượng công nhân bốc xếp

chuẩn bị sẵn sàng cho việc bốc dỡ hàng
 Chuẩn bị mặt bằng kho bãi cho hàng sắp nhập về .Nếu thiếu mặt bằng thì có

kế hoạch th kho trước khi hàng hóa đem về kho
2) Những tài liệu làm bằng chứng
-Giấy báo nhập hàng , lệnh giao hàng (Delivery Order), hóa đơn (invoice) phiếu
nhập kho từ nhà cung cấp
3) Các trường hợp nhập hàng
 Trường hợp 1 : Đơn vị cung cấp giao tận kho của doanh nghiệp đơn vị
 Trường hợp 2 : Doanh nghiệp ( đơn vị mua hàng ) nhập hàng tại kho của






đơn vị cung cấp
Trường hợp 3: nhập từ nhà máy của công ty chở về kho trung tâm
Trường hợp 4 :Nhập hàng trả lại
Trường hợp 5 : Hàng hóa tạm nhập
Trường hợp 6 :Kho lẻ nhập hàng từ kho chẵn qua kho lẻ
Trường hợp 7 : Đối với các kho ở cảng

9


4) Thủ tục nhập hàng
Thủ kho phải kiểm tra một cách cẩn thận những chứng từ về mặt số lượng, tính
hợp lệ, thùng giấy số niêm phong trên container hàng chưa mở
Số lượng và tính trạng đóng gói đã được ghi chú trên lệnh giao hàng hay bảng
kê chi tiết đóng gói (packing list)
Thơng thường những lệnh giao hàng / hóa đơn phiếu xuất kho được ký sau khi
kiểm tra hàng hóa

Trong trường hợp khiếu nại về hàng hóa hư hỏng hay thất lạc cần có một bản
sao lệnh giao hàng / phiếu xuất kho / hóa đơn đã điền đầy đủ chi tiết gửi kèm
5) Nguyên tắc nhập hàng
 Kiểm nhận hàng hóa về mặt số lượng (thừa,thiếu )
 Kiểm nhận hàng hóa về mặt chất lượng
 Chứng từ nhập hàng từ cảng về gồm có : tờ khai hải quan , biên bản giao

nhận hàng hóa vận chuyển
 Sau đó phịng kế tốn lập phiếu nhập kho ( 2 liên : P kt 1 ,kho 1)
 Tiến hành cập nhập trên thẻ kho và trên máy vi tính
 Chuyển những chứng từ có liên quan về phịng kế tốn phịng kinh doanh
6.Các bước thực hiện
 Đối với hàng nhập khẩu : chứng từ nhập hàng từ cảng về gồm có : packing

list +catalogue do phịng xuất nhập khẩu mua hàng báo trước 2 ngày ( bằng
văn bản e mail)
 Các bộ phssnj liên quan khác như phòng thu mua phịng hành chính
 Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để nhận hàng kiểm tra chứng từ về mặt số
lượng tính hợp lệ , những chứng từ này có được ký duyệt đầy đủ, có chữ ký
của người có thẩm quyền hay khơng và có được đóng dấu hợp lệ khơng
 Kiểm nhận hàng hóa về mặt số lượng so với packing list
 Nếu có thì giờ thì xếp hàng lên kệ như đã quy hoạch
 Nếu khơng có thì giờ để giải phóng container thì xếp vào khu tạm để
sáng hôm sau xếp lên quầy kệ
 Khi nhập hàng cần đối chiếu mã ‘Item No’ với parking list
10


 Tiến hành cập nhập trên các thẻ kho và máy vi tính của kho hàng
 Chuyển những chứng từ có liên quan về phịng kế tốn làm phiếu nhập kho

