Phân tích đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống sản xuất tại công ty tnhh joma việt nam

MỤC LỤC
Trang
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................... 3
CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT .............. 5
HỆ THỐNG SẢN XUẤT ................................................................................. 5
I.1. Khái niệm về hệ thống sản xuất .............................................................. 5
I.1.1. Khái niệm sản xuất .......................................................................... 5
I.1.2. Đặc điểm của sản xuất hiện đại ....................................................... 6
I.1.3 Khái niệm quản trị sản xuất và tác nghiệp ....................................... 7
I.1.4. Mục tiêu của quản trị sản xuất ........................................................ 9
I.2. Khái niệm và tầm quan trọng của kiểm soát trong quản lý .................. 10
I.2.1 Khái niệm kiểm sốt....................................................................... 10
I.2.2. Mục đích cơ bản của kiểm soát ..................................................... 10
I.2.3. Tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát ..................................... 11
I.3. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất, chức năng, nhiệm vụ và nội
dung của q trình kiểm sốt hệ thống sản xuất. ........................................ 12
I.3.1. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất ........................................ 12
I.3.2. Các chức năng của kiểm soát hệ thống sản xuất .......................... 12
I.3.3. Nhiệm vụ và nội dung của kiểm soát hệ thống sản xuất ................ 14
I.4. Các nhân tố ảnh hƣởng đến kiểm soát hệ thống sản xuất và các phƣơng
hƣớng hồn thiện kiểm sốt hệ thống sản xuất. .......................................... 27
I.4.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát hệ thống sản xuất ............. 27
I.4.2. Các phương hướng hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất ........ 29
Kết luận cuối chƣơng I ................................................................................ 30
CHƢƠNG II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KIỂM SỐT HỆ THỐNG SẢN
XUẤT TẠI CƠNG TY TNHH JOMA VIỆT NAM ....................................... 31
II.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH Joma Việt Nam ... 31
II.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty TNHH Joma Việt
Nam ......................................................................................................... 31
II.1.2. Tổ chức nhân sự của công ty công ty TNHH Joma Việt Nam...... 33
II. 2. Phân tích thực trạng về kiểm sốt hệ thống sản xuất tại công ty TNHH

Joma Việt Nam ............................................................................................ 34
II.2.1. Giới thiệu bộ máy kiểm sốt hệ thống sản xuất của cơng ty TNHH
Joma Việt Nam ........................................................................................ 34
II.2.2. Các quy định chung về hoạt động kiểm sốt hệ thống sản xuất của
cơng ty TNHH Joma Việt Nam ................................................................ 35
II.2.3. Giới thiệu các chính sách về khen thưởng, kỷ luật trong hệ thống
sản xuất của công ty TNHH Joma Việt Nam .......................................... 37


2

II.3. Phân tích thực trạng trong hoạt động thống kê tác nghiệp các thơng tin
kiểm sốt hệ thống sản xuất của công ty TNHH Joma Việt Nam .............. 38
II.3.1. Bộ máy thực hiện chức năng thống kê tác nghiệp........................ 38
II.3.2. Hệ thống các loại sổ sách, báo cáo, các chỉ tiêu kiểm soát và
người tham gia báo cáo. ......................................................................... 39
II.3.3. Quy định nộp báo cáo, lưu báo cáo, thời gian và nơi nhận ......... 48
II.3.4. Các phương tiện hỗ trợ hoạt động thống kê tác nghiệp sản xuất. 49
II.4. Phân tích thực trạng cơng tác kiểm tra - phân tích thơng tin trong kiểm
sốt hệ thống sản xuất tại cơng ty TNHH Joma Việt Nam ......................... 51
II.4.1. Bộ máy tham gia cơng tác kiểm tra, phân tích hoạt động sản xuất
của công ty TNHH Joma Việt Nam ......................................................... 62
II.4.2. Thực trạng chất lượng công tác kiểm tra ..................................... 63
II.4.3. Mức độ sai lệch so sánh giữa định mức kế hoạch với thực hiện sản
xuất của công ty TNHH Joma Việt Nam. ................................................ 63
II.4.4. Mức độ quan tâm tới kết quả của việc kiểm tra - phân tích q
trình sản xuất của các lãnh đạo .............................................................. 64
II.5. Phân tích các quy định, kỷ luật chung về kiểm soát hệ thống sản xuất
và việc thực hiện các quy định đó tại cơng ty TNHH Joma Việt Nam ...... 64
Kết luận chƣơng II ...................................................................................... 66

CHƢƠNG III. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KIỂM SỐT HỆ
THỐNG SẢN XUẤT CHO CƠNG TY TNHH JOMA VIỆT NAM ............. 67
III.1. Định hƣớng phát triển của công ty TNHH Joma Việt Nam .............. 67
III.2. Một số giải pháp hồn thiện kiểm sốt hệ thống sản xuất cho cơng ty
TNHH Joma Việt Nam................................................................................ 67
III.2.1: Giải pháp 1: Hoàn thiện hệ thống sổ sách, báo cáo tại công ty
TNHH Joma Việt Nam ............................................................................ 68
III.2.2: Giải pháp 2: Hoàn thiện bộ máy, cơ cấu tổ chức kiểm soát hệ
thống sản xuất tại công ty TNHH Joma Việt Nam .................................. 77
III.2.3: Giải pháp 3: Hoàn thiện hệ thống các định mức, kế hoạch sản
xuất tại công ty TNHH Joma Việt Nam .................................................. 84
III.2.4: Giải pháp 4: Hồn thiện hệ thống thơng tin kiểm sốt tại cơng ty
TNHH Joma Việt Nam ............................................................................ 86
III.2.5: Giải pháp 5: Hồn thiện chính sách kỉ luật và khen thưởng tại
công ty TNHH Joma Việt Nam ................................................................ 89
Kết luận và kiến nghị ...................................................................................... 92
Tài liệu tham khảo ....................................................................................... 93
PHỤ LỤC .................................................................................................... 94


3

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Nền sản xuất vật chất luôn phát triển cùng với nền văn minh của con ngƣời, yếu
tố vật chất luôn là cốt lõi của mọi hình thái kinh tế, hoạt động sản xuất vật chất làm
cho khoa học phát triển qua những cải tiến phát minh, sáng chế trong sản xuất chính
vì vậy văn minh lồi ngƣời mới đạt đến trình độ nhƣ ngày hôm nay.
Trong nền kinh tế tri thức nhƣ bây giờ tỷ trọng nền kinh tế dịch vụ đang chiếm
một tỷ trọng rất lớn nhƣng nó ln cần một nền móng vững chắc để phát triển đó

