MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU
HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
3.1. Đánh giá kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty Xuất nhập khẩu Intimex
Từ ngày thành lập tới nay, Intimex luôn phát huy được những thuận lợi của
mình, không ngừng phát triển khẳng định uy tín và vị thế trong các lĩnh vực hoạt
động. Đặc biệt trong công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá, Công ty đã đạt được
những thành tích đáng kể.
3.1.1. Ưu điểm
Kế toán xuất khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex được thực hiện khá
hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty và tuân thủ chế độ kế toán do Bộ
Tài chính ban hành. Có được kết quả này trước tiên là nhờ sự nhiệt tình nỗ lực của
bộ máy kế toán trong công ty.
Về bộ máy quản lý của Công ty: Là một Công ty hoạt động với quy mô lớn,
với địa bàn hoạt động trải dài khắp nơi trên toàn quốc, để phù hợp với xu thế phát
triển kinh tế, trong những năm gần đây, Intimex đang dần chuyển sang mô hình
Công ty Cổ phần nhằm thu hút thêm nguồn vốn dồi dào từ đại bộ phận dân chúng,
mở rộng hơn nữa quy mô doanh nghiệp. Tính đến thời điểm hiện nay, Intimex đã
Cổ phần hoá thành công ba Công ty và tiến tới Cổ phần hoá toàn bộ Công ty trong
thời gian tới. Do đó, Công ty hiện nay được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức
năng. Đứng đầu Công ty là Hội đồng quản trị có trách nhiệm đề bạt ra Ban Giám
đốc, thay mình điều hành Công ty, đồng thời gáim sát hoạt động của Ban Giám đốc
để đảm bảo lợi ích của mình. Ban Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về
mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả
hoạt động của toàn công ty. Bên cạnh Ban Giám đốc là các phòng ban chức năng
có nhiệm vụ trợ giúp Ban Giám đốc trong việc quản lý, điều hành Công ty. Mỗi
phòng ban đều được giao nhiệm vụ riêng do ban lãnh đạo giao phó, tạo ra sự
chuyên môn hoá trong công việc và hiệu quả công việc cao. Giữa Ban lãnh đạo và
các phòng ban được bố trí tập trung tạo thuận lợi trong công tác quản lý và thống
nhất ý kiến. So với các Công ty khác trong cùng ngành, thì Intimex là một Công ty
có đội ngũ nhân viên khá trẻ và đồng đều, điều đó tạo thuận lợi trong việc trao đổi
ý kiến, năng suất công việc cũng được nâng cao rõ rệt. Đồng thời, việc thường

xuyên luân chuyển cử nhân viên biệt phái xuống các chi nhánh cũng góp phần
kiểm soát tốt hơn hoạt động của Công ty, chủ động trong công tác quản lý và có
các quyết định kịp thời khi cần thiết, thúc đẩy việc trao đổi kinh nghiệm giữa các
bộ phận với nhau, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, đơn vị.
Về bộ máy kế toán của Công ty: Tại văn phòng Công ty hiện nay có 14 nhân
viên kế toán được phân công một cách rõ ràng, mỗi người chịu trách nhiệm một
phần hành nhất định hoặc tuỳ theo mật độ giao dịch, như phần hành tiền mặt, do
khối lượng giao dịch lớn mà được phân cho 3 nhân viên phụ trách như kế toán tiền
gửi ngoại tệ, Kế toán tiền mặt Việt Nam đồng, Kế toán tiền gửi Việt Nam đồng;
hay như phần hành Kế toán tài sản cố định do mật độ công việc ít mà được phân
công cho kế toán phần hành thuế kiêm nhiệm. Trang thiết bị của văn phòng cũng
được thường xuyên cập nhật, tạo điều kiên tốt nhất cho các nhân viên làm việc.
Đồng thời với đội ngũ nhân viên khá trẻ, năng động nhiệt tình trong công việc, có
ý thức trách nhệm cao, trình độ chuyên môn vững, trình độ máy tính thành thạo sẽ
là nền tảng giúp Công ty tăng năng suất lao động, nhanh chóng vượt qua thời kì
khó khăn chung hiện nay. Kế toán trưởng của Công ty là người có trình độ học vấn
cao, có trách nhiệm trong công việc và đặc biệt là có nhiều kinh nghiệm trong hoạt
động ngoại thương, đã góp phần tạo nên hiệu quả cao, luôn tổ chức tốt hoạt động
kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý chung của Công ty. Đối với các chi nhánh và các
đơn vị trực thuộc, việc hạch toán độc lập kết hợp với thường xuyên kiểm tra đôn
đốc đã góp phần tạo nên hiệu quả chung của toàn bộ Công ty.
