Tổ chức kế toán

1
Tổ chức kế toán
1. Đặc điểm tổ chức kế toán
1.1.Đặc điểm bộ máy kế toán
Như đã trình bày, do công ty chỉ thực hiện những dịch vụ theo từng đơn đặt hàng
nên hệ thống thông tin kế toán tương đối đơn giản. Khi một công trình kết thúc, mỗi
phòng ban có trách nhiệm gửi về cho phòng kế toán một bộ hồ sơ tập hợp những chi phí
phát sinh, và kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, phản ánh những chi phí đó vào hệ thống sổ
sách. Vì vậy, khối lượng các nghiệp vụ kế toán thường tập trung vào giai đoạn quyết
toán, thanh toán hợp đồng.
Phòng kế toán bao gồm năm người, được tổ chức như sau:
Kế toán trưởng
(Trưởng phòng TC – KT)
Kế toán Tổng hợp, Thanh toán…
Kế toán TSCĐ, Tiền lương và Thuế…
Kế toán Thanh toán nội bộ, Tiền mặt
Thủ quỹ
Thống kê ở các phòng
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ cung cấp nghiệp vụ
Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán:
Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng Tài chính - Kế toán)
 Tổ chức điều hành công tác kế toán tài chính, kiểm tra kiểm soát và sử lý mọi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp các thông tin tài chính của
Công ty thành các báo cáo có ý nghĩa giúp cho việc xử lý và ra quyết định của
lãnh đạo Công ty.
1
- 1 -
Ghi chú
2

 Kế toán trưởng đồng thời cũng là trưởng phòng Kế toán tài chính, có nhiệm vụ
tham mưu cho Ban giám đốc trong việc hoạch định, soát xét và phê duyệt những
quyết định những chính sách tài chính cho công ty.
Kế toán tổng hợp
 Hạch toán tổng hợp: tổng hợp số liệu về chi thu và các nghiệp vụ khác ở kế toán
viên để làm nhiệm vụ tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, công trình cũng
như là việc lập các báo cáo cần thiết.
 Hạch toán thanh toán với người mua, người bán: theo dõi, đối chiếu tải khoàn
tiền gửi ngân hàng và tình hình thanh toán với người mua, người bán.
Kế toán thanh toán nội bộ
 Hạch toán thanh toán nội bộ: theo dõi các khoản ứng trước và kiểm tra hồ sơ
chứng từ quyết toán của công ty với từng phòng ban, cá nhân.
 Hạch toán tiền mặt: phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới tiền
mặt.
Kế toán TSCĐ, Tiền lương, Thuế…
 Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Mở sổ theo dõi chi tiết từng loại
vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho. Tính toán vật liệu xuất kho,
phân bổ công cụ, dụng cụ, chuyển giao đối chiếu bảng kê đã lập với kế toán tiền
mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, tổng hợp.
 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tổng hợp các chứng từ có
liên quan và tính lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng như các
khoản trích theo lương và thực hiện các chế độ khen thưởng đối với cán bộ công
nhân viên để tổng hợp lương và các khoản trích theo lương.
 Hạch toán Tài sản cố định: Theo dõi việc mua sắm Tài sản cố định, tính khấu
hao, trích và phân bổ khấu hao cho từng đối tượng sử dụng.
Thủ quỹ:
 Bảo quản tiền mặt, nhận tiền và chi tiền theo lệnh, chịu sự điều hành của kế toán
trưởng, kế toán phần hành có liên quan.
 Quản lý, vận chuyển công văn giấy tờ
2

- 2 -
3
Thống kê ở các phòng (kế toán đội) có nhiệm vụ thống kê, ghi chép mọi chi
phí ở công trình của đội theo các chứng từ cần thiết, định kỳ giao nộp cho phòng
kế toán đối chiếu, xem xét và ghi sổ, kế toán phụ trách trình cho kế toán tổng
hợp để nhập dữ liệu.
Theo quy định quản lý, thống kê ở các phòng chia làm hai người kiêm
nhiệm, chịu trách nhiệm:
 Thủ quỹ: lĩnh, chi tiền, tổng hợp chứng từ;
 Thủ kho: mua sắm, giao vật tư.
1.2.Đặc điểm áp dụng chế độ kế toán
Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nên chế độ của công ty được quy
định bởi những văn bản pháp quy trong lĩnh vực này:
 Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính về việc
ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp
 Pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1990. Nghị định số
17/ HĐBT ngày 16/01/1990, sửa đổi bổ xung bằng Nghị định số 17/HĐBT ra
ngày 16/01/1990
 Quy chế về hợp đồng kinh tế trong xây dựng cơ bản ban hành kèm Quyết định số
29QĐ/ LB ngày 01/06/1992
 Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ra ngày 08/07/1999 và Nghị định số 12/2000/NĐ-
CP ra ngày 05/05/2000 về việc ban hành Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng.
 Các chuẩn mực kế toán.
1.2.1. Hệ thống tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty cũng khá đơn giản với khoảng 40 tài khoản.
Đặc biệt, do tất cả những nghiệp vụ liên quan từ chi phí thi công phát sinh tại công
trình đến tiền lương, chi phí khấu hao đều được tập hợp vào tài khoản 627 với 5 tiểu
khoản nên trong phần doanh thu và chi phí không có hai tài khoản 621 và 622
Dưới đây là bảng hệ thống tài khoản công ty sử dụng:
Loại tài khoản Tài khoản sử dụng

Tiền, tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn
111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 144, 152,
153, 154
3
- 3 -
4
Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 211, 213, 214, 221, 242
Công nợ và các khoản phải trả 311, 331, 333, 334, 335, 336, 338
Nguồn vốn chủ sở hữu 411, 414, 415, 421, 431
Doanh thu và chi phí 511, 515, 627, 632, 635, 642, 711, 811
Xác định kết quả kinh doanh 911
1.2.2. Hệ thống chứng từ sử dụng
Nhìn chung hệ thống chứng từ của công ty đều theo đúng biểu mẫu mà nhà nước
quy định. Hệ thống chứng từ công ty sử dụng gồm
- Lao động tiền lương.
- Hàng tồn kho
- Bán hàng
- Tiền tệ
- Tài sản cố định
Ngoài ra, do điều kiện cụ thể, công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ tự lập khác.
1.2.3. Hệ thống sổ kế toán
Do đặc điểm công ty với khối lượng nghiệp vụ không nhiều, quy mô sổ sách đơn
giản và ở dụng phần mềm ké toán máy nên kế toán ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi
sổ là rất thích hợp.
Hình thức ghi sổ này có đặc điểm là:
 Căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”
 Việc ghi sổ kế toán gồm:
o Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
o Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Sổ sách kế toán chủ yếu:

 Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
 Sổ cái
 Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Do đặc điểm công ty kết hợp cả kế toán thủ công và máy vi tính, những sổ chi tiết
của một số phần hành được ghi chép trên phần mềm kế toán Excel nên việc tổ chức các
4
- 4 -
5
sổ chi tiết khá đơn giản. Tất cả các sổ chi tiết đều được thiết kế theo kiểu tờ rời, mỗi đối
tượng theo dõi chi tiết là một tờ sổ (tương ứng một “sheet” trên file dữ liệu).
Chứng từ ghi sổ cũng được kế toán tổng hợp thực hiện bằng tay. Sau khi được kế
toán trưởng xét duyệt, kế toán tổng hợp bắt đầu định khoản vào máy tính. Do việc áp
dụng phần mềm vào kế toán, công việc hạch toán tổng hợp được thực hiện rất nhanh
gọn, chỉ cần có lệnh, số liệu do kế toán tổng hợp nhập vào sẽ được chuyển sang các sổ
cái, các báo cáo tổng hợp hết sức nhanh chóng.
Trình tự ghi Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:
Sổ, thẻ
kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ quỹ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Nhập dữ liệu vào phần mềm
Ghi chú
Ghi hàng ngày

