HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ

- 1 -
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN CHỦ YẾU
TẠI CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ
3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ
3.1.1. Ưu điểm
Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ là một doanh nghiệp có quy mô lớn, là
Công ty TNHH một thành viên có 100% vốn điều lệ là của Tập đoàn Công nghiệp
Than – Khoáng sản Việt Nam. Trong những năm gần đây, Công ty là một doanh
nghiệp có tốc độ phát triển cao và là một doanh nghiệp nhà nước làm ăn có lãi, tổng
lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước, luôn thực hiện tốt nghĩa vụ nộp Ngân sách nhà
nước. Đạt được những thành công ấy là cả một quá trình phấn đấu liên tục không
ngừng của toàn thể CBCNVC Công ty nói chung, của bộ máy quản lý và bộ máy kế
toán nói riêng. Qua giai đoạn thực tập tổng hợp tại phòng kế toán của Công ty, em
nhận thấy công tác kế toán có những ưu điểm sau:
Về bộ máy kế toán, Công ty có một bộ máy kế toán được tổ chức khá hoàn
chỉnh, vừa tập trung vừa phân tán, rất phù hợp với quy mô tổ chức của Công ty. Đội
ngũ nhân viên có trình độ cao, nhiệt tình và tạo sự ăn khớp nhịp nhàng trong công
việc. Là doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều đơn vị thành viên và chi nhánh nằm rải
rác trên cả nước, vì thế để theo dõi và quản lý được đầy đủ và sát sao tất các các đơn
vị thành viên thì vai trò của bộ máy kế toán là rất lớn. Thêm vào đó, việc đào tạo,
nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên luôn được coi trọng, các nhân viên kế toán
không chỉ có chuyên môn vững, sử dụng thành thạo máy vi tính, thực hiện tốt các
công việc trên phần mềm kế toán mà còn được trang bị những hiểu biết về các lĩnh
vực, ngành nghề mà Công ty đang kinh doanh. Nhờ đó, các công việc hạch toán kế
toán được thực hiện một cách đơn giản, nhanh chóng.
Về việc áp dụng kế toán máy, nhờ ứng dụng phần mềm kế toán mà số hiệu tài
khoản và mã số khách hàng được chi tiết theo tính chất nghiệp vụ. Việc ứng dụng
phần mềm kế toán đã rút ngắn về mặt thời gian, cung cấp thông tin một cách nhanh
chóng, kịp thời phục vụ cho công tác quản lý. Với quy mô công ty rộng lớn như vậy
- 2 -

Chuyên đề thực tập chuyên ngành
nhưng bộ máy kế toán rất gọn nhẹ, chỉ có 12 người, mỗi ngưỡi được trang bị một
máy tính riêng đảm bảo cho công tác kế toán được tiến hành nhanh chóng, chính xác,
công tác kế toán thủ công đã bị xóa bỏ hoàn toàn.
Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ có một chính sách kế toán linh hoạt, vừa
tuân thủ đúng theo yêu cầu của Bộ Tài chính nhưng cũng có những thay đổi cho phù
hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Để cho việc hạch toán các nghiệp vụ phát
sinh đảm bảo thống nhất trong toàn Công ty, hội đồng quản trị của Công ty đã ký
quyết định ban hành cuốn “Quy trình hạch toán kế toán” quy định rõ về trình tự hạch
toán, các phương pháp phân bổ chi phí, phương pháp tính khấu hao TSCĐ,… giúp
cho công tác hạch toán kế toán luôn nhất quán và chính xác.
Về hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống chứng từ mà Công ty sử dụng làm căn
cứ ghi sổ và để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh khá đầy đủ, hợp lý và
hợp pháp. Ngoài những chứng từ in sẵn theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, Công
ty còn tự lập và sử dụng thêm những chứng từ để xác định tính có thật của nghiệp vụ,
đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phê chuẩn bởi những người có
thẩm quyền. Do Công ty có nhiều đơn vị thành viên bên dưới nên các Thông báo,
Công văn mà Công ty gửi xuống cũng được sử dụng như một chứng từ để vào sổ kế
toán. Như vậy, hệ thống chứng từ áp dụng tại Công ty là rất sáng tạo, không cứng
nhắc nhưng vẫn đảm bảo được tính hợp lệ, phù hợp với chế độ kế toán.