Về hệ thống chứng từ và lân chuyển chứng từ: Các chứng từ được sử dụng phù
hợp với yêu cầu và là cơ sở pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ
được sử dụng theo mẫu quy định của Bộ Tài chính ban hành. Những thông tin kinh
tế về nội dung các nghiệp vụ được ghi đầy đủ và chính xác vào chứng từ. Chứng từ
sau khi được lập sẽ chuyển ngay tới phòng kế toán tài chính của Công ty để đảm
bảo theo dõi và phản ánh kịp thời tình hình biến động tăng giảm các khoản mục tài
sản, nguồn vốn. Thêm vào đó, các chứng từ thường xuyên được các cán bộ kế toán
kiểm tra, giám sát chặt chẽ. Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thực hiện tương
đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo trình tự thời gian trước khi

lưu trữ.
Về hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty Xuất nhập khẩu Intimex sử dụng hệ
thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất,
kế toán Công ty Xuất nhập khẩu Intimex đã lựa chọn những tài khoản phù hợp với
đặc điểm sản xuất kinh doanh để vận dụng vào công tác kế toán xuất khẩu hàng
hoá. Đồng thời còn mở thêm các tài khoản chi tiết thuận tiện cho việc ghi chép,
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thông tin kế toán một cách kịp
thời.
Về tổ chức hệ thống sổ kế toán: Phù hợp với công tác kế toán, hình thức Nhật
kí chung kết hợp với việc đưa máy tính vào công tác quản lý tài chính được áp
dụng tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex. Việc trang bị máy tính với sự hỗ trợ của
phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006 đảm bảo tính khoa học, kịp thời và
đơn giản hoá công tác kế toán. Điều này còn giúp các cán bộ kế toán hạn chế được
những sai sót trong quá trình ghi chép bị trùng lặp do các số liệu chỉ cần nhập một
lần vào máy tính từ các chứng từ gốc. Hơn nữa, mạng máy vi tính trong phòng kế
toán kết nối các máy tính với nhau nên việc theo dõi, kiểm tra công tác kế toán
được thực hiện thường xuyên, tiết kiệm được nhiều thời gian. Việc ứng dụng kế
toán máy trong lưu trữ tài liệu kế toán còn giúp ích rất nhiều cho việc kiểm tra, đối
chiếu số liệu trên sổ kế toán.
Bên cạnh những kết quả trong tổ chức hạch toán kế toán mà Công ty Xuất
nhập khẩu Intimex đã đạt được còn có những tồn tại cần khắc phục nhằm đáp ứng
tốt hơn nhu cầu quản lý tại công ty.
3.1.2. Tồn tại
Ngoài những ưu điểm kể trên, công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá còn có
những tồn tại cần khắc phục.
3.1.2.1. Về công tác kế toán tại công ty
Công ty đã áp dụng kế toán máy trong việc tổ chức hạch toán kế toán các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, do có sự phân công lao động kế toán nên
mỗi nhân viên kế toán chỉ đảm nhận phần hành kế toán của mình. Mỗi kế toán viên

phải cập nhật số liệu và không biết quy trình cập nhật số liệu ở các phần hành khác
nên Kế toán viên không có đủ điều kiện nắm bắt được tình hình kế toán của các
phần hành khác. Mỗi kế toán viên chỉ chịu trách nhiệm duy nhất một phần hành,
quản lý phần hành đó theo cách của mỗi người đã tạo khó khăn trong việc
kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các kế toán viên. Thêm vào đó, số nhân viên kế toán
thành thạo ngoại ngữ chưa nhiều. Đặc biệt đối với một Công ty xuất nhập khẩu
như Intimex, hoạt động ngoại thương diễn ra thường xuyên sẽ gây nhiều khó khăn
cho Công ty, hạn chế hiệu quả hoạt động của công ty.
Bên cạnh đó, hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán trong Công ty được
thực hiện một cách riêng biệt, không có sự liên kết giữa các bộ phận, phòng ban
trong Công ty, gây ra bất lợi trong việc giao dịch, tốn thời gian đi lại cũng như giấy
tờ, thủ tục.
