TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG
HOÁ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG
2.1. Khái quát chung về công ty vật tư kỹ thuật xi măng
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên giao dịch: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Trụ sở giao dịch: 348 - Đường Giải Phóng - Quận Thanh Xuân - Hà
Nội
Điện thoại: 8642410
Fax: 8642586
Số tài khoản: 102010000018010.
Ngân hàng Công Thương - Hai Bà Trưng - Hà Nội
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là một đơn vị thành viên trong tổng
công ty xi măng Việt Nam có trụ sở tại vị trí 348 - Đường Giải Phóng -
Phường Khương Liệt - Quận Thanh Xuân - Thành phố Hà Nội. Đây là đơn vị
kinh tế ngoài quốc daonh hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty là quá trình hoàn thiện
và phù hợp với nhiệm vụ tổ chức lưu thông cung ứng xi măng phù hợp với
tình hình phát triển kinh tế trong thời kỳ phát triển đất nước.
- Ngày 12/02/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 023A/BXD - TCLĐ
vè việc thành lập xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng Việt Nam (thuộc liên hiệp
các xí nghiệp xi măng Việt Nam, nay đổi thành Tổng Công ty xi măng Việt
Nam).
- Ngày 30/9/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 445/BXD - TCLĐ về
việc đổi tên Vật tư kỹ thuật xi măng thành công ty Vật tư kỹ thuật xi măng
trực thuộc tổng công ty xi măng Việt Nam.
- Ngày 10/7/1995 theo quyết định số 833/TCL - HĐQT của Tổng công
ty xi măng Việt Nam. Công ty được giao nhiệm vụ lưu thông, kinh doanh,
tiêu thụ xi măng trên địa bàn Hà Nội theo phương thức kinh doanh làm tổng
đại lý cho hai công ty là: công ty xi măng Hoàng Thạch và công ty xi măng
Bỉm Sơn. Đồng thời chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản và lực
lượng cán bộ công nhân viên của hai chi nhánh tại Hà Nội cho Công ty vật tư

kỹ thuật xi măng
- Ngày 23/5/1998 theo quyết định số 605/XMVN - HĐQT của Tổng
công ty xi măng Việt Nam, hai trung tâm tiêu thụ xi măng tại địa bàn 3 huyện
phía Bắc Hà Nội (Gia Lâm, Đông Anh, Sóc Sơn) của Công ty vật tư kỹ thuật
xi măng giao cho công ty vật tư - Vận tải xi măng quản lý
- Ngày 23/5/1998 Theo quyết định số 606/XMN - HĐQT của tổng
công ty xi măng Việt Nam về việc chuyển giao, tổ chức, nhiệm vụ tài sản và
lực lượng cán bộ công nhân viên các chi nhánh công ty xi măng Bỉm Sơn tại
Hà Tây tại Hoà Bình cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng quản lý, và công ty
đã đổi tên các chi nhánh đó thành.
+ Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Hà Tây
+ Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Hoà Bình
Về phương thức kinh doanh: chuyển từ đại lý sang "mưa đứt bán đoạn"
với các công ty sản xuất xi măng để đảm bảo yêu cầu công tác cải tiến hình
thức kinh doanh, tiêu thụ xi măng.
- Ngày 21/03/2000 theo quyết định số 97/XNVN - HĐQT của Công ty
xi măng Việt Nam, Công ty kỹ thuật xi măng nhận thêm các chi nhánh của
Công ty Vật tư vận tải xi măng tại địa bàn các tỉnh: Thái Nguyên, Phú Thọ,
Lào Cao, Vĩnh Phúc để quản lý và đổi tên các chi nhánh đó thành:
+ Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Thái Nguyên
+ Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Phú Thọ
+ Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Lào Cai
+ Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Vình Phúc
- Ngày 27/03/2002 quyết định số 85/XMVN - HĐQT của Tổng công ty
xi măng Việt Nam về việc chuyển chi nhánh Hà Tây, Hoà Bình sang cho
Công ty xi măng Bỉm Sơn quản lý kể từ ngày 01/04/2002.
Như vậy địa bàn hoạt động kinh doanh tiêu thụ xi măng của Công ty
Vật tư kỹ thuật xi măng nay gồm 17 tỉnh thành ở miền Bắc gồm: Hà Nội, Hà
Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Tuyên Quang, Hà Giang, Yên
Bái, Lào Cai, Cao Bằng, Bắc Cạn, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Bắc Giang, Lạng

