THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA CÔNG TY TNHH NHẬT QUANG

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC
KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA CÔNG TY TNHH NHẬT QUANG
A. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH NHẬT QUANG
1. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY
2. 1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NHẬT
QUANG:
Công ty TNHH Nhật Quang là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh
nghiệp vừa và nhỏ, chuyên sản xuất bao bì Carton 3 lớp, 5 lớp. Công ty được thành
lập theo Quyết định số 2591/GPUB ngày 23/07/1996 của UBND Thành phố Hà
nội do phó chủ tịch UBND thành phố Đình Hạnh kí. Công ty là đơn vị toán hạch
toán độc lập, tự chủ hoàn toàn về mặt tài chính, có tư cách pháp nhân, sử dụng con
dấu riêng theo quy định của Nhà nước Công ty có tài khoản mở tại ngân hàng
Exim Bank và Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín chi nhánh Hà nội. Trụ sở chính
của Công ty đặt tại xã Phú Diễn – huyện Từ Liêm – thành phố Hà nội.
Từ năm đầu mới thành lập, Công ty chỉ có hơn 50 cán bộ công nhân viên
làm việc với dây chuyền sản xuất nhỏ, thiết bị máy móc lạc hậu và thiếu đồng bộ,
doanh thu mỗi tháng chỉ đạt vài chục triệu đồng. Sản xuất chủ yếu bằng phương
pháp thủ công, sản lượng hàng năm đạt thấp, chất lượng sản phẩm không cao và
khách hàng chỉ là một vài cơ sở nhỏ. Đến nay Số lượng CBCNV của Công ty đã
lên tới trên 170 người, Công ty đã tiến hành nhập dây chuyền thiết bị sản xuất bao
bì từ Hàn Quốc với công suất mỗi năm đạt từ 2.237.000 m
2
đến 3.000.000 m
2
.Với
hệ thống máy sản xuất bìa carton 3 lớp, 5 lớp bao gồm 01 dàn máy sản xuất carton
chính do Hàn Quốc sản xuất, hệ thống máy phụ gồm 09 máy con, đặc biệt có hệ
thống máy vi tính đặt tại dàn máy sản xuất để kiểm tra số lượng và chất lượng sản
phẩm. Công ty trang bị hệ thống máy vi tính tại các phòng ban tương đối đầy đủ,
PHÒNG KINH DOANH VÀ ĐIỀU HÀNH SẢN XUẤT
BAN QUẢN ĐỐC

Tổ máy chính Tổ máy phụ Tổ in Tổ phục vụ giao hàng
hệ thống nhà xưởng, kho chứa hàng tương đối rộng, đội ngũ CBCNV có trình độ
quản lí và thành thạo tay nghề cao, doanh thu mỗi tháng đạt trên 2.000 triệu đồng.
Sản phẩm của Công ty đảm bảo tính quốc tế, có thể thay thế cho hàng nhập ngoại.
Hiện nay Công ty có rất nhiều khách hàng, như Công ty Deawo Hanel, Công ty hệ
thống dây Sumi Hanel, Công ty Unitet Moto Việt Nam, Nhà máy gạch ốp lát
Granit Thạch Bàn, Công ty gạch Vĩnh Phúc, Công ty TNHH dây cáp Vina KDC,
Nhà máy bia Đông Nam Á, Xí nghiệp Dịch vụ dầu khí Thái Bình (Nước khoáng
Tiền Hải),... mạng lưới khách hàng đã vươn ra hầu hết các tỉnh thành ở miền Bắc
Việt Nam.
Với phương châm “ Chất lượng , tiến độ giao hàng là sự sống còn của
doanh nghiệp”, Công ty ngày càng mở rộng được thị phần và khẳng định được vị
trí là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Sự phát triển của Công ty được phản ánh qua số liệu sau:
Biểu 01. Một số chỉ tiêu phản ánh sự tăng trưởng Cty Đơn vị :1000 đồng
Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000
1. Giá trị sản xuất 5.278.190 6.475.171 10.387.246
2. Nộp Ngân sách 75.682 80.717 437.416
3. Doanh thu thuần 7.251.565 7.515.133 12.864.189
4. Lợi nhuận sau thuế 205.055 214.030 906.286
Việc mở rộng quy mô sản xuất hàng năm của Công ty đã giúp cho một
lượng người lao động ngoài xã hội có việc làm và khoản thu nhập ổn định. Số
lượng CBCNV của Công ty hàng năm tăng.
2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh
SƠ ĐỒ 1:
Nguyên vật liệu
Máy carton Phôi carton Máy cắt, lằn kẻ
Hình thành hộpcarton
Hệ thống máy con(bế, xẻ rãnh, ghim) Định hình hộp
In KCS Nhập kho thành phẩm