 Thủ kho giữ một liên phiếu nhập kho , để phiếu vào hồ sơ lưu ‘ phiếu nhập

kho ‘ theo thứ tự lưu
*Hạng mục kiểm tra khi nhập
+Kiểm tra hạn sử dụng
+Kiểm tra ngày sản xuất và ngày hết hạn
+Nếu hết hạn để riêng báo nhà sản xuất
+Kiểm tra hàng bị hư, chụp hình lại để riêng
+Lập biên bản
+Trả lại nhà cung cấp
+Kiểm số lượng
+ Đếm số lượng so với chứng từ
+ Chỉ ghi nhận số thực nhận
+ Kiểm tra số lượng
+Kiểm tra chất lượng
2.2 Bảo quản hàng hóa và kiểm kê hàng hóa
a) Bảo quản hàng hóa
1. Kiểm tra kho hàng trước khi bảo quản hàng hóa
Kiểm tra kho là một trong những khâu quan trọng để có cách abor quản hàng hóa
tốt nhất. khi kiểm tra kho, bạn nên kiểm tra số lượng hàng hóa cịn tồn và kiểm tra
các khu vực khuất trong kho có bị ẩm, ngấm nước hay khơng.
Bước 1: Phân loại hàng hóa
Khi các loại hàng hóa được phân chia rõ ràng thì thì năng suất làm việc của nhân
viên sẽ cao hơn. Khi kiểm hàng trong kho cũng vậy, khi hàng hóa được phân loại

11


theo mẫu mã, kích thước sản phẩm và được xếp ngay ngắn thì người kiểm kho sẽ
làm việc dễ dàng hơn.

Việc sắp xếp và phân loại các loại hàng hóa cũng sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát
được số lượng hàng hóa và khơng bị bỏ sót trong q trình di chuyển.
Bước 2: Kiểm tra lại tất cả số lượng hàng hóa tồn kho
Để dễ dàng kiểm sốt được số lượng hàng tồn kho, bạn nên sử dụng các phần mềm
chun dụng để kiểm sốt được số lượng hàng hóa tồn trong kho dễ dàng hơn. Khi
xác định số lượng hàng hóa cịn tồn kho, bạn nên dịch chuyển chúng ra phía bên
ngồi để sử dụng số lượng hàng hóa đó trước.
Bước 3: Kiểm tra kho
Tùy vào điều kiện của từng doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn một trong hai
cách dưới đây để kiểm kho:
Cách đầu tiên chính là kiểm kho bằng cách in bản kiểm kho sau khi đã đi kiểm tra
kho. Tuy nhiên, cách này rất dễ gây ra tình huống thất thốt cũng như gian lận gây
tình trạng thiếu hàng. Chính vì thế, sau khi kiểm kho, bạn nên in danh sách kiểm
kho và gửi lại cho nhân viên kê khai.
Cách thứ hai là bạn có thể sử dụng thiết bị PDA trong q trình kiểm kho. Mặc dù
giá của thiết bị này khá đắt nhưng hiệu quả mang lại của nó rất tốt. Bnaj sẽ khơng
phải tự mình kiểm kho mà chỉ cần thực hiện những thao tác dưới đây:
-Dùng máy để quét mã sản phẩm
-Nhập số lượng hàng hóa kiểm kê vào máy
-Lặp lại thao tác liên tục khi đã nhập hết số lượng hàng hóa đã có
-Nhập thơng tin và chuyển thơng tin lưu trữ vào máy tính để tránh trường hợp xảy
ra lỗi
2.3 Xuất hàng

12


Trong việc kiểm soát và quản lý kho, nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn có thể bao
gồm từ giám sát và đánh giá nhân viên cho đến những việc như vận chuyển, mua,
nhập xuất, kiểm soát hàng tồn kho, lưu trữ và phân phối hàng hóa. Điều hành một