Sơn.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Vật tư kỹ
thuật xi măng
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng hoạt động kinh doanh phải thực hiện
rất nhiều nhiệm vụ trên giao (Tổng công ty) các chức năng chung của một
doanh nghiệp thương mại Nhà nước, chức năng nhiệm vụ chính đó là:
- Tổ chức, lưu thông, kinh doanh, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành
phố Hà Nội và các tỉnh đựơc phân công.
- Công ty thực hiện mua xi măng của các Công ty xi măng Hoàng Mai,
Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hải Phòng, tổ chức vận chuyển xi măng từ
các Công ty sản xuất đó đến các địa bàn tiêu thụ sau: Hà Nội, Sơn La, Lai
Châu, Thái Nguyên, Bắc Cạn, Cao Bằng, Phú Thọ, Yên Bái, Lào Cai, Hà
Giang, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc.
- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch hành năm phù hợp với
nhiệm vụ của tổng công ty giao và nhu cầu của thị trường.
- Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác mua
và bán hàng hoá.
- Thực hiện chỉ đạo điều hành nhằm đảm bảo cân đối bình ổn giá cả thị
trường xi măng tại các địa bàn được giao và thực hiện dự trữ khi cần thiết.
- Thực hiện nghĩa vụ đối với lao động theo quy định của bộ lao động
- Quản lý các hoạt động về đổi mới hiện đạihoá công nghệ trang thiết bị
và phương pháp tổ chức quản lý để mở rộng sản xuất phù hợp với tình hình
của công ty.
- Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môi
trường Quốc phòng và an ninh quốc gia.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, các báo cáo khác theo định kỳ và
theo quy định của Nhà nước và tổng công ty xi măng Việt Nam, đồng thời
chịu trách nhiệm về tính sát thực của báo cáo.
- Chịu sự kiểm tra của tổng công ty, tuân thủ các quy định về thanh tra

của các cơ quan tài chính và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định
của pháp luật.
- Công ty có nghĩa vụ thực hiện chung các chế độ và quy định về quản
lý vốn, tài sản, các quỹ, về kế toán, hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ
khác của Nhà nước và của tổng công ty.
- Tận dụng các cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động của đơn vị để tổ chức
các dịch vụ kinh doanh, cung cấp cho nhà máy xi măng, đại lý tiêu thụ một số
mặt hàng, vật tư, vật liệu xây dựng.
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty
*) Về địa bàn kinh doanh
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng được giao nhiệm vụ lưu thông, kinh
doanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn 14 tỉnh, thành phố: Hà Nội, Hà Tây, Hoà
Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phú, Phú Thọ, Hà Giang, Tuyên Quang, Lào
Cai, Thái Nguyên, Cao Bằng, Bắc Cạn, Yên Bái.
*) Về phương thức hoạt động
Xi măng là một mặt hàng độc hại ảnh hưởng lớn đến sức khoẻ con
người nên công ty không được đặt và mở cửa hàng tại các trung tâm thành
phố, khu có trường học, bệnh viện, khu di tích lịch sử, khu đông dân cư sống
làm ảnh hưởng đến khả năng giao dịch, việc vận chuyển hàng hoá trở nên khó
khăn và tốn kém.
*) Về giá cả
Giá mua vào luôn cố định do các doanh nghiệp sản xuất định giá theo
sự quản lý của công ty. Giá bán ra năm trong khung giá trần - sản của Tổng
công ty quy định theo từng thời kỳ và uỷ quyền cho giám đốc công ty sản
xuất kinh doanh căn cứ vào đó điều chỉnh cho phù hợp, định ra giá bán buôn,
bán lẻ phù hợp với chiến lược kinh doanh cụ thể.
Hiện tại, giá mua của công ty với các công ty sản xuất được tổng công
ty quy định như sau:
Đơn vị tính: đồng/tấn
Chủng loại

Vận chuyển
đường sắt
Vận chuyển
đường thuỷ
Vận chuyển
đường bộ
Hoàng Thạch 577.273 572.727 600.000
Bỉm Sơn 559.090 572.727 586.363
Bút Sơn 563.636 559.091 581.818
Hải Phòng 577.272 577.272 577.272
Do tiếp nhận xi măng bằng các phương thức vận chuyển khác nhau
nên khi xây dựng các kênh giá bán cũng khác nhau.
Ví dụ: Giá bán xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội như sau:
Đơn vị tính: đồng/tấn
Loại xi măng PCB - 3000 Giá thị trường
Bán tại ga, cảng 745.000
Bán tại kho 755.000
Bán tại đầu mối 760.000
Bán tại cửa hàng 760.000
Bán tại chân công trình 760.000
Chính sách giá cả hợp lý, linh hoạt dựa trên hai yếu tố là: Chi phí sản
xuất và những điều kiện khách quan của thị trường. Mặc dù vậy, so với đối
thủ cạnh tranh giá của công ty nhìn chung vẫn cao hơn do chi phí của họ ít
hơn. Ví dụ như xi măng Nghi Sơn, Chinfon, Sông Đà.
*) Đặc điểm về tài sản và nguồn vốn
Nguồn vốn kinh doanh của công ty bao gồm: Vốn do NSNN cấp, vốn
tự bổ xung từ lợi nhuận để lại và vốn đầu tư. Vốn kinh doanh mà công ty
được Nhà nước cấp ngày 01/01/1995 là 6.691.000 đồng.
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Ngày 31 tháng 12 năm 2005

Cơ cấu tài sản Đơn vị tính: VNĐ
T
T
Chỉ tiêu Mã số Số đầu năm Số cuối kỳ
A TSLĐ và ĐTNH 10 121.994.884.853 172.483.179.02
4
I Vốn bằng tiền 110 75.358.607.598 72.252.647.508
II Các khoản ĐTTCNH 120
III Các khoản phải thu 130 27.377.633.075 67.958.356.367
IV Hàng tồn kho 140 18.885.874.680 32.113.741.050
V TSLĐ khác 150 372.729.500 158.434.099
VI Chi sự nghiệp 160
B TSCĐ và ĐTDH 200 34.085.014.171 42.103.413.630
I TSCĐ 210 27.373.616.926 25.151.928.441
II Các khoản ĐTTCDH 220
III Chi phí XDCBDD 230 16.951.485.189
IV Các khoản KC, KQDH 240
V Chi phí trả trước DH 241
Tổng cộng tài sản 250 156.079.859.024 214.586.592.65
4
CƠ CẤU NGUỒN VỐN
T
T
Chỉ tiêu Mã số Số đầu năm Số cuối năm
A Nợ phải trả 300 103.011.965.527 146.958.610.03
6
I Nợ ngắn hạn 310 96.987.913.842 102.369.609.03
9
III Nợ dài hạn 320
B Nợ khác 330 6.024.051.685 5.369.609.039

Nguồn vốn CSH 400 53.067.893.497 67.627.982.618
Nguồn vốn quỹ 410 49.728.807.335 66.875.508.441
Nguồn kinh phí và quỹ
khác
420 3.339.086.162 752.474,177
Tổng cộng NV 430 156.079.859.024 214.586.592.65
4
*) Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh
Chủ yếu là xi măng, tổng cung có xu hướng gia tăng do sự xuất hiện
nhiều công ty sản xuất xi măng, nhiều công ty kinh doanh xi măng, xi măng
nhập khẩu. Tổng cầu thì thường xuyên thay đổi. Ngoài ra công ty công nghiệp
kinh doanh các mặt hàng khác như phụ gia đầu vào cho doanh nghiệp sản
xuất bê tông, vật liệu… là các loại hỗn hợp của ngành xây dựng khó bảo
quản, khó vận chuyển và chịu ảnh hưởng của điều kiện thời tiết.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty
Là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, công ty tổ chức
bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Với tổng số lao động là 702
người. Trong đó bộ phận lao động gián tiếp là 148 người, bộ phận lao động
trực tiếp là 554 người. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty gồm có: Đứngd
dầu là ban giám đốc công ty, bên cạnh là hai phó giám đốc công ty, dưới là
các phòng ban, các chi nhánh, xí nghiệp làm chức năng tham mưu cho giám
đốc công ty theo từng lĩnh vực được phân công. Dưới đây là mô hình tổ chức
của công ty.
GIÁM ĐỐC CÔNG TY
PGĐ KINH DOANH KẾ TOÁN TRƯỞNG
PGĐ VẬN TẢI ĐIỀU ĐỘ
Các CN:L.CaiP.ThọV. PhúcThái NGyênPhòng tiêu thụ xi măngPhòng tài chính kế toánVăn phòng công ty Phòng kinh tế kế hoạchPhòng quản lý thị trường Phòng tổ chức lao động Phòng điều độ quản lý khoPhòng QLDA và KTĐTXDXí nghiệp vận tải
Ban KHĐĐ
Ban TCKT
Ban HC

Các Trung tâm bán xi măng
Các cửa hàng bán xi măng
Ban KH ĐĐ
Ban KT
Ban TCKT
Ban HCTC
Đội xe
Xưởng
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Các phòng ban có chức năng và nhiệm vụ sau:
Ban giám đốc công ty:
- Giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty có quyền điều hành cao
nhất, do hội đồng quản trị tổng công ty bộ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng,
kỷ luật.Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước
tổng công ty và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty.
- Phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh,
lập kế hoạch kinh doanh, phụ trách hợp đồng kinh tế, kiểm tra và kiện toàn
hàng hoá vật tư, phụ trách công tác nội chính thanh tra.
- Phó giám đốc vận tải - điều độ: Phụ trách công tác vận tải, định mức
trong khâu vận tải và trong từng cửa hàng, quản lý chất lượng sản phẩm, kỹ
thuật giao nhận, bốc xếp, lưu kho, phụ trách công tác đào tạo, cải tiến sáng
kiến kỹ thuật vào công tác sửa chữa lớn.
Các phòng ban của công ty:
- Văn phòng công ty: giúp giám đốc điều hành công tác quản trị hành
chính, an toàn lao động và công tác bảo vệ của công ty, đảm bảo điều kiện
cần thiết cho hoạt động của công ty.
- Phòng tổ chức lao động: Có nhiệm vụ xây dựng đơn giá tiền lương,
quản lý về mặt nhân sự, tổ chức lao động hợp lý và thực hiện các chế độ
chính sách đối với cán bộ công nhân viên.