chính là sản xuất vật chất.
Hơn lúc nào hết khi trình độ khoa học kỹ thuật của con ngƣời đạt tới đỉnh
cao cộng với sự tồn cầu hố giúp cho những thành tựu khoa học đó đến với từng cá
nhân trên khắp thế giới nhờ chuyển giao công nghệ.
Sự cạnh tranh khốc liệt khi sân chơi có nhiều đối thủ khiến các doanh nghiệp
sản xuất phải không ngừng đầu tƣ nghiên cứu từ công nghệ cho đến khoa học quản
lý nhằm cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với giá thành thấp nhất
mới có thể tồn tại và phát triển đƣợc.
Ngành sản xuất bánh mỳ, bánh ngọt chỉ tính riêng trên thị trƣờng Hà Nội đã
có rất nhiều doanh nghiệp tham gia. Mức độ cạnh tranh ngày càng khốc liệt, nhƣng
nhu cầu của thị trƣờng không tăng nhiều theo mức độ gia tăng của các nhà sản xuất.
Do đó đề tài: “PHÂN TÍCH ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN
KIỂM SỐT HỆ THỐNG SẢN XUẤT TẠI CƠNG TY TNHH JOMA VIỆT
NAM” sẽ giúp cho cơng ty hồn thiện hệ thống kiểm soát sản xuất trên các quan
điểm khoa học hơn, phù hợp hơn với thời đại, và hơn nữa nó sẽ giúp cơng ty TNHH
Joma Việt Nam có đƣợc những sản phẩm tốt với giá thành thấp hơn với các đối thủ
trong ngành, điều đó có nghĩa là cơng ty TNHH Joma Việt Nam sẽ dần tăng năng
lực cạnh tranh trên thị trƣờng Hà Nội.
2. Mục đích nghiên cứu đề tài:
Mục đích nghiên cứu của đề tài là phân tích và đánh giá thực trạng trong
cơng tác kiểm sốt hệ thống sản xuất của công ty TNHH Joma Việt Nam hiện tại,


4

trên cơ sở đó đề xuất những biện pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt sản xuất của
cơng ty TNHH Joma Việt Nam nhằm tạo cho cơng ty có cơ hội phát triển vững chắc
trong tƣơng lai.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối trƣợng nghiên cứu: Hoạt động của hệ thống kiểm sốt sản xuất cơng ty

TNHH Joma Việt Nam
- Phạm vi nghiên cứu: Các hoạt động liên quan tới kiểm sốt hệ thống sản
xuất của cơng ty TNHH Joma Việt Nam trong khoảng thời gian gần đây.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Trong quá trình nghiên cứu, luận văn sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu: phân
tích thống kê, phân tích hệ thống, phân tích so sánh...
5. Nội dung của đề tài:
Luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng nhƣ sau:
Chƣơng I : Cơ sở lý luận về sản xuất và kiểm sốt hệ thống sản xuất.
Chƣơng II: Phân tích thực trạng kiểm sốt hệ thống sản xuất tại cơng ty
TNHH Joma Việt Nam
Chƣơng III: Một số đề xuất hoàn thiện kiểm sốt hệ thống sản xuất cho cơng
ty TNHH Joma Việt Nam.


5

CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT
HỆ THỐNG SẢN XUẤT
I.1. Khái niệm về hệ thống sản xuất
I.1.1. Khái niệm sản xuất
Theo quan niệm phổ biến trên thế giới thì sản xuất đƣợc hiểu là: “quá trình
tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ ” [ 6,1 ]
Một hệ thống sản xuất sử dụng các yếu tố đầu vào là ngun vật liệu thơ, con
ngƣời, máy móc, nhà xƣởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt và các nguồn tài nguyên
khác để chuyển đổi nó thành sản phẩm hoặc dịch vụ. Sự chuyển đổi này là hoạt
động trọng tâm và phổ biến của hệ thống sản xuất. Mối quan tâm hàng đầu của các
nhà quản trị hệ thống sản xuất là các hoạt động chuyển hoá của sản xuất.
Đầu vào
- Nguyên nhân lực

- Nguyên liệu
- Công nghệ
- Máy móc, thiết bị
- Tiền vốn
- Khoa học và nghệ
thuật quản trị

Chuyển hoá
- Biến đổi

Đầu ra

- Hàng hoá
- Dịch vụ

- Tăng thêm giá trị

Sơ đồ 1-1: Quá trình sản xuất [ 6, 1 ]
Nhƣ vậy, về thực chất sản xuất chính là q trình chuyển hố các yếu tố đầu
vào, biến chúng thành các sản phẩm hoặc dịch vụ ở đầu ra. Ta có thể hình dung q
trình này nhƣ trong sơ đồ 1-1.
Theo nghĩa rộng, sản xuất bao hàm bất kỳ hoạt động nào nhằm thoả mãn nhu
cầu của con ngƣời. Phân lọai các hoạt động sản xuất theo ba bậc: sản xuất bậc 1;
sản xuất bậc 2 và sản xuất bậc 3. [6, 1-2]


6

- Sản xuất bậc 1 (sản xuất sơ chế): là hình thức sản xuất dựa vào khai thác tài
nguyên thiên nhiên hoặc là những hoạt động sử dụng các nguồn tài ngun có sẵn,

cịn ở dạng tự nhiên nhƣ khai thác quặng mỏ, khai thác lâm sản, đánh bắt hải sản,
trồng trọt..
- Sản xuất bậc 2 (công nghiệp chế biến): là hình thức sản xuất, chế tạo, chế
biến các loại nguyên liệu thô hay tài nguyên thiên nhiên biến thành hàng hoá nhƣ gỗ
chế biến thành bàn ghế, quặng mỏ chế biến thành sắt thép. Sản xuất bậc 2 bao gồm
cả việc chế tạo các bộ phận cấu thành dùng để lắp ráp thành sản phẩm tiêu dùng và
sản phẩm công nghiệp.
- Sản xuất bậc 3: (công nghiệp dịch vụ): Cung cấp hệ thống các dịch vụ nhằm
thoả mãn nhu cầu đa dạng của con ngƣời. Trong nền sản xuất bậc 3, dịch vụ đƣợc
sản xuất ra nhiều hơn các hàng hố hữu hình. Các nhà sản xuất cơng nghiệp đƣợc
cung cấp những điều kiện thuận lợi và dịch vụ trong phạm vi rộng lớn. Các công ty
vận tải chuyên chở sản phẩm của các nhà máy sản xuất từ nhà máy đến các nhà bán
lẻ. Các nhà buôn bán và nhà bán lẻ cung cấp dịch vụ đến ngƣời tiêu dùng cuối cùng.
Ngồi ra cịn nhiều loại dịch vụ khác nhƣ: bốc dỡ hàng hố, bƣu điện, viễn thơng,
ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, y tế, giáo dục, nhà hàng, khách sạn...

I.1.2. Đặc điểm của sản xuất hiện đại
Quản trị sản xuất ngày nay ngày càng đƣợc các nhà quản trị cấp cao quan tâm,
coi đó nhƣ là một vũ khí cạnh tranh sắc bén. Sự thành cơng chiến lƣợc của doanh
nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào sự đánh giá, tạo dựng, phát triển các nguồn lực từ
chức năng sản xuất. Sản xuất hiện đại có những đặc điểm sau:
- Thứ nhất, sản xuất hiện đại yêu cầu phải có kế hoạch hợp lý khoa học, có đội
ngũ kỹ sư giỏi, công nhân được đào tạo tốt và thiết bị hiện đại.
- Thứ hai, quan tâm ngày càng nhiều đến thương hiệu và chất lượng sản
phẩm. Đây là một tất yếu khách quan khi mà tiến bộ kỹ thuật ngày càng phát triển
với mức độ cao và yêu cầu của cuộc sống ngày càng nâng cao.