nhà kho hiệu quả, an toàn và hiệu quả là một công việc phức tạp và nhiều phương
diện cần giải quyết, trong đó kiểm sốt xuất kho là một trong những hoạt động
chính.
Muốn tối ưu hóa quy trình kiểm sốt xuất kho, có 2 điều quan trọng bạn cần hiểu.
Thứ nhất, khơng có một chiến lược, quy trình hay cơng nghệ quản lý nào có thể
phù hợp với tất cả doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau với các sản phẩm
lưu kho khác nhau. Thứ hai, để cải thiện hiệu quả quản lý kho đòi hỏi sự kết hợp
giữa việc quản lý dữ liệu, cải tiến quy trình và ứng dụng cơng nghệ kỹ thuật.
Tuy nhiên, có một số ngun tắc và quy trình chung bạn có thể làm theo để đảm
bảo bạn làm tốt công việc quản lý và kiểm soát xuất kho.
Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho:
Đơn vị chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động đòi hỏi xuất kho lập Phiếu yêu
cầu, đề nghị xuất kho. Mỗi loại hàng hóa sẽ do mỗi bộ phận khác nhau phụ trách,
chẳng hạn, nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu để sản xuất, lắp ráp thì trưởng bộ phận
sản xuất sẽ có thẩm quyền lập phiếu đề nghị xuất kho, còn với thành phẩm hoặc
mặt hàng kinh doanh của cơng ty thì bộ phận bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất
kho.
Bước 2: Phê duyệt đề nghị
Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị xuất kho
của một số loại mặt hàng hoặc vật tư lưu kho nhất định.
Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị này phải được trình lên giám đốc
hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất để phê duyệt. Đối với hàng bán thì có thể
không cần thông qua quản lý cao cấp mà bộ phận kế tốn, bán hàng có thể tự ký
duyệt
13


Bước 3: Kiểm tra tồn kho
Kế toán kho sau khi nhận phiếu đề nghị sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, cụ thể
là kiểm kê hàng hóa và vật tư cần xuất để xác định xem số lượng trong kho có đáp

ứng được u cầu xuất kho hay khơng. Nếu thiếu hàng cần thơng báo ngay cho các
phịng ban liên quan để xử lý, nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lượng cần
thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng.
Sau khi xác nhận đã bổ sung đầy đủ hàng hóa để xuất kho, chúng ta chuyển sang
bước tiếp theo.Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác
Căn cứ vào thông tin trên phiếu đề nghị đã được ký duyệt hay trên hóa đơn bán
hàng, kế tốn kho sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho quản lý kho để thực hiện
lấy hàng theo yêu cầu.
Bước 5: Xuất kho
Nhân viên quản lý kho dựa vào thơng tin trên phiếu xuất (đã có đầy đủ xác nhận
của các quản lý bộ phân liên quan: kế toán, thủ kho, nhận hàng) để lấy hàng và sắp
xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng và tình trạng thực tế hàng hóa
trước khi xuất và thực hiện bốc xếp lên phương tiện vận tải nếu cần thiết.
Bước 6: Cập nhật thơng tin:
Kế tốn kho cập nhật nhật ký xuất kho, thủ kho ghi lại thẻ kho và xác định lượng
tồn kho. Số liệu phải được thống nhất và ghi nhận chính xác giữa các bên.
2.4 .Dịch vụ GTGT hàng hóa của kho hàng
Chương 3 : Xác định chi phí vận hành kho
3.1. Lập kế hoạch khối lượng hàng hóa nhập , xuất kho trong kỳ
a) Mặt bằng kho hàng

14


: Cho mặt bằng kho
Cửa xuất

Khu hành chính

Cửa xuất 2

Khu bảo quản
A

Khu bảo quản B

Cửa nhập 2

Cửa nhập

Khu bao bì,hàng
mẫu

Khu bảo quản
D
Cửa xuất 3

Khu bảo quản
C
Cửa xuất 4

II: Hàng nhập
Tên
hàng
nhập
MN

Trọng lượng Đặc
1 kiện hàng hàng

DD

100 kg

TP

50 kg

1000 kg

điểm Tổng khối Thời gian Khối lượng
lượng hàng nhập hàng tồn
đầu
ngày nhập
Hình khối , 100 T
8h, 5/9
10 T , khu
bao gói cứng
A
Hình khối , 50T
13h, 5/9
8 T, khu C
bao gói cứng
Hình khối , 50 T
15h, 5/9
6T, khu D
bao gói mềm