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở Công ty Nhật Quang là quy trình
sản xuất qua nhiều giai đoạn chế biến, song chu kì sản xuất ngắn. Đây là điểm
thuận lợi cho việc tổ chức sắp xếp cũng như bố trí lao động phù hợp, đồng thời
cũng tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn sản xuất của Công ty.
Sơ đồ 2. Quy trình công nghệ sản xuất bao bì carton của Công ty
Đặc điểm sản phẩm của Công ty
Khoa học kĩ thuật ngày càng phát triển, đời sống xã hội không ngừng tăng lên,
vì vậy nhu cầu tiêu dùng của xã hội ngày càng cao, người tiêu dùng không chấp
nhận sản phẩm có chất lượng thấp, nên bất kì một doanh nghiệp nào sản xuất sản
phẩm chất lượng thấp sẽ không tiêu thụ được, chính vì vậy công ty đặc biệt quan
tâm đến chất lượng của sản phẩm.
Sản phẩm sản xuất và tiêu thụ chủ yếu của Công ty là Bao bì Carton sóng 3 lớp
và sóng 5 lớp, bao bì hộp Duplex. Do vậy công ty không ngừng đổi mới công
nghệ, máy móc thiết bị, kiện toàn bộ máy quản lí, đáp ứng các đòi hỏi ngày càng
cao của người tiêu dùng.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lí.
Là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoạt động
dưới hình thức Công ty TNHH, Công ty Nhật Quang tổ chức bộ máy theo hình
thức tập trung, phân cấp quản lí. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ.
1. Ban giám đốc : 03 người (01 giám đốc và 02 phó giám đốc).
- Giám đốc : là người có nghĩa vụ và trách nhiệm trong mọi công việc và hoạt
động của công ty. Là người chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật cũng
như hội đồng quản trị về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và kinh doanh là người giúp việc cho giám
đốc được giám đốc giao nhiệm vụ quản lý toàn bộ công nghệ, thiết bị trong công
ty, giám sát và chỉ đạo trực tiếp phòng kinh doanh và điều hành sản xuất. Chịu
trách nhiệm trước giám đốc về kết quả kinh doanh của đơn vị dựa trên các quyền
quyết định cụ thể.
- Phó giám đốc phụ trách nhân sự và hành chính được giám đốc giao nhiệm vụ
tổ chức quản lý công tác nhân sự, tuyển dụng nhân lực, nghiên cứu soạn thảo các