7

- Thứ ba, càng nhận thức rõ con người là tài sản quý nhất của công ty. Yêu cầu
ngày càng cao của quá trình sản xuất, cùng với sự phát triển của máy móc thiết bị,
vai trị năng động của con ngƣời trở nên chiếm vị trí quyết định cho sự thành công
cho trong các hệ thống sản xuất.
- Thứ tƣ, sản xuất hiện đại ngày càng quan tâm đến vấn đề kiểm sốt chi phí.
Việc kiểm sốt chi phí đƣợc quan tâm thƣờng xuyên hơn trong từng chức năng,
trong mỗi giai đoạn quản lý.
- Thứ năm, sản xuất hiện đại dựa trên nền tảng tập trung và chuyên môn hoá
cao. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đã làm các công ty thấy rằng
không thể tham gia vào mọi lĩnh vực, mà cần phải tập trung vào lĩnh vực nào mình
có thế mạnh để giành vị thế cạnh tranh.
- Thứ sáu, sản xuất hiện đại cũng thừa nhận yêu cầu về tính mềm dẻo của hệ
thống sản xuất. Sản xuất hàng loạt, quy mô lớn đã từng chiếm ƣu thế làm giảm chi
phí sản xuất. Nhƣng khi nhu cầu ngày càng đa dạng, biến đổi càng nhanh thì các
đơn vị vừa và nhỏ, độc lập mềm dẻo có vị trí thích đáng.
- Thứ bảy, sự phát triển của cơ khí hố trong sản xuất từ chỗ thay thế cho lao
đông nặng nhọc, đến nay đã ứng dụng nhiều hệ thống sản xuất tự động điều khiển
bằng chƣơng trình.
- Thứ tám, mơ phỏng các mơ hình tốn học được sử dụng rộng rãi để hỗ trợ
cho việc ra các quyết định sản xuất – kinh doanh. [6, 2].

I.1.3 Khái niệm quản trị sản xuất và tác nghiệp
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế tham gia các hoạt động sản xuất kinh doanh
nhằm cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ thoả mãn nhu cầu thị trƣờng và thu về cho
mình một khoản lợi nhuận nhất định. Mỗi doanh nghiệp là một hệ thống có mối
quan hệ chặt chẽ với mơi trƣờng bên ngồi và có cấu trúc bên trong gồm nhiều phân
hệ khác nhau. Để thực hiện mục tiêu của mình, mỗi doanh nghiệp phải tổ chức tốt
các bộ phận cấu thành nhằm thực hiện các chức năng cơ bản. Sản xuất là một trong

8

những phân hệ chính có ý nghĩa quyết định đến việc tạo ra sản phẩm và cung cấp
dịch vụ cho xã hội. Quản lý hệ thống sản xuất sản phẩm, dịch vụ là chức năng,
nhiệm vụ cơ bản của từng của từng doanh nghiệp. Hình thành, phát triển và tổ chức
điều hành tốt là cơ sở và yêu cầu thiết yếu để mỗi doanh nghiệp có thể đứng vững
và phát triển trên thị trƣờng. “Quản trị sản xuất chính là quá trình thiết kế, hoạch
định, tổ chức điều hành và kiểm tra theo dõi hệ thống sản xuất nhằm thực hiện
mục tiêu sản xuất đã đề ra”.
Cũng giống nhƣ những phân hệ khác, hệ thống sản xuất bao gồm nhiều yếu tố
cấu thành, có mối quan hệ khăng khít, chặt chẽ với nhau. Toàn bộ phân hệ sản xuất
đƣợc biểu diễn bằng sơ đồ sau đây:
Đột biến
Ngẫu nhiên

Quá trình biến đổi
Đầu vào

Đầu ra

Thông tin
Phản hồi

Kiểm tra

Thông tin
Phản hồi

Sơ đồ 1-2: Hệ thống sản xuất/tác nghiệp [ 2, 6 ]
Yếu tố trung tâm của quản trị sản xuất là quá trình biến đổi. Đó là q trình chế

biến, chuyển hố các yếu tố đầu vào thành hàng hoá hoặc dịch vụ mong muốn, đáp
ứng nhu cầu của xã hội. Kết quả hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào
việc thiết kế, tổ chức và quản lý quá trình biến đổi này.
Các yếu tố đầu vào rất đa dạng gồm có nguồn tài ngun thiên nhiên, con ngƣời,
cơng nghệ, kỹ năng quản lý và nguồn thông tin. Chúng là điều kiện cần thiết cho bất
kỳ quá trình sản xuất hoặc dịch vụ nào. muốn quá trình sản xuất kinh doanh của


9

doanh nghiệp có hiệu quả cần phải tổ chức, khai thác, sử dụng các yếu tố nguồn lực
đầu vào hợp lý, tiết kiệm nhất.
Đầu ra chủ yếu gồm hai loại là sản phẩm và dịch vụ. Đối với hoạt động cung cấp
dịch vụ, đầu ra đƣợc thể hiện dƣới nhiều dạng khó nhận biết một cách cụ thể nhƣ
trong sản xuất. Ngoài những sản phẩm và dịch vụ đƣợc tạo ra sau mỗi q trình sản
xuất, dịch vụ cịn có các loại phụ phẩm khác có thể có lợi hoặc khơng có lợi cho
hoạt động sản xuất kinh doanh, đơi khi địi hỏi phải có chi phí rất lớn cho việc xử
lý, giải quyết chúng, chẳng hạn: phế phẩm, chất thải......
Thông tin phản hồi là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống sản xuất của
doanh nghiệp. Đó là những thơng tin ngƣợc cho biết tình hình thực hiện kế hoạch
sản xuất trong thực tế của doanh nghiệp.
Các đột biến ngẫu nhiên làm rối loạn hoạt động của toàn bộ hệ thống sản xuất
dẫn đến không thực hiện đƣợc những mục tiêu dự kiến ban đầu. Chẳng hạn thiên
tai, hạn hán, lũ lụt, chiến tranh, hoả hoạn .v.v.....
Nhiệm vụ của quá trình sản xuất và dịch vụ kế là thiết kế và tổ chức hệ thống
sản xuất nhằm biến đổi đầu vào thành các yếu tố đầu ra sau mỗi quá trình biến đổi,
nhƣng với một lƣợng lớn hơn lƣợng đầu tƣ ban đầu. Giá trị gia tăng là yếu tố quan
trọng nhất, là động cơ hoạt động của các doanh nghiệp và mọi tổ chức, cá nhân có
liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giá trị gia
tăng là nguồn gốc tăng của cải và mức sống của toàn xã hội; tạo ra nguồn thu nhập

cho tất cả các đối tƣợng có tham gia đóng góp vào hoạt động của doanh nghiệp nhƣ
những ngƣời lao động, chủ sở hữu, cán bộ quản lý và là nguồn tái đầu tƣ sản xuất
mở rộng, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp.[2, 5-7]

I.1.4. Mục tiêu của quản trị sản xuất
Các doanh nghiệp tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục tiêu
sinh lời. Lợi nhuận tối đa là mục tiêu chung nhất, mục tiêu cuối cùng của bất kỳ
doanh nghiệp nào khi đầu tƣ tiền của và sức lực vào các hoạt động kinh doanh trên


10

thị trƣờng. Quản trị sản xuất đồng thời với tƣ cách là tổ chức quản lý sử dụng các
yếu tố đầu vào và cung cấp đầu ra phục vụ nhu cầu của thị trƣờng, vì vậy, mục tiêu
tổng quát đặt ra là đảm bảo thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng trên cơ sở sử
dụng hiệu quả nhất các yếu tố sản xuất. Nhằm thực hiện mục tiêu này, quản trị sản
xuất có các mục tiêu cụ thể sau:
-

Bảo đảm chất lượng sản phẩm và dịch vụ theo đúng yêu cầu của khách
hàng.