15

III: Hàng xuất
Bên mua hàng
Công ty X
Công ty Y
Công ty Z

Tổng khối lượng
hàng xuất
30T hàng MM
25T hàng DD
15T hàng TP
30T hàng MM
30T hàng DD
15T hàng TP
50T hàng MM
25T hàng TP

Cửa xuất hàng
Cửa 1

Thời gian
hàng
7h, 10/9

Cửa 3

10h, 10/9

Cửa 2

14h, 10/9

xuất

IV: Các dữ liệu liên quan
1. Khoảng cách giữa các khu vực trong kho
a) Hàng nhập

Tên cửa nhập
Cửa 1
Cửa 2

Khu A
55m
70m

Khu B
100m
30m

Khu C
105m
35m

Khu D
60m
70m

b) Hàng xuất

Tên
cửa Khu A
xuất
Cửa 1
28m
Cửa 2
30m
Cửa 3
58m
Cửa 4
60m

Khu B

Khu C

Khu D

60m
30m
85m
60m

85m
58m
65m
30m

65m

65m
30m
32m

2.Các định mức thời gian
Thời gian kiểm đếm , kiểm tra chất lượng 1 lô hàng nhập và xuất là 1h và 1,5 h
Kho làm việc liên tục 2 ca , ban /1 ngày đêm ,thời gian giao nhận ca , ban là 30
phút : từ 6h đến 6h30 và 18h đến 18h30.
Yêu cầu :
16


1.Lập kế hoạch nhập và xuất hàng của kho
3.1.1: LẬP KẾ HOẠCH NHẬP HÀNG
•

Sơ đồ luồng hàng MM nhập vào kho :

Cửa xuất

Cửa xuất 1
Khu hành chính

Khu bảo quản A

Khu bảo quản B

Tồn 10T MM, 20T MM

50T MM

Nhập hàng MM

Cửa nhập 1

Khu bao bì hàng mẫu

Cửa nhập
2

Khu bảo quản D

Khu bảo quản C

6T TP, 30T MM

Tồn 8T DD

Cửa xuất
4

Cửa xuất 3

Note : Nhập
•

•
•

8h ngày 5/9 : Nhập 100 T MM từ cửa 2 vào kho

- 50 T bảo quản tại khu bảo quản B
- 20T bảo quản tại khu bảo quản A
- 30T bảo quản tại khu bảo quản D
Sử dụng xe nâng hàng để vận chuyển
Sơ đồ luồng hàng DD nhập vào kho

Cửa xuất

Cửa xuất 1
Khu hành chính

Khu bảo quản A

Khu bảo quản B

Tồn 10T MM, 20T MM,25T
DD

50T MM

17


Nhập hàng DD

Cửa nhập 1
Khu bảo quản D

Khu bao bì hàng mẫu

Cửa nhập
2

Khu bảo quản C

6T TP, 30T MM,25 T DD

Tồn 8T DD

Cửa xuất
4

Cửa xuất 3

Note : Nhập
•

•

13h ngày 5/9 : Nhập 50 T DD từ cửa 2 vào cửa nhập 2
- 25T bảo quản tại khu bảo quản A
- 25T bảo quản tại khu bảo quản D
Sử dụng xe nâng hàng để vận chuyển hàng

•
•

Sơ đồ luồng hàng TP nhập vào kho :

