THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ĐÔNG PHONG

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH
ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ĐÔNG PHONG
2.1. Đặc điểm quản lý và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH
Đầu tư và Xây dựng Đông Phong
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là
thứ mà con người bằng sức lao động của mình tác động vào để thay đổi nó thành
sản phẩm có ích cho con người. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản
xuất kinh doanh nhất định, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ
hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu tạo thành hình thái của sản phẩm. Về mặt
giá trị, giá trị nguyên vật liệu được dịch chuyển một lần toàn bộ vào chi phí sản
xuất kinh doanh trong kỳ. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng cao trong
tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Do
vậy mà việc tổ chức quản lý, hạch toán kế toán nguyên vật liệu một cách hợp lý có
ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí, làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp.
2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là vừa sản xuất theo đơn đặt
hàng của khách hàng, vừa sản xuất cho nhu cầu thi công thiết kế của Công ty, do
vậy nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại, không chỉ do Công
ty trực tiếp mua ngoài mà còn do cả khách hàng mang đến. Chính những đặc điểm
này đòi hỏi công tác quản lý nguyên vật liệu cả về số lượng, chủng loại, giá cả, chất
lượng cũng như hạch toán, kế toán nguyên vật liệu phải được tổ chức một cách chặt
chẽ, hợp lý, đảm bảo cung cấp được đồng bộ, kịp thời cho sản xuất, ngăn ngừa hư
SVTH: Bùi Anh Thư Lớp: Kế toán tổng hợp 47C
11
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
hỏng mất mát, nguyên vật liệu, tránh làm ảnh hưởng đến sản xuất và thậm chí là uy
tín của công ty.
2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty
Trong các doanh nghiệp, vật liệu rất đa dạng và phong phú, mỗi loại có một

vai trò, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Vì vậy để quản lý vật liệu một
cách có hiệu quả, các doanh nghiệp tiến hành phân loại vật liệu.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý vật liệu mà từng doanh nghiệp thực hiện phân loại
theo các cách khác nhau, song Công ty phân loại nguyên vật liệu theo công dụng
của nguyên vật liệu:
° Nguyên vật liệu do khách hàng mang đến theo đơn đặt hàng.
° Nguyên vật liệu do công ty mua về để sản xuất, và được phân loại:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực
thể của sản phẩm. Cụ thể là:
+ Nhóm 1: Gỗ
. Gỗ dổi
. Gỗ dán 15 li
. Gỗ dán 18 li
. Gỗ dán 2,5x1224x2440
. Ván ép mộng xoan
. Ván ép thanh gỗ ép
. ...
+ Nhóm 2: Xi măng
+ Nhóm 3: Kính
. Kính trắng 8 li
SVTH: Bùi Anh Thư Lớp: Kế toán tổng hợp 47C
22
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
. Kính trắng 5 li
. ...
+ Nhóm 4: Sơn
. Sơn dầu Lobster
. Sơn xịt
. Sơn công nghiệp
. Sơn chống rỉ

. Sơn lót
. ...
- Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản xuất,
được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng, mẫu mã của
sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình
thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý: đinh, ốc, vít,
giấy nhám...
- Nhiên liệu: là những thứ được tiêu dùng cho sản xuất năng lượng như than,
dầu mỏ, hơi đốt...Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành 1 nhóm riêng
do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện
hơn: xăng, dầu, ga...
- Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên. Chủ
yếu là các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, hoặc từ việc thanh lý TSCĐ.
2.1.3. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối
cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận
ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm
SVTH: Bùi Anh Thư Lớp: Kế toán tổng hợp 47C
33
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70%
tổng chi phí, nguyên vật liệu cần phải được quản lý thật tốt.
Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì
sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan
có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì
cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý
nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo
quản đến khâu sử dụng. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau, quy mô doanh
nghiệp cũng khác nhau do đó mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu tại
mỗi Công ty cũng khác nhau.