- Phòng tài chính kế toán: Tổ chức thực hiện công tác tài chính - kế
toán thống kê đơn vị, quản lý vật tư tài sản, lưu trữ chứng từ tài sản, lưu trữ
chứng từ hoạt động sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch tài chính, đảm bảo chu
chuyển vốn và quay vòng vốn nhanh.
- Phòng kinh tế kế hoạch: Xây dựng kế hoạch hàng tháng, quý, năm.
Đề ra phương hướng kinh doanh và giao kế hoạch cho các chi nhánh của công
ty. Đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch của các đơn vị. Thực hiện
các hợp đồng mua xi măng từ các công ty sản xuất, đồng thời ký các hợp
đồng cho thuê các kho chứa hàng mà công ty chưa dùng.
- Phòng quản lý thị trường: Giúp giám đốc nắm bắt nhu cầu xi măng
trên địa bàn hoạt động của công ty, theo dõi về giá cả mặt hàng xi măng, kiểm
tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong hoạt động kinh doanh tiêu thụ xi
măng và cung cấp thông tin về tình hình cạnh tranh của các đối thủ trên thị
trường.
- Phòng tiêu thụ: Quyết định về việc tiêu thụ, tổ chức và quản lý hoạt
động các cửa hàng, đại lý của công ty, đẩy mạnh việc tiêu thụ và mở rộng
mạng lưới tiêu thụ xi măng. Nắm và phản ánh các thông tin cần thiết về cung
cầu giá cả các loại xi măng trên địa bàn Hà Nội cho giám đốc biết thông báo
cáo lượng nhập xuất tồn hàng ngày tại cửa hàng.
- Phòng quản lý điều độ kho: Tổ chức quản lý hệ thống kho tàng, bến
bãi của công ty, tổ chức việc tiếp nhận xi măng từ các công ty sản xuất và đưa
hàng hoá về địa bàn tiêu thụ theo kế hoạch, tổ chức ký kết và thực hiện các
hợp đồng vận chuyển, đảm bảo xuất nhập khẩu xi măng, điều phối hàng hoá,
dự trữ theo quy định, quan hệ giao dịch với các công ty đầu nguồn, lập báo
cáo thống kê lượng hàng vận chuyển.
- Xí nghiệp vận tải: Thực hiện vận chuyển xi măng từ các nhà máy sản
xuất và tại ga, cảng về các kho, cửa hàng và các đại lý, công trình. Quản lý
các đội xe và xưởng sửa chữa, bảo đảm sồ xe hoạt động theo kế hoạch giao,
quản lý bảo quản các vật tư phụ tải sửa chữa thay thế.
- Các chi nhánh: Tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng tại các địa bàn

do công ty giao và chịu sự quản lý trực tiếp của công ty.
- Phòng quản lý dự án và kỹ thuật đầu tư xây dựng: Có nhiệm vụ
nghiên cứu dự án, mở rộng thị trường, đa dạng hoá các mặt hàng, đầu tư xây
dựng khu vui chơi giải trí, khai thác các phụ gia. Ngoài ra còn phụ trách các
hoạt động sửa chữa lớn mua sắm trang thiết bị.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là một doanh nghiệp thương mại, có
các cửa hàng, đại lý ở khắp nơi trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh
phía bắc, do đó yêu cầu đặt ra là phải có bộ máy kế toán ổn định hoạt động
hiệu quả phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của
công ty.
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Mô hình này đảm bảo sự
lãnh đạo tập trung thống nhất trong công tác kế toán, kiểm tra, xử lý thông tin
giúp lãnh đạo chỉ đạo các hoạt động tài chính của đơn vị, chuyên môn hoá lao
động kế toán. Nhưng bên cạnh đó mô hình này lại tạo ra khoảng cách về
không gian, thời gian khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với công ty vật tư
kỹ thuật xi măng do địa bàn kinh doanh rộng lớn nên thông tin không tranh
khỏi thiếu chính xác, kịp thời.
Phòng kế toán gồm 13 người trong đó có 01 kế toán trưởng, 01 phó
phòng kế toán và các kế toán viên phụ trách các phần hành. Các cán bộ kế
toán của công ty hầu hết có trình độ đại học chuyên ngành kế toán - tài chính,
có kinh nghiệm công tác và gắn bó với công ty. Phòng kế toán của công ty
phân chia nhiệm vụ rõ ràng:
- Kế toán trưởng: phụ trách chung và trực tiếp chỉ đạo công tác nhân sự,
công tác tài chính và công tác tài chính và công tác hạch toán kế toán.
- Kế toán phó:Thực hiện nhiệm vụ do sự phân công của kế toán trưởng
và trực tiếp phụ trách công tác xây dựng, sửa chữa lớn, thuê kho, thuê cửa
hàng, công tác tiêu thụ xi măng và chịu trách nhiệm khi kế toán trưởng và kế
toán tổng hợp đi vắng.

- Dưới các trưởng, phó phòng còn có tổ chức kế toán bộ phận, những
người này được giao từng phần hành kế toán cụ thể. Bao gồm:
1 kế toán thanh toán
1 kế toán tổng hợp
1 kế toán TSCĐ, công cụ, dụng cụ
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Phó phòng kế toán Kế toán đầu tư XDCB và SCL
Kế toán thanh toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàngKế toán hàng hoá Kế toán vật liệu công cụ dụng cụKếtoán công nợKế toán chi phí sản xuất kinh doanh Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Các nhân viên kế toán tại các chi nhánh
1 kế toán vật liệu
1 kế toán mua hàng hoá
1 kế toán xác định công nợ, kết quả bán hàng
1 kế toán theo dõi nhập - xuất - tồn kiêm kế toán ngân sách
1 kế toán xây dựng cơ bản
3 thủ quỹ
Bộ máy kế toán của công ty được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2.: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Vật tư kỹ thuật xi măng
Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào máy tính
Xử lý tự động theo chương trình
Sổ kế toán chi tiếtSổ kế toán tổng hợp Các báo cáo kế toán
Hiện nay, công ty đã và đang thực hiện phương thức kế toán máy. Do
đó nhiệm vụ của các kế toán không tách bạch mà có sự kiệm nhiệm trong
công tác hạch toán kế toán
2.1.4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tổ chức công tác kế toán theo mô hình
tập trung, trong đó phóng kế toán công ty là trung tâm thực hiện toàn bộ công
tác kế toán, kể từ khâu nhận, lập chứng từ kế toán cho tới khâu xử lý,kiểm tra
và thực hiện hệ thống thông tin kế toán trên máy với chương trình SAS đã

được cài đặt.
2.1.4.3. Hình thức sổ kế toán áp dụng
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung.
Hệ thống tài khoản sử dụng trong công ty là hệ thống tài khoản được
ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ
trưởng bộ tài chính và các thông tư bổ xung, các tài khoản được mở chi tiết
theo yêu cầu quản lý của công ty.
Công ty hạch toán tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên,
tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh.
Sơ đồ 2.3
Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm SAS
2.1.4.4. Đặc điểm phần mềm kế toán sử dụng
Tiến bộ hơn các doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công. Công ty vật tư
kỹ thuật xi măng đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán thông
qua việc sử dụng phần mềm kế toán SAS.
Với phần mềm kế toán SAS, người sử dụng chỉ cập nhật các chứng từ,
tài liệu gốc ban đầu. ở các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo,
chương trình SAS sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các
sổ sách, báo cáo kế toán theo các mẫu biểu đã đựơc Nhà nước quy định, đồng
thời kết xuất và cung cấp các thông tin và các báo cáo phân tích quản trị phục
vụ cho công tác quản lý và ban giám đốc công ty.
Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tập hợp tự động của máy mà hai
bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế
toán không phải ghi chép cộng dồn, chuyển sổ theo kiểu thủ công. Do đó,
thông tin trên các sổ cái tài khoản được ghi chép thường xuyên trên cưo sở
cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động. Kế toán không
nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có số liệu tổng hợp, khi cần có thể xem in cac
sổ tổng hợp bất kỳ lúc nào.
2.2. Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán hàng hoá ở công ty vật
tư kỹ thuật xi măng

2.2.1. Đặc điểm, phân loại đánh giá, phương pháp kế toán hàng hoá
của công ty
2.2.1.1. Đặc điểm, phân loại về hàng hoá của công ty
Công ty thực hiện kinh doanh mặt hàng chính là xi măng, hầu hết là các
sản phẩm đã được khẳng định nhãn hiệu chất lượng bao gồm:
Xi măng Hoàng Thạch PCB 30
Xi măng Hoàng Thạch PCB 40
Xi măng trắng Hải Phòng PCB 30
Xi măng đen Hải Phòng PCB 30
Xi măng rời Bỉm Sơn
Xi măng bao Bút Sơn PCB 30
Xi măng bao Bút Sơn PCB 40
Xi măng bao Bút Sơn PCB 30 Bao
Xi măng bao Bút Sơn PCB 40 Bao
Xi măng Hoàng Mai
Xi măng Hoàng Mai PC 30
Xi măng bao Hoàng Mai PC 40
Xi măng rời Hoàng Mai PC 40
Xi măng bao Tam Điệp PC 40
Xi măng rời Tam Điệp PC 40
Ngoài ra còn kinh doanh các mặt hàng phụ là phụ gia xi măng, nguyên
liệu đầu vào cho doanh nghiệp sản xuất xi măng.
Các chi nhánh tiêu thụ bao gồm:
- Chi nhánh Lào Cai - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Lào Cai, Lạng Sơn
- Chi nhánh Phú Thọ - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Phú Thọ
- Chi nhánh Thái Nguyên - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Thái Nguyên,
Bắc Cạn, Cao Bằng.
- Chi nhánh Vính Phúc - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Phú Thọ, Vĩnh
Phúc, Tuyên Quang, Yên Bái, Hà Giang.
Tổ chức bộ máy chung các chi nhánh có:

Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và Phó giám đốc (có chi nhánh
không có), ban kế hoạch kho vận, ban tổ chức hành chính, ban kinh tế tài
chính. Chi nhánh hạch toán theo hình thức báo sổ, riêng xí nghiệp vận tải từ
năm 2000 hạch toán theo nội bộ.
Nguồn nhập: Các loại xi măng mua trong nước từ 5 công ty sản xuất
chính thuộc tổng công ty xi măng Việt Nam: Hoàng Thạch, Bút Sơn, Hải
Phòng, Bỉm Sơn, Hoàng Mai, còn phụ gia xi măng do mua vào từ các công ty
phụ gia bằng phương thức theo hợp đồng kinh tế.
Hàng hoá mua về được vận chuyển bằng 3 đường: Đường Bộ, đường
thuỷ, và đường sắt, được bảo quản tại các kho:
- Khu vực Hà Nội: Tại các kho công ty, xí nghiệp vận tải, phòng tiêu
thụ, cửa hàng bán lẻ, cửa hàng đại lý và cửa hàng tiêu thụ của công ty, các
kho đi thuê (tại các trung tâm bán hàng).
- Chi nhánh khác: Kho tại chi nhánh, kho trên địa bàn hoạt động của
chi nhánh.
Hình thức thanh toán áp dụng đối với người bán hàng là tiền mặt, tỉ giá
ngân hàng. Với chi nhánh, đại lý bán hàng bằng tiền mặt, tỉ giá ngân hàng
thông qua tài khoản. Ở địa bàn, các chi nhánh mở tài khoản ở ngân hàng, khi
bán hàng nhân viên bán hàng lập giấy nộp tiền gửi về công ty.
Công ty bán hàng theo ba hình thức: Bán theo hợp đồng kinh tế, bán lẻ
trực tiếp tại cửa hàng và bán đại lý hưởng hoa hồng.
Các kênh bán hàng: Bán đầu mối đường bộ, bán tại ga, cảng, bán tại
kho, bán đi công trình, bán tại cửa hàng.
2.2.1.2. Đánh giá hàng hoá và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty
Phòng kế toán công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để
kế toán tổng hợp một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ hàng hoá phát
sinh vào sổ kê stoán. Kế toán sử dụng giá mua thực tế để ghi chép chi tiết
hàng hoá (còn gọi là giá mua theo hoá đơn đầu nguồn).
Kế toán xác định trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp đích
danh, hàng mua vào nhập kho theo đơn giá nào thì xuất ra lấy đúng đơn giá

đó để tính. Các chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ không hạch toán trực tiếp
giá nhập kho mà hạch toán riêng vào tài khoản tổng hợp TK 1562, các chi phí
bán hàng hạch toán vào tài khoản tổng hợp TK 641, TK 642. Cuối kỳ thực
hiện phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại
cuối kỳ theo giá vốn xuất kho. Hạch toán toàn bộ chi phí mua hàng cho hàng
tiêu dùng trong kỳ kết chuyển hết lên TK 911.
2.2.2. Kế toán chi tiết hàng hoá tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng
2.2.2.1. Thủ tục nhập kho hàng hoá
Khi mua hàng công ty lập hợp đồng kinh tế với người bán, bên bán căn
cứ theo hợp đồng ký kết giao hàng theo thời hạn quy định tại các kho ở trạm
điều độ của công ty (tại ga, cảng, đầu mối đường bộ), thủ kho (điểu độ viên)
Bản kê nhập ngày, tháng BNK Thẻ kho Bản kê giao nhận Nhật ký chung
Sổ cái SCT Báo cáo tổng hợp
Công ty xi măng Hoàng ThạchCông ty xi măng Bỉm SơnCông ty xi măng Bút SơnCông ty xi măng Hoàng MaiCông ty xi măng Tam ĐiệpCông ty xi măng Hải Phòng
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Người tiêu dùng cuối cùng
Cửa hàng đại lýCửa hàng bán lẻ
căn cứ hoá đơn GTGT (liên 2) của bên bán tiến hành kiểm nhận và lập phiếu
nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu lại quyển
Liên 2: Cán bộ cung ứng nhập hàng giữ
Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi bảng kê giao nhận xi măng
Trình tự luân chuyển chứng từ như sau:
Hoá đơn GTGT
(liên 2) của nhà
2.2.2.2. Thủ tục xuất kho hàng hoá
Công ty bán hàng theo ba hình thức, bán theo hợp đồng kinh tế, bán lẻ
trực tiếp tại cửa hàng và bán đại lý hưởng hoa hồng. Sơ đồ 2.4 như sau:
Sơ đồ 2.4
Bản kê nhập ngày, tháng BNK Thẻ kho Bản kê giao nhận Nhật ký chung

Sổ cái SCT Báo cáo tổng hợp
Khi xuất kho bán trực tiếp sử dụng hoá đơn GTGT, khi xuất kho đại lý
sử dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý,khi xuất kho cho mọi thành phần
khác sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (khi các đối tượng này
xuất bán cũng sử dụng hoá đơn GTGT).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ lập thành 4 liên:
Liên 1: Lưu lại quyển
Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng (kèm bảng kê chi tiết cước vận
chuyển)
Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ (kèm bảng kê nhập của đơn vị nhận
hàng)
Liên 4: Thanh toán nội bộ (kèm bảng kê giao nhận của điều độ viên)
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu lại quyển
Liên 2: Giao đại lý
Liên 3: Dùng thanh toán
- Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu lại quyển
Liên 2: Giao khách hàng
Liên 3: Dùng thanh toán
Trình tự luân chuyển chứng từ như sau:
Hoá đơn GTGT
do kế toán lập
2.2.2.3. Kế tán chi tiết hàng hoá
* Tài khoản, chứng từ kế toán sử dụng
- Tài khoản sử dụng:
+ TK 156: phản ánh hàng hoá nhập - xuất - tồn trong kỳ
+ TK 1561: Phản ánh giá mua hhh
TK 15611: Hàng hoá nhập kho công ty, chi nhánh
TK 15612: Các phụ gia

+ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá
+ TK 151: Hàng hoá đang đi đường
+ TK 632: phản ánh giá vốn hàng xuất kho (chi tiết cho hàng hoá, dịch
vụ, hàng hoá khác).
- Chứng từ sử dụng:
+Hoá đơn GTGT của người bán
+ Phiếu nhập kho
+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (chi nhánh)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận hàng hoá, kiểm kê hàng hoá
- Sổ kế toán áp dụng:
+ Sổ số dư chi tiết tài khoản
+ Các loại báo cáo tháng
+ Sổ cái các tài khoản
* Kế toán chi tiết hàng hoá tại kho, cửa hàng, chi nhánh và đại lý
Việc hạch toán chi tiết hàng hoá ở công ty Vật tư kỹ thuật xi măng Hà
Nội sử dụng giá thực tế và theo phương pháp ghi thẻ song song, quy trình như
sau:
- Ở kho công ty tại các trạm điều độ (ga, cảng, đầu mối đường bộ).
Hàng ngày, khi nhận hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà máy, điều độ viên
tiến hành kiểm tra và lập phiếu nhập kho, căn cứ lệnh điều động lập phiếu
xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoạc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
(chi nhánh) và xuất hàng. Sau đó ghi vào thẻ kho theo số lượng thực nhập,
thực xuất cho từng loại xi măng của từng tuyến vận chuyển thuộc từng nguồn
mua. Cuối ngày sau khi đối chiếu số lượng xi măng, fax báo về công ty và căn
cứ chứng từ nhập xuất tính ra số tồn kho cuối ngày ghi vào cột tồn trên thẻ
kho. Thẻ kho do kế toán lập giao cho điều độ viên ghi chép và quản lý. Định
kỳ 10 ngày một lần và cuối tháng chuyển nộp toàn bộ hoá đơn chứng từ liên
quan cho phòng độ - quản lý kho, phòng này theo dõi tổng hợp đồng thời
chuyển hoá đơn, chứng từ cho phòng kế toán.
- Ở kho cửa hàng, chi nhánh, đại lý

Đối với cửa hàng, chi nhánh thủ kho căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ (liên 2), đối với đại lý thủ kho căn cứ phiếu xuất kho hàng gửi
bán đại lý (liên 2) làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho theo số thực nhập, ghi
bảng nhập ngày. Sau đó ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng mở cho từng loại
xi măng của từng tuyến vận chuyển, thẻ này cũng do kế toán lập và giao cho
thủ kho ghi chép vào bảo quản làm căn cứ đối chiếu số liệu. Cuối ngày nộp
(Hà Nội) hoặc fax báo về công ty (các chi nhánh) toàn bộ chứng từ: Hoá đơn
GTGT, phiếu xuất kho, bảng kê nhập - xuất, chứng từ vận chuyển… cho
phòng điều độ - quản lý kho, phòng này chuyển cho phòng kế toán đồng thời
theo dõi tổng hợp.
Phòng điều độ - quản lý theo dõi tổng hợp bằng cách: hàng ngày khi
nhận được fax báo nhập - xuất ở trạm ghi vào bảng kê nhập mở cho cả tháng
cho từng loại xi măng theo từng nguồn vận chuyển với chỉ tiêu số lượng: ghi
vào bảng kê xuất mở cho cả tháng của từng loại xi măng chi tiết xuất cho từng
nơi (trung tâm, chi nhánh…) hàng ngày các cửa hàng bán buôn bán lẻ tại các
trung tâm và chi nhánh xuất bán nộp trực tiếp hoá đơn chứng từ hoặc fax về
sẽ ghi toàn bộ nghiệp vụ phát sinh trên sổ theo dõi hàng ngày chi tiết cho
từng trung tâm và gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán. Định kỳ 7 - 10
ngày/lần lập báo cáo nhập - xuất - tồn chi tiết cho từng kho, từng chi nhánh
với từng loại xi măng. Cuối tháng lập báo cáo nhập - xuất - tồn và gửi toàn bộ
cho phòng kế toán.
Ví dụ minh hoạ
Quy trình theo dõi ở các kho trực thuộc phòng điều độ - quản lý kho
như sau:
Tại đầu mối đường bộ: Hoá đơn GTGT (liên 2) của công ty xi măng
Hoàng Thạch ngày 28/12/2005 điều độ viên lập phiếu nhập kho ghi vào bảng
kê giao nhận (phần nhập), ghi thẻ kho số lượng 300 tấn. Cũng trong ngày căn
cứ lệnh điều đống ố 1193 xuất kho cho kho Nhân Chính 12 tấn xi măng
Hoàng Thạch ghi vào bảng kê giao nhận (phần xuất giao thực tế) tại phòng
điều độ - quản lý kho ghi bảng kê nhập, bảng kê xuất tháng 12 và gửi toàn bộ