Cửa xuất 2

Cửa xuất 1
Khu hành chính

Cửa nhập 1

Khu bảo quản A

Khu b

Tồn 10T MM, 10T MM,25T
DD,15T TP

50T MM,26T TP

NHẬP HÀNG TP

Khu bao bì hàng mẫu

Cửa nhập
2
Khu bảo quản D
6T TP, 30T MM,25 T DD, 9
T TP

Khu bảo quản C
Tồn 8T DD

18

Cửa xuất
4

Cửa xuất 3

Note : Nhập
•

•

15h ngày 5/9 : Nhập 50T TP từ cửa 1 vào kho
- 15T vào khu bảo quản A
- 26T vào khu bảo quản B
-9 tấn vào khu bảo quản D
Sử dụng xe nâng hàng để vận chuyển hàng

NOTE : NHẬP
•

•

•

8h ngày 5/9 : Nhập 100 T MM từ cửa 2 vào kho
- 50 T bảo quản tại khu bảo quản B
- 20T bảo quản tại khu bảo quản A
- 30T bảo quản tại khu bảo quản D
13h ngày 5/9 : Nhập 50 T DD từ cửa 2 vào cửa nhập 2
- 25T bảo quản tại khu bảo quản A

- 25T bảo quản tại khu bảo quản D
15h ngày 5/9 : Nhập 50T TP từ cửa 1 vào kho
- 15T vào khu bảo quản A
- 26 T vào khu bảo quản B
-9 tấn vào khu bảo quản D

3.1.2: LẬP KẾ HOẠCH XUẤT HÀNG

Cửa xuất 2

Cửa xuất 1
Khu hành chính

Khu bảo quản A

Khu b

Tồn 10T MM, 20T MM,25

50T MM,26T TP

T DD,15T TP

Cửa nhập 1

Khu bao bì hàng mẫu

Cửa nhập
2
Khu bảo quản C

Tồn 8T DD

19


Khu bảo quản D
6T TP, 30T MM,25 T DD,
9T TP

Cửa xuất
4

Cửa xuất 3

Note :Xuất
•

7h ngày 10/9 xuất cho cty X :
- 30T MM
- 25T DD
- 15T TP
Tại khu bảo quản A

•

10h ngày 10/9 xuất cho cty Y:
- 30T MM
- 25T DD
- 15T TP
14h ngày 10/9 xuất cho cty :

- 50 MM
- 25T TP

•

Tại khu bảo quản D

Tại khu bảo quản B

KẾT LUẬN ;
+ Tồn 1T TP khu B
+Tồn 8 T DD khu C
3.2: LẬP PHƯƠNG ÁN VÀ TỔ CHỨC XẾP DỠ HÀNG NHẬP XUẤT CỦA
KHO
1. LÔ HÀNG NHẬP MM
- Sử dụng đồng thời xe nâng 2T và xe nâng 1T để vận chuyển hàng MM
Xe Khối
nânlượng
g hàng

t
Khoản
t lấy qua t chạy t dỡ
g cách
hàn y có có
hàn
di
g
hàn hàng g
chuyển

g

0,5T 20T 70m

40s

25s

19,38

40s

t
quay
khôn
g
hàng

t chạy
không T ck
hàng

20s

18s

Tổng
thời
gian
vận

chuyể
n

162,38
20


M
M
30T
M
70m
M
50T
M
30m
M

1T
2T

s

s

45s

25s

21s

45s

20s

19,38
s

175,38
s

48s

28s

9,8s

48s

25s

9s

167,8s

 Hàng DD

Cửa xuất

Cửa xuất 1

Khu hành chính

Khu bảo quản A

Khu bảo quản B

Tồn 10T MM, 20T MM,25T
DD

50T MM

Nhập hàng DD

Cửa nhập 1
Khu bảo quản D

Khu bao bì hàng mẫu

Khu bảo quản C

6T TP, 30T MM,25 T DD

Cửa xuất 3

Cửa nhập
2

Tồn 8T DD

Cửa xuất

4

- Sử dụng xe nâng 1T vận chuyển hàng DD
- Có 2 nhân cơng xếp hàng lên mâm hàng, sau đó xe nâng sẽ đến đưa mâm hàng về
nơi bảo quản
- Giai đoạn 1: Công nhân xếp hàng lên mâm
Thời gian 2 công nhân quai hàng vào mâm hàng
21