Đối chiếu
Chuyển sổ (phần mềm)
Ghi định kỳ (phần mềm)
5
- 5 -
6
1.2.4. Hệ thống báo cáo tài chính
Theo quy định chung, công ty sử dụng hệ thống báo cáo tổng hợp sau:
• Bảng cân đối kế toán: phản ánh tình trạng tài sản, nguồn vốn của công ty tại thời
điểm lập báo cáo.
• Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Báo cáo tổng hợp, phản ánh
doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh trong một kỳ nhất định của
doanh nghiệp.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: phản ánh dòng tiền và việc sử dụng dòng tiền trong
một kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.
• Thuyết minh báo cáo tài chính: giải trình cho người sử dụng hiểu rõ số liệu, nội
dung trình bày trong các báo cáo.
Tùy theo yêu cầu quản lý, hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp có thể lập thành nhiều
bản và gửi đến những đơn vị liên quan theo đúng quy định.
Ngoài ra, để nâng cao chất lượng quản lý, công ty cũng có tổ chức một hệ thống Báo
cáo quản trị cung cấp những thông tin tóm lược nhất về tình hình của công ty. Hàng
tuần, Kế toán trưởng lập một báo cáo gồm một số khoản mục chủ yếu như:
 Tiền mặt tại quỹ
 Số dư tìên gửi ngân hàng
 Tình hình phải thu, phải trả
 Tình hình tạm ứng với từng phòng ban
Báo cáo này thể hiện mức độ quan tâm của ban quản lý đối với những thông tin
kế toán quan trọng, góp phần vào việc ra quyết định của Ban giám đốc.
2. Các phần hành kế toán chủ yếu
Từ những đặc điểm về quản lý, sản xuất như đã trình bày ở trên, sau đây em xin

chọn ra một số những phần hành kế toán tiêu biểu, mang những đặc điểm của một đơn
vị xây lắp để trình bày, đó là:
 Kế toán tiền lương
 Kế toán thanh toán
 Kế toán xác định chi phí và giá thành
 Kế toán xác định doanh thu và chi phí
6
- 6 -
7
2.1.Kế toán tiền lương
2.1.1. Tổ chức hạch toán ban đầu
2.1.1.1. Chứng từ về lao động
Công ty thực hiện tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, nghỉ hưu, khen thưởng và ban
hành những quyết định, chính sách tương ứng. Những chính sách này do Tổng công ty
hướng dẫn, quy định.
Tiền lương của công ty được tính theo Quy chế khoán. Quy chế này do Công ty
xây dựng dựa trên sự hướng dẫn, xét duyệt của Tổng công ty. Quy chế này chia làm ba
loại với tỷ lệ khoán khác nhau:
Đối với lương sản phẩm, quy định của công ty về giao khoán là:
Loại hình thi
công
Khảo sát Địa chất
Tuyến Địa hình Nền Khoan Hồ sơ GPMB
Khoản chi phí 19% 20% 20% 17% 25% 25%
Đối với hoạt động Khảo sát địa hình:
Loại hình TC
KSĐH,
Cọc
Tuyến Cọc GPMB Thí nghiệm Khảo sát nền
Khoản chi phí 20% 22% 50% 23% 33%

Đối với hoạt động thiết kế:
Loại hình Giám sát tác giả Thẩm định Mời thầu
Khoản chi phí 20% 16% 30%
Đầu mỗi quý, căn cứ vào Đề cương khảo sát thiết kế đã lập, Ban giám đốc giao
khoán cho từng phòng, với hai loại chứng từ:
- Phiếu giao khoán
- Hợp đồng khoán
7
- 7 -
8
Hàng tháng, công ty cho các phòng lĩnh khoản tạm ứng bao gồm nhiều khoản,
trong đó có cả tạm ứng tiền lương công nhân viên.
Đến cuối quý, công ty thực hiện quyết toán, thanh lý hợp đồng giao khoán, căn cứ
vào khoản tạm ứng, vào hợp đồng giao khoán, công ty trả nốt số tiền lương phải trả
công nhân viên.
2.1.1.2. Tiền lương và các chi cho lao động khác
 Bảng tính lương:
Thành phần lương được chia làm hai loại, lương cứng dựa trên ngày lương cấp bậc
và lương mềm dựa trên hai hệ số Trách nhiệm và Khối lượng công việc. Tùy theo từng
khối tổ chức mà công ty có quy chế tính tiền lương khác nhau
 Đối với khối quản lý
Lương
cơ
bản
(L
CB
)
Ngày
công TT
làm việc

(N
i
)
Lương cứng Lương mềm
Ngày
lương CB
(V
CBi
)
Lương cấp
bậc thực lĩnh
(N
i
*V
CBi
)
Hệ
số
K
1i
Hệ
số
K
2i
Hệ số
chung
Lương để tính
(L
Ti
=K

i
*N
i
*V
CBi
)
Lương mềm
được lĩnh
(V
Mi
=L
Ti
*HS)
Dựa vào bảng trên đây, tiền lương tính cho từng đơn vị phòng ban quản lý được tính
bằng tổng lương cứng và lương mềm. Trên cơ sở số tiền đã tạm ứng, cuối quý phòng
KT – TC thanh toán nốt tiền lương cho cán bộ công nhân viên.
 Đối với khối sản xuất trực tiếp, tiền lương là tổng số các khoản sau đây:
 Phần lương cứng:
- Ngày lương cơ bản
- Ngày làm việc trong quý
 Phần lương mềm
- hệ số trách nhiệm (kc), so từng đơn vị bình bầu trên cơ sở hướng dẫn
- hệ số khối lượng (kt), tùy thuộc vào mức độ công việc nhiều hay ít
- hệ số tiến độ vật chất lượng (km)
- Ngày công thực tế LV (gồm cả làm ngoài giờ)
- Ngày công quy đổi theo hệ số tính KI (có tính đến làm ngoài giờ)
 Lương điều chỉnh (Q)
 Lương học, phép (Lh-p)
 Phụ cấp (Lpc)
8

- 8 -
9
 Các lương khác (LK)
 Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội
 Tạm ứng tiền lương: Được theo dõi cùng với khoản ứng trước.
 Chi tiền lương thanh toán cho người lao động: hàng quý, dựa vào Hồ sơ quyết toán
gồm có:
 Biên bản thanh toán hợp đồng
 Biên bản nghiệm thu kỹ thuật – khối lượng (Bước thiết kế)
 Biên bản nghiệm thu thiết kế (Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công)
 Hợp đồng khoán
Sau khi kế toán thanh toán nội bộ xét duyệt, kiểm tra, công ty thực hiện chi trả tiền
lương cho công nhân viên.
2.1.2. Tổ chức hạch toán chi tiết
Sổ sách sử dụng: kế toán dùng sổ chi tiết tài khoản 141, 334, 335 và 338 để theo dõi
chi tiết.
Do kế toán không theo dõi từng khoản mục chi tiết chi phí phát sinh ở từng công
trình nên không mở sổ 621, 622 mà chỉ sử dụng tài khoản 627 để theo dõi (phần này sẽ
được trình bày kỹ hơn ở phần 3) nên chi phí nhân công - tiền lương cán bộ công nhân
viên, kế toán dùng tài khoản 6271 – Chi phí nhân viên phân xưởng để theo dõi
Hàng kỳ, thường là hàng tuần, kế toán chi tạm ứng cho công nhân viên:
 Nợ TK 141/ Có TK 111 Khoản tiền tạm ứng
Đến cuối quý, kế toán dựa vào hợp đồng khoán giữa ban giám đôc với từng phòng
ban, ghi nhận khoản phải trả công nhân viên
 Nợ TK 6271, 642 (lương NV quản lý)/ Có TK 334 Tiền lương phải trả
Tiếp theo, kế toán kết chuyển các khoản đã tạm ứng sang 334, tính ra khoản tiền
lương còn phải trả công nhân viên.
 Nợ TK 334/ Có TK 141 Khoản tiền đã tạm ứng
Dựa vào chế độ quy định và hợp đồng ký kết giữa người lao động và ban quản lý, kế
toán ghi nhận những khoản trích theo lương:

 Nợ TK 6271, 642, 334/ Có TK 338 Các khoản trích theo lương
Cơ sở để kế toán tính ra các khoản trích theo lương là chế độ quy định của nhà nước
và mức lương cơ bản của từng đối tượng lao động.
9
- 9 -
10
Cuối cùng, kế toán thực hiện chi trả tiền lương còn phải trả, nộp các khoản trích
theo lương cho công nhân viên:
 Nợ TK 334, 338/ Có TK 111 Số tiền còn lại cần thanh toán
Sơ đồ trình tự hạch toán
2c, Các khoản trích theo lương
3, Kết chuyển
tạm ứng
(hàng quý)
Thanh toán các khoản trích
TK 6271
TK 6421
2a, Tiền lương phải trả cho nhân viên khối SX
2b, Tiền lương phải trả cho nhân viên khối quản lý
TK 334
TK 111
TK 141
4, Thanh toán tiền lương
(hàng quý)
1, Tạm ứng
(hàng tuần)
TK 338
Các khoản trích theo lương
TK 338
Tương ứng với mỗi định khoản, kế toán vào sổ chi tiết từng tài khoản 141, 334, 335

và 338.
2.1.3. Hạch toán tổng hợp
Dựa vào kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp đến cuối quý phản ánh vào chứng từ ghi
sổ tiền ứng trước theo lương, lương và các khoản trích theo lương.
10
- 10 -