Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu xi măng

Lời mở đầu
Trong những năm gần đây khi mà toàn cầu hoá trở thành xu thế chung
của mọi thời đại thì bất kỳ quốc gia nào muốn có điều kiện phát triển đều phải
tham gia vào tiến trình hội nhập. Nhất là khi nền kinh tế Việt Nam chuyển từ
nền kinh tế quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng thì điều đó đã làm
thay đổi lớn về cả kinh tế chính trị và xã hội. Để đảm bảo ổn định, phát triển
và tăng trởng kinh tế thì Việt Nam cần thu hút mở rộng sự đầu t của các nớc
trên thế giới. Vì vậy, quan hệ hợp tác đa phơng với các nớc trên thế giới đợc
mở rộng, giao lu buôn bán với nớc ngoài là xu hớng chung ngày nay. Hơn bao
giờ hết đây là thời điểm các doanh nghiệp Việt Nam cần khẳng định trên trờng
quốc tế, khi Việt Nam hội nhập với nền kinh tế khu vực mậu dịch
ASEAN(AFTA), Tổ chức Thơng Mại thế giới (WTO) mà trớc hết bằng con đ-
ờng ngoại giao, đầy mạnh hoạt động thơng mại mà trực tiếp là hoạt động xuất
nhập khẩu.
Thơng mại là một trong những ngành có vị trí quan trọng trong nền kinh
tế quốc dân, nhất là trong nền kinh tế thị trờng. Chức năng hoạt động chủ yếu
của một doanh nghiệp thơng mại là tổ chức quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá
trên thị trờng. Chính vì vậy, thơng mại là nhịp cầu nối liền sản xuất với tiêu
dùng, giữa các ngành kinh tế với nhau, giữa thị trờng trong và ngoài nớc... Th-
ơng mại đợc Đảng và Nhà nớc ta vận dụng nh một công cụ có tác dụng thúc
đẩy quá trình phát triển kinh tế và xã hội.
Thực tế cho thấy nền kinh tế quốc tế hoá đã và đang mở ra rất nhiều cơ
hội cũng nh thách thức khó khăn đối với các Doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh nói chung và với các Doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam nói
riêng. Để có thể tồn tại và khẳng định đợc vị trí của mình trên thị trờng không
chỉ trong nớc mà cả thị trờng thế giới thì đòi hỏi ở mỗi Doanh nghiệp cần phải
lựa chọn và kết hợp các công cụ quản lý hữu hiệu, đa ra các chính sách phù
hợp với thực trạng kinh doanh của Doanh nghiệp, không ngừng cải tổ cơ cấu,
đổi mới máy móc thiết bị nâng cao chất lợng sản phẩm, dịch vụ nhằm đáp ứng
tốt nhất của ngời tiêu dùng trong và ngoài nớc. Nhng một Doanh nghiệp để
phát triển và mở rộng thị phần của mình cả trong nớc và trên thế giới không

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
1
chỉ cần đến những nhà quản lý, kinh doanh giỏi mà cần phải có một bộ máy kế
toán hoàn chỉnh có khả năng cung cấp thông tin về tình hình mua bán hàng
hoá và sử dụng vốn... của Doanh nghiệp một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời,
là công cụ đắc lực giúp cho nhà quản lý đa ra những quyết định tối u.
Nhận thức đợc tầm quan trọng cũng nh nhiệm vụ của công tác kế toán l-
u chuyển hàng hoá nhập khẩu và qua quá trình thực tập tại Công ty xuất nhập
khẩu xi măng (VINACIMEX), em đã chọn đề tài Một số giải pháp nhằm
hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty xuất nhập
khẩu xi măng (VINACIMEX) .
Nội dung chuyên đề bao gồm:
Phần I: Khái quát chung về quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và
công tác kế toán tại công ty xuất nhập khẩu xi măng (VINACIMEX).
Phần II: Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty
VINACIMEX.
Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập
khẩu tại công ty xuất nhập khẩu xi măng.
Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Lê Kim Ngọc ngời đã trực tiếp giúp
đỡ em và các cô, chú trong Công ty xuất nhập khẩu xi măng đã tạo điều kiện
để em có thể hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp.
Dù có nhiều cố gắng nhng với sự hiểu biết và trình độ còn hạn chế nên bài viết
của em không tránh khỏi những sai sót. Em mong đợc sự giúp đỡ, đóng góp và
hớng dẫn của cô giáo và các bạn để bài viết của em thêm hoànchỉnh.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
2
Phần I: khái quát chung về quản lý sản xuất kinh doanh
và công tác kế toán tại công ty xuất nhập khẩu xi măng
(vinacimex)
I. quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Tên gọi: Công ty xuất nhập khẩu xi măng
Tên giao dịch quốc tế: VINACIMEX ( Vietnam national Cement
Trading Company)
Công ty có trụ sở giao dịch tại 228 Lê Duẩn- Quận Đống Đa - Hà Nội
1. Quá trình hình thành:
Công ty xuất nhập khẩu xi măng tiền thân là phòng xuất nhập khẩu của
Tổng công ty xi măng Việt Nam. Nhng do yêu cầu ngày càng cao của việc
mở rộng quan hệ với các nớc trên thế giới, do nhu cầu của sự nghiệp công
nghiệp hoá và hiện đại hoá trong việc áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến vào
công nghệ sản xuất xi măng và việc xây dựng thêm ngày càng nhiều nhà máy
xi măng ở nớc ta, nên Đảng và Nhà nớc đã ra quyết định thành lập Công ty
xuất nhập khẩu xi măng dựa trên những căn cứ sau:
+ Nghị định số 59/HĐBT ngày 14/4/1988 của Hội đồng Bộ trởng (nay
là chính phủ) quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức quản lý hoạt
độngkinh doanh xuất nhập khẩu xi măng. Nghị định số 64/HĐBT ngày
10/06/1989 của Hội đồng Bộ trởng quy định về chế độ và tổ chức quản lý
hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
+ Công văn thoả thuận số 1367/BNgT - TCCB ngày 14/03/1988 của Bộ
ngoại thơng đăng ký để Tổng công ty xi măng đợc kinh doanh xuất nhập khẩu
trực tiếp.
+ Quyết định số 692/BXD - TCCB ngày 31/11/1990 và quyết định số
025A/BXD - TCLĐ ngày 12/2/1993 của Bộ xây dựng về việc thành lập lại
doanh nghiệp Nhà nớc theo quyết định 588/HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội
đồng Bộ trởng Bộ xây dựng quyết định thành lập công ty xuất nhập khẩu xi
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
3
măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam. Công ty bắt đầu đi vào hoạt
động từ ngày 01/01/1991.
Đầu năm 1991, khi mới thành lập Công ty xuất nhập khẩu xi măng gồm
18 cán bộ công nhân viên. Những cán bộ này đợc điều động từ các phòng của

cơ quan Tổng công ty xi măng và các cán bộ của Bộ Thơng mại chuyển về.
Công ty xuất nhập khẩu xi măng là một đơn vị kinh tế quốc doanh hach
toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân và có con dấu riêng theo mẫu quy
định. Công ty có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng Ngoại th-
ơng Việt Nam.
Để tạo điều kiện cho hoạt động của Công ty trên địa bàn cả nớc, ngày
15/3/1991 Bộ xây dựng đã có quyết định số 154/TCLĐ thành lập chi nhánh
công ty Xuất nhập khẩu xi măng tại Thành phố Hồ Chí Minh. Ngày
14/7/1993 đại diện công ty tại Hải phòng đợc thành lập theo quyết định sô 33/
BXD - TCLĐ. Đến ngày 25/12/1997 theo quyết định số 469/XMVN - TCLĐ
nâng cấp thành chi nhánh tại Hải Phòng. Hiện nay, công ty có hai chi nhánh
đặt tại Hải phòng (số 48 đờng Trần Phú, Quận Ngô Quyền thành phố Hải
Phòng) và Thành Phố Hồ Chí Minh (số 19 Hồ Tùng Mậu, Quận 1 Thành Phố
Hồ Chí Minh).
Khi thành lập công ty có tổng số vốn ngân sách cấp và vốn tự bổ sung
là : 6418000000 đ.
Trong đó: + Vốn cố định: 362.000.000 đ
+ Vốn lu động: 6.056.000.000 đ
Phân theo nguồn vốn:
+ Vốn ngân sách cấp: 3.151.000.000 đ
+ Vốn công ty tự bổ sung: 3.267.000.000 đ
Nguồn vốn mà công ty đợc Nhà nớc cho phép huy động thêm là:
35.000.000.000 đ
Lợi nhuận tổng cộng trong mời năm đạt trên 90 tỷ đồng, việc làm của
cán bộ công nhân viên luôn luôn ổn định, từ năm 1995 đến nay thu nhập bình
quân đạt mức trên 1,2triệu đồng/tháng/ngời.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
4
Công tác quản lý luôn đợc hoàn thiện theo hớng phù hợp với quy chế
quản lý của Nhà nớc, quy chế của Tổng công ty xi măng Việt Nam nhất là

trong việc quản lý tài chính và xuất nhập khẩu. Đồng thời phải đảm bảo các
hợp đồng thơng mại phù hợp với thông lệ quốc tế. Công ty luôn thực hiện đầy
đủ và kịp thời trách nhiệm với Nhà nớc nhất là về thuế và trái phiếu do Ngành,
Nhà nớc huy động. Công ty luôn xác định lấy công tác kế toán tài chính làm
trọng tâm, thờng xuyên phân tích hợp đồng kinh tế để rút ra các bài học kinh
nghiệm.
2.Tình hình và kết quả kinh doanh của công ty.
Công ty xuất nhập khẩu xi măng ngày một hoàn thiện về cơ cấu tổ chức,
hoạt động ngày càng đi vào ổn định làm ăn có hiệu quả. Đặc biệt trong những
năm vừa qua với sự cố gắng nỗ lực của cán bộ công nhân viên đã góp phần
giúp cho việc bình ổn thị trờng xi măng trong nớc và phát triển ngành xi măng
ngày một tốt hơn.
Điều này thể hiện rất rõ nét qua việc công ty luôn luôn hoàn thành kế
hoạch và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nớc.
báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Năm 2002-2003
Phần I: Lãi (lỗ) (Đơn vị tính: VND)
SốTT Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003
Chênh lệch
Số tiền Tỷ lệ
(%)
1 2 3 4=3-2 5
Tổng
doanh
thu
trong đó:
DT hàng
xuất khẩu
245.121.867.30
7

0
0
449.614.278.21
0
0
0
204.492.410.90
3
183
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
5
Các
khoản
giảm trừ
1 Doanh thu
thuần
245.121.867.30
7
449.614.278.21
0
204.492.410.90
3
183
2 Giá vốn
hàng bán
236.369.842.88
3
434.125.228.54
2
197.755.385.65

9
186
3 Lợi nhuận
gộp
7.642.024.424 15.489.049.668 6.737.025.244 177
4 Chi phí
bán hàng
1.914.401.799 9.195.904.509 7.281.502.710 480
5 Chi phí
quản lý
doanh
nghiệp
4.779.955.177 5.897.536.574 1.117.581.397 123
6 Lợi nhuận
thuần từ
hoạt động
KD
2.057.667.448 395.608.585 (1.662.058.863) 19
7 Thu nhập
từ hoạt
động tài
chính
1.950.201.900 2.004.191.844 53.989.944 102,8
8 Chi phí
hoạt động
tài chính
314.818.852 719.551.506 404.732.654 228,2
9 Lợi nhuận
từ hoạt
động tài

chính
1.635.383.048 1.284.640.338 (350.742.710) 78,55
10 Các
khoản thu
nhập bất
thờng
1.851.443.131 1.000.610.409 (850.832.722) 54
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
6
11 Chi phí
bất thờng
47.692.250 33.376.445 (14.315.805) 70
12 Lợi nhuận
bất thờng
1.803.750.881 967.233.964 (836.516.917) 53,6
13 Tổng lợi
nhuận tr-
ớc thuế
Các
khoản chi
phí không
tính vào
3.861.418.329
390.483.051
1.362.842.549
619.999.999
(2.498.575.780) 35,29
14 Thuế thu
nhập
doanh

nghiệp
phải nộp
1.235.653.865 436.109.616 (799.544.249) 35,29
15 Lợi nhuận
sau thuế
2.625.764.464 926.732.933 (1.699.031.529) 35,29
Ghi chú:
Lợi nhuận không chịu thuế là lãi cổ phiếu trái phiếu của công ty
Các khoản chi phí không đợc tính vào lợi nhuận trớc thuế là các khoản
chi vợt trội trên tổng chi phí (thờng 7%) theo quy định của Bộ tài chính.
Qua những số liệu trên cho ta thấy rõ tình hình hoạt động kinh doanh
của công ty trong 2 năm gần đây. Các chỉ tiêu về doanh thu thuần, tổng lợi
nhuận trớc thuế và lợi nhuận sau thuế ở mức ổn định. Doanh số của công ty
ngày một tăng cao
Cụ thể là:
Tỷ trọng về doanh thu thuần của năm 2003 so với năm 2002 tăng là:
449.614.278.210
245.121.867.307
= 183 %
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
7
Tơng ứng là 204.492.410.900 (đ), việc tăng doanh thu này là do công ty
đã biết áp dụng khoa học kỹ thuật vào quá trình sản xuất cũng nh việc mở rộng
thị trờng. Tuy nhiên, lợi nhuận sau thuế của công ty đã giảm đáng kể cụ thể là
lợi nhuận năm 2003 đã giảm so với năm 2002 là 1.699.031.529 (đ) tơng ứng là
35,29%. Việc giảm lợi nhuận này nguyên nhân là do giá cả của thị trờng có
nhiều biến động, cũng nh các chi phí cho hoạt động nhập khẩu của công ty
ngày một tăng cao.
Nhìn chung là tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
năm 2003 là đi theo chiều hớng tơng đối tốt. Mặc dù so với những năm trớc thì

vẫn cha đợc cao.
. Chiến lợc phát triển của công ty trong những năm tới
Ngoài những thuận lợi căn bản của một doanh nghiệp nhà nớc (nh
những u đãi về vốn ngân sách cấp, đợc sự hỗ trợ của Tổng công ty...) Công ty
cũng gặp không ít khó khăn do yêu cầu ngày càng cao đối với hàng nhập khẩu,
đòi hỏi Công ty xuất nhập khẩu xi măng phải phấn đấu đổi mới không những
để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất mà còn phải cải tiến và nâng cao chất lợng
dịch vụ sau bán hàng. ngoài ra các mặt hàng nhập khẩu của Công ty còn chịu
tác động của tỷ giá hối đoái giữa đồng tiền Việt Nam và các đồng tiền thanh
toán (thờng là đồng đô la - USD). Nếu tỷ giá giữa đồng ngoại tệ và VNĐ biến
động tăng sẽ ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu của
công ty. Bên cạnh đó nguồn ngoại tệ ở các ngân hàng cũng hạn chế đã gây
không ít khó khăn cho công ty trong việc mua ngoại tệ để trả nợ ngời bán bên
nớc ngoài.
Thấy đợc những thuận lợi và khó khăn đó, Công ty xuất nhập khẩu xi
măng đã đa ra những biện pháp nhằm tháo gỡ khó khăn, từng bớc cải tiến cách
nghĩ cách làm, nên cơ bản đã hoàn thành đợc các chỉ tiêu đề ra của năm 2003.
Đồng thời đa ra các định hớng phát triển tiếp theo cho công ty trong những
năm tới để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Các mục tiêu cụ thể nh: Phấn đấu
tạo thêm việc làm đảm bảo doanh thu, lợi nhuận, đảm bảo nghĩa vụ nộp ngân
sách, các khoản trích nộp theo Luật định và nâng cao đời sống CBCNV; tập
trung chỉ đạo thực hiện đầy đủ trách nhiệm với các công trình đầu t phát triển
đang triển khai nh công trình dự án xi măng Hải Phòng mới, dự án nhà máy
sản xuất vỏ bao Đà Nẵng và các công trình đang thực hiện các thủ tục xin
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
8
phép đầu t; phối hợp chặt chẽ với các đơn vị thuộc Tổng công ty và các đơn vị
khác trong ngành xi măng để nắm rõ những đòi hỏi, những yêu cầu và cụ thể
là nhu cầu về mặt hàng mình cung cấp; tạo uy tín vững chắc cho bạn hàng
trong và ngoài nớc...

II. Chức năng và nhiệm vụ
Công ty xuất nhập khẩu xi măng có chức năng kinh doanh chủ yếu là:
Nhập khẩu xi măng, clinker, tấm lợp và thiết bị phụ tùng vật t cho ngành sản
xuất xi măng.
Theo quyết định của Bộ trởng Bộ xây dựng, công ty có 7 nhiệm vụ và
quyền hạn chính sau:
- Thực hiện chức năng kinh tế đối ngoại của Tổng Công ty xi măng.
- Nghiên cứu điều tra tìm hiểu thị trờng trong và ngoài nớc để xây dựng
kế hoạch xuất nhập khẩu hàng năm và dài hạn nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu
sản xuất kinh doanh và tiêu thụ của các đơn vị trong Tổng Công ty xi măng.
- Tìm hiểu xu hớng phát triển ngành xi măng của các nớc trên thế giới,
khả năng hợp tác đầu t với nớc ngoài, khả năng nhập khẩu vật t phụ tùng thiết
bị lẻ chuyên ngành và khả năng xuất khẩu sản phẩm ra thị trờng thế giới.
- Thu thập và phổ biến thông tin kinh tế kỹ thuật, thị trờng giá cả trên
thế giới cho các đơn vị thành viên trong Tổng Công ty để tiếp cận với thị tròng
thế giới.
- Chịu trách nhiệm quản lý tập trung quỹ ngoại tệ của toàn Tổng công ty
dể thanh toán và sử dụng có hiệu quả theo kế hoạch đã đợc cấp trên phê duyệt.
Tuân thủ đúng các chế độ chính sách về quản lý kinh tế, tài chính, xuất nhập
khẩu và các quy chế giao dịch đối ngoại của Bộ, Nhà nớc quy định.
Đợc vay vốn tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Việt Nam và nớc
ngoài, đợc phép huy động vốn của các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc theo
hớng dẫn chung của Nhà nớc để phục vụ cho sản xuất kinh doanh phát triển
ngành trên nguyên tắc tự chịu trách nhiệm trang trải vốn vay.
- Thực hiện các cam kết trong hợp tác quốc tế thông qua hợp đồng thơng
mại thờng xuyên bồi dỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên
thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nớc.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
9
- Công ty thực hiện các nghiệp vụ kinh tế đối ngoại và kinh doanh xuất

nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng đã đợc Bộ ngoại thơng nay là Bộ Thơng mại
thoả thuận tại công văn số 1387/HĐBT - TCCB ngày 12/5/1988.
Đợc trực tiếp quan hệ với các tổ chức kinh tế và thơng nhân nớc ngoài
để ký các hợp đồng kinh tế, tiến hành các hợp đồng mua - bán, hợp tác đầu t.
Đợc cử cán bộ tham gia hội thảo, hội chợ, đợc trao đổi thông tin kinh tế kỹ
thuật của các ngành công nghiệp xi măng theo các quy định tiến hành của Bộ,
Nhà nớc và luật Quốc tế.
III. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý
của công ty
1. Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng là công ty xuất nhập khẩu chuyên
ngành xi măng với quy mô lớn, tập trung chuyên môn hoá phục vụ cho toàn
ngành xi măng về công tác đầu t phát triển ngành với doanh số kim ngạch xuất
nhập khẩu lớn. Công ty kinh doanh theo lĩnh vực kinh tế thơng mại về nhập
khẩu chuyên ngành vật t, thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ phục vụ sản xuất
xi măng; nhập khẩu xi măng, clinker thực hiện mục tiêu ổn định thị trờng
trong nớc trên cơ sở hạch toán đủ bù đắp chi phí có lợi nhuận, bảo toàn và phát
triển đợc vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc
theo luật định.
Ngoài các mặt hoạt động phục vụ trực tiếp cho các đơn vị thành viên
trong Tổng công ty xi măng Việt Nam, trong những năm qua công ty cũng
tham gia một số công việc cho các công ty liên doanh nh: t vấn trong thơng
thảo hợp đồng cho Công ty xi măng Nghi sơn, tham gia thảo luận hợp đồng
cung cấp thiết bị vật t cho công ty xi măng Chinfon và công ty xi măng Sao
Mai, tham gia nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị ngoài ngành nh: Nhà máy vỏ
bao Nam Hà, Công ty cổ phần bao bì Bỉm sơn ...
Với chức năng hoạt động trên lĩnh vực kinh tế đối ngoại thông qua các
nghiệp vụ xuất nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác, công ty đã xây dựng đợc mối
quan hệ bạn hàng với trên 100 công ty nớc ngoài trong đó có nhiều bạn hàng
đợc xây dựng thành những mối quan hệ hợp tác lâu dài nh: Những nhà cung

cấp thiết bị và dịch vụ kỹ thuật cho các dây chuyền sản xuất xi măng: FLS
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
10
(Đan Mạch), Polysius (Đức), Tecknik CLE (Pháp)...; các nhà sản xuất thiết bị
chuyên dụng cho khai thác vận chuyển nguyên liệu nh: Volvo, Atlat Copco
(Thuỵ Điển), Sumitomo (Nhật Bản), CICA (Anh)...; Các nhà cung cấp clinker
( nguyên liệu chính để sản xuất xi măng) nh: Indo Energy PTE (Indonexia),
SGS (Thái Lan)...
Công ty xuất nhập khẩu xi măng là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty
xi măng Việt Nam với chức năng hoạt động trên lĩnh vực kinh tế đối ngoại
thông qua nhân viên trực tiếp. Là công ty xuất nhập khẩu nhng hoạt động chủ
yếu là nhập khẩu.
2. Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh.
Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là xuất nhập khẩu chuyên ngành
xi măng. Do đó nó sẽ tác động trực tiếp đến các mặt hàng kinh doanh của
công ty. Các mặt hàng chính mà công ty tiến hành xuất nhập khẩu là: Clinker,
các chủng loại xi măng, vật t, thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ cho ngành xi
măng trong nớc.
+ Vật t: Giấy krat, hạt nhựa PP dùng để sản xuất vỏ bao xi măng, gạch
chịu lửa, vữa chịu lửa để xây lò xi măng, thạch cao để pha cùng phụ gia và
clinker thành xi măng, sợi amiăng sản xuất tấm lợp.
+ Thiết bị phụ tùng: Các loại thiết bị chuyên dùng trong dây chuyền sản
xuất xi măng, các loại xe chuyên dùng nh xe ủi, xe xúc, xe tải trọng lớn... và
các phụ tùng thay thế trong dây chuyền sản xuất.
+ Thiết bị toàn bộ cho cả nhà máy mới công suất 1,2 đến 1,4 triệu tấn/1
năm chủ yếu phục vụ cho việc đầu t và phát triển ngành xi măng hoặc thiết bị
toàn bộ để cải tạo môi trờng hoặc nâng cấp công suất của các nhà máy xi
măng.
Khác với các công ty xuất nhập khẩu khác, công ty Xuất nhập khẩu xi
măng chuyên nhập khẩu thiết bị vật t phục vụ sản xuất trong ngành. Vì vậy từ

đầu năm công ty luôn nắm bắt đựơc nhu cầu về thiết bị vật t toàn bộ cho các
đơn vị thành viên.
Cần lu ý rằng: Do công ty áp dụng hai phơng thức nhập khẩu là: nhập
khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác, nên các mặt hàng nhập khẩu chính tạo
nên doanh thu kinh doanh của công ty là mặt hàng: clinker, gạch chịu lửa, hạt
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
11
nhựa PP... , còn đối với doanh thu từ hoạt động uỷ thác thì công ty chủ yếu
nhập khẩu các thiết bị phụ tùng lẻ, đơn chiếc và dây chuyền đồng bộ cho các
nhà máy xi măng .
3. Thị trờng kinh doanh.
Với chức năng nhập khẩu thiết bị phụ tùng, vật t, clinker phục vụ cho
dây chuyền sản xuất xi măng trong nớc và nhập khẩu xi măng nhằm ổn định
thị trờng. Do đó thị trờng tiêu thụ hàng nhập khẩu của công ty là những đơn vị
trong ngành sản xuất xi măng nh: Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty bao
bì Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hà Tiên, Công ty xi măng Nghi Sơn, Công ty xi
măng Hoàng Mai, Công ty xi măng Bút sơn... công ty xuất nhập khẩu xi măng
thực hiện bán hàng tại các cảng, kho đầu mối của các nhà máy xi măng trong
ngành. Công ty ngày càng tạo dựng đợc uy tín về chất lợng cũng nh giá cả của
các mặt hàng nhập khẩu trực tiếp, uỷ thác đối với các công ty xi măng trong
toàn quốc.
Về xuất khẩu, với xu hớng hội nhập ASEAN, hiện tại Tổng công ty xi
măngViệt Nam đã bắt đầu nghiên cứu đến thị trờng tiềm năng để tiến tới xuất
khẩu xi măng và Công ty xuất nhập khẩu xi măng sẽ là đầu mối trong việc xúc
tiến thơng mại và tiến hành xuất khẩu uỷ thác mặt hàng này.
IV. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại
công ty xuất nhập khẩu xi măng
1. Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý.
Công ty xuất nhập khẩu xi măng VINACIMEX là đơn vị trực thuộc
Tổng công ty xi măng Việt Nam (VNCC) trong số 17 đơn vị trực thuộc Tổng

công ty nh: Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công
ty xi măng Bút Sơn, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Mai,
Công ty xi măng Hải Vân, Công ty xi măng Hà Tiên... Cho nên hoạt động kinh
doanh hàng nhập khẩu của công ty cũng theo sự chỉ đạo, hớng dẫn, điều hành
của Tổng công ty xi măng. Công ty hàng năm thực hiện nhập khẩu clinker, xi
măng, vật t, thiết bị phụ tùng theo các chỉ tiêu kế hoạch mà Tổng công ty xi
măng Việt Nam giao cho.
VINACIMEX là một công ty tuy mới thành lập không lâu nhng đã thực
hiện đợc các quy chế về tổ chức quản lý điều hành sản xuất kinh doanh về mọi
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
12
mặt đợc quán triệt theo chế độ quản lý và pháp luật của Nhà nớc hiện hành.
Căn cứ vào:
+ Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công tác xuất nhập khẩu xi măng.
+ Phơng án tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Các yêu cầu quản lý của nhà nớc.
Hiện nay công ty có trên 65 cán bộ công nhân viên có đầy đủ các ngành
nghề chuyên môn, nhân viên đợc bố trí tại văn phòng công ty gồm 5 phòng và
2 chi nhánh:
- Phòng tổng hợp
- Phòng kế toán tài chính
- Phòng thiết bị phụ tùng
- Phòng vật t
- Phòng dự án
- Chi nhánh công ty xuất nhập khẩu xi măng tại Hải Phòng
- Chi nhánh công ty xuất nhập khẩu xi măng tại Thành phố Hồ Chí
Minh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
13
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Trong đó:
- Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của công ty điều hành hoạt
động kinh doanh của công ty theo chế độ một thủ trởng và chịu trách nhiệm tr-
ớc Tổng giám đốc Tổng công ty xi măng Việt Nam và Hội Đồng Quản Trị
Tổng công ty xi măng Việt Nam về việc điều hành hoạt động của Công ty theo
quy định của cấp trên và luật pháp hiện hành của Nhà nớc. Chịu trách nhiệm
chỉ đạo trực tiếp các mặt chính sau: Công tác tổ chức cán bộ, công tác kế toán
thống kê tài chính, công tác kế hoạch, công tác lao động tiền lơng, công tác
đầu t phát triển công ty và các công tác nghiệp vụ khác theo chức năng nhiệm
vụ của công ty .
- Hai phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực công tác phân công và giúp
giám đốc trong công tác quản lý.
+ Phó giám đốc 1 giúp giám đốc chỉ đạo các mặt công tác sau:
Công tác xuất nhập khẩu cuả phòng Xi măng - Clinker, phòng thiết bị -
phụ tùng ( trừ thiết bị toàn bộ)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
14
Phó giám đốc 1
Giám đốc
Phó giám đốc 2
Phòng
kế toán
tài chính
Phòng
tổng hợp
Phòng
thiết bị
phụ tùng
Phòng
vật tư xi

măng
Phòng
dự án
Chi
nhánh
tại Hải
Phòng
Chi
nhánh
tại
TPHCM
Công tác hành chính, quản trị, đoàn thể và thi đua khen thởng
Chỉ đạo việc giao nhận hàng hoá của các chi nhánh
+ Phó giám đốc 2 giúp Giám đốc chỉ đạo các mặt công tác sau:
Công tác nhập khẩu thiết bị toàn bộ
Công tác đào tạo, kỷ luật, an toàn lao động
Chỉ đạo việc giao nhận hàng hoá của các chi nhánh
- Phòng Tổng hợp : với chức năng Kế hoạch, Tổ chức hành chính ,
phòng làm kế hoạch cho các kỳ, các năm, tham gia theo dõi thực hiện kế
hoạch đề xuất và t vân cho Giám đốc công ty trong quá trình thực hiện kế
hoạch hoạt động kinh doanh trong kỳ, chịu trách nhiệm trợ giúp Giám đốc
công ty làm công việc quản lý tổ chức hành chính của công ty. Phòng tổng hợp
gồm có 10 ngời, với cơ cấu gồm 1 trởng phòng phụ trách chung , 1 phó phòng
trợ giúp công việc cho trởng phòng và các nhân viên .
- Phòng Kế toán tài chính : là một trong những phòng ban quan trọng
nhất, với chức năng thực hiện công tác hạch toán kế toán, tổ chức bộ máy quản
lý tài chính của công ty :
Thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh
của công ty, trợ giúp Giám đốc công ty tổ chức công tác thông tin kế toán tài
chính , phân tích hoạt động kinh tế tài chính . Thực hiện các báo kế toán tài

chính theo qui định của nhà nớc và các báo cáo quản trị đợc giao. Hớng dẫn
chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi
chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính.
Phòng Kế toán tài chính có 8 ngời, với cơ cấu tổ chức gồm 1 Kế toán tr-
ởng, 1 phó phòng kế toán tài chính và các nhân viên chuyên quản các phần
việc đợc giao .
- Phòng Xi măng - Clinker : với nhiệm vụ chính là nhập clinker và xi
măng đáp ứng cho nhu cầu clinker cho sản xuất xi măng nhằm bình ổn thị tr-
ờng xi măng trong nớc , nhập khẩu xi măng để tạo sự ổn định giá cả thị trờng
xi măng trong nớc khi có yêu cầu, chống lại những cơn sốt xi măng ở trong n-
ớc góp phần giúp Tổng công ty xi măng Việt Nam thực hiện tốt nhiệm vụ của
Chính phủ giao cho. Phòng xi măng - clinker t vấn cho Giám đốc công ty
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
15
trong công tác xuất nhập xi măng - clinker, tìm nguồn hàng từ nớc ngoài, tiến
hành thơng thảo và làm các thủ tục nhập hàng cho các nhà máy theo chỉ đạo
của Tổng công ty, tiến hành thơng thảo với các nhà máy với số lợng thời gian
nhập hàng, hoàn thiện các thủ tục giao hàng, hồ sơ, hoá đơn chứng từ giao
hàng cho các nhà máy trong Tổng công ty.
Phòng có 6 ngời với cơ cấu tổ chức gồm 1 trởng phòng, 1 phó phòng và
các chuyên viêc thực hiện theo dõi và nhập khẩu theo các đơn đặt hàng cho
từng công ty xi măng đợc phân công cụ thể.
- Phòng Thiết bị phụ tùng : Với chức năng nhiệm vụ nhập khẩu các
thiết bị phụ tùng theo dây chuyền và các thiết bị phụ tùng đơn chiếc cho các
nhà máy xi măng trong Tổng công ty .
Thực hiện nhiệm vụ t vấn cho các đơn vị về các thiết bị cần nhập , tham
gia đàm phán các hợp đồng ủy thác mà công ty ký với các công ty về khẩu
nhập khẩu các thiết bị phụ tùng theo dây chuyền cũng nh các thiết bị phụ tùng
đơn chiếc của ngành xi măng.
Tìm nguồn hàng từ nớc ngoài, tiến hành thơng thảo đàm phán để ký kết

các hợp đồng thơng mại với các hãng nớc ngoài, tiến hành theo dõi quá trình
thực hiện hợp đồng, làm các thủ tục nhập hàng , hoàn thiện các thủ tục giao
hàng, hồ sơ, hoá đơn chứng từ giao hàng cho các công ty.
T vấn cho các công ty lập kế hoạch nhập các thiết bị phụ tùng lẻ theo
nhu cầu của các công ty.
Phòng có 6 ngời với cơ cấu tổ chức gồm 1 trởng phòng, 1 phó phòng và
các chuyên viêc thực hiện theo dõi và nhập khẩu theo các đơn đặt hàng cho
từng công ty xi măng đợc phân công cụ thể.
- Phòng Dự án : Đây là một phòng ban mới đợc thành lập do tính chất
và yêu cầu của công ty. Phòng có nhiệm vụ tham gia lập dự án, nhập khẩu các
dây chuyền thiết bị toàn bộ cho các dự án nhà máy xi măng, tham gia thơng
thảo các hợp đồng thơng mại cũng nh t vấn cho các chủ đầu t khi mua sắm
trong các dự án mới của Tổng công ty xi măng Việt nam. Tham gia công tác
chấm xét thầu các dự án nhà máy xi măng mới của Tổng công ty. T vấn trợ
giúp cho Giám đốc coong ty trong công tác đợc giao .
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
16
Phòng có 7 ngời với cơ cấu tổ chức gồm 1 trởng phòng, 1 phó phòng và
các chuyên viêc thực hiện theo dõi theo từng dự án đợc phân công .
Bên cạnh các phòng ban chức năng ở trên , công ty còn thành lập có 2
chi nhánh:
- Chi nhánh công ty xuất nhập khẩu xi măng tại TP Hồ Chí Minh : là
đơn vị trực thuộc Công ty xuất nhập khẩu xi măng, chính thức đi vào hoạt
động từ ngày 01/04/1991 theo quyết định số 154/BXD - BTLĐ, trụ sở của
công ty đặt tại 19 Hồ Tùng Mậu, Quận 1 Tp Hồ Chí Minh, chi nhánh này đợc
sử dụng con dấu riêng theo quy định và đợc mở tài khoản riêng tại ngân hàng
và tài khoản chuyên thu ngoại tệ để hoạt động :
Chức năng của chi nhánh là thực hiện các thủ tục nhập xuất hàng tại khu
vực phía nam, tham gia theo dõi lợng hàng nhập cho các đơn vị trong Tổng
công ty ở khu vực phía nam, thay mặt công ty sử lý các phát sinh trong quá

trình thực hiện các hợp đồng này với các đơn vị .
- Chi nhánh của công ty xuất nhập khẩu xi măng tại Hải Phòng : Đợc
thành lập theo quyết định số 333/BXD - TCLĐ, trụ sở của công ty đặt tại 48 đ-
ờng Trần Phú, Quận Ngô Quyền , TP Hải Phòng và cũng đợc sử dụng con dấu
riêng theo quy định và đợc mở tài khoản riêng tại ngân hàng.
Chức năng của chi nhánh là thực hiện các thủ tục nhập xuất hàng tại khu
vực phía bắc, tham gia theo dõi lợng hàng nhập cho các đơn vị trong Tổng
công ty ở khu vực phía bắc, thay mặt công ty sử lý các phát sinh trong quá
trình thực nhập xuất hàng tại cảng Hải phòng .
Theo điều lệ hoạt động của công ty và chức năng nhiêm vụ đợc giao, hai
chi nhánh có chức năng nhiệm vụ sau:
+ Khi có giấy báo hàng và giấy phép nhập khẩu của lô hàng, chi nhánh
cần liên hệ với các cơ quan chức năng để làm thu tục nhập khẩu, kiểm tra
hàng hoá và thủ tục nhận hàng.
+ Phối hợp với khách hàng để bố trí phơng tiện bốc dỡ, vận chuyển làm
thủ tục giao nhận hàng.
+ Tổ chức điều hành khâu bốc dỡ để đảm bảo hàng bốc dỡ nhanh chóng,
thuận tiện, an toàn và theo đúng hợp đồng quy định. Trờng hợp có tổn thất xảy
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
17
ra trong quá trình vận chuyển bốc dỡ, chi nhánh thay mặt công ty lập biên bản
với các bên liên quan để làm hồ sơ khiếu nại.
Cơ cấu bộ máy quản lý công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến.
Đặc điểm của cơ cấu này là mối quan hệ giữa các thành viên đợc thực hiện
theo đờng thẳng. Ngời thừa hành chỉ ghi nhận và thi hành mệnh lệnh của ngời
phụ trách cấp trên trực tiếp. Ngời phụ trách chịu trách nhiệm về kết quả công
việc của những ngời dới quyền mình.
2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty xuất nhập khẩu xi
măng.
Do đặc thù của công ty xuất nhập khẩu xi măng là nhập khẩu vật t, thiết bị,

phụ tùng phục vụ cho ngành sản xuất xi măng trong nớc. Mặc dù là công ty
xuất nhập khẩu nhng hoạt động chủ yếu của công ty là nhập khẩu. Công ty
tiến hành cả hai phơng thức nhập khẩu là: Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu
uỷ thác.
2.1. Hoạt động nhập khẩu trực tiếp:
Việc nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu
dựa vào nhu cầu của các đơn vị sản xuất xi măng trong Tổng công ty xi măng
Việt Nam, thực chất là việc mua và bán lại cho các nhà máy. Công ty bắt đầu
nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp khi biết mình trúng thầu. Sau đó công ty sẽ ký
hợp đồng với đơn vị cần nhập khẩu và bắt đầu xúc tiến việc thực hiện hợp
đồng.
Trình tự nhập khẩu trực tiếp nh sau:
- Khi công ty bạn cần nhập khẩu một mặt hàng nào với số lợng bao
nhiêu trong năm, thời gian giao hàng nh thế nào công ty sẽ mở một đợt thầu
với nhà cung cấp nớc ngoài, rồi từ đó chọn ra một nhà cung cấp thích hợp. Nhà
cung cấp này sẽ gửi cho công ty xuất nhập khẩu xi măng một bản hợp đồng
ngoại thơng (contract) trong đó bao gồm các điều khoản thanh toán, địa điểm
giao hàng và chi tiết mặt hàng công ty cần.
Trong trờng hợp công ty và đối tác xuất khẩu có mối quan hệ bạn hàng
lâu dài thì sau khi ký kết hợp đồng thơng mại có giá trị trong thời hạn 1 năm,
nhng hết thời hạn hợp đồng hai bên vẫn muốn tiếp tục buôn bán với nhau thì
chỉ ký thêm phụ lục ( Annex 01, Annex 02...)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
18
- Nhận đợc bản hợp đồng ngoại, phòng nghiệp vụ kế toán sẽ lên phơng
án giá cho mặt hàng cần nhập khẩu. Trong đó bao gồm trọn gói các chi phí về
đến cảng nhận hàng bên ngời mua bằng nội tệ, cả bằng ngoại tệ. Sau đó in
thành một bảng tính giá thành hoàn chỉnh chuyển cho phòng nghiệp vụ đi bỏ
thầu. Nếu đơn vị bạn thấy giá cả của công ty phải chăng và hàng hoá đạt chất
lợng cao thì sẽ ký mua lô hàng này. Lúc đó công ty tiến hành nhập khẩu.

Phòng nghiệp vụ vật t xi măng làm đơn xin mở L/C cùng với cam kết
thanh toán với ngân hàng chuyển cho phòng kế toán tài chính để giao dịch với
ngân hàng (thờng là ngân hàng ngoại thơng), thủ tục phí đợc tiến hành nh sau:
+ Trớc khi mở L/C cần cân đối nguồn vốn hiện có trên cơ sở xác định
nguồn vốn của công ty có đủ khả năng thanh toán hàng nhập khẩu hay không?
+ Sau đó công ty tiến hành chuyển tiền của mình vào tài khoản ký quỹ
tại ngân hàng ngoại thơng. Nếu công ty không có đủ ngoại tệ thì cần vay ngắn
hạn ngân hàng để thanh toán. Số tiền ký quỹ do ngân hàng quy định tuỳ theo
mối quan hệ và độ tin cậy lẫn nhau giữa doanh nghiệp và ngân hàng mà ngân
hàng quy định tỉ lệ ký quỹ dao động từ 10% tới 50% giá trị lô hàng.
+ Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C, xem xét tình hình tài chính
của công ty nếu thấy không có gì bất hợp lý thì ngân hàng tiến hành mở L/C.
+ Ngân hàng gửi cho bên bán thông qua ngân hàng của họ (ngân hàng
thông báo) một bản L/C và gửi cho công ty một bản. Hai bên tiến hành kiểm
tra xem xét nếu thấy sai xót thì sẽ báo cho ngân hàng biết và cùng thoả thuận
sửa đổi.
+ Nếu hai bên chấp nhận mọi điều khoản trong L/C thì bên bán sẽ gửi
cho công ty một bản chứng từ trớc khi tiến hành giao hàng, thông thờng bộ
chứng từ bao gồm:
Hoá đơn thơng mại (Comercial Invoice)
Vận đơn (Bill of Lading)
Giấy chứng nhận bảo hiểm ( Certifycate of insurance) nếu là nhập khẩu
theo giá CIF
Giấy chứng nhận phẩm chất (Certifycate of quality)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
19
Giấy chứng nhận xuất sứ (C/O: Certifycate of oirigin)
Phiếu đóng gói (Packing list)
Bộ chứng từ này đợc quy định rõ về số lợng, chủng loại trong L/C. khi
công ty chấp nhận bộ chứng từ thanh toán do bên xuất khẩu gửi qua ngân hàng

ngoại thơng và báo cho ngân hàng thì ngân hàng sẽ tự động trích từ tài khoản
tiền gửi của công ty tại ngân hàng để thanh toán cho ngời bán (bên xuất khẩu).
Trên đây là trờng hợp công ty thanh toán cho bên xuất khẩu bằng phơng
thức L/C, nếu giữa công ty và ngời bán đã có quá trình hợp tác lâu dài hiểu
biết lẫn nhau thì thờng áp dụng phơng thức thanh toán TTR (điện chuyển tiền)
mà không cần mở L/C.
- Chi phí nhận hàng nhập khẩu:
+ Khi nhận đợc thông báo hàng đã về cảng, cán bộ tại các chi nhành ở
Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp ra nhận hàng. Trớc khi ra nhận
hàng, ngời đại diện nhận hàng sẽ mang bộ chứng từ do bên bán gửi đến (thông
thờng chỉ cần mang vận đơn_Bill of lading, phiếu đóng gói_Packing list và
giấy chứng nhận xuất sứ_C/O).
+ Khi đến cảng hay sân bay nhận hàng cán bộ đợc cử nhận hàng sẽ xuất
trình vận đơn và phiếu đóng gói cho ngời chuyên chở đến dỡ hàng. Đồng thời
cán bộ nhận hàng làm thủ tục giám định hàng hoá và các thủ tục hải quan cần
thiết.
+ Đối với hàng thiếu hụt sai quy cách, công ty phát hiện sẽ có FAX giao
dịch với bên bán và hai bên thống nhất giải quyết trong trờng hợp này. Sau đó
hàng sẽ đợc giao cho khách hàng ngay tại cảng hay chuyển về tận kho của ng-
ời mua.
- Trình tự giao hàng nhập khẩu cho khách hàng:
ở công ty xuất nhập khẩu xi măng tiến hành giao thẳng cho khách hàng
không qua kho, cán bộ giao hàng sẽ lập biên bản bàn giao vật t, thiết bị đợc
lập bởi các bên liên quan nh : bên giao hàng ; công ty VINACIMEX; bên nhận
hàng: tên công ty ngời mua; các bên hữu quan tham gia: giám định
VINACOTROL Hải Phòng, giám định công ty bảo hiểm Hải Phòng, hải
quan... Cùng với chữ ký của ngời giao hàng, ngời nhận hàng và thủ trởng đơn
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
20
vị giao hàng tại chi nhánh Hải Phòng. Đồng thời công ty lập hoá đơn GTGT

gồm 3 liên:
+ Liên 1 (liên đen): để lu lại phòng kế toán
+ Liên 2 (liên đỏ ): giao cho khách hàng
+ Liên 3 (liên xanh): dùng để thanh toán
- Trình tự hạch toán các khoản thuế phải nộp liên quan đến hàng nhập
khẩu:
+ Sau khi nhận đợc thông báo thuế, biên lai thu lệ phí Hải quan công ty
cần xác định số tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp
để thanh toán cho nhà nớc. Thời hạn thanh toán các thông báo thuế này không
quá 30 ngày. Nếu quá thời hạn quy định công ty không nộp thuế, phụ thu sẽ bị
phạt do chậm nộp; tiền phạt bằng 1% số thuế.
+ Căn cứ vào thông báo thuế, kế toán viết giấy uỷ nhiệm chi hoặc sử
dụng séc chuyển khoản để nhờ ngân hàng thanh toán thuế.
+ Sau khi ngân hàng trả hộ tiền thuế, căn cứ vảo uỷ nhiệm chi công ty
sẽ nhận đợc sổ phụ thu ngân hàng (giấy báo nợ) và biên lai thuế nhập khẩu,
thuế GTGT hàng nhập khẩu. Đồng thời kết thúc nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp.
Nh vậy các chứng từ công ty sử dụng nhập khẩu bao gồm:
Hợp đồng nội
Hợp đồng ngoại thơng
Sổ phụ ngân hàng ký quỹ mở L/C
Chứng từ mua bảo hiểm hàng hoá.
Tờ khi hàng hoá nhập khẩu
Biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng Nhập khẩu
Biên lai thu lệ phí hải quan
Biên bản bàn giao vật t, thiết bị
Chứng từ thanh toán phí giám định, kiểm tra chất lợng
Chứng từ bốc xếp, giao nhận vận chuyển
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
21
2.2. Hoạt động nhập khẩu uỷ thác.

Là một công ty chuyên nhập khẩu các thiết bị phụ tùng, vật t đặc thù
cho ngành sản xuất xi măng trong nớc nên ngay từ đầu năm công ty đã ký kết
hợp dồng nội (hợp đồng uỷ thác) với các đơn vị thành viên. Ngay sau khi ký
xong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, công ty tiến hành việc nhập khẩu cho ngời
mua trong thời gian hiệu lực của hợp đồng (thờng ngời mua của công ty cả
bằng phơng thức nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác là công ty xi măng
Hoàng Thạch)
Về cơ bản các bớc tiến hành nhập khẩu uỷ thác cũng giống nh nhập
khẩu trực tiếp, chỉ khác là công ty xuất nhập khẩu xi măng sẽ tiến hành nhập
khẩu các mặt hàng với danh nghĩa của mình nhng bằng chi phí của bên giao
uỷ thác. Mỗi chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng sẽ đợc công ty
trực tiếp thanh toán hộ bên uỷ thác ( căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng
uỷ thác quy định). Sau khi nhập khẩu hàng về đã đợc bên mua (bên giao uỷ
thác) chấp nhận căn cứ vào biên bản bàn giao vật t, thiết bị công ty phát hành
hóa đơn tiền hàng và hoá đơn GTGT ghi nhận phí uỷ thác nhập khẩu lô hàng.
Đơn vị giao uỷ thác phải có nghĩa vụ trả tiền hàng cho công ty. Đồng thời bên
giao uỷ thác phải trả thêm một khoản phí uỷ thác gọi là hoa hồng uỷ thác (th-
ờng là 0,9% giá trị lô hàng).
Để đảm bảo quyền lợi của công ty trong quá trình nhập khẩu uỷ thác,
thông thờng bên giao uỷ thác phải ứng trớc tiền hàng cho lô hàng nhập khẩu
(tỷ lệ % tiền tạm ứng đợc quy định rõ trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu thờng
từ 20% đến 50% giá trị lô hàng). Các chứng từ liên quan sẽ đợc trao đủ khi
bên uỷ thác thanh toán đủ tiền hàng. Kết thúc hợp đồng, hai bên tiến hành
quyết toán và thanh lý hợp đồng.
Nh vậy, đối với trờng hợp nhập khẩu uỷ thác, các chứng từ sử dụng là:
Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu
Hợp đồng thơng mại
Tờ khai hàng hoá nhập khẩu
Hoá đơn GTGT
Biên lai thuế xuất khẩu, nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
22
Để hiểu một cách khái quát về thủ tục nhập khẩu tại công ty xuất nhập
khẩu xi măng ta có thể biểu diễn qua sơ đồ sau:
V. đặc điểm Tổ chức bộ máy kế toán.
1. Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty.
Mô hình tổ chức công tác kế toán ở công ty xuất nhập khẩu xi măng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
23
Kế toán trưởng
PP .Kế toán
Kế toán
thanh
toán tiền
VN
Kế toán
thanh
toán
ngoại tệ
Kế toán
công nợ
Kế toán
TSCĐ
Kế toán
tiền lư
ơng
Thủ quỹ
Kế toán
Tổng
hợp

Kiểm tra hàng hoá
(giám định Vinacontrol)
Kí kết hợp đồng
nhập khẩu
Mở L/C
Mua bảo hiểm
hàng hóa
Giao hàng cho đơn
vị nhận hàng
Khiếu nại về hàng
hoá (nếu có)
Nhận hàng
Làm thủ tục
thanh toán
Làm thủ tục hải
quan
2. Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm ngành nghề kinh doanh
nên công ty tổ chức mô hình kế toán theo hình thức tập trung. Phòng kế toán
tài chính có nhiệm vụ phản ánh, giám sát chặt chẽ tình hình kinh doanh. Tổ
chức, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ công tác quản lý.
Kế toán công ty có nhiệm vụ theo dõi hạch toán riêng của công ty và 2 chi
nhánh tại Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh để lên báo cáo quyết toán toàn
công ty, cung cấp số liệu đáng tin cậy để giám đốc điều hành ra quyết định
đúng đắn.
Để thực hiện tốt chức năng của mình, phòng kế toán tài chính đợc tổ
chức hợp lý với 8 kế toán, mỗi kế toán có nhiệm vụ khác nhau đợc phân công
cụ thể nh sau:
- Kế toán trởng công ty: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của công
ty đảm bảo gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Đồng thời là ngời giúp Giám đốc

công ty tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế
và tổ chức hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành chế
độ kế toán tài chính , việc chấp hành chế độ quản lý kinh tế và pháp luật nhà
nớc.
- Phó phòng kế toán : Là ngời thay mặt sử lý công việc trong phòng khi
kế toán trởng đi vắng, và giúp Kế toán trởng công ty tham gia quản lý phòng
và phụ trách mang công việc đợc phân công .
- Kế toán tổng hợp: là ngời tổng hợp các nghiệp vụ kinh doanh và chi
phí cho quá trình kinh doanh, xác định kết quả lãi lỗ của công ty và lên bảng
cân đối kế toán.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
24
- Kế toán thanh toán tiền Việt Nam: Phụ trách việc thanh toán tiền Việt
nam. Có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến dộng l-
ợng tiền mặt của công ty và các quan hệ thanh toán với các đơn vị trong nớc,
lập các báo cáo quản trị .
- Kế toán thanh toán ngoại tệ: Phụ trách việc thu, chi ngoại tệ là ngời
kiểm tra và ghi chép tình hình xuất nhập khẩu của công ty đối với các đơn vị
nớc ngoài, các quá trình thanh toán ngoại tệ giữa hai bên và quan hệ với các
ngân hàng, lập các báo cáo quản trị.
- Kế toán công nợ: Là ngời giám sát việc thanh toán của công ty với ng-
ời cung cấp và tình hình thanh toán của công ty với các đơn vị khác. Mở L/C
lập hoá đơn bán hàng, quyết toán, lập các báo cáo quản trị.
- Kế toán TSCĐ: là ngời ghi chép theo dõi phán ánh tình hình tăng giảm
TSCĐ, tình hình khấu hao của TSCĐ tình hình sửa chữa lớn, sửa chữa thờng
xuyên cúa TSCĐ trong đơn vị, lập các báo cáo quản trị về TSCĐ .
- Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ theo dõi thanh toán lơng, bảo hiểm,
tạm ứng cho công nhân viên, lập các báo cáo quản trị về tiền lơng và BHXH,
tập hợp hồ sơ quyết toán về tiền lơng và BHXH.
- Thủ quỹ: Là ngời ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến thu

chi tiền mặt và ngoại tệ .
Cán bộ trong phòng kế toán của công ty xuất nhập khẩu xi măng đều đ-
ợc tập huấn theo chế độ kế toán mới, nắm chắc mọi chế độ quản lý kế toán của
Nhà nớc.
VI. tình hình vận dụng chế độ kế toán tại công ty
1. Chứng từ kế toán .
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ đúng với chế độ chứng từ kế toán
của Bộ tài chính quy định.
Danh mục chứng từ kế toán
STT Tên chứng từ sô hiệu chứng
từ
I Lao động tiền lơng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Phơng Mai
25