+ t quai 1 kiện = 6s
+ t quai 10 kiện (1 mâm) = t quai 1 kiện * 10 = 60s
=> tổng thời gian 2 công nhân quai 60 mâm hàng là: 60s * 50 mâm = 3000s
- Giai đoạn 2: Xe nâng 1T vận chuyển mâm hàng DD vào khu D và khu A
- Giai đoạn 2: Xe nâng 1T vận chuyển mâm hàng DD vào khu D

Xe
nân
g
1T
1T

Khối
lượn
g
hàng
25T
DD
25T
DD

t
Khoản
t lấy qua
g cách
hàn y có
di
g
hàn
chuyển
g

t
chạ t dỡ
y có hàn
hàn g
g

t
quay
khơn
g
hàng

70m

45s

25s

21s

45s

20s

70m

45s

25s

21s

45s

20s

t chạy
không T ck
hàng
19,38
s
19,38
s

Tổng
thời
gian
vận

chuyể
n

175,38
s
175,38
s

Lưu ý: Sau 20T hàng công nhân và thợ máy được nghỉ 5p :
=> Thời gian công nhân quai hàng và công nhân lái máy nghỉ là: 600s
 Hàng TP

Cửa xuất 2

Cửa xuất 1
Khu hành chính

Cửa nhập 1

Khu bảo quản A

Khu b

Tồn 10T MM, 10T MM,25T
DD,15T TP

50T MM,26T TP

NHẬP HÀNG TP

Khu bao bì hàng mẫu

Cửa nhập
2
Khu bảo quản D
6T TP, 30T MM,25 T DD, 9
T TP

Khu bảo quản C
Tồn 8T DD

22


Cửa xuất 3

- Giai đoạn 1: Công nhân xếp hàng lên mâm

Cửa xuất
4

Thời gian 2 công nhân quai hàng vào mâm hàng
+ t quai 1 kiện = 4s
+ t quai 9kiện (1 mâm) = t quai 1 kiện * 9 = 36s
+ t quai 15 kiện (1 mâm) = t quai 1 kiện * 15 = 60s
-

23

Giai đoạn 2: Xe nâng 1T vận chuyển mâm hàng TP vào khu D
Xe
nân
g

t
Khối Khoản
t lấy qua t chạy t dỡ
lượn g cách
hàn y có có
hàn
g
di
g
hàn hàng g
hàng chuyển
g

t
quay
khơn
g
hàng

t chạy
khơng T ck
hàng

26T
100m 45s 25s 30s

45s 20s
27,69s
TP
15T
19,38s
1T
70m
45s 25s 21s
45s 20s
TP
s
0,5 9T
16,61
60m
40s 25s
40s 20s
15,42s
T
TP
s
Lưu ý: Sau 20T hàng công nhân và thợ máy được nghỉ 5p :
1T

Tổng
thời
gian
vận
chuyể
n

192,69
s
175,38
s
157,03
s

=> Thời gian công nhân quai hàng và công nhân lái máy nghỉ là: 300s

24


2. Khối lượng hàng hoá sau khi nhập

Cửa xuất 2

Cửa xuất 1
Khu hành chính

Khu bảo quản A

Khu b

Tồn 10T MM, 20T MM,25

50T MM,26T TP

T DD,15T TP

Cửa nhập

2

Cửa nhập 1
Khu bảo quản D

Khu bao bì hàng mẫu

Khu bảo quản C
6T TP, 30T MM,25 T DD,
9T TP

Cửa xuất 3

Tồn 8T DD

Cửa xuất
4

3.1.2. Kế hoạch xuất hàng hố
Note :Xuất
•

7h ngày 10/9 xuất cho cty X :
- 30T MM
- 25T DD
- 15T TP
Tại khu bảo quản A

•

10h ngày 10/9 xuất cho cty Y:
- 30T MM
- 25T DD
- 15T TP

Tại khu bảo quản D

25