nội quy, quy chế nhân sự trong công ty. Thực hiện việc ký kết hợp đồng với người
lao động. Theo dõi lập kế hoạch bảo hộ lao động, tình hình an ninh trật tự trong
toàn công ty.
2. Phòng Phát triển thị trường : 03 người (01 trưởng phòng và 02 nhân viên)
có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch chiến lược ngắn hạn và dài hạn. Nghiên cứu và
phát triển mạng lưới khách hàng, đưa ra các mẫu mã sản phẩm mới thích ứng với
nhu cầu của khách hàng
3. Phòng kinh doanh và điều hành sản xuất : 06 người (01 trưởng phòng, 01
phó phòng, 01 chuyên gia Hàn Quốc và 03 nhân viên) có nhiệm vụ lập kế hoạch dự
trù về vật tư hàng hoá triển khai, thực hiện các đơn đặt hàng, tính toán giá cả và
thương lượng với những khách hàng mới, thảo các hợp đồng kinh tế trình giám đốc
duyệt. Lập kế hoạch dự trù nguyên vật liệu, vật tư và lập kế hoạch sản xuất.
4. Phòng kế toán: là bộ phận quan trọng có nhiệm vụ giúp giám đốc trong công
tác quản lí về tài chính, Các chính sách liên quan đến tài chính hoặc các lĩnh vực
hoạt động tài chính khác để tham mưu cho giám đốc có những quyết định đúng dắn
trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Ghi chép, phản ánh kịp thời chính
xác đầy đủ tình hình tài chính của Công ty để phục vụ cho công tác quản lí và chỉ
đạo kinh doanh được kịp thời và có hiệu quả.
5. Ban quản đốc : 03 người (01 quản đốc và 02 phó quản đốc) có nhiệm vụ đôn
đốc các tổ sản xuất thực hiện các kế hoạch sản xuất từ phòng kinh doanh và điều
hành sản xuất.
6. Phân xưởng sản xuất và các bộ phận liên quan 152 người
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán
KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ
KẾ TOÁN TRƯỞNG
2.1.4.1. Bộ máy kế toán của Công ty
Cùng với sự đổi mới cơ chế quản lí của Công ty trong thời kì hiện nay,
phòng kế toán với vai trò là công cụ điều hành quản lí.
Phòng kế toán của Công ty bao gồm : 04 người (01 kế toán trưởng và 03 kế
toán viên). Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, với cơ cấu tổ chức bộ máy kế

toán được sắp xếp gọn nhẹ, phù hợp với tình hình chung hiện nay, các phần hành
của các thành viên trong phòng như sau:
Kế toán trưởng: Phụ trách tổng hợp, chỉ đạo tất cả các bộ phận kế toán về
mặt nghiệp vụ và ghi chép chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kế toán, chịu
trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp.
Kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí và tính giá thành: Tổng hợp số liệu kế
toán đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần
hành khác cung cấp. Kế toán tổng hợp của Công ty đảm nhận công việc tập hợp
chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đến kì lập báo cáo quyết toán.
Kế toán thanh toán kiêm kế toán nguyên liệu vật liệu và tổng hợp vật tư .
Thủ quỹ: kiêm kế toán tiền lương, Tài sản cố định.
(Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán trang sau)
Công ty TNHH Nhật Quang là một đơn vị trực có tính chất sản xuất đồng bộ
và có chu kỳ sản xuất dài, đứng đầu là ban Giám đốc điều hành chung hoạt động
Công ty mình và chịu sự lãnh đạo trực tiếp cuả ban Giám đốc Công ty.
Để đảm bảo cho việc sản xuất được thực hiện có hiệu quả Công ty CKGP tổ
chức bộ máy gọn nhẹ và tổ chức theo kiểu trực tuyến. Đứng đầu là Giám đốc, giúp
việc cho Giám đốc là hai Phó giám đốc, một Phó giám đốc phụ trách sản xuất, một
Phó giám đốc nghiệp vụ. Giám đốc đồng thời cũng điều hành và giám sát hoạt
động của phòng Tài chính kế toán và phòng hành chính - bảo vệ.
Công tác tổ chức quản lí sản xuất được khái quát theo sơ đồ sau:
Giám đốc
P.Hành chính Bảo vệ P. Kế toán -Tài chínhPhó giám đốc sản xuấtPhó giám đốc nghiệp vụ
P. Kỹ thuật - Tổng hợp
Tổ máy chính Tổ máy phụ Tổ in Tổ phục vụ giao hàng
Mô hình tổ chức quản lý của Công ty CKGP:

