Tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng.docx

LỜI NÓI ĐẦU
Trải qua 16 năm thực hiện chính sách đổi mới, chuyển nền kinh tế từ cơ
chế kế hoạch hoá tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ
mô của Nhà nước, nền kinh tế nước ta đã có những chuyển biến tích cực. Từ
năm 1990 đến nay tốc độ tăng trưởng của nước ta đạt mức cao, ổn định từng
bước đẩy lùi lạm phát và khủng hoảng kinh tế xã hội. Để đáp ứng và duy trì
tốc độ phát triển của nền kinh tế đòi hỏi phải có sự đổi mới tương ứng về mặt
tổ chức, quản lý và cơ chế hoạt động. Trong đó chế độ kế toán là một trong
những công cụ hiệu quả quan trọng cần phải phù hợp với cơ chế của một nền
kinh tế mới.
Trong cơ chế này, tất cả mọi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thuộc
mọi thành phần kinh tế đều phải thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về
tài chính. Đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Do đó, để đứng vững và
khẳng định vị trí của mình các doanh nghiệp cần có phương hướng hoạt động
mới dựa trên kế hoạch kinh doanh cụ thể, chi tiết, rõ ràng về mua và bán hàng
hoá với nguồn mua, thời điểm và giá cả, thị trường tiêu thụ sau cho đáp ứng
nhu cầu của khách hàng một cách hài hoà nhất. Điều này nhà quản lý doanh
nghiệp cần các thông tin về nhập xuất tồn kho hàng hoá, và cung cấp thông
tin là nhiệm vụ của kế toán hàng hoá. Chỉ cần bất cứ sai lệch nào về ghi chép
kế toán phản ánh trị giá hàng hoá sẽ ảnh hưởng đến chỉ tiêu hàng tồn kho trên
bảng cân đối kế toán, ảnh hưởng đến báo cáo hoạt động kinh doanh trong kỳ,
tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp và như thế kế
hoạch mua - bán hàng kỳ này không phát huy hiệu quả trong thực tế, không
có cơ sở cho việc lập kế hoạch thu mua - cung ứng của kỳ tiếp theo. Từ đó
nhà quản lý rất quan tâm đến việc đánh giá và hạch toán hàng hoá ra sao để
đảm bảo bù đắp mọi chi phí mà vẫn có giá trị xuất kho thấp để thực hiện kế
hoạch, chính sách giá cả có hiệu quả.
Để phù hợp và tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong đặc điểm kinh
doanh mới của nền kinh tế thị trường, chế độ kế toán đã nhiều lần bổ sung,
sửa đổi từng bước hoàn thiện công tác hạch toán hàng hoá. Tuy nhiên chế độ
kế toán hiện hành chưa thực sự đáp ứng yêu cầu thực tế ở tất cả các doanh

nghiệp trong mọi điều kiện, và trên thực tế hiện nay các doanh nghiệp thương
mại ghi chép, phản ánh, đánh giá hàng hoá vẫn còn không ít tồn tại, thiếu sót.
Xuất phát từ lý luận cơ bản đến trực quan sinh động, từ nhận thức chủ
quan tầm quan trọng vấn đề hàng hoá trong chiến lược kinh doanh của doanh
nghiệp Nhà nước, qua quá trình thực tập tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng,
được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Văn Dung, và sự giúp đỡ của
các cán bộ phòng kế toán. Em lựa chọn đề tài: "Tổ chức công tác kế toán hàng
hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng". Chuyên đề gồm 3 chương sau:
Chương 1: Lý luận chung về kế toán hàng hoá trong các doanh nghiệp
thương mại.
Chương 2: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng.
Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện việc tổ chức công tác kế toán
hàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng.
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG HOÁ
Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.1. Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại
1.1.1. Hàng hoá và đặc điểm của hàng hoá
Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại (DNTM) tồn tại dưới hình
thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó
của con người được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường. Nói cách
khác, hàng hoá ở DNTM là những hàng hoá, vật tư… mà doanh nghiệp mua
vào để bán ra phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại có những đặc điểm sau:
- Hàng hoá rất đa dạng và phong phú
- Hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học: Mỗi loại hàng hoá có đặc tính
lý, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất
lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển dự trữ, bảo quản và bán
ra.

- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng mẫu mã, thông số kỹ thuật…
Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu
thị hiếu của người tiêu dùng. Nếu hàng hoá thay dodỏi phù hợp với nhu cầu
tiêu dùng thì hàng hoá được tiêu thụ và ngược lại.
- Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào
sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông hàng hoá mới được đưa vào sử
dụng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất.
Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM. Nghiệp vụ lưu
chuyển hàng hoá với các quá trình: Nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá,
xuất hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá
chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp (80% - 90%).
Vốn lưu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của
chu kỳ sản xuất là: Dự trữ, sản xuất, lưu thông. Quá trình này diễn ra lặp đi
lặp lại không ngừng, gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển vốn lưu động.
Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lưu động lại thay đổi hình
thái, từ hình thái vốn tiền tệ ban đầu sang vốn vật tư hàng hoá và sau cùng lại
trở về hình thái ban đầu là hình thái tiền tệ. Như vậy quá trình vận động của
hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc tăng tốc độ luân chuyển vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ
và tiêu thụ hàng hoá một cách có hiệu quả.
1.1.2. Yêu cầu quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại
Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt
động kinh doanh của các DNTM. Do đó, các DNTM phải đảm bảo tổ chức
quản lý hàng hoá một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua, vận
chuyển, dự trữ đến tiêu thụ. Đồng thời, quản lý chặt chẽ hàng hoá trên cả mặt
hiện vật và giá trị.
Trong khâu thu mua, doanh nghiệp cần lập, kiểm tra tình hình thực hiện
kế hoạch cung ứng thu mua hàng hoá trên tất cả các mặt: số lượng, chất
lượng, chủngloại, giá mua, chi phí mua… và cả tiến độ, thời gian thực hiện
nhằm cung cấp đầy đủ kịp thời hàng hoá cho quá trình sản xuất kinh doanh.

Trong khâu bảo quản, doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng,
bến bãi, trang bị các phương tiện kỹ thuật, thiết bị đảm bảo an toàn cho hàng
hoá, tránh bị mất mát, hư hỏng và kém phẩm chất gây nên sự lãng phí.
Trong khâu dự trữ để có thể vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho
quá trình sản xuất và tiêu dùng của xã hội, đồng thời vừa tránh được sự ứ
đọng gây lãng phí, doanh nghiệp cần thường xuyên tiến hành kiểm tra số tồn
kho để có thể điều chỉnh lại kế hoạch cung ứng, thu mua hàng hoá.
Trong khâu tiêu thụ, doanh nghiệp cần phải nâng cao chất lượng hàng
hoá, giữ uy tín, áp dụng các chiến lược maketing nhằm thu hút nhiều khách
hàng, tăng doanh thu lợi nhuận… cho doanh nghiệp.
Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý
hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu
của xã hội, ngắn ngừa, hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt
hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó tăng lợi
nhuận của doanh nghiệp.
1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp thương
mại
Để đáp ứng được yêu cầu quản lý hàng hoá từ khâu thu mua, vận
chuyển đến khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng, kế toán hàng hoá phải thường
xuyên phản ánh ghi chép đầy đủ tình hình thu mua, nhập - xuất - tồn hàng hoá
và tình hình dự trữ hàng hoá cho quá trình kinh doanh. Thông qua kế toán
hàng hoá, kế toán cung cấp thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp biết được
về chất lượng chủng loại, giá cả…. để từ đó ra quyết định phù hợp và đúng
đắn.
Kế toán hàng hoá cần tổ chức đánh giá phù hợp với các nguyên tắc, yêu
cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, vì
vậy kế toán hàng hoá trong DNTM phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp
hàng tồn kho của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về
hàng hoá, mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán đúng chế độ hiện

hành, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong phạm vi ngành và
toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình nhập - xuất - tồn kho
hàng hoá đầy đủ, kịp thời, tính giá thực tế hàng hoá mua, nhập, xuất, tồn kho.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về mặt số lượng chất lượng, chủng loại,
thời gian sử dụng nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho quá trình tiêu
thụ hàng hoá.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ hàng hoá, phát hiện,
ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý những hàng hoá thừa, thiếu, ứ
đọng, kém phẩm chất. Tính toán, xác định số lượng và giá trị hàng hoá thực tế
đã xuất kho tiêu thụ để kịp thời kết chuyển giá vốn, ghi nhận doanh thu hàng
bán.
- Tham gia kiểm kê đánh giá hàng hoá theo chế độ Nhà nước quy định,
lập báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá phục vụ công tác quản lý
và lãnh đạo. Tiến hành phân tích kinh tế, tình hình cung cấp, tiêu thụ hàng hoá
để tăng cường quản lý hàng hoá một cách có hiệu quả trong hoạt động kinh
doanh doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu tăng doanh thu, lợi nhuận của
doanh nghiệp.
1.2. Phân loại và đánh giá hàng hoá
1.2.1. Phân loại hàng hoá
Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hàng
hoá được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều
nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng. Hàng hoá gồm có các ngành
hàng:
- Hàng kim khí điện máy
- Hàng hoá chất mỏ
- Hàng xăng dầu
- Hàng dệt may, bông vải sợi
- Hàng da cao su
- Hàng gốm sứ, thuỷ tinh.

- Hàng mây, tre đan
- Hàng rượu bia, thuốc lá
Theo nguồn gốc sản xuất gồm:
- Ngành hàng nông sản
- Ngành hàng lâm sản
- Ngành hàng thuỷ sản
Theo khâu lưu thông thì hàng hoá được chia thành:
- Hàng hoá ở khâu bán buôn
- Hàng hoá ở khâu bán lẻ
Theo phương thức vận động của hàng hoá
- Hàng hoá chuyển qua kho
- Hàng hoá chuyển giao bán thẳng
1.2.2. Lập danh điểm hàng hoá
Hàng hoá của các DNTM mua về dự trữ để bán thường rất đa dạng về
chủng loại, kích cỡ, nguồn cung cấp… Cho nên để phục vụ cho việc tổ chức
hạch toán hàng tồn kho, đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng tin học vào công
tác kế toán, DNTM cần lập danh điểm hàng hoá một cách khoa học và hợp lý.
Lập danh điểm hàng tồn kho là qui định cho mỗi thứ hàng hoá tồn kho
một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với các
chữ cái) để thay đổi tên gọi, quy cách, kích cỡ của nó.
Danh điểm hàng tồn kho phải được sử dụng thống nhất giữa các bộ
phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quá trình
đối với từng thứ hàng tồn kho. Lập danh điểm hàng tồn kho phải đảm bảo yêu
cầu dễ nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp.
Để lập danh điểm hàng tồn kho, kế toán căn cứ vào ký hiệu tài khoản
cấp 1 và dựa vào việc phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm hay thứ, nguồn
hàng cung cấp, kho nhập hàng.
1.2.3. Đánh giá hàng hoá
Đánh giá hàng hoá là việc biểu hiện giá trị các loại hàng hoá bằng tiền
theo những nguyên tắc nhất định.

1.2.3.1. Yêu cầu đánh giá hàng hoá
Khi đánh giá hàng hoá phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Yêu cầu về tính chân thực: Đòi hỏi việc tính giá hàng hoá phải được
tiến hành dựa trên cơ sở tổng hợp đầy đủ đúng đắn và hợp lý các chi phí thực
tế thành nên trị giá vốn hàng hoá và loại trừ được các chi phí bất hợp lệ, các
chi phí đã thu hồi (nếu có) , giảm thiểu chi phí kém hiệu qủa. Ngoài ra còn thể
hiện việc sử dụng giá tính có phù hợp với giá cả thị trường hay không.
- Yêu cầu về tính thống nhất: Tức là nội dung và phương pháp tính giữa
các niên độ kế toán của đơn vị phải thống nhất, nếu có bất kì thay đổi nào
phải giải trình trên thuyết minh báo cáo tài chính. Cách tập hợp chi phí, cách
tính toán phân bổ, tiêu thức phân bổ chung để xác định chỉ tiêu về giá vốn
hàng mua nhập kho và trị giá vốn xuất kho giữa các kỳ hạch toán phải nhất
quán tránh ảnh hưởng của trị giá vốn đến kết quả kinh doanh doanh nghiệp.
1.2.3.2. Nguyên tắc đánh giá hàng hoá
Khi đánh giá hàng hoá phải tuân thủ các nguyên tắc sau
- Nguyên tắc giá gốc: (Theo chuẩn mực 02 hàng tồn kho) vật tư, hàng
hoá phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực
tế của vật tư hàng hoá - là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có
được các vật tư, hàng hoá ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
- Nguyên tắc thận trọng.
Vật tư, hàng hoá được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị
thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể
thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện được giá là giá bán ước tính của hàng tồn
kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản
phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá
hàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng
giảm giá hàng tồn kho. Do đó, trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai
chỉ tiêu:

+ Trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá
+ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (điều chỉnh giảm giá)
- Nguyên tắc nhất quán
Các phương pháp kế toán sử dụng trong đánh giá vật tư, hàng hoá phải
đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp
dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có
thể thay đổi thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời
phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó.
1.2.3.3. Đánh giá hàng hoá
Hàng hoá thuộc nhóm hàng tồn kho về nguyên tắc đựơc đánh giá theo
trị giá vốn thực tế là số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để có được hàng hoá ở
trạng thái hiện tại.
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá bao gồm: Trị giá vốn thực tế nhập và
xuất kho.
- Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm:
+ Giá mua và chi phí thu mua
Giá mua là giá ghi trên hoá đơn.
Chi phí mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê bến bãi
- Trị giá vốn của hàng hoá xuất kho
Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp đánh giá hàng hoá theo giá mua
thực tế theo cách này chi phí mua hàng phải được tập hợp riêng cuối tháng
tiến hành phân bổ cho hàng xuất bán và hàng còn lại, trình tự tiến hành gồm
các bước.
+ Bước 1: Tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho trong tháng
bằng cách tính trị giá mua của từng mặt hàng theo cách nhất định sau đó tập
hợp lại tính trị giá vốn xuất kho cho từng mặt hàng (cuối tháng, từng lần xuất)
theo các cách sau đây:
(1) Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO):
Theo phương pháp này giả thiết lô hàng nào nhập vào trước thì xuất ra
trước, hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó

để tính.
(2) Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO):
Theo phương pháp này giả thiết lô hàng nào nhập kho sau thì xuất ra
trước, lô hàng nào nhập kho trước thì xuất kho sau, hàng xuất kho thuộc lô
hàng thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính/
(3) Phương pháp tính theo đơn giá thực tế của từng lô hàng (phương
pháp đơn giá thực tế đích danh):
Theo phương pháp này doanh nghiệp phải quản lý theo từng lô hàng,
hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính.
Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp có hàng tồn kho có
giá trị lớn, số tiền của một hàng nhiều, dễ nhận biết và kiểm kê như: ti vi, ô
tô…
(4) Phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ:
Theo phương pháp này trước hết giá bình quân của hàng luân chuyển
trong kỳ (tính vào cuối kỳ) sau đó tính giá thực tế xuất kho:
Giá trị thực tế xuất kho = ĐGBQ x Số lượng xuất kho.
ĐGBQ =
Trị giá mua hàng thực tế của
hàng còn đầy kỳ
+
Trị giá mua thực tế của
hàng nhập trong kỳ
Số lượng hàng tồn ĐK + Số lượng hàng nhập TK
Đơn giá bình quân có thể tính sau mỗi lần nhập
+ Bước 2: tính phân bổ chi phí mua hàng cho hàng xuất kho trong
tháng
CP thu
mua phân
bổ cho
hàng xuất

kho
=
CP thu mua phân
bổ cho hàng ĐK
+
CP thu mua phát
sinh TK
x
Trị giá mua
thực tế
hàng xuất
kho
Trị giá mua thực
tế của hàng còn
ĐK
+
Trị giá mua thực tế
của hàng nhập TK
+ Bước 3: Tông rhợp kết quả bước 1,2 được trị giá vón cho hàng xuất
kho
1.3. Kế toán chi tiết hàng hoá
Hạch toán chi tiết hàng hoá là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và
phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo
theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ hàng
hoá về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ,
mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết hàng
hoá phù hợp để góp phần tăng cường quản lý hàng hoá.
1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá đều phải lập chứng từ

đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT
ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của Bộ
trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về hàng hoá bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT)
- Biên bản kiểm kê hàng hoá (Mẫu 03 - VT)
- Hoá đơn (GTGT) - MS 01 GTKT - 2LN)
- Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT - 2LN
- Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH)
Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định
về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách
nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ KTTC phát
sinh.
1.3.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết
1.3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song
*) Nội dung
- Ở kho: thủ kho dùng "thẻ kho" để ghi chép hàng ngày tình hình nhập
xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép
tình hình nhập xuất cho từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá
trị.
Cuối tháng, kế toán lập bảng nhập - xuất - tồn sau đó đối chiếu
+ Sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho
+ Số liệu dòng tổng cộng trên bảng nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ
kế toán tổng hợp.
+ Số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.
Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1.

Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song
Thẻ kho
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê nhập - xuất - tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Đối chiếu cuối tháng
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng
loại hàng hoá, việc nhập - xuất diễn ra không ngừng thường xuyên. Đặc biệt
điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng
cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hoá diễn ra thường xuyên.
Do đó, xu hướng phương pháp này sẽ đựơc áp dụng ngày càng rộng rãi.
1.3.2.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
* Nội dung
- Ở kho: Thủ kho sử dụng "thẻ kho" để ghi chép giống như phương
pháp ghi thẻ song song.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng "sổ đối chiếu luân chuyển" để ghi
chép cho từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. "Sổ đối
chiếu luân chuyển" được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ
hàng hoá này được ghi vào một dòng trên sổ.
Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi
vào sổ "đối chiếu luân chuyển", cột luân chuyển và tính ra số tồn kho cuối
tháng.
Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ
song song. Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2.
Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân
chuyển
Thẻ kho
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại
hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất tồn
hàng ngày. Phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế.
1.3.2.3. Phương pháp ghi số dư
*) Nội dung:
- Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng "Thẻ kho" để ghi chép như hai phương
pháp trên đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào "sổ số dư" số tồn kho cuối
tháng của từng thứ hàng hoá cột số lượng.
"Sổ số dư" do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên "sổ
số dư" hàng hoá được xắp xếp thứ, nhóm, loại. Sau mỗi nhõm loại có dòng
cột nhóm, cộng loại, cuối mỗi tháng "sổ số dư" được chuyển cho thủ kho để
ghi chép.
- Ở phòng kế toán: Tại phòng kế toán nhân viên kế toán kiểm tra lại
chứng từ hoàn chỉnh chứng từ và tổng giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm,
từng loại hàng hoá để ghi chép vào cột "số tiền" trên "phiếu giao nhận chứng
từ" số liệu này được ghi vào "bảng kê lũy kế nhập" và "bảng kê luỹ kế xuất"

hàng hoá.
Cuối tháng căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất để cộng tổng số tiền
theo từng nhóm hàng hoá để ghi vào "bảng kê nhập - xuất - tồn". Đồng thời
sau khi nhận được "sổ số dư" do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột
số dư để ghi vào cột số dư bằng tiền. Sau đó đối chiếu số liệu trên cột số dư
bằng tiền của "sổ số dư" với cột trên "bảng kê nhập - xuất - tồn", đối chiếu
trên "bảng kê nhập - xuất - tồn" với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ 1.3 sau:
Sơ đồ 1.3. Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi sổ số dư
Thẻ kho
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất
Bảng kê nhập - xuất - tồn
Phiếu giao nhận chứng từ
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ số dư
Phiếu giao nhận chứng từ
Bảng
luỹ kế
Bảng luỹ kế xuất
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu hàng ngày
*) Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng:
- Ưu điểm: Khắc phục hiệu quả việc ghi chùng do đó giảm khối lượng
ghi chép, nâng cao hiệu xuất lao động hạch toán, thực hiện kiểm tra thường
xuyên của kế toán đối với ghi chép của thủ kho, quản lý được hàng hoá, kế
toán ghi chép đều đặn trong tháng bảo đảm cung cấp tài liệu cho việc lập báo
cáo kịp thời, nhanh chóng. Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán, nâng

cao công tác kế toán.
- Điều kiện áp dụng: Thường xuyên áp dụng cho các doanh nghiệp có
nhiều chủng loại hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, doanh
nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng hệ thống danh
điểm hàng hoá hợp lý, trình độ chuyên mộ nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững
vàng.
1.4. Kế toán tổng hợp nhập - xuất hàng hoá
1.4.1. Kế toán tông rhợp nhập - xuất hàng hoá theo phương pháp kê
khai thường xuyên
Kế toán thực hiện theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống
tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá trên sổ kế toán, mở tài khoản chi tiết cho
từng mặt hàng, phản ánh số hiện có và sự biến động hàng ngày cả về số
lượng, số tiền và tính ra ngay trị giá vốn xuất kho để phục vụ kế toán chi tiết
hàng hoá. Thường áp dụng trong doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá hữu hình
có giá trị lớn.
Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của hàng hoá, kế toán sử
dụng tài khoản 156 - Hàng hoá
Kết cấu cơ bản của TK này như sau:
- Bên nợ ghi:
+ Trị gía vốn thực tế hàng hoá nhập trong kỳ
+ Số tiền điều chỉnh tăng giá hàng hoá khi đánh giá lại
+ Trị giá hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê
- Bên có ghi:
+ Trị gía vốn thực tế hàng hoá xuất trong kỳ
+ Số tiền giảm giá giá, chiết khấu thương mại hàng mua
+ Số tiền điều chỉnh giảm giá hàng hoá khi đánh giá lại
+ Trị giá hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê
- Số dư nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế hàng hoá tồn kho cuối kỳ
TK 156 có 2 tài khoản cấp 2:
- TK 1561 - phản ánh trị giá mua hàng hoá

- TK 1562 - Phản ánh chi phí thu mua
Phương pháp kế toán tổng hợp hàng hoá theo phương pháp kê khai
thường xuyên được khái quát theo sơ đồ 1.4 sau:
Sơ đồ 1.4
*) Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
111, 112, 331
TK 156
627,641,642
(1a)
(1b)
331
151
154
(2)
(3)
(4)
441
5)
412
(6)
(7)
632,157
(8)
154
(9)
221,222,223
(10)
412
(11)
(1a) Nhập kho hàng hoá mua ngoài có hoá đơn cùng về (doanh nghiệp

nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá mua ngoài không
thuộc diện chịu thuế GTGT)
(1b) Nhập kho hàng hoá mua ngoài có hoá đơn cùng về (doanh nghiệp
nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
(2) Hàng hoá mua ngoài đang đi đường chưa về đến doanh nghiệp
nhưng hoá đơn đã về đến nơi.
(3) Nhập kho hàng hoá đang đi đường kỳ trước
(4) Nhập kho hàng hoá do tự chế, do thuê ngoài gia công chế biến
(5) Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần, cấp phát…
(6) Đánh giá lại hàng hoá (giá đánh lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán)
(7) Xuất hàng hoá dùng cho SXKD, QLPX, QLBH, QLDN…
(8) Xuất hàng hoá bán trực tiếp, gửi bán
(9) Xuất hàng hoá tự chế, thuê ngoài gia công chế biến
(10) Xuất hàng hoá góp vốn liên doanh…
(11) Đánh giá lại hàng hoá (đánh giá lại nhỏ hơn giá trị sổ kế toán)
1.4.2. Kế toán tổng hợp nhập - xuất hàng hoá theo phương pháp kiểm
kê định kỳ
Kê stoán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các
nghiệp vụ nhập, xuất tồn kho của hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho
(TK156), tài khoản này chỉ phản ánh trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối
kỳ, còn việc nhập hàng ngày phản ánh ở tài khoản 611. Tiến hành ghi chép và
tính trị giá vốn hàng xuất kho vào cuối kỳ, việc tính toán số liệu nhập xuất
không dựa trên các chứng từ hàng ngày mà dựa trên kết quả kiểm kê hàng hoá
thực tế của đơn vị. Thường áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ,
tiến hành một loại hoạt động, giá trị hàng hoá nhỏ, việc nhập xuất không diễn
ra thường xuyên.
Phương pháp kế toán tổng hợp hàng hoá theo phương pháp kiểm kê
định kỳ được khái quát theo sơ đồ 1.5 sau:
111, 112,331
611

632
(2a)
(2b)
133
(5)
411
(3)
151,156,157
(1)
(4)
(1) Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá đang đi đường và hàng tồn kho
cuối kỳ trước sang TK 611 (căn cứ số dư cuối kỳ của TK 151, 156, 157)
(2a) Nhập hàng hoá mua ngoài (doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ)
(3) Nhập kho hàng hoá doanh nghiệp nhận vốn góp liên doanh, vốn góp
cổ phần
(4) Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê chuỷên hàng hoá tồn kho cuối
kỳ sang TK 156, 151, 157
(5) Phản ánh trị giá hàng hoá xuất kho đã tiêu thụ trongkỳ
1.4.3. Kế toán hàng điều chuyển nội bộ
Là hàng chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác của doanh nghiệp,
giữa các doanh nghiệp trong cùng công ty, từ kho công ty đến kho đại lý, cửa
hàng… Dù vậy vẫn là hàng của doanh nghiệp, chỉ làm thay đổi đối tượng chịu
trách nhiệm vật chất bảo quản, quản lý hàng hoá, phân biệt hai trường hợp.
- Trường hợp 1: Hàng điều chuyển giữa các bộ phận không có tổ chức
kế toán riêng mà do phòng kế toán doanh nghiệp ghi chép. Khi đó phòng kế
toán căn cứ vào các chứng từ giao nhận hàng để ghi sổ kế toán:
Nợ TK 156 - Chi tiết bộ phận nhận
Có TK 156 - chi tiết bộ phận giao
- Trường hợp 2: Hàng điều chuyển giữa các bộ phận trong doanh

nghiệp mà có tổ chức kế toán riêng, phản ánh quan hệ thanh toán nội bộ (đơn
vị chính giao cho cửa hàng trực thuộc, cửa hàng trực thuộc giao cho cửa hàng
trực thuộc khác…).
+ Nếu giao nhận theo giá xuất kho thì không phản ánh doanh thu nội bộ
Bên giao Bên nhận
TK 156
TK 136
xx
TK 336
TK 156
xx
+ Nếu giao theo giá giao dịch nội bộ (cao hơn giá vốn xuất kho) thì bên
giao phải phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ.
Bên giao Bên nhận
TK 156
TK 632
TK 336
TK 156
TK 512
TK 136
1.4.4. Kiểm kê, đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ liên quan đến
kiểm kê, đánh giá lại hàng hoá
1.4.4.1. Kiểm kê và kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê hàng hoá
Kiểm kê hàng hoá là việc tiến hành kiểm tra trực tiếp tại chỗ số hiện có
tại thời điểm tiến hành kiểm kê thông qua việc cân, đo, đong, đếm. Được thực
hiện bởi ban kiểm kê của doanh nghiệp với sự giám sát và tham gia của phòng
kế toán. Mục đích của việc kiểm kê là nhằm đối chiếu số hàng hoá hiện có tại
kho với số dư trên sổ sách kế toán xác định số thừa, thiếu. Cũng qua đó kiểm
tra chất lượng của hàng hoá, kiểm tra việc tôn trọng dự trữ tồn kho, để quản lý
chặt chẽ có hiệu quả hàng tồn kho, tránh tham ô, lãng phí, mất mát và đảm

bảo tính thực tế của số liệu báo cáo về hàng hoá tồn kho.
Ban kiểm kê phải nộp biên bản kiểm kê (08 - VT) ghi kết quả kiểm kê
là số chênh lệch giữa số liệu sổ kế toán với sô hiện có khi tiến hành kiểm kê
tại nơi bảo quản, ban kiểm kê không có trách nhiệm do doanh nghiệp lập ra.
Có thể tiến hành kiểm kê theo định kỳ hoặc bất thường, cho cả doanh nghiệp
hoặc một bộ phận….
* Trường hợp kiểm nhận phát hiện thừa:
- Nếu doanh nghiệp nhập toàn bộ số hàng, căn cứ vào chứng từ kế toán:
TK 156 (611)TK 331
TK 133TK 3381
- Nếu doanh nghiệp nhập toàn bộ lô hàng, căn cứ vào quyết định xử lý:
TK 331
TK 156
TK 3381
TK 133
(4)
TK 331
TK 133
(2)
TK 711 (632)
TK 3381
(3)
(1)
(1) Căn cứ vào quyết định xử lý nếu doanh nghiệp trả lại cho người bán
(2) Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa, đơn vị bán phải
viết hoá đơn bổ sung.
(3) Nếu thừa không xác định đựơc nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác
(4) Nếu chỉ nhập kho theo số ghi trên hoá đơn
- Số hàng thừa coi như giữ hộ đơn vị bán: ghi Nợ TK 002