-

Giảm chi phí sản xuất tới mức thấp nhất để tạo ra một đơn vị đầu ra.

-

Rút ngắn thời gian sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.

-

Xây dựng hệ thống sản xuất của doanh nghiệp có độ linh hoạt cao.

Các mục tiêu cụ thể này gắn bó chặt chẽ với nhau, tạo ra sức mạnh tổng hợp,
nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trƣờng.[2, 7-8]

I.2. Khái niệm và tầm quan trọng của kiểm soát trong quản lý
I.2.1 Khái niệm kiểm sốt
- “Kiểm sốt là q trình áp dụng các cơ chế và phương pháp nhằm đảm bảo
các hoạt động và kết quả đạt được phù hợp với những mục tiêu, kế hoạch đã
định và các chuẩn mực đã đặt ra của tổ chức „ [3, 381]
- “Kiểm soát là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế hoạch đã
định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cấp dưới.[3, 381]

I.2.2. Mục đích cơ bản của kiểm soát
- H.Fayol đã khẳng định: “Trong ngành kinh doanh, sự kiểm sốt gồm có việc
kiểm chứng xem mọi việc có đƣợc thực hiện theo nhƣ kế hoạch đã đƣợc vạch ra,
với những chỉ thị những nguyên tắc đã đƣợc ấn định hay khơng. Nó có nhiệm vụ
vạch ra những khuyết điểm và sự sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự tái phạm. Nó
đối phó với mọi sự vật, con ngƣời và hành động”.


11

Goctr cho rằng: “Sự hoạch định quản trị tìm cách thiết lập những chƣơng trình
thống nhất, kết hợp và rõ ràng” và cịn “Sự kiểm sốt bắt buộc các cơng việc phải
theo đúng kế hoạch”.
Từ những quan điểm nói trên về kiểm sốt có thể rút ra mục đích cơ bản của
kiểm soát là:

- Xác định rõ những mục tiêu, kết quả đã đạt đƣợc theo kế hoạch đã định.
- Xác định và dự đoán những biến động trong lĩnh vực cung ứng đầu vào, các
yếu tố chi phí sản xuất cũng nhƣ thị trƣờng đầu ra.
- Phát hiện chính xác, kịp thời những sai xót xảy ra và trách nhiệm của các bộ
phận có liên quan trong q trình thực hiện, quyết định, mệnh lệnh, chỉ thị.
- Tạo điều kiện thực hiện một cách thuận lợi các chức năng: uỷ quyền, chỉ huy
và thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân.
- Hình thành hệ thống thống kê báo cáo với những biểu mẫu có nội dung chính
xác, thích hợp.
- Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản lý nhằm mục tiêu đã
định, trên cơ sở nâng cao hiệu suất công tác của từng bộ phận, từng cấp, từng cá
nhân trong bộ máy quản trị kinh doanh.[3, 381-382]

I.2.3. Tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát
- Từ những thập niên 90 của thế kỷ XX, kiểm soát đã trở thành công cụ đƣợc
các nhà quản trị sử dụng để giám sát nhân viên dƣới quyền và kiểm sốt các hoạt
động của chính họ.
- Nhờ kiểm sốt mà đo đƣợc mức độ chính xác, sự phù hợp của các quyết định,
các mục tiêu chiến lƣợc, chiến thuật đã đƣợc hoạch định của doanh nghiệp.
- Nhờ kiểm soát mà đánh giá đƣợc kết quả đã đạt đƣợc, duy trì các hoạt động
đang tiến hành, phát hiện nguyên nhân sai sót từ đó điều chỉnh các quyết định trong
tƣơng lai.


12

- Thơng qua các tài liệu kiểm sốt, nhà quản trị sẽ có đƣợc hệ thống thơng tin
đầy đủ, cập nhật để làm căn cứ hoạch định mục tiêu cho tƣơng lai.
Tóm lại: Sự cần thiết của kiểm sốt nảy sinh từ ý muốn của những ngƣời hoạch
định và ra quyết định, muốn biết kết quả thực hiện những mệnh lệnh, quyết định của

cấp dƣới, qua đó thẩm định, mức độ chính xác, tính khả thi của những mục tiêu đã
hoạch định.
- Ngồi ra, tính tất yếu của kiểm sốt cần xuất phát từ mối liên hệ tƣơng tác giữa
các hoạt động trong doanh nghiệp. Kiểm sốt có ý nghĩa to lớn trong việc phối hợp
các hoạt động quản trị từ: xác định mục tiêu, xây dựng chiến lƣợc, xác lập cơ cấu tổ
chức, tạo động lực kích thích động cơ của ngƣời lao động trong doanh nghiệp.

I.3. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất, chức năng, nhiệm vụ và nội
dung của q trình kiểm sốt hệ thống sản xuất.
I.3.1. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất
Kiểm soát sản xuất bao gồm có các nội dung chính là: thống kê; kiểm tra, phân
tích và điều chỉnh các quyết định sản xuất, nó là giai đoạn cuối cùng của quản lý sản
xuất. Nền tảng để thực hiện các công việc đƣợc bắt đầu từ thống kê tác nghiệp.
Nhiệm vụ quan trọng của thống kê là phản ánh khách quan và kịp thời các hoạt
động sản xuất, thu đƣợc các thơng tin có độ tin cậy cao về tiến trình thực hiện các
kế hoạch sản xuất của các bộ phận sản xuất, tình hình đảm bảo tất cả các nguồn lực
để kiểm sốt kịp thời và điều chỉnh tiến trình sản xuất đang diễn ra, nâng cao chất
lƣợng quản trị sản xuất nói chung.[1, 1]

I.3.2. Các chức năng của kiểm soát hệ thống sản xuất
Kiểm soát hệ thống sản xuất bao gồm có ba chức năng đó là: Thống kê; kiểm
tra, phân tích và điều chỉnh thực hiện vai trị phản hồi trong quá trình sản xuất.
- Chức năng thống kê tác nghiệp tiến hành:


13

Vào sổ các dữ liệu phản ánh hoạt động của các bộ phận sản xuất theo quy định,
tích luỹ, phân loại, hệ thống hố lại các dữ liệu đó. Những dữ liệu của thống kê tác
nghiệp sẽ đƣợc sử dụng trong q trình kiểm tra, phân tích và điều chỉnh ở các bƣớc

tiếp theo. Yêu cầu cần đảm bảo cho các nhà quản trị sản xuất các thông tin: đầy đủ,
kịp thời và chính xác nhằm đánh giá chính xác q trình sản xuất và có thể kịp thời
đƣa ra các tác động điều chỉnh.
- Chức năng kiểm tra và phân tích:
Đóng vai trị quan trọng trong việc chuẩn bị các thơng tin phân tích để từ đó có
thể đƣa ra các quyết định điều chỉnh quá trình sản xuất. Trong q trình kiểm tra và
phân tích đó cần thiết phải tiến hành phân tích và đánh giá tồn diện các đối tƣợng
quản lý, phân tích các nguyên nhân phát sinh các sai lệch giữa tiến trình thực tế so
với kế hoạch, tìm ra những tiềm năng của hệ thống sản xuất, đƣa ra các phƣơng án
khác nhau của các quyết định quản lý nhằm điều chỉnh quá trình sản xuất (ví dụ: khi
điều chỉnh lịch trình sản xuất, có thể xem xét các phƣơng án sử dụng các tiềm năng
bên trong và huy động các nguồn lực bên ngoài để đảm bảo hiệu quả cao nhất cho
quá trình sản xuất).
Nhiệm vụ cơ bản của chức năng kiểm tra đó là: thông báo kịp thời cho các nhà
quản trị biết về những phát sinh trong quá trình sản xuất bằng cách so sánh các dữ
liệu về tình trạng thực tế với kế hoạch và các định mức quy định. Trong q trình đó
cần làm rõ ý nghĩa của những sai lệch và đƣa ra các dự báo về khả năng có thể thực
hiện các chƣơng trình sản xuất mà khơng cần thực hiện các tác động điều chỉnh lên
tiến trình sản xuất. Trong trƣờng hợp có khả năng đó xảy ra thì có thể coi nhƣ
những sai lệch là khơng đáng kể. Để đƣa ra đƣợc các quyết định điều chỉnh có hiệu
quả các nhà quản trị cần phải biết đƣợc nguyên nhân thực sự của các phát sinh, mức
độ ảnh hƣởng đến tiến trình sản xuất, và khả năng có thể loại bỏ những sai lệch đó
nhằm đạt đƣợc những kết quả mong muốn trong thời hạn đề ra.
Chuẩn bị thơng tin phân tích phản ánh hoạt động của đối tƣợng quản lý sẽ thực
hiện trong quá trình phân tích hoạt động sản xuất. Thơng tin phân tích cần chứa
đựng các dữ liệu về tình hình thực hiện chƣơng trình sản xuất (kế hoạch sản xuất),


14

các nguyên nhân và các nhân tố gây ra các rối loạn trong q trình sản xuất, các
tiềm năng có thể khai thác. Trong q trình phân tích đó có thể phân tích những bất
cập của kế hoạch sản xuất và sự không phù hợp của những định mức đang sử dụng.
Thơng tin phân tích đƣợc tích luỹ và sử dụng nhằm làm rõ quy luật diễn ra của quá
trình sản xuất, dự báo các tình huống của sản xuất với mục tiêu đƣa ra các cảnh báo
về sự phát triển bất lợi và loại trừ các tổn thất có thể xảy ra.
- Chức năng điều chỉnh các quyết định sản xuất:
Thực hiện các công việc nhƣ đƣa ra các quyết định, các biện pháp nhằm loại trừ
các sai lệch, rối loạn trong quá trình sản xuất. Tuy nhiên cũng cần lƣu ý rằng không
phải thực hiện sự điều chỉnh để đạt mục tiêu ban đầu bằng bất cứ giá nào vì nhƣ thế
sẽ ảnh hƣởng tới hiệu quả sản xuất.[1, 2-5]

I.3.3. Nhiệm vụ và nội dung của kiểm soát hệ thống sản xuất
I.3.3.1. Nhiệm vụ và nội dung của thống kê tác nghiệp sản xuất:
Nhiệm vụ quan trọng của thống kê là phản ánh khách quan và kịp thời các
hoạt động sản xuất, thu được các thơng tin có độ tin cậy cao về tiến trình thực
hiện các kế hoạch sản xuất của các bộ phận sản xuất, tình hình đảm bảo tất cả
các nguồn lực để kiểm sốt kịp thời và điều chỉnh tiến trình sản xuất đang diễn
ra, nâng cao chất lượng quản trị sản xuất nói chung.
Thống kê tác nghiệp sản xuất cần phải bao quát đƣợc tất cả các đối tƣợng quản
lý: từ khâu chuẩn bị sản xuất, đến các khân sản xuất chính, phụ và phụ trợ, tất cả
các nguồn lực sản xuất (máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nhân lực...), tiêu thụ sản
phẩm hồn chỉnh... Và điều đó có nghĩa là cần thiết thống kê tác nghiệp sản xuất
phải phản ánh đầy đủ và kịp thời các phƣơng diện hoạt động của doanh nghiệp.
Ví dụ nhƣ: thơng tin dành cho nhà quản trị tác nghiệp về chuẩn bị sản xuất cần
phải có: về tình hình thực hiện kế hoạch chuẩn bị sản xuất trên toàn doanh nghiệp
và cho từng bộ phận sản xuất, từng ngƣời thực hiện, các thống kê về sự tƣơng thích
với các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng, thời gian thực chạy

15

của các máy móc thiết bị sản xuất, thống kê về tình hình thực hiện các biện pháp
nhằm ứng dụng kỹ thuật mới, tình hình chuẩn bị sản xuất các sản phẩm mới, tăng
chất lƣợng các sản phẩm đang sản xuất. Trong lĩnh vực đảm bảo vật tƣ và kỹ thuật
cho sản xuất cần thiết có: thơng tin về thực hiện các kế hoạch cung ứng nguyên vật
liệu, bán thành phẩm mua ngồi, thơng tin về sự vận động của dòng vật chất trong
các xƣởng và sử dụng chúng trong sản xuất, ...
Thống kê tác nghiệp sản xuất bao gồm tính tốn theo các ngun cơng của quy
trình cơng nghệ tại các xƣởng: vận động của đối tƣợng lao động trong các kho của
các xƣởng, trong kho trung tâm, tính tốn về sự chuyển giao giữa các kho, thơng tin
về phế phẩm sản xuất sản xuất, thời gian ngừng lãng phí của máy móc thiết bị, cơng
nhân, thơng tin về số lƣợng sản phẩm sản xuất ra, tình hình thực hiện kế hoạch sản
xuất tại các phân xƣởng, thông tin về số lƣợng bán thành phẩm trong sản xuất.
Trong quá trình lập các kế hoạch điều độ sản xuất (tác nghiệp) cần phải có thơng tin
về tiến trình thực của sản xuất..
Thơng tin về tiến trình sản xuất khơng chỉ phục vụ cho lập kế hoạch sản xuất
mà còn được sử dụng để kiểm sốt và điều chỉnh q trình sản xuất. Nói chung
ngay cả những hệ thống sản xuất rất ổn định thì vẫn có trƣờng hợp xảy ra các thay
đổi, phát sinh trục trặc và cần thiết phải điều chỉnh lại các kế hoạch sản xuất đã lập
ra. Ví dụ nhƣ: cung cấp thiếu ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ sản xuất cho các
kho, xuất hiện các sai hỏng hàng loạt chất lƣợng sản phẩm, thiếu vắng cơng nhân, vi
phạm thời hạn sửa chữa các máy móc, thiết bị công nghệ...
Để quản lý hiệu quả sản xuất cần có các dữ liệu về hoạt động của các phân
xƣởng, bộ phận sản xuất phụ, sản xuất các công cụ, dụng cụ sản xuất, tiến hành các
hoạt động vận tải, sửa chữa... các thông số của thống kê tác nghiệp khơng chỉ cần
phản ánh q trình sản xuất đang diễn ra mà còn cần ghi lại tất cả các thay đổi, sai
lệch với các kế hoạch, các định mức, có nghĩa là phản ánh về tình hình của q trình
sản xuất, cụ thể nhƣ:
- Sản lƣợng đạt đƣợc trong thực tế của từng phân xƣởng, bộ phận sản xuất trong

