Xây dựng bản chức năng nhiệm vụ theo kpis cho ba bộ phận kinh doanh, hành chánh nhân sự tổng hợp và kế toán tài chính tại công ty tnhh địa ốc phúc đức
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (631.49 KB, 86 trang )
ðại Học Quốc Gia Tp. Hồ Chí Minh
TRƯỜNG ðẠI HỌC BÁCH KHOA
--------------------
TRẦN THỊ PHƯỚC
XÂY DỰNG BẢNG CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ THEO
KPIs CHO BA BỘ PHẬN KINH DOANH, HÀNH CHÁNH
NHÂN SỰ TỔNG HỢP VÀ KẾ TỐN – TÀI CHÍNH TẠI
CƠNG TY TNHH ðỊA ỐC PHÚC ðỨC
Chuyên ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH
KHĨA LUẬN THẠC SĨ
TP. HỒ CHÍ MINH, tháng 04 năm 2011
CƠNG TRÌNH ðƯỢC HỒN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ðẠI HỌC BÁCH KHOA
ðẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH
............................................................................................................................
Cán bộ hướng dẫn khoa học : Trương Thị Lan Anh, Tiến sĩ ......................................
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)
............................................................................................................................
Cán bộ chấm nhận xét 1 : Vũ Thế Dũng, Tiến sĩ........................................................
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)
............................................................................................................................
Cán bộ chấm nhận xét 2 : Nguyễn Hồng Chí ðức, Tiến sĩ .......................................
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)
ðẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
TRƯỜNG ðẠI HỌC BÁCH KHOA
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM
ðộc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
---oOo--Tp. HCM, ngày 18 tháng 04 năm 2011
NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ
Họ và tên học viên: Trần Thị Phước – Ms: 09170766 Giới tính : Nam / Nữ
Ngày, tháng, năm sinh : 08-12-1986 Nơi sinh : Quảng ðiền, Thừa Thiên Huế
Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh
Khoá (Năm trúng tuyển) : 2009
1- TÊN ðỀ TÀI:
Xây dựng bảng Chức năng – Nhiệm vụ theo KPIs của ba bộ phận Kinh doanh, Hành
chánh nhân sự tổng hợp và Kế tốn – Tài chính tại cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức.
2- NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN:
Xây dựng bảng Chức năng – Nhiệm vụ của ba bộ phận Kinh doanh, Hành chánh
nhân sự tổng hợp và Kế toán – Tài chính tại cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức.
ðề xuất các KPIs cho ba bộ phận Kinh doanh, Hành chánh nhân sự tổng hợp và
Kế tốn – Tài chính tại cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức.
ðề xuất áp dụng bảng Chức năng – Nhiệm vụ theo KPI của ba bộ phận Kinh
doanh, Hành chánh nhân sự tổng hợp và Kế tốn – Tài chính tại cơng ty TNHH địa ốc
Phúc ðức.
3- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 13 – 12 - 2010
4- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 18 – 04 - 2011
5- HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN (Ghi ñầy ñủ học hàm, học vị ):
Trương Thị Lan Anh, Tiến sĩ
Nội dung và đề cương Khóa luận thạc sĩ đã ñược Hội ðồng Chuyên Ngành thông qua.
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
CHỦ NHIỆM BỘ MÔN
(Họ tên và chữ ký)
QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH
(Họ tên và chữ ký)
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô giáo khoa Quản lý công nghiệp, trường
ðại học Bách khoa thành phố Hồ Chí Minh đã đem đến cho tôi những kiến thức nền
tảng về kinh tế và quản trị nguồn lực nhân sự trong ba học kỳ vừa qua.
Tơi xin gửi lời tri ân sâu sắc đến cơ giáo - Tiến sĩ Trương Thị Lan Anh, khoa
quản lý công nghiệp, trường ðại học Bách khoa thành phố Hồ Chí Minh đã tận tình
hướng dẫn và dẫn dắt tơi từng bước trong q trình thực hiện khóa luận.
Tơi xin chân thành cảm ơn anh Nguyễn Cao Tùng – giám ñốc công ty TNHH
Phúc ðức, chi nhánh Quận 3 cùng các anh chị nhân viên ở ba bộ phận Kinh doanh,
Hành chánh nhân sự tổng hợp, Kế toán – Tài chính chi nhánh quận 3 và quận 2 đã
đồng ý cho tơi được thực hiện đề tài khóa luận ở cơng ty và tạo mọi điều kiện thuận lợi
trong việc chia sẻ thơng tin về cơng ty, giúp tơi hồn thành tốt khóa luận này.
Tơi xin chân thành cảm ơn anh Nguyễn Tuấn Anh đã tạo điều kiện cho tơi ñược
tiếp cận với công ty TNHH Phúc ðức; ñồng thời ln động viên, giúp đỡ tơi trong q
trình thực hiện khóa luận.
Tơi xin chân thành cảm ơn Anh Hồng Mạnh Thắng – Chuyên viên tư vấn,
trưởng phòng phát triển kinh doanh, công ty Ernst & Young Việt Nam; Cô giáo – Tiến
sĩ Trần Kim Dung – trường ðại học Kinh tế; Chị Nguyễn Thị Ngọc Hằng – trưởng
phòng nhân sự, cơng ty KPMG Việt Nam; Chị Thi Thị Hồng San – trưởng phịng
nhân sự, cơng ty Chartis Việt Nam; Anh Trần Quốc Thịnh – giám ñốc dự án phát triển
nguồn nhân lực, công ty cổ phần Long Hậu; Chị Trần Thị Hồng Diễm – giám đốc
nhân sự, cơng ty Windsor Plaza Hotel; Chị Trần Thị Thu Hằng – trưởng phòng nhân
sự, công ty Savills Việt Nam; Cùng nhiều anh chị khác trong cộng ñồng nhân sự VNHR () ñã cho tơi những góp ý và chia sẻ những tài liệu vô cùng quý
báu, thiết thực và thực tế liên quan ñến ñề tài, tạo ñiều kiện thuận lợi cho tôi hồn
thành tốt khóa luận này. Rất mong nhận được sự góp ý và chia sẻ của q thầy cơ
trong hội đồng để khóa luận này có thể hồn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 14-04-2011
Học viên thực hiện
Trần Thị Phước
TĨM TẮT KHĨA LUẬN
Mục tiêu của khóa luận này là ứng dụng những kiến thức lý thuyết ñã học ñược
từ trường lớp, cộng với kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực quản lý nguồn lực nhân
sự áp dụng vào giải quyết một tình huống thực tế cụ thể.
ðó là vấn ñề ở công ty TNHH ñịa ốc Phúc ðức. Tuy thành lập từ năm 2003,
nhưng cho đến nay cơng ty vẫn chưa chú trọng xây dựng các quy trình, hệ thống, bảng
biểu thống nhất. ðặc biệt là trong lĩnh vực quản lý nguồn lực nhân sự.
Chính vì lẽ đó, đề tài này ñược thực hiện tập trung vào “Xây dựng bảng Chức
năng – Nhiệm vụ theo KPIs cho ba bộ phận Kinh doanh, Hành chánh nhân sự tổng
hợp, Kế toán – Tài chính của cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức”.
Bằng phương pháp phỏng vấn có cấu trúc với bảng câu hỏi ñược thiết kế một
cách cẩn thận, chi tiết, các thơng tin được thu thập, phân tích và tổng hợp từ thực tế.
Kết quả của ñề tài là xây dựng ñược bảng Chức năng – Nhiệm vụ theo KPIs cho ba bộ
phận Kinh doanh, Hành chánh nhân sự tổng hợp và Kế tốn – Tài chính của cơng ty
TNHH ñịa ốc Phúc ðức. ðồng thời ñề xuất bộ KPIs cho từng bộ phận này.
LỜI CAM ðOAN
Tơi xin cam đoan khóa luận cao học “Xây dựng bảng Chức năng – Nhiệm vụ
theo KPIs cho ba bộ phận Kinh doanh, Hành chánh nhân sự tổng hợp và Kế tốn – Tài
chính của cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức” là cơng trình thực hiện của riêng bản than
tơi.
Các thơng tin trong ñề tài ñược thu thập và sử dụng trung thực. Kết quả thực
hiện chưa được trình bày, cơng bố ở các nghiên cứu hay tài liệu nào trước ñây.
Tp. Hồ Chí Minh, 18-04-2011
Người thực hiện
Trần Thị Phước
ABSTRACT
The Thesis’ objective is application of theories in university and experiences in
Human resources management to solve a specific situation in fact.
This is problem in Phuc Duc Real Estate Limited Company. Although this
company was established in 2003, but until now, they don’t focused to build up
processes, systems, tables consistently, especially, in Human resources management.
Therefore, I chose this topic for my thesis. It is “Building up Table of Function –
Task within KPIs for Sales, General administration – human resources and Accounting
– Finance Department in Phuc Duc Real Estate Limited Company.”
I used the method of Structured Interview with questionnaires which are carefully,
detail designed. By the way, I collected information, analyzed and synthesized these
real databases.
The Thesis’s results: I built up successfully the Table of Function – Task within
KPIs for Sales, General administration – Human resources and Accounting – Finance
Department in Phuc Duc Real Estate Limited Company. Additionally, I suggest the
KPIs for each of Department.
Học viên: Trần Thị Phước
1
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
MỤC LỤC
MỤC LỤC --------------------------------------------------------------------------------------- 1
Chương 1. TỔNG QUAN--------------------------------------------------------------------- 5
1.1. Lý do hình thành đề tài ------------------------------------------------------------- 5
1.2. Phạm vi thực hiện ------------------------------------------------------------------- 6
1.3. Mục tiêu của khóa luận------------------------------------------------------------- 7
1.4. Phương pháp thực hiện ------------------------------------------------------------- 7
1.4.1. Nhu cầu thông tin -------------------------------------------------------------- 7
1.4.2. Phương pháp lấy thông tin ---------------------------------------------------- 7
1.5. Giá trị thực tiễn của khóa luận----------------------------------------------------- 8
1.6. Bố cục dự kiến của báo cáo -------------------------------------------------------- 9
Chương 2. CƠ SỞ KHOA HỌC ------------------------------------------------------------10
2.1. Cơ sở lý thuyết ---------------------------------------------------------------------10
2.1.1. Các khái niệm -----------------------------------------------------------------10
2.1.1.1. Bảng Chức năng - Nhiệm vụ ----------------------------------------------------------- 10
2.1.1.2. Vùng trách nhiệm chủ yếu (KRA)--------------------------------------------------- 10
2.1.1.3. Chỉ số kết quả thực hiện chủ yếu (KPI)------------------------------------------- 10
2.1.1.4. Phân tích cơng việc -------------------------------------------------------------------------- 11
2.1.2. Tầm quan trọng và ý nghĩa của việc xây dựng bảng Chức năng - Nhiệm
vụ của bộ phận theo KPI -----------------------------------------------------11
2.2. Cơ sở thực tiễn ---------------------------------------------------------------------12
2.2.1. Cơ cấu tổ chức của cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức---------------------12
2.2.2. Các văn bản đã ban hành theo quy định của cơng ty ---------------------12
2.2.2.1. Số tay nhân viên ------------------------------------------------------------------------------ 12
2.2.2.2. Thỏa ước lao ñộng tập thể --------------------------------------------------------------- 13
2.2.2.3. Các văn bản khác ñã ban hành -------------------------------------------------------- 13
2.3. Cơng cụ phân tích ------------------------------------------------------------------13
2.3.1. Quy trình xây dựng bảng Chức năng – Nhiệm vụ theo KPI-------------13
2.3.1.1. Quy trình phân tích Chức năng – Nhiệm vụ của bộ phận --------------- 13
2.3.1.2. Nguyên tắc xác ñịnh KPIs --------------------------------------------------------------- 14
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
2
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
2.3.2. Nội dung bảng Chức năng - Nhiệm vụ của bộ phận ----------------------15
2.3.2.1. Mơ hình kim tự tháp ngược Dacum ------------------------------------------------ 15
2.3.2.2. Các khái niệm về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn --- 15
2.3.2.3. Nội dung chính của bảng Chức năng – Nhiệm vụ của bộ phận ------ 16
Chương 3. PHÂN TÍCH BẢNG CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ BA BỘ PHẬN ----17
3.1. Tổng quan về công ty Phúc ðức -------------------------------------------------17
3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển---------------------------------------------17
3.1.2. Lĩnh vực kinh doanh----------------------------------------------------------18
3.1.3. Giới thiệu về chi nhánh quận 3----------------------------------------------18
3.2. Quy trình thực hiện chi tiết -------------------------------------------------------19
3.3. Nội dung bảng câu hỏi phỏng vấn có cấu trúc----------------------------------21
3.4. Những lưu ý trong q trình thực hiện ------------------------------------------22
3.4.1. Phỏng vấn có cấu trúc --------------------------------------------------------22
3.4.2. Bảng câu hỏi đi kèm phỏng vấn có cấu trúc -------------------------------23
3.5. Kết quả tổng hợp thông tin cho việc xây dựng bảng Chức năng – Nhiệm vụ ba
bộ phận Kinh doanh, Hành chánh nhân sự tổng hợp, Kế toán – Tài chính-----23
3.5.1. Tổng hợp lần 1 -----------------------------------------------------------------23
3.5.2. Tổng hợp lần 2 -----------------------------------------------------------------25
3.5.2.1. Nguyên nhân ------------------------------------------------------------------------------------- 25
3.5.2.2. Kết quả---------------------------------------------------------------------------------------------- 26
Chương 4. ðỀ XUẤT -------------------------------------------------------------------------27
4.1. Cơ sở của ñề xuất ------------------------------------------------------------------27
4.2. Các đề xuất cho cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức------------------------------28
4.2.1. Bảng Chức năng – Nhiệm vụ theo KPIs cho bộ phận Kinh doanh----28
4.2.1.1. Bảng Chức năng – Nhiệm vụ ---------------------------------------------------------- 28
4.2.1.2. KPIs cho bộ phận Kinh doanh --------------------------------------------------------- 33
4.2.2. Bảng Chức năng – Nhiệm vụ theo KPIs bộ phận Hành chánh nhân sự
tổng hợp ------------------------------------------------------------------------37
4.2.2.1. Bảng Chức năng – Nhiệm vụ bộ phận Hành chánh nhân sự tổng
hợp --------------------------------------------------------------------------------------------------- 37
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
3
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
4.2.2.2. KPIs cho bộ phận Hành chánh nhân sự tổng hợp ---------------------------- 40
4.2.3. Bảng Chức năng – Nhiệm vụ theo KPIs bộ phận Kế tốn – Tài chính-43
4.2.3.1. Bảng Chức năng – Nhiệm vụ bộ phận Kế tốn – Tài chính------------ 43
4.2.3.2. KPIs cho bộ phận Kế tốn – Tài chính-------------------------------------------- 47
Chương 5. KẾT LUẬN -----------------------------------------------------------------------50
5.1. Kết quả ñạt ñược của ñề tài -------------------------------------------------------50
5.2. Hạn chế và bài học kinh nghiệm -------------------------------------------------51
5.3. Hướng phát triển của ñề tài -------------------------------------------------------52
PHỤ LỤC --------------------------------------------------------------------------------------53
TÀI LIỆU THAM KHẢO--------------------------------------------------------------------76
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
4
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
DANH SÁCH HÌNH VÀ BẢNG BIỂU
Hình 2.1 Mơ hình kim tự tháp ngược Dacum
15
Bảng 3.1 Những ñiểm chưa thống nhất giữa nhân viên và trưởng bộ phận Kinh doanh
24
Bảng 3.2 Những ñiểm chưa thống nhất giữa nhân viên và trưởng bộ phận Hành
chánh nhân sự tổng hợp
24
Bảng 4.1 Bảng Chức năng – Nhiệm vụ bộ phận Kinh doanh
29
Bảng 4.2 KPIs cho bộ phận Kinh doanh
33
Bảng 4.3 Bảng Chức năng – Nhiệm vụ bộ phận Hành chánh nhân sự tổng hợp
37
Bảng 4.4 KPIs cho bộ phận Hành chánh nhân sự tổng hợp
41
Bảng 4.5 Chức năng – Nhiệm vụ bộ phận Kế toán – Tài chính
43
Bảng 4.6 KPIs cho bộ phận Kế tốn – Tài chính
47
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
5
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
Chương 1. TỔNG QUAN
1.1. Lý do hình thành đề tài
Nguồn lực nhân sự, từ lâu ñã trở thành một khái niệm khá quen thuộc với chúng
ta. Bên cạnh nguồn lực tài chính, nguồn lực nhân sự là một trong những nguồn lực
quan trọng trong việc hình thành và phát triển doanh nghiệp.
Khảo sát qua một lượt các cơng ty nước ngồi, các cơng ty đa quốc gia và các
cơng ty nội ñịa, dễ dàng nhận ra một ñiểm khác biệt rất lớn đó là: Các cơng ty nước
ngồi đa phần có đầy đủ các quy trình, hệ thống cịn các cơng ty Việt Nam thì đa
phần là khơng? Xét về khía cạnh hệ thống, phải chăng đây chính là vấn đề khiến các
công ty Việt Nam, cho dù không thiếu những nhân tài nhưng lại lãng phí nguồn lực
đó vào những vịng luẩn quẩn, rối ren, khơng thốt ra được.
Cơng ty TNHH ðịa ốc Phúc ðức ra ñời ñầu năm 2003, với sàn giao dịch Bất
ðộng Sản trực tuyến (http//:www.phucduc.com.vn) và sàn giao dịch Bất ðộng Sản
Trung Tâm tại 240 Võ Văn Tần, Phường 5, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh. Qua
thời gian, công ty ngày càng phát triển và ñã ñạt ñược một số thành tựu nhất ñịnh.
Thương hiệu Phúc ðức – bất ñộng sản cho mọi nhà cũng ngày càng ñược biết ñến
rộng rãi hơn.
Tuy nhiên, ngay từ ñầu công ty tập trung vào chiến lược kinh doanh nên mặc dù
khá thành công trong lĩnh vực này và quy mơ ngày càng mở rộng, nhưng chính vì
vậy lại ñem ñến cho Phúc ðức những vấn ñề ñau dầu trong việc quản lý nguồn lực
nhân sự. Thực tế, công ty chưa có bảng chức năng, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng cho các
bộ phận. Chính vì vậy khi quy mơ ngày càng mở rộng thì giữa các bộ phận thường
xảy ra các vấn đề như chồng chéo cơng việc, công việc bị ách tắc, trách nhiệm
không rõ ràng, nhiệm vụ khơng cụ thể… gây khó khăn cho nhà quản lý và mệt mỏi
cho nhân viên, làm lãng phí nguồn lực nhân viên và ảnh hưởng ñến hiệu quả hoạt
ñộng của tổ chức.
Một trong hai mục tiêu cơ bản của quản trị nguồn lực nhân sự khi nghiên cứu
các vấn ñề về quản trị con người trong các tổ chức ở tầm vi mơ là sử dụng có hiệu
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
6
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao ñộng và nâng cao tính hiệu quả của tổ
chức. Vậy làm sao ñể sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực?