Về hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống tài khoản áp dụng tại Công ty hoàn
toàn phù hợp với chế độ kế toán, các tài khoản sử dụng được chi tiết theo yêu cầu của
quản lý, hạch toán cụ thể tới từng đối tượng, ứng với mỗi khoản mục đều có một tài
khoản chi tiết riêng. Các tài khoản đều được chi tiết đến tài khoản cấp 2, cấp 3 một
cách hợp lý và logic rất tiện cho việc theo dõi và quản lý.
Về hệ thống sổ sách kế toán, Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ là một doanh
nghiệp sử dụng đầy đủ về số lượng và chủng loại sổ sách kế toán theo đúng quy định
của Bộ Tài chính đối với công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung. Hệ thống sổ chi
tiết khá đầy đủ và trọn vẹn, có hệ thống sổ chi tiết riêng cho từng khoản mục và cho
từng đối tượng. Kết cấu của sổ cũng hợp lý đảm bảo phản ánh một cách đầy đủ các

- 3 -
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
thông tin về các khoản mục và đối tượng. Điều này giúp cho đội ngũ kế toán viên
theo dõi, quản lý các phần hành kế toán một cách có hiệu quả nhất.
Về hệ thống báo cáo kế toán, Công ty lập và trình bày các báo cáo tài chính
theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Tất cả các báo cáo tài chính của Công ty đều
được kiểm toán, đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và thông tin tài chính
mà Công ty cung cấp cho người sử dụng, tạo niềm tin cho nhà đầu tư và khẳng định
sự minh bạch trong công tác kế toán của Công ty đối với các cơ quan quản lý của
Nhà nước.
3.1.2. Nhược điểm
Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ là doanh nghiệp đã có lịch sử phát triển lâu
dài và được sự quan tâm chú trọng của nhiều cấp nên công tác kế toán khá hoàn
thiện. Mọi nhược điểm về công tác kế toán đều được sửa đổi cho phù hợp. Nhưng
trong quá trình tìm hiểu về công tác kế toán tại Công ty, em nhận thấy vẫn còn một
vài nhược điểm cần khắc phục:
Thứ nhất, Công ty áp dụng mô hình hạch toán tập trung là chưa thực sự hợp
lý. Bởi lẽ nó vừa gây khó khăn cho đội ngũ kế toán viên trên Công ty trong việc tổng
hợp một khối lượng số liệu quá lớn từ các đơn vị gửi về. Hơn nữa, Công ty lại không
thể đánh giá được một cách chi tiết hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị thành viên.
Thứ hai, sổ sách kế toán còn chưa được bảo vệ đúng mực. Thực tế, mỗi kế
toán viên được phân công nhiệm vụ làm một phần hành kế toán cụ thể nên mỗi người
chỉ sử dụng một số phần hành nhất định. Tuy nhiên vẫn chưa có quy định mỗi kế
toán viên chỉ được phép mở và sửa đổi số liệu do mình quản lý. Điều này có thể làm
phát sinh những nhầm lẫn, tiêu cực gây khó khăn cho việc quy kết trách nhiệm.
Thứ ba, là một công ty có quy mô vô cùng lớn với các lĩnh vực sản xuất kinh
doanh đa dạng, tuy nhiên Công ty chưa thành lập bộ phận phân tích tài chính và bộ
phận kế toán quản trị riêng biệt để xây dựng hệ thống các chỉ tiêu phân tích cho phù
hợp với doanh nghiệp, đưa ra những kế hoạch sản xuất đáp ứng được tốc độ phát
- 4 -

Chuyên đề thực tập chuyên ngành
triển không ngừng của Công ty cũng như cung cấp các báo cáo quản trị phục vụ cho
việc đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời của các nhà quản lý.
Thứ tư, thời gian lập báo cáo tài chính là vào cuối niên độ kế toán, hơn nữa
việc lập báo cáo tài chính lại chỉ do một kế toán viên đảm nhận. Điều này khiến cho
công tác lập báo cáo diễn ra rất chậm chạp và thường phải kéo dài đến những tháng
đầu của năm tài chính tiếp theo. Ngoài ra, việc kiểm toán báo cáo tài chính của Công
ty từ trước đến nay vẫn chỉ do một công ty kiểm toán đảm nhận. Điều này có thể làm
ảnh hưởng đến tính khách quan của các báo cáo tài chính đã được kiểm toán của
Công ty.
Trên đây là những nhược điểm mà theo em nó làm cho công tác kế toán tại
Công ty Công nghiệp Hóa chất mỏ chưa thực sự hoàn thiện. Tuy nhiên, đánh giá một
cách khách quan thì hệ thống kế toán tại Công ty là tốt, góp phần không nhỏ trong sự
thành công của Công ty.
3.2. Đánh giá thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu tại Công
ty Công nghiệp hóa chất Mỏ
3.2.1. Ưu điểm
Về mặt tổ chức nhân sự, phần hành kế toán thanh toán được tổ chức khá hợp
lý, gồm có: kế toán tiền mặt và tạm ứng phụ trách mảng thanh toán trực tiếp bằng
tiền mặt, kế toán tiền gửi và tiền vay phụ trách mảng thanh toán qua ngân hàng, kế
toán công nợ và doanh thu phụ trách ghi nhận các công nợ phát sinh và quản lý tình
hình công nợ của Công ty. Đối với thanh toán nội bộ, không phải do một mình kế
toán thanh toán đảm nhiệm mà được phân công đồng đều trong phòng kế toán, mỗi
người chịu trách nhiệm theo dõi công nợ của hai đơn vị thành viên (trừ kế toán tổng
hợp). Sự phân công công việc như vậy là hợp lý bởi các nghiệp phát sinh liên quan
đến thanh toán tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ là rất lớn.
Về tổ chức hệ thống chứng từ thanh toán, bộ chứng từ mua bán hàng hóa và
thanh toán được kế toán thanh toán tổ chức khá hoàn chỉnh, đảm bảo việc phản ánh
các nghiệp vụ thanh toán được chính xác. Các chứng từ được lập theo đúng quy định,
- 5 -

Chuyên đề thực tập chuyên ngành
có đầy đủ các yếu tố bắt buộc đảm bảo tính hợp pháp cho các nghiệp vụ phát sịnh
Quy trình luân chuyển chứng từ khá hợp lý và chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc ghi
nhận cũng như việc bảo quản, lưu giữ.
Về hệ thống tài khoản sử dụng, nhờ sự điều chỉnh hệ thống tài khoản cho phù
hợp với đặc điểm kế toán của các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty mà công tác hạch
toán của kế toán thanh toán ở Công ty được thuận lợi hơn, chi tiết hơn; việc quản lý,
nắm bắt sự biến động về nguồn vốn, về quỹ tiền cũng như các nghiệp vụ phát sinh
xảy ra được theo dõi chặt chẽ hơn; đồng thời phân định rạch ròi hơn mối quan hệ
kinh tế giữa Công ty với cấp trên, giữa Công ty với các đơn vị thành viên, giữa Công
ty với nhà cung cấp, với khách hàng cũng như với chính các đơn vị, phòng ban, cá
nhân trong Công ty.
Về phương thức thanh toán, phương thức thanh toán áp dụng tại Công ty
tương đối phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp hạch toán độc lập. Công ty thực
hiện thanh toán qua ngân hàng hoặc thông qua thanh toán bù trừ công nợ. Hình thức
thanh toán này có nhiều ưu điểm: nhanh, gọn, đơn giản, an toàn và tiết kiệm chi phí.
Điều này là rất tốt vì vừa đảm bảo an toàn vừa kiểm soát được thời gian thanh toán
và công tác quản lý tài chính cũng nhẹ nhàng hơn. Công ty cũng sử dụng thanh toán
bằng tiền mặt nhưng chỉ đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có giá trị nhỏ hay
phát sinh ngay tại Công ty.
Về công tác hạch toán, việc tổ chức hạch toán trên các sổ chi tiết và sổ tổng
hợp được thực hiện khá hợp lý và theo đúng nguyên tắc. Các sổ kế toán đều được
thiết kế trên phần mềm kế toán nên có kết cấu phù hợp và được chi tiết đến từng đối
tượng thanh toán và theo từng nghiệp vụ phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho kế
toán viên theo dõi công nợ, thu hồi nợ và thanh toán nợ một cách có hiệu quả.
3.2.2. Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm kể trên, công tác kế toán đối với phần hành thanh toán
vẫn còn những điểm tồn tại cần khắc phục:
- 6 -
Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Thứ nhất, về hệ thống tài khoản, nhìn vào các tiểu khoản của TK 131 và TK
331 của Công ty ta có thể thấy ngay một bất hợp lý. Đó là, các khoản phải thu được
chi tiết cho khách hàng thuộc Bộ Quốc phòng còn các khoản phải trả thì không.
Trong khi đó, tất cả các đơn vị quân đội này đều có cả quan hệ mua và bán đối với
Công ty. Điều này sẽ khiến cho tính chất đối chiếu giữa 2 tài khoản giảm đi, đặc biệt
là khi Công ty áp dụng hình thức thanh toán bù trừ công nợ.
Thứ hai, về việc mã hóa khách hàng và nhà cung cấp, hiện tại, Công ty đang
mã hóa bằng chữ số Ả rập theo thứ tự của khách hàng hoặc nhà cung cấp. Ví dụ với
người bán là Công ty Pingxiang Yinda Trade được mã hóa: 01.3310171, với khách
hàng là Công ty tuyển than Cửa Ông được mã hóa: 01.1310020. Tuy nhiên việc mã
hóa này nhiều lúc gây mất thời gian cho việc cập nhật chứng từ bởi vì mã khách
không hề có liên quan gì tới tên khách nên kế toán phải tìm lần lượt trong danh mục
khách hàng hoặc danh mục nhà cung cấp. Điều này rất mất thời gian vì số lượng
khách hàng và nhà cung cấp của Công ty là rất lớn.
Thứ ba, khi mua hàng hay bán hàng, cho dù thanh toán ngay hay trả chậm, kế
toán đều phản ánh qua tài khoản 331 hoặc 131, điều này là không chính xác và làm
tăng thêm công việc của kế toán. Như thế, nếu mua thanh toán ngay, kế toán cũng
phản ánh vào tài khoản 331, rồi liền sau đó phải ghi bút toán dùng tiền trả nợ. Điều
này vừa không đúng với nguyên tắc kế toán vừa khiến cho công tác hạch toán chi tiết
và tổng hợp thêm phức tạp thậm chí là không có ý nghĩa vì trên thực tế các khoản
công nợ này không phát sinh mà đã được thực hiện thanh toán ngay.
Thứ tư, về phân công công tác, hiện nay, hai phó phòng kế toán tại Công ty
vừa đảm nhận công tác quản lý vừa phải thực hiện công việc của kế toán phần hành.
Cụ thể, một người phụ trách công nợ với nhà cung cấp nước ngoài, một người đảm
nhận kế toán thuế. Ngoài ra, mỗi phó phòng cũng phải theo dõi công nợ nội bộ của 2
đơn vị thành viên. Điều này đã khiến cho hiệu quả quản lý bị ảnh hưởng, đồng thời
cũng làm giảm tính khách quan của thông tin kế toán.
Thứ năm, tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ, các khoản công nợ với người
mua và người bán phát sinh liên tục hàng ngày với mật độ cao. Việc xúc tiến thu hồi
- 7 -

Chuyên đề thực tập chuyên ngành
các khoản phải thu của người mua và thanh toán các khoản phải trả cho người bán là
rất cần thiết. Tuy nhiên, Công ty lại không áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán.
Chiết khấu thanh toán sẽ hỗ trợ cho quá trình thu hồi nợ của người mua nhanh hơn.
Trong những năm gần đây, Công ty chỉ mới phát sinh một số ít nghiệp vụ có chiết
khấu thanh toán. Như vậy, Công ty đã bỏ lỡ một cơ hội thúc đẩy thanh toán rất hữu
ích.