đơn vị theo hiện vật và giá trị.


16

- Chuyển động của các đối tƣợng lao động trong quá trình sản xuất, tình trạng
bán thành phẩm.
- Lƣợng phế phẩm trong sản xuất, các tổn thất phát sinh do ngừng máy móc,
thiết bị và cơng nhân.
- Số lƣợng tại các kho và sự vận động của dòng vật chất qua các kho...
Nền tảng thơng tin kiểm sốt và phân tích là các số liệu thực về tiến trình sản
xuất, các thông tin về kế hoạch và các thông tin định mức tra cứu. Các định mức
có thể liệt kê nhƣ: mức thời gian sản phẩm, định mức phục vụ máy móc, thiết bị
cơng nghệ, định mức sử dụng cơng suất máy (phụ tải máy), định mức tiêu hao
nguyên vật liệu, năng lƣợng điện... Từ đó có thể thấy, thống kê tác nghiệp cũng
đồng nghĩa với thu thập thông tin về kết quả làm việc của các phân xƣởng, bộ phận
sản xuất, trong một khoảng thời gian nhất định để kiểm tra và điều chỉnh quá trình
sản xuất ở bƣớc tiếp theo. Những thơng tin này cịn đƣợc tổng hợp lại và dùng với
mục đích hoạch định sản xuất trong các giai đoạn dài hơn: cho các tháng, các quý...
Như vậy trong hệ thống quản lý doanh nghiệp thống kê tác nghiệp đóng vai
trị:
- Là nguồn thu nhận liên tục các thông tin về kết quả làm việc của nhà máy
nói chung và từng các thành phần nói riêng, về tình hình đảm bảo vật tư và các
nguồn lực khác cho q trình sản xuất.
- Là phương tiện kiểm sốt hàng ngày và mang tính hệ thống tiến trình thực
hiện các chương trình sản xuất (kế hoạch) và thực hiện kịp thời các điều chỉnh
cần thiết.
- Là nguồn dữ liệu để phân tích kinh tế và phát hiện các tiềm năng để nâng
cao hiệu quả sản xuất và dự báo về phát triển sản xuất.
Tất cả những điều trên đƣợc đảm bảo chỉ khi tổ chức hợp lý hệ thống thống kê

tác nghiệp trên tồn bộ quy mơ của doanh nghiệp. Các phƣơng tiện có thể dùng cho
thống kê tác nghiệp là các thiết bị đo lƣờng - kiểm tra đƣợc kết nối với máy tính cá
nhân và hệ thống mạng máy tính để cung cấp cho các nhà quản trị thơng tin đầy đủ,
cập nhật và chính xác. Các đặc điểm tổ chức sản xuất sẽ ảnh hƣởng quan trọng đến


17

các nguyên tắc xây dựng hệ thống thống kê tác nghiệp sản xuất cũng nhƣ trình độ
phát triển trong sử dụng công nghệ thông tin.
Hệ thống thống kê tác nghiệp cần phải trả lời các yêu cầu sau:
+ Có khả năng tác nghiệp cao trong thu thập và sử dụng thơng tin. Về thực tế
cần thiết đảm bảo có thơng tin trong thời gian thực (có thơng tin trực tiếp ngay
sau khi kết thúc đăng ký và ghi lại).
+ Loại bỏ sự trùng lặp trong công việc ở mỗi mắt xích của hệ thống.
+ Loại bỏ các thơng tin thừa cho người sử dụng.
+ Tối thiểu các số liệu lưu dữ.
+ Đảm bảo khả năng tổng hợp thông tin theo mức độ cần thiết của những
người quản lý.
+ Tối thiểu các lao động thủ công trong thực hiện các tài liệu thống kê sơ cấp
+ Nâng cao trách nhiệm của những người vào dữ liệu thống kê.
Trong toàn doanh nghiệp và trong từng phân xƣởng cần giải quyết nhiệm vụ tính
tốn các chỉ tiêu sau: thực hiện các chương trình sản xuất tại các bộ phận theo
từng tháng, quý, năm, theo hai đơn vị: hiện vật và giá trị, phân chia quỹ lương
cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất, sự nhịp nhàng của tiến trình sản
xuất, mức độ bán thành phẩm, thời gian còn lại để thực hiện các đơn đặt hàng,
phế phẩm theo số lượng và giá trị, năng suất và tiền lương cho từng nhóm lao
động, giá thành sản phẩm, thời gian thực tế bỏ ra, thực hiện chương trình sản
xuất và các kế hoạch tác nghiệp tại các phân xưởng, bộ phận sản xuất theo các
ca, ngày, tuần, tình hình thực hiện các đơn hàng xuất khẩu, thực hiện các kế

hoạch dự trữ, tình hình chuyển giao các chi tiết sản phẩm giữa các kho, số lượng
tồn kho thực tế, số lượng thừa, thiếu chi tiết...
• Thứ tự đăng ký và chế biến các thơng tin:
+ Đăng ký các thơng tin sơ cấp về tình trạng sản xuất tại hệ thống máy tính
của phân xưởng.