2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
- Giám đốc: Chịu trách nhiệm điều hành chung toàn Công ty và đồng thời
cũng điều hành và giám sát hoạt động của phòng kế toán và phòng hành chính -

bảo vệ.
- Phó giám đốc: giúp việc cho Giám đốc gồm có 2 phó Giám đốc:
+ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: có nhiệm vụ chỉ huy điều phối lập kế
hoạch các hoạt động chuẩn bị sản xuất, thực hiện sản xuất và quản lý các phòng
ban.
+ Phó giám đốc kinh doanh: phụ trách về công tác vật tư tiêu thụ sản phẩm,
tổ chức và chỉ đạo việc ký kết thực hiện hợp đồng cung ứng vật tư và tiêu thụ sản
phẩm với các Công ty và thị trường bên ngoài.
- Phòng tổ chức Hành chính - Bảo vệ:
Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc về công
tác tổ chức các phòng ban, phân xưởng sản xuất, chịu trách nhiệm trước Giám đốc
về các mặt công tác theo chức năng của phòng. Tiếp nhận các công văn, phân loại
báo cáo, giám đốc kịp thời chính xác những thông tin liên quan đến hoạt động sản
xuất kinh doanh của Công ty, lập lịch công tác hàng tuần của Công ty theo đúng
quy định của Nhà nước. Kiểm tra giám sát mọi cán bộ công nhân viên của Công ty
thực hiện nghiêm chỉnh nội quy quy chế của Công ty các chính sách Pháp luật của
Đảng và Nhà nước.
- Phòng Kế toán - Tài chính ( Phòng tài vụ)
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về các mặt công tác theo chức
năng, nhiệm vụ của phòng. Quản lý các công việc của phòng kế toán tài chính,
giúp Giám đốcvề công tác kế toán tài chinh. Cung cấp vốn cho sản xuất kinh
doanh, quản lý vốn đúng chếa độ của Nhà nước và phân tích hiệu quả sử dụng vốn
trong sản xuất kinh doanh.
- Phòng Kỹ thuật - Tổng hợp:
Dưới sự chỉ đạo của 2 Phó giám đốc, căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch được
giao, lập kế hoạch công tác của phòng để thực hiện tốt kế hoạch thường kỳ cũng
như kế hoạch thực hiện các đề tài tiến bộ kx thuật. Thiết kế sản phẩm mới phù hợp
Kê toán trưởng kế toán tổng hợp
Kế toán vật tư và tiêu thụKế toán thanh toán và kế toán lươngKế toán TSCĐ, thủ quỹ
với tổ chức và điều kiện thiết bị của Công ty. Theo dõi quá trình chế tạo sản phẩm,

kiểm tra thiết kế xử lý, thông báo thay đổi về kỹ thuật. Theo dõi giám sát kiểm tra
thực hiện công nghệ sản xuất tại các phân xưởng sản xuất, đảm bảo duy trì chất
lượng các sản phẩm do Công ty sản xuất. Tham gia cùng các phòng nghiệp vụ khác
xây dựng các quy chế quản lý. Cung cấp kịp thời các loại vật tư sản phẩm. Tham
mưu đề xuất tính toán hợp lý các loại hợp đồng sản xuất cho Giám đốc ký với
khách hàng.
III. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT QUANG:
1.Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Nhật Quang
Để đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng, đảm bảo kiểm tra,
xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính giúp lãnh đạo Công ty nắm được tình
hình hoạt động của doanh nghiệp mình một cách kịp thời bắng những thông tin kế
toán cung cấp, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán và quản lý tài chính tập trung
tại phòng kế toán tài chính của Công ty.
Theo loại hình thức này thì ở phòng kế toán tài chính trung tâm của Công ty
sẽ tiến hành nhận các chứng từ gửi về để ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán toàn
đơn vị.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CKGP:
Xuất phát từ tình hình thực tế và yêu cầu quản lý của Nhà máy biên chế
nhân sự của phòng kế toán thống kế hiện nay gồm 3 người dưới sự chỉ đạo trực
tiếp của kế toán trưởng. Nhiệm vụ cụ thể của phòng kế toán như sau:
- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người chỉ đạo giám sát toàn bộ
mạng lưới kế toán của Công ty, kế toán trưởng có nhiệm vụ giám sát việc chấp
hành các chế độ bảo vệ tài sản, vật tư tiền vốn... Kế toán trưởng điều hành chính
sách kế toán tài chính đồng thời báo cáo một cách kịp thời, chính xác và đúng đắn
với Giám đốc tình hình và kết quả hoạt động tài chính trong doanh nghiệp để tìm
ra những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần khắc phục để đưa ra những
kiến nghị với Giám đốc nhằm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Đồng
thời căn cứ vào các bảng kê, các chứng từ gốc để vào các sổ cái hàng quý tiến hành
tập hợp chi phí, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh, lập bảng cân đối kế
toán và báo cáo tài chính khác.

