LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG
CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
I/ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ .
1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong hoạt động sản xuất kinh
doanh.
Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều không thể tiến hành sản xuất kinh
doanh nếu không đủ 3 yếu tố: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động.
Trong đó, con người với tư cách là chủ thể lao động sử dụng tư liệu lao động tác
động vào đối tượng lao động tạo ra sản phẩm, hàng hoá.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL, CCDC là những đối tượng lao động
được biểu diễn dưới dạng lao động hoá như: đường trong doanh nghiệp sản xuất
bánh kẹo, vải trong doanh nghiệp may mặc, bông trong doanh nghiệp dệt...
Khác với tài sản cố định, NVL, CCDC chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất
kinh nhất định, giá trị của nó kết chuyển một lần vào giá thành sản phẩm và chúng
bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình
thái vật chất của sản phẩm, hàng hoá.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL, CCDC là cơ sở vật chất cấu thành
nên thực thể sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất
kinh doanh. Do vậy, việc cung cấp NVL, CCDC có kịp thời hay không ảnh hưởng
rất lớn tới quy trình sản xuất, chất lượng NVL, CCDC quyết định đến chất lượng
của sản phẩm, hàng hoá.
Xét cả về mặt hiện vật và giá trị, NVL, CCDC đều là những yếu tố không
thể thiếu của bất kỳ quá trình tái sản xuất nào. Dưới hình thái hiện vật, nó được
biểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Dưới hình thái giá trị, nó
được biểu hiện là vốn lưu động đặc biệt là vốn dự trữ.
Từ vai trò to lớn của NVL, CCDC như vậy, việc quản lý chúng chính là
quản lý vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để tăng tốc độ chu chuyển của
vốn lưu động cần thiết phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, CCDC trong một
chừng mực nào đó giảm mức tiêu hao NVL, CCDC là cơ sở để tăng thêm sản
phẩm cho xã hội, tiết kiệm được nguồn tài nguyên không phải là vô tận.
Vì vậy, việc quản lý và hạch toán NVL, CCDC có vai trò hết sức quan trọng

trong các doanh nghiệp sản xuất.
Công cụ dụng cụ cũng có một vị trí rất quan trọng trong việc tạo ra sản
phẩm, nó là những tư liệu không thể thiếu được trong việc sản xuất, về mặt giá trị
và thời gian sử dụng quy định nó không đủ tiêu chuẩn để xếp vào TSCĐ (giá trị <
5.000.000đ ; thời gian sử dụng <1 năm ). Bởi vậy CCDC mang đầy đủ tính chất
đặc điểm như TSCĐ hữu hình ( tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị
bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho
đến lúc hư hỏng ).
Do CCDC có giá trị nhỏ, chóng hao mòn và hư hỏng đòi hỏi phải thay thế và
bổ sung thường xuyên nên được xếp vào TSLĐ và được mua sắm bằng vón lưu
động của DN như đối với VL.
Qua những đặc điểm trên của CCDC làm cho việc quản lý và hạch toán không
hoàn toàn giống như quản lý và hạch toán TSCĐ cũng như vật liệu. Điều này thể
hiện rõ nhất ở khâu quản lý, tổ chức và hạch toán về hiện trạng công cụ lao động từ
kho xuất dùng đến khi bị hư hỏng như phương pháp hạch toán giá trị hao mòn của
CCDC vào chi phí SXKD trong kỳ.
2. Yêu cầu quản lý NVL, CCDC.
Kinh doanh có lãi là mục đích hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Muốn
vậy doanh nghiệp phải quản lý NVL, CCDC một cách toàn diện và có hiệu quả từ
khâu thu mua đến khâu sử dụng. Để tổ chức công tác quản lý nói chung và công
tác hạch toán NVL, CCDC nói riêng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Doanh nghiệp có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản với điều kiện bảo quản
tốt; có đầy đủ số nhân viên bảo vệ và thủ kho có nghiệp vụ thích hợp với công việc
bảo quản; nắm vững việc ghi chép sổ sách tại kho; việc bố trí sắp xếp trong kho
phải gọn gàng bảo đảm yêu cầu về công tác bảo quản và kỹ thuật cho phép, thuận
tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra.
- Với khâu thu mua: mỗi loại vật liệu, CCDC có tính chất, công dụng, mức
độ và tỉ lệ tiêu hao khác nhau. Do đó, thu mua phải đảm bảo đủ số lượng, đúng
chất lượng, phẩm chất tốt, chỉ cho phép hao hụt trong định mức và đặc biệt phải
quan tâm tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, CCDC một cách tối đa.

- Với khâu bảo quản: cần đảm bảo theo đúng quy định, chế độ phù hợp với
tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, CCDC. Tránh làm lẫn lộn các loại vật liệu,
CCDC khác nhau về tính chất làm ảnh hưởng tới chất lượng.
-Với khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được định mức dự trữ
tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục đồng thời tránh được
tình trạng ứ đọng vốn.
-Với khâu sử dụng: cần sử dụng vật liệu, CCDC một cách tiết kiệm và có
hiệu quả trên cơ sở xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao vật liệu và dự toán
chi phí hợp lý. Hệ thống đó không những phải có đầy đủ cho từng bộ phận sản xuất
mà còn không ngừng cải tiến để đạt tới định mức tiên tiến.
Ngoài ra, cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu,
CCDC các thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách hạch toán tổng hợp
và chi tiết theo chế độ quy định. Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu
NVL, CCDC xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng
NVL, CCDC trong toàn xí nghiệp, từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất.
3. Nhiệm vụ kế toán NVL, CCDC.
Để quản lý, tổ chức hạch toán tốt NVL , CCDC nhằm ngăn ngừa hiện tượng
hư hao, mất mát và lãng phí các yếu tố đầu vào đó thì cần thực hiện tốt các nhiệm
vụ sau:
- Tính toán, ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời, trung thực.
Kiểm tra chặt chẽ tình hình cung ứng NVL, CCDC, về số lượng, chất lượng,
chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp.
- Phân bổ chính xác, đúng đối tượng giá trị vật liệu, CCDC xuất dùng, kiểm
tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao, ngăn ngừa kịp thời việc dùng NVL,
CCDC sai mục đích, lãng phí.
- Kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ thường xuyên để phát hiện những
NVL, CCDC ứ đọng, kém phẩm chất cần thay thế và có biện pháp giải phóng thu
hồi vốn, hạn chế thiệt hại.
- Khi có yêu cầu của quản lý, tiến hành kiểm kê NVL, CCDC nghiêm túc, lập báo cáo về vật liệu và đề xuất
công tác, kế hoạch thu mua, bảo quản và dự trữ. Ngoài ra, cần phân bổ NVL, CCDC hợp lý đúng đối tượng chi phí

sản xuất kinh doanh trong kỳ.
4. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL, CCDC
NVL, CCDC giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hưởng nếu
NVL, CCDC không được cung cấp đủ số lượng, đúng chất lượng và kịp thời gian. Chất lượng của sản phẩm hàng
hoá sản xuất ra phụ thuộc nhiều vào chất lượng của NVL, CCDC Và quan trọng hơn cả là việc quản lý quá trình thu
mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC sẽ tác động trực tiếp tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp thông qua chỉ tiêu giá thành và lợi nhuận.
Từ những vấn đề đó, ta thấy rằng cần phải tổ chức và tổ chức tốt việc hạch
toán NVL, CCDC.
II. PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NVL, CCDC
1. Các cách phân loại.
Phân loại NVL, CCDC là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo
một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và
hạch toán.
Sở dĩ phải phân loại NVL, CCDC là do vật liệu có nhiều loại và thường
xuyên biến động với vai trò và công dụng hết sức khác nhau. Trên thực tế, NVL,
CCDC thường được phân ra thành những nhóm theo tiêu thức khác nhau với đặc
trưng khác nhau.
1.1 Phân loại theo công dụng kinh tế .
Theo cách này NVL, CCDC được phân loại như sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu hình thành nên
thực thể sản phẩm mới (kể cả bán thành phẩm mua vào). Nguyên liệu là sản phẩm
chưa qua chế biến công nghiệp và vật liệu chính là sản phẩm đã qua một hoặc vài
lần chế biến công nghiệp.
- Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nhưng chỉ có tác dụng phụ trợ
trong sản xuất, không phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản
phẩm. Nó được kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm về màu sắc, hình
đáng, mùi vị và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dùng để bảo quản, phục vụ các
hoạt động của các tư liệu lao động hay nhân viên.
- Nhiên liệu: là những thứ tạo ra năng lượng, cung cấp nhiệt lượng cho quá

trình sản xuất kinh doanh: hơi đốt, khí nén, xăng… và có thể được chia thành:
+ Nhiên liệu dùng trực tiếp cho sản xuất
+ Nhiên liệu sử dụng cho máy móc thiết bị
- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng để thay thế, sửa chữa cho máy
móc, thiết bị như: ốc vít, săm, lốp..
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần
lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ…)
- Phế liệu: là những vật liệu thu được trong quá trình sản xuất, thanh lý tài
sản, có thể được sử dụng hoặc bán ra ngoài như: vải vụn, gỗ vụn…
- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại như: vật tư đặc chủng vật
đóng gói..
- Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất
- Dụng cụ đồ nghề
- Dụng cụ quản lý
- Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động
- Khuôn mẫu đúc các loại
- Lán trại tạm thời
- Các loại bao bì dùng để đựng hàng hoá vật liệu
Do quá trình sản xuất kinh doanh cụ thể được tiến hành ở các doanh nghiệp
khác nhau nên việc phân loại này cũng chỉ mang tính tương đối. Có loại vật liệu,
CCDC ở doanh nghiệp này được coi là chính nhưng ở doanh nghiệp khác chỉ được
coi là phụ mà thôi và ngược lại. Lại có vật liệu, CCDC trong một doanh nghiệp
vừa được coi là chính vừa coi là phụ đối với từng sản phẩm sản xuất.
Việc phân loại này giúp doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, theo dõi
một cách chính xác và thuận tiện từng loại vật liệu, từng thứ vật liệu, CCDC xác
định tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp, đó là cơ sở để tính giá thành
sản phẩm sản xuất ra.
b. Một số cách phân loại khác.
Ngoài cách trên, có thể phân loại theo các cách như sau:
- Phân loại theo nguồn hình thành:

+ NVL do mua ngoài
+NVL do doanh nghiệp tự sản xuất
+NVL do từ các nguồn khác: nhận cấp phát, biếu tặng, liên doanh liên kết...
- Phân loại theo chức năng:
+ NVL, CCDC dùng cho sản xuất
+ NVL, CCDC dùng cho bán hàng
+ NVL, CCDC dùng cho quản lý doanh nghiệp
Tuy thế, việc phân loại theo 2 cách này không thuận tiện cho việc tổ chức tài
khoản và theo dõi trực tiếp, gây khó khăn cho việc tính giá thành.
Trên cơ sở phân loại các NVL, CCDC doanh nghiệp cần xây dựng
“ Sổ danh điểm vật tư" để thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách để tiết
kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và tìm kiếm thông tin về một loại vật
liệu, CCDC nào đó đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá, tự động hoá công tác
tính toán ở doanh nghiệp.
2.Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL, CCDC theo những
nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Tính giá có chính xác thì mới đảm bảo cho biệc
quản lý NVL, CCDC chặt chẽ và có hiệu quả.
Về nguyên tắc, NVL, CCDC là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lưu
động nên được đánh theo giá thực tế đã được mua sắm, gia công chế biến tức là giá
trị của NVL, CCDC được phản ánh trên sổ kế toán. Tuỳ theo việc áp dụng các
phương pháp tính thuế GTGT của từng doanh nghiệp mà trong giá trị thực tế có thể
có VAT (nếu tính VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có VAT (nếu tính
VAT theo phương pháp khấu trừ).
*/Đối với NVL, CCDC nhập kho .
Trên thực tế, NVL, CCDC có thể được nhập từ nhiều nguồn khác nhau do
đó giá vốn thực tế cũng được đánh giá khác nhau.
- Đối với NVL, CCDC mua ngoài:
Giá thực tế của
hàng nhập kho

= Giá trị hàng mua
theo hoá đơn (cả VAT)
+ Chi phí
thu mua
+ Thuế nhập
khẩu (nếu có)
+Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp:

+ Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ:
Giá thực tế của = Giá mua ghi trên hoá + Chi phí thu + Thuế nhập
Hàng nhập kho đơn(không có VAT) mua thực
tế
khẩu(nếu có)
- Đối với NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế của = Giá thực tế của hàng + Chi phí thuê + Chi phí liên
hàng nhập kho xuất kho chế biến ngoài chế biến quan khác
- Đối với NVL, CCDC
Giá thực tế của
hàng nhập kho
= Giá thực tế của hàng
xuất kho chế biến
+ Chi phí chế
biến thực tế
- Đối với NVL, CCDC nhận góp vốn liên doanh:
Giá thực tế của hàng
nhập kho (giá trị
vốn)
= Giá thoả thuận giữa
các bên liên doanh
+ Chi phí liên

quan (nếu có)
- Đối với NVL, CCDC được tặng thưởng viện trợ..
Giá thực tế của
hàng nhập kho
= Giá mua của vật liệu đang bán trên thị trường
- Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng, tài sản định thanh lý thì giá
nhập kho là giá có thể sử dụng, giá có thể bán được hoặc ước tính.
*/ Đối với NVL, CCDC xuất kho.
a. Tính theo giá thực tế:
Mỗi một doanh nghiệp sản xuất, khi xuất dùng NVL, CCDC cũng đều phải
tính toán chính xác thực tế hàng xuất kho cho các nhu cầu và đối tượng khác nhau.
Tuỳ vào đặc điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán mà
có thể áp dụng các cách tính khác nhau như sau:
* Phương pháp nhập trước-xuất trước(FIFO)
Phương pháp này NVL, CCDC được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả
định là lô nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy NVL, CCDC xuất
kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó…
Với phương pháp này, việc tính toán đơn giản, dễ làm và tương đối hợp lý.
Song khối lượng công việc hạch toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả trên thị
trường.
Như vậy, phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL,
CCDC.
* Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO).
Phương pháp này NVL, CCDC được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả
định là lô nào nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của
NVL, CCDC được làm ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước.
* Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, CCDC nhưng số lần nhập, xuất
của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong
kỳ kế toán xác định được giá bình quân của 1 đơn vị NVL, CCDC. Căn cứ vào lượng NVL, CCDC xuất trong kỳ và

giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ.
Giá thực tế
NVL, CCDC
xuất dùng
= Số lượng NVL,
CCDC xuất dùng
x Giá đơn vị bình quân
Giá thực tế
bình quân
= Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong
kỳ
Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong
kỳ