18

+ Tổng hợp thông tin ở các phân xưởng và chuyển cho quản đốc phân xưởng,
bộ phận điều độ sản xuất và đưa về trung tâm máy tính chung của doanh nghiệp.
Để tổ chức hiệu quả hệ thống thống kê tác nghiệp cần thiết phải giải quyết bài
toán hệ thống mã hố và mã hố thơng tin (mã hố các sản phẩm, chi tiết cấu
thành, các nguyên công công nghệ, các vật tư, nguyên vật liệu sản xuất, các bán
thành phẩm, phân xưởng, bộ phận sản xuất, máy móc thiết bị cơng nghệ, các
nhóm lao động theo các nghề khác nhau,...)
• Lựa chọn các chỉ tiêu phản ánh q trình sản xuất :
Trong quá trình đánh giá cần thiết phải đánh giá đầy đủ quá trình sản xuất.
Những đặc điểm khách quan về dịng chảy của q trình sản xuất, đó là các chỉ tiêu
kinh tế. Các chỉ tiêu đó có thể thuộc vào các loại định tính và định lƣợng.
Một số ví dụ về các chỉ tiêu tổng hợp đƣợc sử dụng để kiểm sốt q trình sản
xuất:
+ Ở cấp doanh nghiệp: sản lƣợng sản xuất tính theo đơn vị hiện vật và theo giá
trị, sản lƣợng sản xuất theo từng chủng loại sản phẩm trong danh mục sản xuất tính
theo đơn vị hiện vật và theo giá trị, số lƣợng ngƣời lao động, quỹ lƣơng, giá thành
sản phẩm.
+ Ở cấp phân xưởng: sản lƣợng sản xuất tính theo đơn vị hiện vật và theo giá
trị. Sản lƣợng sản xuất theo từng chủng loại sản phẩm trong danh mục sản xuất tính
theo đơn vị hiện vật và theo giá trị. Số lƣợng ngƣời lao động, quỹ lƣơng, giá thành
sản phẩm, chi phí sản xuất.

+ Ở cấp tổ đội sản xuất: số lƣợng công nhân, sản lƣợng sản phẩm sản xuất,
năng suất lao động từng công nhân trong một ca, một ngày, chi phí sản xuất.
Việc lựa chọn tập hợp các chỉ tiêu này cũng là một nhiệm vụ phức tạp bởi phải
thoả mãn yêu cầu phản ánh đầy đủ q trình sản xuất nhƣng đồng thời phải tối thiểu
hố, dễ thống kê, tính tốn và có khả năng tổng hợp theo mỗi cấp quản lý, không


19

đƣợc trùng lặp nhau. Quy mơ kiểm sốt cũng cần tƣơng ứng với các nhu cầu của hệ
thống quản lý và phân tích thơng tin.[1, 5- 10]
I.3.3.2 Nhiệm vụ và nội dung của giai đoạn kiểm tra, phân tích
- Nhiệm vụ và nội dung của kiểm tra
Trong quá trình kiểm tra có thể chia ra các giai đoạn:
+ So sánh giá trị thực của những chỉ tiêu kiểm soát với các giá trị kế hoạch
+ Xác định ý nghĩa và mức độ sai lệch.
Trong giai đoạn đầu chúng ta cần so sánh các số liệu thực về quá trình sản xuất
đã thu đƣợc trong bƣớc thống kê tác nghiệp với các số liệu về kế hoạch, xác định
những sai lệch tuyệt đối, tƣơng đối, truyền thông tin đến những nhà quản trị tƣơng
ứng.
Trong giai đoạn thứ hai cần xác định mức độ cho phép của các sai lệch mà
không làm phá vỡ các chỉ tiêu kế hoạch. Khi xác định rằng các sai lệch là đủ lớn để
tiến hành các can thiệp điều chỉnh thì trong từng trƣờng hợp cụ thể các nhà quản lý
thƣờng sử dụng những kinh nghiệm cá nhân và kinh nghiệm của các chuyên gia và
có thể những cảm nhận của chính mình. Trong trƣờng hợp phát sinh một loạt các sai
lệch trên các chỉ tiêu khác nhau thì cần thiết phải đƣa ra các dự báo tác nghiệp về
quá trình sản xuất và kết quả thực hiện các chƣơng trình sản xuất, đánh giá phƣơng
án thực hiện kế hoạch sản xuất mà khơng có sự can thiệp vào quá trình sản xuất.
-

Nhiệm vụ và nội dung của phân tích hoạt động sản xuất.

Nhiệm vụ phân tích hoạt động sản xuất có thể chia ra làm ba giai đoạn sau:
+ Giai đoạn một:
Xác định nguyên nhân và những đối tƣợng chịu lỗi gây ra những sai lệch giữa
thực tế và kế hoạch, làm rõ các tiềm năng sản xuất:
Những nguyên nhân có thể chia ra thành hai nhóm: bên trong và bên ngồi. Bên
ngồi khơng phụ thuộc vào hoạt động của các đối tƣợng quản lý, (ví dụ nhƣ: mất
điện, chậm cung ứng nguyên vật liệu,...), cịn bên trong: dừng máy móc, thiết bị,
thiếu cơng nhân, vi phạm mức tiêu hao các nguồn lực đã quy định... Trong mỗi


20

trƣờng hợp cụ thể cần tìm rõ nguyên nhân và đối tƣợng chịu lỗi, là ngƣời chịu trách
nhiệm về những tổn thất cho q trình sản xuất, ví dụ nhƣ: máy ngừng thì có thể là
do thợ khơng cung ứng đủ nguyên vật liệu tại bộ phận sản xuất.
Trong quá trình phân tích các ngun nhân có thể sử dụng mơ hình mối quan hệ
nhân - quả. Cùng với tiến trình phân tích hoạt động sản xuất thì rất cần thiết làm rõ
các tiềm năng sản xuất để từ đó xây dựng giải pháp hợp lý hoá sử dụng các nguồn
lực sản xuất và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
+ Giai đoạn hai:
Xây dựng các quan hệ nhân - quả phát sinh trong quá trình sản xuất, xác định
các yếu tố ảnh hƣởng đến chỉ tiêu hoạt động sản xuất và đo lƣờng ảnh hƣởng của
chúng:
Để tìm nguyên nhân đã ảnh hƣởng đến các chỉ tiêu của hoạt động sản xuất và
làm rõ những nhân tố gây ảnh hƣởng xấu đến việc đạt các mục tiêu kế hoạch của
sản xuất thì rất cần thiết phải xây dựng mơ hình mối quan hệ nhân - quả phát sinh
giữa các tham số trong q trình sản xuất. Mơ hình này cần phải đƣa vào các chỉ
tiêu chính mà đã sử dụng để đánh giá q trình sản xuất. (Mơ hình hay sơ đồ nhân

quả có thể xây dựng theo sơ đồ xƣơng cá ISHIKAWA - công cụ của quản lý chất
lƣợng để truy tìm các lỗi và nguyên nhân của lỗi).
Ví dụ cho phần mối quan hệ nhân quả tại phân xƣởng gia cơng cơ khí:


21

Mức độ hồn thành
chƣơng trình sản xuất theo
chủng loại sản phẩm

Sản xuất sản
phẩm A

Sản xuất sản
phẩm C

Công nhân dừng
(nhàn rỗi)

Máy bị dừng

Không đủ kế
hoạch sản xuất

Hỏng công cụ
sản xuất

Tai nạn

Thiếu
công nhân

Sản xuất
hỏng

Sửa chữa
ngoài
kế hoạch

Thiếu nguyên
vật liệu

Thiếu dụng cụ
sản xuất

Thiếu điện

Chất lƣợng
nguyên vật liệu
thấp
Tay nghề và ý thức
công nhân kém

Hỏng công cụ ,
dụng cụ sản xuất

Sơ đồ 1-3. Mức độ hoàn thành chƣơng trình sản xuất theo chủng loại
sản phẩm tại PX gia cơng cơ khí [1 , 8 ]