3.1.2.2. Về công tác thu mua và quản lý hàng hoá
Là một đợn vị kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp nên Công ty không chỉ
chuyên kinh doanh một mặt hàng nhất định. Hàng hoá xuất khẩu của công ty đều là
hàng nông sản thu mua trong nước. Đối với các khách hàng đặt mua với khối
lượng nhiều, Công ty thường gặp khó khăn trong công tác thu mua, do phải có thời
gian để thu gom hàng hoá, có đôi lúc hợp đồng bị chậm chễ, ảnh hưởng tới chất
lượng hàng xuất khẩu và ảnh hưởng tới kết quả xuất khẩu của Công ty.
Đối với hàng hoá thu mua để xuất khẩu thẳng không qua kho, Kế toán vẫn lập
Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, đồng thời việc hạch toán như hàng đã nhập kho.
Bởi vậy số liệu theo dõi chỉ là số nhập- xuất - tồn của kho ảo trên sổ sách, gây khó
khăn cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa Kế toán và thủ kho. Điều đó sẽ khiến
cho công tác quản lý hàng hoá trở nên khó khăn vì không biết được số thực nhập
và thực xuất.
3.1.2.3. Về thời gian hoàn thành thủ tục Xuất khẩu hàng hoá
Trên thực tế tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex hay xảy ra trường hợp hàng
đã chuẩn bị xuất khẩu xong nhưng vì thủ tục xuất khẩu chưa hoàn thành nên hàng
hoá vẫn bị tồn đọng tại các bến cảng. Đây là vấn đề đặc biệt nghiêm trọng nếu đó
là những lô hàng có giá trị lớn dẫn tới các khoản chi phí phát sinh không nhỏ khác

như chi phí lưu kho bãi, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí bảo quản, chi phí quản
lý… Điều này gây tổn hại lớn đến hoạt động kinh doanh của Công ty, vì vây việc
thực hiện tốt các thủ tục hành chính trong kinh doanh là một vấn đề hết sức quan
trọng đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ phải nâng cao trình độ chuyên môn, kho bãi
phải được duy trì trong điều kiện tốt nhất mới đảm bảo chất lượng hàng hoá.
3.1.2.4. Về khoản thu do bán hàng hoá Xuất khẩu
Chính vì công tác thu mua hàng hoá diễn ra không thuận lợi nên việc giao
hàng của Công ty cho khách hàng đôi khi còn chậm trễ làm ảnh hưởng đến quá
trình thanh toán của khách hàng. Đồng thời, với việc giao dịch với các tổ chức
nước ngoài phải thông qua các tổ chức trung gian khiến cho quá trình thanh toán
càng kéo dài và phải mất thêm một khoản chi phí không nhỏ cho khâu thanh toán.
3.1.2.5. Về việc phân bổ các khoàn chi phí
Việc tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho
hàng hoá tiêu thụ mỗi tháng dường như gây khó khăn cho Công ty vì không thể dự
đoán chính xác nhu cầu tiêu thụ hàng hoá, kế toán không thể phân bổ chính xác chi
phí cho từng đơn hàng. Việc phân bổ theo giá trị hợp đồng dường như cũng không
chính xác, do đó có thể xảy ra trường hợp chi phí phân bổ khác với chi phí thực sự
phát sinh, do đó đến cuối kì phải tiến hành điều chỉnh số liệu cho phù hợp với con
số thực tế phát sinh.Bên cạnh đó, việc xác định kết quả kinh doanh cho từng mặt
hàng cụ thể là rất quan trọng, bởi từ kết quả đó, nhà quản lý mới có thể đưa ra
những kế hoạch kinh doanh phù hợp. Bên cạnh đó, mặc dù Bộ Tài chính đã có
những quy định cụ thể về tiêu thức phân bổ nhưng việc thực hiện vẫn bị chồng
chéo, chưa khoa học dẫn tới bình quân hoá thành tích giữa các bộ phận.
3.1.2.6. Về kế toán xuất khẩu uỷ thác
Trong quá trình hoạt động xuất khẩu uỷ thác, kế toán Công ty Xuất nhập khẩu
Intimex không mở sổ theo dõi hàng nhận uỷ thác dẫn đến không phản ánh kịp thời
trị giá hàng hoá nhận uỷ thác xuất khẩu.