Nguyên vật liệu của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong được
mua từ nguồn ngoài và do khách hàng mang tới, do vậy ảnh hưởng đến cả ba khâu
của quá trình quản lý nguyên vật liệu:
- Trong khâu thu mua:
Công ty phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng
kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của công ty.
Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hóa khác nhau, công dụng khác nhau và tỷ
lệ hao mòn trong quá trình sản xuất cũng khác nhau do đó khi thu mua nguyên vật
liệu phải sao cho đúng chủng loại và số lượng, chủng loại, tránh mua thừa nguyên
vật liệu này mà nguyên vật liệu cần dùng thì lại thiếu. Do vậy, mọi nhu cầu mua
nguyên vật liệu đều phải do bộ phận có nhu cầu sử dụng đề xuất thông qua Phiếu
yêu cầu lĩnh nguyên vật liệu đề xuất lên Phòng Kinh doanh và được Giám đốc phê
duyệt. Trách nhiệm mua nguyên vật liệu là của Phòng Kinh doanh, đảm bảo cung
cấp NVL đầy đủ thông qua việc kiểm tra hóa đơn chứng từ.
SVTH: Bùi Anh Thư Lớp: Kế toán tổng hợp 47C
44
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
Tiếp đó là phẩm chất nguyên vật liệu phải tốt, giá cả phù hợp, chỉ cho phép
hao hụt trong định mức, đặc biệt phải quan tâm đến chi phí thu mua, giúp hạ thấp
chi phí. Do vậy, nguyên vật liệu do Công ty mua phục vụ cho sản xuất được cung
cấp từ nhà cung cấp có uy tín và có quan hệ mua bán thường xuyên với công ty:
Hòa Thuận Phát, công ty sơn Kova... chính vì vậy chất lượng nguyên vật liệu được
đảm bảo tốt nhất. Về giá cả nguyên vật liệu thu mua, do công ty đã hiểu được thị
trường mua bán, giá mua nguyên vật liệu và chi phí thu mua được công ty xác định
theo phương thức thuận mua vừa bán với các nhà cung cấp do vậy giá cả luôn được
xác định ở mức hợp lý.
Nếu tổng giá trị nguyên vật liệu lên trên 10 triệu VND phải có ít nhất ba bản
báo giá của ít nhất ba nhà cung cấp khác nhau. Phòng Kinh doanh trực tiếp chịu
trách nhiệm và lựa chọn phương án giá.
Các lần mua có giá trị từ 5 triệu VND trở lên cần có hợp đồng kinh tế, có sự

điều chỉnh theo giá thị trường ở các lần mua.
Người mua phải yêu cầu bên bán ghi đầy đủ các yếu tố trên hóa đơn theo quy
định của Bộ Tài chính, chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, hợp lý, hợp pháp của
hóa đơn do mình thanh toán. Cán bộ kế toán phải kiểm tra hóa đơn, nếu phát hiện
có dấu hiệu không hợp pháp phải báo cáo lãnh đạo xem xét xử lý. Phải có hợp đồng
kinh tế có chữ ký, đóng dấu của hai bên để Phòng Kinh doanh quản lý.
- Trong khâu dự trữ và bảo quản:
Để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ,
không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết
gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản
theo tính chất lý hoá học của vật liệu. Để đảm bảo được điều này phải tổ chức tốt
SVTH: Bùi Anh Thư Lớp: Kế toán tổng hợp 47C
55
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
hệ thống kho tàng bến bãi sao cho phù hợp, giúp dễ dàng cho vận chuyển, xuất
nhập kho và kiểm tra. Nhận thức được điều này, Công ty tiến hành tổ chức bảo
quản và dự trữ nguyên vật liệu an toàn có sự giám sát, bảo quản thường xuyên với
hệ thống kho được bố trí tập trung.
+ Mọi nguyên vật liệu mua về đều phải nhập kho, nếu chưa đủ điều kiện hoặc
không phải nguyên vật liệu của Công ty, phải có phiếu gửi hàng, phải báo cáo và có
sự đồng ý của Giám đốc.
+ Thủ kho có trách nhiệm bồi thường mất mát do chủ quan mình gây ra.
+ Thủ kho phải chịu trách nhiệm an toàn nguyên vật liệu trong kho, sắp xếp
bảo quản theo yêu cầu. Nếu có dấu hiệu ảnh hưởng đến an toàn nguyên vật liệu
phải báo cáo người phụ trách trực tiếp xử lý.
- Trong khâu sử dụng:
Trong khâu này, nguyên vật liệu của công ty luôn được tính toán phù hợp
vừa đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu, vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm đúng
như trong thiết kế ban đầu cho từng đơn đặt hàng của khách hàng cũng như sản
phẩm công ty sản xuất:

+ Nguyên vật liệu xuất kho phải có phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của
người có trách nhiệm. Nghiêm cấm thủ kho cho vay mượn nguyên vật liệu mà
không làm thủ tục xuất kho.
+ Định kỳ 6 tháng một lần hoặc đột xuất theo yêu cầu quản lý, Công ty tiến
hành kiểm kê nguyên vật liệu, có hội đồng kiểm kê, biên bản kiểm kê. Chênh lệch
thừa thiếu phải xác định rõ nguyên nhân và có biện pháp xử lý:
+ Nguyên vật liệu thừa ghi tăng thu nhập, nguyên vật liệu thiếu thì người có
trách nhiệm phải bồi thường.
SVTH: Bùi Anh Thư Lớp: Kế toán tổng hợp 47C
66
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
+ Việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện đầy đủ, hoàn
chỉnh. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên do đó theo
dõi thường xuyên tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.
2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch
toán nguyên vật liệu, là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên
vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Muốn tính toán được chính xác thì công
ty phải xây dựng cho mình một phương pháp nhất định và phù hợp với hoạt động
sản xuất của công ty. Việc tính giá nguyên vật liệu ngoài tuân thủ nguyên tắc cơ
bản của công tác kế toán nói chung, còn tuân thủ nguyên tắc áp dụng tại điều 04
Chuẩn mực kế toán Việt Nam về hàng tồn kho được ban hành theo quyết định
149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: “Hàng tồn kho
được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá
gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được”.
Cụ thể việc tính giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng
Đông Phong được thực hiện như sau:
2.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn +
Chi phí thu mua (nếu

có)
Thường thì nguyên vật liệu được vận chuyển tới tận kho Công ty nên hay
phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ.
- Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng giá thực tế nhập
kho là giá trị thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc ước tính.
SVTH: Bùi Anh Thư Lớp: Kế toán tổng hợp 47C
77
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
- Nguyên vật liệu do Công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế
nguyên vật liệu bằng giá nguyên vật liệu xuất gia công chế biến cộng với chi phí
liên quan.
Ví dụ:
Ngày 25/11/2008, thủ kho nhận được phiếu nhập kho số 65743 mua nguyên
vật liệu của công ty gương kính Lâm Thành Long các loại kính như sau:
Loại
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Kính 7 ly m
2
178,608 105.000 18.753.840
Kính 8 ly m
2
166,6 150.000 24.990.000
Kính 4 ly m
2
274,2 62.000 17.000.400
Chi phí vận chuyển bên bán chịu.
Như vậy giá thực tế NVL nhập kho
=178,608x105.000+166,6x150.000+274,2x62.000

=60.744.240VND
2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong áp dụng phương pháp giá
thực tế đích danh trong việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho.
Theo phương pháp này, nguyên vật liệu xuất thuộc lô nào theo giá nào thì
được tính theo đơn giá đó.
2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
- Thủ tục nhập kho:
Ở công ty, việc cung ứng NVL chủ yếu là mua ngoài nên phải được kiểm
nghiệm trước khi nhập kho. Khi NVL về, nhân viên thu mua đem hóa đơn lên
SVTH: Bùi Anh Thư Lớp: Kế toán tổng hợp 47C
88