22

- Ta cũng có thể tìm ngun nhân và kết quả của cơng việc theo sơ đồ xƣơng cá
ISHIKAWA:
Khơng có kế hoạch
làm việc cụ thể

Chất lƣợng
phụ gia

Chậm cung cấp
NVL

Năng
suất lò
nung
clanke

Chất lƣợng
NVL chính

ý thức làm việc
của cơng nhân

Kỷ luật khơng nghiêm
của nhà máy

Tình trạng máy
móc khơng tốt

Sự đơn đốc, kiểm tra của
quản đốc, trƣởng ca

Mức trách nhiệm thấp,
thiếu sự kiểm soát từ cấp
trên

Sơ đồ 1 - 4. Sơ đồ kiểm soát năng xuất lò nung clanke
trong nhà máy sản xuất xi măng [1, 9 ]
+ Giai đoạn ba:
Chuẩn bị các thông tin phân tích cần thiết để đƣa ra các quyết định điều
chỉnh sản xuất.
Các nhà quản trị cần phải có đầy đủ các thông tin về đối tƣợng quản lý và
các công cụ đánh giá hậu quả của những quyết định của mình lên các chỉ tiêu của
hoạt động sản xuất, hiệu quả sản xuất. Để đƣa ra các quyết định về điều chỉnh quá
trình sản xuất thì các nhà quản trị cần sử dụng thơng tin phân tích về nguyên nhân
đã dẫn đến các sai lệch, sự sẵn có các tiềm năng sản xuất để giảm rối loạn sản xuất.
Q trình lựa chọn các quyết định điều chỉnh có thể thể hiện theo biểu đồ sau:[1,
14]


23

So sánh các giá trị các chỉ tiêu
thực tế và các giá trị kế hoạch

Có các thay
đổi?
Dự báo hậu quả của các sai

lệch

Kiểm tra

Khơng

Có đủ lớn
khơng ?
Có
Làm rõ các ngun nhân sai
lệch, những tiềm năng sản xuất

Xây dựng các phƣơng án quyết định
về điều chỉnh quá trình sản xuất
Dự báo về kết quả của từng
phƣơng án quyết định

Phân tích

Có

Kết quả có tốt
khơng?
Khơng
Điều chỉnh

Sơ đồ 1-5: Ngun tắc về q trình ra các quyết
định và phân tích tiến trình sản xuất. [1,14]

24

I.3.3.3 Nhiệm vụ và nội dung của giai đoạn điều chỉnh quá trình sản xuất
Quá trình điều chỉnh sản xuất gồm ba bƣớc sau:
- Chuẩn bị thông tin để ra quyết định
- Ra quyết định và thông qua
- Thực hiện quyết định và kiểm soát thực hiện
+ Trong bƣớc chuẩn bị thông tin: cần chế biến thông tin (về những sai lệch
trong sản xuất, những hƣớng ƣu tiên sản xuất, tình trạng các nguồn lực...) và trình
bày theo hình thức văn bản giấy, hoặc video, ghi âm hoặc các tín hiệu khác cho
phép.
+ Giai đoạn xây dựng các quyết định và thông qua quyết định: đƣa ra các
phƣơng án quyết định khác nhau và lựa chọn một trong số đó. Trong quyết định rất
cần ghi đầy đủ các thông tin nhƣ: thời hạn quy định cần hoàn thành, lựa chọn những
ngƣời tham gia, đƣa thêm những thông tin bổ sung, thống nhất và ra quyết định, xác
định những nguồn lực cần thiết để thực hiện quyết định.
Những điều kiện cần để thực hiện quyết định điều chỉnh quá trình sản xuất là:
Đảm bảo về mặt tổ chức: có đủ các nguồn lực cần thiết trong tay những ngƣời
chịu trách nhiệm thực hiện để thực hiện quyết định, đầy đủ các tài liệu hƣớng dẫn
của tổ chức cần thiết để ứng xử trong từng tình huống phát sinh.
Đảm bảo về thơng tin cần thiết để hài hoà hoạt động của những ngƣời thực hiện.
+ Trong giai đoạn thực hiện các quyết định: thì cần kiểm sốt thực hiện của
các thành viên nhóm thực hiện và trong đó có thể tiếp tục đƣa ra các điều chỉnh cần
thiết cho những ngƣời thực hiện quyết định điều chỉnh sản xuất.
Việc điều chỉnh đưa ra các yêu cầu sau đây:


Lập kế hoạch sản xuất tác nghiệp rõ ràng



Kiểm soát liên tục và theo dõi tiến trình thực hiện



Thực hiện cần nhanh chóng và nghiêm ngặt theo các quy định của lãnh đạo.



Ý thức trách nhiệm của các nhà quản trị sản xuất tác nghiệp


25

Trong các quyết định điều chỉnh sản xuất có thể sử dụng các loại nguồn dự trữ:
vật chất; thời gian; tổ chức. Nguồn dự trữ về vật chất liên quan đến bổ sung máy
móc thiết bị cơng nghệ, cơng cụ, dụng cụ sản xuất, nguyên vật liệu... Liên quan đến
thời gian là có thể huy động làm ngồi giờ, bổ sung ca làm việc trong ngày. Liên
quan đến tổ chức có thể là phân chia lại các nguồn lực giữa các phân xƣởng, các bộ
phận sản xuất, ... Việc sử dụng các nguồn lực dự trữ này nhƣ thế nào là trách nhiệm
của các bộ phận điều độ và các nhà quản trị.
- Bộ máy điều độ trong một nhà máy thông thƣờng đƣợc tạo bởi từ ba cấp:
+ Cấp nhà máy: ở cấp nhà máy thì thƣờng đƣợc gọi là phòng kế hoạch điều độ
trung tâm.
+ Cấp phân xƣởng: thƣờng đƣợc gọi là kế hoạch điều độ của phân xƣởng.
+ Cấp bộ phận sản xuất: ở cấp bộ sản xuất thì chỉ có một điều độ viên thực
hiện nhiệm vụ điều độ.
Việc phân cấp điều độ này còn phụ thuộc vào: quy mô, đặc điểm của tổ chức
sản xuất, kết cấu sản xuất. Tại những nhà máy lớn thì lãnh đạo phòng kế hoạch điều độ trung tâm là điều độ viên trƣởng với quyền hành điều phối công việc của
các nhóm điều độ khác nhau để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng cho quá trình sản

xuất. (Các nhóm đó liên quan đến tất cả các phân xƣởng sản xuất khác nhau trong
nhà máy, từ sản xuất chính đến phụ và phụ trợ).
- Các chức năng của điều độ viên trƣởng sẽ bao gồm:
* Kiểm sốt tiến trình thực hiện chương trình sản xuất theo các chủng loại
sản xuất chính, ra những quyết định điều chỉnh để loại bỏ các chậm muộn phát
sinh.
* Đưa ra các cảnh báo cần thiết về những rối loạn sẽ xảy ra trong tiến trình
sản xuất khi có những dấu hiệu khơng bình thường trong hoạt động của hệ
thống máy móc thiết bị công nghệ, chậm cung ứng nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ sản xuất, vi phạm các định mức tiêu hao vật tư trong các phân xưởng.