chứng từ cho phòng kế toán
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 2: Giao khách Mẫu số 01 GTGT - 3LL
Ngày 28/12/2005 N
0
031828
Đơn vị bán hàng: Công ty xi măng Hoàng Thạch
Địa chỉ: Kinh Môn - Hải Dương số tài khoản: 710A -
005
Điện thoại: 0320.823062 Mã số: 09800475
Họ yrn người mua hàng: Ninh Văn Hải
Đơn vị: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Số tài khoản: 710A-005
Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Mã số: 1000105694
Hình thức thanh toán: Chậm trả 40 ngày
STT
Tên hàng
hoá dịch vụ
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1. Xi măng bao PCB 30
TCVN 6545-2002
HĐ 20/12/2004 xuất
hàng SKSCP
Tấn 300 600.000
180.000.00
0
Cộng tiền hàng: 180.000.000
Thuế suet GTGT: 10% Tiền thuế GTGT
18.000.000
Tổng thanh toán: 198.000.000

Số tiền bằng chữ: Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn
Người mua Kế toán Thủ trưởng đơn vị
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 28/12/2005
Họ tên người giao hàng: Công ty xi măng Hoàng Thạch
Theo số: 768-20/12/2004
Nhập tại kho: Đường Bộ Vĩnh Tuy
Người nhập kho: Ninh Văn Hải
ST
T
Tên nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất (sản
phẩm, hàng hoá)
Mã
số
ĐVT
Sản
lượng
Đơn giá
Thành
tiền
A B C D 1 2 3
1 XM Hoàng Thạch
PCB30
Tấn 300 600.000 180.000
Tổng cộng 300 180.000
Nhập ngày 28/12/2005
Người mua Kế toán Thủ trưởng đơn vị
PHIẾU NHẬP KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Ngày 28/12/2005 kí hiệu XMA - 2040

Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ N
0
016107
Căn cứ lệnh điều động số: 1193 Ngày 28/12/2005
Của công ty: Vật tư kỹ thuật xi măng Về việc vận chuyển xi măng
Họ tên người vận chuyển: Quân Hợp đồng số:
Xuất tại kho: Đường bộ Vĩnh Tuy
Nhập tại kho: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Nhân chính
ST
T
Tên nhãn, quy cách, phẩm chất
vật tư (sản phẩm, hàng hoá)
ĐVT
Số lượng
xuất
Số lượng
nhập
Ghi
chú
A B C 1 2 3
1 Xi măng bao PCB30 Hoàng
Thạch
TCVN:62-66-2002 xe 29L3053
Lô cp 410
Tấn 12
Tổng cộng 12
Xuất: giờ… ngày Nhập: giờ…. ngày….thắng….năm
Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Phòng ĐĐ-QL kho

BẢNG KÊ GIAO NHẬN XI MĂNG
Ngày 28/12/2005
Địa điểm giao nhận; Đường Bộ Vĩnh Tuy
Chủng loại xi măng: Hoàng Thạch
Đơn vị: Tấn
CB ĐĐ giao nhận Thống kê Trưởng phòng điều độ kho
Kho: Đường bộ Vĩnh Tuy
ĐVT: Tấn
Chủng loại: XM Hoàng Thạch
TT Số CT
Ngày
CT
Ngày
N - X
Diễn giải
Số lượng Xác
nhận
Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu tháng
… … … … … … … … …
1 162 26/12 26/12 Nhập kho 20 3560
2 97215 28/12 28/12
Error! Not a valid
link.
300 3860
3 86256 28/12 28/12 Nhập kho 36 3896
4 229 29/12 29/12
Error! Not a valid
link.
100 3996

5 86258 29/12 29/12
Error! Not a valid
link.
40 3956
… … … … … … … … …
31/12 Cộng phát sinh 54.000 54.895
31/12 Tồn cuối tháng 2645
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Phòng ĐĐ-QL kho
BẢNG KÊ GIAO NHẬN XI MĂNG
Thang 12
Loại xi măng: Hoàng Thạch
Hợp đồng nhập hàng: Thực nhập theo biên bản
Số Ngày
Số lượng theo
P.tiện
VC
Ngày
nhập
Lượng
nhập
Ghi chú
Hoá
đơn
Thực tế
… … … … … … … …
162 26/12 200 20 ô tô 26/12 20
97215 28/12 300 300 ô tô 28/12 300
229 29/12 100 100 ô tô 29/12 100
… … … … … … … …

Tổng cộng 54.000
Tại kho Nhân chính: Khi hàng về căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ (liên 2) nhập kho 12 tấn xi măng Hoàng Thạch.
Ngày 29/12/ 2005 Xuất cho cửa hàng đại lý 35 Lương Thế Vinh 2 tấn
bán cho khách hàng. Thủ kho gửi phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (liên 3),
Hoá đơn GTGT (liên 3). Và bảng kê nhập, bảng kê xuất cho phòng ĐĐQL
kho.