Xây dựng bảng chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận sẽ góp phần làm được
điều đó. Bảng chức năng nhiệm vụ mỗi bộ phận là tài liệu hướng dẫn, giúp mỗi
nhân viên trong mỗi bộ phận khác nhau nắm ñược và hiểu rõ các chức năng, nhiệm
vụ, trách nhiệm cũng như quyền hạn của bộ phận mình trong mối liên quan với các
bộ phận khác, trong thể thống nhất của công ty và những quan hệ với ngồi xã hội.
Từ đó việc thực hiện cơng việc được rõ ràng, nhất qn, tránh được việc chồng
chéo, đỗ lỗi lẫn nhau, góp phần tăng năng suất và hiệu quả lao ñộng. Bảng chức
năng nhiệm vụ cũng là tài liệu giúp cho nhà quản lý tổ chức hoạch định cơng tác
quản trị chung của cả tổ chức và của từng bộ phận trong tổ chức được tốt hơn.
Chính là điều mà Phúc ðức cần ñể khắc phục tình trạng chồng chéo, mơ hồ về trách
nhiệm, quyền hạn và nhiệm vụ công việc hiện nay.
ðặc biệt, việc thể hiện bảng mô tả chức năng nhiệm vụ theo chỉ số kết quả thực
hiện công việc chủ yếu (KPIs) càng giúp cơng ty Phúc ðức xác định rõ ràng hơn
những nhiệm vụ quan trọng nhất cần ñược tập trung thực hiện theo chiến lược, mục
tiêu chung của tổ chức.
Lâu nay các doanh nghiệp chỉ chú trọng Bản mơ tả cơng việc của từng vị
trí/chức danh mà thơi, chưa có Bảng Chức năng – Nhiệm vụ chuẩn cho các bộ phận
hay phịng ban.
Mặt khác, đa phần các doanh nghiệp chỉ xác ñịnh KPIs cho cá nhân hoặc cho
các chức năng ở cấp cơng ty, chưa chú ý đến KPIs của các bộ phận hay phịng ban.
Chính vì lý do đó, tơi chọn đề tài:
“XÂY DỰNG BẢNG CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ THEO KPIs
CHO CÁC BỘ PHẬN CỦA CÔNG TY TNHH ðỊA ỐC PHÚC ðỨC”
1.2. Phạm vi thực hiện
Các bộ phận của công ty TNHH ðịa ốc Phúc ðức. Bao gồm:
1. Bộ phận Kinh doanh
2. Bộ phận Hành chánh nhân sự tổng hợp
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
7
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
3. Bộ phận Kế tốn – Tài chính
1.3. Mục tiêu của khóa luận
- Xây dựng được bảng Chức năng – Nhiệm vụ của ba bộ phận: Kinh doanh, Hành
chánh nhân sự tổng hợp, Kế tốn – Tài chính của cơng ty.
- Cụ thể hóa và xác định các cơng việc chủ chốt, quan trọng nhất trong mỗi bộ
phận. Xây dựng ñược bộ chỉ số KPIs cho các công việc quan trọng nhất ở từng
bộ phận.
- ðề xuất áp dụng bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs vào thực tế mỗi bộ
phận.
1.4. Phương pháp thực hiện
1.4.1. Nhu cầu thông tin
Nguồn thông tin thứ cấp
-
Các văn bản theo quy định của cơng ty.
-
Từ các website, internet, sách, báo, hội thảo…
-
Các biểu mẫu có sẵn trong phạm vi nội dung tương tự ở công ty khác.
-
Thu thập thông tin về: Chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối
quan hệ, ñiều kiện, phương tiện làm việc. Các biểu mẫu, hình thức bảng Chức năng
– Nhiệm vụ các bộ phận.
Dùng ñể xây dựng bảng câu hỏi và đối chiếu phỏng vấn.
Nguồn thơng tin sơ cấp
-
Nhân viên, trưởng bộ phận, giám đốc cơng ty.
-
Các bộ phận có liên quan.
-
Thu thập thơng tin về: Chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối
quan hệ, ñiều kiện, phương tiện làm việc.
1.4.2. Phương pháp lấy thông tin
Thông tin thứ cấp
-
Tìm kiếm trên internet bằng các cơng cụ tìm kiếm (Google, Ask, Yahoo…)
-
Dựa vào các mối quan hệ quen biết, bạn bè, ñồng nghiệp, hội thảo… ñể
tham khảo các biểu mẫu của các doanh nghiệp khác.
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
8
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
Hỏi xin bộ phận nhân sự của công ty các văn bản, quy định đã ban hành của
cơng ty.
Thơng tin sơ cấp
Dùng phương pháp phỏng vấn có cấu trúc theo bảng câu hỏi được thiết kế
trước để thu thập thơng tin: có thể được thực hiện trực tiếp với từng cá nhân,
với nhóm nhân viên thực hiện cùng một cơng việc hoặc với cán bộ phụ trách
nhân viên thực hiện công việc đó.
Vì:
-
Xây dựng bảng Chức năng – Nhiệm vụ cho ba bộ phận: Kinh doanh, Hành
chánh nhân sự tổng hợp, Kế tốn – Tài chính.
-
Các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ của mỗi bộ
phận là đa dạng và khơng giống nhau.
-
Các bộ phận có mối tương tác với nhau và với khách hàng nên có sự phức
tạp cao trong cơng việc.
-
Mỗi bộ phận chỉ có 2 – 3 nhân viên cùng làm việc, riêng bộ phận kinh
doanh có 12 nhân viên chia làm 2 nhóm, mỗi nhóm 5 người, một Giám đốc Sàn và
một nhân viên thẩm định giá.
Do đó khơng dùng phương pháp lấy mẫu thống kê mà dùng phương pháp phỏng
vấn có cấu trúc.
1.5. Giá trị thực tiễn của khóa luận
Xây dựng bảng Chức năng – Nhiệm vụ theo KPIs của ba bộ phận: Kinh doanh,
Hành chánh nhân sự tổng hợp, Kế toán – Tài chính cho cơng ty TNHH địa ốc
Phúc ðức.
Cung cấp cho công ty một trong những công cụ hữu hiệu nhất giúp mỗi nhân
viên hiểu rõ về chức nãng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ
của bộ phận mình.
Làm cơ sở để giúp ban lãnh đạo xác định tính cần thiết, phù hợp của một bộ
phận trong cấu trúc, sơ ñồ tổ chức.
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
9
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
Hệ thống bảng Chức năng – Nhiệm vụ của ba bộ phận cho phép ban lãnh đạo tổ
chức hoạch định cơng tác quản trị chung của cả tổ chức và của từng bộ phận.
Giúp ban lãnh ñạo hiểu ñược cấu trúc, sơ đồ của tổ chức mà mình xây dựng đã
giải quyết ñược hết các nhiệm vụ, mục tiêu chưa?
Là cơ sở quan trọng của chức năng phân tích cơng việc cho bộ phận nhân sự của
công ty.
Cùng với hệ thống các tiêu chí đánh giá của tổ chức, bảng Chức năng – Nhiệm
vụ theo KPIs của ba bộ phận Kinh doanh, Hành chánh nhân sự tổng hợp, Kế
toán – Tài chính là cơ sở giúp nhà quản lý quản lý, kiểm sốt và đánh giá hiệu
quả cơng việc của bộ phận đó.
Ngồi ra, bảng Chức năng – Nhiệm vụ theo KPIs của mỗi bộ phận còn là cơ sở
giúp người quản lý giải quyết các mâu thuẫn, xung ñột, kể cả mâu thuẫn, xung
đột pháp lý trong q trình quản trị tổ chức.
Là cơ sở cho các nghiên cứu sâu hơn về các vấn ñề liên quan ñến ñề tài.
1.6. Bố cục dự kiến của báo cáo
Chương 1: Tổng quan về đề tài. Bao gồm: Lý do hình thành đề tài, Phạm vi
nghiên cứu, Mục tiêu của khóa luận, Tóm tắt phương pháp thực hiện, Giá trị thực
tiễn của khóa luận, Bố cục dự kiến của khóa luận.
Chương 2: Cơ sở khoa học. Bao gồm: Cơ sở lý thuyết; Cơ sở thực tiễn; Cơng
cụ phân tích
Chương 3: Phân tích vấn ñề. Bao gồm: Mô tả thực trạng công ty; Phân tích,
nhận dạng vấn đề, phân tích, cụ thể hóa các công việc quan trọng nhất của mỗi bộ
phận; Giải quyết vấn ñề: Xây dựng Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs cho từng
bộ phận.
Chương 4: ðề xuất: Áp dụng bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPI cho các bộ
phận của cơng ty. Các vấn đề cần lưu ý.
Chương 5: Kết luận: Tóm tắt các kết quả quan trọng, nhấn mạnh những giá trị
thực tiễn, thừa nhận hạn chế của ñề tài và hướng phát triển sâu hơn.
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
10
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
Chương 2. CƠ SỞ KHOA HỌC
2.1. Cơ sở lý thuyết
2.1.1. Các khái niệm
2.1.1.1. Bảng Chức năng - Nhiệm vụ
Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm,
quyền hạn, các mối quan hệ trong cơng việc, các điều kiện làm việc, phương tiện
làm việc. Bảng Chức năng - Nhiệm vụ giúp ta hiểu ñược nội dung, yêu cầu của
công việc và quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. [32]
Bảng Chức năng – Nhiệm vụ của bộ phận chính là bản mơ tả cơng việc của bộ
phận đó.
2.1.1.2. Vùng trách nhiệm chủ yếu (KRA)
KRAs (Key Result Areas) chỉ những vùng trách nhiệm chủ yếu mà bộ phận
chịu trách nhiệm. Mỗi vùng thường có 3 – 5 KRAs. [21], [40-43]
Giá trị của việc xác ñịnh KRAs là:
- Giúp bộ phận làm rõ vai trò của mình trong mối liên quan với tổ chức.
- Tập trung vào kết quả chứ khơng phải hoạt động.
- Thiết lập mục tiêu và truyền thơng mục đích các hoạt ñộng của họ ñến những
người khác.
- Ưu tiên các hoạt động trong vùng KRAs, từ đó tránh lãng phí thời gian.
Thông thường các công việc trong vùng KRAs chiếm khoảng 80% vai trị
cơng việc của cả bộ phận. Phần cịn lại thường là các cơng việc chia sẻ trách
nhiệm (ví dụ như giúp các thành viên trong nhóm, tham gia hoạt động vì lợi
ích của tổ chức…)
- Quản lý việc thực hiện các cơng việc chủ chốt đem lại giá trị gia tăng cho bộ
phận.
2.1.1.3. Chỉ số kết quả thực hiện chủ yếu (KPI)
Là chỉ số xác ñịnh rõ ràng mức ñộ thường xuyên thực hiện nhiệm vụ, tầm quan
trọng của từng nhiệm vụ, kết quả cần ñạt ñược và năng lực tương ứng cần có để
thực hiện nhiệm vụ.
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
11
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
KPI, còn gọi là chỉ số hiệu suất cốt yếu, biểu thị một tập hợp các chỉ số ño
lường hướng vào các phương diện hoạt ñộng của tổ chức; Cho biết bạn phải làm gì
để làm tăng hiệu suất lên một cách đáng kể.
Thơng thường mỗi bộ phận sẽ có bảng chức năng - nhiệm vụ hoặc kế hoạch làm
việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số ñể ñánh giá hiệu quả của bộ
phận ñó. Dựa trên việc hồn thành KPIs, cơng ty sẽ có các chế ñộ thưởng phạt cho
từng bộ phận. [24], [36], [38], [40-42]
2.1.1.4. Phân tích cơng việc
Là q trình nghiên cứu nội dung cơng việc nhằm xác định điều kiện tiến hành,
các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ
năng cần thiết phải có để thực hiện tốt cơng việc.
Khi phân tích cơng việc cần xây dựng ñược hai tài liệu cơ bản là bản mô tả
công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Lý thuyết phân tích cơng việc và cấu trúc
bản mơ tả cơng việc sẽ được áp dụng linh hoạt trong đề tài ñể xây dựng Bảng Chức
năng – Nhiệm vụ của bộ phận. [32], [37]
2.1.2. Tầm quan trọng và ý nghĩa của việc xây dựng bảng Chức năng - Nhiệm
vụ của bộ phận theo KPI
Xây dựng bảng Chức năng - Nhiệm vụ của từng bộ phận có một vai trị vơ cùng
quan trọng ñối với hoạt ñộng của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Giúp chúng ta hiểu ñược nội dung, u cầu của cơng việc, hiểu được trách
nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc của mỗi bộ phận
- Tạo ra sự phối hợp ñồng bộ giữa các bộ phận.
- Giúp ta đánh giá được chính xác u cầu cơng việc của từng bộ phận, từ đó có
thể tuyển được ñúng nhân viên cho công việc của từng bộ phận.
- ðánh giá đúng năng lực thực hiện cơng việc của mỗi bộ phận, từ đó có chính
sách lương, thưởng, kích thích kịp thời, chính xác đối với từng bộ phận.
- Bảng Chức năng - Nhiệm vụ của từng bộ phận là cơ sở cho bảng Chức năng Nhiệm vụ của từng vị trí trong bộ phận đó. Do đó, nó cũng là cơ sở cho việc tuyển
dụng, chọn lựa, ñào tạo, huấn luyện nhân viên trong từng bộ phận.
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
12
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
Xây dựng bảng Chức năng - Nhiệm vụ của từng bộ phận theo KPIs là một hình
thức tích hợp hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự nhằm tạo ra một hệ thống
tích hợp từ bảng Chức năng - Nhiệm vụ dùng trong tuyển dụng, tuyển chọn nhân
viên cho một bộ phận ñến việc ñánh giá hiệu quả hoạt ñộng của bộ phận đó.
Ngồi ra, bảng Chức năng - Nhiệm vụ cũng giúp tổ chức xác định các thơng tin
liên quan đến tình trạng an tồn và sức khỏe cho từng bộ phận để có những biện
pháp ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro trong lao ñộng cho nhân viên. Bảng Chức
năng - Nhiệm vụ cũng hỗ trợ rất nhiều cho việc thực hành luật lao động trong doanh
nghiệp. Chính các Bảng Chức năng - Nhiệm vụ cũng góp phần vào việc xây dựng
các quy trình, chính sách để định hướng các hoạt động mang tính khách quan liên
quan đến con người như ñề bạt, thuyên chuyển, bãi nhiệm...
ðặc biệt, bảng chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận là công cụ rất hữu hiệu
giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự thay đổi về quy
mô, cơ cấu tổ chức. [21], [32], [39], [44], [49], [50]
2.2. Cơ sở thực tiễn
2.2.1. Cơ cấu tổ chức của cơng ty TNHH địa ốc Phúc ðức
Ban Giám đốc là những người trực tiếp điều hành tồn bộ mọi hoạt động của
Cơng ty. Bao gồm: Ơng Lâm Văn Chúc: Chủ tịch Hội đồng Quản trị; Ơng Nguyễn
Cao Tùng: Giám ñốc ðiều hành. [9], [17]
Thành viên của Công ty ñược tổ chức theo các nhóm như sau: Nhóm Kinh
doanh - Bán hàng; Nhóm Hành chánh - Quản lý Nhân sự; Nhóm Kế tốn
2.2.2. Các văn bản đã ban hành theo quy định của cơng ty
2.2.2.1. Số tay nhân viên
Sổ tay nhân viên là tài liệu cung cấp một cách tóm lược những thơng tin về chính
sách quản lý, tình hình nhân sự, nội quy và các qui định trong Cơng ty Phúc ðức.
Nhằm giúp nhân viên hiểu biết về các quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của mình và
tuân thủ theo các ngun tắc của Cơng ty để có hướng phấn đấu cho chính mình
cũng như đóng góp cho sự phát triển của Công ty ngày càng vững mạnh. Phạm vi:
Áp dụng cho tất cả thành viên của Công ty Phúc ðức. [9], [16]
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
13
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
2.2.2.2. Thỏa ước lao ñộng tập thể
Thoả ước lao ñộng tập thể là văn bản thoả thuận giữa Công ty Cổ Phần Dịch vụ
Tư vấn Bất ðộng Sản Phúc ðức (người sử dụng lao động) và tập thể lao động của
Cơng ty về các ñiều kiện lao ñộng và sử dụng lao ñộng, quyền lợi và nghĩa vụ của
hai bên trong quan hệ lao ñộng. [10]
2.2.2.3. Các văn bản khác ñã ban hành
Bản chức năng - nhiệm vụ Giám ñốc sàn cho biết thơng tin về:Trình độ học vấn,
kỹ năng; Các nhiệm vụ chi tiết và mối quan hệ công việc với các bộ phận khác;
Phương tiện, trang thiết bị làm việc. Bản chức năng - nhiệm vụ của nhân viên kinh
doanh cho biết thơng tin về: Các trách nhiệm chính, các trách nhiệm phụ; Nghĩa vụ;
Quyền lợi; ðiều kiện làm việc; Thời gian làm việc; Yêu cầu năng lực; Yêu cầu khác.
Bản chức năng - nhiệm vụ của nhân viên chỉ liệt kê các u cầu cơng việc. [5-8]
Chưa có bảng mô tả chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận. Chưa có bất kỳ hệ
thống đánh giá hiệu quả làm việc nào. Chưa có các quy trình, thủ tục hệ thống.
2.3. Cơng cụ phân tích
2.3.1. Quy trình xây dựng bảng Chức năng – Nhiệm vụ theo KPI
2.3.1.1. Quy trình phân tích Chức năng – Nhiệm vụ của bộ phận
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thơng tin. Cần phải xác định mục đích sử
dụng thơng tin, ta mới chọn được các phương pháp thu thập thơng tin phù hợp.
Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản. Xem xét các thơng tin cơ bản như sơ đồ tổ
chức, sổ tay nhân viên, thỏa ước lao ñộng tập thể, các bản chức năng - nhiệm vụ
hiện có. ðiều này giúp ta biết ñược mối quan hệ giữa các bộ phận cũng như những
quy định mà cơng ty đã ban hành.
Bước 3: Lựa chọn các thông tin tiêu biểu. ðây là việc cần thiết để chắt lọc các
thơng tin, chỉ tập trung các thơng tin có liên quan đến mục tiêu ñề tài. Việc này giúp
tiết kiệm thời gian phân tích và phận tích đúng trọng tâm vấn đề.
Bước 4: Thu thập thông tin xây dựng bảng Chức năng – Nhiệm vụ của bộ phận.
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
14
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
Dùng các phương pháp đã nêu (Phỏng vấn có cấu trúc, Bảng câu hỏi phỏng vấn
có cấu trúc) để thu thập thơng tin liên quan đến việc xây dựng bảng Chức năng –
Nhiệm vụ của mỗi bộ phận.
Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan. Cần kiểm tra tính chính
xác, minh bạch của thơng tin thu thập ñược từ việc phỏng vấn nhân viên trong mỗi bộ
phận, trưởng mỗi bộ phận, cũng như ñối chiếu với các văn bản đã ban hành của cơng
ty. ðiều này giúp ñạt ñược sự ñồng tình, thống nhất giữa các bên, cũng như phù hợp
với các văn bản ñã ban hành của công ty.
Bước 6: Tiến hành xây dựng bảng Chức năng – Nhiệm vụ mỗi bộ phận. Tổng
hợp các thông tin và ñưa vào bảng Chức năng – Nhiệm vụ của mỗi bộ phận một
cách chính xác và trung thực.
Bước 7: Thiết lập KPI cho mỗi bộ phận. Dựa theo các nhiệm vụ quan trọng
nhất ñã ñược xác ñịnh, tiến hành thiết lập các KPI, mơ tả, giải thích và lập cơng
thức tính cho từng KPI cụ thể.
Bước 8: Hồn tất bảng Chức năng – Nhiệm vụ theo KPI cho mỗi bộ phận.
2.3.1.2. Nguyên tắc xác ñịnh KPIs
Một KPI thường phải ñáp ứng ñược 5 tiêu chuẩn của một mục tiêu (SMART).
1. Tính cụ thể (Specify): một mục tiêu cụ thể, khơng phải là q chung chung.
2. ðo lường được (Measure): có sự thay đổi có thể nhìn thấy hay ño lường ñược.
3. Có thể ñạt ñược (Achievable): mục tiêu có tính khả thi.
4. Tính hiện thực (Realizable): có tính khả thi trong thực tiễn.
5. Giới hạn thời gian (Time): Có kế hoạch kiểm sốt về thời gian chính xác.
ðể thực hiện KPI, công ty nên xây dựng một hệ thống các mục tiêu từ cao
xuống thấp theo phương pháp MBO, tuy vậy có những cơng việc khó có thể thiết
lập được các mục tiêu, khi đó người ta sẽ xây dựng các chuẩn cho quá trình (gọi là
phương pháp quản lý theo q trình MBP), các chuẩn đó cũng là các KPI.
ðặc ñiểm của KPI: Là các chỉ số ñánh giá phi tài chính; ðược ñánh giá thường
xuyên; Chịu tác ñộng bởi giám ñốc ñiều hành và ñội ngũ quản trị cấp cao; ðòi hỏi
nhân viên phải hiểu chỉ số và có hành động điều chỉnh; Gắn trách nhiệm cho từng
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
15
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
bộ phận; Có tác động đáng kể; Có tác động tích cực; KPI là các chỉ số hiện tại hoặc
tương lai, dùng ñể ño lường các mục tiêu ñã ñặt ra trong từng hoàn cảnh và thời
gian cụ thể. [21], [34], [39], [47], [49], [52-53]
2.3.2. Nội dung bảng Chức năng - Nhiệm vụ của bộ phận
2.3.2.1. Mơ hình kim tự tháp ngược Dacum
Áp dụng mơ hình kim tự tháp ngược Dacum cho việc xây dựng bảng Chức năng
- Nhiệm vụ của một bộ phận, ta có các mức như sau: [26]
Các nhiệm vụ chi tiết
Hội ñồng phê duyệt, ñánh giá
KPIs
Quyền hạn – Nhiệm vụ
Trách nhiệm chính
Cấu trúc tổ chức
Lý do tồn tại
Vị trí
phịng
Hình 2.1 Mơ hình kim tự tháp ngược Dacum
“Nguồn: Ngân hàng MHB” [26]
2.3.2.2. Các khái niệm về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn
Chức năng: Là một hoạt động hoặc vai trị nào đó được phân cơng cho một bộ
phận, gắn liền với mục tiêu chuyên môn nghiệp vụ.
Trách nhiệm: Là nghĩa vụ và bổn phận của một bộ phận thực hiện các nhiệm vụ.
Nhiệm vụ: Là một vài cơng việc riêng biệt, cụ thể được thực hiện bởi một
người hay bộ phận để hồn tất cơng việc ñó theo ñúng mục tiêu. Nhiệm vụ là
những hoạt ñộng tạo nên trách nhiệm hay chức năng cụ thể. Hay nói cách
khác, nhiệm vụ là triển khai để thực hiện chức năng. Các nhiệm vụ chính là
các nhiệm vụ mà nếu thực hiện tốt sẽ dẫn tới hoàn thành tốt các trách nhiệm và
chức năng.
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
16
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
Quyền hạn: Là quyền ñược ra một số quyết ñịnh và mệnh lệnh nhất ñịnh trong
giới hạn hay phạm vi quyền hành của một người hay bộ phận thực hiện công
việc bao gồm quyền hạn về Tài chính, thơng tin, ra quyết định và nhân sự.
2.3.2.3. Nội dung chính của bảng Chức năng – Nhiệm vụ của bộ phận
Bảng chức năng nhiệm vụ chính là bản mơ tả cơng việc của từng bộ phận, có
nội dung gần giống như bản mơ tả công việc nhưng là mô tả chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận, sử dụng cho một bộ phận chứ không
phải cho một vị trí cơng việc. [32]
Bảng chức năng nhiệm vụ thường có các nội dung sau:
-
Nhận diện: Tên công việc, mã số công việc, bộ phận thực hiện công việc, số
lượng nhân viên trong bộ phận, trưởng bộ phận.
-
Tóm tắt: mơ tả tóm tắt mục đích tồn tại của bộ phận.
-
Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: mối quan hệ giữa bộ phận thực hiện
công việc với những bộ phận khác bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
-
Chức năng, trách nhiệm trong công việc: liệt kê từng chức năng, nhiệm vụ
chính, các cơng việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ, trách nhiệm chính đó.
-
Quyền hạn của bộ phận: xác ñịnh rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành trong các
quyết định về mặt tài chính, thơng tin, ra quyết ñịnh và nhân sự.
-
ðiều kiện, phương tiện làm việc: liệt kê những ñiều kiện và phương tiện làm
việc.
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
17
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
Chương 3. PHÂN TÍCH BẢNG CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ BA BỘ PHẬN
3.1. Tổng quan về công ty Phúc ðức
3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
ðầu năm 2003, thị trường nhà đất Thành phố Hồ Chí Minh đánh dấu một cột
mốc quan trọng, đó là sự ra đời của Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) ñịa ốc
Phúc ðức. Ngay lập tức, cơng ty địa ốc Phúc ðức đã chiếm lĩnh một phần thị
trường quan trọng, thu hút nhiều khách hàng có nhu cầu mua nhà đất và cả một số
lượng lớn nhà ñầu tư, kinh doanh ñịa ốc. Hầu hết ñều xem Phúc ðức là một trong
những ñịa chỉ ñáng tin cậy ñể thực hiện mơ ước và tham vọng làm ăn của mình.
Cuối năm 2004, Phúc ðức đã mở rộng quy mô lên mười bốn sàn giao dịch tại
khắp Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Biên Hồ. Khách hàng của Phúc ðức
khơng dừng lại ở các địa phương trên mà cịn có các khách hàng tại Hà Nội và các
tỉnh phía Bắc.
Năm 2006, Phúc ðức phát triển thêm 7 cơng ty thành viên – Phúc ðức chính
thức trở thành một tập đồn (Phúc ðức Group) hoạt động trên nhiều lĩnh vực, mở ra
một giai ñoạn mới của Phúc ðức. Biết nắm bắt thời cơ thuận lợi, phát huy thế
mạnh, làm ăn theo phương châm “Bất ñộng sản cho mọi nhà”, Phúc ðức Group
không ngừng lớn mạnh và hồn thiện, được khách hàng đánh giá là thương hiệu
vàng ñịa ốc cũng như nhiều bằng khen, giấy khen của các tổ chức, Nhà nước.
Giai ñoạn 2008 – 2010, Phúc ðức Group mở rộng cơ hội ñầu tư và phát triển,
khai thác các dự án bất ñộng sản về chung cư, khu dân cư, khu du lịch, trung tâm
thương mại, cao ốc văn bộ phận… Khai trương sàn giao dịch Bất ñộng Sản
trực tuyến (http//:www.phucduc.com.vn) và sàn giao dịch Bất ñộng Sản Trung Tâm
tại 240 Võ Văn Tần, Phường 5, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh.
Ban Giám đốc và tồn thể thành viên Phúc ðức group ln cam kết làm việc
nỗ lực, phấn ñấu tạo ra nhiều sản phẩm, dịch vụ nhà đất có chất lượng cao phục vụ
cho cộng đồng, làm giàu đất nước, tơ điểm cho q hương chúng ta ngày càng ñẹp
hơn, hiện ñại hơn. [17]
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
18
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
3.1.2. Lĩnh vực kinh doanh
-
ðầu tư các dự án bất ñộng sản: Khu dân cư, căn hộ cao cấp, Trung tâm
thương mại, văn bộ phận cho thuê, khu du lịch sinh thái...
-
ðầu tư tài chính.
-
Hợp tác khai thác - Liên doanh, liên kết với các ñối tác về ñầu tư các dự án
bất ñộng sản.
-
Lập dự án ñầu tư, xin thuận ñịa ñiểm (thuận chủ trương), phê duyệt tỷ lệ
1/2000, 1/500, xin chỉ tiêu quy hoạch kiến trúc, hệ số sử dụng ñất, giấy phép
xây dựng…
-
Tiếp thị và phân phối ñộc quyền các dự án bất ñộng sản khắp các quận,
huyện, tỉnh và thành phố khác.
-
Kinh doanh - Môi giới - Cho thuê bất ñộng sản.
-
Tư vấn ñầu tư - Nghiên cứu thị trường - Quản lý bất ñộng sản ...
-
Tư vấn chuyển nhượng các dự án bất ñộng sản của doanh nghiệp Việt Nam
với doanh nghiệp nước ngoài.
-
Thực hiện các dịch vụ về nhà đất: hợp thức hóa nhà và đất, chuyển đổi mục
đích sử dụng nhà và đất, cơng chứng, ñăng bộ, lập thừa kế di chúc, phân chia
tài sản hồn cơng cơng trình.
-
Thẩm định giá bất động sản.
-
Tư vấn hỗ trợ vay vốn ngân hàng.
-
Tư vấn thiết kế - Thi công xây dựng dân dụng và công nghiệp. San lấp mặt
bằng các cơng trình dân dụng và cơng nghiệp.
-
Kinh doanh thời trang và nhượng quyền thương mại. [17]
3.1.3. Giới thiệu về chi nhánh quận 3
Chi nhánh quận 3, cịn có tên là Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Tư Vấn Bất ðộng
Sản Phúc ðức là Công ty chuyên ngành Bất động sản, Mơi giới bất động sản; Tư
vấn ñầu tư, Tư vấn tiếp thị. Giấy phép ðăng ký Kinh doanh số 0310294494 ngày
30/08/2010 do Sở Kế hoạch và ðầu tư cấp. [9]
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
Học viên: Trần Thị Phước
19
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
Trụ sở Công ty: 240 Võ Văn Tần, Phường 5, Quận 3 – TPHCM
ðiện thoại: (08) 39293636. Fax : (08) 38329277
E-mail:
Quan điểm của Cơng ty
Cơng ty đề cao lịng tự trọng và sự tơn trọng tập thể, tính sáng tạo, tinh thần làm
việc ñồng ñội và trách nhiệm xã hội của toàn bộ thành viên.
Tất cả các thành viên của Cơng ty đều được tạo mơi trường làm việc, điều kiện
và cơ hội ñể phát triển nghề nghiệp và thăng tiến ngang bằng nhau.
Chế ñộ tiền lương và tiền thưởng dựa trên trình độ chun mơn, năng lực, chất
lượng cơng việc và sự đóng góp trong mọi hoạt động của bạn đối với Cơng ty.
Cơ cấu tổ chức nhân sự
Ban Giám đốc là những người trực tiếp điều hành tồn bộ mọi hoạt động của
Cơng ty. Bao gồm: Ơng Lâm Văn Chúc: Chủ tịch Hội đồng Quản trị; Ơng Nguyễn
Cao Tùng: Giám đốc ðiều hành.
Thành viên của Cơng ty được tổ chức theo các bộ phận như sau:
Bộ phận Kinh doanh: Quản lý các hoạt động Bán hàng của Cơng ty.
Bộ phận Hành chánh - Quản lý Nhân sự: Quản lý những cơng việc văn bộ phận
và tình hình nhân sự trong Cơng ty. Hỗ trợ Ban Giám đốc thực hiện các các chính
sách quản lý nhân sự của Cơng ty, đại diện Cơng ty chăm lo đời sống tinh thần và sức
khỏe cho các thành viên. Thực hiện ghi nhận và giải quyết các thắc mắc, kiến nghị
hoặc những ñóng góp xây dựng về mặt hành chánh từ các thành viên cho Cơng ty.
Bộ phận Kế tốn: Quản lý các hoạt động tài chính kế tốn nội bộ cũng như báo
cáo với cơ quan thuế của nhà nước.
3.2. Quy trình thực hiện chi tiết
Dựa vào cơ sở lý thuyết, cơ sở thực tiễn và các cơng cụ phân tích ñã trình bày ở
Chương 2, kết hợp với việc tổng hợp, mở rộng thêm một số lý thuyết ñể phù hợp
với việc xây dựng bảng Chức năng – Nhiệm vụ của ba bộ phận Kinh doanh, Hành
chánh nhân sự tổng hợp, Kế tốn – Tài chính của Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Tư Vấn
Bất ðộng Sản Phúc ðức. Việc thực hiện ñược tiến hành qua các bước sau:
Bảng Chức năng - Nhiệm vụ theo KPIs của bộ phận
