LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NHẬP XUẤT VÀ BẢO QUẢN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NHẬP XUẤT VÀ BẢO QUẢN
NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1. VAI TRÒ CỦA NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
Khái niệm vật liệu: Vật liệu là đối tượng lao động được biểu hiện dưới hình
thái vật chất. Là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở cấu
thành nên sản phẩm.
Đặc điểm vật liệu là một tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho. Vật liệu
tham gia vào quá trình đầu của quá trình sản xuất kinh doanh, để bắt đầu hình
thành nên sản phẩm mới. Chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại trong mỗi
quá trình sản xuất. Vật liệu không ngừng chuyển hoá biến đổi cả về mặt hiện vật và
giá trị. Về mặt hiện vật nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị
của nguyên vật liệu sẽ được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong
chu kỳ đó.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Vì vậy có thể nói vật liệu là
yếu tố quan trọng quyết định cả về số lượng và chất lượng sản phẩm. Vật liệu có
chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại với chi phí thấp luôn là mục tiêu của các
doanh nghiệp.
2. YÊU CẦU QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh
doanh, đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu.
Từ khâu thu mua bảo quản dự trữ, đến khâu sử dụng.
- ở khâu thu mua: Vật liệu thường xuyên biến động. Các doanh nghiệp phải
tiến hành thu mua vật liệu, để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản
phẩm và phục vụ cho nhu cầu khác của doanh nghiệp. Do đó ở khâu này đòi hỏi
phải quản lý chặt chẽ về số lượng chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua và cả
tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- ở khâu dự trữ :Việc quản lý tồn kho dự trữ nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp là điều rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp dự trữ hợp lý đúng mức sẽ giúp
cho doanh nghiệp không bị gián đoạn trong sản xuất. Doanh nghiệp phải lập định
mức dự trữ phù hợp với quy mô sản xuất. Nếu lập trên định mức tối đa trong khi

đó có những nguyên vật liệu không sử dụng đến gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Nếu lập dưới định mức tối thiểu thì khi nhu cầu sản xuất cần không đáp ứng được.
Để xác định được định mức nguyên vật liệu phù hợp cần căn cứ vào:
+Quy mô sản xuất và đặc điểm của doanh nghiệp.
+Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường về loại nguyên vật liệu đó.
+Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp.
- ở khâu bảo quản: Nguyên vật liệu mua về thường chưa đưa vào sản xuất
ngay mà còn qua kho bãi vì vậy doanh nghiệp phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi.
Thực hiện đúng chế độ bảo quản để tránh mất mát hư hỏng đảm bảo an toàn giữ
được chất lượng hàng hoá.
- ở khâu sử dụng:Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định
mức tiêu hao, dự toán chi phí, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh
nghiệp. Do vậy ở khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất
dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
3. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU
a. Phân loại nguyên vật liệu
- Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng
các loại vật liệu khác nhau, mỗi loại vật liệu được sử dụng có nội dung kinh tế và
chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có tính năng lý hoá khác nhau.
Bởi vậy để quản lý được vật liệu, đảm bảo có đủ vật liệu để phục vụ cho hoạt động
sản xuất đòi hỏi phải nhận biết từng loại, từng thứ vật liệu. Mặt khác tổ chức phân
loại nguyên vật liệu còn có ý nghĩa rất lớn đối với công tác kế toán vật liệu trong
việc vận dụng các tài khoản, lựa chọn các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu
hợp lý. Đồng thời giúp cho người quản lý doanh nghiệp nhận biết được nội dung
kinh tế, vai trò chức năng của từng nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất
kinh doanh, từ đó có biện pháp quản lý thích hợp đối với từng loại nguyên vật liệu.
*Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp
sản xuất thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau :
- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể
sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính khác

nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu chính là sắt thép… doanh nghiệp sản
xuất đường nguyên liệu chính là cây mía còn doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo
nguyên vật liệu chính là đường, nha, bột… có thể sản phẩm của các doanh nghiệp
này là nguyên vật liệu của doanh nghiệp khác. Đối với thành phẩm mua ngoài với
mục đích để tiếp tục gia công chế biến được coi là nguyên vật liệu chính. Ví dụ:
doanh nghiệp dệt mua sợi để dệt vải.
- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể
làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công
cụ dụng cụ được hoạt dộng bình thương như : Thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn,
cúc áo, chỉ may, rẻ lau, xà phòng…
- Nhiên liệu : là loại nhiên liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho
hoạt động của các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản
xuất kinh doanh như : Xăng, dầu, than, củi, khí gas…
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( công
cụ, khí cụ, vật kết cấu ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho công
tác xây dựng cơ bản.
- Phụ tùng thay thế :là các chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho
máy móc thiết bị, phương tiện vận tải…
- Phế liệu: là vật liệu được loại ra từ nguyên liệu dùng cho sản xuất, nó đã mất
hoàn toàn hoặc một phần giá trị sử dụng ban đầu như phôi bào, vải vụn, sắt phế
liệu.
- Vật liệu khác:bao gồm các loại vật liệu còn lại, ngoài các thứ chưa kể trên
như:bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng.
Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp
mà trong từng loại vật liệu trên được chia thành từng nhóm, từng thứ. Cách phân
loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ
nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh
nghiệp.
*Căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu được chia thành:
Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng.

Nguyên vật liệu tự chế : Do doanh nghiệp tự sản xuất
Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu,
là cơ sở để xác định giá trị vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho.
*Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu
thành:
• Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:
+Nguyên vật liệu dùng trực tiếp sản xuất chế tạo sản phẩm
+Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận
bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.
• Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:
+Nhượng bán
+Đem góp vốn liên doanh
+Đem biếu tặng
b. Đánh giá nguyên vật liệu
• Xác định trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho:
Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập
*Nhập do mua ngoài
- Trị giá vốn thực tế bao gồm giá mua các loại thuế không được hoàn lại, phí
vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên
quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm
giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất.
Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính
theo phương pháp khấu trừ giá mua là giá chưa có thuế GTGT.Trường hợp vật tư
mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT theo phương
pháp khấu trừ hoặc sử dụng cho các hoạt động phúc lợi, các dự án, thì giá mua bao
gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán)
- Nhập do tự sản xuất: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị sản xuất của vật tư
tự gia công chế biến.
- Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá
vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến + số tiền phải trả

cho người nhận gia công chế biến + các chi vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận.
- Nhập vật liệu do nhận vốn góp liên doanh:Trị giá vốn thực tế của vật liệu
nhập kho là giá hội đồng liên doanh thoả thuận + các chi phí khác phát sinh khi
tiếp nhận.
Nhập vật liệu do được cấp: Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá ghi
trên biên bản giao nhận + các chi phí phát sinh khi nhận.
- Nhập vật liệu do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là
giá trị hợp lý + chi phí khác phát sinh.
- Phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu.
• Xác định trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho :
Vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau ở nhiều thời điểm khác nhau
nên có nhiều giá khác nhau. Do đó khi xuất kho vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm
hoạt động, yêu cầu trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kĩ thuật tính
toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp sau để xác định
trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho.
*Các phương pháp theo chuẩn mực kế toán:
- Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho căn
cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá
vốn thực tế của vật tư xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những đơn vị
có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng.
- Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho
được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo
công thức.
Trị giá vốn TT Số lượng VL Đơn giá bình quân
VL xuất kho = xuất kho x gia quyền
Trị giá TTVL Trị giá vốn TTVL
tồn đầu kì + nhập trong kì
Đơn giá bình quân =---------------------------------------------------------------
Số lượng vật liệu + Số lượng vật liệu
tồn đầu kì nhập trong kì

- Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng
nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất = đơn giá nhập. Trị giá hàng
tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng.
- Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là hàng
nào nhập sau thì xuất trước, lấy đơn giá xuất = đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho
cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.
*Các phương pháp khác:
Trong thực tế ngoài các phương pháp tính trị giá vốn thực tế của vật liệu theo
chuẩn mực kế toán hàng tồn kho qui định thì các doanh nghiệp còn áp dụng các
phương pháp sau:
- Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ: Phương pháp tính trị giá vốn thực
tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất kho và đơn giá thực
tế vật liệu tồn đầu kỳ.
Trị giá vốn = Số lượng VL x Đơn giá TT
TTVL xuất kho xuất kho tồn đầu kỳ
- Phương pháp tính theo giá hạch toán: Khi áp dụng phương pháp này toàn bộ
vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán cuối kỳ kế toán tiến hành
điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau:
Trị giá vốn TT = Trị giá hạch toán x Hệ số giá
VL xuất kho vật liệu xuất kho vật liệu
Trị giá vốn TT của VL + Trị giá vốn TT của VL
tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ
Hệ số giá VL=------------------------------------------------------------------------
Trị giá hạch toán của + Trị giá Hạch toán
VL tồn đầu kỳ VL nhập trong kỳ
4. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
Tổ chức kế toán nguyên vật liệu có chính xác, kịp thời đầy đủ thì lãnh đạo mới
nắm được tình hình thu mua, dự trữ, xuất dùng vật liệu cả về kế hoạch lẫn thực tế,
từ đó có những biện pháp quản lý thích hợp. Mặt khác nó còn ảnh hưởng không
nhỏ đến việc hạch toán giá thành.

Xuất phát từ vị trí, yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
Nhà nước đã xác nhận nhiệm vụ của kế toán vật liệu đối với các doanh nghiệp như
sau:
Tổ chức ghi chép đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư
hàng hoá cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn giá trị vốn thực tế của vật tư
hàng hoá nhập, xuất kho, trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ nhằm cung cấp thông tin
kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư hàng hoá, kế
hoạch sử dụng vật tư sản xuất và kế hoạch bán hàng hoá.
Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, áp dụng đúng
đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu. Hướng dẫn kiểm tra các bộ
phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu,
mở các sổ thẻ kế toán chi tiết đúng chế độ đúng phương pháp qui định nhằm đảm
bảo sự thống nhất trong công tác kế toán cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập
báo cáo tài chính và phân tích các hoạt động kinh doanh.
Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo chế độ quy định, theo yêu cầu
quản lý thống nhất và theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
5.TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
a. Chứng từ sử dụng.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép tình hình biến động về số
lượng, giá trị, chất lượng của từng thứ, từng loại vật liệu theo từng kho hàng của
doanh nghiệp. Theo quy định của bộ tài chính, một số chứng từ được sử dụng trong
kế toán nguyên vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Thẻ kho
- Biên bản kiểm kê sản phẩm hàng hoá
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
- Hoá đơn GTGT theo hướng dẫn của cơ quan thuế

Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định
của nhà nước, doanh nghiệp có thể sử dụng các loại chứng từ sau:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
Đối với các chứng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo qui định
về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải tổ
chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán trưởng qui định phục vụ
cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, các cá
nhân có liên quan.
b. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế
liên quanđến đối tượng cần hạch toán chi tiết. Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch
toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán chi tiết vật liệu sử
dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:
Thẻ kho
Sổ (thẻ) chi tiết vật liệu
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ số dư
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở thêm các bảng kê nhập,
bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế nhập xuất và lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
nguyên vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh gọn
kịp thời.
c. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện thông qua một hệ thống
chứng từ kế toán về việc nhập xuất tồn kho vật liệu. Sự liên kết chặt chẽ giữa thủ
kho và nhân viên kế toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nguyên vật
liệu được dễ dàng . Tuỳ từng doanh nghiệp có thể áp dụng một trong những
phương pháp hạch toán sau:
* Phương pháp thẻ song song

* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
* Phương pháp sổ số dư
Trình tự hạch toán:
Thủ kho: Dù theo phương pháp nào thì thủ kho cũng sử dụng bộ thẻ kho lập
cho từng danh điểm vật tư, hàng hoá.
Hàng ngày khi nhận, chứng từ nhập xuất thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp
pháp của chứng từ rồi thực hiện nghiệp vụnhập xuất. Ghi sổ thực nhập, thực xuất
vào chứng từ.
Thủ kho sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho các chỉ tiêu số lượng nhập,
xuất. Cuối ngàyghi tính ra số tồn kho. Định kỳ thủ kho bàn giao chứng từ cho kế
toán vật tư có ký nhận vào biên bản giao nhận chứng từ kế toán:
* Phương pháp thẻ song song
- ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất
tồn kho của từng loại vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng mỗi chứng từ ghi một
dòng vào thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu.
- ở phòng kế toán: Định kỳ kế toán nhận được chứng từ do thủ kho bàn giao,
kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, phân loại, hoàn chỉnh chứng từ. Sử
dụng các chứng từ để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư ( cả số lượng và giá trị ) theo
từng danh điểm đến cuối tháng kế toán phải lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
theo từng nhóm loại vật liệu.