- Kế toán vật tư kiêm tiêu thụ: Có trách nhiệm hạch toán theo dõi tình hình
biến động củ vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng và giá trị. Đồng thời kế toán
còn căn cứ vào hoá đơn chứng từ, hóa đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, các chứng từ
thanh toán, chứng từ chấp nhận thanh toán và các chứng từ khác có liên quan để
hạch toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm.
- Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương: căn cứ vào các chứng từ hợp
lệ như hoá đơn bán hàng, các những từ nhập - xuất kho, để lập các phiếu thu, phiếu
chi, viết séc uỷ nhiệm chi, lập bảng chứng từ thu, chi tiền mặt, lập bảng kê chứng
từ ngân hàng, làm các thủ tục thu vay, theo dõi tình hình tồn quỹ tiền mặt, đôn đốc
và quyết toán, theo dõi chi tiết các tài khoản công nợ. Đồng thời có nhiệm vụ hạch
toán và kiểm tra tình hình thực hiện quỹ lương, phân tích việc sử dụng lao động và
định mức lao đọng, lập bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, thanh toán tiền thưởng,
lập bảng phân bổ tiền lương.
- Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ giám sát và hạch toán
tình hình biến động TSCĐ, tính trích khấu hao TSCĐ, phân tích, phản ánh kết quả
của Công ty hàng quý, hàng năm. Đồng thời có nhiệm vụ gửi tiền mặt vào ngân
hàng và rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi
hợp lý, hợp lệ để thu và phát tiền mặt.
2. Hệ thống sổ sách Chứng từ tại Công ty:
a. Hệ thống tài khoản sử dụng:
Công ty TNHH Nhật Quang đã đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản thống
nhất của Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số 1141 QĐ/TC/CĐKT ngày
1/11/1995 và vào năm 1999 cá bổ sung thêm một số tài khoản mới nhằm phục vụ
công tác hạch toán thuế giá tri gia tăng.
b. Hình thức sổ kế toán áp dụng trong Công ty
Công ty áp dụng theo hình thức Nhật ký - chứng từ:
- Sổ Nhật ký - chứng từ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khoản. Công ty TNHH Nhật
Quang hiện nay đang sử dụng các loại NKCT số: 1, 2, 5, 7, 10.
- Các bảng kê: dùng để phản ánh các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của các tài

khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật ký - chứng từ, số liệu chứng
từ gốc được ghi vào bảng kê. Cuối tháng số liệu được tổng cộng của các bảng kê
được chuyển vào các Nhật ký - chứng từ có liên quan. Công ty TNHH Nhật Quang
đang sử dụng các bảng kê 1, 2, 3, 4, 5, 6, 11.
- Sổ cái các tài khoản: là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm mỗi tờ sổ dùng
cho một tài khoản trong đó gồm có số phát sinh nợ, số phát sing có được tập hợp
vào cuối tháng hoặc cuối quý.
- Sổ chi tiết hoặc các bảng phân bổ, tờ kê chi tiết: được mở cho từng tài
khoản chi tiết theo mẫu hướng dẫn.
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chứng từ là các nghiệp vụ phát sinh
phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào sổ. Sổ Nhật ký chứng từ
cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký chứng từ để ghi sổ cái các tài khoản.
Việc áp dụng hình thức này phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty và
phù hợp với tay nghề trình độ của cán bộ kế toán. Đây là một hình thức kế toán
được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết
đảm bảo được việc tiến hành thường xuyên, công việc đồng đều các khâu trong tất
cả các phần kế toán, đảm bảo số liệu chính xác kịp thời, phục vụ nhạy bén cho nhu
cầu quản lý kinh tế của Công ty.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ được khái quát theo
sơ đồ sau: