THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ BỘ THƯƠNG MẠI

Luận văn tốt nghiệp
ĐẠI HỌC KINH TẾ
QUỐC DÂN
THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ
NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ BỘ THƯƠNG MẠI
I/ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH
DOANH TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ BỘ THƯƠNG MẠI
1. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Thiết bị Bộ Thương mại, tên giao dịch quốc tế: MACHINERY
COMPANY, viết tắt là MACHINCO 1, được thành lập theo quyết định số
617/TM – TCCB ngày 28/5/1993 của Bộ trưởng Bộ Thương mại, là doanh
nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Thương mại, do Nhà nước đầu tư, quản lý với
tư cách chủ sở hữu, tổ chức, hoạt động theo Luật doanh nghiệp nhà nước. Trụ
sở chính của Công ty: km số 9 đường Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội.
Công ty Thiết bị hiện nay được thành lập trên cơ sở của hai đơn vị chủ
yếu: Công ty Thiết bị II Đông Anh, tiền thân là kho II Đông Anh thuộc Cục
Thiết bị, Tổng cục Vật tư và Công ty Thiết bị I Hà Tây, tiền thân là kho III Hà
Đông thuộc Cục Thiết bị , Tổng cục Vật tư trước đây. Kho II - Bãi Trám -
Đông Anh được thành lập khoảng cuối năm 1960, hoạt động tới ngày
8/4/1970 chuyển thành Công ty Thiết bị II và đến 19/9/1980 được Liên hiệp
xuất nhập khẩu vật tư chuyển thành Tổng kho II. Kho III - Hà Đông được
thành lập khoảng cuối năm 1960, đầu năm 1961, hoạt động đến ngày
6/6/1970 chuyển thành Công ty Thiết bị I, đến 23/11/1978 được sát nhập với
hai đơn vị khác thành Công ty Thiết bị I và đến tháng 9/1980 đổi tên thành
Tổng kho I. Tổng kho I hoạt động đến 1/ 7/ 1983 thì sát nhập với tổng kho II
thành Công ty Thiết bị, trực thuộc Liên hiệp xuất khẩu vật tư , Bộ Vật tư. Sau
đó với quyết định số 414/ VT – QĐ ngày 11/ 9/ 1985 , Liên hiệp xuất khẩu
vật tư được Bộ vật tư đổi thành Tổng công ty Máy và Phụ tùng. Ngày
28/5/1993, Công ty Thiết bị trực thuộc Tổng công ty Máy và Phụ tùng chính
thức được thành lập theo quyết định số 617/TM – TCCB của Bộ trưởng Bộ
Thương mại. Ngày 25/3/2003 theo quyết định số 0612/2003/ QĐ-BTM của

Bộ trưởng Bộ Thương mại, Công ty Thiết bị trực thuộc Tổng công ty Máy và
Phụ tùng được chuyển về trực thuộc Bộ Thương mại như hiện nay.
VŨ THỊ VIỆT HÀ KẾ
TOÁN 42B
11
Luận văn tốt nghiệp
ĐẠI HỌC KINH TẾ
QUỐC DÂN
Là một tổ chức kinh tế nhà nước, Công ty Thiết bị có đầy đủ tư cách
pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, được sử dụng con dấu riêng, được mở
tài khoản tại ngân hàng theo qui định của Nhà nước.
Công ty có nhiệm vụ kinh doanh các ngành nghề dưới đây theo đăng ký
kinh doanh và qui định pháp luật:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh trong nước và đại lí mua bán:
các loại máy móc thiết bị phục vụ xây dựng, thi công cơ giới, sản xuất công
nghiệp, nông nghiệp, phương tiện vận tải, dây truyền sản xuất, thiết bị toàn
bộ, phôi thép, thép thông dụng, vật tư, nguyên vật liệu cho sản xuất, phụ tùng
ô tô các loại, hàng công nghiệp, điện, điện tử, tiêu dùng, nông sản.
- Tổ chức sản xuất, gia công lắp ráp, bảo dưỡng sửa chữa các loại máy
móc, thiết bị, phương tiện vận tải.
- Sản xuất, gia công và kinh doanh hàng da giày.
- Đại lý bán xăng dầu.
- Thực hiện các dịch vụ cho văn phòng, nhà xưởng, kho tàng và các dịch
vụ khác.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo phương pháp quản lý
trực tiếp, tập trung nhằm giúp Ban giám đốc Công ty có thể nắm bắt được tình
hình sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ , kịp thời. Hiện tại, Bộ máy quản lý
hoạt động kinh doanh của Công ty gồm có: Giám đốc, Phó giám đốc kinh
doanh, các Phòng kinh doanh, Phòng tổ chức hành chính, Phòng tài chính kế

toán và Phòng kế hoạch đầu tư. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của Ban giám
đốc và các phòng như sau:
- Giám đốc Công ty do Bộ trưởng Bộ Thương mại quyết định bổ nhiệm,
miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Bộ
trưởng Bộ Thương mại và trước pháp luật về điều hành hoạt động của Công
ty. Giám đốc có quyền hành cao nhất trong Công ty, có trách nhiệm quản lý,
điều hành mọi hoạt động chung của Công ty, ngoài ra còn điều hành trực tiếp
đối với Phòng tổ chức hành chính, Phòng tài chính kế toán, Phòng kế hoạch
đầu tư.
- Phó giám đốc kinh doanh của Công ty giúp Giám đốc điều hành Công
ty theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám
VŨ THỊ VIỆT HÀ KẾ
TOÁN 42B
22
Luận văn tốt nghiệp
ĐẠI HỌC KINH TẾ
QUỐC DÂN
đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc giao phó. Phó Giám đốc kinh
doanh theo phân công của Giám đốc trực tiếp phụ trách các phòng kinh doanh
của Công ty.
- Phòng kinh doanh do Phó giám đốc kinh doanh trực tiếp quản lý, điều
hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty về hàng nhập ngoại, hàng
mua và hàng bán. Phòng có chức năng xây dựng chiến lược, phương án kinh
doanh tạo nguồn cho Công ty, giao kế hoạch kinh doanh cho các Cửa hàng,
quản lý hệ thống kho. Ngoài ra, phòng còn trực tiếp triển khai các phương án
kinh doanh đã được Giám đốc phê duyệt.
- Phòng tổ chức hành chính tổng hợp là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp
Giám đốc về: Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, hành chính, quản
trị, thanh tra bảo vệ, quân sự thực hiện mọi chính sách chế độ với người lao
động, đảm bảo đúng pháp luật, đảm bảo các trang thiết bị cơ sở vật chất phục

vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo phương hướng, mục tiêu của Công
ty đề ra.
- Phòng kế hoạch và đầu tư là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp việc cho
Ban lãnh đạo Công ty quản lý, điều hành trong lĩnh vực kế hoạch, thống kê,
tổng hợp tình hình kinh doanh, sản xuất của Công ty, xây dựng cơ bản và hợp
tác liên doanh, liên kết kinh tế với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước
nhằm phát triển sản xuất, kinh doanh theo phương hướng, mục tiêu của Công
ty.
- Phòng tài chính kế toán là phòng nghiệp vụ tham mưu, giúp việc cho
Giám đốc Công ty trong công tác quản lý tài chính và chỉ đạo tổ chức thực
hiện công tác tài chính kế toán trong toàn Công ty nhằm mục tiêu bảo toàn,
phát triển vốn, tài sản của Công ty, thực hiện nghĩa vụ thu nộp ngân sách nhà
nước theo chế độ tài chính kế toán do Nhà nước qui định, hướng dẫn và tổ
chức chấp hành các chính sách, các qui định nghiệp vụ của cấp trên, của Nhà
nước về tài chính kế toán một cách nghiêm túc, đúng đắn, kịp thời trong toàn
Công ty.
- Các Cửa hàng là đơn vị tổ chức kinh doanh hạch toán phụ thuộc để trực
tiếp thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty do Phòng kinh doanh và
Phòng kế hoạch đầu tư giao cho ( riêng Cửa hàng số 2 còn có cả chức năng
quản lý, kinh doanh kho nên Cửa hàng này thực hiện cả 2 chức năng, nhiệm
vụ của Cửa hàng và của Kho).
VŨ THỊ VIỆT HÀ KẾ
TOÁN 42B
33
Giám đốc
Giám đốc
Phó giám đốc kinh doanh
P. kinh doanh số 1P. kinh doanh số 2 P. hành chính THP. tài chính KT P. kế hoạch ĐT
Cửa hàng số 1Cửa hàng số 2 và kho Đông AnhCửa hàng số 3 Cửa hàng số 4 Cửa hàng số 5
Luận văn tốt nghiệp

ĐẠI HỌC KINH TẾ
QUỐC DÂN

Sơ đồ II.1: Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty
Thiết bị Bộ Thương mại.
3. Các phương thức nhập khẩu và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu
Để khai thác hết thế mạnh của mình v nâng cao hià ệu quả kinh doanh,
Công ty tiến h nh à đồng thời cả hai phương thức nhập khẩu l : nhà ập khẩu
trực tiếp v nhà ận uỷ thác nhập khẩu. Theo phương thức nhập khẩu trực
tiếp, Công ty tiến h nh nhà ập khẩu trực tiếp trên cơ sở tự cân đối về t ià
chính, có quyền tìm kiếm bạn h ng, à định đoạt giá cả, lựa chọn phương
thức thanh toán…. Theo phương thức nhập khẩu uỷ thác, Công ty đứng ra
thay mặt bên uỷ thác ký kết hợp đồng với người bán nước ngo i, trongà
phương thức n y, Công ty chà ỉ đóng vai trò l à đại lý v à được hưởng một tỷ
VŨ THỊ VIỆT HÀ KẾ
TOÁN 42B
44
Luận văn tốt nghiệp
ĐẠI HỌC KINH TẾ
QUỐC DÂN
lệ hoa hồng (hay còn gọi l phí uà ỷ thác) tính trên giá trị của lô h ng nhà ập
khẩu theo sự thoả thuận giữa hai bên trong Hợp đồng uỷ thác.
Phần lớn hàng hoá nhập khẩu của Công ty là các mặt hàng cồng kềnh, có
giá trị lớn, chi phí kho bãi để dự trữ cao, xuất phát từ đặc điểm đó nên Công
ty thường tiến hành bán hàng theo phương thức giao tay ba nhằm giảm bớt
chi phí lưu kho. Khi hàng nhập khẩu về tới cảng, Công ty tiến hành xuất
thẳng cho các đơn vị trong nước đã ký hợp đồng nội từ trước mà không nhập
kho. Trong một số ít trường hợp, hàng nhập khẩu như các loại máy móc, thiết
bị phụ tùng, nguyên vật liệu… có đặc điểm nhỏ gọn, giá trị thấp, dễ lưu trữ
cũng được nhập kho để xuất bán dần trong nước.

II/ ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY THIẾT BỊ BỘ THƯƠNG MẠI
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và trình độ quản lý, Công ty Thiết
bị đã tổ chức Bộ máy kế toán theo phương thức trực tuyến, nghĩa là kế toán
trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua
khâu trung gian nhận lệnh.
Với phương thức đó, Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô
hình tập trung (còn gọi là tổ chức kế toán một cấp). Theo mô hình này, Công
ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một Bộ máy kế toán để thực hiện tất cả
các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán thực hiện
toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo
cáo phân tích và tổng hợp của Công ty. Các Cửa hàng trực thuộc Công ty
được hiểu là các đơn vị trực thuộc trong mô hình kế toán tập trung, không
được mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng, toàn bộ công
việc ghi sổ, lập báo cáo kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán của Công
ty. Các Cửa hàng trở thành đơn vị thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ
báo sổ, nghĩa là định kỳ các Cửa hàng trực thuộc Công ty phải lập các bảng
kê kèm theo chứng từ gốc gửi về Phòng kế toán để tổng hợp, lên sổ sách kế
toán và báo cáo kế toán của toàn Công ty.
Hiện tại phòng kế toán của Công ty có 10 nhân viên kế toán, mỗi nhân
viên phụ trách một hoặc một số phần hành kế toán phù hợp với đặc điểm kinh
VŨ THỊ VIỆT HÀ KẾ
TOÁN 42B
55
Luận văn tốt nghiệp
ĐẠI HỌC KINH TẾ
QUỐC DÂN
doanh của Công ty và tuân theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao
động kế toán. Nhiệm vụ của từng kế toán viên trong Công ty được qui định

bởi chính nhiệm vụ mà mỗi phần hành kế toán phải đảm nhiệm:
- Kế toán trưởng có nhiệm vụ phân công lao động, giao nhiệm vụ cụ
thể cho từng nhân viên kế toán, đôn đốc giám sát việc sử dụng vốn tại các
phòng kinh doanh, thực hiện phân tích, đánh giá, thuyết minh số liệu của các
báo cáo t i chính cà ủa to n Công ty.à
- Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm theo dõi to n bà ộ quá trình hạch
toán các nghiệp vụ phát sinh, việc lập bảng kê, nhật ký của các kế toán viên.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp tập hợp số liệu, v o sà ổ Cái các t i khoà ản, từ đó
tiến h nh là ập các báo cáo t i chính, kà ết hợp với kế toán trưởng phân tích
quyết toán của đơn vị.
- Kế toán tiền mặt có nhiệm vụ phản ánh số hiện có v tình hình bià ến
động tiền mặt tại quỹ của Công ty.
- Kế toán tiền lương thực hiện việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số
liệu về số lượng lao động, thời gian, kết quả lao động; tính lương v cácà
khoản trích theo lương; phân bổ chi phí nhân công; theo dõi tình hình thanh
toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho cán bộ công
nhân viên.
- Kế toán ngân h ng theo dõi sà ự biến động của các khoản tiền gửi, việc
mở L/C tại các ngân h ng v theo dõi tình hình thanh toán các khoà à ản tiền
vay ngân h ng.à
- Thủ quỹ l ngà ười chịu trách nhiệm quản lý việc nhập, xuất tiền mặt
tại quỹ. H ng ng y cà à ăn cứ v o phià ếu thu, phiếu chi, thủ quỹ ghi v o sà ổ quỹ
v là ập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán
tiền mặt ghi sổ. Đồng thời, thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tồn quỹ
thực tế, tiến h nh à đối chiếu số liệu của sổ quỹ với sổ kế toán.
- Kế toán t i sà ản cố định thực hiện việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số
lượng, giá trị t i sà ản cố định hiện có, phản ánh tình hình tăng giảm v hià ện
trạng của t i sà ản cố định trong phạm vi to n doanh nghià ệp cũng như từng bộ
phận sử dụng t i sà ản cố định; tính toán, phân bổ mức khấu hao t i sà ản cố
định v o chi phí sà ản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của t i sà ản và

chế độ t i chính qui à định; tham gia lập kế hoạch sửa chữa, dự toán chi phí
VŨ THỊ VIỆT HÀ KẾ
TOÁN 42B
66
Luận văn tốt nghiệp
ĐẠI HỌC KINH TẾ
QUỐC DÂN
sửa chữa t i sà ản cố định, tập hợp, phân bổ chi phí sửa chữa v o chi phíà
kinh doanh.
- Kế toán thanh toán các khoản phải thu, phải trả có nhiệm vụ phản ánh
các khoản nợ phải thu, phải trả cho khách h ng; theo dõi tuà ổi nợ của các
khoản phải thu, phải trả cũng như tình hình thanh toán các khoản phải thu,
phải trả n y; à đôn đốc khách h ng thanh toán theo à đúng thời hạn cam kết
trong hợp đồng.
- Kế toán h ng hóa có nhià ệm vụ tổng hợp các chứng từ mua bán, xuất
nhập kho h ng hoá, theo dõi sà ố lượng v giá trà ị h ng hoá nhà ập – xuất –
tồn trong kỳ.
- Kế toán thuế theo dõi tình hình thanh toán với ngân sách nh nà ước.
- Kế toán phí, lệ phí tiến h nh tà ập hợp chi phí phát sinh theo đúng đối
tượng, đúng phương pháp đã lựa chọn, phù hợp với đặc điểm của Công ty;
phân bổ chi phí cho các đối tượng gánh chịu chi phí theo phương pháp thích
hợp.
- Kế toán kết quả kinh doanh chịu trách nhiệm tính toán kết qu