PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIỀN GỬI

PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ TIỀN GỬI
2.1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức
2.1.1 Khái niệm tổ chức và khái niệm thông tin quản lý
Tổ chức là một tập hợp các cá thể có chung mục đích, cùng làm việc với nhau
để đạt được mục đích đó bằng sự hợp tác và phân công lao động.
Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã được qua xử lý. Tuy nhiên, một định
nghĩa đầy đủ hơn cho rằng thông tin là sản phẩm đầu ra nhưng cũng là nguyên liệu
của hệ thống quản lý.
 Các khái niệm liên quan đến thông tin: chủ thể phản ánh (đối tượng truyền
tin) và đối tượng nhận sự phản ánh (đối tượng nhận tin). Vỏ vật chất chuyên chở
thông tin là vật mang tin. Các vật mang tin thông dụng là ngôn ngữ, chữ số, các ký
hiệu…Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung của thông tin
đó.
Hình 2.1: Sơ đồ truyền tin
Chñ thÓ ph¶n ¸nh
Th«ng tin
Chñ thÓ nhËn
ph¶n ¸nh
VËt mang tin
2.1.2 Vai trũ ca thụng tin trong t chc
Ch th qun lý thu nhn thụng tin t mụi trng v t chớnh i tng qun
lý ca mỡnh m xõy dng mc tiờu, lp k hoch, b trớ cỏn b, ch huy, kim tra
v kim soỏt s hot ng ca t chc. Vỡ nhng nhim v trờn ca nh qun lý,
thụng tin l rt cn thit cho cỏc quỏ trỡnh ra quyt nh, nú l nhõn t quan trng
nh hng ti s ỳng n, hp lý cho quyt nh ca ngi qun lý.
Lao ng qun lý ca nh qun lý c chia ra lm hai phn, lao ng ra
quyt nh v lao ng thụng tin. Lao ng ra quyt nh chim khong 10% thi
gian lao ng ca nh qun lý, ớt mang tớnh quy trỡnh v cú nhiu yu t ch quan.
Lao ng thụng tin l ton b phn lao ng dnh cho vic thu thp, x lý, lu tr,
phõn phỏt thụng tin, mang tớnh khoa hc, cú quy trỡnh v khỏch quan. Vic phõn

chia lao ng ny khng nh tm quan trng ca thụng tin. S lao ng s dng
v lm vic vi thụng tin ngy cng tng.
Thụng tin tỏc ng n h thng nh sau:
Hỡnh 2.2: S lung thụng tin gia cỏc cp
Hệ thống thông
tin quản lý
Đối tượng quản
lý
Thông tin tác
nghiệp
Thông tin từ môi
trường
Thông tin ra môi
trường
Thông tin quyết
định
Lao động của nhà quản lý quyết định đến sự sống còn, sự phát triển của một
công ty. Mà thông tin chiếm một vai trò quan trọng trong quyết định của nhà quản
lý. Vì vây, thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời là một yếu tố không thể thiếu được
với mỗi doanh nghiệp.
2.2 Hệ thống thông tin quản lý
2.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,
phần mềm, dữ liệu… Tập hợp này được tổ chức nhằm mục đích thu thập, xử lý,
lưu trữ và phân phối thông tin. Quá trình trên được mô tả trong hình 2.3
Hình 2.3: Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin
Như vậy, hệ thống thông tin nào cũng gồm có bốn bộ phận: bộ phận nhận dữ
liệu (inputs), bộ phận xử lý, kho dữ liệu (storage) và bộ phận đưa dữ liệu ra
(outputs).
Nguån

§Ých
Thu thËp
Ph©n ph¸t
Xö lý vµ l­u
tr÷
Kho d÷ liÖu
2.2.2 Mụ hỡnh biu din h thng thụng tin
Cựng mt h thng thụng tin cú th cú nhng cỏch mụ t khỏc nhau tựy theo
quan im, cỏch nhỡn, vi trũ ca tng ngi i vi h thng ú. Vớ d, mt ngi
ch n thun s dng h thng, h s ch thy c sn phm u ra l gỡ t mt
u vo c th. Nhng mt ngi trc tip tham gia vo h thng cú th hiu cn
k hn h thng, nhng kh nng, nhng gii hn ca h thng. V mt lp trỡnh
viờn thỡ li nhỡn h thng ú bng con mt khỏc, con mt ca ngi phỏt trin phn
mm, v h thng lỳc ny tr thnh tp hp nhng hm, nhng th tc,
Cựng vi vớ d trờn l s phõn chia ba mụ hỡnh biu din h thng thụng tin
khỏc nhau. Vic phõn chia cỏc mụ hỡnh ny l rt quan trng vỡ nú to ra mt trong
nhng nn tng ca phng phỏp phõn tớch thit k. ú l mụ hỡnh logic, mụ hỡnh
vt lý ngoi v mụ hỡnh vt lý trong. S di õy mụ t mi tng quan gia ba
mụ hỡnh ny.
Hỡnh 2.4: Ba mụ hỡnh ca h thng thụng tin
Mô hình logic
(góc nhìn quản lý)
Mô hình vật lý trong
(góc nhìn kỹ thuật)
Mô hình vật lý ngoài
(góc nhìn sử dụng)
Cái gì? Đề làm gì?
Cái gì? ở đâu? khi
nào?
Như thế nào

Mô hình ổn
định nhất
Mô hình thường
xuyên thay đổi
nhát
 Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó
phải thực hiện, các kho chứa dữ liệu và kết quả lấy ra cho những xử lý và những
thông tin mà hệ thông sản sinh ra. Mô hình này chỉ quan tâm đế việc trả lời câu hỏi
“cái gì?”, “để làm gì?” mà không quan tâm đến cách thức xử lý dữ liệu như thế
nào.
 Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ
thống như các vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, những phương tiện để thao tác
với hệ thống, các thủ tục thủ công cũng như yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ
liệu, các phương tiện đầu cuối. Mô hình này cũng chú ý đến thời gian của hệ thống.
 Mô hinh vật lý trong: Quan tâm đến khía cạnh bên trong của hệ thống, nó trả
lời câu hỏi “làm như thế nào?”, đó là cái nhìn của một nhân viên kỹ thuật. Nó quan
tâm đến những thông tin liên quan tới công cụ dùng thực hiện hệ thống, dung
lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý của các thiết bị,…Nguyên nhân và phương pháp
phát triển một hệ thống thông tin.
2.2.3 Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin
Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong bất cứ trường
hợp nào là nhằm đem lại cho người sử dụng nó một công cụ hỗ trợ hiệu quả trong
công việc ra quyết định hàng ngày. Tuy nhiên, còn một số yêu cầu khác buộc
doanh nghiệp phải ra quyết định xây dựng một hệ thống thông tin. Dưới đây là một
số nguyên nhân khách quan đó.
 Những vấn đề về quản lý. Những vấn đề về quản lý là những vấn đề phát
sinh trong một hoàn cảnh, khi sự phát triển của doanh nghiệp bị quyết định bởi tính
hiện đại của hệ thống thông tin, hay cụ thể hơn, khi hệ thống thông tin là tất yếu để
phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Lúc này, các hoạt động của doanh
nghiệp cạnh tranh có tác động lớn tới công ty.

 Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Nhà quản lý nhận ra sự cần thiết phải
phát triển một hệ thống thông tin.
 Sự thay đổi của công nghệ. Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ cũng là
một trong những nguyên nhân chính. Công ty, doanh nghiệp nào ứng dụng những
công nghệ mới, hiện đại nhất sẽ là những công ty, doanh nghiệp được hỗ trợ quản
lý đắc lực hơn, và vì thế, có lợi thế hơn trong cạnh tranh. Mặt khác, công nghệ lạc
hậu không thể được duy trì vì đến một lúc nào đó, nếu nó đi ngược lại thời đại,
điều này có thể cản trở đến sự phát triển của doanh nghiệp.
 Thay đổi sách lược chính trị.
2.2.4 Phương pháp phát triển hệ thống
Mục đích của một dự án phát triển hệ thống thông tin là xây dựng được một
sản phẩm đúng như yêu cầu của người sử dụng mong muốn, đem lại hiệu quả cao
trong công việc. Vì vậy, có rất nhiều phương pháp để phát triển một hệ thống.
Một phương pháp phát triển hệ thống thông tin có thể được coi là một tập hợp
các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt
chẽ nhưng dễ quản lý. Các phương pháp hiện đại dựa vào ba nguyên tắc sau đâu để
phát triển hệ thống thông tin:
 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Mô hình như đã nó ở trên đó là ba mô
hình logic, vật lý ngoài và vật lý trong. Ba mô hình trên hỗ trợ đắc lực cho việc
phân tích, thiết kế, nó luôn được sử dụng trong mọi trường hợp.
 Nguyên tắc 2: Đi từ chung đến riêng. Là một nguyên tắc của sự đơn giản
hóa. Để có thể phát triển một hệ thống, phải xem xét tổng quan mục đích của nó
rồi chia ra từng module nhỏ hơn. Cứ như vậy đến khi tiếp cận tới hệ thống một
cách chi tiết.
 Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và
chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Việc phân tích chủ yếu
bắt đầu từ những quan sát người sử dụng, những yêu cầu của chính những người
tham gia vào hệ thống, vì thế, giai đoạn này chủ yếu cung cấp về các mô tả vật lý
ngoài.
Phương pháp phát triển một hệ thống được trình bày dưới đây là phương pháp

thác nước, gồm 7 giai đoạn.
2.2.5 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin
2.2.5.1 Đánh giá yêu cầu
Đây là giai đoạn nhằm mục đích cung cấp cho những người lãnh đạo tổ chức
những dữ liệu thực tế để có thể ra quyết định về tính khả thi, hiệu quả của một dự
án phát triển hệ thống. Bao gồm các công đoạn sau:
 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
 Làm rõ yêu cầu
 Đánh giá khả năng thực thi
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo
2.2.5.2 Phân tích thiết kế
Được tiến hành sau giai đoạn trên. Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của
hệ thống đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân thực sự của những vấn đề đó,
những đòi hỏi và ràng buộc của hệ thống, những mục tiêu mà hệ thống phải đạt
được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích thiết kế sẽ quyết định dự án có được
tiếp tục không. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
 Lập kế hoạch phân tích thiết kế
 Nghiên cứu môi trường hệ thống
 Nghiên cứu hệ thống thực tại
 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
 Đánh giá lại tính khả thi
 Thay đổi đề xuất của dự án
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
2.2.5.3 Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được
những mục tiêu đã thiết lập từ giai đoạn trước. Mô hình của hệ thống mới gồm
thông tin mà hệ thống đó sản sinh (outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý,
các dữ liệu vào. Các công đoạn trong giai đoạn này bao gồm:
 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế xử lý
 Thiết kế các luồng dữ liệu vào
 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
 Hợp thức hóa mô hình logic
2.2.5.4 Đề xuất các phương án của giải pháp
Đây là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic.
Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài nhưng chưa phải là một
mô tả chi tiết.
Các công đoạn trong quá trình này là:
 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức
 Xây dựng các phương án của giải pháp
 Đánh giá các phương án của giải pháp
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải
pháp
2.2.5.5 Thiết kế vật lý ngoài
Được tiến hành ngay sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Kết
quả của giai đoạn này là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống
mới và tài liệu dành cho người sử dụng . Những công đoạn chính của quá trình này
là
 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
 Thiết kế chi tiết các giao diện
 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa
 Thiết kế các thủ tục thủ công
 Chuẩn bị trình bày báo cáo
2.2.5.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.
Ngoài ra còn phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác
cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính:
 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
 Thiết kế vật lý trong

 Lập trình