Thứ sáu, hệ thống báo cáo quản trị tại Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ chủ
yếu là để chi tiết hóa, cụ thể hóa một số khoản mục quan trọng trong báo cáo tài
chính; không có những báo cáo nhằm mục đích phân tích, đánh giá về tình hình sản
xuất kinh doanh, tình hình tài chính của Công ty, điều này làm giảm sự trợ giúp của
kế toán đối với công tác quản lý của nhà lãnh đạo. Đặc biệt với các nghiệp vụ thanh
toán với người mua và người bán thì vai trò của báo cáo quản trị càng quan trọng.
Báo cáo quản trị sẽ giúp quản lý các khoản công nợ và quá trình thanh toán hiệu quả
hơn, từ đó đảm bảo cân đối tài chính cho Công ty.
Thứ bảy, kế toán công nợ phải tính toán một số tỷ suất thanh toán trong
Thuyết minh báo cáo tài chính để trình lên tập đoàn và lãnh đạo công ty xem xét. Tuy
nhiên, việc sử dụng các kết quả từ việc tính toán này còn chưa mang lại hiệu quả. Các
tỷ suất được tính toán ra chủ yếu là do yêu cầu bắt buộc phải có chứ không hoàn toàn
xuất phát từ yêu cầu quản lý. Chính vì lẽ đó, chỉ với một vài chỉ tiêu được đưa ra
trong thuyết minh báo cáo tài chính với không một lời bình luận chắc chắn sẽ không
thể đáp ứng được nhu cầu về thông tin cho những bên liên quan quan tâm đến tình
hình của Công ty.
3.3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chủ
yếu tại Công ty Công nghiệp hóa chất Mỏ
3.3.1. Phương hướng hoàn thiện
Việc hoàn thiện phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán tài chính. Lấy các chuẩn
mực, nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành làm trọng tâm để từ đó xây dựng hệ
thống kế toán cho Công ty. Tuy nhiên, sự tuân thủ chỉ dừng lại ở những nguyên tắc
- 8 -

Chuyên đề thực tập chuyên ngành
chung, Công ty cần vận dụng một cách sáng tạo các cơ chế vào điều kiện hoạt động
cụ thể của Công ty trên cơ sở tôn trọng chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành.
Việc hoàn thiện phải theo hướng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng của các kế toán
viên và theo yêu cầu quản lý của Ban giám đốc. Các giải pháp đề ra phải có tính khả
thi cao, phù hợp với thực tế hoạt động của Công ty, đồng thời cũng phải giúp Công ty
tiết kiệm chi phí, tận dụng tối đa những tiện ích mà máy vi tính và phần mềm kế toán
đem lại để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc.
Việc hoàn thiện phải đảm bảo kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế
toán tài chính và kế toán quản trị, từ đó đưa ra các thông tin chính xác, kịp thời phục
vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý tài chính
của Công ty.
3.3.2. Ý kiến đóng góp
Ý kiến 1: Về việc áp dụng kế toán máy
Vận dụng công nghệ thông tin trong quá trình hạch toán sẽ làm khối lượng
công việc kế toán giảm đi đáng kể. Tuy nhiên, để đảm bảo tính bảo mật của thông
tin, phòng kế toán nên xác định lại nhiệm vụ của mỗi kế toán viên, quyền hạn và
thẩm quyền trong việc ghi chép sổ sách, sau đó, sử dụng chế độ “Quản lý người
dùng” trong phần mềm kế toán để quản lý việc ghi chép sổ sách. Với chế độ này,
mỗi kế toán viên sẽ có một Password riêng cho một số phần hành nhất định, mỗi
người chỉ được phép nhập hay sửa chữa dữ liệu ở những phần hành được phân công
đó. Với chức năng này, khi xảy ra sai sót hay gian lận, Công ty có thể dễ dàng quy
kết trách nhiệm và ra quyết định xử lý.
Một vấn đề nữa là việc mã hóa khách hàng và nhà cung cấp, Công ty nên mã
hóa kết hợp cả số hiệu và ký tự, tức là mã hóa theo tên viết tắt của khách hàng hoặc
nhà cung cấp kết hợp với số thứ tự của họ. Ví dụ, đối với Công ty Pingxiang Yinda
Trade, thay vì mã hóa là 01.3310171 sẽ được mã hóa là 01.331.YD0171. Hoặc đối
với Công ty Vật tư công nghiệp Quốc phòng, thay vì mã hóa là 01.1310011 sẽ được